Functiebeschrijving Deskundige Gemeentelijk Administratieve Sancties. Graad: consulent B1-B3

Transcriptie

1 Functiebeschrijving Deskundige Gemeentelijk Administratieve Sancties Graad: consulent B1-B3 Versie: 30_05_2016 1

2 Plaats in de organisatie stadssecretaris directeur Algemene zaken deskundige GAS Als deskundige Gemeentelijk Administratieve Sancties (GAS) rapporteer je rechtstreeks aan de directeur algemene zaken, die tevens sanctionerend ambtenaar is inzake de gemeentelijke administratieve sancties. Je werkt nauw samen met de collega s van de juridische staf (de juristen- Er zijn frequente interacties met medewerkers van de PZ (politiezone) Leuven, van de directie sanctionerend ambtenaren, de juridisch adviseurs) en de administratieve medewerkers. ruimtelijke ontwikkeling (mobiliteit) en de directie financiën. Doel van de functie De stad kan overlast snel en efficiënt aanpakken door middel van gemeentelijke administratieve sancties. De meest voorkomendee inbreuken zijn wildplassen, nachtlawaai, niet-reglementair achterlaten van afval en vandalisme. De regelgeving (Koninklijk Besluit van 9 maart 2014) bepaalt dat ook overtredingen betreffende het stilstaan en parkeren, alsook het niet respecteren van voetgangerszones/autoluwee straten, afgehandeld worden met gemeentelijke administratieve sancties. Zowel de Leuvense politie als beëdigde ambtenaren van de stad kunnen vaststellingen doen. De juridische staf van je directie is verantwoordelijk voor de opvolging en verwerking van de dossiers inzake de gemeentelijke administratieve sancties, onder eindverantwoordelijkheidd van de sanctionerend ambtenaar. Je bent als deskundige GAS aanspreekpunt voor de GAS-dossiers: - je beantwoordt vragen van overtreders en andere belanghebbenden; - je verleent informatie over de wetgeving en het beleidskader. 2

3 Daarnaast werk je procedures uit voor een optimale en uniforme doorstroming van de dossiers en je bekijkt mogelijkheden tot optimalisering in de samenwerking met andere (interne en externe) diensten. Als deskundige werk je mee aan de uitbouw van het vergunningenbeleid inzake de toegang tot het voetgangersgebied. Je biedt juridische ondersteuning en werkt de processen uit. Je beheert de whitelist van toegelaten voertuigen. Je doet voorbereidend werk bij het wijzigen van het gecoördineerd politiereglement, in samenwerking met de betreffende diensten. In je opdrachten hou je rekening met wettelijk bepaalde deadlines en respecteer je te allen tijde de afspraken rond klantgerichtheid en discretie. Op die manier verzeker je een optimale dienstverlening aan interne en externe klanten. Je houdt je kennis op peil en geeft input voor het beleid. Als deskundige rapporteer je systematisch over een stand van zaken van je dossiers aan je directeur. Resultaatsgebieden 1. Je bereidt de beslissingen inzake de GAS-dossiers voor op basis van het door de administratief medewerker opgemaakte dossier. Voorbeelden van activiteiten Je kijkt het dossier na: je analyseert de feiten; je toetst dit aan de reglementering; je vraagt bijkomende info op aan de vaststellende ambtenaar; Je vult het dossier aan in de hiertoe bestemde applicatie (bijvoorbeeld Sigmax); Je formuleert binnen de wettelijke termijnen ontwerpbeslissingen en adviezen. 2. Je bent aanspreekpunt voor GAS-dossiers en beantwoordt inhoudelijke vragen van overtreders, advocaten, ouders van minderjarigen, belangengroepen Voorbeelden van activiteiten Je volgt de lopende dossiers op en beantwoordt inhoudelijke vragen van overtreders; Je behandelt vragen over de wetgeving en over dossiers, zowel mondeling als schriftelijk; Je ontvangt, na afspraak, overtreders voor een mondeling verweer; Je legt voldoende assertiviteit aan de dag maar benadert de burger steeds op een correcte manier. 3. Je doet voorbereidend werk bij wijzigingen aan het gecoördineerd politiereglement. Voorbeelden van activiteiten Je roept werkgroepen samen rond een bepaald thema; Je redigeert ontwerpen van tekstwijzigingen; Je doet de nodige wettelijke opzoekingen: Je bereidt college- en gemeenteraadsdossiers voor; Je verzorgt de nodige bekendmakingen. 3

4 4. Vanuit de praktijk lever je input voor het beleid en voor het up-to-date houden van procedures van de juridische staf. Voorbeelden van activiteiten Je houdt je kennis over je materie op punt en onderhoudt contacten met diverse stadsdiensten en de PZ Leuven; Je draagt vanuit je deskundigheid bij tot de goede werking van de juridische staf; Je rapporteert problemen die de goede voortgang of correcte besluitvorming bedreigen; Je communiceert naar je directeur over de status van de GAS-dossiers en maakt hiervoor de nodige rapporten op; Je werkt mee aan de uitbouw van het vergunningenbeleid inzake de toegang tot het voetgangersgebied: je schrijft aanvraagprocedures uit, je volgt het beheer van de whitelist op 5. Je bereidt je eigen werkzaamheden inhoudelijk voor, je plant je eigen werk en stemt af met de directeur. Je draagt bij tot de vlotte doorstroming van dossiers op de afdeling als geheel. Voorbeelden van activiteiten Je zorgt voor het tijdig afleveren van kwalitatieve en juridisch correcte standaarddossiers; Je neemt zelf het nodige initiatief om te overleggen met de directeur of andere sanctionerende ambtenaren voor complexe dossiers; Je bent stipt in het invullen van de nodige gegevens in de ondersteunende software en kijkt nauw toe op de correctheid ervan; Je werkt autonoom mondelinge en schriftelijke vragen af die nazorg behoeven. Je bewaakt hierbij het evenwicht tussen tijdsinvestering en klantgerichtheid; Je respecteert deadlines en je wijst de directeur op mogelijke nakende termijnoverschrijdingen; Je stelt je flexibel op en bent bereid werk over te nemen van collega s; Je geeft advies omtrent wijzigingen van het gecoördineerd politiereglement of het toegangsreglement. 4

5 Competenties Waardegebonden competenties 1. Voortdurend verbeteren (niveau II) Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ); Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen ); Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk; Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden; Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen. 2. Klantgerichtheid (niveau II) Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen. Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen; Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze; Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant; Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening; Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp; Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant. 5

6 3. Samenwerken (niveau II) Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Helpt anderen en pleegt overleg. Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen; Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep; Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen; Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht; Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen. 4. Betrouwbaarheid (niveau III) Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. Schept randvoorwaarden zodat de deontologische code in de praktijk gebracht kan worden. Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken, rond sociale en ethische normen en in het omgaan met diversiteit; Zorgt voor een transparante structuur (inrichting) van de entiteit; Zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie of entiteit op de hoogte is van de verwachte normen voor gedrag (bijvoorbeeld: brengt het onderwerp regelmatig en systematisch ter sprake); Spreekt anderen aan als onethische handelingen worden gesteld, regels en afspraken niet worden nageleefd enz. 6

7 Graadgebonden competenties 1. Overtuigingskracht (niveau II) Instemming verkrijgen voor een mening, aanpak of visie door goed onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te gaan, door autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) gepast aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen. Overtuigt door inhoud én aanpak. Reageert adequaat en niet defensief op negatieve reacties of weerstand; Toont begrip voor meningen en standpunten van anderen; Enthousiasmeert anderen als hij zijn eigen voorstellen en ideeën verdedigt; Brengt zijn argumenten scherp onder woorden; Brengt een persoonlijke en genuanceerde argumentatie naar voren. 2. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid (niveau II) Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep. Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek. Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn; Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd); Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief ); Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft 'leesbare' teksten ); Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen. 7

8 3. Oordeelsvorming (niveau II) Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria. Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan. Komt tot een gefundeerd oordeel, rekening houdend met consequenties; Betrekt mogelijke neveneffecten of consequenties van standpunten in zijn overwegingen; Motiveert en beargumenteert het eigen oordeel of de beslissing; Neemt bij problemen of situaties een persoonlijk standpunt in; Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie. 4. Organisatiesensitiviteit (niveau II) Invloed en gevolgen onderkennen van (eigen) beslissingen, voorstellen en acties op andere onderdelen van de organisatie. Toetst eigen besluiten, voorstellen en acties aan (de belangen van) andere entiteiten. Maakt gebruik van expertise in andere entiteiten; Schakelt een andere entiteit in bij het oplossen van problemen; Zorgt ervoor dat hij weet wie de belanghebbenden zijn en dat hij beslissingen en ontwikkelingen zorgvuldig communiceert aan hen; Creëert een draagvlak voor voorstellen door informatie te verschaffen; Betrekt andere entiteiten binnen de organisatie bij overleg en besluitvorming. 8

9 5. Beslissen (niveau II) Zich op onderbouwde wijze eenduidig uitspreken over welk standpunt wordt ingenomen of welke actie wordt ondernomen. Neemt beslissingen in situaties waarin het risico duidelijk in te schatten is. Schat op correcte wijze in of hij over onvolledige maar voldoende informatie beschikt om een beslissing te onderbouwen; Neemt beslissingen waarvoor voldoende maar nog niet alle informatie aanwezig is; Neemt een beslissing als hij de gevolgen voldoende kan inschatten; Neemt berekende risico's (er is een zeker risico, en dat kan bepaald worden); Heeft een gegronde argumentatie voor het risico-element in de beslissing; Handhaaft genomen beslissingen bij weerstand en tegendruk. 6. Plannen (niveau II) Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen. Plant eigen werk en dat van anderen effectief. Brengt structuur aan in eigen werk en dat van anderen (bv. bepaalt werkterreinen, prioriteiten, termijnen); Houdt bij het inplannen van taken rekening met deadlines; Maakt goede werkschema s en tijdsplanningen op (werkbaar, volledig, overzichtelijk); Geeft op een duidelijke en eenduidige manier aan welke de prioriteiten zijn. 9

10 Functiespecifieke competenties (niveau I tot en met III) 1. Omgaan met stressfactoren (niveau II) Efficiënt gedrag vertonen in situaties met hoge complexiteit, tijds- of werkdruk of bij kritiek. Blijft kalm en rustig in situaties van langdurig verhoogde druk of in crisissituaties die eigen zijn aan de opdracht. Blijft rustig praten en geeft een ontspannen indruk, ook al maakt zijn gesprekspartner het hem moeilijk; Behoudt bij confrontaties een correcte en tactvolle houding: vermijdt woordenwisselingen, reageert respectvol; Blijft zich in crisismomenten open opstellen voor kritiek van anderen, en blijft bereid zijn eigen aanpak te toetsen; Kan voor zichzelf problemen, spanningen of tegenslagen verwerken en relativeren; Blijft doorzetten in geval van tegenslagen en teleurstellingen. 2. Computervaardigheden Outlook: beheren van agenda, vergaderbeheer, taken: niveau II. Word: gevorderde kennis en toepassingen binnen het tekstverwerkingsprogramma zoals lay-outprincipes van Word, tekstcorrecties, sjablonen maken: niveau II. Excel: basiskennis en eenvoudige toepassingen binnen de excelomgeving: niveau I. Powerpoint: maken van een presentatie: niveau II. Gevorderde kennis van de ondersteunende databanken en sofware binnen het eigen werkdomein (bijvoorbeeld Sigmax): informatie interpreteren, dossiers ingeven, gegevens aanvullen, brieven genereren: niveau II. 3. Procedures en wetgeving Gevorderd inzicht in de wetgeving in relatie tot het eigen vakgebied (Gemeentedecreet, Nieuwe Gemeentewet, Wet op de gemeentelijke administratieve sancties, Gecoördineerd politiereglement, retributiereglementen, parkeerverordeningen) en deze wetgeving frequent toepassen in standaarddossiers: niveau II. 4. Sectorspecifieke competenties Basiskennis van het organogram van de stadsdiensten: niveau I. Basiskennis van de werking van een gemeente: niveau I. 10