Functiebeschrijving Deskundige secretariaat. Graad: consulent B1-B3

Transcriptie

1 Functiebeschrijving Deskundige secretariaat Graad: consulent B1-B3 Versie: 02_10_2017 1

2 Plaats in de organisatie stadssecretaris directeur Algemene Zaken afdelingshoofd stadssecretariaat deskundige secretariaat Als deskundige secretariaat rapporteer je rechtstreeks aan het afdelingshoofd stadssecretariaat van de directie Algemene Zaken. Je werkt nauw samen met de medewerkers van de eigen en van andere directies, afdelingen en diensten. Er zijn frequente interacties met externe dienstverleners en collega s van andere steden en gemeenten. Doel van de functie De afdeling stadssecretariaat ondersteunt gemeentelijke organen en stadsdiensten op een kwalitatieve, efficiënte en economisch verantwoorde wijze zodat het stadsbestuur optimaal kan functioneren. Daarnaast voorziet het secretariaat ook in eigen dienstverlening naar interne klanten (ter beschikking stellen van vergaderzalen, poolwagens, ) en naar de burger (telefonisch onthaal, aanvragen inname openbaar domein, ) Je bent als deskundige secretariaat (mee) verantwoordelijk voor het organiseren, stroomlijnen, optimaliseren, verder uitbouwen en digitaliseren van de beleidslijnen en werkwijzen (processen en procedures) binnen de verschillende deelgebieden van het secretariaat. De deelgebieden binnen het secretariaat zijn, onder andere: - besluitvorming: samenstelling van de beslissingsorganen, besluitvormingsproces, vertegenwoordigingen, toezicht, openbaarheid van bestuur ; - digitaal en niet-digitaal documentbeheer: in- en output documenten, postregistratie, ondertekening, bewaren, substitutie van documenten; - klantencontactcenter: telefonisch onthaal, beheer database telefonie, registratie klantengegevens, kennisbank producten ; - inname openbaar domein en ondersteuning van evenementen: uitbouw, optimalisatie, coördinatie en kwaliteitsbewaking van het proces voor aanvragen van inname openbaar domein en ondersteuning van evenementen; - reservatiebeheer zalen en poolwagens en -fietsen. 2

3 Daarnaast houd je je kennis op peil, volg je de actuele trends op binnen het beleid en geef je input voor het beleid. Als deskundige rapporteer je systematisch over de stand van zaken van je dossiers aan je afdelingshoofd. Resultaatsgebieden 1. Je geeft input aan het beleid, implementeert en optimaliseert werkwijzen voor de door jou toegewezen deelgebieden. Voorbeelden van activiteiten Je analyseert de behoeften, mogelijkheden, problemen, met betrekking tot jouw toegewezen deelgebied; Je betrekt relevante interne en externe actoren bij het ontwikkelingsproces en toetst voorstellen op regelmatige basis af om betrokkenheid en draagvlak te creëren; Je formuleert voorstellen (beleidslijnen, werkwijze, verbeterplannen ) op basis van je kennis en expertise en de verzamelde informatie; Je hebt bijzondere aandacht voor digitaliseren en automatiseren bij het uitwerken van nieuwe beleidslijnen en werkwijzen. 2. Je begeleidt de implementatie en uitvoering van de beleidslijnen en werkwijzen voor wat betreft de jou toegewezen deelgebieden. Voorbeelden van activiteiten Je bent het aanspreekpunt voor de aan jou toegewezen deelgebieden; Je bent de trekker binnen je deelgebied en zorgt ervoor, samen met de uitvoerende medewerkers, collega s van andere afdelingen, externe partners en betrokkenen, dat de beleidslijnen en werkwijzen op elkaar aansluiten; Je taak ligt in de implementatie van de beleidslijnen en de werkwijze. Je ondersteunt, faciliteert, adviseert... zodat deze daadwerkelijk worden gerealiseerd. 3. Je rapporteert en evalueert de beleidslijn en werkwijze van de jou toegewezen deelgebieden en doet voorstellen voor eventuele bijsturingen aan het afdelingshoofd stadssecretariaat. Voorbeelden van activiteiten Je rapporteert en evalueert de beleidslijnen en de werkwijze op afgesproken tijdstippen; Je ontwikkelt hiertoe de nodige rapporteringsmethoden en -middelen (cijfertabellen, rapporten, presentaties, verslagen ); Je bekijkt input en output; Je bepaalt of bijkomende acties nodig zijn en stuurt bij; Je volgt de beschikbare budgetten binnen jouw werkterrein op. 4. Je verzorgt netwerking, communicatie en vertegenwoordiging over de aan jou toegewezen deelgebieden. Voorbeelden van activiteiten Je verzorgt de interne en externe communicatie en contacten om een vlotte doorstroom en uitwisseling van kennis en informatie te realiseren; Je bereidt redactioneel werk voor (berichten, nieuwsbrieven, handleidingen...); Je bereidt verschillende interne en/of externe overlegmomenten voor; 3

4 Je bereidt verschillende interne en/of externe opleidingen inzake de beleidslijnen en werkwijze voor; Je neemt deel aan intern en/of externe overlegmomenten als expert, betrokkenen, adviseur, verslaggever ; Je overlegt met en informeert collega s, externe partners, organisaties ; Je vertegenwoordigt je afdeling in intern en extern overleg binnen de marges van je mandaat. 5. Vanuit je kennis van het werkveld en je zicht op evoluties in regelgeving, sociale en technologische evoluties, bereid je de beleidslijnen over de jou toegewezen deelgebieden voor. Voorbeelden van activiteiten Je bent op de hoogte van de evoluties met impact op de aan jou toegewezen deelgebieden; Je houdt je kennis over je materie op punt door bijvoorbeeld vorming, lectuur, studie ; Je doet beleidsondersteunend onderzoek (o.a. naar digitalisering van processen en procedures). 4

5 Competenties Waardegebonden competenties 1. Voortdurend verbeteren (niveau II) Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ); Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen ); Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk; Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden; Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen. 2. Klantgerichtheid (niveau II) Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen. Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen; Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze; Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant; Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening; Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp; Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant. 5

6 3. Samenwerken (niveau II) Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Helpt anderen en pleegt overleg. Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen; Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep; Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen; Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht; Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen. 4. Betrouwbaarheid (niveau III) Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. Schept randvoorwaarden zodat de deontologische code in de praktijk gebracht kan worden. Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken, rond sociale en ethische normen en in het omgaan met diversiteit; Zorgt voor een transparante structuur (inrichting) van de entiteit; Zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie of entiteit op de hoogte is van de verwachte normen voor gedrag (bijvoorbeeld: brengt het onderwerp regelmatig en systematisch ter sprake); Spreekt anderen aan als onethische handelingen worden gesteld, regels en afspraken niet worden nageleefd enz. 6

7 Graadgebonden competenties 1. Overtuigingskracht (niveau II) Instemming verkrijgen voor een mening, aanpak of visie door goed onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te gaan, door autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) gepast aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen. Overtuigt door inhoud én aanpak. Reageert adequaat en niet defensief op negatieve reacties of weerstand; Toont begrip voor meningen en standpunten van anderen; Enthousiasmeert anderen als hij zijn eigen voorstellen en ideeën verdedigt; Brengt zijn argumenten scherp onder woorden; Brengt een persoonlijke en genuanceerde argumentatie naar voren. 2. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid (niveau II) Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep. Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek. Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn; Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd); Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief ); Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft 'leesbare' teksten ); Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen. 7

8 3. Oordeelsvorming (niveau II) Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria. Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan. Komt tot een gefundeerd oordeel, rekening houdend met consequenties; Betrekt mogelijke neveneffecten of consequenties van standpunten in zijn overwegingen; Motiveert en beargumenteert het eigen oordeel of de beslissing; Neemt bij problemen of situaties een persoonlijk standpunt in; Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie. 4. Organisatiesensitiviteit (niveau II) Invloed en gevolgen onderkennen van (eigen) beslissingen, voorstellen en acties op andere onderdelen van de organisatie. Toetst eigen besluiten, voorstellen en acties aan (de belangen van) andere entiteiten. Maakt gebruik van expertise in andere entiteiten; Schakelt een andere entiteit in bij het oplossen van problemen; Zorgt ervoor dat hij weet wie de belanghebbenden zijn en dat hij beslissingen en ontwikkelingen zorgvuldig communiceert aan hen; Creëert een draagvlak voor voorstellen door informatie te verschaffen; Betrekt andere entiteiten binnen de organisatie bij overleg en besluitvorming. 8

9 5. Beslissen (niveau II) Zich op onderbouwde wijze eenduidig uitspreken over welk standpunt wordt ingenomen of welke actie wordt ondernomen. Neemt beslissingen in situaties waarin het risico duidelijk in te schatten is. Schat op correcte wijze in of hij over onvolledige maar voldoende informatie beschikt om een beslissing te onderbouwen; Neemt beslissingen waarvoor voldoende maar nog niet alle informatie aanwezig is; Neemt een beslissing als hij de gevolgen voldoende kan inschatten; Neemt berekende risico's (er is een zeker risico, en dat kan bepaald worden); Heeft een gegronde argumentatie voor het risico-element in de beslissing; Handhaaft genomen beslissingen bij weerstand en tegendruk. 6. Plannen (niveau II) Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen. Plant eigen werk en dat van anderen effectief. Brengt structuur aan in eigen werk en dat van anderen (bv. bepaalt werkterreinen, prioriteiten, termijnen); Houdt bij het inplannen van taken rekening met deadlines; Maakt goede werkschema s en tijdsplanningen op (werkbaar, volledig, overzichtelijk); Geeft op een duidelijke en eenduidige manier aan welke de prioriteiten zijn. 9

10 Functiespecifieke competenties (niveau I tot en met III) 1. Resultaatgerichtheid (niveau I) Het ondernemen van concrete en gerichte acties met het oog op het behalen of overstijgen van doelstellingen. Werkt gericht en actief aan het bereiken van de vastgestelde doelen. Formuleert de eigen doelstellingen in termen van concreet gedrag (meetbaar resultaat, deadline bepalen); Geeft aan de hand van concrete acties aan hoe de doelen bereikt zullen worden (wie, wat, wanneer); Evalueert op regelmatige momenten de stand van zaken ten opzichte van de beoogde doelstelling; Neemt actie om bij te sturen als de doelstellingen in het gedrang komen; Zoekt spontaan alternatieven als een bepaalde actie niet tot het beoogde resultaat heeft geleid. 2. Netwerken (niveau I) Ontwikkelen en bestendigen van relaties, allianties en coalities binnen en buiten de eigen organisatie of entiteit en die aanwenden om informatie, steun en medewerking te verkrijgen. Maakt actief gebruik van de bestaande contacten voor de eigen opdracht. Neemt regelmatig opnieuw contact op met anderen om zijn bestaande netwerk te onderhouden; Werkt regelmatig samen met collega s uit andere entiteiten voor specifieke problemen; Beschikt over enkele vaste contactpunten binnen de organisatie op wie hij regelmatig een beroep doet; Werkt actief mee aan vragen die vanuit andere afdelingen komen (deelt informatie, geeft advies ); Neemt zelf contact op om informatie, steun of samenwerking te verkrijgen; Maakt gebruik van contacten die ontstaan zijn bij beurzen, seminaries, vakverenigingen, opleidingen. 10

11 3. Procedures en regelgeving Gevorderd inzicht in de regelgeving binnen de toegewezen deelgebieden (besluitvorming: gemeentedecreet, decreet lokaal bestuur ; inname openbaar domein: het gecoördineerd politiereglement ) en deze regelgeving frequent toepassen in standaarddossiers: niveau II. 4. Computervaardigheden Outlook: beheren van agenda, vergaderbeheer, taken: niveau II. Word: gevorderde kennis en toepassingen binnen het tekstverwerkingsprogramma zoals lay-outprincipes van Word, tekstcorrecties, sjablonen maken: niveau II. Excel: gevorderde kennis en toepassingen binnen de excel omgeving: formules en functies, numerieke formaten, werken in drie dimensies en afdrukken van omvangrijke werkbladen: niveau II. Gevorderde vaardigheden in het maken van een presentatie: niveau II. Gevorderde kennis van de ondersteunende databanken en software binnen het eigen werkdomein (bijvoorbeeld: besluitvorming: applicatie eagenda, documentbeheer: sharepoint toepassing postregistratie): niveau II. 5. Sectorspecifieke competenties Gevorderde kennis van de werking van een gemeente: niveau II. Gevorderde kennis van het organogram van de stadsdiensten: niveau II. Procesmatig denken en werken (doelbepaling, afbakening processtappen, definitie van de middelen, realisatie, effectmeting, rapportering en evaluatie, bijsturing): niveau II. 11