Functiebeschrijving. Medewerker werving en selectie Vzw Kinderopvang Leuven. Graad: A1 (PC331)

Transcriptie

1 Functiebeschrijving Medewerker werving en selectie Vzw Kinderopvang Leuven Graad: A1 (PC331) Versie: 06 juni

2 Plaats in de organisatie directeur samenleving afdelingshoofd sociale zaken vzw Kinderopvang Leuven coördinator personeelszaken medewerker werving en selectie Je werkt voor de stedelijke vzw Kinderopvang Leuven met een Raad van Bestuur van afgevaardigden van de gemeenteraad. Je rapporteert als medewerker werving en selectie rechtstreeks aan de coördinator personeelszaken. Je werkt nauw samen met je collega s binnen de personeelsdienst en de operationele diensten van de vzw. Vzw Kinderopvang Leuven omvat verschillende deelprojecten. In 2011 ging het project rond opvang op school, KinderKuren, van start; de opzet is om de voor- en naschoolse opvang in alle deelnemende Leuvense basisscholen te organiseren. Het project verloopt gefaseerd en omvat alle aspecten van de opvang: registratie, administratie en facturatie, rekrutering en vorming van de begeleiders, waken over de pedagogische kwaliteit, aanbieden van activiteiten, contacten met opleidingsinstanties, enz In een volgende fase van dit project wordt ook het opvangpersoneel door vzw Kinderopvang Leuven tewerkgesteld. Naast enkele andere projecten, zoals het Loket Kinderopvang, het Centrum Inclusieve Kinderopvang en tal van gezinsondersteunende projecten, heeft vzw Kinderopvang Leuven ook een Initiatief Buitenschoolse Opvang (IBO), t Koetshuis, in haar werking. IBO t Koetshuis is een opvangvoorziening die erkend is door en onder toezicht staat van Kind en Gezin. Om de werving en selecties van nieuwe medewerkers in goede banen te leiden en in het bijzonder om de personeelsuitbreiding binnen KinderKuren voor te bereiden en te realiseren, is vzw Kinderopvang Leuven momenteel op zoek naar een medewerker werving en selectie. Doel van de functie Je werkt mee aan een geïntegreerd personeelsbeleid en aan diverse HR-projecten. Binnen dit kader is het je hoofdopdracht om de coördinator personeelszaken te ondersteunen bij het opzetten en uitvoeren van een werving- en selectiebeleid, al dan niet in samenwerking met externe selectiepartners. Je neemt zelfstandig selectieprocedures voor de aanwerving van medewerkers van a 2

3 tot z op. Je levert vanuit je deskundigheid input voor de optimalisatie van de processen binnen je werkdomein. Resultaatsgebieden 1. Je beheert alle functiebeschrijvingen binnen het gevoerde competentiebeleid Op basis van de input van de functiehouder en leidinggevende vorm je je een totaalbeeld van de functie-inhoud; Je stelt kwalitatieve en allesomvattende functiebeschrijvingen op en beheert deze; Je houdt de functiebeschrijvingen permanent up-to-date; Je doet verbetervoorstellen en geeft advies in verband met de opmaak van de functiebeschrijvingen. 2. Je beheert alle interne en externe wervingen Je bepaalt de passende rekruteringsstrategie; o Afhankelijk van de vacature, zet je in op de meest geschikte databanken en wervingskanalen; o Je schrijft wervende en aantrekkelijke vacatureteksten rekening houdend met de huisstijl en het beoogde doelpubliek; o Je bent verantwoordelijk voor de opmaak van een moderne, wervende lay-out bij publicaties en correspondentie in het kader van werving rekening houdend met de huisstijl; o Bij de verspreiding van de vacature, verken je eveneens de mogelijkheden om moeilijk bereikbare en/of specifieke doelgroepen op de arbeidsmarkt aan te spreken. Je gaat actief op zoek naar mogelijke wervingskanalen, werkt acties uit en volgt de behaalde resultaten ervan op; o Je initieert en onderhoud contacten met scholen/opleidingsinstanties rond stages met het oog op een mogelijke instroom; o Je realiseert in samenwerking met externe partners de instroom van o.m. specifieke doelgroepen; o Je maakt je nieuwe wervingskanalen eigen (o.a. sociale media); o Je onderneemt acties rond het imago van de vzw als aantrekkelijke werkgever. Je onderhoudt de wervingsreserve. 3. Je neemt zelfstandig de selectieprocedures voor de aanwerving van nieuwe medewerkers van a tot z op. Je overlegt met de betrokken dienst / leidinggevende de wensen en verwachtingen ten aanzien van de nieuw aan te werven medewerker zodat je dit kan meenemen binnen de selectie; Je bereidt de intake met het selectiekantoor voor; Je communiceert rechtstreeks met het selectiekantoor in verband met de opzet en inhoud van de selectie, daarbij rekening houdende met de geldende selectieprocedures; Je doet een grondige screening van de cv s en organiseert selectieproeven; Je zorgt voor de praktische afhandeling van de selecties (locatie, datum, tijdsstip) en voor de communicatie daarover naar de kandidaten; Je neemt contact op met mogelijke (externe) juryleden en verschaft hen de nodige informatie over de functie en de praktische afspraken; 3

4 Je voert professionele selectie-interviews en neemt tests af; Dit koppel je aan het schrijven van competentiegerichte selectierapporten; Doorheen het proces zorg je voor een vlekkeloze opvolging van de sollicitaties; Je communiceert binnen een redelijke termijn naar kandidaten die niet weerhouden zijn en geeft duiding wanneer daarnaar gevraagd wordt. 4. Je bereidt je eigen werkzaamheden inhoudelijk voor. Je plant je werk en stemt af met je collega s en je leidinggevende en je stelt je hierbij flexibel op. Je plant je eigen werkzaamheden op een transparante manier; Je overlegt met de betrokken partijen en rapporteert systematisch aan je leidinggevende; Je respecteert deadlines; Je zorgt voor tijdige aflevering van kwalitatieve verslagen; Je communiceert naar de betrokkenen over de status van de dossiers en koppelt informatie terug zodat er systematische opvolging van lopende dossiers mogelijk is; In functie van andere prioriteiten en dringende vragen of behoeften pas je je agenda aan. Hierdoor zorg je voor continuïteit in de afhandeling van je dossiers; Je fungeert als aanspreekpunt over de stand van zaken van lopende selectieprocedures. 5. Je levert vanuit je deskundigheid input voor de optimalisatie van de processen waarvoor je verantwoordelijk bent en vertaalt mee de procedures naar de praktijk. Je ondersteunt de coördinator personeelszaken in de verdere uitwerking van het beleid rond werving en selectie vanuit je praktijkervaring; Je doet voorstellen op het vlak van optimalisatie van selectieprocedures o Je doet voorstellen op het vlak van optimalisatie van processen (bv. selecties op afstand); o Je geeft advies over het selectieprogramma; o Je verbetert de samenwerkingsverbanden met externe partners; Vanuit je praktijkervaring draag je bij tot het algemeen uitschrijven van de processen rond werving en selectie en geef je input voor de automatisering van deze processen; Je werkt mee aan een geïntegreerd personeelsbeleid waarbij je werving en selectie als schakel in het personeelsbeleid ziet (naast opleiding, ontwikkeling, evaluatie, loopbaanbegeleiding, ) en werkt actief mee aan andere HR-projecten. 6. Vanuit je deskundigheid en eigen praktijkervaring deel en wissel je info uit met externe collega s uit je werkdomein en hou je de vinger aan de pols rond actuele trends en tendensen in je vakdomein. Je wisselt info uit met deskundigen van externe organisaties (centrumsteden, Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten, ); Je onderhoudt nauwe samenwerkingsverbanden met de selectiekantoren; Je werkt nauw samen met leidinggevenden binnen de vzw in het kader van je vakdomein; Vanuit je HR-passie volg je nieuwe trends en ontwikkelingen in je vakgebied van nabij op; Je verkent de markt en selecteert mogelijke voorbeelden als basis voor de start van e-werving en/of de mogelijkheden van elektronisch solliciteren. 4

5 Competenties Waardegebonden competenties 1. Voortdurend verbeteren (niveau II) Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ); Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen ); Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk; Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden; Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen. 2. Klantgerichtheid (niveau II) Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen. Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen; Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze; Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant; Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening; Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp; Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant. 3. Samenwerken (niveau II) Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Helpt anderen en pleegt overleg. Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen; Stemt de eigen inbreng / prioriteiten / aanpak af op de noden van de groep; Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid in mensen; Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht; Bevraagt spontaan en proactief de mening van anderen. 5

6 4. Betrouwbaarheid (niveau III) Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. Schept randvoorwaarden zodat de deontologische code in de praktijk gebracht kan worden. Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken, rond sociale en ethische normen en in het omgaan met diversiteit; Zorgt voor een transparante structuur (inrichting) van de entiteit; Zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie of entiteit op de hoogte is van de verwachte normen voor gedrag (bijvoorbeeld: brengt het onderwerp regelmatig en systematisch ter sprake); Spreekt anderen aan als onethische handelingen worden gesteld, regels en afspraken niet worden nageleefd enz. Graadgebonden competenties 1. Overtuigingskracht (niveau II) Instemming verkrijgen voor een mening, aanpak of visie door goed onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te gaan, door autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) gepast aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen. Overtuigt door inhoud en aanpak. Reageert adequaat en niet defensief op negatieve reacties of weerstand; Toont begrip voor meningen en standpunten van anderen; Enthousiasmeert anderen bij het verdedigen van de eigen voorstellen en ideeën; Brengt zijn / haar argumenten scherp onder woorden; Brengt een persoonlijke en genuanceerde argumentatie naar voren. 2. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid (niveau II). Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep. Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek. Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn; Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd); Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief ); Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. past licht jargon toe, schrijft 'leesbare' teksten ); Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen. 6

7 3. Oordeelsvorming (niveau II) Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria. Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan. Komt tot een gefundeerd oordeel, rekening houdend met consequenties; Betrekt mogelijke neveneffecten of consequenties van standpunten in zijn overwegingen; Motiveert en beargumenteert het eigen oordeel of de beslissing; Neemt bij problemen of situaties een persoonlijk standpunt in; Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie. 4. Organisatiesensitiviteit (niveau II) Invloed en gevolgen onderkennen van (eigen) beslissingen, voorstellen en acties op andere onderdelen van de organisatie. Toetst eigen besluiten, voorstellen en acties aan (de belangen van) andere entiteiten. Maakt gebruik van expertise in andere entiteiten; Schakelt een andere entiteit in bij het oplossen van problemen; Zorgt ervoor dat hij weet wie de belanghebbenden zijn en dat hij beslissingen en ontwikkelingen zorgvuldig communiceert aan hen; Creëert een draagvlak voor voorstellen door informatie te verschaffen; Betrekt andere entiteiten binnen de organisatie bij overleg en besluitvorming 5. Beslissen (niveau II) Zich op onderbouwde wijze eenduidig uitspreken over welk standpunt wordt ingenomen of welke actie wordt ondernomen. Neemt beslissingen in situaties waarin het risico duidelijk in te schatten is. Schat op correcte wijze in of hij over onvolledige maar voldoende informatie beschikt om een beslissing te onderbouwen; Neemt beslissingen waarvoor voldoende maar nog niet alle informatie aanwezig is; Neemt een beslissing als hij de gevolgen voldoende kan inschatten; Neemt berekende risico's (er is een zeker risico, en dat kan bepaald worden); Heeft een gegronde argumentatie voor het risico-element in de beslissing; Handhaaft genomen beslissingen bij weerstand en tegendruk. 6. Plannen (niveau II) Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen. Plant eigen werk en dat van anderen effectief. Brengt structuur aan in eigen werk en dat van anderen (bv. bepaalt werkterreinen, prioriteiten, termijnen); Houdt bij het inplannen van taken rekening met deadlines; Maakt goede werkschema s en tijdsplanningen op (werkbaar, volledig, overzichtelijk); Geeft op een duidelijke en eenduidige manier aan welke de prioriteiten zijn. 7

8 Functiespecifieke competenties (niveau I tot en met III) 1. Computervaardigheden Outlook: beheren van agenda, vergaderbeheer, taken: niveau II. Word: gevorderde kennis en toepassingen binnen het tekstverwerkingsprogramma zoals lay-outprincipes van Word, tekstcorrecties, sjablonen maken: niveau II. Excel: gevorderde kennis en toepassingen binnen de excelomgeving: formules en functies, numerieke formaten, werken in drie dimensies en afdrukken van omvangrijke werkbladen: niveau II. Powerpoint: maken van een presentatie: niveau II. HR-tools: gevorderde kennis met inzicht: niveau II. 2. Procedures en wetgeving Gevorderd inzicht in wetgeving in relatie tot eigen vakgebied: statuten, tewerkstellingsondersteunende maatregelen, regelgeving binnen PC331,.: niveau II. Grondig inzicht in organisatie en overlegstructuren gerelateerd aan de organisatie: niveau III. 3. Sectorspecifieke competenties Basiskennis van de werking van wervingskanalen, bijvoorbeeld sociale media, VDAB, : niveau I. Gevorderde kennis van en inzicht in selectie-technieken en -methoden: deze toepassen om resultaten te bereiken: niveau II. Gevorderde kennis van en inzicht in de verschillende facetten van personeelsbeleid (specifiek werving en selectie): niveau II. 8