Functiebeschrijving Projectdeskundige gezinsvriendelijkheid en armoedebestrijding. Graad: consulent B1-B3

Transcriptie

1 Functiebeschrijving Projectdeskundige gezinsvriendelijkheid en armoedebestrijding Graad: consulent B1-B3 Versie: 24_11_2015 1

2 Plaats in de organisatie stadssecretaris directeur sociale zaken afdelingshoofd kinderopvang projectdeskundige gezinsvriendelijkheid en armoedebestrijding Doel van de functie Als projectdeskundige rapporteer je aan het afdelingshoofd kinderopvang. Functioneel word je aangestuurd door de beleidsadviseur opvoeding en opvang. Je werkt nauw samen met de andere afdelingen binnen de directie en binnen andere directies (o.a. cultuur, communicatie) en met niet- stedelijke actoren zoals het netwerk Huis van het Kind Leuven. De directie sociale zaken werkt rond verschillende beleidsdomeinen beschreven in de sociale grondrechten. De directie combineert een breed eigen aanbod als lokale actor (bijvoorbeeld kinderopvang, scholen, buurtcentra..) en voert daarnaast de lokale regie in beleidsdomeinen zoals jeugd, onderwijs, diversiteit, gelijke kansen, buurtwerk, senioren, leefbaarheid op wijkniveau, kinderopvang, gezondheid, zorg... Voor het uitvoeren van haar opdrachten werkt de afdeling vaak projectmatig. Gezinsvriendelijke projecten hebben per definitie directie- en afdelingsoverkoepelende aspecten, namelijk in verbinding met andere actoren vorm geven aan een gezinsvriendelijke stad. Als projectdeskundige ben je onder aansturing van je leidinggevende en schepen, en in nauwe samenwerking met de beleidsadviseur opvang en opvoeding, verantwoordelijk voor een aantal bestaande en nieuwe projecten. en. Je bereidt deze voor, voert ze uit, stuurt bij en zorgt voor de implementatie en inbedding van de projectresultaten. Daarnaast communiceer je over de voortgang van de deelprojecten en Leuven gezinsvriendelijke stad in zijn geheel, en zorg je voor inhoudelijke kennisoverdracht over je project. Je levert als projectdeskundige, indien gewenst en nodig, een actieve bijdrage aan dienstoverschrijdende projectteams, in functie van het realiseren van de doelstellingen rond een gezinsvriendelijke en sociale stad. Je levert op basis van verworven expertise input voor een integraal gezinsbeleid en voor de aanpak van projecten en de implementatie van het beleid binnen de afdeling, de directie en de lokale netwerken. 2

3 Je werkt nauw samen met de andere projectdeskundigen, de beleidsadviseur kinderopvang en opvoeding, andere afdelingen van de directie sociale zaken (jeugd, onderwijs, diversiteit en buurtwerk), lokale netwerken en partners armoedebestrijding zoals het OCMW en het CAW. Resultaatsgebieden 1. Je coördineert diverse projecten in het kader van de doelstelling gezinsvriendelijke stad. Je stelt projectplannen op en verfijnt die, in overleg met het beleid, de afdeling en de externe partners, als leidraad bij de uitvoering van je project(en). Voorbeelden van activiteiten Je maakt op basis van de afspraken gedetailleerde projectplannen op, je verfijnt deze en laat het basisconcept goedkeuren door de schepen, leidinggevende en betrokken projectpartners; Elk projectplan behelst een gedetailleerde beschrijving van de aanpak met fasering, budgettering, timing, mijlpalen, tussentijdse rapporterings-, overleg- en bijsturingsmomenten; Je formuleert een voorstel met plan van aanpak om de invoering van je (deel)project te verzekeren; Je maakt concrete afspraken rond het te verwachten projectresultaat; Je communiceert op gepaste tijden intern en extern om draagvlak en de nodige goedkeuring te krijgen. 2. Je volgt je (deel)project operationeel op en voert het mee uit om de projectresultaten te behalen. Je houdt hierbij rekening met afspraken rond timing, kwaliteit en kostenbesteding. Je rapporteert tijdig bij problemen. Voorbeelden van activiteiten Je coördineert organisatorische en administratieve taken nodig voor de uitvoering van het (deel)project, dit binnen de afspraken van taakverdeling binnen de stad en met externen; Je volgt je budget op en houdt rekening met de afgesproken timing en de lopende afspraken; Je bent verantwoordelijk voor je eigen operationele werkzaamheden en bewaakt de kwaliteit van de tussentijdse en eindresultaten: Je zorgt ervoor dat je tijdig de nodige info verzamelt om je eigen (deel)project op koers te houden; Indien nodig heb je overleg met andere projectbetrokkenen zoals de schepen, scholen, ouders, welzijnspartners ; Je neemt tijdig actie indien deadlines in het gedrang komen, rapporteert hierover en werkt tijdig een alternatief uit; Bij inhoudelijke en strategische aanpassing tijdens de projectuitvoering stuur je het plan, je timing en de budgetten bij waar nodig, zodat je steeds over een up-to-date planning en rapportering beschikt. 3. Je rapporteert systematisch over de voortgang en de resultaten van je project(en) naar de beleidspartners, de leidinggevende, de directie en de projectpartners. Je evalueert regelmatig het te behalen resultaat en de gedefinieerde projectdoelen, formuleert verbetervoorstellen en stuurt bij na overleg. Voorbeelden van activiteiten Je maakt tussentijdse verslagen en eindverslagen op van je (deel)project; 3

4 Je verduidelijkt de projectinhoud, het plan van aanpak en de (tussentijdse) resultaten doorheen het project; Je brengt systematisch verslag uit aan je opdrachtgever over de ontwikkeling en vorderingen in je project; Je geeft regelmatig een stand van zaken wat betreft de inzet van middelen; Je koppelt systematisch terug naar je leidinggevende en de andere betrokken partijen over een stand van zaken; Je doet op basis van dit overleg, verworven inzichten en tussentijdse evaluaties van de projectresultaten voorstellen naar (inhoudelijke) bijsturingen. 4. Je zet een netwerk van interne en externe contacten op met diverse interne (stedelijke) en externe partners die inzake gezins- en armoedebeleid en/of het jouw toegewezen project een rol spelen, dit met het oog op een optimale uitbouw van het project. Je informeert en overlegt systematisch met de stakeholders om je (deel)project te implementeren en actueel te houden. Voorbeelden van activiteiten Je legt en onderhoudt contacten met lokale stakeholders voor de uitvoering van het project (verantwordelijken welzijnsorganisaties, culturele organisaties, mobiliteitsorganisaties ); Je neemt deel aan overlegorganen die een directe rol kunnen spelen bij het slagen van het project. Je zoekt aansluiting bij bestaande lokale overlegcircuits en je zet zelf de nodige projectoverlegplatforms op; Je stelt een communicatieplan op en communiceert en informeert via verschillende kanalen (infobrochures, websites ). Je organiseert infomomenten; Je bent doorheen de looptijd van het project het aanspreekpunt voor je (deel)project en zorgt ervoor dat op vragen van verschillende betrokkenen (interne stadsdiensten, burgers ) een antwoord wordt geformuleerd. 5. Je werkt binnen de directie sociale zaken mee aan een integraal gezins- en armoedebeleid en de uitvoering hiervan, in samenwerking met tal van partnerorganisaties. Je draagt je kennis van je eigen project over naar je organisatie om de implementatie van dit brede beleid te ondersteunen. Voorbeelden van activiteiten Je neemt actief deel aan overleg van de afdeling; Je bereidt mee de bijsturing, verankering en verzelfstandiging van projecten voor; Je werkt actief mee aan inhoudelijke en organisatorische verbetering van de projecten binnen de afdeling, en indien gevraagd binnen de directie en de stadsorganisatie; Je stelt nieuwe ideeën en verbeteringen voor betreffende de werking; Je werkt aan het ontwikkelen en bijsturen van de toegepaste methodieken; Je adviseert de stedelijke directies inzake initiatieven die aansluiten bij je project; Je neemt deel aan sectoroverleg in het kader van je project en het gezins- en armoedebeleid; Je schoolt je bij in het algemeen en in functie van je project. 4

5 Competenties Waardegebonden competenties 1. Voortdurend verbeteren (niveau II) Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ); Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen ); Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk; Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden; Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen. 2. Klantgerichtheid (niveau II) Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen. Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen; Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze; Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant; Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening; Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp; Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant. 5

6 3. Samenwerken (niveau II) Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Helpt anderen en pleegt overleg. Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen; Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep; Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen; Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht; Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen. 4. Betrouwbaarheid (niveau III) Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. Schept randvoorwaarden zodat de deontologische code in de praktijk gebracht kan worden. Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken, rond sociale en ethische normen en in het omgaan met diversiteit; Zorgt voor een transparante structuur (inrichting) van de entiteit; Zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie of entiteit op de hoogte is van de verwachte normen voor gedrag (bijvoorbeeld: brengt het onderwerp regelmatig en systematisch ter sprake); Spreekt anderen aan als onethische handelingen worden gesteld, regels en afspraken niet worden nageleefd enz. 6

7 Graadgebonden competenties 1. Overtuigingskracht (niveau II) Instemming verkrijgen voor een mening, aanpak of visie door goed onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te gaan, door autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) gepast aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen. Overtuigt door inhoud én aanpak. Reageert adequaat en niet defensief op negatieve reacties of weerstand; Toont begrip voor meningen en standpunten van anderen; Enthousiasmeert anderen als hij zijn eigen voorstellen en ideeën verdedigt; Brengt zijn argumenten scherp onder woorden; Brengt een persoonlijke en genuanceerde argumentatie naar voren. 2. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid (niveau II) Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep. Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek. Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn; Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd); Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief ); Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft 'leesbare' teksten ); Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen. 7

8 3. Oordeelsvorming (niveau II) Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria. Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan. Komt tot een gefundeerd oordeel, rekening houdend met consequenties; Betrekt mogelijke neveneffecten of consequenties van standpunten in zijn overwegingen; Motiveert en beargumenteert het eigen oordeel of de beslissing; Neemt bij problemen of situaties een persoonlijk standpunt in; Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie. 4. Organisatiesensitiviteit (niveau II) Invloed en gevolgen onderkennen van (eigen) beslissingen, voorstellen en acties op andere onderdelen van de organisatie. Toetst eigen besluiten, voorstellen en acties aan (de belangen van) andere entiteiten. Maakt gebruik van expertise in andere entiteiten; Schakelt een andere entiteit in bij het oplossen van problemen; Zorgt ervoor dat hij weet wie de belanghebbenden zijn en dat hij beslissingen en ontwikkelingen zorgvuldig communiceert aan hen; Creëert een draagvlak voor voorstellen door informatie te verschaffen; Betrekt andere entiteiten binnen de organisatie bij overleg en besluitvorming. 8

9 5. Beslissen (niveau II) Zich op onderbouwde wijze eenduidig uitspreken over welk standpunt wordt ingenomen of welke actie wordt ondernomen. Neemt beslissingen in situaties waarin het risico duidelijk in te schatten is. Schat op correcte wijze in of hij over onvolledige maar voldoende informatie beschikt om een beslissing te onderbouwen; Neemt beslissingen waarvoor voldoende maar nog niet alle informatie aanwezig is; Neemt een beslissing als hij de gevolgen voldoende kan inschatten; Neemt berekende risico's (er is een zeker risico, en dat kan bepaald worden); Heeft een gegronde argumentatie voor het risico-element in de beslissing; Handhaaft genomen beslissingen bij weerstand en tegendruk. 9

10 Functiespecifieke competenties (niveau I tot en met III) 1. Resultaatgerichtheid (niveau I) Het ondernemen van concrete en gerichte acties met het oog op het behalen of overstijgen van doelstellingen. Werkt gericht en actief aan het bereiken van de vastgestelde doelen. Formuleert de eigen doelstellingen in termen van concreet gedrag (meetbaar resultaat, deadline bepalen); Geeft aan de hand van concrete acties aan hoe de doelen bereikt zullen worden (wie, wat, wanneer); Evalueert op regelmatige momenten de stand van zaken ten opzichte van de beoogde doelstelling; Neemt actie om bij te sturen als de doelstellingen in het gedrang komen; Zoekt spontaan alternatieven als een bepaalde actie niet tot het beoogde resultaat heeft geleid. 2. Organiseren (niveau II) De benodigde acties, tijd en middelen aangeven en die elementen coördineren om de doelstellingen te bereiken conform de planning. Coördineert acties, tijd en middelen. Splitst een opdracht adequaat op in deelopdrachten en gaat stapsgewijs en goed doordacht te werk; Organiseert zich op zodanige wijze dat hij een overzicht kan bewaren; Houdt bij het opmaken van een planning op realistische wijze rekening met de beschikbare middelen; Zet schaarse middelen (mensen, instrumenten ) zo in dat ze optimaal benut worden; Is resultaatgericht in zijn actieplannen en doelstellingen (bv. werkt met duidelijke doelen en timing); Voorziet voor een omvangrijkere opdracht in een actieplan met benodigde budgetten, middelen, mensen en informatie. 3. Computervaardigheden Outlook: beheren van agenda, vergaderbeheer, taken: niveau II. 10

11 Word: gevorderde kennis en toepassingen binnen het tekstverwerkingsprogramma zoals lay-outprincipes van Word, tekstcorrecties, sjablonen maken: niveau II. Excel: gevorderde kennis en toepassingen binnen de excelomgeving: formules en functies, numerieke formaten, werken in drie dimensies en afdrukken van omvangrijke werkbladen: niveau II. Powerpoint: maken van een presentatie: niveau II. Kunnen werken met projectmatige software, basiskennis: niveau I. 4. Procedures en wetgeving Gevorderde kennis van projectmatig werken: kennis van projectfases, van projectplanning tot projectrapportering, opstellen van heldere en gestructureerde nota s en projectplannen, rapporteringen: niveau II. 5. Sectorspecifieke competenties Inzicht in en vertrouwdheid met gezinsvriendelijke diensten en initiatieven in Leuven en daarbuiten: niveau I. Inzicht in de lokale sociale kaart, sociaal beleid en armoedebestrijding, en relevante partners en netwerken in Leuven: niveau I. 11