Functiebeschrijving Consulent loket kinderopvang. Graad: consulent B1-B3

Transcriptie

1 Functiebeschrijving Consulent loket kinderopvang Graad: consulent B1-B3 Versie: 23_05_2017 1

2 Plaats in de organisatie stadssecretaris directeur Samenleving afdelingshoofd sociale zaken consulent loket kinderopvang Als consulent loket kinderopvang rapporteer je aan het afdelingshoofd sociale zaken en de beleidsadviseur kinderopvang en gezinsondersteuning binnen de directie Samenleving. Je werkt samen met de medewerkers binnen de eigen directie, afdeling en/of dienst, met interne stadsdiensten en externe organisaties zoals alle kinderopvanginitiatieven voor baby s en peuters en lagere schoolkinderen op het grondgebied van Leuven, Zorg Leuven, OCMW Leuven, CAW Oost- Brabant, Agentschap integratie en inburgering, VDAB Doel van de functie In samenwerking met alle Leuvense kinderopvanginitiatieven werd het eengemaakte loket kinderopvang in 2012 gelanceerd. Dankzij het loket dienen ouders hun aanvraag voor opvang in Leuven slechts eenmaal te stellen via het online loket Het loket fungeert als centraal aanspreekpunt. Aan het online loket is een telefonische en fysieke ondersteuning verbonden, in het stadskantoor. Een netwerk van lokale welzijnsorganisaties biedt ondersteuning aan kwetsbare gezinnen. Als consulent ben je verantwoordelijk voor dit loket kinderopvang : je zorgt voor de stadsbrede bekendmaking van dit loket en bewaakt de gebruiksvriendelijkheid voor alle types gebruikers; je zorgt voor de klantvriendelijke dienstverlening aan ouders, kinderopvangorganisaties, welzijnsorganisaties en beleidspartners. Enerzijds organiseer en verzorg je de telefonische en fysieke permanentie, anderzijds bied je technische en inhoudelijke ondersteuning aan de aangesloten opvangorganisaties in samenwerking met de programmeurs. Daarnaast geef je vanuit je deskundigheid input aan het beleid. Je communiceert over de voortgang van het loket aan je leidinggevende(n) en alle betrokken partijen en je zorgt voor inhoudelijke kennisoverdracht van het loket. Voor het uitvoeren van haar opdrachten werkt de afdeling sociale zaken procesmatig, netwerkversterkend en projectmatig. 2

3 Resultaatsgebieden 1. Je bent verantwoordelijk voor het loket kinderopvang in Leuven. Je volgt dit netwerkproject operationeel op in functie van toegankelijkheid en gebruiksvriendelijkheid en denkt na over een verdere uitbouw ervan. Je houdt hierbij rekening met afspraken rond timing, kwaliteit en kostenbesteding. Voorbeelden van activiteiten Je maakt een gedetailleerd plan van aanpak op met budgettering, timing, tussentijdse rapporterings-, overleg- en bijsturingsmomenten en dit vooral zowel het luik softwareapplicatie als communicatie; Je volgt het budget op en houdt rekening met de afgesproken timing en de lopende afspraken; Je bent verantwoordelijk voor je eigen operationele werkzaamheden en bewaakt de kwaliteit van de tussentijdse en eindresultaten: Je zorgt ervoor dat je tijdig de nodige info verzamelt om het loket op koers te houden; Je hebt systematisch overleg met alle betrokkenen bij het project; Je neemt tijdig actie indien deadlines in het gedrang komen en werkt tijdig een alternatief uit; Je volgt alle modules technisch en inhoudelijk op en optimaliseert ze waar nodig, in overleg met de betrokken actoren en instanties; Je denkt na over de ontwikkeling van nieuwe modules, toepassingen... om het loket verder uit te bouwen. 2. Je bent aanspreekpunt voor het loket kinderopvang. Je zorgt voor de communicatie en stadsbrede bekendmaking van het loket en voor een klantvriendelijke dienstverlening aan ouders, kinderopvangorganisaties, beleidspartners en toeleiders. Voorbeelden van activiteiten Je bent het eerste aanspreekpunt voor ouders en toeleiders op zoek naar kinderopvang; Je bent het eerste aanspreekpunt voor de opvangvoorzieningen en ondersteunt hen zowel technisch als inhoudelijk (bijvoorbeeld via vorming, telefonische ondersteuning, opmaak van handleidingen...); Je bent het eerste aanspreekpunt voor de softwareleverancier die het softwarepakket ontwikkelde. Je meldt technische problemen dagelijks aan de programmeurs en volgt deze nauwgezet op via een bugtrackingsysteem; Je onderhoudt de communicatiekanalen van het loket kinderopvang: je informeert alle betrokken actoren (ouders, toeleiders, kinderopvanginitiatieven ) via verschillende kanalen (infobrochures, website, folder ). 3. Je begeleidt de administratieve medewerkers die instaan voor het loket kinderopvang backoffice en ondersteunt ze inhoudelijk. Je plant, organiseert en coördineert de praktische werkzaamheden van dit team om een efficiënte en effectieve uitvoering van de opdrachten te verzekeren. Je rapporteert hierover systematisch aan de teamleider dagelijks beheer in staf van de directie. Voorbeelden van activiteiten Je plant en volgt de praktische dagelijkse werking van de administratieve medewerkers backoffice op en zorgt voor de continuïteit in de uitvoering van de opdrachten; Je regelt de taakverdeling en helpt actief mee aan de backofficetaken; 3

4 Je gebruikt je deskundigheid bij de inhoudelijke ondersteuning en zorgt voor efficiënte informatiedoorstroming; Je verhoogt de betrokkenheid van de backofficemedewerkers bij het werk door hen te stimuleren om deel te nemen aan opleidingen relevant voor hun functie; Je formuleert verbetervoorstellen in functie van het verhogen van de kwaliteit en dienstverlening. 4. Je rapporteert systematisch over de voortgang en de resultaten van je project. Je draagt je kennis van het project over naar je organisatie om de implementatie van de projectresultaten mogelijk te maken. Voorbeelden van activiteiten Je koppelt systematisch terug naar je leidinggevende en de andere betrokken partijen over een stand van zaken, de ontwikkeling en vordering in je project en de inzet van middelen; Je informeert de projectpartners, overlegt systematisch met hen en zorgt voor een continue sensibilisering en netwerking om je project actueel te houden; Je maakt een uitgebreid jaarlijks verslag op van je (deel)project; Je maakt een (inhoudelijk en technisch) draaiboek met handleiding op; Je doet voorstellen naar (inhoudelijke) bijsturingen. 5. Je verzorgt de rapportering over de gegevens uit het loket kinderopvang. Je moedigt de verantwoordelijken en de gebruikers aan om de kwaliteit van de data te verhogen. Voorbeelden van activiteiten Je controleert data, databanken steekproefsgewijs op correctheid en volledigheid; Je zorgt voor de analyses en rapporten over de gegevens inzake kinderopvang van de stad Leuven. Zo lever je input in tal van projecten; Je rapporteert op een overzichtelijke manier over de resultaten; Je verwerkt de gegevens op een klantgerichte manier en zorgt ervoor dat deze op een begrijpbare manier ter beschikking van diensten en burgers gesteld worden. 4

5 Competenties Waardegebonden competenties 1. Voortdurend verbeteren (niveau II) Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ); Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen ); Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk; Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden; Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen. 2. Klantgerichtheid (niveau II) Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen. Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen, met specifieke aandacht voor kwetsbare doelgroepen; Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze; Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant; Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening; Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp; Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant. 5

6 3. Samenwerken (niveau II) Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Helpt anderen en pleegt overleg. Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen; Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep; Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen; Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht; Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen. 4. Betrouwbaarheid (niveau III) Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. Schept randvoorwaarden zodat de deontologische code in de praktijk gebracht kan worden. Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken, rond sociale en ethische normen en in het omgaan met diversiteit; Zorgt voor een transparante structuur (inrichting) van de entiteit; Zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie of entiteit op de hoogte is van de verwachte normen voor gedrag (bijvoorbeeld: brengt het onderwerp regelmatig en systematisch ter sprake); Spreekt anderen aan als onethische handelingen worden gesteld, regels en afspraken niet worden nageleefd enz. 6

7 Graadgebonden competenties 1. Overtuigingskracht (niveau II) Instemming verkrijgen voor een mening, aanpak of visie door goed onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te gaan, door autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) gepast aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen. Overtuigt door inhoud én aanpak. Reageert adequaat en niet defensief op negatieve reacties of weerstand; Toont begrip voor meningen en standpunten van anderen; Enthousiasmeert anderen als hij zijn eigen voorstellen en ideeën verdedigt; Brengt zijn argumenten scherp onder woorden; Brengt een persoonlijke en genuanceerde argumentatie naar voren. 2. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid (niveau II) Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep. Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek. Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn; Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd); Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief ); Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft 'leesbare' teksten ); Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen. 7

8 3. Oordeelsvorming (niveau II) Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria. Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan. Komt tot een gefundeerd oordeel, rekening houdend met consequenties; Betrekt mogelijke neveneffecten of consequenties van standpunten in zijn overwegingen; Motiveert en beargumenteert het eigen oordeel of de beslissing; Neemt bij problemen of situaties een persoonlijk standpunt in; Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie. 4. Netwerken (niveau I) Ontwikkelen en bestendigen van relaties, allianties en coalities binnen en buiten de eigen organisatie of entiteit en die aanwenden om informatie, steun en medewerking te verkrijgen. Maakt actief gebruik van de bestaande contacten voor de eigen opdracht. Neemt regelmatig opnieuw contact op met anderen om zijn bestaande netwerk te onderhouden; Werkt regelmatig samen met collega s uit andere entiteiten voor specifieke problemen; Beschikt over enkele vaste contactpunten binnen de organisatie op wie hij regelmatig een beroep doet; Werkt actief mee aan vragen die vanuit andere afdelingen komen (deelt informatie, geeft advies ); Neemt zelf contact op om informatie, steun of samenwerking te verkrijgen; Maakt gebruik van contacten die ontstaan zijn bij beurzen, seminaries, vakverenigingen, opleidingen. 8

9 5. Organisatiesensitiviteit (niveau II) Invloed en gevolgen onderkennen van (eigen) beslissingen, voorstellen en acties op andere onderdelen van de organisatie. Toetst eigen besluiten, voorstellen en acties aan (de belangen van) andere entiteiten. Maakt gebruik van expertise in andere entiteiten; Schakelt een andere entiteit in bij het oplossen van problemen; Zorgt ervoor dat hij weet wie de belanghebbenden zijn en dat hij beslissingen en ontwikkelingen zorgvuldig communiceert aan hen; Creëert een draagvlak voor voorstellen door informatie te verschaffen; Betrekt andere entiteiten binnen de organisatie bij overleg en besluitvorming. 9

10 Functiespecifieke competenties (niveau I tot en met III) 1. Resultaatgerichtheid (niveau I) Het ondernemen van concrete en gerichte acties met het oog op het behalen of overstijgen van doelstellingen. Werkt gericht en actief aan het bereiken van de vastgestelde doelen. Formuleert de eigen doelstellingen in termen van concreet gedrag (meetbaar resultaat, deadline bepalen); Geeft aan de hand van concrete acties aan hoe de doelen bereikt zullen worden (wie, wat, wanneer); Evalueert op regelmatige momenten de stand van zaken ten opzichte van de beoogde doelstelling; Neemt actie om bij te sturen als de doelstellingen in het gedrang komen; Zoekt spontaan alternatieven als een bepaalde actie niet tot het beoogde resultaat heeft geleid. 2. Computervaardigheden Outlook: beheren van agenda, vergaderbeheer, taken: niveau II. Word: gevorderde kennis en toepassingen binnen het tekstverwerkingsprogramma zoals lay-outprincipes van Word, tekstcorrecties, sjablonen maken: niveau II. Excel: gevorderde kennis en toepassingen binnen de excelomgeving: formules en functies, numerieke formaten, werken in drie dimensies en afdrukken van omvangrijke werkbladen: niveau II. Gevorderde vaardigheden in het maken van een presentatie: niveau II. Kunnen werken met projectmatige software: niveau II. Basiskennis van gebruikte software-toepassing: gegevens kunnen ingeven en rapporten kunnen trekken: niveau I. 3. Procedures en wetgeving Gevorderde kennis, inzicht in de relevante wetgeving en deze toepassen waar nodig: niveau II. 10

11 4. Sectorspecifieke competenties Projectmatig werken: gevorderde kennis van projectfases van projectplanning tot projectrapportering, opstellen van heldere en gestructureerde nota s en projectplannen, rapporteringen: niveau II. 11