Hoe Bepaal Je Voorraad- En Bestelkosten? - Een logistieke benadering-

Transcriptie

1 Hoe Bepaal Je Voorraad- En Bestelkosten? - Een logistieke benadering- Ir. Paul P.J. Durlinger Versie 2 Juni 2016

2 1 Voorraad- en Bestelkosten. Verwarrend?! In praktijk blijven voorraadkosten en bestelkosten een bron van verwarring. Meestal omdat ze voor verschillende doeleinden gebruikt worden en het moeilijk blijkt te zijn om te bepalen welke kostencomponenten nu aan de voorraadkosten en welk aan de bestelkosten moeten worden toegerekend. In dit paper wordt op een eenvoudige manier duidelijk gemaakt waar, welke kosten ondergebracht moeten worden. Bij de voorraadkosten kijk ik naar kosten voor resultaatbepaling, marge-bepaling en voorraadkosten die we gebruiken om te komen tot een juiste (inkoop)serie of een juist bestelniveau. Omdat de verdeling tussen vaste en variabele kosten het zaakje moeilijk maken ga ik uit van twee benaderingen: een waarbij alle kosten variabel zijn en een waarbij de (meeste kosten) vast zijn. Bij voorraadkosten om te komen tot een goede inkoopserie stel ik een differentiatie voor op basis van waarde-dichtheid en risico. Dit alles vanuit een managements-invalshoek; we beperken de berekeningen tot een absoluut minimum. 1. Het framework Eerst schets ik het framework waar we van uitgaan. U bent een leverancier van product ABC. Voor het gemak gaan we er vanuit dat dit het enige product is dat u voert. U levert dit product uit voorraad en u heeft een groot aantal klanten. Klanten bestellen rechtstreeks via de verkoop binnendienst; de orders worden vervolgens gepickt in het magazijn en verstuurd naar de klant. Wanneer de voorraad van Product ABC onder een bepaald niveau komt, wordt een bestelling geplaatst bij de leverancier. De bestelling wordt geleverd bij het magazijn, deze wordt gecontroleerd, eventueel uitgepakt, ingeboekt en fysiek weggezet in het magazijn. Het product is nu ter beschikking voor de verkoop. Als we dit in een plaatje zetten met de bijbehorende fysiek ( ) en informatie ( ----) stromen komen we tot onderstaande figuur 1. Figuur 1 Informatie- en fysieke stromen in bestel en uitleverproces De vraag is nu: Hoe groot zijn de voorraad- en bestelkosten? Als we naar figuur 1 kijken zien we dat we drie processen moeten onderscheiden. Proces 1 is de inkomende stroom. Deze loopt vanaf het moment dat we de bestelling plaatsen tot dat de producten fysiek in het magazijn liggen en verkocht kunnen worden. De totale tijd die hiermee gemoeid is de levertijd van het product. We zien dus ook al dat deze levertijd meer omvat dan de levertijd van de leverancier alleen. Alle kosten verbonden met proces 1 zijn de bestelkosten.

3 2 Proces 3 is de uitgaande stroom. Deze loopt vanaf het moment dat een klantenorder ontvangen is totdat het product bij de klant arriveert. Hier bij moeten we denken aan order verwerking, order verzamelen, order gereed maken en verzenden naar de klant. De kosten van proces 3 kunnen we zien als verzendkosten. Proces 2 is het proces dat zit tussen proces 1 en 3. De handelingen die verricht worden tussen het in de stelling zetten van ontvangen producten en het er weer uithalen voor verzending. Dat kan herschikken van het magazijn zijn, schoonhouden van het magazijn, uitpakken etc. Maar ook de controle van de voorraden en het voorraadbeheer vallen hier onder. Eigenlijk alles om de voorraad beschikbaar te houden. Dit kunnen we zien als voorraadkosten. 2 Voorraadkosten waarvoor? Terug naar de vraag : Hoe groot zijn de voorraadkosten. Om deze vraag goed te beantwoorden moeten we weten waar we die voor gaan gebruiken. We kunnen 3 mogelijkheden onderscheiden: - Voorraadkosten voor bepaling financieel resultaat. - Voorraadkosten als onderdeel van marge bepaling. - Voorraadkosten als criterium bij het bepalen van de (inkoop) seriegrootte. Dus het kan verwarrend zijn als we over voorraadkosten in het algemeen praten. We bekijken deze invalshoeken in de volgende paragrafen. 2.1 Voorraadkosten t.b.v. financieel resultaat De eerste reden is van financiële aard en kijkt naar hoe de voorraadkosten het financiële resultaat bepalen. Het houden van voorraad is immers een strategische keuze. Het bedrijf heeft daar toe besloten op basis van een aantal overwegingen. Via een gedachten experiment kunnen we nagaan wat de financiële impact was van deze strategische beslissing. In ons gedachten experiment besluiten we om zelf niets meer op voorraad te houden en alles wat daarmee samenhangt uit te besteden aan een derde partij. Die gaat bestellen, voorraadhouden en uitleveren. Welke kosten vallen nu weg? Op de eerste plaats de kosten voor het fysieke magazijn, Dit hebben we niet meer nodig en hoeven het niet meer te huren of als het eigendom was kunnen we het verkopen of verhuren. Dit geldt ook voor alle stellingen, vorkheftrucks, WMS systemen etc. die we nodig hadden om het magazijn te runnen. Ook hebben we niemand meer nodig die op een of andere maner in het magazijn werkten. Denk aan de magazijnmedewerkers, orderpickers en ander magazijnpersoneel en eventueel schoonmaakpersoneel. Omdat we geen voorraad meer hoeven te beheren zullen ook alle planners, voorraadbeheerders, inkopers etc. niet meer nodig zijn. En ook computerprogramma s om de voorraad te besturen zijn niet meer nodig. Eigenlijk blijft dan alleen nog maar de afdeling Verkoop over en misschien de tactische inkoper en een financiële man of vrouw. De benodigde kantoorruimte zal veel kleiner zijn. Alles bij elkaar een grote hoeveelheid geld. Deze totale som zijn de kosten die verbonden zijn aan de beslissing om voorraad aan te houden. Stel dat dit 10 miljoen euro zou zijn. Dan is dit wat we in elke geval moeten verdienen aan de verkoop van het product.

4 3 Wanneer we op deze manier naar voorraadkosten kijken is dat vanuit een aggregaat financieel oogpunt. Zeker interessant maar vanuit logistiek oogpunt nog niet zo interessant. Daarom kijken we er nog eens op een andere manier naar. 2.2 Voorraadkosten als onderdeel van marge-bepaling De voorraadkosten als component voor margebepaling zit wat complexer in elkaar. We kijken naar een voorbeeld waarbij we alle voorraadkosten als variabel nemen. We veronderstellen dat we ruimte per palletplaats kunnen huren bij een logistieke dienstverlener. Stel we verkopen product A en we huren één palletplaats bij een dienstverlener die daar 2 per palletplaats/week voor vraagt en 1 voor elke in- en uitslag. We zetten de pallet daar neer op 2 januari. Dan zijn we op het einde van het jaar (voor het gemak 50 weken) 100 plus kosten voor in- en uitslag kwijt. Stel dat we de hele pallet in dat jaar verkopen moet de marge voor het huren van de ruimte al minstens 101 zijn plus de uitslagkosten. We stellen deze even op 10 euro omdat we veronderstellen dat de pallet niet in een keer verkocht wordt. Dus: Vereiste Margebijdrage = = = 111 Als de inkoopprijs van de pallet 200,= zijn de voorraadkosten dus 55,5% ,55 De marge moet dan minstens 55,5% (van de 200 ) zijn om alleen de voorraadkosten te dekken. Maar stel dat we niet één maar twéé pallets per jaar verkopen. Dan zijn de voorraadkosten nog steeds 111 euro, maar deze worden nu gedragen door 2 pallets. Elke pallet moet nu minstens 55,5 marge opleveren om de voorraadkosten te dekken. De vereiste marge bijdrage is nu ,275 De marge moet nu minstens 27,5% zijn. Dus hoe vaker we de pallet verkopen (omloopsnelheid) hoe kleiner de margebijdrage hoeft te zijn om de voorraadkosten per pallet te dekken. In formule vorm: %

5 4 In onderstaande tabel geven wij een aantal combinaties. Op de horizontale as staan de gewenste/vereiste marges en op de verticale as de verhouding tussen voorraadkosten en inkooprijs per pallet. Stel dat de inkoopprijs van een pallet 200 euro is en we moeten 100 euro per jaar per pallet betalen aan de dienstverlener (dus vk/ik = 50% in kolom 1). Verder kunnen we een bruto marge van 50% (= 100 ) hanteren. In dat geval moeten we minstens 1 pallet van dit product verkopen per jaar tegen 50% marge om in elk geval de voorraadkosten af te dekken. Of omgekeerd: Als we 5 pallets zouden verkopen, zou de bruto marge om aan de voorraadkosten te voldoen nog maar 10% hoeven te zijn. Maar realiseer u dat we hier alleen naar de bijdrage aan de voorraadkosten kijken! vk/ik 10% 20% Tabel 1 Verband VK/IK, bruto marge en te verkopen pallets, Uit tabel 1 volgt dat producten die goedkoop zijn (% VK/IK hoog) en een lage omloopsnelheid hebben, een hoge marge moeten hebben. Iets wat gevoelsmatig goed te begrijpen is. Kunnen we daarentegen maar een lage marge hanteren dan moet de omloopsnelheid hoog zijn. Waarde dichtheid 30% Brutomarge 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 10% 1,0 0,5 0,3 0,3 0,2 0,2 0,1 0,1 0,1 0,1 20% 2,0 1,0 0,7 0,5 0,4 0,3 0,3 0,3 0,2 0,2 30% 3,0 1,5 1,0 0,8 0,6 0,5 0,4 0,4 0,3 0,3 40% 4,0 2,0 1,3 1,0 0,8 0,7 0,6 0,5 0,4 0,4 50% 5,0 2,5 1,7 1,3 1,0 0,8 0,7 0,6 0,6 0,5 60% 6,0 3,0 2,0 1,5 1,2 1,0 0,9 0,8 0,7 0,6 70% 7,0 3,5 2,3 1,8 1,4 1,2 1,0 0,9 0,8 0,7 80% 8,0 4,0 2,7 2,0 1,6 1,3 1,1 1,0 0,9 0,8 90% 9,0 4,5 3,0 2,3 1,8 1,5 1,3 1,1 1,0 0,9 100% 10,0 5,0 3,3 2,5 2,0 1,7 1,4 1,3 1,1 1,0 De verhouding VK/IK is equivalent aan het begrip waarde-dichtheid. Wat is 1m 3 product waard of hoeveel waarde staat op een pallet? Voor laagwaardige producten moet men een relatief hogere marge vragen om uit de (voorraad) kosten te komen. Bij DORC, een producent van instrumenten voor oogoperaties kan de waarde van een pallet al gauw euro of meer zijn. Ruimtekosten spelen dan geen rol meer. Voor een DHZ zaak is dat vaak een heel ander verhaal. 2.3 Voorraadkosten als afweging bij het bepalen van de seriegrootte. Stel een onderneming verkoopt 1000 stuks van product A per jaar. De vraag naar het product is erg regelmatig. Hij koopt deze in bij een leverancier. Vraag is echter: in welke hoeveelheid? Koopt hij deze producten bijvoorbeeld in één keer of in 10 keer? Dit wordt een afweging tussen de voorraadkosten en bestelkosten. Stel dat we de voorraad opnieuw onder brengen bij de verlader. Dan zijn de voorraad kosten opnieuw de kosten zoals eerder gedefinieerd als in proces 2 in paragraaf 1. Echter vermeerderd met kapitaalkosten. Als we immers in grote series inkopen zal er gemiddeld meer geld in voorraad zitten. Daarnaast brengt het houden

6 5 van voorraad ook risico van incourantie met zich mee, die we ook op een of andere manier moeten meenemen. In de literatuur worden de voorraadkosten bij de bepaling van de seriegrootte gezien als een % van de inkooprijs van een product als we dit product een jaar op voorraad houden. Wanneer we de producten in ons voorbeeld in één keer (1000 stuks) bestellen liggen er gemiddeld per jaar 500 stuks op voorraad. Zie figuur 1. Bestellen we in 10 keer (series van 100 stuks) dan liggen er gemiddeld 50 stuks gedurende één jaar op voorraad. Daar staat wel tegenover dat we in het eerste geval maar één keer bestelkosten hoeven te maken en in het geval 10 keer. Soms is het verwarrend welke kosten aan de voorraadkosten en welke aan de bestelkosten moeten worden toegewezen. In het algemeen stelt de literatuur dat de voorraadkosten bestaan uit 3 componenten - Kapitaalkosten. - Ruimtekosten. - Risico gerelateerde kosten. Ad 1 Kapitaalkosten De kapitaalkosten zijn die kosten die de onderneming toekent aan het verkrijgen van geld. Vaak is dit diffuus. Een directeur/grootaandeelhouder kan geld in de zaak steken en genoegen nemen met 5%. Een investeringsmaatschappij wil daarentegen 22% zien. Een objectieve maatstaf kan de WACC (Weighted Average Cost of Capital) zijn, die de weerspiegeling is van de manier waarop een onderneming gefinancierd is. Deze ligt anno 2014 ergens tussen de 9 en 12% (basis praktijk onderzoek HBO _minor). We kunnen de kapitaalkosten echter ook als een management variabele zien. Hoge kapitaalkosten zullen leiden tot kleinere series. En lage kapitaalkosten leiden tot hoge voorraden. Ad 2 Ruimtekosten Eigenlijk zijn dit de voorraadkosten zoals gedefinieerd in paragraaf 1. Dit zijn alle kosten die gemaakt worden nadat de goederen in de stellingen gezet zijn totdat ze weer uit de stellingen gehaald worden voor verkoop. Wanneer we er van uitgaan dat alle kosten variabel zijn (bijvoorbeeld bij externe opslag) zijn deze eenvoudig te bepalen. Dit zijn immers de kosten per pallet, die door de dienstverlener in rekening worden gebracht. Wanneer de voorraad bijvoorbeeld één miljoen euro waard is (inkoopwaarde) en de dienstverlener hiervoor jaarlijks euro opslagkosten in rekening brengt, zijn de ruimtekosten gelijk aan 10%. Als alle ruimtekosten als vast worden gezien zouden de ruimtekosten nul zijn. Het magazijn en medewerkers zijn er toch. Het effect van deze laatste veronderstelling is dat de seriegroottes hoog zullen zijn. Het kost immers niet veel om voorraad aan te houden. Ad 3 Risico kosten De derde component zijn kosten verbonden aan het risico van het houden van voorraad. Deels zijn dit verzekeringen, maar het grootste deel wordt gevormd door de kosten van incourantie. In principe zijn deze eenvoudig te bepalen. De CFO bepaalt per jaar voorzieningen incourant en hiermee kan het % bepaald worden dat we moeten meenemen bij de voorraadkosten. Stel opnieuw dat de voorraad één miljoen euro waard is en de controller per jaar euro reserveert voor afschrijvingen op de voorraad. Dan bedragen de risico kosten minimaal 5%. Er wordt immers ook nog betaald aan verzekeringen en zal er schade/bederf/diefstal optreden.

7 6 Hiervoor moeten we dan nog een paar procent meenemen. De controller kan ongetwijfeld zeggen hoe veel. De totale voorraadkosten voor de berekeningen 2.4 Een of meerdere percentage voorraadkosten? Vaak nemen bedrijven één percentage voorraadkosten voor álle producten. Voor de kapitaalkosten zal inderdaad gelden dat deze voor elk product hetzelfde zullen zijn. Voor ruimtekosten en kosten incourant zal dat anders zijn. Als we naar de ruimtekosten kijken komt het begrip waarde-dichtheid weer naar voren. Een pallet met pincetten voor oogoperaties heeft een heel andere waarde dan een pallet bakstenen. Bij de pincetten zullen de ruimtekosten verwaarloosbaar zijn, voor de bakstenen is dit een heel ander verhaal. Het is daarom beter om 3 percentages te nemen: een hoog percentage voor producten met een lage waarde-dichtheid, een laag percentage voor producten met een hoge waarde-dichtheid en een gemiddeld percentage voor producten met een gemiddelde waarde-dichtheid. Waarbij we natuurlijk moeten nadenken over de begrippen hoog, laag en gemiddeld. Iets soortgelijks vinden we bij de kosten incourant. De controller treft voorzieningen maar deze worden dan alleen gebruikt voor producten met een hoog risico incourant. Smartphones hebben een hoog risico incourant vanwege hun korte levenscyclus. Kabeltjes daarentegen zullen een laag risico incourant hebben. Analoog aan de ruimtekosten kunnen we aan producten een hoog, gemiddeld of laag risico incourant-percentage meegeven. We kunnen ruimtekosten en risico incourant combineren, waardoor we in principe 9 percentages voor voorraadhouden kunnen bepalen. Zie tabel 2. Lage WD Gem WD Hoge WD Laag risico Gem Risico Hoog risico Tabel 2 Verschillende % voorraadkosten op basis van Risico en Waarde dichtheid En we kunnen beide soorten kosten (ruimte en risico incourant) combineren zoals weergegeven in tabel 3. We zouden dan theoretisch gezien 9 verschillende percentages voor voorraadhouden kunnen vinden. R2 stelt de ruimtecomponent voor (%) en R3 de risico component. Lage WD Gem WD Hoge WD Laag risico R3 klein Gem Risico R3 gem Hoog risico R3 groot R2 groot R2 gem R2 klein Tabel 3 Het negen-vlaks model voor voorraadkosten In het negen-vlaks model vinden we twee interessante cellen. Rechtsboven in cel 3 staan dure producten met een laag risico incourant. Daar spelen eigenlijk alleen de financieringskosten een rol. (R2 en R3 zijn klein). Links onder in cel 7 vinden we producten die laagwaardig zijn en ook nog eens een groot risico incourant hebben. Daar zullen

8 7 de risico en ruimte component juist heel hoog moeten zijn om te voorkomen dat er (te) grote series ingekocht worden. Voor de overige cellen kan men volstaan met een gemiddeld percentage. 3 Bestelkosten Bij het bepalen van de correcte seriegrootte moeten de voorraadkosten afgezet worden tegen de bestelkosten. Vaak is onduidelijk welke kosten meegenomen moeten worden bij het bepalen van de bestelkosten. Maar figuur 1 geeft uitsluitsel. Dit zijn alle kosten die een onderneming maakt vanaf het maken van de bestelling tot en met het tijdstip dat de bestelling in het magazijn beschikbaar is. Het zijn dus kosten die door de bestellers gemaakt worden, de transportkosten van de producent naar de leverancier, de kosten voor het lossen en controleren van de ontvangen goederen en het wegzetten van de goederen in het magazijn. Men kan een eerste ruwe schatting maken door te kijken naar alle gemaakte kosten in proces 1 en dit te delen door het aantal bestelde (order) regels. Een voorbeeld voor het bepalen van bestelkosten Stel bijvoorbeeld dat er op de inkoopafdeling 5 mensen werken, die 60% van hun tijd bezig zijn met het plaatsen en opvolgen van bestellingen. Dat zijn in totaal 3 FTE s. Stel verder dat er 1,5 FTE nodig zijn voor ontvangst en controle en dat er 3 vorkheftruck-chauffeurs zijn die voor 40% (in totaal 1,2 FTE) van hun tijd bezig zijn met het transport van de vrachtauto naar de stellingen en in het de stelling zetten van de producten. In totaal zijn er dan 5,7 FTE bezig met in de inkomende stroom. Uitgaande van brutoloonkosten zijn dat ca loonkosten. Misschien zijn er dan nog variabele kosten per jaar zodat de totale variabele kosten zijn. Als er dan per jaar orders geplaatst en ontvangen worden zijn de bestelkosten 50 per orde. Bij gemiddeld 5 orderregels per order komen we in dit voorbeeld uit op 5 per orderregel. Natuurlijk zijn dit gemiddeldes maar het geeft een goede eerste indicatie. Op deze manier kan men een gemiddelde bepalen. Dit kan gebruikt worden als de gemaakte kosten niet sterk afhangen van de grootte van de order of de transport modaliteit. De capaciteitsbenadering van bestelkosten Naast bovenstaande benadering is er ook een capaciteitsbenadering. In dit geval kijken we naar de daadwerkelijke tijd die de diverse functionarissen nodig hebben voor de diverse werkzaamheden in het bestelproces. Vervolgens kunnen we deze tijden vermenigvuldigen met de loonkosten. In principe zouden de gemiddelde benadering en de çapaciteitsbenadering niet veel mogen verschillen. In praktijk kunnen we deze capaciteitsbenadering gebruiken om bottlenecks in het proces op te sporen. Waar gaat het mis als we het aantal inkooporders zouden willen vergroten? Kan de ingangscontrole dit niet aan of de vorkheftruckchauffeurs? Net als bij de voorraadkosten hoeven we niet voor alle producten dezelfde bestelkosten te hanteren. Voor producten, die altijd per container geleverd worden kan men andere kosten hanteren dan producten die altijd per vrachtauto komen. Of aan producten waar duidelijk een andere handling vereist is kan men ook andere bestelkosten toekennen.

9 8 4 Joint Replenishment Soms ligt het nog wat complexer. Leveranciers willen bijvoorbeeld alleen franco leveren boven een bepaalde bestelwaarde of de inkopende partij wil alleen in Full Truck Loads of Full Container Loads inkopen. Dan zal men vaker nog dingen gaan inkopen die men niet meteen nodig heeft maar wel in de nabije toekomst. Opnieuw wegen we dan bestelkosten en voorraadkosten voor deze niet meteen noodzakelijke producten tegen elkaar af. Maar het kan eenvoudiger. Het is bekend dat de EOQ (Economic Order Quantity) aanpak om seriegroottes te bepalen erg robuust is (Durlinger [2014]). We mogen rustig 25% van de optimale seriegrootte afwijken zonder dat de bijbehorende kosten sterk zullen afwijken van het minimum. Dus we kunnen rustig de seriegroottes (zeker voor runners) vergroten. De lezer vindt meer hier over in Durlinger[2015]. 5 Samenvatting In dit artikel is nader ingegaan op het bepalen van de voorraadkosten voor financiële resultaten, margebepaling en ten behoeve van de berekening van de inkoopserie en de bestelkosten. Grondslag is de procesbeschrijving waarbij de bestelkosten, die kosten zijn vanaf het plaatsen van de bestelling t/m het in de stelling zetten van de bestelde goederen n de stelling. De voorraadkosten (kapitaalkosten, ruimte kosten, risicokosten) zijn die kosten, die gemaakt worden om de voorraden in het magazijn te beheren. Bij de margebepaling hebben we gekeken naar de verhouding tussen voorraadkosten en purchasekosten en de relatie met de marge. Voor het berekenen van de inkoopserie werd aangegeven dat er op basis van waarde dichtheid en risico gedifferentieerde voorraadkosten gebruikt kunnen worden. Producten met een hoge waarde-dichtheid en een laag risico incourant kennen in principe alleen kapitaalkosten. Aan de andere kant zullen producten met een lage waarde dichtheid en een hoog risico een hoge opslag moeten krijgen. Bij de bestelkosten werd een aggregaat benadering behandeld waarbij de totale bestelkosten gedeeld worden door het totaal aantal orders of orderregels. Daarnaast de capaciteitsbenadering waarbij we in detail naar de tijd kijken, die nodig is voor de diverse deelprocessen binnen het inkoopproces. 6 Literatuur Durlinger P.P.J. [2014] Productie- en Voorraadbeheer 2 Durlinger P.P.J. [2015] De EOQ voor meer producten en onder beperkingen