INSTRUCTIE ABC-ANALYSE. April 2016 v2. paul durlinger INSTRUCTIE ABC-ANALYSE April 2016 v2

Transcriptie

1 0 INSTRUCTIE ABC-ANALYSE April 2016 v2 paul durlinger

2 1 Instructies voor het maken van een ABC analyse 0 Inleiding In dit paper zetten we het maken van de ABC-analyse zoals behandeld tijdens de cursus nog eens op een rijtje. Als de lezer de stof in praktijk wil gaan brengen gaan we van uit dat de lezer de functies Sorteren en de Draaitabel binnen Excel beheerst. Zo niet dan raad ik de lezer het boek Data-analyse met Excel voor Dummies [Nelson, 2007] aan. Het doel van een ABC-analyse is onderscheid maken tussen belangrijke en onbelangrijke producten. (Zie ook Durlinger [2014]). En (on)belangrijk vanuit aandacht oogpunt. Aan belangrijke producten willen we aandacht besteden, aan onbelangrijke niet. De manier waarop we producten classificeren als A,B of C (of X,Y en Z) hangt af waarvoor we de analyse gebruiken. Twee belangrijke analyses zijn assortimentsbeheer en voorraad-analyses. In dit paper behandel ik in par. 1 de ABC-XYZ analyse voor assortimentsbeheer en par. 2 de ABC-analyse voor voorraad analyses. In par. 3 geef ik een paar presentatie-tips. In par 4 staan enkele referenties 1 Welke data hebben we nodig? Het hangt er maar van af wat we willen gaan bepalen maar voor de belangrijkste analyses hebben we per SKU/artikel de volgende gegevens nodig. - Artikelnummer/omschrijving - Afzet laatste 12 maanden in stuks - Inkoopwaarde van deze afzet in - Totale sales van deze afzet gedurende de laatste 12 maanden in - Totale marge van deze omzet (is totale sales-totale inkoop) - Voorraad in stuks - Voorraadwaarde in We hebben is de Excel-file Instructie ABC voorbeeld 100 producten opgenomen. In figuur 1 staan de eerste 6 artikelen opgesomd. Figuur 1 Eerste 10 artikelen van file ABC-voorbeeld.xls) Deze file gaan we nu gebruiken in de rest van dit paper 2 ABC XYZ analyse voor assortimentsbeheer Op de eerste plaats gaan we kijken naar de benodigde gegevens. In de cursus hebben we laten zien dat omzet en marge de belangrijkste criteria zijn, op grond waar va het MT moet beslissen of een product in het assortiment thuishoort. In sommige gevallen lijkt het moeilijk om de marge voor een SKU te bepalen omdat voor eenzelfde SKU bij verschillende klanten verschillende marges worden gemaakt. Voor de assortiments-analyse op SKU-niveau is dit niet van belang. Het gaat er om hoeveel

3 2 totale marge er per SKU wordt gemaakt. We geven een voorbeeld aan de hand van een (meegeleverde) database. In deze database zitten 100 SKU s met een totale Sales (omzet) van ca , een totale inkoop van en dus een totale bruto marge van onderstaande figuur 1 staat een gedeelte van een werkblad. Figuur 1 Start ABC-analyse Als eerste gaan we de artikelen sorteren op Sales (omzet). In mijn voorbeeld is dit sorteren op kolom F met als resultaat figuur 2. Figuur 2 Data gesorteerd op Sales Nu moeten we beslissen wanneer we een product A,B of C noemen. Ik kies voor een pragmatische aanpak en noem een product A-artikel wanneer het minstens een bepaalde omzet heeft gehaald. In dit voorbeeld zijn artikelen A wanneer ze meer dan 5000 omzet behaald hebben. Deze classificatie staat in mijn Excel sheet in kolom K (ABC Sales ). Zie figuur 3. Figuur 3 Data gesorteerd op sales met toegevoegd ABC-Sales Een artikel heet C wanneer het een lagere omzet heeft gehaald dan minder dan 500. Voor een voorbeeld zie figuur 4. Figuur 4 Overgang van B naar C-artikel En de artikelen die niet A of C zijn noemen we B-artikelen. De grenzen en 500 zijn min of meer willekeurig gekozen. Dit ligt voor elke situatie anders maar de gebruiker moet ervoor waken dat er niet te veel A-artikelen uit de analyse komen. Maar u mag natuurlijk ook de artikelen die de bovenste 80% van de omzet maken een A-artikel noemen. En de artikelen die verantwoordelijk zijn

4 3 voor de laatste 5% van de omzet C-artikel noemen. Of welke verhouding dan ook. Om dit eenvoudig te doen moeten we twee kolommen toevoegen aan het spreadsheet. Deze twee nieuwe kolommen noemen we Sales cum en Sales cum %. In figuur 5 hebben we dit gedaan en we raden de lezer aan even goed te kijken naar deze figuur en vervolgens de uitleg onder de figuur goed lezen. Figuur 5 Cumulatieve sales in en % Kolom G bevat de cumulatieve sales. Het artikel 31 heeft de hoogste sales: zoals u kunt zien in cel F2. Datzelfde getal staat ook in G2. Het artikel met de op een na hoogste sales is artikel 96 met een sales van De sales van deze twee artikelen samen is ; het getal dat we vinden in cel G2. En het volgende artikel heeft een sales van (cel F4). Dus de eerste drie artikelen doen samen (cel G4). Op deze manier wordt kolom G opgebouwd. Nu kunnen we ook uitzoeken hoeveel de eerste 3 producten procentueel doen. De totale sales van de 100 producten is ietsjes meer dan Dus het eerste product doet: / = 0,21 = 21% De eerste drie producten doen samen Procentueel is dat: / = 0,48 = 48% Op deze manier is kolom H opgebouwd. We kunnen nu kijken waar de 80% ligt. Met andere woorden hoeveel producten zijn verantwoordelijk voor 80% van de omzet. In ons geval (zie figuur 5) zijn dat de eerste 8 producten. In de volgende figuur kijken we naar B- en C-producten. Figuur 6 B- en C producten Nu zien we dat de laatste 82 artikelen verantwoordelijk zijn voor ca 5% van de sales. We kunnen elke willekeurige grens (70,80 of 90%) gebruiken. In praktijk lijkt echter de eerste methode waarbij we grens laten afhangen van de omzet in Euro s gemakkelijker uit te leggen.

5 4 Sorteren op marge Hetzelfde doen we nu met de marge. We sorteren op kolom G, totale marge. En vervolgens classificeren we de producten op basis van de marge. We geven een voorbeeld in figuur 7. Figuur 7 Data gesorteerd op totale marge Bij de marge liggen de grenzen als volgt. Totale marge hoger dan is het een A-product. Totale marge lager dan 100 is het een C-product. En wat overblijft zijn B-producten. Ook hier kunnen we een verdeling op basis van percentages te maken. Op de cursus hebben we gezien dat een product dat op beide criteria een A scoort een X-product is. En een product dat op beide criteria een C- scoort een Z-product. Ik geef nog eens de totale tabel. Omzet A B C A X X Y B X Y Z C Y Z Z Tabel 1 De XYZ tabel In Excel zit een schitterende functie om deze tabel in een keer te maken. De draaitabel (of pivot table) heeft een groot aantal mogelijkheden om goede overzichten te maken. Een eerste overzicht laat zien hoeveel producten in de afzonderlijke cellen staan. Dit is heel eenvoudig te maken met de draaitabel. In ons geval ziet dit er als volgt uit: (let op! In Excel is de weergave verschillend maar het is heel eenvoudig de gegevens over te nemen en in een tabel te zetten) Omzet A B C TOT Tabel 2 De XYZ classificatie met in de cellen het aantal producten De tabel In dit voorbeeld zijn er 16 X-producten (AA+AB+BA), 24 Y-producten (AC, BB, CA) en 60 Z- producten (BC + CB +CC). Maar we kunnen meer te weten komen. De draaitabel optie kan niet alleen het aantal producten per cel weergeven maar ook de totale omzet en marge per cel.

6 5 Dat geeft het volgende resultaat (tabel 3) waarbij we al een beetje afgerond hebben. A #14 Omzet 556K 189K Omzet #2 Omzet 9K 3K B #24 Omzet 27K 7K #6 Omzet 3K 1K C 54 Omzet 6K 1K TOT #14 Omzet 556K 189K #26 Omzet 36K 10K #60 Omzet 9K 2K #16 Omzet 565K 192K #30 Omzet 30K 8K #54 Omzet 6K 1K #100 Omzet 601K 201K Tabel 3 XYZ- analyse met in de cellen aantal producten, totale omzet, totale marge. De absolute waarden zijn voor management interessant maar ook zeker de procentuele waarden. Ook hier helpt Excel. De draaitabel functie kan absolute waarden meteen vertalen naar percentages. In tabel 4 staan de waarden van tabel 4 maar nu in percentages. A #14% Omzet 93% 94% Omzet #2% B #24% Omzet 4,5% 3,5% #6% Omzet 0,5%K 0,5% C #54% TOT #14% Omzet 93% 94% #26% Omzet 5,5% 4,5% #60% Omzet 1,5% 1,5% #16% Omzet 94% 95% #30% Omzet 5% 4% #54% #100% Omzet 100% 100% Hoeveel voorraad ligt waar? Tabel 4 Data van tabel 3 maar nu procentueel Nu kunnen we ook de voorraden gaan meenemen om te kijken of de voorraden dáár liggen waar ze zouden moeten liggen. In de oorspronkelijke Excel file staat ook hoeveel voorraad er voor de diverse

7 6 producten ligt. De draaitabel kan deze ook weergeven en dan vinden we tabel 5. A #14% Omzet 93% 94% Voorraad 93% Omzet #2% Voorraad 2% B #24% Omzet 4,5% 3,5% Voorraad 3% #6% Omzet 0,5%K 0,5% Voorraad 1% C #54% Voorraad 1% TOT #14% Omzet 93% 94% Voorraad 93% #26% Omzet 5,5% 4,5% Voorraad 5% #60% Omzet 1,5% 1,5% Voorraad 2% #16% Omzet 94% 95% Voorraad 95% #30% Omzet 5% 4% Voorraad 4% #54% Voorraad 1% #100% Omzet 100% 100% Voorraad 100% Tabel 5 Data gelijk aan tabel 4 maar nu ook de voorraad toegevoegd. In dit gestileerde geval ziet alles er mooi verdeeld uit maar ik beloof de lezer dat dit voor de eigen situatie (helaas) zelden het geval zal zijn. In de volgende paragraaf kijken we naar een XYZ-analyse voor voorraad analyse doeleinden. 3 ABC XYZ analyse voor voorraadbeheer Een tweede interessante toepassing is een voorraad-analyse. Door te sorteren op voorraadwaarde, kunnen we zien waar het meeste kapitaal zit opgesloten. Maar voorraadwaarde alleen zegt niet zo veel. Is het bijvoorbeeld erg dat we van product XYZ, op voorraad hebben liggen? Nee, dat is niet erg als we per week voor verkopen. Ja, het is wel erg als we per week voor 500 verkopen. En omgekeerd; is het erg als we voor product ABC een voorraad hebben liggen van 100? Nee, als we per week voor 25 verkopen. Verkopen we per week echter voor kunnen we een probleem hebben. We moeten de voorraadwaarde dus koppelen aan de omzet om een beter beeld te hebben van de kwalitatieve waarde van de voorraad. Een mogelijke indicator is de omloopsnelheid of het aantal weken dat we aan voorraad hebben liggen. Dit laatste getal noemen we WOH (Weeks on Hand) Deze kunnen we bepalen via de formule: WOH = Voorraad in stuks / (afzet in stuks / 50) Of WOH = voorraadwaarde in / (inkoopwaarde in / 50 Eerst sorteren we de artikelen op voorraadwaarde van hoog naar laag en geven vervolgens een ABC classificatie. In dit voorbeeld is een artikel een A-artikel als de voorraadwaarde groter is dan 1000 en een artikel is C als de voorraadwaarde lager dan 100. En de artikelen met een voorraadwaarde tussen 100 en 1000 zijn B.

8 7 De bovenste 4 artikelen geven we weer in figuur 6. Figuur 6 Top 4 artikelen op basis van voorraadwaarde in Analoog voeren we een ABC-analyse uit op WOH. Artikelen met meer dan 26 weken voorraad noemen we A en artikelen met minder dan 4 weken voorraad noemen we C. De rest noemen we B. In figuur 7 laat ik de bovenste 4 artikelen zien als we rangschikken op WOH. Figuur 7 Top 4 artikelen op basis van WOH Bovenaan komen we altijd een paar rare getallen tegen omdat de Week On Hands waarde oneindig is als er geen voorraad ligt. Excel geeft dit aan door de opmerking #DEEL/0! En nu wordt het tijd voor een nieuwe XYZ maar nu op basis van voorraadwaarde en WOH. We geven in tabel 6 eerst alleen het aantal SKU s weer. Bekijk de figuur en denk nu na over wat hier staat. SKU s Vrd WOH A B C TOT Tabel 6 SKU s per cel bij criteria Voorraadwaarde en WOH

9 8 Nu gaan we per cel ook nog eens de totale omzet en de totale voorraadwaarde weergeven. Dan vinden we het resultaat van tabel 7 Vrd A #4 Omzet 130K Vrd 90K B #7 Omzet 2K Vrd 1K C #10 Omzet 0K TOT #14 Omzet 132K Vrd 91K WOH #10 #2 Omzet 343K Omzet 73K Vrd 55K Vrd 5K #14 Omzet 18K Vrd 4KK #37 Omzet 8K Vrd 1 K #26 Omzet 370K Vrd 60K #2 Omzet 18K 14 Omzet 6K #60 Omzet 97K Vrd 5K #16 Omzet 546K Vrd 150K #23 Omzet 38K Vrd 5K #54 Omzet 14K Vrd 1K #100 Omzet 601K Vrd 156K Tabel 7 XYZ-analyse op basis van voorraadwaarde en WOH in en # En dat doen we ook nog eens procentueel zoals weergegeven in tabel 8. Vrd A #4% Omzet 22% Vrd 57% B #7% Omzet 2K Vrd 1K C #10 Omzet 0K TOT #14 Omzet 132K Vrd 91K WOH #10% #2% Omzet 57% Omzet 12% Vrd 36% Vrd 3% #14% Omzet 3% Vrd 4KK #37 Omzet 8K Vrd 1 K #26 Omzet 370K Vrd 60K #2% Omzet 3% 14 Omzet 6K #60 Omzet 97K Vrd 5K #16% Omzet 91% Vrd 96% #23% Omzet 3% Vrd 5K #54 Omzet 14K Vrd 1K #100 Omzet 601K Vrd 156K Tabel 8 XYZ-analyse op basis van voorraadwaarde en WOH in % En dan nu de hamvraag. Wat zeggen we tegen het management? Als we dit zo maar presenteren zullen ze door de bomen het bos niet meer zien. Bedenk dat zij in eerste instantie de grote lijn willen zien. Dus moeten we ook de grote lijn presenteren.

10 9 3. Presentatie tips Maar voor het management is tabel 8 al vaak te gedetailleerd. Zij kijken meer naar de grote lijn. Dus we ronden nog meer af! Een management samenvatting zou eruit kunnen zien als in tabel 9. A #14 Omzet Omzet #2 Omzet 30 0 B #24 Omzet C #54 Omzet 10 0 TOT #14 Omzet #26 Omzet #16 Omzet 550K 190K #6 #30 Omzet 30K 10K #60 Omzet 10 0 #54 Omzet 10K #100 Omzet 600K 200K Tabel 9 Management samenvatting Nu is het zaak om het management te wijzen op interessante cellen. Dit zijn meestal de cellen AA (de X-producten) en CC (de Z-producten). In cel AA zien we dat een klein percentage van de producten zorgt voor een groot percentage van de omzet en marge. In cel CC zien we juist het tegenovergestelde. Een groot percentage van de producten draagt vaak maar marginaal bij aan omzet en marge. Vaak is het ook interessant om een nieuwe ABC analyse te maken voor de de AA-producten en de CC-producten, zoals weergegeven in figuur 10. Daarmee zoomen we nog meer in op de belangrijkste producten (de A-producten binnen de AA-producten en C producten binnen de CC-producten. Figuur 10 ABC op A en C-producten Natuurlijk presenteren we de resultaten in een PowerPoint presentatie. Excel-sheets zijn uit den boze.

11 10 4. Literatuur Nelson S. [2007] Excel data analyse voor Dummies Wiley Durlinger P.P.J. [2014] Productie- en Voorraadbeheersing II : Voorraadbeheer