HANDLEIDING VOOR STANDHOUDERS

Transcriptie

1 HANDLEIDING VOOR STANDHOUDERS IJSSELHALLEN ZWOLLE Woensdag 8 februari 2017 tot en met zondag 12 februari 2017 Beurstijden: donderdag t/m zaterdag uur zondag uur Second Events Pagina

2 INHOUDSOPGAVE Pagina 3 Pagina 4 Pagina 5 Pagina 6 Pagina 7 Pagina 8 Pagina 9 Pagina 10 Pagina 11 Pagina 12 Belangrijke data Belangrijke telefoonnummers en adressen, parkeren Toegangskaarten en Promotie Flyeren, adverteren, social media Demonstraties, workshops, catering, toiletten, plattegrond, standhouderslijst Bijzonderheden, standbouwvoorschriften en vergunningen Beursreglement Aanmelding demonstraties Bestelformulier diverse benodigdheden Routebeschrijving Second Events Pagina

3 BELANGRIJKE DATA Naam evenement Consumentenbeurs Handwerkbeurs Duur Donderdag 9 t/m zondag 12 februari 2017 Openingstijden beurs Donderdag t/m zaterdag tot uur, zondag tot uur Hallen Aa-hal (6286 m2) en Diezehal (2385 m2) Opbouw eigen stand Woensdag 8 februari 2017 vanaf tot uur Inrichting standbouw Woensdag 8 februari 2017 vanaf tot uur Standbouw via IJsselhallen, bijzondere aanvragen via Second Events Openingstijden hallen Woensdag 8 februari 2017 voor deelnemers met eigen standbouw van 9.00 tot uur (uitsluitend op 8 februari) Woensdag 8 februari 2017 voor deelnemers met kant-en-klare standbouw van tot uur (uitsluitend op 8 februari) Donderdag 9 februari 2017 vanaf tot uur Vrijdag 10 februari 2017 vanaf tot uur Zaterdag 11 februari 2017 vanaf tot uur Zondag 12 februari 2017 vanaf uur tot uur Standhouders dienen tijdens beursdagen om uur aanwezig te zijn. U komt binnen via standhouderingang D9, alleen op vertoon van een exposantenkaart. Het is niet toegestaan om via de hoofdingang naar binnen te gaan, zeker niet met karretjes en veel spullen. U hindert daarmee de bezoekers. Wijst u alstublieft ook uw stand personeel op het feit dat ze de standhouders ingang moeten gebruiken! Auto in de hal De hallen zijn niet toegankelijk voor auto s. Tijdens het op- en afbouwen zijn de laaddeuren geopend. Op beursdagen is ingang (laaddeuren) D9 (tussen stand 2 en 3) de ingang voor standhouders, deze sluit om uur. Het bestelde meubilair wordt dinsdaggeplaatst. Demontage Zondag 12 februari 2017 vanaf tot uur U dient uw stand niet eerder te ontruimen dan na afloop van de beurs. Vanaf uur zullen de transport- en nooddeuren geopend worden voor gebruik. Direct na afloop van de beurs wordt het meubilair uit de stand gehaald. Gelieve geen spullen achter te laten in de stand. Wij verzoeken u geen afval achter te laten in de beursruimte. Het is niet mogelijk om maandag nog groot materiaal op te halen in verband met bezetting van de hallen. Website Beveiliging Tijdens beursdagen is op alle dagen beveiliging aanwezig. Houdt u er rekening mee dat bij standhouders ingang D9 gecontroleerd wordt op exposantenkaarten (zie ook Openingstijden hallen hierboven). Indien u of uw personeel niet over persoonsgebonden en volledig ingevulde exposantenkaart beschikt, wordt de toegang geweigerd. Voor noodgevallen is de beveiliging en EHBO bereikbaar via de infobalie. Second Events Pagina

4 BELANGRIJKE TELEFOONNUMMERS EN ADRESSEN Organisatie Second Events De Haven CP Annen info@second-events.nl (0592) Beurscomplex Beurs inrichting IJsselhallen Postbus 490 Rieteweg AL Zwolle 8011 AB Zwolle info@ijsselhallen.nl (038) Fax: (038) Tanja Verhuur Havenstraat AM Zuidlaren (050) Fax: (050) Indien u meubilair (anders dan tafels en stoelen welke op het aanmeldingsformulier besteld kon worden) of inrichtingsartikelen wilt huren, dan kunt de website van leverancier Tanja Verhuur raadplegen op: U kunt daar rechtstreeks reserveren o.v.v. Handwerkbeurs Zwolle. Bereikbaarheid tijdens de opbouwdagen en beurs Het organisatiekantoor bevindt zich achter de kassa bij de hoofdingang. De volgende medewerkers zijn via hun mobiele nummers bereikbaar: Janet Vermist ( ) alle dagen, alle zaken Linda Redeker ( ), tijdens beursdagen, zaken m.b.t. standhouders Lina Redeker ( ) tijdens beursdagen, zaken met betrekking tot infobalie en workshops Peter Vermist ( ) tijdens beursdagen, zaken met betrekking tot de kassa Noodsituaties In noodsituaties kunt u altijd contact opnemen met de telefooncentrale (038) of rechtstreeks naar de volgende nummers bellen: Alarm 112 Politie (0900) 8844 Brandweer (038) Arts (038) De EHBO bevindt zich tegenover de ingang van het restaurant. Eventueel bereikbaar via portofoon die zich bij de infobalie bevindt. Parkeren Het parkeren wordt door de organisatie uitgekocht bij de IJsselhallen. Voor zowel standhouders als bezoekers is het parkeren gratis. Second Events Pagina

5 TOEGANGSKAARTEN, PROMOTIE Entree Parkeren Kortingskaarten Exposantenkaarten 10,00, kinderen tot 12 jaar zijn gratis onder begeleiding. Parkeren is voor zowel standhouders als bezoekers gratis. Er zijn kortingskaarten ad 1,00 in omloop gebracht. Als standhouder ontvangt u exposantenkaarten, hierop dient u zelf de naam en het standnummer te vermelden. De kaarten zijn persoonsgebonden. Deze geven u toegang tot de hal, ook buiten de beurstijden, dus op de opbouw dag en de demontage (geldige tijden zie pagina 3). De exposantenkaart dient u te kunnen tonen tijdens de opbouw, afbouw en beursdagen. Per stand unit van 6 m2 ontvangt u 4 exposantenkaarten gratis. Voor ieder gecontracteerde 6 vierkante meters standruimte boven de eerste 6 m2 ontvangt de deelnemer één kaart gratis. De exposantenkaarten mogen uitsluitend worden verstrekt aan personen die behoren tot het bedrijf of de organisatie van de deelnemer. Bij misbruik kunnen de kaarten onmiddellijk door de organisatoren worden ingetrokken. Extra kaarten zijn te bestellen op de bestellijst. Indien u geen exposantenkaart heeft, zult u geen toegang krijgen tot de hal. Informatie over beveiliging vindt u op pagina 3. De kaarten dienen na afloop van de beurs vernietigd te worden. Entreekaarten Er zijn fysieke entreekaarten (voor bezoekers) beschikbaar. Standhouders kunnen deze kopen met korting, namelijk voor 7,00 incl. BTW. De prijs aan de kassa is 10,00, voorverkoop is 9,00. PROMOTIE Advertenties De beurs wordt landelijk onder de aandacht gebracht met de volgende advertenties: * Stitch at Home - december 2016 * Hobby Handig januari 2017 * Quilt en Zo januari 2017 * Borduurblad december 2016 * Burda Style 2/2017 * Anna advertentie + spread in december 2016 * Simply Breien, Simply Haken en Simply Naaien - elk 2 pagina's in december 2016/januari 2017 * Quiltnieuws - december 2016 * Handwerken zonder Grenzen - november 2016 * Quilt-idee - december 2016 * Wieke Magazine - najaar 2016 * TRUI magazine - winter 2016 (1 december 2016) * Tina - verschijnt 2 februari 2017Daarnaast worden via websites en verenigingsbladen van o.a. Landelijk Weefcontact, Plattelandsvrouwen, Merklappenvereniging Merkwaardig etc. de beurs aangekondigd. Regionaal In de regio Zwolle worden 60 TwoSigns en driehoeksborden geplaats. Dit gebeurt 7-14 dagen voor aanvang van de beurs. Persbericht Eind januari 2017 wordt het officiële persbericht uitgegeven via Nieuwsbank.nl en verspreidt via het ANP naar diverse bladen, kranten en instanties. Internet: Op internet worden vele links naar de website gegenereerd. Tevens wordt de beurs opgenomen in diverse internet agenda`s. Second Events Pagina

6 Social Media De Handwerkbeurs heeft een Twitter volgers. Er wordt door de organisatie, bezoekers en exposanten getwitterd met #handwerkbeurs. De Facebook Pagina heeft 9313 likes ( ). De nieuwsbrief voor consumenten heeft abonnees. Free publicity Kaarten Beursmagazine N.a.v. persberichten wordt zgn. free publicity gegenereerd. Er zijn kortingskaarten/flyers beschikbaar. Indien u meer nodig heeft dan u hebt ontvangen, dan kunt u dat via het formulier of via aanvragen. Het beursmagazine wordt gedrukt in een oplage van stuks. Hiervan worden ca voorafgaand aan de beurs (10-14 dagen) toegezonden aan geregistreerde adressen. De overige exemplaren worden bij binnenkomst aan bezoekers uitgedeeld. Adverteerders ontvangen een bewijsexemplaar. FLYEREN TIJDENS DE BEURS Zoals gebruikelijk vindt u de infobalie bij de ingang van de Aa-hal, in de gang (voor restaurant). De infobalie is het centrale meldpunt voor bezoekers en standhouders. Voor bijvoorbeeld verloren voorwerpen of het inschrijven voor workshops. Hebt u ons nodig dan kunt u bij de infobalie vragen, deze is altijd bezet. Tevens vindt u daar de tafels waarop het Beursmagazine beschikbaar wordt gesteld aan bezoekers. Daarbij is ook plaats voor flyers of folders. Dit zijn echter betaalde plaatsen, u begrijpt dat iedereen flyers wil neerleggen. Het gebeurt helaas zeer regelmatig dat bezoekers hun eigen kaartjes of flyers neerleggen, zonder overleg. Dat is uiteraard niet toegestaan en deze worden weggehaald. Dit geldt ook voor flyers/folders/kaartjes van standhouders. In uw eigen stand mag u uiteraard zelf bepalen wat u neerlegt. Maar daarbuiten is het niet toegestaan om (gratis) te flyeren. Echter voor 150,00 excl. BTW kunt u flyers/folders neerleggen bij de ingang. De tafels worden door ons bijgehouden d.w.z. de magazines en flyers worden telkens aangevuld. Neem contact met ons op indien u hiervan gebruik wilt maken. Wij verwijzen u naar alle adverteer mogelijkheden: Second Events Pagina

7 DEMONSTRATIES, WORKSHOPS Demonstraties U kunt alleen demonstraties verzorgen in uw eigen stand. Hiervoor wordt geen externe ruimte beschikbaar gesteld. De demonstraties worden vermeld op de website en op het workshop overzicht. Op het formulier (mag via de post of scan en mail ) verzoeken wij u de naam en een omschrijving aan te geven, deze worden voor bovenvermelde items gebruikt. Ook kunt u aangeven op welke dagen u de demonstratie verzorgd, wellicht is dit niet op alle dagen mogelijk. Voor vermelding op de website kunt u een korte beschrijving en foto s en, deze worden erbij geplaatst. Workshops Er kunnen nog workshops worden gegeven, er is nog ruimte op de pleinen. CATERING EN TOILETTEN Het grote restaurant evenals het restaurant op de beursvloer zijn geopend tijdens beursdagen. Voor standhouders is standcatering beschikbaar. Formulieren hiervoor worden via toegezonden en op de website bij Downloads (onderaan de homepage) geplaatst. Dit is een service van de Horeca IJsselhallen en gaat buiten onze organisatie om. Bij de damestoiletten in de hal tegenover het restaurant (voorbij de infobalie) wordt het 1 e toilet aan de rechterkant gereserveerd voor standhouders. Dit wordt ook aangegeven. Dit betekent dat u als standhouder voorrang dient te krijgen indien er wachtenden zijn. Dit is natuurlijk wel afhankelijk van de medewerking van de mensen die wachten. OPENING VOOR PUBLIEK, TOILETTEN VOOR UUR Dagelijks (beursdagen) gaan de kassa en kaartcontrole open om 9.30 uur zodat bezoekers eerst koffie/thee kunnen drinken in het restaurant. Het restaurant bevindt zich in de gang, voorbij de infobalie. Daar zijn echter ook de dichtstbijzijnde toiletten. De gang naar de hal toe, wordt afgezet tussen 9.30 en uur zodat de bezoekers niet de beurs op kunnen. Het komt echter voor dat u als standhouder nog de toiletten wil bezoeken. Dat kan uiteraard, maar de afgezette doorgang is beveiligd. En dat bekend dat u uw exposantenkaart moet kunnen tonen. Zorg dat u deze bij de hand hebt, om problemen te voorkopen. PLATTEGROND EN STANDHOUDERSLIJST Voor de plattegrond verwijzen wij u naar de website. Helemaal onderaan de homepage/website staat Downloads. Indien u naar die pagina gaat, vindt u daar onder Voor standhouders de recente plattegrond. De exposantenlijst staat op de website onder Bezoekers en dan Standhouderslijst. Hierbij is ook een omschrijving van uw producten te zien, mocht u hier wijzigingen in aanbrengen, dan kunt u een sturen aan info@second-events.nl. Indien mogelijk worden de websites van de standhouders ook weergegeven. Wij stellen een link terug naar op prijs! Onder downloads vindt u ook verschillende afmetingen van de banners. Second Events Pagina

8 BIJZONDERHEDEN, STANDBOUWVOORSCHRIFTEN EN VERGUNNINGEN Bijzonderheden Op- en afbouw Op de voorlopige plattegrond (pagina 10) kunt u zien in waar uw stand zich bevindt. Tijdens de opbouw en demontage mogen geen toegangsdeuren en/of gangpaden geblokkeerd worden door materialen en/of transportmiddelen. De aan- en afvoerroute op het parkeerterrein en bij de transportdeuren dient u vrij te houden. U dient de instructies van onze hal- en parkeermedewerkers op te volgen. Tevens dient u uw stand/standruimte schoon achter te laten. Afval en papier dienen in de aanwezige containers gedeponeerd te worden. Beursdagen Brandblusmiddelen en brandkranen/haspels dienen altijd direct bereikbaar te blijven. Water, elektra en telecommunicatie aansluitpunten dienen altijd goed bereikbaar te zijn. Gasflessen, stralingsgevaarlijk en chemische stoffen of de stand zijn verboden. Nooduitgangen, gangpaden en uitgangen mogen op geen enkele wijze geheel of gedeeltelijk worden versperd. Presentatievoorschriften Eigen standbouw dient te bestaan uit tenminste een achterwand en zijwanden. Marktkramen of uitsluitend tafels zijn niet toegestaan. Standbouw Indien u een stand heeft afgenomen INCLUSIEF standbouw, dan zijn de volgende facilitaire zaken standaard voor u geregeld: 1. Wanden van wit kunststof (achterwand en zijwanden, 2,5 meter hoogte) 2. Frieslijst met naamsvermelding 3. Verlichting (1 duo-spot per 6 m2) 4. Stroomaansluiting 5. Vloerbedekking is aanwezig in de hal Indien u alleen standruimte heeft afgenomen, zonder kant-en-klare standbouw, dan is dat exclusief faciliteiten, u dient zelf voor de opbouw en inrichting te zorgen (vloerbedekking is aanwezig). Adviezen en tips Halverlichting De gehele halverlichting is tijdens de openingsuren van de beurs aan. Echter om tot een optimale presentatie van uw stand te komen adviseren wij u voldoende verlichting in uw stand (eigen standbouw) aan te brengen. Diefstal De periode direct na sluiting van de beurs is diefstalgevoelig, wij adviseren u daarom om ervoor te zorgen dat kostbaar materiaal direct na sluitingstijd veilig op te bergen of af te voeren. Elektriciteit, water en telefoon Elektriciteit is standaard toegankelijk in alle stands. Hebt u complete standbouw besteld, dan is dit ook incl. verlichting en contactdoos. Hebt u krachtstroom nodig voor bijv. zware apparatuur, dan kunt u hiervoor een offerte opvragen. Water is niet aanwezig, indien u water nodig bent voor bijv. een demonstratie, dan kunt u dit bij de toiletten halen. Een telefoonlijn is niet aanwezig in de stand. Internet Bij de receptie van de IJsselhallen zijn op donderdag en vrijdag internetkaartjes verkrijgbaar tegen contante betaling. De prijs is 24,95 voor een week of 15,95 per dag (prijzen onder voorbehoud van wijzigingen). In het restaurant is gratis Wifi beschikbaar. Second Events Pagina

9 BEURSREGLEMENT Tijdens de beursopbouw en de beursdagen, dient u rekening te houden met het volgende reglement. 1. Houdt u zich aan de opening- en opbouwtijden voor de opbouw dag, woensdag 8 februari 2017, welke vermeld zijn op pagina Tafels, stoelen en (extra kracht-) stroompunten dienen uiterlijk donderdag 4 februari 2017 besteld te zijn. Daarna is het niet meer mogelijk om materialen aan te vragen. De tafels en stoelen worden voor uur op woensdag 8 februari 2017 geplaatst zodat u direct kunt gaan inrichten. Wij verzoeken u met klem GEEN tafels en stoelen uit een andere stand of van een workshopplein te halen, deze zijn immers ook door iemand gereserveerd! Attendeer a.u.b. ook uw opbouw-mensen hierop! 3. De stands dienen op woensdag 8 februari 2017 te worden opgebouwd en ingericht. 4. Op zondag 12 februari 2017 dient de hal om uur leeg te zijn. 5. Tijdens de opbouw- en afbouw en tijdens de beurs mag er niet gerookt worden in de hallen. Hiervoor kunt u alleen buiten terecht (via de hoofdingang, het is verboden om de nooddeuren te gebruiken). 6. Deze beurs mag niet gebruikt worden voor het dumpen van overtollige partijen. Kortingen mogen op slechts 2 artikelen/merken gegeven worden van 15% maximaal. Verder dient u de normaal gehanteerde advies/winkelprijzen te gebruiken. De organisatie houdt zich het recht voor aanbiedingen te (laten) verwijderen. 7. Verkoop en promotie materiaal dient uitsluitend op de gehuurde standruimte geëxposeerd te worden. Het is niet toegestaan om dit buiten de stand te plaatsen. Wegens de volle bezetting van de beurs is dit absoluut niet toegestaan, wij zullen hierop controleren. 8. Tijdens de openingsuren voor het publiek dient de stand steeds geopend en bewaakt te zijn. 9. Alle standhouders dienen hun exposantenkaart (zie pagina 5) te allen tijde bij zich te dragen. 10. Uw stand dient op donderdagochtend 9 februari 2017 om 9.50 uur volledig ingericht te zijn. Indien de stand niet is ingericht houdt de organisatie zich het recht voor om exposant van deelname uit te sluiten en de ruimte voor andere doeleinden in te richten. 11. s Ochtends is standhouders toegang D9 (tussen stand 2 en 3) geopend, tot uur. Vanaf die tijd dient u als standhouder aanwezig te zijn. Informatie met betrekking tot de beveiliging vindt u op pagina 3. Uitsluitend toegang met exposantenkaart. 12. Wij verzoeken u geen afval achter te laten in de hal na afloop van de beurs. Tijdens de opbouw worden containers geplaatst die gebruikt kunnen worden. Indien na afloop van de beurs hoeveelheden afval wordt aangetroffen, ontvangt betreffende exposant een factuur van 180,00 voor het verwijderen van afval. 13. Indien u complete standbouw hebt besteld, denkt u dan om het gebruik van plakband op de wanden. Wanneer de wanden beschadigd worden achtergelaten, worden de kosten bij u in rekening gebracht. Controleer a.u.b. bij het inrichten van uw stand, of de wanden onbeschadigd zijn. Second Events Pagina

10 AANMELDINGSFORMULIER DEMONSTRATIES Hierbij laten wij weten een demonstratie te organiseren: Demonstratie naam: Omschrijving: Op welke dagen: Uiterste inzenddatum is woensdag 1 februari 2017 Bedrijfsnaam: Adres: Postcode/Plaats: Telefoon: Faxnummer: Of sturen naar: Second Events De Haven CP Annen Of en naar: info@second-events.nl Second Events Pagina

11 BESTELFORMULIER DIVERSE BENODIGDHEDEN Hierbij bestellen wij (alle prijzen zijn excl. BTW): Aantal: Omschrijving: Prijs per stuk: Kortingskaarten/flyers (kan ook via ) gratis Entreekaarten voor bezoekers 7,00 Extra exposantenkaarten 5,00 Tafels (indien bij aanmelding niet gereserveerd) 12,50 (bij aanvraag NA 1 februari is de prijs 17,50) Stoelen (indien bij aanmelding niet geres.) 7,00 (bij aanvraag NA 1 februari is de prijs 12,50) Extra duospot voor complete standbouw (indien bij aanmelding niet gereserveerd) 35,95 (bij aanvraag NA 1 februari en tijdens opbouwen/beursdagen is de prijs 39,95) Uw reserveringen staan op de factuur! Uiterste inzenddatum is woensdag 1 februari 2017 Bedrijfsnaam: Adres: Postcode/Plaats: Telefoon: Faxnummer: Of sturen naar: Second Events De Haven CP Annen Of en naar: info@second-events.nl Second Events Pagina

12 ROUTEBESCHRIJVING De IJsselhallen Zwolle ligt op ongeveer 100 km afstand van Amsterdam, Utrecht, Den Bosch, Arnhem, Enschede, Leeuwarden en Groningen. Doordat het complex direct gelegen is aan de A28, is het vanuit alle windstreken optimaal bereikbaar. Neem vanaf de A-28 de afslag Zwolle-Centrum en volg de ANWB-borden IJsselhallen-Zwolle. Op het afgesloten parkeerterrein zijn parkeerplaatsen (Inter)nationaal bereikbaar Vanaf Luchthaven Schiphol/Amsterdam Airport vertrekken ieder half uur treinen naar het NS station Zwolle. Het IJsselhallen-complex ligt op tien minuten loopafstand van het station. Second Events Pagina