Via Groene Weide naar meer Zelfstandige Teams

Transcriptie

1 Via Groene Weide naar meer Zelfstandige Teams In maart 2014 is De Zorggroep in de verzorgingshuizen Meeuwbeemd en Sinselhof gestart met acht kleine teams, om intramuraal onze eerste ervaring op te doen naar meer zelfstandigheid. Deze eerste teams zijn met beperkte kaders gestart en daarom spreken we van een Groene Weide, waarbinnen we nog een aantal onderdelen wilden ontdekken over kleine zelfstandige teams. De Zorggroep stond geheel 2014 in het teken van de reorganisatie om van vijf regio s te komen tot drie zorgsectoren en de ondersteunende concerndiensten (EAD, Servicebedrijf, PR-Communicatie& Marketing, HRM). Cliënten en familie vinden het prettig en fijn om overwegend vaste medewerkers te ontmoeten. Medewerkers zien en merken de meerwaarde van kleine teams. Men voelt zich steeds meer verantwoordelijk voor elkaar en de cliënten waar men werkzaam voor is. Ondanks alle veranderingen en onzekerheden waren dit al na drie maanden de eerste signalen. Deze geluiden zijn gedurende de omslag sterker geworden en daar mogen we met z n allen trots op zijn! Profiel De Zorggroep is in 2008 ontstaan uit een fusie van drie zorgorganisaties. Sinds 1 januari 2015 bestaat de organisatie uit drie zorgsectoren: - Groene Kruis Thuiszorg (GKT) met als subsector Groene Kruis Ondersteuning Thuis, - Zorg voor mensen met Dementie/Niet-aangeboren hersenletsel (NAH) en - Somatiek-Geriatrische Revalidatiezorg (GRZ) en Expertise Behandelcentrum (EBC). De sectoren worden ondersteund door de concerndiensten. De verdere ontwikkeling vindt plaats in De Zorggroep werkt in Noord- en Midden-Limburg en levert zorg aan ruim voornamelijk oudere cliënten in verpleeg- en verzorgingshuizen en aan cliënten extramuraal. De organisatie bestaat uit 36 locaties voor verplegen, verzorgen, wonen, waaronder een hospice. Bij De Zorggroep werken medewerkers (fte 3.895) en vrijwilligers. Veranderopgave Het zorgakkoord heeft een grote impact op de gezondheidszorg. De ontwikkeling van verzorgingsstaat naar burgerparticipatie en daarmee samenhangend een terugtrekkende overheid en verlaging van middelen, vraagt om een herbezinning op de inrichting van onze organisatie. Na gesprekken met medewerkers, cliënten, stakeholders, en na ervaringen in best practices in het land verkend te hebben, heeft De Zorggroep ervoor gekozen om in te zetten op kleinschalige teams. Werken vanuit kleine zelfstandige teams is een middel dat past bij de visie Sturen op resultaat en het beperken van de kaders voor medewerkers. Bij Groene Kruis Thuiszorg is de beweging naar kleinere teams al eerder ingezet (in proeftuinen worden ervaringen opgedaan). Gebleken is dat dit grote impact heeft op de organisatie. Daarom heeft De Zorggroep er voor gekozen om intramuraal (binnen de sector Somatiek/GRZ/EBC) eerst ervaring op te doen in twee verzorgingshuizen. Ervaringen van Groene Kruis Thuiszorg en de Groene Weide intramuraal dienen als input voor doorontwikkeling in 12 nieuwe proeftuinteams Somatiek in Doelen De Zorggroep Om ook in de toekomst kwalitatief verantwoorde en veilige zorg te blijven bieden, als partner in de zorg voor de kwetsbare burger, heeft De Zorggroep inmiddels de volgende uitgangspunten op hoofdlijnen gedefinieerd. 1. De zorg wordt in overleg met de cliënt zodanig vormgegeven, dat de cliënt zich ondersteund weet om in maximale zelfstandigheid zo lang mogelijk de regie te houden over het eigen leven, waar nodig met ondersteuning van en door familie, mantelzorg en het eigen (sociale) netwerk. De zelfstandige professional vult slechts aan wanneer dat nodig is. 1

2 2. De zorgteams worden kleinschalig, nabij de cliënt samengesteld. Zij hebben de vrijheid en de verantwoordelijkheid om zelf, in samenspraak met andere hulpverleners, de zorg voor de cliënt te organiseren en uit te voeren. Zij doen dit binnen vooraf gestelde kaders (het WAT). De zorgteams hebben bewegingsvrijheid om te bepalen HOE zij inhoud geven aan het realiseren van de resultaten. 3. Drie zorgsectoren, te weten: Thuiszorg, Dementie en Somatiek. 4. In de proeftuinen ondervinden of de nieuwe leidinggevende structuur met teamcoaches en teammanagers intramuraal haalbaar is. Doel bij de start van het In voor Zorg traject Op 1 mei 2015 zijn in de Regio Venlo, intramuraal 20 kleine zelfstandige teams werkzaam. Deze teams werken zelfstandig binnen kaders, door een slagvaardige organisatie gesteld, met als resultaat een cliënt- en medewerkerstevredenheid van 7 of hoger. De organisatie wil de volgende resultaten behalen met kleine zelfstandige teams: Cliënttevredenheid: 80% van de cliënten scoren een 7 of hoger. Medewerkerstevredenheid: 80% van de medewerkers scoren een 7 of hoger. Slagvaardiger zijn als organisatie: flexibeler om kunnen gaan met ontwikkelingen, kosten en opbrengsten zijn in balans en uitvoering van zorg wordt binnen het ZZP gerealiseerd. Belangrijkste behaalde doel Clienttevredenheid laat bij de laatste meting van mei 2015 (in acht clusters) een mooie gemiddelde score van 7.8 zien. Medewerkerstevredenheid scoort gemiddeld een 6.9 (nét onder het gewenste resultaat). We zien dat 95% van de medewerkers in de acht teams heeft meegedaan met het tevredenheidonderzoek. Daar hecht de organisatie veel waarde aan; medewerkers vinden het belangrijk om hun stem te laten horen. Dat is winst. De tevredenheidsonderzoeken onder cliënten en medewerkers zijn op acht vragen op elkaar afgestemd middels gespiegelde vragen. De betreffende vragen zijn afgeleid van de CQ meting voor cliënten en medewerkers monitor van Actiz. Het is de bedoeling dat de uitkomst medewerkers en cliënten met elkaar in gesprek brengt om af te stemmen waar verbeterpunten liggen. Voorbeeld: de vraag De tijd die zorgverleners voor u hebben om rustig een praatje te maken of gewoon te kijken hoe het met u gaat', wordt door cliënten beoordeeld met een gemiddelde van 7.3 en door medewerkers met een gemiddelde van 5.0. Dit is een behoorlijk verschil en de moeite waard om met elkaar over van gedachten te wisselen. Onderstaand een voorbeeld van de uitslag per cliënt cluster en team op de acht gespiegelde vragen. 2

3 Omvang van de verandering In fase 1 zijn acht kleine zelfstandige teams gestart in Venlo. Het gaat hierbij om ruim 100 medewerkers, overwegend verzorgenden IG en een klein aantal (5%) helpenden. Deze teams worden begeleid door twee coaches die ieder voor acht uur per team zijn vrijgesteld voor de begeleiding van de teams. De teammanager heeft in combinatie met haar huidige functie, acht uur om de teams te begeleiden. Daarbij wordt zij voor 24 uur ondersteund door een teamleider, die als vangnet fungeert voor alle zaken in het primaire proces die nog niet geregeld zijn voor de teams. Vanuit de concerndiensten zijn 16 medewerkers rechtstreeks bij het proces betrokken in werkgroepen of het ondersteuningsteam. We zijn nog zoekende hoe we de ondersteuning, met name op het gebied van HRM, Services, EAD en ICT, dichter bij de teams kunnen organiseren. Dit ter voorbereiding op fase 2 als we in de sector Somatiek gaan uitbreiden met 12 nieuwe teams. Vanaf 4 januari 2016 zullen dan 260 medewerkers verdeeld over 20 teams, begeleid worden door coaches en teammanagers. De projectorganisatie bestaat dan uit 30 direct betrokkenen, die vrijgestelde uren krijgen om de verandering te begeleiden. Een aantal medewerkers fungeert als kartrekker en gaat met deelopdrachten aan de slag. Kartrekkers zorgen voor verbinding binnen en met de concerndiensten en bevorderen de omslag binnen de concerndiensten. Resultaten Teams hebben afgelopen 1,5 jaar goede stappen gemaakt in de ontwikkeling naar meer zelfstandigheid, het heeft ons veel opgeleverd. Ondanks de onrust en drukte die een reorganisatie met zich meebrengt, hebben we in de proeftuin kunnen uitvinden wat bij De Zorggroep past. Daarmee hebben we in de praktijk veel geleerd en ervaringen opgedaan hoe we fase 2 moeten gaan inrichten om de verdieping en borging vorm te geven. In fase 1 hebben we de volgende resultaten behaald. Cliënten Beperkt aantal medewerkers per team waardoor kortere lijnen, ook met familie. Alle medewerkers van het team zijn beter op de hoogte van wat voor de cliënt van belang is. Cliënt- medewerkerstevredenheidsonderzoek uitgevoerd met gespiegelde vragen die cliënt en medewerker met elkaar in gesprek brengen. Cliënt en familie zijn meer betrokken, onder andere door familiebijeenkomsten 2x per jaar. Familie geeft aan beter geïnformeerd te zijn. Cliënten geven aan meer rust te ervaren. Medewerkers Medewerkers in de teams nemen meer verantwoordelijkheid bijv. bij leegstand meedenken in aanpassen werkzaamheden en diensten. Medewerkers ervaren de voordelen en willen niet meer terug naar de oude situatie. Teams pakken steeds meer zelf op en komen zelf met ideeën en voorstellen. Medewerkers ontplooien zich makkelijker in een klein team. Zelfreflectie teamleden neemt toe. Medewerkers spreken elkaar makkelijker aan op het niet nakomen van gemaakte afspraken. Organisatie Kaderdocument voor de start fase 2 is gereed Beschrijving teamrollen voor de hele sector is gereed. De Plaat Kleine Zelfstandige Teams is in ontwikkeling. Ondersteuning is dichter bij de teams georganiseerd. In het project monitoren we momenteel cliënt-, medewerker- en stakeholderstevredenheid, kwaliteit & veiligheid en financiën. We doen dat nog vanuit bestaande systemen o.a. AO/IC check, tevredenheidsonderzoek, verzuimcijfers, bedbezetting, ONS urenregistratie, audits en managementinformatie. Al deze onderdelen uit verschillende systemen, moeten nog samengebracht worden in een dashboard, dat op het einde van het jaar klaar moet zijn. 3

4 Werkende principes Het was bij de start een bewuste keuze om de teams zo weinig mogelijk regels en kaders mee te geven. De bedoeling was om de teams de flexibiliteit en regelruimte te laten benutten om zelf de zorg met de cliënt nog beter te organiseren. Toch ontkwamen we er niet aan om kaders en afspraken te maken om aan interne en externe verantwoording en transparantie te voldoen. De randvoorwaarden en kaders waren de speerpunten uit het jaarplan 2014 van de Regio Venlo. Deze speerpunten waren voor de teams niet concreet genoeg. Samen met In voor Zorg en de teams is toen De Plaat Zelfstandige Teams ontwikkeld die meer inzicht geeft in wat de teams zelf kunnen regelen en waar de organisatie ondersteunend en of voorwaardenscheppend in is. Wat heeft gewerkt Gezamenlijke kick-off bijeenkomsten bij de start; zo laat je zien dat iedereen, ook de concerndiensten, betrokken zijn. Cliënt/familie betrekken vanaf de start; zijn meteen geïnformeerd, weten wat de bedoeling is en denken mee. Kaders voor teams; jaarplan gebaseerd op prestatie indicatoren omzetten naar concrete speerpunten. Cliënt- en medewerkerstevredeneheidsmeting op elkaar afstemmen. Uitkomst brengt cliënten en team met elkaar in gesprek over concrete verbeterpunten. Medewerkers maken zelf met elkaar, binnen de kaders, de teamindeling. Geeft medewerkers het signaal dat er iets van hen verwacht wordt. KZT-Tool vanuit de ZZP-mix; helpt de planning om het benodigde aantal netto uren per week in te zetten. De Plaat KZT; geeft op één A-4 de kaders weer en wat de teams zelf wel of niet kunnen regelen. Communicatieplan bij de start: onder andere informeren van alle betrokkenen via ons maandelijks nieuwsbulletin. ICT adviesrapport waarin staat: hoe vraag ik als team een eigen mailadres aan of maak ik een mappen structuur. Wat werkt nog niet Ieder team maakt zelf een eigen rooster: lukt nog niet vanwege gezamenlijke diensten op locatie. Maandelijks meer tijd voor teamontwikkeling en taakvolwassenheid. Door het hoge verzuim (periode meer dan 10%) kan er momenten niet per cliëntcluster gewerkt worden. We leren nog onvoldoende van elkaar door ontbrekende verbinding tussen locaties en de andere twee sectoren. De snelheid waarmee de organisatie de verandering wilde doorvoeren. Aandachtspunten Verschillende opdrachten en belangen bij concerndiensten doordat niet bij iedereen de focus op het proces ligt. Veranderingen en aanpassingen in het kader van KZT duren te lang, mede door verschil in focus. Dashboard is nog in ontwikkeling. Wat doen we in fase 2 anders Met de kennis vanuit de Groene Weide, kunnen we de nieuwe teams beter voorbereiden vanaf de start. Zo starten we meteen met drie workshops voor de teams en dient het recent opgestelde kaderdocument als leidraad. Mede door de toenemende zorgzwaarte gaan de sectoren Somatiek/GRZ/EBC en Zorg voor mensen met Dementie/ NAH eind 2015 samen multidisciplinaire zorgpaden invoeren. Daarin wordt de rol van kwaliteitsverpleegkundige, die ondersteunend is aan de teams, ook meegenomen. Onder het motte Het Huis op Orde willen we via het Team Diagnose Instrument (TDI) starten met een nulmeting. TDI is een gebruiksvriendelijk instrument dat op basis van de input van individuele medewerkers een teamplaatje maakt. Doel is om de teams te ondersteunen om een beeld te krijgen van de competenties binnen het team. Op basis daarvan kan het team met elkaar de doelen formuleren voor het verbeteren van de teameffectiviteit. Deze verbeterpunten vormen de basis voor het teamplan in We gaan de concerndiensten dichter bij de teams organiseren met de kartrekkers in een sleutelrol. Vanwege de 24-uurs continuïteit in de intramurale zorg, kwamen veel vragen over de processen rondom eten, drinken, de was, zorgcommunicatie, tuin, techniek, gebouw en huisvesting terecht bij de teamleider. In fase 2 gaan we met de teams en de kartrekkers ervaring opdoen over hoe we dit anders kunnen organiseren met toenemende klantwaarde. 4

5 Beleving cliënten & medewerkers Met z n allen zijn we enthousiast de Groene Weide opgegaan. Medewerkers zijn enthousiast over het kleinere team en willen doorgroeien naar meer zelfstandigheid. Cliënten en medewerkers ervaren de voordelen van kleinere teams. We zien dat er op verschillende manieren steeds meer verantwoordelijkheden worden opgepakt binnen de teams. Cliënten Cliënten geven aan dat ze meer persoonlijke aandacht ervaren door de vaste ( eigen ) medewerkers. De Zorggroep vindt dat een zeer belangrijk punt. Roostertechnisch moet gekeken worden hoe er per 24 uur nog meer per cliëntcluster gewerkt kan worden. Cliënten en familie worden door kortere lijnen meer betrokken bij het zorgproces. Een van de doelen van zelfstandige teams is de eigen regie van de cliënt versterken. Dat kan mede door de familie meer te betrekken bij de zorg. De zorgmedewerkers weten dat ze de familie steeds meer nodig hebben om invulling te geven aan de zorg. Beide proeftuinlocaties hebben dit enthousiast opgepakt. De teams van Sinselhof hebben al kort na de start een familiebijeenkomst georganiseerd. Daarvoor waren alle cliënten met één familielid uitgenodigd. De zorgcoördinator vertelt: Die betrokkenheid vormgeven is het doel van de familiebijeenkomsten. Wij kunnen het niet meer alleen. Vroeger ging dat wel zo, dan namen de zorgmedewerkers het letterlijk uit handen. Dat is niet meer zo. Maar als je het samen wilt doen, moet de familie goed op de hoogte zijn van ontwikkelingen in de zorg. Dat bereik je met openheid en communicatie. Dit gaat makkelijker vanuit kleinere teams. Tegelijkertijd is het belangrijk dat je de familie leert kennen en dat families onderling kennis maken. Ook daarvoor zijn de familiebijeenkomsten zeer nuttig, al staat de ene familie er meer voor open dan de andere. Dan toch het gesprek aangaan is een taak van de zorgcoördinatoren. Ook mevrouw D. en haar dochter waren aanwezig bij de familiebijeenkomst. Het was een goede bijeenkomst, vertelt de dochter. We kregen uitleg over veranderingen in de zorg, landelijk, maar ook binnen Sinselhof. Daarna hebben we daar in kleine groepjes over verder gepraat. We zijn heel tevreden over de zorg hier. Er is heel veel mogelijk, als je het maar bespreekbaar maakt. Ik denk dat goede zorg een wisselwerking is en dat het belangrijk is dat de familie zich openstelt om het samen te doen. Van het kleinschalig werken merken wij als familie niet zo veel, maar voor mijn moeder is het heel fijn. Zij ziet steeds dezelfde gezichten en de zorgmedewerkers leren haar beter kennen. Dat komt de zorg ten goede. Familie D. vindt het niet meer dan normaal dat zij betrokken is bij de zorg voor hun moeder. We verschonen wekelijks haar bed, doen voor haar of samen met haar de boodschappen, nemen haar vaak mee voor een lekkere wandeling en helpen haar kamer schoon te houden (bijv. de keukenkastjes en koelkast). Een van ons gaat altijd mee als onze moeder een afspraak bij een dokter heeft. Daarnaast zien ze in de maandelijkse nieuwsbrief regelmatig een oproep: of vrijwilligers of mantelzorgers tijd over hebben. Daar proberen we wel gehoor aan te geven. Mijn zus en ik helpen bijv. af en toe bij activiteiten, maar het kan niet altijd. We werken allebei en naast de zorg voor mijn moeder heb ik ook die voor mijn schoonouders. Daardoor is het moeilijk om gekoppeld te worden aan een vaste activiteit. Medewerkers Medewerkers hadden het gevoel de eerste maanden in een TGV te zitten. De ontwikkelingen gingen snel er was weinig tijd om te kunnen wennen. Na de workshops gaven de teams aan meer als team betrokken te zijn en werd de bedoeling steeds duidelijker. Vanaf dat moment konden de teams ook met de rollen aan de slag. Verzorgende IG vertelt: Onze cliënten vinden het prettig om dezelfde gezichten te zien. Zelf merk ik dat ik meer weet van de cliënten. Je kent ze en weet wat er aan de hand is. Dat is een voordeel. Hiervoor werkte ik voor 55 cliënten. Nu zijn het er 15 tot 20. Dan kun je een band opbouwen. Door die band is het makkelijker om de familie van cliënten te betrekken bij het dagelijks werk. Ik denk dat dat komt door het werken met kleine zelfstandige teams en door de familiebijeenkomsten. De drempel is wat minder hoog en we hebben een andere band gecreëerd. Wij investeren in de relatie met de familie, omdat we ze nodig hebben. Dat gevoel willen wij overbrengen. Wij waarderen wat ze voor hun vader, moeder, broer of zus doen. Terugkijkend op 1 jaar pionieren en ontwikkelen naar meer zelfstandigheid, benoemen teams onderstaande positieve ervaringen: Welzijn en zorg werken beter samen. Positieve geluiden van familie: ze merken dat de zorg meer op een lijn zit en weet wat er speelt. De zorgplannen worden beter bijgehouden. Saamhorigheid is verbeterd, er is meer bereidheid om elkaar te helpen, makkelijker om te overleggen en om elkaar feedback te geven. 5

6 Ruilen van diensten is gemakkelijker. Zelfstandigheid is verbeterd: we pakken zelf dingen op, je voelt je meer verantwoordelijk. Teams vinden onderstaande punten belangrijk om nog aan te werken: Zorgen dat we tijd creëren die we nodig hebben om ons verder te ontwikkelen. Met elkaar in gesprek blijven: verwachtingen uitspreken, afspraken maken en op basis daarvan nieuw gedrag vertonen. Vereenvoudiging van protocollen (minder schrijfwerk, minder handelingen) = meer tijd en klantwaarde voor de cliënt. Positief blijven en ook de opbouwende punten blijven benoemen. Bewaren van bijvoorbeeld wondmaterialen op dezelfde plek bij bewoners, opruimen en bijvullen van materialen. Verbeteren van de communicatie, bijvoorbeeld met de apotheek. Voorraad formulieren inhoud van het zorgdossier: iemand verantwoordelijk voor maken. Teamleden meer inzicht geven wat nodig is bij onder/boven bezetting vanuit de ZZP s. Organisatie Als organisatie merken we dat we de tijd moeten nemen in het proces naar meer zelfstandigheid. Medewerkers intramuraal zijn minder gewend om zelfstandig te werken, leunen op elkaar en de organisatie, dat merkten we zeker in het eerste jaar. Binnen de transitie willen we de teams ondersteunen in het vergroten van hun probleemoplossend vermogen en dat vraagt extra overleg met elkaar. Intramuraal speelt een groot aantal processen rond het welzijn van de cliënt. Denk hierbij aan eten en drinken, BHV, wasvoorziening. Dat vraagt in het begin meer uren ondersteuning door een coach die op momenten ook coachend leiding moest geven. De teamleiders moesten een overgang maken naar functioneren als coach. Zij hebben een cursus gedaan ter ondersteuning en zijn gecoacht binnen het In voor Zorgtraject. Zij hebben daarin hun eigen weg kunnen vinden, om te schakelen van coachend leidinggeven naar puur coachen. Een hele nieuwe organisatie met kleine zelfstandige teams betekent een grote gedrags- en cultuuromslag en dat vraagt tijd. Deze tijd heb je nodig om veranderingen te laten landen, om te wennen, te leren van fouten en om fouten te mogen en durven te maken. Binnen De Zorggroep moeten we leren om meer los te laten, vertrouwen te geven en vertrouwen uit te stralen. Borging De ingezette verandering is onomkeerbaar, mede door de positieve ervaringen vanuit cliënten en medewerkers. Daarbij zijn materialen ontwikkeld, een wijze van trainen waarbij teams meer verantwoordelijkheid pakken, en een kadernotitie over randvoorwaarden en diverse tools. De Zorggroep gaat verder met de ontwikkeling naar kleine zelfstandige teams. Door de organisatie anders in te richten, de teams beter te ondersteunen, meer te vertrouwen op de professionele verantwoordelijkheid van de medewerkers kan de (direct) leidinggevende meer op afstand komen te staan. Zorgprofessionals moeten hiervoor over de juiste competenties en vaardigheden beschikken. Om te blijven voldoen aan de ontwikkelende professionele standaarden zullen zij gericht moeten zijn op verbeteren en moeten zij zich ondersteund weten door professionele ondersteunende diensten. Wederzijdse afstemming is daarbij een verantwoordelijkheid voor alle professionals. Voor zorgprofessionals is afstemming met de cliënt en het zorgsysteem daaromheen een vereiste. De rol van de manager in de driehoek cliënt/team/manager betreft het realiseren van de voorwaarden c.q. voorbereide omgeving voor het presteren van het team en het bewaken en bijsturen van de prestaties van de hem of haar toegewezen teams. De manager informeert, stimuleert en ondersteunt de teams. Hiertoe heeft hij of zij de beschikking over coaches die de teams kunnen ondersteunen bij het realiseren van de met de manager afgesproken prestaties. De coaches waken over de teamvitaliteit en signaleren moeilijk op te lossen problemen bij het team en eventueel bij de manager. Het mooist is het als teams knelpunten met het management op afstand kunnen bespreken en samen naar oplossingen kan worden gezocht, hetzij met de manager, hetzij met de coach. Samen zijn zij verantwoordelijk voor de toegevoegde klantwaarde voor de cliënten en proberen zij die continu te verbeteren. 6

7 In 2016 gaan we de proeftuin uitbreiden met 12 teams. Dan zijn samen met de acht teams uit de Groene Weide, in totaal 20 teams aan het doorontwikkelen naar kleine zelfstandige teams. Met de opgedane ervaringen en na evaluatie, zal er in april 2017 een besluit worden genomen over hoe we met de overige 50 teams gaan uitrollen binnen de sector somatiek. Begroting Project Groene Weide heeft gewerkt met een begroting van ,- Daarin waren opgenomen: verleturen voor trainingen en werkgroepen, werkplekleren voor de teams, 24 uur projectleider, coach In voor Zorg, organisatiekosten kick-off en workshops, aanpassingen en aanschaf voor de team o.a. ICT en werkbezoeken. Voor de sector Voor meer algemene informatie over De Zorggroep kunt u terecht op: Tools en documenten die ontwikkeld zijn 1. De Plaat punten van de teamleider 3. ZZP-tool voor inzet uren per week 4. Kaderdocument KZT Somatiek 5. Competentieprofiel coach en teammanager 6. Teamrollen en rolbeschrijving 7. Informatievoorziening op gebied ICT en zorgcommunicatie Informatie over punt 3 t/m 7 kunt u opvragen bij De Zorggroep. Contactpersonen Groene Weide Annie Groenen Bertil Hoezen De Zorggroep Manager sector Somatiek Projectleider Groene Weide Auxiliatrixweg 35 7

8 PN Beoogd effect Indicator Niveau van meten Meetinstrument Nulmeting 15 juni 2014 Streefwaarde einde IVZ traject Eindmeting 26 augustus 2015 Client ontvangt informele zorg Aantal uren informele zorg: % cliënten dat zorg en/of ondersteuning ontvangt van familie, mantelzorger, vrijwilliger. Client en team Zorgplan Het is niet inzichtelijk om hoeveel uren het gaat per week Ardea; geschat 90% niet vastgelegd in afspraken. Papillion; 94% = 16 van de 17 cliënten. Horizon; 100% = 17 van de 17 cliënten (2 appartementen leeg) Alle teams 100% Ardea; 100% = 19 van de 19 cliënten. Papillion; 100 %. Horizon; 94% Eigen regie van de cliënt neemt toe Cliënt beslist (mee) over zorg: frequentie (evaluatie)gesprekken met cliënt over de zorg Client Zorgplan en kaderregeling AO/IC extra check 1x per jaar MDO Op jaarbasis 2 gesprekken per cliënt, ondertekend verslag zit in zorgdossier. Alle 3 de teams 100% Cliënten die multidisciplinaire zorg ontvangen kan dit vaker zijn. Alle teams 2 zorgplan gesprekken Familie bijeenkomsten 2x per jaar Alle teams hebben minimaal 2X per jaar een zorgplan bespreking. Zo nodig vaker een MDO. Familiebijeenkomsten worden in voor- najaar georganiseerd. Zelfredzaamheid van de cliënt Verwanten herkennen hun naaste in het zorgplan: mate waarin verwanten het cliëntbeeld in het zorgplan herkennen en/of afspraken bij de cliënt vinden passen Client Gesprekken met eerste contactpersoon over zorgplan waar ook voor getekend wordt door cliënt en/of eerste contactpersoon. Ardea; 100% = bij alle cliënten herkend familie het zorgplan. Papillion; 100% = bij alle 17 cliënten herkend familie het zorgplan en vindt men het passen bij de cliënt. Horizon; 82% = 14 van de 17 cliënten. Bij 3 cliënten is geen familie betrokken. Moeten boven de 80% blijven. Teams Ardea en Papillion geven een 100% score aan. Horizon haalt 94% Overhead Daling aandeel centrale overhead: % overhead t.o.v. totaal aantal formatieplaatsen (FTE s) % overheadkosten t.o.v. totale kosten Organisatie Clientagenda Overhead op formatie en de totale kosten = 7,5% Moet 5% worden Overhead op formatie en de totale kosten nog steeds 7,5% Productiviteit Professional in primair proces heeft meer tijd voor zorg: Client en Team Clientagenda Tariefkorting en zorg niet planbaar = 8,5% Moet 5% worden. Tariefkorting en zorg niet planbaar = 9,5% 8

9 % cliëntgebonden tijd: ratio directe uren/totale uren 9