Beleidsnota verbonden partijen gemeente Lochem Ja, ik wil... tot de dood ons scheidt? Of toch maar trouwen op huwelijkse voorwaarden...

Transcriptie

1 Beleidsnota verbonden partijen gemeente Lochem Ja, ik wil... tot de dood ons scheidt? Of toch maar trouwen op huwelijkse voorwaarden... Stichting Grote Kerk Lochem

2 1. Inleiding, doel nota en inhoud Verbonden partijen... ze lijken wel op een huwelijk: je merkt een aantrekkingskracht, werkt samen, deelt dingen, krijgt misschien kinderen, wilt wat moois bereiken. Maar ja, wat als de sleur erin komt? Iemand zijn afspraken niet nakomt? Of de ene partij een andere kant op wil dan de andere? Misschien meer geld en bezittingen heeft? Is trouwen in gemeenschap van goederen dan wel zo n goed idee? Of zou het slimmer zijn om toch wat huwelijkse voorwaarden op te nemen Inleiding Voor u ligt de beleidsnota verbonden partijen van de gemeente Lochem. De aanleiding voor de beleidsnota is het onderzoek dat de rekenkamercommissie Berkelland, Bronckhorst, Lochem, Montferland (verder te noemen: rekenkamer) uitgevoerd heeft. Dit onderzoek ging over de deelname aan en sturing van verbonden partijen voor de vier gemeenten. Eén van de aanbevelingen uit het onderzoek is het opstellen van beleid voor verbonden partijen. Verbonden partijen zijn belangrijk vanuit bestuurlijk, beleidsmatig én financieel oogpunt. Verbonden partijen voeren namelijk vaak beleid uit dat de gemeente in principe ook zelf kan (blijven) doen. De gemeente machtigt dus als het ware de verbonden partij, maar blijft uiteindelijk wel verantwoordelijk voor het realiseren van de beoogde doelstellingen van de programma s. Bestuurlijk bezien dus van groot belang. En wat te denken van het geld dat ermee gemoeid is: in sommige gevallen gaat het om grote bedragen. Het is daarom belangrijk dat de gemeente inzicht heeft in de kosten en de financiële risico s die de gemeente met de verbonden partijen kan lopen en de daaruit voortvloeiende gevolgen voor het gemeentelijk budget. Tenslotte kunnen ook bestuurlijk-organisatorische risico s een rol spelen. Dan kunt u denken aan de dubbele rollen die de gemeente heeft bij een verbonden partij en het risico van afstand tussen de gemeente en de verbonden partij. Met de dubbele rollen wordt bedoeld de rol die de gemeente heeft als bestuurder/ eigenaar enerzijds en die van klant/ opdrachtgever anderzijds. Als deze belangen niet parallel lopen dan kan dat problemen opleveren. Het risico van afstand stelt eisen aan de informatievoorziening en wordt concreet als de verbonden partij de doelen van de gemeente niet realiseert en/ of er aanzienlijke financiële tekorten (zijn) ontstaan. 1.2 Doel nota Het doel van deze beleidsnota is het vaststellen van een beleidskader inclusief uitvoeringsplan voor verbonden partijen van de gemeente Lochem. Het beleidskader moet zoveel als mogelijk een oplossing bieden voor de aanbevelingen uit het onderzoek van de rekenkamer, en tevens recht doen aan zowel de voordelen als de nadelen van samenwerking met verbonden partijen die uit diverse onderzoeken bekend zijn. 1.3 Inhoud In deze nota volgt eerst (paragraaf 2) een algemene uitleg over verbonden partijen. Aan bod komen wat verbonden partijen zijn, met welke verbonden partijen Lochem een relatie heeft, een uitleg over sturen op afstand en de rolverdeling tussen raad en college, en een overzicht van de voordelen en nadelen van samenwerken met verbonden partijen. In paragraaf 3 is de visie van Lochem op verbonden partijen verwoord. Om te kunnen beoordelen of het al dan niet wenselijk is een samenwerking met een verbonden partij te starten is in paragraaf 4 een afwegingskader als hulpmiddel opgenomen. Vervolgens zijn in paragraaf 5 de afspraken voor samenwerking met verbonden partijen genoemd. Tenslotte vindt u in paragraaf 6 een uitvoeringsplan op hoofdlijnen. In diverse bijlagen vindt u een overzicht van de conclusies en aanbevelingen van het rapport van de rekenkamer (bijlage 1), een uitgebreid overzicht van de aan Lochem verbonden partijen (bijlage 2), een opzet voor de paragraaf verbonden partijen in begroting en jaarrekening (bijlage 3), de wet- en regelgeving ten aanzien van verbonden partijen (bijlage 4) en de juridische verschijningsvormen van verbonden partijen (bijlage 5). 1

3 2 Algemene uitleg verbonden partijen en overzicht verbonden partijen in Lochem 2.1 Wat zijn verbonden partijen Het Besluit Begroten en Verantwoorden (BBV) geeft als definitie: een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de provincie onderscheidenlijk de gemeente een bestuurlijk én een financieel belang heeft. Verbonden partijen zijn dus organisaties waarin de gemeente een bestuurlijk én een financieel belang heeft. Bij alleen een bestuurlijk belang, of alleen een financieel belang, is er geen sprake van een verbonden partij. Financieel belang Met een financieel belang wordt bedoeld dat de gemeente middelen beschikbaar heeft gesteld die ze kwijt kan raken in het geval van faillissement van de verbonden partij en/ of als de financiële problemen bij de verbonden partijen kunnen worden verhaald op de gemeente. Er is sprake van een verbonden partij als de gemeente geen verhaal heeft als de partij failliet gaat, of als de gemeente aansprakelijk wordt gesteld als de partij haar verplichtingen niet nakomt. Bij leningen en garantstellingen is er dus geen sprake van een verbonden partij: de gemeente houdt juridisch verhaal als de partij failliet gaat. Ook bij exploitatiesubsidies is er geen sprake van een verbonden partij: het gaat om overdrachten (subsidies). Bestuurlijk belang Er is sprake van een verbonden partij als een bestuurder of ambtenaar van de gemeente namens de gemeente in het bestuur van de partij plaatsneemt, of namens de gemeente stemt. 2.2 Overzicht verbonden partijen in Lochem Er bestaan verschillende juridische verschijningsvormen van verbonden partijen. Het belangrijkste onderscheid is het verschil tussen publiekrechtelijke- en privaatrechtelijke verbonden partijen. Daarnaast bestaat er nog een mengvorm, de zogenaamde Publieke Private Samenwerkingsverbanden. De wetgever heeft een voorkeur voor publiekrechtelijke boven privaatrechtelijke samenwerking. De gedachte hierachter is dat in een publiekrechtelijke participatie de openbaarheid en de controle beter zijn gewaarborgd dan in een privaatrechtelijke deelneming. In bijlage 5 geven wij een volledig overzicht en verdere uitleg van de diverse juridische vormen van verbonden partijen en de voorkeur van de wetgever. Een uitgebreid overzicht van de aan onze gemeente verbonden partijen geven wij in bijlage 2. In dit overzicht is aanvullende informatie opgenomen over onder meer het openbaar belang dat de verbonden partij behartigd, het vermogen en (financiële) resultaat. Dit overzicht is ook terug te vinden in de jaarrekening 2010 van onze gemeente Publiekrechtelijke verbonden partijen Bij publiekrechtelijke verbonden partijen gaat het met name om gemeenschappelijke regelingen. Bij gemeenschappelijke regelingen gaat het vaak om primaire gemeentelijke taken met een uitvoerend karakter. Zij vormen een verlengd lokaal bestuur waarbij de vrijwilligheid van de samenwerking voorop staat (voor sommige taken is door de wetgever verplichte samenwerking opgelegd, denk bijvoorbeeld aan de Veiligheidsregio en de Gemeenschappelijke Geneeskundige Dienst). De publiekrechtelijke verbonden partijen (gemeenschappelijke regelingen) waarmee Lochem een relatie heeft zijn: Veiligheidsregio Noord- en Oost Gelderland (inclusief cluster brandweer IJsselstreek) Regio Stedendriehoek Delta Stadsbank Oost-Nederland Het Plein Recreatieschap Achterhoek-Liemers GGD Gelre-IJssel Privaatrechtelijke verbonden partijen Bij privaatrechtelijke verbonden partijen gaat het om deelname van de gemeente in private rechtspersonen, met name om vennootschappen en stichtingen. Een stichting heeft een bestuur voor de dagelijkse leiding en kent een ideëel of sociaal doel, waarbij alleen aan dat doel kan worden uitgekeerd. 2

4 Een vennootschap heeft een raad van bestuur en, afhankelijk van wat daarover in de statuten is bepaald of van de omvang van de vennootschap, een raad van commissarissen. De raad van bestuur wordt gecontroleerd door een vergadering van aandeelhouders. Gemeenten maken vaak gebruik van vennootschappen bij nutsvoorzieningen, cultuur en economie. De belangrijkste reden om samen te werken zijn financiële voordelen door winstdeling en dividend. De privaatrechtelijke verbonden partijen (deelnemingen) waarmee Lochem een relatie heeft zijn: Stichting Grote Kerk NV Bank Nederlandse Gemeenten (BNG) NV Vitens Alliander NV Berkel Milieu NV Publieke Private Samenwerkingsverbanden Het Publieke Private Samenwerkingsverband (PPS) is een bijzondere vorm van een verbonden partij, omdat naast de overheid ook private partijen deelnemen. Een veel voorkomend voorbeeld van een PPS zien we in lokale gebiedsontwikkeling, Deze samenwerkingsvorm komt in verschillende variaties voor. Het risicoprofiel is op financieel gebied hoog te noemen. De gemeente loopt risico over het ingebrachte geld en dient daarnaast rekening te houden met het private belang dat kan afwijken van de eigen doelstelling. Aan de andere kant kant er sprake zijn van forse exploitatiewinsten waarin de gemeente kan meedelen. Indien er wordt besloten tot het aanstellen van een gemeentelijke vertegenwoordiging in een PPS constructie is er sprake van een financieel én bestuurlijk belang en wordt de constructie gezien als een verbonden partij. Voorbeelden van publiek private samenwerking zijn de overeenkomsten die met enige regelmaat vanuit afdeling ROV met projectontwikkelaars gesloten worden (met name als de grond in handen van de gemeente is. De gemeente stuurt dan door voorwaarden te stellen). 2.3 Sturen op afstand rolverdeling tussen raad en college Een belangrijk aspect bij verbonden partijen is de sturing tussen gemeente en verbonden partij, alsmede de sturing tussen college en raad onderling en wat een goede rolverdeling daarbij kan zijn. In het rapport van de rekenkamer is hier de volgende tekst over opgenomen: Door de uitvoering van een gemeentelijke taak aan een verbonden partij over te laten, geef je als gemeente ook een zekere invloed uit handen. Bij sturen op afstand blijft het college echter wel verantwoordelijk voor, en aanspreekbaar op, de uitvoering van taken. Hiermee wordt bedoeld: wethouders moeten in control zijn met betrekking tot de werkzaamheden door verbonden partijen. Daarom is het van belang voldoende waarborgen in te bouwen om tóch te kunnen sturen en toezicht houden op verbonden partijen. Belangrijker nog dan het financiële argument is wellicht het inhoudelijke argument: er is sprake van realisatie van maatschappelijke doelen en effecten met (deels) publiekelijk geld. In veel gevallen is het de taak van de raad om aan te geven wat de kaders zijn en wat de publieke taak is die de verbonden partij gaat uitvoeren (sturen). In enkele gevallen heeft het college die bevoegdheid. De raad stelt vast welke doelen er gerealiseerd moeten worden, bijvoorbeeld in de programmabegroting of een beleidsnota. Het is vervolgens ook aan de raad om de realisatie van de doelen te controleren (toezicht te houden). Samengevat stuurt de raad dus inhoudelijk op de verbonden partij als geheel, en op de manier waarop het college de afzonderlijke verbonden partijen stuurt. Ook houdt hij hier toezicht op. Grofweg zijn er vier processtappen te onderscheiden voor raad en college in de aansturing van verbonden partijen. In figuur 1 staan de processtappen schematisch weergegeven. 1. Kaderstelling: de raad stelt kaders ten aanzien van verbonden partijen door vaststelling van een nota verbonden partijen en/of een paragraaf verbonden partijen in de programmabegroting. 2. Inrichting bestuurlijk arrangement ( sturen ): het college richt een bestuurlijk arrangement in per verbonden partij. Het bestuurlijk arrangement is een schriftelijk vastgelegde set afspraken ten aanzien van verantwoording en sturing en de toezichtfunctie van de gemeente. Deze afspraken moeten passen binnen de door de raad gestelde kaders. 3. Toepassing bestuurlijk arrangement ( verantwoorden ): het college past het bestuurlijk arrangement toe in het verkeer met de verbonden partij. 4. Controle en bijstelling: de raad controleert op basis van verantwoordingsinformatie van het college of de toepassing van het instrument verbonden partij goed verloopt en geschiedt conform de gestelde kaders. 3

5 Gemeenteraad Kaderstelling Controle en bijstelling Inrichting bestuurlijk Toepassing Gemeentebestuur arrangement met bestuurlijk verbonden partij arrangement Verbonden partij Uitvoering beoogde taak conform bestuurlijk arrangement Figuur 1: vier processtappen in aansturing van verbonden partijen 2.4 Voor- en nadelen verbonden partijen In de literatuur worden diverse mogelijke voordelen en nadelen in de samenwerking met verbonden partijen genoemd. Hieronder worden deze genoemd. Mogelijke voordelen van een verbonden partij zijn: Efficiencyvoordelen: bijvoorbeeld samen met andere gemeenten een sociale werkplaats exploiteren, samen afvalinzameling organiseren etc. Dit is de meest voorkomende reden om een gemeentelijke taak onder te brengen in een verbonden partij. Risicospreiding: het delen van (financiële) risico s met andere partijen. Bestuurlijke kracht en effectiviteit: de deelnemers staan samen sterker ten opzichte van hun omgeving. Kennisvoordeel: de gemeente kan gebruik maken van kennis en expertise die niet in huis is. Katalysatorfunctie: de gemeente brengt samen met andere (semi) publieke en private organisaties activiteiten op gang die zonder de initiërende rol van de gemeente niet of veel moeilijker van de grond zouden komen. Als voordeel voor de publiekrechtelijke vorm kan de keuze van de wetgever worden genoemd. Op basis van de gemeentewet bestaat er (zoals reeds aangegeven) immers een voorkeur voor publiekrechtelijke samenwerking. Publiekrechtelijke deelneming in een Gemeenschappelijke Regeling wordt gezien als het verlengstuk van het openbaar bestuur en als zodanig vallend onder de waarborgen van het publiekrechtelijk regime met de daarbij behorende rechten en verplichtingen. Als voordelen voor de privaatrechtelijke variant kunnen worden genoemd snelheid (snel kunnen inspelen en aanpassen op basis van maatschappelijke ontwikkelingen), en efficiency (kortere besluitvormingsprocedures dan bij gemeente). De nadelen (kunnen) zijn: De beïnvloedingsmogelijkheden en de informatievoorziening zijn door de afstand minder vanzelfsprekend dan bij een eigen gemeentelijke dienst. De gemeente moet meer moeite doen om zijn rol als klant/ opdrachtgever waar te maken; tegelijkertijd is zij als bestuurder/ eigenaar medeverantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de verbonden partij. Dit wordt ook wel de tweepettenproblematiek (bestuurder en wethouder) genoemd. De verwatering van (eigen) belangen bij deelneming van meerdere gemeenten. Financiële risico s, zoals het opdraaien voor mogelijke tekorten (raakvlak met weerstandsvermogen), de open eind financiering (bij een gemeenschappelijke regeling zijn de deelnemende gemeenten namelijk aansprakelijk voor de tekorten van de gemeenschappelijke regeling). Bestuurdersaansprakelijkheid. Als specifiek nadeel voor de privaatrechtelijke variant kan worden genoemd het ontbreken van de publiekrechtelijke waarborgen en de (zelfstandige) rechtspersoonlijkheid. 4

6 3 De visie van Lochem op verbonden partijen 3.1 De gemeente Lochem stelt zich positief kritisch op om in samenwerking met andere gemeenten of partijen de maatschappelijke opgaven waar haar gemeente voor staat zo doelgericht als mogelijk is te realiseren. Toelichting De titel van het collegeprogramma is samen ondernemend. Dat betekent dat samenwerking voor ons belangrijk is voor het realiseren van ambities. Daarnaast is in het collegeprogramma afgesproken om in deze tijd van bezuinigingen ook te kijken naar rolinnovatie: het onderzoeken van mogelijkheden om met andere partners maatschappelijke opgaven te realiseren. Ook in de toekomstvisie Lochem verbindt prachtig komt dit onderwerp aan bod. Relatie met mogelijke toekomstige andere samenwerkingsvormen Momenteel speelt de discussie samenwerking zoeken met partners voor het vormgeven/ uitvoeren van gemeentelijke taken. Dit onderwerp komt voort uit de groslijst ombuigingen , en heeft raakvlakken met het beleid voor verbonden partijen. Mogelijk kunnen de beleidskaders uit onderhavige nota verbonden partijen als basis dienen voor andere en nieuwe samenwerkingsmogelijkheden, ook als dit geen verbonden partijen zijn in de formele betekenis vanuit het Besluit Begroten en Verantwoorden. Dat is nu nog niet bekend en daarom ook nog geen onderwerp van deze beleidsnota. Wel is in het uitvoeringsplan opgenomen dat er aandacht moet zijn voor een integrale aanpak in de samenwerking met verbonden partijen en andere mogelijk toekomstige samenwerkingsvormen. 3.2 De gemeente hanteert een afwegingskader bij de besluitvorming over het aangaan van een relatie met (nieuwe) verbonden partijen. Zo kan een weloverwogen besluit genomen worden. Samenwerking in publiekrechtelijke samenwerkingsverbanden heeft daarbij in principe de voorkeur boven samenwerking in privaatrechtelijke samenwerkingsverbanden. De uiteindelijke keuze is echter altijd een politieke. Toelichting Het samen met anderen realiseren van maatschappelijke opgaven heeft ook gevolgen voor de formele verantwoordelijkheid: de overheid is vooral verantwoordelijk voor het bepalen van de gewenste doelen, terwijl de uitvoering en realisatie daarvan gebeurt door en onder verantwoordelijkheid van externe partijen. Of anders gezegd: de gemeente stelt de kaders en laat de uitvoering over aan andere organisaties. Deze andere organisaties leggen verantwoording af over de uitvoering en verzorgen informatie die van belang is voor het evalueren van de beleidsdoelstellingen. Het is echter geen samenwerking zonder meer. Het is belangrijk om weloverwogen een besluit te nemen om een nieuwe relatie aan te gaan, en om vooraf kritisch te bekijken wat de meerwaarde van de samenwerking is. Om die reden is een afwegingskader opgesteld (te vinden in paragraaf 5) dat kan helpen een beoordeling te maken over of samenwerking wenselijk is, en zo ja welke vorm ervoor zorgt dat de gemeentelijke beleidsdoelstellingen zo optimaal mogelijk worden gerealiseerd. Uit het afwegingskader blijkt dat de samenwerking op publiekrechtelijke basis in principe de voorkeur heeft boven privaatrechtelijke samenwerking. Dit komt overeen met de voorkeur van de wetgever (zoals reeds genoemd in 2.2). Uitgangspunt van het gehele afwegingskader is dat de uiteindelijke afweging altijd een politieke keuze is. 3.3 De gemeente Lochem heeft afspraken vastgelegd voor de samenwerking met alle (nieuwe en bestaande) verbonden partijen. Doelgerichtheid en controle en sturing op de mate van doelrealisatie zijn daarbij erg belangrijk. Per verbonden partij worden specifieke afspraken gemaakt omdat iedere partij anders is. Toelichting Om ervoor te zorgen dat de samenwerking goed verloopt, en de verbonden partijen steeds blijven bijdragen aan het gemeentelijk beleid worden per verbonden partij afspraken gemaakt. De gemeente maakt concrete afspraken over de gemeentelijke doelen die zij moet bereiken, de kosten die daaraan voor de gemeente verbonden zijn, de risico s voor de gemeente en hoe deze beheerst worden, wat de beïnvloedingsmogelijkheden zijn en hoe de informatievoorziening geregeld wordt. Het is ook belangrijk om afspraken over de sturing vast te leggen. Daarom zijn er zowel voor de externe sturing (van gemeente richting verbonden partij) als de interne sturing (binnen de gemeente) een aantal spelregels opgenomen. 5

7 Relatie met huidige samenwerkingsvormen die formeel geen verbonden partij zijn De gemeente neemt ook deel aan samenwerkingsverbanden die formeel beschouwd geen verbonden partij zijn. Daar oefent de gemeente in sommige gevallen ook invloed uit. De afspraken uit deze beleidsnota zijn daarom ook van toepassing op die samenwerkingsvormen waar de gemeente beleidsinvloed kan uitoefenen. 4 Afwegingskader en uitleg van de vijf te volgen stappen 4.1 Afwegingskader Onderstaand afwegingskader is een goed hulpmiddel om een weloverwogen besluit te nemen over het al dan niet aangaan van een relatie met een nieuwe verbonden partij. 1. Is er sprake van een NEE Niets doen en aan de markt of publiek belang? andere overheden overlaten JA 2. Is volledige gemeentelijke betrokkenheid JA Uitvoering door de bij de behartiging van het gemeente zelf publieke belang noodzakelijk? NEE 3. Kan de gemeente De gemeente treedt zelf op via: als opdracht-, subsidie- JA * regelgeving of regelgever * opdracht geven optreden? * subsidiëring NEE 4. Kan de gemeente het publieke belang beter JA Aangaan publiekrechtelijke behartigen door een verbonden partij: relatie aan te gaan met een publiekrechtelijke gemeenschappelijke verbonden partij, gelet op regeling mogelijke (financiële) risico's? NEE 5. Kan de gemeente het Oprichten of aangaan van publieke belang beter JA een privaatrechtelijke behartigen door een verbonden partij, bijvoorbeeld: relatie aan te gaan met een * vennootschap privaatrechtelijke * stichting verbonden partij, gelet op * overeenkomst mogelijke (financiële) risico's? Aangaan mengvorm: PPS NEE Uitvoering door de gemeente zelf Figuur 2: afwegingskader voor samenwerking verbonden partijen 6

8 4.2 Uitleg vijf stappen afwegingskader Stap 1. Is er sprake van een publiek belang? Uitgangspunt is dat de gemeente alleen taken uitvoert of laat uitvoeren die een publiek belang hebben. De term publiek belang is echter niet in de wet gedefinieerd. De Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid heeft publiek belang als volgt gedefinieerd: Er is sprake van een publiek belang indien de overheid zich de behartiging van een maatschappelijk belang aantrekt op grond van de overtuiging dat dit belang anders niet goed tot zijn recht komt. Dit impliceert dat er een toegevoegde waarde moet zijn voor de overheid om zich met de activiteit te bemoeien. Het gaat hier uiteindelijk om een politiek-bestuurlijke keuze. Overigens is bij wettelijk opgedragen taken het publieke belang reeds door de wetgever vastgesteld. Wanneer het gemeentebestuur van oordeel is dat er géén sprake is van een publiek belang of van een publiek belang dat niet door de gemeente behartigd kan worden, zal de gemeente niets doen en het aan de markt of andere overheden overlaten. Als de gemeente wel een rol heeft, volgt afweging 2. Stap 2. Is volledige gemeentelijke betrokkenheid bij de behartiging van het publieke belang noodzakelijk? Als het publieke belang van de taak is vastgesteld moet vervolgens onderzocht worden welke onderdelen daarvan wel of niet kunnen worden uitbesteed. Een publiek belang impliceert immers niet dat de gehele taak door de gemeente moet worden uitgevoerd. Volledige gemeentelijke betrokkenheid kan bijvoorbeeld voortkomen uit: - Een wettelijke verplichting een taak intern door de gemeente uit te voeren. - Het uitvoeren van een bepaalde taak wordt als te strategisch voor de gemeente gezien om extern uit te voeren. - Door de hoge risico s en onzekerheden met betrekking tot de uit te voeren taak is het uitbesteden van een dergelijke taak niet mogelijk of alleen tegen hoge kosten. Bij volledige gemeentelijke betrokkenheid zal de activiteit binnen de gemeente moeten worden ondergebracht en intern worden uitgevoerd. Is er geen reden voor 100% betrokkenheid, dan volgt afweging 3. Stap 3. Kan de gemeente als opdracht-, subsidie-, of regelgever optreden? Uitgangspunt is dat de publieke taak bij voorkeur door de gemeente zelf in haar hoedanigheid van publiekrechtelijke rechtspersoon behartigd moet worden, maar niet per sé intern uitgevoerd hoeft te worden. Daarbij bestaan drie opties: Uitvoering door derden met subsidies op basis van gemeentelijke subsidievoorwaarden. De inzet van de publiekrechtelijke bevoegdheid van de gemeente als regelgever door middel van voorschriften inzake de uitvoering van een publieke taak en de handhaving van deze voorschriften door middel van toezicht, of het verlenen van bepaalde concessies. Uitvoering inkopen bij externe uitvoerders op basis van privaatrechtelijke overeenkomsten. Van belang is dat de gemeente voldoende invloed heeft om de door haar gewenste publieke taak op de door haar gewenste condities (prijs, kwaliteit) uitgevoerd te krijgen en langs deze weg controle uit te oefenen. Mocht deze invloed op de behartiging van het publieke belang geheel of gedeeltelijk ontbreken, dan volgt afweging 4. Stap 4. Kan de gemeente het publieke belang beter behartigen middels het aangaan van een relatie met een publiekrechtelijke verbonden partij, gelet op de mogelijke (financiële) risico s? Als het publieke belang niet noodzakelijkerwijs volledig door de gemeente zelf behartigt hoeft te worden, maar het publieke belang kan ook niet door subsidies, regelgeving of inkopen van diensten op producten behartigd worden (stap 3), dan volgt de afweging of de gemeente het publieke belang beter kan behartigen door het aangaan van een relatie met een publiekrechtelijke verbonden partij (in dit afwegingskader komt de publiekrechtelijke variant als eerste aan bod, omdat dit de voorkeur van de wetgever heeft, zie voor meer informatie hierover bijlage 5). Een publiekrechtelijke verbonden partij is een gemeenschappelijke regeling (hier bestaan vier vormen voor, zie bijlage 5). Deze vierde vraag geeft de opdracht dat moet worden nagegaan of het publieke belang beter gediend kan worden door een publiekrechtelijke verbonden partij. De meerwaarde zal dus expliciet moeten worden aangegeven. De meerwaarde zal worden verduidelijkt aan de hand van concrete effecten ten aanzien van mogelijke financiële en andere risico s en de benodigde bestuurlijke en ambtelijke betrokkenheid. Van belang is de afweging of de risico s opwegen tegen het te dienen publieke belang. Verder kan het een hulpmiddel zijn om ook eerder genoemde voordelen en nadelen van verbonden partijen te betrekken in deze afweging (zie 2.4). 7

9 Dit zal worden afgezet tegen alternatieven waarmee de beoogde effecten ook kunnen worden bereikt (wederom in relatie tot financiële en andere risico s en wat de gevolgen zijn voor bestuurlijke en ambtelijke betrokkenheid). De uiteindelijke afweging is overigens altijd een politieke keuze. Als er geen goede argumenten zijn voor het aangaan van een relatie met een publiekrechtelijke verbonden partij, dan volgt de laatste (vijfde) afweging. Stap 5. Kan de gemeente het publieke belang beter behartigen middels het aangaan van een relatie met een privaatrechtelijke verbonden partij, gelet op de mogelijke (financiële) risico s? Wanneer een publiekrechtelijke verbonden partij niet mogelijk of wenselijk is, kan tenslotte nog onderzocht worden of de privaatrechtelijke variant wellicht perspectief biedt. Redenen om voor een privaatrechtelijke verbonden partij te kiezen zijn bijvoorbeeld de gewenste slagvaardigheid, of de wens om een specifieke private partij te betrekken in een samenwerking. Privaatrechtelijke verbonden partijen zijn bijvoorbeeld deelneming in stichtingen en vennootschappen, of het sluiten van overeenkomsten. Ook in dit geval is het nodig de meerwaarde van een privaatrechtelijke verbonden partij aan te tonen. De meerwaarde zal evenals bij een publiekrechtelijke verbonden partij worden verduidelijkt aan de hand van concrete effecten ten aanzien van mogelijke financiële en andere risico s en de benodigde bestuurlijke en ambtelijke betrokkenheid. Van belang is de afweging of de risico s opwegen tegen het te dienen publieke belang. Verder kan het ook hier handig zijn om de genoemde voordelen en nadelen van verbonden partijen (zie 2.4) te betrekken in deze afweging. Ook is het mogelijk te besluiten om een publiek-private samenwerking (PPS) op te richten. Wil PPS een reële optie zijn, dan moet ten minste aan een aantal basisvoorwaarden worden voldaan: De gemeente moet duidelijk voor ogen staan wat het doel is van de samenwerking met private partijen; Op basis van een evaluatie vooraf moet er een indicatie zijn dat samenwerking met private partijen toegevoegde waarde kan opleveren ten opzichte van alternatieve uitvoeringswijzen; Er moet sprake zijn van heldere en gemeenschappelijke doelstellingen van zowel overheid als private partijen bij het project; Door de samenwerking moeten de risico s van het project beter beheerst kunnen worden (door overdracht van die risico s aan private partijen die zij beter kunnen beheersen) en/ of de risico s kunnen worden gedeeld; De contouren van het project moeten voldoende duidelijk zijn voordat een samenwerking met private partijen kan worden aangegaan, maar het project moet niet al volledig uitgetekend zijn omdat er anders geen ruimte is voor een efficiënte inbreng van private partijen. Dit zal worden afgezet tegen alternatieven waarmee de beoogde effecten ook kunnen worden bereikt (wederom in relatie tot financiële en andere risico s en wat de gevolgen zijn voor bestuurlijke en ambtelijke betrokkenheid). De uiteindelijke afweging is ook hier een politieke keuze. Wanneer (ook) een privaatrechtelijke variant niet gewenst of mogelijk is dan zal de activiteit door de gemeente zelf moeten worden uitgevoerd. Kort (niet uitputtend) overzicht van aandachtspunten die in de afweging voor samenwerking meegenomen kunnen worden en waaruit de meerwaarde van samenwerking duidelijk kan worden (waarom kan de verbonden partij het publieke belang beter dienen dan de gemeente) (zie ook 2.4) Wat zijn de financiële risico s (inclusief weerstandsvermogen van de verbonden partij) Wat zijn de mogelijke andere risico s Kan door samenwerking risico s gespreid worden Is er voldoende bestuurlijke en ambtelijke betrokkenheid Zijn er efficiencyvoordelen Wordt de bestuurlijke kracht en effectiviteit vergroot Is er sprake van kennisvoordeel Is er sprake van een katalysatorfunctie (met name bij privaatrechtelijke variant) Kan men sneller werken (bestuur op afstand) (snel kunnen inspelen en aanpassen op basis van maatschappelijke ontwikkelingen) Zijn er voor de gemeente voldoende sturingsmogelijkheden, zodat er adequate kaders gesteld kunnen worden? Zijn er voor de gemeente voldoende beïnvloedingsmogelijkheden? Zijn er afspraken over beïnvloedingsmogelijkheden Zijn er duidelijke afspraken over doelen en doelrealisatie Is de informatievoorziening goed geregeld Is er nagedacht over hoe om te gaan met de tweepettenproblematiek (bestuurder en wethouder). Is er aandacht voor de mogelijke verwatering van (eigen) belangen bij deelneming van meerdere gemeenten. Hoe is de bestuurdersaansprakelijkheid geregeld Overzicht 1 aandachtspunten die in de afweging voor samenwerking meegenomen kunnen worden 8

10 5 Afspraken voor samenwerking 5.1 Inleiding Wanneer - na het doorlopen van het afwegingskader - duidelijk geworden is dat het goed en zinvol is om een relatie met een verbonden partij aan te gaan, is het nodig om concrete afspraken te maken voor de samenwerking. Ook voor bestaande verbonden partijen is het nodig om de eerder gemaakte afspraken te onderzoeken en waar nodig aan te passen en opnieuw vast te leggen. Verder gelden de afspraken ook (zoals vermeld in 3.3) voor die partijen die formeel bezien geen verzonden partij zijn maar waar de gemeente wel beleidsinvloed uitoefent. Immers, wanneer je als gemeente de uitvoering van een gemeentelijke taak overlaat aan een verbonden partij geef je ook een zekere invloed uit handen. Maar omdat het college wel verantwoordelijk voor en aanspreekbaar is op de uitvoering van taken is het belangrijk om waarborgen in te bouwen om toch te kunnen sturen en toezicht te houden op verbonden partijen (zie ook 2.3). Een belangrijk onderdeel bij het vastleggen van de afspraken is doelgerichtheid en controle en sturing op de mate van doelrealisatie. In deze paragraaf wordt eerst uiteengezet waar de gemeente op gaat sturen: welke afspraken maken we met verbonden partijen. Dat zijn allereerst afspraken over het doel en de mate van doelrealisatie. Daar hangen de kosten uiteraard nauw mee samen: wat is de financiële bijdrage ven de gemeente aan de verbonden partij? Ook daar moeten afspraken over worden gemaakt. En in het verlengde hiervan is van belang wat de financiële risico s zijn en welke afspraken er zijn om deze te beheersen. Als derde is het goed om te weten wat de beïnvloedingsmogelijkheden voor de gemeente bij de verbonden partij zijn. Tenslotte is het goed om afspraken te maken over de informatievoorziening. Zo kan de gemeente sturen op welke informatie zij wanneer ontvangt zodat de verantwoording van de verbonden partij op een goede manier gebeurt. Vervolgens komt in deze paragraaf aan bod op welke manier we gaan sturen: hoe zorgt de gemeente ervoor dat de gemaakte afspraken ook daadwerkelijk gerealiseerd worden. Hiervoor maken we interne werkafspraken. De afspraken gelden in principe voor alle verbonden partijen waar de gemeente nu mee samenwerkt, en ook voor nieuwe verbonden partijen. Echter, iedere verbonden partij is uniek en anders, dus de afspraken zullen niet met alle verbonden partijen op exacte dezelfde wijze gemaakt kunnen worden. 5.2 Waar gaan we op sturen: welke afspraken maken we met verbonden partijen Algemeen: sommige verbonden partijen zijn wettelijk verplicht (bijvoorbeeld Veiligheidsregio). Een aantal afspraken ligt dan vast, bijvoorbeeld wat het doel is of de taak. Als een verbonden partij niet wettelijk verplicht is bestaat er wat meer vrijheid in de te maken afspraken. Als gemeenten kun je dan samen de afspraken vastleggen zonder dat je met wettelijke verplichtingen rekening hoeft te houden. Echter in alle gevallen is het goed om de afspraken (al is een deel ervan mogelijk wettelijk verplicht) helder neer te zetten zodat iedereen weet waar men elkaar aan kan houden Afspraken over doelen Voor iedere verbonden partij is het nodig een helder en waar mogelijk smart doel voor de samenwerking te formuleren. Daarbij moet worden ingegaan op het waarom van de samenwerking met de betreffende verbonden partij. De doelen worden vaak bij het begin van de samenwerking vastgelegd; het is goed om deze periodiek (bijvoorbeeld eens in de vier jaar) te beoordelen op actualiteit. Verder worden in een jaarwerkplan concrete, meetbare afspraken gemaakt tussen gemeente en verbonden partij. Waar het kan worden de afspraken bovendien vastgelegd in een overeenkomst met een verbonden partij. Een dergelijke overeenkomst is in sommige gevallen mogelijk bij privaatrechtelijke verbonden partijen, bij publiekrechtelijke is dat niet mogelijk Afspraken over financiën en risicobeheersing Het is belangrijk om te weten wat de financiële bijdrage van de gemeente aan de verbonden partij is. Wat zijn de kosten voor de gemeente wanneer zij de afgesproken diensten/ producten afneemt. Ook moeten afspraken gemaakt worden over het tijdstip van aanleveren van begroting. Veelal worden begrotingen van gemeenschappelijke regelingen te laat aangeleverd waardoor de stukken niet meer tijdig aan de gemeenteraad aangeboden kunnen worden. Verder moet duidelijk zijn wat de betalingscondities zijn. Moet de gemeente bijvoorbeeld jaarlijks een vast bedrag overmaken of betaalt zij per afgenomen dienst/ product. Zijn begrotingswijzigingen mogelijk en onder welke voorwaarden? Over dit soort zaken zal de gemeente afspraken moeten maken. Als uitgangspunt geldt hierbij dat de verbonden partij moet aansluiten bij de integrale bestuurlijke planning 9

11 van de gemeente. Tussentijdse aanpassingen van bijvoorbeeld een inwonerbijdrage kan alleen via bestuursrapportages, kadernota of begroting plaatsvinden. Tenslotte moeten ook de risico s in beeld zijn. Besturen zonder financiële risico s te lopen is onmogelijk. Dat geldt zowel voor gemeenten zelf als bij taakuitoefening door verbonden partijen. De gemeente moet daarom zicht hebben op de aard en omvang van de risico s die de gemeente loopt en moet zorgen dat deze risico s worden beheerst (afgedekt). De gemeente zal dan ook met de verbonden partijen afspraken (moeten) maken waarin wordt vastgelegd wanneer en op welke wijze over de financiële risico s en de wijze waarop zij deze beheerst rapportages worden opgesteld en aan de deelnemende gemeenten worden overlegd Afspraken over beïnvloedingsmogelijkheden Voordat de gemeente deelneemt in een verbonden partij moeten ook de beïnvloedingsmogelijkheden geborgd zijn. Concrete beïnvloedingsmogelijkheden zijn: Beëindiging deelname (wat zijn de mogelijkheden en voorwaarden); Vastlegging afspraken over de consequenties ingeval van niet-nakoming van de gestelde prestatiedoelen in relatie met beschikbare middelen; Beperking bevoegdheden bestuur van de verbonden partij. Tot welke rechtshandelingen is het bestuur bevoegd? Welke besluiten moet het bestuur eerst ter goedkeuring voorleggen aan de deelnemende gemeenten? Inrichting bedrijfsvoering van de verbonden partij; Periodieke evaluatie Afspraken over informatievoorziening De gemeente wil uiteraard kunnen controleren of de gemaakte afspraken gerealiseerd worden. De verbonden partij zal daarom tijdig, volledig, en betrouwbaar moeten rapporteren over: Het openbaar belang dat door de verbonden partij behartigd wordt (doel van de samenwerking) (zoals aangegeven bij is dit meestal bij het begin van de samenwerking vastgelegd); De mate van doelrealisatie, bijvoorbeeld terug te vinden in een jaarverslag, activiteitenverslag of tussenrapportage. Aan de hand van de verslagen beoordeelt de gemeente of de afgesproken doelen/ prestaties en producten behaald zijn. Een aandachtspunt hierbij is de rechtmatigheid. Het rechtmatigheidsoordeel bij de gemeente kan worden beïnvloed door niet rechtmatig handelen van een instelling waarmee de gemeente is verbonden. Dit is mede afhankelijk van de vastgelegde voorwaarden waaraan de instelling zich moet houden, de relatie tussen de instelling en de gemeente en de aard van de instelling. De kosten/ het financieel resultaat voor de gemeente (ook hier geldt dat de verbonden partij eventuele nadelen tijdig moet melden zodat het in de pas loopt met de integrale bestuurlijke planning van de gemeente); Het eigen vermogen; Ontwikkelingen in het belang dat de gemeente in de verbonden partij heeft. Per verbonden partij moet bekeken worden welke frequentie van rapporteren nodig is en aan wie welke rapportages toegezonden worden. 5.3 Hoe gaan we sturen: afspraken voor interne werkwijze verbonden partijen Het is belangrijk om de gemaakte afspraken met de verbonden partijen (uit 5.2) te bewaken en te controleren. Dat gebeurt veelal via overleggen tussen de gemeente en de verbonden partij, meestal in een vergadering van het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur, in ambtelijke overleggen of bijvoorbeeld bij het afsluiten van een convenant of het bespreken van een evaluatie met de verbonden partij. De gemeentelijke organisatie moet hiertoe adequaat ingericht zijn zodat de sturing op de juiste manier plaatsvindt. Hieronder worden de diverse afspraken genoemd Klant- en eigenaarsrol De gemeente vervult zoals eerder genoemd ten aanzien van de verbonden partijen twee rollen: de rol van klant en de rol van eigenaar. In de rol van eigenaar van de verbonden partij moet de gemeente de belangen van de verbonden partij behartigen. Als klant neemt de gemeente producten of diensten van de verbonden partij af en moet zij de belangen van de gemeente behartigen. Per samenwerkingsverband zal duidelijk moeten zijn hoe het bestuurlijk belang in de gemeenschappelijke regeling vastgelegd is (invulling klant- en eigenaarsrol). De gemeente kan ervoor kiezen om een scheiding aan te brengen tussen klantrol en eigenaarrol. De portefeuillehouder die invulling geeft aan de eigenaarrol zal worden afgevaardigd naar het AB/ DB. Voordeel van deze constructie is dat geen verstrengeling van belangen optreedt en dat de verhoudingen zakelijk worden gehouden. 10

12 Het alternatief is om één portefeuillehouder op te laten treden als klant én als eigenaar (met daarbij een mentale scheiding van rollen). Voordeel van deze constructie is eenduidigheid waardoor de communicatieproblemen beperkt kunnen blijven ( minder bureaucratie ). Er is immers voor de ambtelijke organisatie één bestuurlijk aanspreekpunt. Bijkomend voordeel is dat bij de eigenaar meer materiedeskundigheid ontstaat vanuit zijn optreden als klant. Daarnaast is het een optie om bij de portefeuillehouder financiën een specifieke verantwoordelijkheid neer te leggen voor beheer van verbonden partijen. De financiële component speelt bij het beheer van verbonden partijen immers een belangrijke rol. Concreet betekent dit verantwoordelijkheid voor: Toezicht op de continuïteit van de verbonden partij Toezicht op de waarde van het financieel belang Toezicht op de (financiële) risico s met betrekking tot de verbonden partij Toezicht op de naleving van formele voorwaarden ten aanzien van de verbonden partij Beoordeling van de jaarrekening (en eventuele jaarplannen/begrotingen en tussentijdse rapportages). Voorstel Gelet op de grootte van onze gemeente ligt het voor de hand om beide rollen (klant en eigenaar) in één portefeuillehouder te verenigen. De betreffende portefeuillehouder is dan lid van het algemeen bestuur van de verbonden partij. Hierdoor ontstaat eenduidigheid en blijven communicatieproblemen beperkt. Het is dan wel nodig dat de betreffende portefeuillehouder in zijn hoofd een mentale scheiding van rollen aanbrengt. Verder lijkt het raadzaam om de portefeuillehouder financiën waar mogelijk aan te wijzen als lid in het algemeen bestuur van de verbonden partij. Dat houdt in dat de financiële stukken (in ieder geval begroting en jaarrekening) van alle verbonden partijen met de portefeuillehouder financiën besproken moeten worden (en ook met de portefeuillehouder van de betreffende verbonden partij). Zo ontstaat extra aandacht voor de klantrol van de verbonden partij en worden tevens de financiële aspecten goed belicht. Dat draagt bij aan een goed beheer van de verbonden partijen. Bij privaatrechtelijke verbonden partijen is deze constructie niet mogelijk omdat er dan geen afvaardiging van de gemeente in zowel algemeen bestuur als dagelijks bestuur is. Dan is het goed om de vakwethouder naar de betreffende verbonden partij af te vaardigen (veelal algemeen bestuur of aandeelhoudersvergadering). Mocht in plaats van de vakwethouder, de wethouder financiën afgevaardigd worden, dan is het nodig om te zorgen voor goede een afstemming tussen de vakwethouder en de wethouder financiën. Het is in beide gevallen dan eveneens belangrijk dat de betreffende portefeuillehouder in zijn hoofd een mentale scheiding van rollen aanbrengt Raadsleden en ambtenaren treden in beginsel niet op als vertegenwoordiger van de gemeente in het bestuur van een verbonden partij In een duaal stelsel ligt het in de rede dat collegeleden als gemeentelijk vertegenwoordiger plaatsnemen in het bestuur van een verbonden partij. Verbonden partijen immers zijn primair de verantwoordelijkheid van het college, omdat zij een uitvoeringsorgaan zijn om de gestelde doelen te realiseren. De raad controleert het college. Indien raadsleden tevens als gemeentelijk vertegenwoordiger zouden optreden dan geven zij mede invulling aan de taak van het college. Uit oogpunt van functiescheiding is een vertegenwoordiging vanuit de raad ongewenst. In dat geval zou de raad zichzelf moeten controleren. Hoge uitzondering kan zijn de situatie waarin het voor de raad onmogelijk blijkt om meerjarige kaders (doelen, prestaties, kosten, risico's) vast te stellen en de naleving hiervan te controleren via de gemeentelijke begroting en jaarstukken of via eventuele andere met het college afgesproken rapportages. In dat geval wordt hier specifiek en voldoende gemotiveerd door de raad toe besloten. Terughoudendheid is hier gewenst, vooral om verwarring van rollen tussen college en raad te voorkomen Verantwoording omtrent Verbonden Partijen aan de raad De raad wordt langs verschillende lijnen ten aanzien van verbonden partijen geïnformeerd. Een eerste lijn is de verplichte paragraaf in de gemeentelijke begroting en jaarrekening (zie hieronder). Een tweede informatielijn is de informatie middels de aanbieding van (ontwerp)begrotingen en vastgestelde jaarrekeningen van de verbonden partijen aan de raad. Een derde lijn is de ad hoc informatievoorziening rechtstreeks door de verbonden partij, of door een memo van het college, of rechtstreeks mondeling door de verantwoordelijke portefeuillehouder (bijvoorbeeld in een 11

13 RTG of technisch beraad). Wanneer blijkt dat de raad naar aanleiding van de verstrekte informatie nog meer verdieping wil, dan kan een technisch beraad aangevraagd worden. In alle gevallen is het de bedoeling om de stukken die naar de raad gaan, te voorzien van een begeleidende memo. In de memo moet een korte samenvatting staan met aandachtspunten voor de raad. Zo kan de raad snel en op hoofdlijnen zien wat de inhoud is van het stuk. Tenslotte is de raad het meest aangewezen bestuursorgaan om een keer per raadsperiode de deelname aan en de taakuitvoering van de verbonden partij te evalueren. De resultaten worden verwerkt in deze nota, die daartoe eenmaal per vier jaar aan de raad ter bespreking en vaststelling wordt aangeboden Uitbreiden paragraaf verbonden partijen in de begroting en jaarrekening In de programmabegroting en jaarrekening is momenteel een paragraaf verbonden partijen opgenomen. De raad kan daar informatie vinden over verbonden partijen. Het is overigens ook verplicht (volgens het BBV - Besluit Begroten en Verantwoorden) om een dergelijke paragraaf in de begroting op te nemen. Momenteel wordt in de begroting informatie gegeven over het openbaar doel dat door de verbonden partij wordt behartigd, de beleidsvoornemens, de risico s en de financiën. Het voorstel is om de informatie uit deze paragraaf uit te breiden en de volgende informatie op te nemen: Naam, vestigingsplaats, openbaar belang dat wordt behartigd, bestuurlijk belang, financieel belang, veranderingen gedurende het begrotingsjaar in het belang dat de gemeente in de verbonden partij heeft (voortgang beleidsuitvoering en nieuwe ontwikkelingen), eigen vermogen begin en einde begrotingsjaar, vreemd vermogen begin en einde begrotingsjaar, en (financiële) resultaat verbonden partij. In bijlage 3 is een opzet opgenomen Verantwoording met betrekking tot verbonden partijen in het college Binnen het college van burgemeester en wethouders dient op diverse momenten verantwoording afgelegd te worden over de taakuitvoering en het beheer van verbonden partijen. Naast de reguliere verantwoording in de diverse documenten op basis van de gemeentelijke planning en controlcyclus dient er binnen het college op diverse momenten vanuit de diverse rollen van portefeuillehouders ten aanzien van verbonden partijen, verantwoording afgelegd te worden omtrent deze verbonden partijen. Het meest praktisch is om de verslagen van alle vergaderingen van dagelijks bestuur, algemeen bestuur en aandeelhoudersvergaderingen ter kennisname aan het college toe te zenden. De collegeleden kunnen zelf tijdens de collegevergadering indien nodig een korte toelichting geven. Wanneer er in een aanstaande vergadering bovendien besluiten genomen gaan worden die ingrijpende gevolgen kunnen hebben voor de gemeente, dan moeten deze besluiten en het standpunt van de gemeente (voorzien van ambtelijk advies) vooraf worden voorgelegd aan het college en indien nodig de raad (bijvoorbeeld: regionale structuurvisie Stedendriehoek). Verder wordt voor alle verbonden partijen en andere samenwerkingsvormen waar beleidsmatige invloed uitgeoefend wordt de volgende aanvullende afspraak gemaakt: de agenda s van dagelijks bestuur, algemeen bestuur en/ of portefeuillehoudersoverleg worden voorafgaand aan de betreffende vergadering met een begeleidend memo in het college besproken. De vergaderstukken worden indien nodig bijgevoegd. Zo houden de collegeleden zicht en grip op de ontwikkelingen die bij deze verbonden partijen spelen. In het uitvoeringsplan staat om welke partijen het gaat. Deze werkwijze geldt in ieder geval voor de regio Stedendriehoek, de Veiligheidsregio en het portefeuilleoverleg vrijetijdseconomie regio Achterhoek Iedere verbonden partij een eigen contactambtenaar Een organisatorisch aspect betreft de invoering van de contactambtenaar. De contactambtenaar is diegene die (op zijn eigen vakgebied) inhoudelijke, beleidsmatige en financiële ondersteuning biedt aan een of meerdere verbonden partijen. De term contactambtenaar is een werktitel. De exacte invulling ervan volgt bij de uitwerking van de beleidsnota. Bijvoorbeeld: afdeling MO levert een contactambtenaar voor GGD, afdeling ROV levert contactambtenaar voor Berkel Milieu. Voor een overzicht van de contactambtenaren per verbonden partij zie bijlage 2. De contactambtenaar is werkzaam binnen de afdeling waar het gemeentelijk beleid wordt ontwikkeld. Hij/ zij moet dus vanuit de eigen functie kunnen adviseren over de klantrol (aan een individuele bestuurder maar soms ook aan het college/ gemeenteraad). Een contactambtenaar is dus per definitie niet de functionaris die vanuit de gemeente invulling geeft aan de bedrijfsmatige control op de verbonden partij. Hij/ zij is er wel verantwoordelijk voor dat de control-aspecten in voldoende mate worden meegewogen in de advisering en 12

14 betrekt dus financiën bij het opstellen van het advies. Ook zal hij/ zij indien nodig andere afdelingen bij het advies betrekken om zo een integraal advies te kunnen geven (bijvoorbeeld juridisch advies, inkoop etc.). De contactambtenaar is verder degene die in de ambtelijke overleggen de plannen van de verbonden partij toetst aan het beleid van de gemeente en waar nodig tijdig bijstuurt. Indien nodig overlegt hij/ zij met de portefeuillehouder over het in te nemen standpunt Informatiestroom en voorbereiden vergaderingen Een ander organisatorisch aspect betreft de informatiestroom binnen de gemeente en het voorbereiden van vergaderingen. Het meest praktisch is dat alle vergaderstukken zowel aan de contactambtenaar als aan de betreffende portefeuillehouder toegezonden worden. Alle overige stukken moeten bij de contactambtenaar terechtkomen. Deze persoon beoordeelt of een besluit nodig is/ een standpunt ingenomen moet worden door de gemeente, en bereidt indien nodig een memo, B&W-advies of raadsvoorstel voor. Denk bijvoorbeeld aan wijziging van de regeling, begroting, jaarstukken etc. Uitgangspunt is dat besluiten die ingrijpende gevolgen kunnen hebben voor onze gemeente vooraf aan college en/ of raad voorgelegd worden (reeds genoemd bij kopje verantwoording met betrekking tot verbonden partijen in het college ). Verder zorgt de contactambtenaar ervoor dat de verslagen van vergaderingen van algemeen bestuur, dagelijks bestuur en aandeelhoudersvergaderingen, ter kennisname van het college gebracht worden. De contactambtenaar moet er tenslotte ook voor moet zorgen de raad met enige regelmaat informatie ontvangt over de betreffende verbonden partij (ook reeds genoemd bij kopje verantwoording met betrekking tot verbonden partijen in het college ). 13