Nota Verbonden Partijen

Transcriptie

1 Nota Verbonden Partijen Het beleid van de gemeente Montferland ten aanzien van verbonden partijen Didam, december 2011

2 INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING 1.1 Inleiding Doel nota Inhoud Overige samenwerkingsvormen 3 2. ALGEMENE UITLEG VERBONDEN PARTIJEN 2.1 Wat zijn verbonden partijen Overzicht verbonden partijen Sturen op afstand rolverdeling tussen raad en college Voor- en nadelen verbonden partijen 6 3. VISIE VAN MONTFERLAND VERBONDEN PARTIJEN 3.1 Samenwerken Vastleggen van afspraken Aandachtspunten voor samenwerking 8 4. AFWEZINGSKADER EN UITLEG OVER DE VIJF TE VOLGEN STAPPEN 4.1 Afwegingskader uitleg vijf stappen afwegingskader evaluatie AFSPRAKEN VOOR SAMENWERKING 5.1 Inleiding waar gaan we op sturen? hoe gaan we sturen? UITVOERINGSPLAN OP HOOFDLIJNEN 16 Bijlage 1 samenvatting rapport rekenkamer 17 Bijlage 2 uitgebreid overzicht verbonden partijen 19 Bijlage 3 opzet formulier verbonden partijen voor 30 Paragraaf verbonden partijen in begroting en jaarrekening Bijlage 4 wet- en regelgeving verbonden partijen 31 Bijlage 5 juridische verschijningsvormen 33

3 Verbonden partijen... ze lijken wel op een huwelijk: je merkt een aantrekkingskracht, werkt samen, deelt dingen, krijgt misschien kinderen, wilt wat moois bereiken. Maar ja, wat als de sleur erin komt? Iemand zijn afspraken niet nakomt? Of de ene partij een andere kant op wil dan de andere? Misschien meer geld en bezittingen heeft? Is trouwen in gemeenschap van goederen dan wel zo n goed idee? Of zou het slimmer zijn om toch wat huwelijkse voorwaarden op te nemen INLEIDING 1.1 Inleiding Voor u ligt de nota verbonden partijen van de gemeente Montferland. De aanleiding voor deze nota is het onderzoek dat de rekenkamercommissie Berkelland Bronckhorst Lochem Montferland (verder te noemen: rekenkamer) uitgevoerd heeft. Dit onderzoek ging over de deelname aan en sturing van verbonden partijen voor de vier gemeenten. Eén van de aanbevelingen uit het onderzoek is het opstellen van beleid voor verbonden partijen. Op 30 juli 2011 heeft uw raad de startnotitie Nota verbonden partijen vastgesteld. In deze startnotitie is aangegeven dat er een nota verbonden partijen moet worden opgesteld waarin de instrumenten voor de raad worden benoemd, rekening houdende met de gewenste dynamiek en inspelen op actuele ontwikkelingen. Deze actuele ontwikkelingen hebben onder meer betrekking op de in 2010 gevoerde kerntakendiscussie. Dit heeft tot een bezuinigingstaakstelling geleid van 10% van de inwonerbijdrage van de gemeenschappelijk regelingen, zonder dat dit heeft geleid tot een nieuwe / hernieuwde visie op deelname aan de gemeenschappelijke regelingen en de daaraan gekoppelde doelstellingen. Verder constateren we een veranderende opvatting van de rijksoverheid inzake samenwerking tussen overheidorganen. Bestuurlijk Nederland staat de laatste tijd nadrukkelijk in het teken van het bestuurakkoord dat is gesloten tussen het Rijk, VNG, IPO en de UvW. Een van de doelstellingen hierin is het decentraliseren van een groot aantal overheidstaken naar de lokale overheid. Daarnaast staat het Kabinet meer samenwerking tussen overheidsorganen voor ogen en heeft het aangekondigd te zullen voorstellen de zogenaamde plusregio s af te schaffen. Dit kan gevolgen hebben voor allerlei intergemeentelijke samenwerkingsvormen. In deze nota komen ondermeer de volgende onderwerpen aan de orde: - het formele karakter van verbonden partijen; - uitgangspunten van beleid ten aanzien van verbonden partijen; - criteria voor het aangaan, verlengen of beëindigen van verbonden partijen; - uitgangspunten die bijdragen aan het lidmaatschap van de meest effectieve en efficiënte samenwerkingsregio en verbanden; - vertegenwoordiging in verbonden partijen; - concreet geformuleerde doelstellingen voor verbonden partijen die duidelijk beschreven en meetbaar zijn. Verbonden partijen zijn belangrijk vanuit bestuurlijk, beleidsmatig én financieel oogpunt. Verbonden partijen voeren namelijk vaak beleid uit dat de gemeente in principe ook zelf kan (blijven) doen. De gemeente machtigt dus als het ware de verbonden partij, maar blijft uiteindelijk wel verantwoordelijk voor het realiseren van de beoogde doelstellingen van de programma s. Bestuurlijk bezien dus van groot belang. En wat te denken van het geld dat ermee gemoeid is: in sommige gevallen gaat het om grote bedragen. Het is daarom belangrijk dat de gemeente inzicht heeft in de kosten en de financiële risico s die de gemeente met de verbonden partijen kan lopen en de daaruit voortvloeiende gevolgen voor het gemeentelijk budget. Tenslotte kunnen ook bestuurlijk-organisatorische risico s een rol spelen. Dan kunt u denken aan de dubbele rollen die de gemeente heeft bij een verbonden partij en het risico van afstand tussen de gemeente en de verbonden partij. Met de dubbele rollen wordt bedoeld de rol die de gemeente heeft als bestuurder/ eigenaar enerzijds en die van klant/ opdrachtgever anderzijds. Als deze belangen niet parallel lopen dan kan dat problemen opleveren. Het risico van afstand stelt eisen aan de informatievoorziening en wordt concreet als de verbonden partij de doelen van de gemeente niet realiseert en/of er aanzienlijke financiële tekorten (zijn) ontstaan.

4 1.2 Doel nota Het doel van deze nota is het vaststellen van een beleidskader inclusief uitvoeringsplan voor verbonden partijen van de gemeente Montferland. Het beleidskader moet zoveel als mogelijk invulling geven aan de aanbevelingen uit het onderzoek van de rekenkamer, en tevens recht doen aan zowel de voordelen als de nadelen van samenwerking met verbonden partijen die uit diverse onderzoeken bekend zijn. 1.3 Inhoud nota In deze nota volgt eerst (paragraaf 2) een algemene uitleg over verbonden partijen. Aan bod komen wat verbonden partijen zijn, met welke verbonden partijen Montferland een relatie heeft, een uitleg over sturen op afstand en de rolverdeling tussen raad en college, en een overzicht van de voordelen en nadelen van samenwerken met verbonden partijen. In paragraaf 3 is de visie van Montferland op verbonden partijen verwoord. Om te kunnen beoordelen of het al dan niet wenselijk is een samenwerking met een verbonden partij te starten is in paragraaf 4 een afwegingskader als hulpmiddel opgenomen. Vervolgens zijn in paragraaf 5 de afspraken voor samenwerking met verbonden partijen genoemd. Tenslotte vindt u in paragraaf 6 een uitvoeringsplan op hoofdlijnen. In diverse bijlagen vindt u een overzicht van de conclusies en aanbevelingen van het rapport van de rekenkamer (bijlage 1), een uitgebreid overzicht van de aan Montferland verbonden partijen (bijlage 2), een opzet voor de paragraaf verbonden partijen in begroting en jaarrekening (bijlage 3), de wet- en regelgeving ten aanzien van verbonden partijen (bijlage 4) en de juridische verschijningsvormen van verbonden partijen (bijlage 5). 1.4 Overige samenwerkingsvormen Zolang de gemeenten al bestaan werkt zij samen met anderen. Intergemeentelijke samenwerking ligt daarbij voor de hand. Deze samenwerking kent echter vele uitingen. Inhoudelijk gezien kan samenwerking heel ad hoc zijn, of projectmatig of programmatisch van aard. Afhankelijk van de inhoud verschilt ook de juridische vorm: Van vrijblijvende samenwerking op basis van een overeenkomst tot samenwerking in Wgrverband. De thans voorliggende beleidsnota geeft de kaders voor de meeste verstrekkende vorm van samenwerking, de verbonden partijen. Dat neem niet weg dat de gemeente op veel meer terreinen wordt samengewerkt, zonder dat er sprake is van een verbonden partij. Voorbeelden hiervan zijn: exploitatie bedrijventerrein EBT/RBT werkplein Doetinchem Natuur en Milieu Educatie RMC Achterhoek (Regionaal Meld- en Coordinatiepunt voortijdige schoolverlaters) mobiliteit personeel / functiehuis Achterhoek gezamenlijke inkoop en aanbesteding (bijvoorbeeld energie en kantoorartikelen) diverse intergemeentelijke ambtelijke overlegstructuren 2. ALGEMENE UITLEG VERBONDEN PARTIJEN 2.1 Wat zijn verbonden partijen Het Besluit Begroten en Verantwoorden (BBV) geeft als definitie: een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de provincie onderscheidenlijk de gemeente een bestuurlijk én een financieel belang heeft. Verbonden partijen zijn dus organisaties waarin de gemeente een bestuurlijk én een financieel belang heeft. Bij alleen een bestuurlijk belang, of alleen een financieel belang, is er geen sprake van een verbonden partij. Financieel belang Met een financieel belang wordt bedoeld dat de gemeente middelen beschikbaar heeft gesteld die ze kwijt kan raken in het geval van faillissement van de verbonden partij en/ of als de financiële problemen bij de verbonden partijen kunnen worden verhaald op de gemeente. Er is sprake van een verbonden partij als de gemeente geen verhaal heeft als de partij failliet gaat, of als de gemeente aansprakelijk wordt gesteld als de partij haar verplichtingen niet

5 nakomt. Bij leningen en garantstellingen is er dus geen sprake van een verbonden partij: de gemeente houdt juridisch verhaal als de partij failliet gaat. Ook bij exploitatiesubsidies is er geen sprake van een verbonden partij: het gaat om overdrachten (subsidies). Bestuurlijk belang Er is sprake van een verbonden partij als een bestuurder of ambtenaar van de gemeente namens de gemeente in het bestuur van de partij plaatsneemt, of namens de gemeente stemt. 2.2 Overzicht verbonden partijen Er bestaan verschillende juridische verschijningsvormen van verbonden partijen. Het belangrijkste onderscheid is het verschil tussen publiekrechtelijke- en privaatrechtelijke verbonden partijen. Daarnaast bestaat er nog een mengvorm, de zogenaamde Publieke Private Samenwerkingsverbanden. De wetgever heeft een voorkeur voor publiekrechtelijke boven privaatrechtelijke samenwerking. De gedachte hierachter is dat in een publiekrechtelijke participatie de openbaarheid en de controle beter zijn gewaarborgd dan in een privaatrechtelijke deelneming. In bijlage 5 geven wij een volledig overzicht en verdere uitleg van de diverse juridische vormen van verbonden partijen en de voorkeur van de wetgever. Een uitgebreid overzicht van de aan onze gemeente verbonden partijen geven wij in bijlage 2. In dit overzicht is aanvullende informatie opgenomen over onder meer het openbaar belang dat de verbonden partij behartigd, het vermogen en (financiële) resultaat Publiekrechtelijke verbonden partijen Bij publiekrechtelijke verbonden partijen gaat het met name om gemeenschappelijke regelingen. Bij gemeenschappelijke regelingen gaat het vaak om primaire gemeentelijke taken met een uitvoerend karakter. Zij vormen een verlengd lokaal bestuur waarbij meestal de vrijwilligheid van de samenwerking voorop staat. Voor sommige taken is door de wetgever verplichte samenwerking opgelegd, denk bijvoorbeeld aan de Veiligheidsregio en de Gemeenschappelijke Geneeskundige Dienst. De publiekrechtelijke verbonden partijen (gemeenschappelijke regelingen) waarmee Montferland een relatie heeft zijn: Huisvesting voortgezet onderwijs in de Liemers Regio Achterhoek Stadsregio Arnhem Nijmegen Werkvoorzieningschap WEDEO Veiligheidsregio Noord- en Oost Gelderland (inclusief cluster brandweer achterhoek west) Stadsbank Oost-Nederland Recreatieschap Achterhoek-Liemers Reinigingsdienst de Liemers GGD Gelre-IJssel Euregio Rijn Waal Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers Privaatrechtelijke verbonden partijen Bij privaatrechtelijke verbonden partijen gaat het om deelname van de gemeente in private rechtspersonen, met name om vennootschappen en stichtingen. Een stichting heeft een bestuur voor de dagelijkse leiding en kent een ideëel of sociaal doel, waarbij alleen aan dat doel kan worden uitgekeerd. Een vennootschap heeft een raad van bestuur en, afhankelijk van wat daarover in de statuten is bepaald of van de omvang van de vennootschap, een raad van commissarissen. De raad van bestuur wordt gecontroleerd door een vergadering van aandeelhouders. Gemeenten maken vaak gebruik van vennootschappen bij nutsvoorzieningen, cultuur en economie. De belangrijkste reden om samen te werken zijn financiële voordelen door winstdeling en dividend.

6 De privaatrechtelijke verbonden partijen (deelnemingen) waarmee Montferland een relatie heeft zijn: NV Bank Nederlandse Gemeenten (BNG) NV Vitens Alliander NV NV Nuon Energy Publieke Private Samenwerkingsverbanden Het Publieke Private Samenwerkingsverband (PPS) is een bijzondere vorm van een verbonden partij, omdat naast de overheid ook private partijen deelnemen. Een veel voorkomend voorbeeld van een PPS zien we in lokale gebiedsontwikkeling, Deze samenwerkingsvorm komt in verschillende variaties voor. Het risicoprofiel is op financieel gebied hoog te noemen. De gemeente loopt risico over het ingebrachte geld en dient daarnaast rekening te houden met het private belang dat kan afwijken van de eigen doelstelling. Aan de andere kant kan er sprake zijn van forse exploitatiewinsten waarin de gemeente kan meedelen. Indien er wordt besloten tot het aanstellen van een gemeentelijke vertegenwoordiging in een PPS constructie is er sprake van een financieel én bestuurlijk belang en wordt de constructie gezien als een verbonden partij. 2.3 Sturen op afstand rolverdeling tussen raad en college Een belangrijk aspect bij verbonden partijen is de sturing tussen gemeente en verbonden partij, alsmede de sturing tussen raad richting de afgevaardigde en wat daarbij een goede rolverdeling kan zijn. In het rapport van de rekenkamer is hier de volgende tekst over opgenomen: Door de uitvoering van een gemeentelijke taak aan een verbonden partij over te laten, geef je als gemeente ook een zekere invloed uit handen. Bij sturen op afstand blijft het college echter wel verantwoordelijk voor, en aanspreekbaar op, de uitvoering van taken. Hiermee wordt bedoeld: wethouders moeten in control zijn met betrekking tot de werkzaamheden door verbonden partijen. Daarom is het van belang voldoende waarborgen in te bouwen om tóch te kunnen sturen en toezicht houden op verbonden partijen. Belangrijker nog dan het financiële argument is wellicht het inhoudelijke argument: er is sprake van realisatie van maatschappelijke doelen en effecten met (deels) publiekelijk geld. In veel gevallen is het de taak van de raad om aan te geven wat de kaders zijn en wat de publieke taak is die de verbonden partij gaat uitvoeren (sturen). In enkele gevallen heeft het college die bevoegdheid. De raad stelt vast welke doelen er gerealiseerd moeten worden, bijvoorbeeld in de programmabegroting of een beleidsnota. Het is vervolgens ook aan de raad om de realisatie van de doelen te controleren (toezicht te houden). Samengevat stuurt de raad dus inhoudelijk op de verbonden partij als geheel, en op de manier waarop het college de afzonderlijke verbonden partijen stuurt. Ook houdt hij hier toezicht op. Grofweg zijn er vier processtappen te onderscheiden voor raad en college in de aansturing van verbonden partijen. In figuur 1 staan de processtappen schematisch weergegeven. 1. Kaderstelling: de raad stelt kaders ten aanzien van verbonden partijen door vaststelling van een nota verbonden partijen en/of een paragraaf verbonden partijen in de programmabegroting. 2. Inrichting bestuurlijk arrangement ( sturen ): het college richt een bestuurlijk arrangement in per verbonden partij. Het bestuurlijk arrangement is een schriftelijk vastgelegde set afspraken ten aanzien van verantwoording en sturing en de toezichtfunctie van de gemeente. Deze afspraken moeten passen binnen de door de raad gestelde kaders. 3. Toepassing bestuurlijk arrangement ( verantwoorden ): het college past het bestuurlijk arrangement toe in het verkeer met de verbonden partij. 4. Controle en bijstelling: de raad controleert op basis van verantwoordingsinformatie van het college of de toepassing van het instrument verbonden partij goed verloopt en geschiedt conform de gestelde kaders.

7 Gemeenteraad Kaderstelling Controle en bijstelling College Inrichting bestuurlijk arrangement met verbonden partij Toepassing bestuurlijk arrangement Verbonden Partij Uitvoering beoogde taak conform bestuurlijk arrangement Figuur 1: vier processtappen in aansturing van verbonden partijen 2.4 Voor- en nadelen verbonden partijen In de praktijk worden diverse mogelijke voordelen en nadelen in de samenwerking met verbonden partijen ervaren. Hieronder worden deze genoemd. Mogelijke voordelen van een verbonden partij zijn: Efficiencyvoordelen: bijvoorbeeld samen met andere gemeenten een sociale werkplaats exploiteren, samen afvalinzameling organiseren etc. Dit is de meest voorkomende reden om een gemeentelijke taak onder te brengen in een verbonden partij. Risicospreiding: het delen van (financiële) risico s met andere partijen. Bestuurlijke kracht en effectiviteit: de deelnemers staan samen sterker ten opzichte van hun omgeving. Kennisvoordeel: de gemeente kan gebruik maken van kennis en expertise die niet in huis is. Katalysatorfunctie: de gemeente brengt samen met andere (semi) publieke en private organisaties activiteiten op gang die zonder de initiërende rol van de gemeente niet of veel moeilijker van de grond zouden komen. Bijvoorbeeld recreatieschap Achterhoek Liemers. Als voordeel voor de publiekrechtelijke vorm kan de keuze van de wetgever worden genoemd. Op basis van de gemeentewet bestaat er (zoals reeds aangegeven) immers een voorkeur voor publiekrechtelijke samenwerking. Publiekrechtelijke deelneming in een Gemeenschappelijke Regeling wordt gezien als het verlengstuk van het openbaar bestuur en als zodanig vallend onder de waarborgen van het publiekrechtelijk regime met de daarbij behorende rechten en verplichtingen. Als voordelen voor de privaatrechtelijke variant kunnen worden genoemd snelheid (snel kunnen inspelen en aanpassen op basis van maatschappelijke ontwikkelingen), en efficiency (kortere besluitvormingsprocedures dan bij gemeente). De nadelen (kunnen) zijn: De beïnvloedingsmogelijkheden en de informatievoorziening zijn door de afstand minder vanzelfsprekend dan bij een eigen gemeentelijke dienst. De gemeente moet meer moeite doen om zijn rol als klant/ opdrachtgever waar te maken; tegelijkertijd is zij als bestuurder/ eigenaar medeverantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de verbonden partij. Dit wordt ook wel de twee petten problematiek (bestuurder en wethouder/burgemeester) genoemd. De verwatering van (eigen) belangen bij deelneming van meerdere gemeenten.

8 Financiële risico s, zoals het opdraaien voor mogelijke tekorten (raakvlak met weerstandsvermogen), de open eind financiering (bij een gemeenschappelijke regeling zijn de deelnemende gemeenten namelijk aansprakelijk voor de tekorten van de gemeenschappelijke regeling) Bestuurdersaansprakelijkheid Bestuurlijke zwakte en ineffectiviteit Onnodige bestuurlijke en ambtelijke drukte Als specifiek nadeel voor de privaatrechtelijke variant kan worden genoemd het ontbreken van de publiekrechtelijke waarborgen en de (zelfstandige) rechtspersoonlijkheid. 3. VISIE VAN MONTFERLAND VERBONDEN PARTIJEN 3.1 samenwerken Al sinds het bestaan van de gemeente heeft zij buren en gedeelde belangen. Samenwerking ter uitvoering van het openbaar belang komt dus al veel langer voor en om diverse redenen, zoals: o o o o o o gedeelde belangen met anderen; de gemeente kan een gewenst doel niet zelf realiseren; een gewenst doel kan op een efficiëntere of doeltreffender wijze met anderen worden gerealiseerd; uit kostenoverweging wordt met andere gemeenten samengewerkt; het nastreven van een hogere kwaliteit van dienstverlening en producten; een bestuurlijke verplichting. De gemeente Montferland onderschrijft deze redenen en ziet daarom samenwerking als een logisch, nuttig en noodzakelijk instrument om op een goede wijze het openbaar belang te dienen indien tenminste één van deze redenen nadrukkelijk aanwezig is. Om te beoordelen of en zo ja gemeentelijke samenwerking daadwerkelijk moet worden georganiseerd zijn de volgende criteria daarvoor bepalend: o o o o o samenwerken biedt aantoonbaar voordelen ten opzichte van het zelfstandig uitvoeren van een bepaalde taak (kwaliteit, kosten, kwetsbaarheid) de samenwerking moet passen bij de schaalgrootte van Montferland taak moet democratisch gelegitimeerd kunnen worden (kaderstellend en controlerend) taak moet zo dicht mogelijk nabij burgers georganiseerd worden taak moet gekoppeld zijn aan heldere verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Indien de gemeente het openbaar belang wenst te behartigen samen met anderen staat het voor de keuze staat om dit te doen middels publiekrechtelijke dan wel privaatrechtelijke samenwerkingsvormen. Bij deze afweging gelden de volgende uitgangspunten a. Als de gemeente kan kiezen tussen een publiekrechtelijke of een privaatrechtelijke samenwerkingsvorm dan heeft zij de voorkeur voor deelname aan een publiekrechtelijke samenwerkingsvorm. Deze voorkeur kan worden geduid als ja mits aan een aantal voorwaarden wordt voldaan. Deze voorwaarden liggen op het terrein van: het leveren van een extra bijdrage aan het publiek belang, het kunnen uitoefenen van voldoende invloed en/of sturing en het adequaat kunnen invullen van democratische controle b. De gemeente Montferland is terughoudend als het gaat om de vraag of de gemeente aan een privaatrechtelijke samenwerkingsvorm wil deelnemen. Deze terughoudendheid kan worden aangeduid als nee tenzij c. De gemeente Montferland is terughoudend als het gaat om de vraag of de gemeente aan een publiek-private samenwerking (PPS) wil deelnemen. In feite komt PPS neer op deelname aan een privaatrechtelijke samenwerkingsvorm. Ook hier geldt dus de regel nee tenzij.

9 Op basis van deze uitgangspunten is in de volgende paragraaf een besliskader weergegeven en beschreven ten aanzien van het aangaan van nieuwe financiële en bestuurlijke relaties. Het besliskader, geldt als beleidslijn wanneer de vraag speelt of de gemeente een nieuwe financiële en bestuurlijke relatie aan zou moeten gaan. Dit kader vormt een handreiking waarin het gemeentelijke beleid ten aanzien van verbonden partijen een plaats heeft gekregen. Het is echter geen instrument dat onafwendbaar tot een bepaalde keuze moet leiden. Een keuze voor het aangaan van een nieuwe financiële en bestuurlijke relatie zal in sommige gevallen een politieke keuze zijn. 3.2 vastleggen van afspraken De gemeente Montferland heeft afspraken vastgelegd voor de samenwerking met alle verbonden partijen. De afspraken met een algemeen karakter zijn in de regel vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst. Aanpassen of wijzigen van deze afspraken is niet mogelijk anders dan met instemming van alle betrokken partijen. Per verbonden partij kunnen wel specifieke afspraken worden gemaakt omdat iedere partij anders is. Toelichting Om ervoor te zorgen dat de samenwerking goed verloopt, en de verbonden partijen steeds blijven bijdragen aan het gemeentelijk beleid worden per verbonden partij afspraken gemaakt. De gemeente maakt concrete afspraken over: - de gemeentelijke doelen die zij moet bereiken, - de kosten die daaraan voor de gemeente verbonden zijn, - de risico s voor de gemeente, - hoe deze beheerst worden, - wat de beïnvloedingsmogelijkheden zijn en - hoe de informatievoorziening geregeld wordt. Het is ook belangrijk om afspraken over de sturing vast te leggen. Daarom zijn er zowel voor de externe sturing (van gemeente richting verbonden partij) als de interne sturing (binnen de gemeente) een aantal spelregels opgenomen. 3.3 aandachtspunten voor samenwerking In onderstaand overzicht zijn een aantal aandachtspunten geformuleerd die in de afweging voor samenwerking meegenomen worden en waaruit de meerwaarde van samenwerking duidelijk kan worden. Met andere woorden: waarom kan een verbonden partij het publieke belang van de gemeente beter dienen dan de gemeente zelf? Overzicht 1 aandachtspunten die in afweging voor samenwerking meegenomen kunnen worden a. wat zijn de financiële risico s (inclusief weerstandsvermogen van de verbonden partij)? b. wat zijn de mogelijke andere risico s? c. kunnen door samenwerking risico s gespreid worden? d. is er voldoende bestuurlijke en ambtelijk betrokkenheid? e. wordt de bestuurlijke kracht en effectiviteit vergroot? f. is er sprake van kennisvoordeel? g. kan men sneller werken, snel inspelen en aanpassen als gevolg van maatschappelijke ontwikkelingen (bestuur op afstand)? h. zijn er voor de gemeente voldoende sturingsmogelijkheden, zodat er adequate kaders gesteld kunnen worden? i. Zijn er afspraken over beïnvloedingsmogelijkheden? j. Zijn er duidelijke afspraken over doelen en doelrealisatie? k. Is de informatievoorziening goed geregeld? l. Is er nagedacht over hoe om te gaan met de twee petten problematiek (bestuurder en wethouder/burgemeester)? m. Is er nagedacht over de mogelijke verwatering van (eigen) belangen bij deelneming van meerdere gemeenten? n. Hoe is de bestuurdersaansprakelijkheid geregeld?

10 4 AFWEGINGSKADER EN UITLEG OVER DE VIJF TE VOLGEN STAPPEN 4.1 Afwegingskader Onderstaand afwegingskader is een goed hulpmiddel om een weloverwogen besluit te nemen over het al dan niet aangaan dan wel het beëindigen van een relatie met een verbonden partij. 1. Is er sprake van een NEE Niets doen en aan de markt of publiek belang? andere overheden overlaten JA 2. Is volledige gemeentelijke betrokkenheid JA Uitvoering door de bij de behartiging van het gemeente zelf publieke belang noodzakelijk? NEE 3. Kan de gemeente De gemeente treedt zelf op via: als opdracht-, subsidie- JA a. regelgeving of regelgever b. opdrachtverstrekking optreden? c. subsidiering NEE 4. Kan de gemeente het publieke belang beter JA Aangaan publiekrechtelijke behartigen door een verbonden partij: relatie aan te gaan met een publiekrechtelijke gemeenschappelijke regeling verbonden partij? NEE 5. Kan de gemeente het Oprichten of aangaan van publieke belang beter JA een privaatrechtelijke behartigen door een verbonden partij, bijvoorbeeld: relatie aan te gaan met een - vennootschap privaatrechtelijke - stichting verbonden partij? - overeenkomst Aangaan mengvorm: PPS NEE Uitvoering door de gemeente zelf Figuur 2: afwegingskader voor samenwerking verbonden partijen

11 4.2 Uitleg vijf stappen afwegingskader Stap 1. Is er sprake van een publiek belang? Uitgangspunt is dat de gemeente alleen taken uitvoert of laat uitvoeren die een publiek belang hebben. De term publiek belang is echter niet in de wet gedefinieerd. De Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid heeft publiek belang als volgt gedefinieerd: Er is sprake van een publiek belang indien de overheid zich de behartiging van een maatschappelijk belang aantrekt op grond van de overtuiging dat dit belang anders niet goed tot zijn recht komt Wanneer het gemeentebestuur van oordeel is dat er géén sprake is van een publiek belang of van een publiek belang dat niet door de gemeente behartigd kan worden, zal de gemeente niets doen en het aan de markt of andere overheden overlaten. Als de gemeente wel een rol heeft, volgt afweging 2. Stap 2. Is volledige gemeentelijke betrokkenheid bij de behartiging van het publieke belang noodzakelijk? Als het publieke belang van de taak is vastgesteld moet vervolgens onderzocht worden welke onderdelen daarvan wel of niet kunnen worden uitbesteed. Een publiek belang betekent immers niet dat de gehele taak door de gemeente moet worden uitgevoerd. Volledige gemeentelijke betrokkenheid kan bijvoorbeeld voortkomen uit: - Een wettelijke verplichting een taak intern door de gemeente uit te voeren. - Het uitvoeren van een bepaalde taak wordt als te strategisch voor de gemeente gezien om extern uit te voeren. - Door de hoge risico s en onzekerheden met betrekking tot de uit te voeren taak is het uitbesteden van een dergelijke taak niet mogelijk of alleen tegen hoge kosten. Bij volledige gemeentelijke betrokkenheid zal de activiteit binnen de gemeente moeten worden ondergebracht en intern worden uitgevoerd. Is er geen reden voor 100% betrokkenheid, dan volgt afweging 3. Stap 3. Kan de gemeente als opdracht-, subsidie-, of regelgever optreden? Uitgangspunt is dat de publieke taak bij voorkeur door de gemeente zelf in haar hoedanigheid van publiekrechtelijke rechtspersoon behartigd moet worden, maar niet persé intern uitgevoerd hoeft te worden. Daarbij bestaan drie opties: Uitvoering door derden met subsidies op basis van gemeentelijke subsidievoorwaarden. De inzet van de publiekrechtelijke bevoegdheid van de gemeente als regelgever door middel van voorschriften inzake de uitvoering van een publieke taak en de handhaving van deze voorschriften door middel van toezicht, of het verlenen van bepaalde concessies. Uitvoering inkopen bij externe uitvoerders op basis van privaatrechtelijke overeenkomsten. Van belang is dat de gemeente voldoende invloed heeft om de door haar gewenste publieke taak op de door haar gewenste condities (prijs, kwaliteit) uitgevoerd te krijgen en langs deze weg controle uit te oefenen. Mocht deze invloed op de behartiging van het publieke belang geheel of gedeeltelijk ontbreken, dan volgt afweging 4. Stap 4. Kan de gemeente het publieke belang beter behartigen middels het aangaan van een relatie met een publiekrechtelijke verbonden partij, gelet op de mogelijke (financiële) risico s? Als het publieke belang niet noodzakelijkerwijs volledig door de gemeente zelf behartigd hoeft te worden, maar het publieke belang kan ook niet door subsidies, regelgeving of inkopen van diensten op producten behartigd worden (stap 3), dan volgt de afweging of de gemeente het publieke belang beter kan behartigen door het aangaan van een relatie met een publiekrechtelijke verbonden partij (in dit afwegingskader komt de publiekrechtelijke variant als eerste aan bod, omdat dit de voorkeur van de wetgever heeft, zie voor meer informatie hierover bijlage 5

12 Verder dient in het kader van stap 4 te worden opgemerkt dat Montferland vanwege de geografische ligging een schakelfunctie kan vervullen tussen de Achterhoekse gemeenten en gemeenten die behoren tot stadsregio. Ingeval van een keuzevrijheid tot samenwerking met gemeenten uit één van beide regio s dient een afweging plaats te vinden. De in hoofdstuk 3.3 genoemde aandachtspunten die in de afweging voor samenwerking meegenomen kunnen worden en waaruit de meerwaarde van samenwerking duidelijk kan worden vastgesteld (zie overzicht 1), gelden eveneens voor de meest effectieve en efficiënte samenwerkingsregio. Als er geen goede argumenten zijn voor het aangaan van een relatie met een publiekrechtelijke verbonden partij, dan volgt de laatste (vijfde) afweging. Stap 5. Kan de gemeente het publieke belang beter behartigen middels het aangaan van een relatie met een privaatrechtelijke verbonden partij, gelet op de mogelijke (financiële) risico s? Wanneer een publiekrechtelijke verbonden partij niet mogelijk of wenselijk is, kan nog onderzocht worden of de privaatrechtelijke variant wellicht perspectief biedt. Ook in dit geval is het nodig de meerwaarde van een privaatrechtelijke verbonden partij aan te tonen. De meerwaarde zal evenals bij een publiekrechtelijke verbonden partij worden verduidelijkt aan de hand van concrete effecten ten aanzien van mogelijke financiële en andere risico s en de benodigde bestuurlijke en ambtelijke betrokkenheid. Van belang is de afweging of de risico s opwegen tegen het te dienen publieke belang. Verder kan het ook hier handig zijn om de genoemde voordelen en nadelen van verbonden partijen (zie 2.4) te betrekken in deze afweging. Ook is het mogelijk te besluiten om een publiek-private samenwerking (PPS) op te richten. Wil PPS een reële optie zijn, dan moet ten minste aan een aantal basisvoorwaarden worden voldaan: Heldere doelstelling voor de samenwerking met private partijen; Samenwerking met private partijen moet een toegevoegde waarde opleveren; Heldere en gemeenschappelijke doelstellingen van alle betrokken partijen bij het project; Risicospreiding en - beheersing; De contouren van het project moeten voldoende duidelijk zijn. Dit zal worden afgezet tegen alternatieven waarmee de beoogde effecten ook kunnen worden bereikt (wederom in relatie tot financiële en andere risico s en wat de gevolgen zijn voor bestuurlijke en ambtelijke betrokkenheid). Wanneer (ook) een privaatrechtelijke variant niet gewenst of mogelijk is dan zal de activiteit door de gemeente zelf moeten worden uitgevoerd. 4.3 Evaluatie Net als alle organisatie heeft een verbonden partij een natuurlijke levensloop. De organisatie wordt geboren, leeft en groeit op. En dan komt het moment van evalueren en heroverwegen. De actualiteit verandert en de belangen kunnen verschillend geworden zijn. Een grondige evaluatie stelt de raad in de gelegenheid om te beslissen of de verbonden partij nog wel het doel dient waar het voor ingesteld was of dat er een aanpassing moet komen of (in het uiterste geval) moet leiden tot beëindiging van de relatie met de verbonden partij. Het toetsingskader hiervoor is gelijk aan die in hoofdstuk 3.1 is genoemd om te beoordelen of en zo ja gemeentelijke samenwerking daadwerkelijk moet worden georganiseerd. Daarnaast dienen de aandachtspunten die in overzicht 1 van hoofdstuk 3.3 zijn genoemd te worden betrokken in de evaluatie. Uitgangspunt is dat elke verbonden partij één keer in een raadsperiode aan een grondige evaluatie wordt onderworpen. Het college bereidt deze evaluatie voor na afstemming met de raad.

13 5 AFSPRAKEN VOOR SAMENWERKING 5.1 Inleiding Wanneer - na het doorlopen van het afwegingskader - duidelijk geworden is dat het goed en zinvol is om een verbonden partij aan te gaan, is het nodig om concrete afspraken te maken voor de samenwerking. Ook voor bestaande verbonden partijen is het enselijk om de eerder gemaakte afspraken te onderzoeken en waar nodig aan te passen en opnieuw vast te leggen. Immers, wanneer je als gemeente de uitvoering van een gemeentelijke taak overlaat aan een verbonden partij geef je ook een zekere invloed uit handen. Maar omdat het college wel verantwoordelijk voor en aanspreekbaar is op de uitvoering van taken is het belangrijk om waarborgen in te bouwen om toch te kunnen sturen en toezicht te houden op verbonden partijen (zie ook 2.3). Een belangrijk onderdeel bij het vastleggen van de afspraken is doelgerichtheid en controle en sturing op de mate van doelrealisatie. In deze paragraaf wordt eerst uiteengezet waar de gemeente op gaat sturen: welke afspraken maken we met verbonden partijen. Dat zijn allereerst afspraken over het doel en de mate van doelrealisatie. Daar hangen de kosten uiteraard nauw mee samen: wat is de financiële bijdrage ven de gemeente aan de verbonden partij? Ook daar moeten afspraken over worden gemaakt. En in het verlengde hiervan is van belang wat de financiële risico s zijn en welke afspraken er zijn om deze te beheersen. Als derde is het goed om te weten wat de beïnvloedingsmogelijkheden voor de gemeente bij de verbonden partij zijn. Tenslotte is het goed om afspraken te maken over de informatievoorziening. Zo kan de gemeente sturen op welke informatie zij wanneer ontvangt zodat de verantwoording van de verbonden partij op een goede manier gebeurt. Vervolgens komt in deze paragraaf aan bod op welke manier we gaan sturen: hoe zorgt de gemeente ervoor dat de gemaakte afspraken ook daadwerkelijk gerealiseerd worden. De afspraken gelden in principe voor alle verbonden partijen waar de gemeente nu mee samenwerkt, en ook voor nieuwe verbonden partijen. Echter, iedere verbonden partij is uniek en anders, dus de afspraken zullen niet met alle verbonden partijen op exacte dezelfde wijze gemaakt kunnen worden. 5.2 Waar gaan we op sturen: welke afspraken maken we met verbonden partijen Sommige verbonden partijen zijn wettelijk verplicht (bijvoorbeeld Veiligheidsregio en GGD). Bij deze verbonden partijen ligt een aantal afspraken vast, zoals wat het doel is of de taak. Als een verbonden partij niet wettelijk verplicht is bestaat er wat meer vrijheid in de te maken afspraken. Als gemeenten kun je dan samen de afspraken vastleggen zonder dat je met wettelijke verplichtingen rekening hoeft te houden. Echter in alle gevallen is het goed om de afspraken (al is een deel ervan mogelijk wettelijk verplicht) helder neer te zetten zodat iedereen weet waar men elkaar aan kan houden Afspraken over doelen Voor iedere verbonden partij is het nodig om concreet geformuleerde en meetbare doelstellingen voor de samenwerking te formuleren. Daarbij moet worden ingegaan op het waarom van de samenwerking met de betreffende verbonden partij. De doelen worden vaak bij het begin van de samenwerking vastgelegd; het is goed om deze periodiek (bijvoorbeeld eens in de vier jaar) te beoordelen op actualiteit. In bijlage 2 behorende bij deze nota is de doelstelling van elke verbonden partijen opgenomen. Verder worden in een jaarwerkplan concrete, meetbare afspraken gemaakt tussen gemeente en verbonden partij. Waar het kan worden de afspraken bovendien vastgelegd in een overeenkomst met een verbonden partij. Een dergelijke overeenkomst is in sommige gevallen mogelijk bij privaatrechtelijke verbonden partijen, bij publiekrechtelijke is dat niet mogelijk Afspraken over financiën en risicobeheersing Het is belangrijk om te weten wat de financiële bijdrage van de gemeente aan de verbonden partij is. Wat zijn de kosten voor de gemeente wanneer zij de afgesproken diensten/ producten afneemt.

14 Ook moeten afspraken gemaakt worden over het tijdstip van aanleveren van begroting. Veelal worden begrotingen van gemeenschappelijke regelingen te laat aangeleverd waardoor de stukken niet meer tijdig aan de gemeenteraad aangeboden kunnen worden. Verder moet duidelijk zijn wat de betalingscondities zijn. Moet de gemeente bijvoorbeeld jaarlijks een vast bedrag overmaken of betaalt zij per afgenomen dienst/ product. Zijn begrotingswijzigingen mogelijk en onder welke voorwaarden? Over dit soort zaken zal de gemeente afspraken moeten maken. Als uitgangspunt geldt hierbij dat de verbonden partij moet aansluiten bij de integrale bestuurlijke planning van de gemeente. Tenslotte moeten ook de risico s in beeld zijn. Besturen zonder financiële risico s te lopen is onmogelijk. Dat geldt zowel voor gemeenten zelf als bij taakuitoefening door verbonden partijen. De gemeente moet daarom zicht hebben op de aard en omvang van de risico s die de gemeente loopt en moet zorgen dat deze risico s worden beheerst (afgedekt) Afspraken over beïnvloedingsmogelijkheden Voordat de gemeente deelneemt in een verbonden partij moeten ook de beïnvloedingsmogelijkheden geborgd zijn. Concrete beïnvloedingsmogelijkheden zijn: Beëindiging deelname, wat zijn de mogelijkheden en voorwaarden (zie bijlage 2); Vastlegging afspraken over de consequenties ingeval van niet-nakoming van de gestelde prestatiedoelen in relatie met beschikbare middelen; Beperking bevoegdheden bestuur van de verbonden partij. Tot welke rechtshandelingen is het bestuur bevoegd? Welke besluiten moet het bestuur eerst ter goedkeuring voorleggen aan de deelnemende gemeenten? Inrichting bedrijfsvoering van de verbonden partij; Periodieke evaluatie. Invloed op verbonden partijen kan op verschillende wijzen worden verkregen. Hiervoor zijn enkel formele bevoegdheden genoemd. De gemeente kan ook haar invloed op de verbonden partijen versterken door te investeren aan de voorkant van het begrotingsproces. Dit betekent dat voordat de begroting van een verbonden partij wordt opgesteld afspraken worden gemaakt over beleidskaders en financiële kaders. Vragen als: - wat willen we in het begrotingsjaar nieuw ontwikkelen? - met welke taken gaan we gewoon door? - Welk budget hebben we daarvoor over? En - Wat mag de maximale inwonerbijdrage zijn? Kunnen daarbij aan de orden komen. Het ligt daarbij voor de hand om al vroeg in het begrotingsproces (bijvoorbeeld bij het vaststellen van de kaders) de zienswijze van de gemeenteraden te vragen. Met inachtneming van de gevoelens van de gemeenteraden kan de verbonden partij dan de begroting opstellen. De goedkeuring van de begroting door de gemeenteraden kan dan een formele handeling worden Afspraken over informatievoorziening De gemeente wil uiteraard kunnen controleren of de gemaakte afspraken gerealiseerd worden. De verbonden partij zal daarom tijdig, volledig, en betrouwbaar moeten rapporteren over: Het openbaar belang dat door de verbonden partij behartigd wordt De mate van doelrealisatie, bijvoorbeeld terug te vinden in een jaarverslag, activiteitenverslag of tussenrapportage De kosten/ het financieel resultaat voor de gemeente Het eigen vermogen Ontwikkelingen in het belang dat de gemeente in de verbonden partij heeft. Per verbonden partij moet bekeken worden welke frequentie van rapporteren nodig is en aan wie welke rapportages toegezonden worden. 5.3 Hoe gaan we sturen: afspraken voor interne werkwijze verbonden partijen Het is belangrijk om de gemaakte afspraken met de verbonden partijen (uit 5.2) te bewaken en te controleren. Dat gebeurt veelal via overleggen tussen de gemeente en de verbonden partij, meestal in een vergadering van het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur, in ambtelijke overleggen of bijvoorbeeld bij het afsluiten van een convenant of het bespreken van een evaluatie met de verbonden partij. De gemeentelijke organisatie moet hiertoe adequaat ingericht zijn zodat de sturing op de juiste manier plaatsvindt.

15 5.3.1 Klant- en eigenaarsrol De gemeente vervult zoals eerder genoemd ten aanzien van de verbonden partijen twee rollen: de rol van klant en de rol van eigenaar. In de rol van eigenaar van de verbonden partij moet de gemeente de belangen van de verbonden partij behartigen. Als klant neemt de gemeente producten of diensten van de verbonden partij af en moet zij de belangen van de gemeente behartigen. Per samenwerkingsverband zal duidelijk moeten zijn hoe het bestuurlijk belang in de gemeenschappelijke regeling vastgelegd is (invulling klant- en eigenaarsrol). De gemeente kan ervoor kiezen om een scheiding aan te brengen tussen klantrol en eigenaarrol. De portefeuillehouder die invulling geeft aan de eigenaarrol zal worden afgevaardigd naar het AB/ DB. Voordeel van deze constructie is dat geen verstrengeling van belangen optreedt en dat de verhoudingen zakelijk worden gehouden. Gelet op de grootte van onze gemeente ligt het voor de hand om beide rollen (klant en eigenaar) in één portefeuillehouder te verenigen. De betreffende portefeuillehouder is dan lid van het algemeen bestuur van de verbonden partij. Hierdoor ontstaat eenduidigheid en blijven communicatieproblemen beperkt. Het is dan wel nodig dat de betreffende portefeuillehouder in zijn/haar hoofd een mentale scheiding van rollen aanbrengt. Voordeel van deze constructie is eenduidigheid waardoor de communicatieproblemen beperkt kunnen blijven. Er is immers voor de ambtelijke organisatie één bestuurlijk aanspreekpunt. Bijkomend voordeel is dat bij de eigenaar meer materiedeskundigheid ontstaat vanuit zijn optreden als klant. Bij privaatrechtelijke verbonden partijen is deze constructie niet mogelijk omdat er dan geen afvaardiging van de gemeente in zowel algemeen bestuur als dagelijks bestuur is. Dan is het goed om de vakwethouder naar de betreffende verbonden partij af te vaardigen (veelal algemeen bestuur of aandeelhoudersvergadering). Mocht in plaats van de vakwethouder, de wethouder financiën afgevaardigd worden, dan is het nodig om te zorgen voor een goede afstemming tussen de vakwethouder en de wethouder financiën Raadsleden en ambtenaren treden in beginsel niet op als vertegenwoordiger van de gemeente in het bestuur van een verbonden partij In een duaal stelsel ligt het in de rede dat collegeleden als gemeentelijk vertegenwoordiger plaatsnemen in het bestuur van een verbonden partij. Verbonden partijen immers zijn primair de verantwoordelijkheid van het college, omdat zij een uitvoeringsorgaan zijn om de gestelde doelen te realiseren. De raad controleert het college. Indien raadsleden tevens als gemeentelijk vertegenwoordiger zouden optreden dan geven zij mede invulling aan de taak van het college. Uit oogpunt van functiescheiding is een vertegenwoordiging vanuit de raad ongewenst. In dat geval zou de raad zichzelf moeten controleren. Terughoudendheid is hier gewenst, vooral om verwarring van rollen tussen college en raad te voorkomen. In de Montferlandse situatie betreft het een drietal verbonden partijen, waarbij raadsleden optreden als vertegenwoordiger van de gemeente, te weten: bij Euregio Rijn Waal, werkvoorzieningschap Wedeo en Reinigingsdienst De Liemers Verantwoording omtrent Verbonden Partijen aan de raad De raad wordt langs verschillende lijnen ten aanzien van verbonden partijen geïnformeerd. Een eerste lijn is de verplichte paragraaf in de gemeentelijke begroting en jaarrekening (zie hieronder). Een tweede informatielijn is de informatie middels de aanbieding van (ontwerp)begrotingen en vastgestelde jaarrekeningen van de verbonden partijen aan de raad. Een derde lijn is de ad hoc informatievoorziening rechtstreeks door de verbonden partij, of door een memo uit het college (MUC), of rechtstreeks mondeling door de verantwoordelijke portefeuillehouder. In alle gevallen is het de bedoeling om de stukken die naar de raad gaan, te voorzien van een oplegnotitie van het college. In de memo moet een korte samenvatting staan met aandachtspunten voor de raad. Zo kan de raad snel en op hoofdlijnen zien wat de inhoud is van het stuk.

16 Tenslotte is de raad het meest aangewezen bestuursorgaan om één keer per raadsperiode de deelname aan en de taakuitvoering van de verbonden partij te evalueren. De resultaten worden verwerkt in deze nota, die daartoe eenmaal per vier jaar aan de raad ter bespreking en vaststelling wordt aangeboden Paragraaf verbonden partijen in de begroting en jaarrekening In de programmabegroting en jaarrekening is een paragraaf verbonden partijen opgenomen. De raad kan daar informatie vinden over verbonden partijen. Het is overigens ook verplicht (volgens het BBV -Besluit Begroten en Verantwoorden) om een dergelijke paragraaf in de begroting op te nemen. Momenteel wordt in de paragraaf verbonden partijen het algemeen beleid ten aanzien van verbonden partijen weergegeven. Verder is een overzicht van verbonden partijen opgenomen plus een toelichting waar de bijzonderheden en actuele informatie per verbonden partij wordt vermeld. In het kader van de deregulering is het streven om producten dunner, overzichtelijker, leesbaarder en vooral beter te maken. Bij de begroting 2012 is hiertoe een eerste aanzet gegeven. Het voorstel is om de informatie van de verbonden partijen ten behoeve van de begroting en jaarrekening op te nemen in een standaardformulier. Een opzet hiertoe is opgenomen in bijlage 3. Vanuit de formulieren verbonden partijen wordt de voor uw raad meest relevante beleidsinformatie opgenomen in de paragraaf verbonden partijen. Hierbij kan worden gedacht aan veranderingen gedurende het begrotingsjaar in het belang dat de gemeente in de verbonden partij heeft Iedere verbonden partij een eigen contactambtenaar Een organisatorisch aspect betreft de invoering van de contactambtenaar. De contactambtenaar is diegene die (op zijn eigen vakgebied) inhoudelijke, beleidsmatige en financiële ondersteuning biedt aan een of meerdere verbonden partijen. De term contactambtenaar is een werktitel. De contactambtenaar is werkzaam binnen de afdeling waar het gemeentelijk beleid wordt ontwikkeld. Hij/ zij moet dus vanuit de eigen functie kunnen adviseren over de klantrol (aan een individuele bestuurder maar soms ook aan het college/ gemeenteraad). De contactambtenaar is verder degene die in de ambtelijke overleggen de plannen van de verbonden partij toetst aan het beleid van de gemeente. Indien nodig overlegt hij/ zij met de portefeuillehouder over het in te nemen standpunt. Momenteel heeft de gemeente een contactambtenaar voor iedere verbonden partij. Voor de Stadsregio en Regio Achterhoek zijn meerdere contactambtenaren aangewezen omdat het takenpakket van deze verbonden partijen zich uitstrekt over verschillende beleidsvelden Informatiestroom en voorbereiden vergaderingen Een ander organisatorisch aspect betreft de informatiestroom binnen de gemeente en het voorbereiden van vergaderingen. Het meest praktisch is dat alle vergaderstukken zowel aan de contactambtenaar als aan de betreffende portefeuillehouder toegezonden worden. Ook alle overige stukken moeten bij de contactambtenaar terechtkomen. Deze persoon beoordeelt of een besluit nodig is/ een standpunt ingenomen moet worden door de gemeente, en bereidt indien nodig een memo, B&W-advies of raadsvoorstel voor. Denk bijvoorbeeld aan wijziging van de regeling, begroting, jaarstukken etc. Uitgangspunt is dat besluiten die ingrijpende gevolgen kunnen hebben voor onze gemeente vooraf aan college en/ of raad voorgelegd worden. Verder zorgt de contactambtenaar ervoor dat de verslagen van vergaderingen van algemeen bestuur, dagelijks bestuur en aandeelhoudersvergaderingen, ter kennisname van het college gebracht worden.

17 6. UITVOERINGSPLAN OP HOOFDLIJNEN Acties Bijeenkomst organiseren met alle contactambtenaren verbonden partijen Verdere informatie/ uitleg over actie Toelichten afspraken uit nota verbonden partijen. Implementeren afspraken uit nota verbonden partijen. Maken afspraken over vervolgacties. Door wie MT, samen met contactpersonen Wanneer 1 e kwartaal 2012 Voor iedere verbonden partij het doorlopen van het afwegingskader zoals genoemd in paragraaf 4.1 Voor iedere verbonden partij het beantwoorden van de vragen genoemd in overzicht 1 van paragraaf 4.2 Toetsen in hoeverre de huidige verbonden partijen voldoen aan het opgestelde afwegingskader. Hieruit dient de meerwaarde van samenwerking te worden aangetoond. Contactambtenaar Contactambtenaar 2 e kwartaal 2012 Aanpassen paragraaf verbonden partijen in jaarrekening en begroting Begroting 2013 MT, FIN en betrokken afdelingen Augustus 2012 Methode opstellen/ afspraken maken met de verbonden partijen om voordat de begroting wordt opgesteld beleidskaders en financiële kaders mee te geven. Eerder in het begrotingsproces gevoelens van de raad peilen. Door vroegtijdig de kaders mee te geven en de gevoelens van de raad te peilen kan de goedkeuring van de begroting door de gemeenteraden een formele handeling worden. Concerncontroller 1 e kwartaal (jaarlijks) Acties t.a.v. nieuwe regelingen Afwegingskader hanteren Tijdig contactpersoon aanstellen Contactpersoon afspraken uit nota verbonden partijen toelichten MT Als aan de orde is Na vier jaar nota evalueren