Spelregels verbonden partijen

Transcriptie

1 Spelregels verbonden partijen 1

2 Leeswijzer Hieronder staat in het kort een vijftal spelregels waaraan de gemeente zich in beginsel zal moeten gaan houden. Bijlage 1 bevat achtergrondinformatie over verbonden partijen, de voor- en nadelen van verbonden partijen en de rolverdeling tussen college en raad bij het aangaan en bij de sturing van een verbonden partij. In de overige bijlagen is nadere, meestal meer theoretische, informatie te vinden over de spelregel. Nog twee opmerkingen vooraf: 1. Uiteraard is het mogelijk om af te wijken van de spelregels, maar slechts in uitzonderingsgevallen en gemotiveerd. Een keuze zal altijd een politieke keuze zijn. 2. Bij het opstellen van de spelregels zijn het Handboek Verbonden partijen Twee voeten in een sok van Deloitte en de spelregels van de gemeenten in West-Brabant als uitgangspunt genomen. Oprichting/ deelname aan (nieuwe) verbonden partij Spelregel 1. Aangaan nieuwe verbonden partij De gemeente maakt bij de afweging om een nieuwe verbonden partij aan te gaan, gebruik van de beslisboom, zoals opgenomen in bijlage 2. Korte motivering spelregel 1 1. Is er sprake van een publiek belang bij de uitvoering van de taak? Zo nee: dan overlaten of afstoten aan de private markt of maatschappelijk middenveld. 2. Zo ja: is volledige gemeentelijke betrokkenheid bij de behartiging van het publieke belang noodzakelijk? Zo ja: dan zelf uitvoeren. 3. Zo nee: kan het publieke belang voldoende behartigd worden door middel van subsidiering, regelgeving, het inkopen van diensten of producten tegen een redelijke prijs of toezicht? Zo ja: dan uitbesteden. 4. Zo nee: is voor de borging van dit publieke belang de oprichting of het aangaan van een deelneming, al dan niet voor het verzelfstandigen van een bestaande taak, de beste organisatievorm? Zo nee: dan zelf uitvoeren. 5. Zo ja: welke rechtsvorm van verzelfstandiging past het beste bij de uitvoering van deze taak (publiek of privaatrechtelijk) en welke subvorm? 6. Staat het (financiële) risico dat de gemeente met deze deelneming neemt in redelijke verhouding tot het daarmee te dienen publiek belang? Zo nee: dan zelf uitvoeren. Bij publiekrechtelijke samenwerking is sprake van een positieve grondhouding: ja, mits aan een aantal voorwaarden op het terrein van aansturing, beheer en verantwoording is voldaan. De benadering voor privaatrechtelijke samenwerkingsvormen is omgekeerd. In algemene zin kan worden gesteld dat dit een vorm is waaraan niet moet worden deelgenomen, tenzij er bijzondere redenen zijn die een uitzondering op deze regel rechtvaardigen, een grondhouding van: nee, tenzij. Sturen, beheersen, toezicht en verantwoorden (aanloop- en uitvoeringsfase) Spelregel 2 Ondersteuning door accountmanager a. Bij elke verbonden partij is een ambtelijk vertegenwoordiger aangewezen (accountmanager). b. De accountmanager levert de inhoudelijke en beleidsmatige ondersteuning aan alle belanghebbende partijen. Alle informatiestromen lopen per definitie via de accountmanager. c. De accountmanager zorgt ervoor dat in ieder geval het team Financiën wordt betrokken bij adviezen over de rechtmatige besteding van gelden (jaarverslag/begroting ed.) en dat overige belanghebbende afdelingen worden betrokken bij adviezen over de beleidsinhoudelijk stukken. d. Jaarstukken en tussentijdse rapportages van verbonden partijen worden, voorzien van een integraal advies van de accountmanager, geagendeerd voor college- en raadsvergaderingen. De accountmanager brengt agenda s, verslagen van vergaderingen en dergelijke ter kennisname van het college en de raad. 2

3 Korte motivering spelregel 2 Op dit moment is de ambtelijke ondersteuning van de bestuurders, die een verbonden partij vertegenwoordigen, maar ook de ondersteuning van het college/raad niet uniform geregeld. Bij elke verbonden partij zal een ambtelijk functionaris (accountmanager) worden aangewezen die ambtelijk verantwoordelijk is voor de verbonden partij (ondersteuning gemeentelijke vertegenwoordiger, bewaken informatiestromenvoorziening, monitoring uitvoering gemeentelijke taak in relatie tot de door de raad gestelde kaders enz.). Zie verder bijlage 3. Spelregel 3. Informatievoorziening in de aanloopfase a. Voordat het college een definitief besluit neemt om een verbonden partij aan te gaan, moet de raad om wensen en bedenkingen of toestemming worden gevraagd. In het voorgenomen besluit neemt het college op hoe de verbonden partij vormgegeven gaat worden (sturing op inhoud en sturing van de verbonden partij, zie bijlage 4). b. De output-afspraken worden in prestatieovereenkomsten (dvo s, SLA s) omschreven. Korte motivering spelregel 3 In het raadsvoorstel waarbij de raad om wensen en bedenkingen c.q. toestemming wordt gevraagd en in het voorgenomen besluit, staat in ieder geval het volgende: een heldere doelomschrijving, de bestuurlijke vertegenwoordiging en de aan de deelneming verbonden risico s. Om voor iedereen duidelijkheid te krijgen moeten output-afspraken in prestatieovereenkomsten omschreven worden. Deze afspraken kunnen worden neergelegd in een dienstverleningsovereenkomst, Service Leval Agreement of een vergelijkbaar contract. Door in het contract de nadruk te leggen op het te realiseren resultaat de output- en naast financiën ook op kwalitatieve afspraken te sturen wordt minder aandacht besteed aan bedrijfsvoeringsaspecten. Op deze manier wordt tevens aangesloten bij de programmabegroting en de verantwoording daarover. Zie verder bijlage 4. Spelregel 4. Vertegenwoordiging en stemrecht ( dubbele petten ) a. Er wordt terughoudend omgaan met vertegenwoordiging van de gemeente door bestuurders in privaatrechtelijke verbonden partijen; als er toch gemeentelijke vertegenwoordiging gewenst is, dan is de wethouder Financiën lid van het bestuur. b. De wethouder Financiën vertegenwoordigt de gemeente in de algemene vergadering van aandeelhouders van een vennootschap. c. Uitsluitend het college benoemt een lid van een Raad van Commissarissen c.q. Raad van Toezicht, zijnde een extern persoon die geen functie heeft binnen de gemeente. d. Bij gemeenschappelijke regelingen met een openbaar lichaam moet het dagelijks bestuur worden gevormd uit leden van het algemeen bestuur. Hier is het dus niet mogelijk om een functiescheiding aan te brengen. De rol van eigenaar/bestuurder en klant/opdrachtgever wordt door dezelfde bestuurder ingevuld. De vakwethouder neemt dan plaats in het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur. Voor zover er echter sprake is van een meervoudige bestuurlijke vertegenwoordiging (2 of meer leden) namens de gemeente in een gemeenschappelijke regeling vervult de wethouder Financiën in het algemeen bestuur de rol van bestuurder/eigenaar en de vakwethouder vervult een eventueel dagelijks bestuurslidmaatschap, te weten de rol van klant/opdrachtgever. Korte motivering spelregel 4 De verhouding van de gemeente tot de verbonden partij is tweeledig: enerzijds is de gemeente klant en bepaalt daarvoor de gewenste prijs/kwaliteit verhouding. Anderzijds is de gemeente eigenaar, aandeelhouder en is daarmee verantwoordelijk voor het financiële reilen en zeilen van de verbonden partij. Om een optimale borging van beide belangen te organiseren, worden beide rollen bestuurlijk zoveel als (wettelijk gezien) mogelijk gescheiden. In geval van verdeling van de rollen, vervult de wethouder Financiën in beginsel de rol van eigenaar/ aandeelhouder en krijgt daarmee de verantwoordelijkheid voor het toezicht. De portefeuillehouder vervult dan de rol van opdrachtgever c.q. subsidieverlener. Zie verder bijlage 5. 3

4 Spelregel 5 Informatievoorziening in de uitvoeringsfase a. Het college en de burgemeester informeren de raad regelmatig en op deugdelijke wijze over de uitvoering van het beleid inzake verbonden partijen. b. Informatievoorziening voor reguliere controle vindt zoveel mogelijk plaats via de gemeentelijke begroting en het jaarverslag en via de jaarstukken van de verbonden partij. c. In de paragraaf verbonden partijen worden de doelstellingen om deel te nemen in de verbonden partij explicieter gemaakt. d. Verbonden partijen leggen via rapportage met daarin de kengetallen over doelstellingen en prestaties, periodiek verantwoording af over het gevoerde beleid. Korte motivering spelregel 5 Het college en ieder lid afzonderlijk heeft op grond van artikel 169 Gemeentewet een informatieplicht naar de gemeenteraad. Het college brengt een advies uit aan de raad bij de begroting, en jaarrekening van elke verbonden partij, waarin een oordeel gegeven wordt over het gevoerde en het aangekondigde beleid en de financiële ontwikkeling. In de paragraaf verbonden partijen in de programmabegroting zal de relatie met de doelstellingen in de programmabegroting van de gemeente explicieter worden weergegeven en zal worden ingegaan op voorziene toekomstige ontwikkelingen en risico's (begroting) en op ontwikkelingen in het verslagjaar (jaarrekening). De raad wordt over substantiële veranderingen bij een verbonden partij tijdig geïnformeerd. 4

5 Bijlage 1 Achtergrondinformatie verbonden partijen 1. Definitie verbonden partijen Volgens artikel 1 van het Besluit begroting en verantwoording (verder: Bbv) is een verbonden partij: een privaatrechtelijk of bestuursrechtelijke organisatie waarin de provincie onderscheidenlijk de gemeente- een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Er is sprake van een financieel belang als de gemeente bij niet nakoming van verplichtingen financieel aansprakelijk is. Bestuurlijk belang betekent dat de gemeente zeggenschap heeft door vertegenwoordiging in het bestuur of door stemrecht. Bijvoorbeeld als een wethouder zitting heeft in het bestuur en namens de gemeente stemt. Bij alleen een benoemingsrecht of een voordrachtsrecht de gemeente mag een bestuurder of commissaris in de organisatie benoemen of voordragen - is er strikt genomen geen sprake van een verbonden partij. Gemeenschappelijke regelingen, Naamloze Vennootschappen (NV s), Besloten Vennootschappen (BV s), Commanditaire Vennootschappen (CV s), stichtingen en verenigingen kunnen verbonden partijen zijn. 2. Voor- en nadelen deelname aan verbonden partijen Deelname aan verbonden partijen heeft voor- en nadelen, die hieronder worden opgesomd. De voordelen (kunnen) zijn: Efficiencyvoordelen: bijvoorbeeld samen met enkele andere gemeenten een sociale werkplaats exploiteren, samen afvalinzameling organiseren enz.; dit is de meest voorkomende reden om een gemeentelijke taak onder te brengen in een verbonden partij; Risicospreiding: het delen van (financiële) risico s met andere partijen; Bestuurlijke kracht en effectiviteit: de deelnemers staan samen sterker ten opzichte van hun omgeving; Kennisvoordeel: de gemeente kan gebruik maken van kennis en expertise die niet in huis is; Katalysatorfunctie: de gemeente brengt samen met andere (semi)publieke en private organisaties activiteiten op gang die zonder de initiërende rol van de gemeente niet of veel moeilijker van de grond zouden komen. De nadelen (kunnen) zijn: De beïnvloedingsmogelijkheden en de informatievoorziening zijn door de afstand minder vanzelfsprekend dan bij een eigen gemeentelijke dienst; De gemeente moet meer moeite doen om zijn rol als klant/opdrachtgever waar te maken. Tegelijkertijd is zij als bestuurder/eigenaar medeverantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de verbonden partij; Financiële risico s, zoals het opdraaien voor mogelijke tekorten; Bestuurdersaansprakelijkheid; Eigen beleid van de gemeente is lastiger uit te voeren, aangezien er meerdere partijen betrokken zijn; Tegenstelling tussen de belangen van de gemeente en de belangen van de verbonden partij. Dit komt tot uitdrukking in de verschillende belangen die kunnen spelen voor de gemeente als klant van de verbonden partij en de rol als eigenaar van de verbonden partij; Tegenstelling van belangen tussen deelnemers aan de verbonden partijen: Door de democratische besluitvorming in de besturen van de verbonden partijen zullen de deelnemende gemeenten concessies moeten doen ten aanzien van hun eigen belangen en zich moeten conformeren aan meerderheidsbesluiten waar ze het niet mee eens zijn. 5

6 3. Onderscheid aanloopfase en uitvoeringsfase bij verbonden partijen Aanloopfase en uitvoeringsfase In een duaal stelsel voert het college uit; de raad stelt kaders en controleert. Het is belangrijk om bij verbonden partijen een onderscheid te maken tussen de aanloopfase en de uitvoeringsfase. Onder de aanloopfase wordt verstaan de periode waarin de gemeente toewerkt naar een besluit tot deelname aan een verbonden partij. Terwijl in de uitvoeringsfase de deelname aan de verbonden partij een feit is: de verbonden partij voert bepaalde taken voor de gemeente uit. De deelname kan worden gewijzigd of worden beëindigd. Rolverdeling in de aanloopfase Het college beslist Deelname aan een verbonden partij is een manier, een instrument, om een gemeentelijk doel te bereiken. Dat betekent dat in een duaal stelsel de beslissing tot deelname aan een verbonden partij, en ook de aansturing van de verbonden partij, primair tot de taken van het college behoren. Om die reden schrijft de wetgever voor dat het college beslist (art. 160 Gemeentewet). Opgemerkt wordt dat bij gemeenschappelijke regelingen ook de raad en/of de burgemeester kunnen besluiten delen van hun takenpakket en bevoegdheden in een gemeenschappelijke regeling onder te brengen (art. 1, lid 1 Wgr). Het merendeel van de taken die aan verbonden partijen worden gedelegeerd zijn echter collegetaken. Tot slot wordt opgemerkt dat de oprichting van een privaatrechtelijke verbonden partij onderworpen is aan preventief toezicht door gedeputeerde staten (art. 160, lid 3 Gemeentewet). De raad bepaalt wat tot de publieke taak behoort en kan kaders stellen De raad bepaalt wat de doelen en de taken van de gemeente zijn, wat er wel en niet tot het gemeentelijk publiek belang behoort. Dat betekent dat de raad moet beoordelen of de activiteiten die de verbonden partij voor de gemeente gaat uitvoeren wel tot de publieke taak behoren. Om die reden schrijft de wetgever voor dat het college niet beslist over deelname nadat de raad zijn wensen en bedenkingen kenbaar heeft gemaakt of dan na verkregen toestemming van de gemeenteraden (art. 160, lid 2 Gemeentewet en art. 1, lid 2 Wgr). Daarnaast kan de raad kaders stellen, zowel algemene kaders als specifieke kaders bij een concreet besluit tot deelname aan een verbonden partij. De raad kan bijvoorbeeld algemene kaders geven over de wijze waarop de raad tijdens de aanloopfase en de uitvoeringsfase geïnformeerd wil worden. Meer specifiek kan de raad meerjarige gemeentelijke doelen vaststellen die de verbonden partij moet uitvoeren. Ook kan de raad aangeven welke prestaties de verbonden partij moet leveren, inclusief de kosten en de beheersing van de financiële risico s. Rolverdeling in de uitvoeringsfase Het college bewaakt de uitvoering en stuurt bij In de uitvoeringsfase voert de verbonden partij bepaalde taken uit. Het college houdt toezicht op uitvoering, prestaties, kosten en risicobeheersing. Zo nodig stuurt het college tussentijds bij. De raad controleert het college De raad controleert of de verbonden partij de taak conform de gestelde kaders uitvoert en of het college deze goed bewaakt. De gemeentelijke begroting en het jaarverslag vormen de natuurlijke aangrijpingspunten voor deze controle. Daarnaast kan de raad periodieke evaluaties van de verbonden partij gebruiken als aangrijpingspunt om het college te controleren. De raad zal per verbonden partij een balans moeten vinden tussen enerzijds het politieke belang dat hij hecht aan de gemeentelijke taak die de verbonden partij uitvoert, en anderzijds de frequentie en intensiteit van zijn controle. De raad kan uiteraard niet rechtstreeks ingrijpen bij de verbonden partij. Het college vertegenwoordigt in de meeste gevallen de gemeente en dan nog zijn de mogelijkheden sterk afhankelijk van de vorm van de verbonden partij, het aantal deelnemers en van de afspraken die in de statuten van de verbonden partij (bij een vennootschap of stichting) of in de regeling (bij een gemeenschappelijke regeling) zijn vastgelegd. In het geval dat raadsleden als bestuurslid zijn benoemd, is deze situatie niet veel anders. 6

7 Bijlage 2 1. Is er een publiek belang bij de uitvoering van de taak? Is de deelname aan een verbonden partij wettelijk verplicht? nee Afstoten en/of overlaten aan private markt of maatschappelijk middenveld ja 2. Is volledige gemeentelijke betrokkenheid bij de uitvoering noodzakelijk? ja Zelf uitvoeren nee 3. Kan het publieke belang voldoende behartigd worden met voorlichting, regelgeving, subsidie, inkoop of toezicht? ja Uitbesteden of privatiseren (eventueel met verzelfstandiging ertussen) nee 4. Is (verzelfstandigen en) het aangaan van een deelneming de beste wijze om het publieke belang te behartigen? ja nee Zelf uitvoeren 5. Is een publiekrechtelijke vorm het meest geschikt? (gemeenschappelijke regeling, bestuurscommissie) ja nee Privaatrechtelijke vorm (vennootschap of stichting)? ja 6. Staat het (financiële) risico van deze deelneming in redelijke verhouding tot het te dienen publiek belang? nee Niet verzelfstandigen/aangaan deelneming ja Verzelfstandigen/aangaan deelneming 7

8 Nadere uitwerking beslisboom 1. Is er sprake van een publiek belang bij de uitvoering van de taak? Uitgangspunt is dat de gemeente alleen taken uitvoert of laat uitvoeren die een publiek belang behartigen. Definitie publiek belang WRR (Wetenschappelijke raad voor regeringsbeleid): er is sprake van een publiek belang indien de overheid zich de behartiging van een maatschappelijk belang aantrekt op grond van de overtuiging dat dit belang anders niet goed tot zijn recht komt Uitgaand van deze definitie betekent dit, dat er een toegevoegde waarde moet zijn voor de gemeente om zich met de activiteit te bemoeien. Om een goede afweging te kunnen maken dient niet alleen dit openbare of publieke belang te worden benoemd, maar ook de daarbij behorende concrete beleidsdoelstellingen en taken/activiteiten. Het vaststellen van publieke belangen is het resultaat van politieke afweging. Daarmee is het publieke belang geen vaststaand feit. Een periodieke heroverweging is daarom op zijn plaats. Indien het aangaan van een verbonden partij verplicht is op grond van wetgeving, dan zal de gemeente deze wetgeving moeten volgen. Een voorbeeld hiervan is de verplichte deelname aan de Veiligheidsregio en de H&OG-regeling. Als er wel een publiek belang is, volgt stap Is volledige gemeentelijke betrokkenheid noodzakelijk? Van belang is dat een goede analyse van de taak in relatie met het publiek belang wordt gemaakt. Als volledige gemeentelijke betrokkenheid nodig is, komt de taak niet voor uitbesteding en/of verzelfstandiging in aanmerking. Dit kan het gevolg zijn van een wettelijke verplichting (bijv. sluiten huwelijk, vaststellen belastingverordening). Een andere overweging om niet uit te besteden is de noodzaak van continue bemoeienis met de wijze van uitvoering omdat het beleid regelmatig moet worden bijgesteld of nog in ontwikkeling is. Dat geldt ook als structurele overheidsinvloed op de bedrijfsvoering gewenst is. Hierbij moet ook rekening worden gehouden met de verwachtingen van inwoners en dat zij, ook bij uitbesteding, de gemeente op de uitvoering zullen (blijven) aanspreken. In deze stap moet ook gekeken worden naar de wenselijkheid om taken uit te besteden. Als er geen volledige gemeentelijke betrokkenheid nodig is dan volgt stap Kan het publieke belang voldoende behartigd worden door middel van subsidies, regelgeving, toezicht of het inkopen van diensten of producten tegen een redelijke prijs? Bij subsidies stimuleert de gemeente de totstandkoming van bepaalde activiteiten die vanwege publiek belang noodzakelijk zijn en stuurt door middel van subsidievoorwaarden. Sturing door gemeentelijke regelgeving gebeurt op basis van verordeningen. Bij het inkopen van diensten en producten wordt het publiek belang geborgd door de beschrijving van de opdracht en afspraken in overeenkomsten. Hierbij is het wel van belang dat er voldoende (markt)partijen aanwezig zijn om de taak uit te besteden en om te voorkomen dat de gemeente en haar inwoners overgeleverd zijn aan een private monopolist. Als deze instrumenten ontoereikend zijn voor de behartiging van het publieke belang volgt stap Is voor de borging van het publieke belang het oprichten c.q. het aangaan van een deelneming, voor de uitvoering van de te verzelfstandigen of nieuwe taak, de beste organisatievorm? Zo nee: dan zelf uitvoeren. Stap 4 moet antwoord geven op de vraag wat het publieke belang is bij het oprichten c.q. aangaan van een verbonden partij voor een te verzelfstandigen, dan wel uitvoering van een nieuwe, taak. Dit betekent dat de reden waarom de taak beter door een verbonden partij kan worden uitgevoerd c.q. de meerwaarde daarvan, expliciet moet worden aangegeven. Als daar geen goed argument voor is, moet de gemeente de activiteit zelf uitvoeren. Om de meerwaarde te (kunnen) beschrijven moet duidelijk zijn welke concrete beoogde effecten (voor korte en lange termijn) materieel en financieel hiermee kunnen worden bereikt en wat deze betekenen voor de bestuurlijke en ambtelijke betrokkenheid. Om een goede afweging mogelijk te maken dient ook aangegeven te worden welke alternatieven er zijn om de beoogde effecten te realiseren. Ook moet duidelijk zijn hoe de publieke belangen worden geborgd, inclusief het toezicht daarop en mogelijke acties als afspraken niet worden nagekomen. Om een goede afweging te maken is een inventarisatie nodig van alle voor- en nadelen. Als voor de borging van het publieke belang het aangaan van een deelneming, al dan niet voor een te verzelfstandigen taak, de beste organisatievorm is volgt stap 5. 8

9 5. Welke rechtsvorm van verzelfstandiging past het beste bij de uitvoering van deze taak? In stap 5 wordt onderzocht wat de beste organisatievorm is om de te verzelfstandigen of nieuwe taak uit te voeren. Hierbij dient rekening gehouden te worden met de voorkeursvolgorde uit de Gemeentewet. Bij een keuzemogelijkheid tussen gebruikmaking van de gemeenschappelijke regeling of van een privaatrechtelijke participatievorm, geldt dat gebruik moet worden gemaakt van de publiekrechtelijke weg (= gemeenschappelijke regeling), als hetzelfde resultaat kan worden bereikt. Als schaalvergroting het enige argument is, komt eerst een gemeenschappelijke regeling in aanmerking. Als behoefte is aan bestuurlijke betrokkenheid van maatschappelijke organisaties dient eerst onderzocht te worden of een bestuurscommissie daar een goede vorm voor is. Pas als deze vorm niet geschikt is, komt een private rechtsvorm zoals een vennootschap of stichting in beeld. Bij een keuze voor vennootschap of stichting betekent dit dat uitvoering van de activiteiten in een privaatrechtelijke context noodzakelijk is om het gewenste doel te bereiken. Ten slotte volgt de financiële toets in stap Staat het (financiële) risico dat de gemeente met deze deelneming neemt in redelijke verhouding tot het daarmee te dienen publiek belang? In stap 6 wordt het financiële risico met de deelneming afgewogen tegen het publieke belang van de deelneming. Voor deze afweging moeten de financiële gevolgen en de risico s duidelijk in kaart gebracht zijn. Uiteraard is ook deze afweging een politieke keuze. Hierbij is het wel van groot belang dat die risico s zo concreet mogelijk in beeld worden gebracht. Verzelfstandiging betekent ook een wijziging van de financiële verhouding met de gemeente. Financiële voordelen van lage financieringskosten bij uitvoering binnen het gemeentelijke domein vervallen bij verzelfstandiging en kunnen mogelijk gecompenseerd worden door de voordelen van minder bureaucratie en grotere slagvaardigheid, maar zeker is dat niet. Samengevat betekent het voorgaande dat primair de vraag beantwoord moet worden of overheids- (publieke) betrokkenheid nodig is. Zo ja, dan wordt vervolgens bezien op welke wijze deze betrokkenheid het beste kan worden georganiseerd. Hierbij hebben de lichtste vormen van overheidsinterventies en verantwoordelijkheid de voorkeur. Voorlichting of subsidiëring worden doorgaans gezien als lichtste vorm, gevolgd door een inkooprelatie en toezicht. Bij het zelf uitvoeren is de bestuurlijke betrokkenheid en verantwoordelijkheid het grootst. Taken onderbrengen in een verbonden partij is pas aan de orde als daar het publieke belang beter mee wordt gediend. Hierbij moeten de financiële risico s worden afgewogen die aan de deelneming zijn verbonden. Bij publiekrechtelijke samenwerking is sprake van een positieve grondhouding: ja, mits aan een aantal voorwaarden op het terrein van aansturing, beheer en verantwoording is voldaan. De benadering voor privaatrechtelijke samenwerkingsvormen is omgekeerd. In algemene zin kan worden gesteld dat dit een vorm is waaraan niet moet worden deelgenomen, tenzij er bijzondere redenen zijn die een uitzondering op deze regel rechtvaardigen, een grondhouding van: nee, tenzij. 9

10 Bijlage 3. Ondersteuning door accountmanager Op dit moment is de ambtelijke ondersteuning van de bestuurders, die een verbonden partij vertegenwoordigen, maar ook de ondersteuning van het college/raad niet uniform geregeld. Daarom wordt er per verbonden partij een accountmanager aangewezen, die inhoudelijke en beleidsmatige ondersteuning biedt aan de vertegenwoordigers van de gemeente in besturen van verbonden partijen. De klant- en eigenaarrol is juist in één persoon verenigd, zodat voor portefeuillehouder en het college duidelijk is wie de betrokken ambtelijk functionaris is. De informatiestromen lopen per definitie via de accountmanager. Dit betekent dat de accountmanager op de hoogte is van het vergaderschema van de verbonden partij (planning & control). En als een bestuurder van een verbonden partij informatie ontvangt van de verbonden partij (bv. vergaderstukken) stelt de bestuurder de stukken direct in handen van de accountmanager. De accountmanager zorgt er in ieder geval voor dat: - overleg wordt gevoerd binnen de eigen afdeling, met het team Financiën, en eventuele overige belanghebbenden over de door de verbonden partij gestuurde informatie; - het team Financiën wordt gevraagd om ondersteuning te bieden bij het beoordelen van documenten afkomstig van een verbonden partij, die financiële consequenties (kunnen) hebben. Dit is naast de beleidsmatige toetsing van de jaarstukken een absolute minimumvereiste; - het B&W-voorstel en/of raadsvoorstel wordt geformuleerd met een gemeentelijk standpunt ten aanzien van door de verbonden partij overgelegde stukken. Hij voert tevens het overleg met de verantwoordelijke wethouder(s). De accountmanager is verantwoordelijk voor een juiste en actuele weergave in de paragraaf verbonden partijen van de gemeentelijke jaarstukken. Bovendien zal de accountmanager in het kader van risicomanagement zorgen voor borging in de paragraaf weerstandsvermogen van de gemeentelijke jaarstukken (zie ook bijlage 6). Accountmanagers nemen in voorkomende gevallen zitting in regionale ambtelijke voorbereidingsgroepen/ werkgroepen etc. 10

11 Bijlage 4. Wensen en bedenkingen/ toestemming raad + vormgeving verbonden partij Aanloopfase Specifieke kaders in geval van een privaatrechtelijke verbonden partij Het college beslist tot deelname aan een privaatrechtelijke verbonden partij. De raad moet echter voorafgaand aan een dergelijk besluit eerst in de gelegenheid worden gesteld wensen en bedenkingen in te dienen. In het raadsvoorstel waarbij de raad om wensen en bedenkingen wordt gevraagd en in het voorgenomen besluit, staat in ieder geval het volgende: Sturing op inhoud heldere doelomschrijving; taakomschrijving, welke bevoegdheden worden hiervoor toegekend; Sturing van de verbonden partij de aansturing van de verbonden partij; de bestuurlijke vertegenwoordiging; de (meerjarige) financiële gevolgen van de deelneming gekoppeld aan de gevraagde prestaties; de beëindigingregeling; aan de deelneming verbonden risico s en een nauwkeurige omschrijving van de motivering van de keuze voor deze vorm van samenwerking; op welke wijze vorm is gegeven aan het waarborgen van de openbaarheid en de democratische controle; afspraken over informatievoorziening (explicitering informatiebehoefte raad, informatie over doelbereiking, prestaties, kosten, risicobeheersing); de koppeling van de P&C-cyclus van de verbonden partij aan de gemeentelijke P&C-cyclus. De hierboven genoemde punten moeten ook, voor zover dit mogelijk is, opgenomen worden in de statuten van de verbonden partij of in overeenkomsten met andere deelnemers. In geval van een publiekrechtelijk verbonden partij (gemeenschappelijke regeling) Het college beslist tot deelname aan een verbonden partij naar privaatrecht. Bij gemeenschappelijke regelingen kunnen ook de raad of de burgemeester besluiten om delen van hun takenpakket en bevoegdheden in een gemeenschappelijke regeling onder te brengen. De raad moet zijn toestemming geven bij deelname aan een gemeenschappelijke regeling conform artikel 1 lid 2 van de Wgr. Deze toestemming kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang. Dit is het geschikte moment voor de raad om: zich ervan te vergewissen dat de taken die de verbonden partij voor de gemeente uitvoert tot het publiek belang behoren; meerjarige kaders voor de verbonden partij vast te stellen (gemeentelijke doelen, kosten e.d.); en te controleren of het college in control is (beïnvloedingsmogelijkheden, informatievoorziening enz.). Deze en hieronder opgesomde punten dienen door het college opgenomen te worden in het voorstel voor het aangaan van een gemeenschappelijke regeling. Sturing op inhoud doel van de gemeenschappelijke regeling; taakomschrijving; over te dragen bevoegdheden. Sturing van de gemeenschappelijke regeling de aansturing van de verbonden partij; de bestuurlijke vertegenwoordiging; 11

12 werkafspraken tussen gemeenschappelijke regeling en de ambtelijke begeleiding; de (meerjarige) financiële gevolgen van deelneming gekoppeld aan de gevraagde prestaties; een uittredingsregeling; aan de deelneming verbonden risico s; op welke wijze vorm is gegeven aan de waarborgen van de openbaarheid en de democratische controle; afspraken over informatievoorziening (explicitering informatiebehoefte raad; informatie over doelbereiking, prestaties, kosten, risicobeheersing); de koppeling van de P&C cyclus van de verbonden partij aan de gemeentelijke P&C cyclus. Aan elke gemeenschappelijke regeling ligt een regeling ten grondslag. Deze is vergelijkbaar met de statuten van een stichting. In deze regeling dienen voor zover mogelijk de eerdergenoemde punten te worden opgenomen. Daarnaast dient een heldere doelomschrijving van de gemeenschappelijke regeling opgenomen te worden en is het belangrijk de bevoegdheden die de gemeente overdraagt zeer nauwkeurig in de regeling op te nemen. Als de gemeente wil dat de gemeenschappelijke regeling de bevoegdheid krijgt om verordeningen op te stellen, die gelden voor onze gemeente, dan moet dit expliciet in de regeling staan. Hetzelfde geldt voor het opstellen van beleid. Indien dit niet expliciet in de regeling opgenomen is, moet de gemeente dit zelf verzorgen. Veelal wordt met de andere deelnemende gemeenten afgesproken welke taken de gemeenschappelijke regeling uit gaat voeren. Om voor iedereen duidelijkheid te krijgen moeten output-afspraken in prestatieovereenkomsten omschreven worden. Deze afspraken kunnen worden neergelegd in een dienstverleningsovereenkomst, Service Leval Agreement of een vergelijkbaar contract. Door in het contract de nadruk te leggen op het te realiseren resultaat de output- en naast financiën ook op kwalitatieve afspraken te sturen wordt minder aandacht besteed aan bedrijfsvoeringsaspecten. Op deze manier wordt tevens aangesloten bij de programmabegroting en de verantwoording daarover. 12

13 Bijlage 5 Vertegenwoordiging Algemeen Van oudsher probeert de gemeente invloed uit te oefenen op verbonden partijen. Zij dient door deelname aan verbonden partijen ook het private belang van de verbonden partij. De wethouder die optreedt als bestuurder van een verbonden partij moet primair doen wat goed is voor de verbonden partij. Dit kan op gespannen voet staan met dat wat goed is voor de gemeente. Dit heeft te maken met het feit dat de wethouder als bestuurder van de verbonden partij de rol heeft van eigenaar/bestuurder en als wethouder de rol van klant/opdrachtgever (dubbele petten problematiek). Omgekeerd kan een privaatrechtelijke verbonden partij, die een wethouder in haar bestuur heeft de schijn op zich laden daarvan voordelen te ondervinden, die maatschappelijk onaanvaardbaar zijn. Denk aan functievermenging. Dit roept vragen op over de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de wethouder twee rollen- en vragen over de objectiviteit van aanbesteding door de gemeente. Privaatrechtelijke verbonden partijen Vennootschappen Voor deelnemingen in het aandelenkapitaal is de vertegenwoordiging via de zeggenschapsrechten verbonden aan het aandeelhouderschap. Het college vervult formeel de rol van aandeelhouder van verbonden partijen (vennootschappen) namens de gemeente. De gemeente wordt als aandeelhouder altijd vertegenwoordigd door de wethouder Financiën. Een verdergaande vertegenwoordiging, zowel vanuit de raad, het college als de ambtelijke organisatie wordt afgeraden om zodoende belangenverstrengelingen te voorkomen. Een gemeentelijke vertegenwoordiging in de raad van bestuur (directie) en de raad van commissarissen is daarom niet gewenst. De bestuurder / commissaris van een vennootschap moet namelijk wettelijk de belangen van de vennootschap laten prevaleren boven elk ander belang. Zodra de belangen van de gemeente en de vennootschap uiteenlopen, komt hij in een lastig parket. Idealiter benoemt het college in zo n geval onafhankelijke materiedeskundigen in de raad van commissarissen, en zorgt hij er via goede afspraken in de statuten over doelen, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de vennootschap voor dat hij als aandeelhouder en geldverstrekker zijn rol als klant / opdrachtgever goed kan vervullen. Als het echt niet anders kan, dan zouden in elk geval de rollen van klant/opdrachtgever (stuurt vanuit de gemeente op prestaties en geld) en bestuurder/commissaris (is bestuurlijk verantwoordelijk voor wel en wee van de vennootschap) over verschillende wethouders worden verdeeld, waarbij de wethouder Financiën optreedt als klant/opdrachtgever. Overige privaatrechtelijke verbonden partijen Ook bij stichtingen, (coöperatieve)verenigingen en andere vormen van privaatrechtelijke verbonden partijen moet vermeden worden dat raadsleden, collegeleden, dan wel ambtenaren als bestuurder optreden, om dezelfde reden als bij vennootschappen. Ook hier kan het college onafhankelijke materiedeskundigen laten plaatsnemen in de raad van toezicht. De belangen als klant/opdrachtgever kan de gemeente hier goed borgen via contracten en de subsidierelatie (namelijk door voorwaarden aan de subsidieverstrekking te stellen). Gemeenschappelijke regeling algemeen Voor gemeenschappelijke regelingen geldt dat de Wgr bepaalt dat de leden van het algemeen bestuur worden aangewezen door de raad van de deelnemende gemeenten en dat alleen raadsleden, wethouders en de burgemeester 1 zitting kunnen nemen in het algemeen bestuur. Tevens geeft de Wgr aan dat het algemeen bestuur de leden van het dagelijks bestuur benoemt en dat de leden van het algemeen bestuur de meerderheid moeten vormen in het dagelijks bestuur. Hier is het dus niet mogelijk om een functiescheiding aan te brengen. De rol van eigenaar/bestuurder en klant/opdrachtgever wordt door dezelfde bestuurder ingevuld. De vakwethouder neemt dan plaats in het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur (dubbele petten problematiek). 1 Indien de regeling uitsluitend strekt tot behartiging van opleiding en vorming van ambtenaren, kan in de regeling worden bepaald, dat ook de gemeentesecretaris als lid van het algemeen bestuur kan worden aangewezen. Dit is het geval bij de Gemeenschappelijke regeling Garantievoorziening voormalige Bestuursacademie Noord-Nederland. 13

14 Voor zover er echter sprake is van een meervoudige bestuurlijke vertegenwoordiging (2 of meer leden) namens de gemeente in een gemeenschappelijke regeling vervult een raadslid of de wethouder Financiën in het algemeen bestuur de rol van bestuurder/eigenaar en de vakwethouder vervult een eventueel dagelijks bestuurslidmaatschap, te weten de rol van klant/opdrachtgever. 14

15 Bijlage 6. Informatievoorziening in de uitvoeringsfase Om zijn kaderstellende en controlerende rol te kunnen waarmaken heeft de raad informatie nodig. In de aanloopfase zal de raad geïnformeerd worden, doordat in het ontwerp besluit tot deelname aan een verbonden partij het college onder meer de meerjarige kaders (gemeentelijke doelen, prestaties, kosten etc) moet aangeven, waarbinnen de verbonden partij zal opereren. Zie verder bijlage 4. In de uitvoeringsfase verloopt de informatievoorziening van het college richting de raad als volgt: 1. Informatie voor reguliere controle: 1.1. zoveel mogelijk via gemeentelijke begroting en jaarverslag De informatie die de raad nodig heeft om te controleren hoe de verbonden partij zijn gemeentelijke taken uitvoert en hoe het college hierop stuurt, wordt zoveel mogelijk opgenomen in de begroting en het jaarverslag van de gemeente. Immers, de ontwerpbegroting geeft een integraal beeld van de doelen die het college komend jaar wenst te bereiken en wat dat zal gaan kosten. De gemeentelijke doelen die verbonden partijen voor hun rekening nemen, vallen daar automatisch onder. De raad kan vervolgens eventueel bij het vaststellen van de begroting gebruik maken van zijn budgetrecht. a. paragraaf verbonden partijen in de begroting In artikel 9 lid 2f van de BBV is vastgesteld dat in de begroting van provincie en gemeenten een paragraaf verbonden partijen dient te worden opgenomen. Deze paragraaf verbonden partijen bevat conform artikel 15 BBV ten minste: a. De visie op verbonden partijen in relatie tot de realisatie van de doelstellingen die zijn opgenomen in de begroting. b. De beleidsvoornemens omtrent verbonden partijen. Tevens dient de toelichting op de productenrealisatie een lijst van verbonden partijen te omvatten (art. 67 lid 2b). Deze lijst verstrekt ten minste de volgende informatie over de verbonden partijen: a. De naam en de vestigingsplaats. b. Het openbaar belang dat op deze wijze behartigd wordt. c. De veranderingen die zich hebben voorgedaan gedurende het begrotingsjaar in het belang dat de gemeente onderscheidenlijk provincie in de verbonden partij heeft. d. Het eigen vermogen en het vreemd vermogen van de verbonden partij aan het: begin en aan het einde van het begrotingsjaar. e. Het resultaat van de verbonden partij. De doelstellingen om deel te nemen in een verbonden partij worden explicieter gemaakt. Dit vindt plaats door naast de relatie met programma s, in de paragraaf verbonden partijen, een inhoudelijke koppeling te maken met de geformuleerde programma s in de programmabegroting, met name met de doelstellingen zoals deze binnen de programma s zijn geformuleerd. Dit wil zeggen dat in de geformuleerde programma s duidelijk wordt aangegeven welke bijdrage de deelname aan een verbonden partij levert, aan het bereiken van de doelstellingen van een programma. Met andere woorden, wat is het beoogde effect van de samenwerkingsrelatie. b. paragraaf weerstandsvermogen In artikel 9 lid 2b van de BBV is vastgesteld dat in de begroting van provincie en gemeenten een paragraaf weerstandsvermogen dient te worden opgenomen. Deze paragraaf bevat conform artikel 11 BBV ten minste een inventarisatie van de risico s. In de paragraaf weerstandsvermogen van de gemeentelijke begroting is het risico op onvoorziene of onvermijdelijke extra bijdragen aan verbonden partijen genoemd. c. budgetrecht De raad kan sturen door gebruikmaking van zijn budgetrecht. De raad zou zich uit kunnen spreken over een richtlijn voor het budget van de verbonden partijen. Wanneer gemeenten dit individueel oppakken bestaat het gevaar dat vanuit de gemeenten verschillende kaders worden aangereikt. Het verdient aanbeveling dit regionaal op te pakken. Als daartoe bij de deelnemende gemeenten bereidheid bestaat, zou met deze gemeenten bijvoorbeeld de afspraak gemaakt kunnen worden dat 15

16 de jaarlijkse bijdrage aan de verbonden partij bij ongewijzigd beleid maximaal met een bepaald percentage mag stijgen via zienswijze op ontwerpbegroting gemeenschappelijke regeling Er zijn enkele regels over het tijdig aanbieden van de begroting en rekening van verbonden partijen. De jaarstukken van de gemeenschappelijke regeling moeten uiterlijk 15 juli bij Gedeputeerde Staten zijn ingediend. Nadere regels over de jaarstukken staan in de desbetreffende gemeenschappelijke regelingen vermeld. Deze regels komen er meestal op neer dat de begroting en rekening elk jaar vóór 1 april bij de gemeente moeten worden ingediend. De rol die de gemeenteraad bij die begrotingen heeft, is beperkt. Op grond van artikel 35, lid 3 van de Wgr strekt de taak van de raad niet verder dan een zienswijze naar voren te brengen over de ontwerpbegroting. Afhankelijk van de in de begroting opgenomen punten kan de raad met zijn zienswijze sturing geven aan de gemeenschappelijke regeling. Deze zienswijzen dienen vervolgens door het Dagelijks bestuur aan het Algemeen bestuur aangeboden te worden bij de begroting. Het Algemeen bestuur stelt dan de begroting vast. Indien blijkt dat de wensen en bedenkingen van de raad niet overgenomen zijn, dan is de gemeente verplicht de vastgestelde begroting te volgen. De jaarstukken van de verbonden partijen worden ter kennisname van de raad gebracht. In veel gevallen is door een late aanlevering van de relevante stukken de raad niet in staat om op een adequate manier te reageren. Om meer grip te krijgen dienen de verbonden partijen meer rekening te houden met de termijnen die gelden voor interne besluitvorming. Het is de taak van de bestuurders om hierover in gesprek te gaan met de verbonden partij. De raad kan aan de bestuurder(s) vragen hierover in gesprek te gaan. Ook het college let, al dan niet in samenwerking met de andere gemeenten, scherp(er) op de tijdige aanlevering van verantwoordingsinformatie door de verbonden partijen. Enerzijds in het belang van het houden van toezicht namens het college op de verbonden partijen, anderzijds om de juiste en actuele gegevens in de jaarrekening op te kunnen nemen. De accountmanagers hebben hierin een signalerende en sturende functie. Zij ontvangen in de meeste gevallen de stukken als eerste en kunnen aan de bestuursleden laten weten of de stukken op tijd zijn voor besluitvorming, of dat het bestuurslid in vergadering aan moet geven dat er meer tijd nodig is voor de interne besluitvorming. De bestuursleden dienen naast het college en de raad, ook de accountmanagers op de hoogte te houden van ontwikkelingen binnen de gemeenschappelijke regeling. Hierdoor kunnen deze een betere inschatting maken van op handen zijnde ontwikkelingen, die wellicht aan de raad ter besluitvorming, of ter kennisname, moeten worden voorgelegd. Ontwerpbegrotingen en jaarverslagen worden altijd voorzien van een advies van het college en vervolgens geagendeerd voor de raadsvergadering. 2. Informatie om kaders bij te stellen: 2.1. Kadernota De raad stelt meerjarige kaders voor de verbonden partij vast (doelen, kosten enz.). Vaak zullen deze niet ongewijzigd kunnen worden uitgevoerd, bijvoorbeeld omdat de verbonden partij extra geld nodig heeft om de gemeentelijke doelen te realiseren of omdat de gemeente moet bezuinigen. Begrotingsvoorstellen van de verbonden partij met substantiële gevolgen voor de gemeentelijke begroting betekenen dat de meerjarige kaders die de raad voor de verbonden partij heeft vastgesteld moeten worden aangepast. Daarom lopen dergelijke begrotingsvoorstellen mee in de besluitvorming van de raad over de belangrijkste beleidswijzigingen voor het komende begrotingsjaar, namelijk (meestal) bij de kadernota of (soms) bij de begroting. Dit vergt uiteraard een goede voorbereiding door college en verbonden partij. Bij belangrijke beleids- en financiële beslissingen van de gemeenschappelijke regeling, die de gemeente direct kunnen raken, draagt de bestuurlijk vertegenwoordiger er zorg voor dat het college en waar nodig de raad in de gelegenheid gesteld worden hun visie hierover kenbaar te maken aan de gemeenschappelijke regeling en brengen zij hun standpunt in onder voorbehoud van instemming c.q. aanvulling door college respectievelijk raad, indien besluitvorming hierover vooraf vanwege tijdgebrek niet mogelijk is; 16

17 2.2. Incidentele informatie Bij elke verbonden partij zullen er gedurende het jaar mutaties zijn: er ontstaat een achterstand in de afgesproken prestaties, er zijn financiële tegenslagen enz. De raad zal tussentijds op de hoogte worden gesteld van substantiële veranderingen bij de verbonden partij. Financiële afwijkingen zullen via een begrotingswijziging gepresenteerd moeten worden. Onder agendapunt nieuws uit gemeenschappelijke regelingen worden alle verslagen en overige voor de raad relevant stukken ter kennis gebracht aan de raad. Ook kunnen raadsleden, als bestuurder van een Algemeen bestuur ter verantwoording worden geroepen door de raad. Zowel tijdens de raadsvergaderingen, als de collegevergaderingen krijgen de bestuursleden de gelegenheid een terugkoppeling te geven van hetgeen in de vergaderingen van hun gemeenschappelijke regeling is besproken. Deze terugkoppelingsmomenten zijn van belang om het college en de raad goed te informeren over de gemeenschappelijke regelingen Periodieke evaluatie en heroverweging. Ten slotte wordt per verbonden partij een visie op de komende vier jaar geformuleerd. Hierin moet aandacht worden besteed aan verwachte ontwikkelingen en de vraag wat wij als gemeente willen dat de gemeenschappelijke regeling in die vier jaar voor ons moet betekenen. Na deze vier jaar kan dan geëvalueerd worden of de gemeenschappelijke regeling voldaan heeft aan de visie van de gemeente en kan getoetst worden of een gemeenschappelijke regeling nog bestaansrecht heeft. Hierbij moet wel opgemerkt worden, dat het lastig kan zijn om uit te treden uit een gemeenschappelijke regeling en dat dit een kostbaar proces kan zijn voor de gemeente. Door de termijn van vier jaar gelijk te laten lopen met de raadsperiode kan de raad zijn beleid ten aanzien van de gemeenschappelijke regelingen in zijn eigen raadsperiode evalueren. Nut en noodzaak van een verbonden partij kan ook periodiek (vierjaarlijks) door de raad worden heroverwogen aan de hand van een evaluatie van de taakuitvoering (uitvoering gemeentelijke taak, bereiken van gemeentelijke doelen, kosten voor de gemeente) door de verbonden partij. Dit leidt tot ongewijzigde voortzetting, gewijzigde voortzetting of beëindiging van de deelname aan de verbonden partij. Zo n evaluatie zou kunnen worden uitgevoerd door het college of door de Rekenkamercommissie, al dan niet in samenwerking met andere deelnemende gemeenten. 17

18 Bijlage 7 Quick scan Verbonden partijen Vul eerst de gegevens per verbonden partij in op basis van onderstaand format: Naam* Vestigingsplaats* Doelstelling Openbaar belang dat wordt behartigd* Bestuurlijk belang Financieel belang Deelnemende partijen Activiteiten en prestaties Veranderingen gedurende het begrotingsjaar in het belang dat de gemeente in de verbonden partij heeft* Eigen vermogen begin en einde begrotingsjaar* Vreemd vermogen begin en einde begrotingsjaar* (Financiële) resultaat verbonden partij* Toekomstperspectief en ontwikkelingen Beleidsvoornemens Risico s in samenhang met het weerstandsvermogen Overige relevante gegevens (medewerkers, informatievoorziening, kwaliteit bedrijfsvoering etc.) * Minimaal voorgeschreven volgens artikel 69 van het BBV 18

19 Vul daarna onderstaande quick scan verbonden partijen in. Bij score kun je kiezen uit de volgende vier mogelijkheden: - Volledig gerealiseerd / aanwezig - Niet gerealiseerd / aanwezig - Beperkt gerealiseerd / aanwezig - Grotendeels gerealiseerd / aanwezig Sturen Criteria Toelichting Score Afspraken/doelen Zijn er afspraken over uitvoering en doelen gemaakt en vastgelegd in de vorm van een contract? Informatie Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Meetbaarheid/output Escalatie Coördinatie Zijn er afspraken over informatievoorziening, certificering e.d.? Zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van bestuur en toezichthouders duidelijk vastgelegd? Zijn er (naast financiële afspraken) ook (meetbare) kwalitatieve afspraken over te leveren prestaties/output gemaakt? Wie is financieel en/of bestuurlijk verantwoordelijk als het mis gaat en zijn er afspraken gemaakt over risicoverdeling? Welke bevoegdheden zijn er om tussentijds in te grijpen? Beheersen Risicomanagement Beïnvloedingsmogelijkheden Informatiebeheer Kennisborging Interne organisatie Is er sprake van systematisch risicomanagement binnen de Verbonden Partij en door wie? Zijn er duidelijke mandaten voor directie, MT leden etc. (bv. directie-statuut) en heeft de gemeente voldoende mogelijkheden om in te grijpen indien er zich afwijkingen voordoen? Zijn er duidelijke afspraken over informatievoorziening en rapportages mbt frequentie, inhoud en actor? Zijn er voldoende (formele afspraken) over deling en borging van kennis en zitten de mensen met de juiste competenties op de juiste plaats? Is de verantwoordelijkheid en invulling van de planning en control, alsook de financiële functie adequaat? 19

20 Toezicht Criteria Toelichting Score Onafhankelijk Is er een (onafhankelijke) toezichthouder toezichthouder aanwezig? Verantwoorden Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Toetsen Controle Inhoud Administratie Transparantie Hebben de toezichthouders voldoende mogelijkheden om adequaat toezicht te kunnen houden (bv. goedkeuren begroting/ jaarrekening) en zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de toezichthouders vastgelegd? Beschikken de toezichthouders over toereikende informatie om te kunnen controleren? Is in relatie tot het realiseren van de beleidsdoelstellingen, de handhaving van de naleving van wettelijke voorschriften geregeld? Is er een verantwoording naar behaalde doelen, output en middelen? Is er sprake van een certificering van de informatie en worden de jaarrekeningen voorzien van een accountantsverklaring? Zijn er afspraken over inhoud van de verantwoording? Is er een risicoparagraaf in de verantwoording? Beoordeling opzet Verantwoording Externe informatiebehoefte Efficiency en Effectiviteit Draagt de verantwoordingsinformatie bij aan de transparantie en geeft het voldoende inzicht in het gevoerde beleid? Op welke wijze worden stakeholders geïnformeerd? Vindt er verantwoording plaats omtrent efficiency en effectiviteit van de uitvoering door middel van benchmarks of audits? 20