Organisatie Wedstrijden Synchroon Zwemmen. Een praktische handleiding bij het organiseren van wedstrijden synchroon zwemmen

Transcriptie

1 Organisatie Wedstrijden Synchrn Zwemmen Een praktische handleiding bij het rganiseren van wedstrijden synchrn zwemmen 1

2 Inhud Inhud Verlp tewijzing wedstrijd synchrn zwemmen neem een ptie p zwembad bij gekzen datum stel uw aanbesteding f kandidaatstelling na de aanvaarding aanbesteding f tewijzing kandidaatstelling bevestig uw zwembadptie Wie det wat? Financiële afspraken Vlaamse Kampienschappen Andere wedstrijden Kninklijke Belgische Zwembnd & Belgische Sprtcmmissie Synchr OF en Vlaamse Zwemfederatie & Vlaams Sprtbestuur Synchrnzwemmen Wedstrijdsecretaris / rganiserende club Vr de aanvang van de wedstrijd De dag van de wedstrijd

3 1. Verlp tewijzing wedstrijd synchrn zwemmen 1.1. neem een ptie p zwembad bij gekzen datum Kijk in de agenda van de Vlaamse Zwemfederatie vr de wedstrijddata ( Geïnteresseerd in de rganisatie van een wedstrijd? Neem dan een ptie p het zwembad stel uw aanbesteding f kandidaatstelling Belgische Kampienschap Frmulier aanbesteding na prep van KBZB p Vlaams Kampienschap Mail naar els@zwemfed.be vr kandidaatstelling Vlaams Criterium Mail naar els@zwemfed.be vr kandidaatstelling 1.3. na de aanvaarding aanbesteding f tewijzing kandidaatstelling In geval van aanvaarding van de aanbesteding f tewijzing van kandidaatsteling dr VSBSZ en VZF: insturen naar els@zwemfed.be van vlgende gegevens: vrlpig prgramma neem een kijkje naar prgramma jaar vrdien adres zwembad met evt. wegbeschrijving f aandachtspunten vb parking Clubs die een Vlaams f Belgisch Kampienschap rganiseren wrden verndersteld de richtlijnen uit de respectievelijke lastenbeken na te leven 1.4. bevestig uw zwembadptie. 3

4 2. Wie det wat? 2.1. Financiële afspraken Vlaamse Kampienschappen De huur van het zwembad is ten laste van de VZF. De factuur wrdt aan de VZF pgemaakt f drgerekend via de club aan de VZF (dit laatste is wenselijk indien de club een lager tarief kan bekmen dan bij reservatie in naam van de VZF). De VZF stelt de rganiserende club een frfaitair bedrag van 175,00 Eur ter beschikking m.a. administratieve ksten te dekken alsk de fungerende juryleden te vrzien van brdjes en drank. De rganisatr bezrgt de VZF kastickets, ter waarde van de financiële tussenkmst. De verplaatsingsnksten van de scheidsrechter en wedstrijdsecretaris wrden verged dr de Vlaamse Zwemfederatie, zij dienen zelf hun vergedingsfrmulier, waarvan vrbeeld p de website, naar de VZF te sturen De startgelden van de deelnemers wrden bepaald dr en zijn ten vrdele van de VZF. De tegangsgelden van bezekers alsk catering zijn vr de rganisatr Andere wedstrijden De rganisatr betaalt zelf vlgende ksten: Huur zwembad brdjes en drank vr juryleden verplaatsingsnksten hfscheidsrechter en wedstrijdsecretaris, zij dienen zelf hun vergedingsfrmulier, waarvan vrbeeld p de website, aan de rganisatr te geven p de dag van de wedstrijd De rganisatr kan deze ksten aanrekenen als startgelden aan de deelnemende clubs pr rata het aantal deelnemers. De rganisatr bepaalt k zelf f er inkmgelden vr teschuwers wrden gevraagd. Deze tegangsgelden van bezekers alsk catering zijn vr de rganisatr Kninklijke Belgische Zwembnd & Belgische Sprtcmmissie Synchr OF en Vlaamse Zwemfederatie & Vlaams Sprtbestuur Synchrnzwemmen inschrijvingsfrmulieren en wedstrijdrichtlijnen ter beschikking stellen p hun website met.a. vermelding van datum van afsluiting der inschrijvingen, datum en uur van de lting van de te zwemmen figurengrep de specificaties van het zwembad (afmetingen, adres en eventuele pmerkingen) versturen uitndigingen juryleden f melden aan juryleden dat ze pgesteld wrden aanduiden hfdscheidsrechter en assistent en samenstellen van de verschillende panels medailles vrzien vr Belgische en Vlaamse Kampienschappen. Vr Vlaamse Criteria en andere wedstrijden vrziet de rganiserende club zelf medailles. aanduiden wedstrijdsecretaris rekenprgramma vr het ingeven van alle wedstrijdgegevens en resultaten in het rekenprgramma 4

5 Indien een club een andere wedstrijd rganiseert, vert zij deze taken zelf uit Wedstrijdsecretaris / rganiserende club Vr de aanvang van de wedstrijd Administratie aanvraag indienen bij SABAM indien ndig. Infrmeer je bij de gemeente, het zwembad en/f SABAM, want sms wrdt SABAM dr gemeente f zwembad reeds betaald deelname wedstrijdsecretaris aan vergadering van VSB waar wedstrijd vrbereid wrdt indien van tepassing. Op deze vergadering f via de secretaris van het VSB bekmt de rganiserende club de ndige gegevens : figurengrep algemene startvlgrde startvlgrde van zwemsters aan de verschillende panels (de eerste zwemster bij elk figuur is van een verschillende club) startvlgrde technical rutines (de eerste rutine bij sl, duet en team is van een verschillende club) enkel vr wedstrijden Seniren en Masters startvlgrde Cmb s (enkel VC) naam hfdscheidsrechter, assistent scheidsrechter en juryleden, verdeeld in de verschillende panels vr figuren en rutines. namen van de secretariaatsmedewerkers vr figuren en rutines. prgramma inzwemmen rutines. pmaken van prgrammabekje sjabln vr prgrammabekje invullen en afdrukken. Aantal kpies: 3 per club 1 vr de hfdscheidsrechter 1 vr de assistent scheidsrechter 1 vr de wedstrijdsecretaris 1 per wedstrijdsecretariaat 1 vr de muziekinstallatie reserve vr publiek prgrammabekje in de week vóór de wedstrijd via mail drsturen aan alle deelnemende clubs. (de pstelling van panels en de circulatie van de zwemsters in en rndm het zwembad kan al vermeld wrden in het prgrammabekje, evenals de lcatie van de vergaderzaal). Maken van de mslagen vr de clubverantwrdelijken. Elke mslag bevat: 3 prgrammabekjes 1 Klachtenfrmulier Dcumenten vr samenstelling Duet, Team en/f Cmb vr Technische en/f Vrije Rutines. 5

6 (Bij vrkeur reeds ingevuld met alfabetische lijst deelnemende zwemsters per club en per Duet/Team/Cmb zdat elke club enkel met schrappen wie niet zwemt). Dcumenten vr figurenwedstrijd 1 dcument waarp de scres van de eventuele preswimmers genteerd kunnen wrden Per figuur 3 exemplaren per secretariaat (eerste nummer p lijst is nummer van zwemster die aan dat panel start). (vermelden van naam van de figuur, nummer van het panel, cmputer 1, 2 f Cntrle p de dcumenten en afdrukken p verschillende kleur papier per figuur) Ophangblad figuren: 1 per figurenpanel, te hangen aan tafel van panelsecretariaten. Dcumenten vr Rutinewedstrijd Technical Rutines 1 mslag vr juryblaadjes per wedstrijdnderdeel (sl, duet, team) per jurylid vr de 3 verschillende panels ( Ex, OI en Elem) met screblaadjes bevestigd met nietje in hek links bven. 3 verschillende kleuren papier vr de 3 panels. per wedstrijdnderdeel (sl, duet, team) en per jurylid aantal Screblaadjes Technical Rutines gelijk aan aantal rutines en 1 reserveblaadje in dezelfde kleuren als de respectievelijke mslagen vr de verschillende panels (Ex, OI en Elem) frmulier bserver : per bserver aantal frmulieren gelijk aan aantal rutines vr sl, duet en team dcument met startvlgrde van Technical Rutines vr hfdscheidsrechter, assistentscheidsrechter, muziekperatr en enkele m p te hangen 3 bladen vr nteren van tijd van de rutines vr elk nderdeel van de wedstrijd. SPECIFIEK: vrzien van pname- en afspeelapparatuur vr beeld & geluid bij Technische Rutines Senires en Masters. Bij betwisting ver de aanwezigheid van de verplichte technische elementen kunnen hfdscheidsrechter en bservers deze beelden gebruiken. Free Rutines Dcument samenstelling Free Rutine Duet Team (Bij vrkeur reeds ingevuld met alfabetische lijst deelnemende zwemsters per club en per Duet/Team/Cmb zdat elke club enkel met schrappen wie niet zwemt). Lting Startvlgrde Rutines 1 vr hfdscheidsrechter 1vr assistent scheidsrechter, 1 vr muziekperatr, enkele m p te hangen Omslag screblaadjes jury (bij 3 panels (Exec AI Diff) in verschillende kleuren) vr elk nderdeel van de wedstrijd: Sl, Duet en Team Screblaadjes jury (bij 3 panels (Exec AI Diff) in verschillende kleuren vr elk nderdeel van de wedstrijd: Sl, Duet en Team 1 mslag per jury met het aantal screblaadjes gelijk aan het aantal rutines + 1 reserve 3 bladen m tijdslimieten in te vullen per nderdeel van de wedstrijd Prgrammabekje (1 vrstarter, 1 hfdsecretariaat) Er staan sjablnen van alle verschillende dcumenten nline p de website 6

7 Lijst bendigdheden Tafels en stelen (in vergaderzaal en naast zwembad) Flesjes water (2 à 3 per jurylid + 1 à 2 per secretariaatsmedewerker) Waterkker, Tassen vr kffie/thee, Lepeltjes Theezakjes, Kffiefilters ( f kffiezetmachine f espresstestel) Suiker, Melk Kekjes bij de kffie Eventueel snepjes vr de secretariaatsmedewerkers (GEEN keken naast het zwembad) Brdjes vr aanwezige juryleden enkel vr Vlaams Kampienschap (=vlledige dag) wrden de ksten verged dr VZF (niet vr Vlaamse Criteria=halve dag) Verlengkabels met verdeelcntactds Transparante plakband vr phangen papieren gekleurde Duct tape vr markeren van pstaplijn Balpennen (een vr elke secretariaatsmedewerker) Screbeken reserve. (zak VZF-materiaal: navragen bij Secretaris Sprtbestuur f VZF) Rde flappen m ter hgte van het middelste jurylid in het water te hangen (zak VZFmateriaal) (Geplastificeerde) papieren met de namen van de verschillende deelnemende clubs Papieren met namen van figuren die gezwmmen wrden. Eventueel Chrnmeters vr tijdpname (mag k met stpwatch in GSM) Minimaal 1 Cmputer (f Laptp) met Access maximum versie 2010 geïnstalleerd. Printer Papier en inkt in reserve vr de printer Indien mgelijk een pdium in 3 etages waarbij p elke trede +/- 10 meisjes kunnen Medailles: Vlaamse en Belgische Kampienschappen: geleverd dr VZF respectievelijk KBZB. Neem hiervr cntact p met het secretariaat. Vlaams Criterium en andere wedstrijden: zelf te vrzien Medewerkers van de eigen club: Vr klaarzetten van stelen, tafels, tribunes, zalen, kleedkamers,.. Vr phalen van bladen van secretariaten figuren en juryblaadjes rutines. p basis van de pgegeven medewerkers van de andere clubs (zie inschrijvingsfrmulieren) Vr invullen secretariaatspanels (inc. vrstarters)= 5 tt 6 persnen per figuur Bij vrkeur een mengeling van verschillende clubs per panel. Bij BK s met 4 Jurypanels: 2 Vlaamstalige en 2 Franstalige secretariaatspanels Vr bedienen van de muziekinstallatie Vr pnemen van de tijd, inclusief pstappen en brdwerk De dag van de wedstrijd 7

8 Het zwembad Het water met zuiver en helder blijven gedurende het hele verlp van de wedstrijden. De temperatuur met tussen de 25 en 28 C liggen. De rganiserende club met instaan vr het nmiddellijk verwijderen van drijvende en vreemde vrwerpen in het water tijdens de wedstrijden. De watercirculatie met, indien mgelijk, tijdens de wedstrijden uitgeschakeld wrden f tch tt het hgst ndige beperkt blijven teneinde geen strmingen te verrzaken In vereenstemming met de FINA regel (Facility Rules) dient het zwembad een waterdiepte te hebben van 3 meter ver een minimum ppervlakte van 12 p 12 meter. De verplichte figuren wrden uitgeverd in 2 f 4 ppervlaktes van 10 meter lang p 3 meter breed, p maximum 1,5 meter van de rand van het zwembad. 1 f 2 van deze ppervlaktes heeft een diepte van minimum 3 meter, de andere van minimum 2,5 meter. De helft van de ppervlaktes heeft een minimum diepte van 3 meter. Vr de rutines mag de ppervlakte vergrt wrden, vr zverre een diepte van 1,7 meter behuden blijft ver ten minste de vlgende 8 meters. Het VSBSZ kan afwijkingen testaan vr wat deze afmetingen betreft Medische hulp - EHBO De rganisatr zrgt vr een medische hulpdienst f redders die tegang hebben tt het EHBO lkaal vanaf het inzwemmen tt en met de laatste medaille-uitreiking Dpingcntrle Iedere rganisatr heeft plichten te vervullen m.b.t. de medewerking tijdens (naangekndigde) dpingcntrles dr NADO Vlaanderen waarnder: het ter beschikking stellen van een geschikt dpinglkaal, het vrzien van vldende ngepende flessen nietalchlische drank en het verlenen van alle medewerking (.a. het ter beschikking stellen van het wedstrijdblad). Je kan alles nalezen via deze website Vrmiddag tafels en stelen De vergaderzaal Vldende tafels en stelen vrzien vr alle juryleden. 1 Tafel klaarzetten met tassen, kffie (Kffiefilters) en/f thee, waterkker, lepeltjes, suiker, melk en wat kekjes (OF afspreken met cafetaria). lkaal van het hfdsecretariaat 1 f 2 tafels met 3 stelen ( ruimte vr 2 cmputers, printer en stapels papieren. Verlengdraad met verdeelds ( 5 stpcntacten) klaarleggen p tafel naast het zwembad vr de jury en de secretariaten. afhankelijk welke figuur wrdt uitgeverd (vldende diepte ndig vr smmige figuren) 8

9 Wedstrijd met 2 jurypanels: Aan beide lange zijden zveel stelen als er juryleden zijn naast elkaar aan diepe gedeelte. Op +/- 1,5 meter afstand van jurypanel, richting ndiepe: 2 tafels met 4 stelen vr panelsecretariaat Op 2 à 3 meter afstand van secretariaatspanel, richting ndiepe: 1f 2 stelen vr de vrstarters. Met deze pstelling meten geen zwemsters en caches passeren achter de jury. Enkel de hfdscheidsrechter en/f assistent scheidsrechter mag/mgen zich aan de diepe kant van het bad bevinden. Zrg vr een duidelijke grens tt waar de zwemsters en caches mgen gaan zdat ze de secretariaatsmedewerkers niet stren. Wedstrijden Miniemen : een 2 de vrstarter vrzien. Deze zrgt mee vr de rde en stilte bij de wachtende zwemsters. 9

10 Wedstrijd met 4 Jurypanels. Te bekijken wat de meest praktische plssing is in functie van diepte van het bad, de diepte ndig vr de te zwemmen figuren en de ruimte rndm het zwembad. Best in verleg met de aangestelde hfdscheidsrechter Tribune-elementen f stelen klaarzetten vr publiek Kleedkamers en andere ruimtes aanduiden namen van clubs p deuren kleedkamers -kant ingang en kant zwembad Op vrhand uittellen welke clubs eventueel samenzitten in functie van aantal kleedkamers en aantal zwemsters per club. gelatineruimte Indien ndig aparte gelatine-ruimte vrzien met plastiek p de grnd (afspreken met zwembad) en vldende stpcntacten m water te verwarmen. vergaderzaal : aan ingang aangeven waar die zich bevindt Klaarleggen dcumenten en ander materiaal bij aankmen van clubs aan elke club een envelppe afgeven met klachtenfrmulier dcument vr de pgave van de samenstelling van duet/team. 3 prgrammabekjes prgrammabekjes (juryleden + clubverantwrdelijken) in de vergaderzaal leggen. Overscht verdelen aan publiek f bijhuden in hfdsecretariaat. Muziekinstallatie klaarzetten p een tafel aan de diepe kant van het bad. De pstaplijn afplakken aan beide zijden van het zwembad Cmputers en printer klaarzetten in hfdsecretariaat Een flesje water klaarzetten aan elke stel van de jury en een vr elke persn in de secretariaten. Eventueel enkele snepjes znder verpakking in een beker/kmmetje p de tafels zetten Het blad met de te zwemmen figuren phangen aan de secretariaatstafels. Indien 2 panels (infrmeren bij de hfdscheidsrechter welke figuren aan welk panel gezwmmen wrden) Vr de pauze: Panel 1: Figuur nr... Panel 2: Figuur nr... Na de pauze: Panel 3: Figuur nr... Panel 4: Figuur nr... Indien 4 panels: dadelijk alle 4 de panels aanduiden Ter hgte van het middelste jurylid aan elk panel een rde banner in het water hangen zdat zwemsters nder water duidelijk het midden van het jurypanel zien. 10

11 Een screbek en prgrammabekje klaarleggen p elke secretariaatstafel naast het zwembad zdat de persn die de punten afleest, het nummer van de zwemster die vr de jury is, kan weergeven en kan cntrleren in het prgrammabekje. Indien meer dan 100 zwemsters, een 2 de screbek OF een papier waarp een 1 staat (dikte en grtte van dat cijfer vergelijkbaar met de grtte van de tekens in een screbek). Dcumenten figurenwedstrijd na vergadering van clubverantwrdelijken aanpassen p basis van afwezige zwemsters en daarna p de secretariaatstafels leggen, z krt mgelijk vr aanvang van wedstrijd. (Bij 2 panels : eerst enkel panel 1 en 2, na de pauze panel 3 en 4, bij 4 panels: dadelijk alle 4) ALLE zaken vr de secretariaatstafels steeds z krt mgelijk vr de aanvang van de wedstrijd klaarleggen Opvlgen rtatie van dcumenten naar hfdsecretariaat Resultaten van figurenwedstrijd phangen na gedkeuring dr hfdscheidsrechter Namiddag Stelen plaatsen p basis van aantal juryleden naast het zwembad p 1 lijn naast elkaar aan weerszijden van het bad +/- in het midden van de lengte (25 meter-bad). Aan de achterzijde van die stelen een papier hangen welk jurylid daar met gaan zitten: Ex 1, Ex 2 (juryleden die Executin jureren) A I 1, A I2 (juryleden die Artisctic Impressin jureren) Diff 1, Diff 2 (juryleden die Difficulty jureren) Startend aan linkse kant zwembad (diep->ndiep): Ex1-AI1-Diff1-Ex2-AI2-Diff2-Ex3-AI3 Verder aan rechterzijde zwembad (Ondiep->diep) : Diff3-Ex4-AI4-Diff4-Ex5-AI5-Diff5 Vr smmige wedstrijden (bij gebrek aan vldende juryleden) meten smmigen 2 f 3 zaken tegelijk jureren. Dat wrdt p vrhand afgesprken met de hfdscheidsrechter. Enkele minuten vr aanvang verschillende rutines (sl, duet, team) telkens mslagen met juryblaadjes klaarleggen p de stelen van de juryleden. Tafels plaatsen aan diepe kant zwembad met 5 stelen. Chrnmeters, papieren en balpennen vr tijdsregistratie van de rutines telkens vr de verschillende nderdelen van de wedstrijd (sl, duet, team) klaarleggen p de secretariaatstafel. Pdium ter plaatse brengen vr de medaille-uitreiking. Ontvangen van de dcumenten met samenstelling duetten, teams en aanpassen van het rekenprgramma p basis van deze samenstellingen dr medewerkers hfdsecretariaat. Lting in het rekenprgramma van de startvlgrde van de verschillende rutines: Sl, Duet en Team. Na gedkeuring lting startvlgrde dr de hfdscheidsrechter: de startvlgrde afdrukken en bekend maken aan de deelnemers dr het dcument p te hangen in het zwembad + 3 exemplaren: vr hfdscheidsrechter, assistent scheidsrechter en muziekperatr. Na rutinewedstrijd resultaten aan hfdscheidsrechter bezrgen. 11

12 medaille-uitreiking dr hfdscheidsrechter, sprtbestuur f uitgendigde persn (Schepen van Sprt, hfd Zwemclub, ) pruimen en naar huis Na de wedstrijd Afspreken met het VSBSY f wedstrijdsecretaris rekenprgramma wie de resultaten van de wedstrijd verstuurt naar alle deelnemers en de VZF 12