Organisatie Recrea meeting Synchroon Zwemmen. Een praktische handleiding bij het organiseren van recreameeting synchroon zwemmen

Transcriptie

1 Organisatie Recrea meeting Synchrn Zwemmen Een praktische handleiding bij het rganiseren van recreameeting synchrn zwemmen 1

2 Inhudspgave 1. Verlp tewijzing Recrea Meeting Synchrnzwemmen Neem een ptie p zwembad bij gekzen datum Kandidaatstelling Na de tewijzing kandidaatstelling bevestig uw zwembadptie Financiële afspraken Wie det wat? Vlaamse Zwemfederatie & Vlaams Sprtbestuur Synchrnzwemmen Wedstrijdsecretaris / rganiserende club Vr de aanvang van de wedstrijd De dag van de wedstrijd

3 1. Verlp tewijzing Recrea Meeting Synchrnzwemmen 1.1. Neem een ptie p zwembad bij gekzen datum Kijk in de agenda van de Vlaamse Zwemfederatie vr de wedstrijddata ( Geïnteresseerd in de rganisatie van een wedstrijd? Neem dan een ptie p het zwembad Kandidaatstelling Mail naar els@zwemfed.be vr kandidaatstelling 1.3. Na de tewijzing kandidaatstelling *insturen naar els@zwemfed.be van vlgende gegevens: vrlpig prgramma neem een kijkje naar prgramma jaar vrdien adres zwembad met evt. wegbeschrijving f aandachtspunten vb parking 1.4. bevestig uw zwembadptie. 2.Financiële afspraken De rganisatr betaalt zelf vlgende ksten: Huur zwembad Sabam Eventueel huur van stelen, tribune-elementen. Dat hangt af van zwembad tt zwembad. Ksten ivm administratie (papier, inkt,..) Medailles De rganisatr kan deze ksten aanrekenen als startgelden aan de deelnemende clubs pr rata het aantal deelnemers. De rganisatr bepaalt k zelf f er inkmgelden vr teschuwers wrden gevraagd. Deze tegangsgelden van bezekers alsk inkmsten uit drank f catering zijn vr de rganisatr. 3.Wie det wat? 3.1 Vlaamse Zwemfederatie & Vlaams Sprtbestuur Synchrnzwemmen inschrijvingsfrmulieren en wedstrijdrichtlijnen ter beschikking stellen p hun website met.a. vermelding van datum van afsluiting der inschrijvingen, Inschrijvingsdcumenten de specificaties van het zwembad (afmetingen, adres en eventuele pmerkingen) vrlpig prgramma 3

4 versturen uitndigingen juryleden/berdelaars vr recreameetings f hen melden dat ze pgesteld wrden. In realiteit in gebleken dat alle beschikbare juryleden/berdelaars pgesteld wrden. 3.2 Wedstrijdsecretaris / rganiserende club Vr de aanvang van de wedstrijd Administratie aanvraag indienen bij SABAM indien ndig. Infrmeer je bij de gemeente, het zwembad en/f SABAM, want sms wrdt SABAM dr gemeente f zwembad reeds betaald pmaken van prgrammabekje prgrammabekje pmaken en afdrukken. Inhud: -uurrster -vlgrde van de rutines -andere (advertenties, bedankingen ) Aantal kpies: 2 à 3 per club 1 vr de muziekinstallatie reserve die aangebden kan wrden aan het publiek prgrammabekje in de week vóór de wedstrijd via mail drsturen aan alle deelnemende clubs f aan het VSB ter verdeling aan alle clubs Dcumenten vr Recreameetings Frmulieren recreatieve rutines afprinten Berdelingsfrmulieren 1 dcument technische berdeling per deelnemer en per jurylid/berdelaar - 1 dcument artistieke berdeling per deelnemer en per jurylid/berdelaar. Frmulier tijdslimieten 1 f 2 bladen, het ttaal aantal vakjes met minstens zveel zijn als het aantal deelnemende rutines De dcumenten technische berdeling wrden bij vrkeur ingevuld dr evaluatren met jurydiplma f met diplma Initiatr Synchrnzwemmen. De dcumenten Artistieke berdeling wrden bij vrkeur ingevuld dr evaluatren met diplma Initiatr Synchrnzwemmen. Indien er te weinig gediplmeerden ingeschreven wrden, kunnen anderen met zveel mgelijk jaren effectieve ervaring als trainer ingezet wrden als evaluatren 4

5 Het dcument technische berdeling is niet ndig vr Free Rutine Cmb We streven naar het pstellen van minstens 5 mensen per panel m de rutines te evalueren. Indien niet vldende gekwalificeerden, kan dit aantal verminderd wrden tt een minimum van 3 persnen per panel. Of één panel van 5 mensen die zwel techniek als artistiek evalueren Lijst bendigdheden Tafels en stelen (in vergaderzaal en naast zwembad) Flesjes water (2 à 3 per jurylid + 1 à 2 per secretariaatsmedewerker) Styl s Eventueel snepjes Plakband, nietjesmachine, Eventueel verlengdraad Medailles f ander srt van aandenken. Vr recreameetings vrziet de rganisatr een aandenken vr alle deelnemers aangezien er geen rangschikking is Medewerkers van de eigen club f p basis van de pgegeven medewerkers van de andere clubs (zie inschrijvingsfrmulieren) Vr klaarzetten van stelen, tafels, tribunes, zalen, kleedkamers,.. Vr phalen van bladen bij de juryleden/berdelaars. Vr bedienen van de muziekinstallatie Vr pnemen van de tijd, inclusief pstappen en brdwerk. Vr het phalen en bundelen van de dcumenten na elke rutine De dag van de wedstrijd Het zwembad Het water met zuiver en helder blijven gedurende het hele verlp van de wedstrijden. De temperatuur met tussen de 25 en 28 C liggen. De rganiserende club met instaan vr het nmiddellijk verwijderen van drijvende en vreemde vrwerpen in het water tijdens de wedstrijden Medische hulp - EHBO De rganisatr zrgt vr een medische hulpdienst f redders die tegang hebben tt het EHBO lkaal vanaf het inzwemmen tt en met de laatste medaille-uitreiking Tafels en stelen De vergaderzaal Vldende stelen vrzien vr alle juryleden. Indien mgelijk eveneens een tafel. De vergadering is meestal vrij krt. 5

6 naast het zwembad vr de juryleden/berdelaars Zveel stelen als er berdelaars zijn. De plaatsing van de stelen is afhankelijk van de situatie in het zwembad en het aantal beschikbare berdelaars Muziekinstallatie klaarzetten en verbinden met nderwaterluidspreker Tribune-elementen f stelen klaarzetten vr publiek Kleedkamers en andere ruimtes aanduiden namen van clubs p deuren kleedkamers -kant ingang en kant zwembad Op vrhand uittellen welke clubs eventueel samenzitten in functie van aantal kleedkamers en aantal zwemsters per club. gelatineruimte Indien ndig aparte gelatine-ruimte vrzien met plastiek p de grnd (afspreken met zwembad) en vldende stpcntacten m water te verwarmen. vergaderzaal : aan ingang aangeven waar die zich bevindt Klaarleggen dcumenten bij aankmen van clubs aan elke clubverantwrdelijke een envelppe afgeven met 2 f 3 prgrammabekjes Een klachtenfrmulier prgrammabekjes (vr de juryleden + clubverantwrdelijken) in de vergaderzaal leggen. Evaluatiedcumenten per persn vr de verschillende juryleden/berdelaars eveneens klaarleggen in de vergaderzaal Dcumenten vr tijdsregistratie klaarhuden m aan de secretariaatsmedewerkers te geven vr aanvang van de meeting Een flesje water klaarzetten aan elke stel van de jury en een vr elke persn in de het secretariaat. Eventueel enkele snepjes znder verpakking in een beker/kmmetje p de tafels zetten Vergadering aan het begin van de meeting leiden. Er is geen hfdscheidsrechter. De rganisatr f een persn die aangesteld werd, geeft alle ndige inf aan de juryleden/berdelaars zrgen vr de phaling van de frmulieren bij de jury/berdelaars na elke rutine. De dcumenten wrden per rutine bv met een nietjesmachine samen gebundeld Na de wedstrijd De dcumenten van de berdelaars verdelen per club. Uitreiking van medailles f ander aandenken pruimen en naar huis. Een verzicht van deelnemende clubs en gezwmmen rutines drsturen naar els@zwemfed.be 6