ORGANISATIEVOORSCHRIFTEN WEDSTRIJDORGANISATOREN

Transcriptie

1 1. WEG 1. Wedstrijdreglement en technische gids - Het wedstrijdreglement en de technische gids dienen uiterlijk drie maanden vraf ter gedkeuring naar de vrzitter van de prvinciale cmmissie WPV gestuurd, m na te lezen alvrens dit dcument te laten drukken. - Het wedstrijdreglement en de technische gids (eventueel in elektrnische vrm) minstens 1 maand vr de wedstrijd psturen naar: Vrzitter en alle cmmissarissen van dienst. Pilten mt en alle dd. leden van het telecmmunicatieteam KBWB. Vrzitter prvinciale cmmissie WPV. Dd. peratren ftfinish & transpnders. Alle deelnemende plegen. 2. Ontvangst cmmissarissen - Inschrijving dag van de wedstrijd: Wedstrijd met start vóór 12u00: lunchpakket vrzien in de wedstrijdwagen Wedstrijd met start vanaf 12u00: lichte maaltijd f brdjes vrzien - Inschrijving de dag vóór de wedstrijd: Wedstrijd met start vóór 12u00: lunchpakket vrzien in de wagen Wedstrijd met start tussen 12u00 en 13u00: lichte maaltijd f brdjes Wedstrijd met start vanaf 13u00: in dit geval is het niet verplicht catering te vrzien. - Geen alchlische dranken ter beschikking stellen vr en tijdens de wedstrijd. - Vldende grte parking vrzien in de nabijheid van de inschrijving f het lkaal pmaken uitslag. - Niet vr publiek tegankelijk lkaal vrzien vr de inschrijving/pmaken uitslag. - Apart lkaal vr briefing, enkel tegankelijk vr rganisatie, cmmissarissen, plegleiders, persneel neutrale wagens, medische dienst en plitie. 3. Lgement cmmissarissen - Algemeenheden: Overnachting p basis van single kamer met ntbijt. Eéndagswedstrijd: 1 vernachting (details zie hiernder) Rittenwedstrijd: vernachting te vrzien vanaf de dag van de inschrijving (details zie hiernder) Het sprtsecretariaat van de KBWB zal de rganisatr infrmeren f er lgies dienen vrzien te wrden en kan afwijkingen testaan in bijzndere gevallen. 1

2 - Eéndagswedstrijden (internatinale kalender) : - Inschrijving de dag vóór de wedstrijd (WrldTur, HC en Klasse 1 met start vóór 12 uur): Int. cmmissarissen aangeduid dr de UCI Antidping agent aangeduid dr de UCI. Int. Cmmissarissen en aankmstrechter aangeduid dr de KBWB met verplaatsing grter dan 150 km (heen en terug). Medewerkers KBWB vr pmaken uitslag en installatie radi s. - Inschrijving dag van de wedstrijd (WrldTur, HC, Klasse 1 en 2 met start vanaf 12 uur): Int. cmmissarissen aangeduid dr de UCI Antidping agent aangeduid dr de UCI Int. Cmmissarissen en aankmstrechter aangeduid dr de KBWB met verplaatsing grter dan 75 km (enkele afstand). Medewerkers KBWB vr pmaken uitslag en installatie radi s. - Eéndagswedstrijden (natinale kalender): Er wrdt geen lgement vrzien. - Rittenwedstrijden (internatinale kalender) : - Inschrijving dag vóór de wedstrijd (WrldTur, HC en Klasse 1 met start 1 e rit vóór 10 uur): Int. cmmissarissen aangeduid dr de UCI Antidping agent aangeduid dr de UCI Het vltallige cllege van cmmissarissen aangeduid dr de KBWB en medewerkers KBWB radireprtageteam - Inschrijving dag vóór de wedstrijd (WrldTur, HC en Klasse 1 met start 1 e rit vanaf 10 uur): Int. cmmissarissen aangeduid dr de UCI Antidping agent aangeduid dr de UCI. Het vltallige cllege van cmmissarissen aangeduid dr de KBWB en medewerkers KBWB radireprtageteam met verplaatsing grter dan 150 km (heen en terug). - Inschrijving de dag van de wedstrijd (WrldTur, HC, Klasse 1 en 2 met start 1 e rit vanaf 12 uur): Int. cmmissarissen aangeduid dr de UCI Antidping agent aangeduid dr de UCI Int. Cmmissarissen en aankmstrechter aangeduid dr de KBWB met verplaatsing grter dan 75 km (enkele reis). Medewerkers KBWB aangeduid vr pmaken uitslag en installatie radi s. - Rittenwedstrijden natinale kalender : Organisatren van rittenkersen van de natinale kalender dienen lgies te vrzien vr de vlgende juryleden : juryvrzitter, aankmstrechter en tijdpnemer. Het lgies dient vrzien te wrden vanaf het einde van de eerste rit tt en met de chtend van de laatste etappedag. 2

3 4. Infrmatie betreffende deelnemers - Cnfrm het geldende UCI reglement de plegen en deelnemers vraf vermaken aan vrzitter cllege en pc-peratr. (72 hr vr het startuur van de wedstrijd) - Lijst met wildcards 1 week vraf bezrgen aan vrzitter cllege. - Inschrijvingsbulletins (f kpies) afgeven aan de vrzitter van het cllege. 5. Wagens cmmissarissen - Wagens van cmmissaris 2 en 3 in de mate van het mgelijke uitgerust met een schuif- dak. - Het is aanbevlen chauffeurs met vergunning (verplicht vr internatinale wedstrijden) in te zetten met ervaring in een wedstrijdkaravaan (max 70 jaar) - Chauffeurs dienen minstens 2 uur Vr aanvang van de wedstrijd aanwezig zijn vr installatie radi s. - Chauffeurs nemen vóór de wedstrijd cntact met de cmmissarissen. - Wagens p de juiste psitie plaatsen minimaal 30 minuten vr de start (zie schema) - Chauffeurs dienen minstens 15 vr de start aan de wagen zijn. - Chauffeurs & Cmmissarissen: brengen zelf geen gendigden mee. - Cmmissaris bepaalt waar de chauffeur met rijden. - Chauffeurs nemen geen risic s in het rijgedrag; - Attent vr renners met defect, valpartijen en terugkeer renners. - Geen alchlische drank gebruiken vr en tijdens de wedstrijd. - Chauffeurs meten aanwezig zijn p de briefing. - Wagens meten vlden aan de UCI nrmen. O.a max. 1m66 hg en drzichtige ramen. 6. Gendigden in de wagens - Max. 2 gendigden per wagen, in de wagen van de vrzitter max. 1 gendigde - Infrmeren dat de gendigden niet vrtdurend de werking van de cmmissaris hinderen dr te telefneren en te praten. - De cmmissaris met alle infrmatie in de radi kunnen begrijpen en nteren. - Gendigden dienen minstens 15 vr de start aanwezig te zijn aan de wagen. - Geen gendigden in de wagen van de dkter 7. Begeleiding cmmissarissen - Regelmatig zal een begeleider van de KBWB aanwezig zijn in de wagen m een cmmissaris te begeleiden. - De rganisatr wrdt min. 2 weken vr de wedstrijd verwittigd in welke wagen de begeleiding zal gebeuren. - Gelieve een accreditatie en parkeerkaart te vrzien vr deze persn. 3

4 8. Briefing vr de wedstrijd - Duidelijke afspraak tussen kersdirecteur en vrzitter jury wie wat zal zeggen in de briefing plegleiders (vermijden dat bepaalde inf ndels herhaald wrdt). - Briefing rganiseren vr mt s ftgrafen en T.V. (cnfrm UCI-reglement) - Briefing rganiseren vr de escrte veiligheid. - Afspreken met de chauffeur wagen dkter. (.a. psitie vertuig wedstrijddkter tijdens barrage priritair) 9. Debriefing na de wedstrijd - Gesprek met vrzitter cllege, kersdirecteur en hfd rganisatie, is heel belangrijk vr de vlgende editie. - Plaats en uur van samenkmst afspreken vóór de wedstrijd. 10. Relatie rganisatie jury rdediensten - Vraf duidelijke afspraken tussen alle partijen maken. Dit bevrdert het resultaat van de wedstrijdleiding en de algemene samenwerking. - Wederzijdse uitwisseling van ervaring uit vrige wedstrijden is cnstructief. - De veiligheid van de renners garanderen is primrdiaal. 11. Afspraken tijdslimiet - Vrafgaandelijk vereen te kmen tussen de jury en de federale en/f lkale plitie. (wie neemt renners uit wedstrijd en wanneer) (verschil ééndags- f rittenwedstrijd!) 4

5 2. PISTE Technische gids : bij de internatinale wedstrijden en alle natinale kampienschappen ( steeds te raadplegen p website ) Inschrijving : alle wedstrijden via invullen vrinschrijvingsfrmulier p website Parking : aan wielerbaan ( bij wedstrijden in t Kuipke : de ndige plaatsen te vrzien én k mee te delen vraf ) Kleedkamers : in cmplex ( mgelijkheden te vrzien bij wedstrijden in t Kuipke ) (Inter) Natinale wedstrijden : zrgen vr een apart lkaal vr de ndzakelijke briefing(s) Catering : de ndige drankbnnen en vldende lunchpakketten vrzien vr de cmmissarissen/medewerkers Antidpingcntrle : lkaal met alle ndige vrzieningen ter beschikking huden Jury : ter hgte van aankmstzne afgeslten ruimte vrzien vr cmmissarissen met verhg tafels stelen elektriciteit - internetverbinding Overnachting : te vrzien vr buitenlandse cmmissarissen 3. CYCLO-CROSS Organisatr zrgt ervr dat hij ver de vlledige samenstelling van het cllege beschikt. Technische Gids : rganisatr stuurt tijdig de technische gids (in electrnische vrm), accreditatie, parkingkaart naar aangeduide cmmissarissen Parking : vr de cmmissarissen aan het inschrijvingslkaal in de buurt van het parcurs. Inschrijvingslkaal een verwarmd en vldende grt inschrijvingslkaal, dat alleen bestemd is vr de cmmissarissen. (geen café f andere publieke gelegenheid); uitgerust met WIFI, vldende electrische aansluitingen. Wanneer de afstand tussen inschrijvingslkaal en aankmst meer dan 500 meter is dient een estafette vrzien te wrden tussen aankmstplaats en inschrijvingslkaal. Er is steeds een verantwrdelijke van de rganisatie aanwezig in het inschrijvingslkaal Catering cmmissarissen (enkel vr de cmmissarissen die van dienst zijn) Afhankelijk van het startuur : Tussen en uur : kffie en kffiekeken en niet alchlische drank Tussen en uur : kffie en kffiekeken, niet alchlische drank en een lichte maaltijd f lunchpakket (met bij vrkeur een warme drank, bv. sep en brdjes) 5

6 4. MTB Parking : vrbehuden parking in de nabijheid van het inschrijvingslkaal. Inschrijvingslkaal : Geslten, verwarmd, vldende ruimte vr tafels en stelen vr 8 persnen, vldende electrische aansluitingen, WIFI, sanitair. Catering cmmissarissen Aanwezig vr 10u30: kffie, frisdrank Aanwezig tussen 10u30 en 13u00 : lunchpakket, frisdrank, kffie Aanwezig tussen 13h00 en 18h30 : frisdrank, kffie Aanwezig na 18h30: snack, frisdrank, kffie Overnachtingen : Overnachtingen wrden steeds afgesprken in verleg met de Natinale MTB-cmmissie. Lgistiek parcurs : Aankmst zne: tentje met tafel en 3 stelen, afgebakende ruimte. Technische zne: tentje (enkel bij vrspelde extreme weersmstandigheden, vrzitter cllege van cmmissarissen heeft hierver de finale bevegdheid) 5. BMX Parkings Cmmissarissen / Natinaal Crdinatr BMX / Bndscach Een parkeerruimte met z dicht mgelijk bij het parcurs vrzien wrden. De K.B.W.B. bezrgt de rganisatr 2 weken vr de manche van de wedstrijd een lijst met de cmmissarissen. Lunchpakketten De rganisatr vrziet vldende lunchpakketten vr de fficials. Het juiste aantal zal wrden meegedeeld dr de Track Manager. Aanwezigheid Cmmissarissen De cmmissarissen dienen 15 minuten vr de aanvang van de trainingen aanwezig te zijn vr de briefing. Overnachtingen De rganisatr vrziet vernachting/camping vr buitenlandse cmmissarissen. 6