Fiche 1 : Draaiboek organisatie

Transcriptie

1 Fiche 1 : Draaibek rganisatie Een praktische handleiding bij de rganisatie van een sprtevenement I nleiding Een sprtevenement steunt p een ged drdacht draaibek. Uit ndervinding weten we dat duidelijke afspraken, gede infrmatie en een degelijk gestructureerde cmmunicatie tussen de participerende partners van primrdiaal belang zijn. In het draaibek dienen zwel de vrbereidende fase als de handelingen en gedragingen die van elke participant afznderlijk verwacht wrden tijdens het evenement krt en verzichtelijk vermeld te wrden. Z kan men p elk mment terugvallen p de gemaakte afspraken; zwel dr de rganisatr zelf als dr zijn medewerkers en partners! Een gede rganisatie staat f valt met een degelijke infrmatie. Dit draaibek is zeker geen theretisch naslagwerk maar heeft als del een praktische handleiding te zijn bij de rganisatie van een sprtevenement. I nhud Draaibek De 7 W's Delstelling Delgrep Samenstellen van de werkgrep Prgramma Cncept Timing Financiële middelen Prmtieplan Checklist eigenlijke rganisatie Verzekering Enkele vrbeelden Lgistiek Materiaallijst Transprtschema Telefn en adressenlijst Taakverdeling Administratie Dag zelf Evaluatie

2 Draaibek De " 7 W s Vr men met de eigenlijke vrbereiding van het evenement kan beginnen, is het nuttig eerst een aantal richtlijnen vast te leggen. Deze helpen de rganisatr cnsequent te handelen en de delen p een gecördineerde manier na te streven. De richtlijnen kan men bevatten nder de "7 W s. Belangrijk m weten is: waarm men rganiseert (delstelling), vr wie (delgrep), dr wie (rganisatie en partners), wanneer de rganisatie plaatsvindt (tijdstip), waar neemt de rganisatie plaats (lcatie), wat men gaat rganiseren (cncept prgramma), welke middelen (he kan men dit rganiseren). Als deze "W s ingevuld zijn kan men met de eigenlijke, praktische rganisatie van het sprtevenement starten. Een eerste stap bestaat uit het definiëren van de delstelling. Delstelling De delstelling dient te mschrijven wat de bestaansreden van de rganisatie is, waarm men een evenement rganiseert. Er kunnen verschillende delstellingen zijn: kennismaking met het veldlpen en het lpen in het algemeen, prmtie van het veldlpen, aanzetten tt sprtbeefening, cnditie pbuwen Delgrep Een tweede stap mvat het bepalen van de delgrep: Vr wie gaat men rganiseren, dit kunnen verschillende delgrepen zijn. Belangrijk is wel dat men het prgramma afstemt p de begde delgrep. schlgaande jngeren, bepaalde leeftijdsgrep (lager secundair), Samenstelling van de w erkgrep Een rganisatie van een "grter sprtevenement berust nit bij 1 persn, het is een samenwerkingsverband tussen verschillende partners. Al deze betrkkenen brengt men best samen in een werkgrep, waarbij ieder lid een verantwrdelijke taak heeft. Algemene cördinatr: dient de vlledige rganisatie, vrbereiding en pvlging p de vet te vlgen. Brengt de werkgrep samen en stuurt de werkgrepvergaderingen. Hij is tevens verantwrdelijk vr het vlledig aangebden prgramma.

3 Sprttechnisch cördinatr: verantwrdelijk vr de uitwerking van het sprtprgramma, zeken van gekwalificeerde sprtbegeleiders. Hij det suggesties naar de werkgrep ver "wat er inhudelijk van sprtactiviteiten zal aangebden wrden tijdens het sprtevenement: sprtinitiaties mlpen: wandel lp en fietsparcurs sprtieve randactiviteiten muzikale mkadering Een materiaallijst en een vlledig uitgewerkte taakverdeling dienen dr hem pgesteld te wrden. Administratief cördinatr: deze persn cntrleert alles p administratief vlak: maken van verslagen aanvraag lgistiek de ndige telatingen aanvragen (aanvraag Sabam, ) bevestiging lgistiek pmaak van begrting verwerking van inschrijvingen samenstellen van mailing naar deelnemers dankbrieven Lgistiek cördinatr: verantwrdelijk vr de materialen, vastleggen van de infrastructuur, zrgt ervr dat al het materiaal tijdig ter plaatse is. Veiligheidsverantw rdelijke: bij grtere prjecten is dit ndzakelijk. Bij een rganisatie met veel deelnemers dient de cmmunicatie zeer ged te verlpen tussen de hulpdiensten, brandweer, plitie, Bij ngeval dient er nmiddellijk ingegrepen te wrden. Een veiligheidsscenari en ndplan behren.a. tt zijn taak. Milieuverantw rdelijke: Veel deelnemers brengen swies veel afval mee. Om alles prper achter te kunnen laten na het sprtevenement dienen de ndige vrzrgsmaatregelen genmen te wrden, afvalcntainers, selectief verzamelen van de verschillende psten Verantw rdelijke vr parking: De deelnemers dienen z dicht mgelijk bij het actieterrein te kunnen parkeren, deze persn is verantwrdelijk vr een rdentelijk verlp van de parkingzne, vrachtwagens, bussen, aut s, fietsen dienen p een rdentelijke manier gestald kunnen wrden P R verantw rdelijke: deze persn hudt zich vrnamelijk bezig met de spnsrs, de publiciteit verzrgt, Vip en persdagen rganiseert.... He grter de rganisatie he meer verantwrdelijkheden men als cördinatr uit handen met geven. Verschillende taken kunnen uiteraard aan 1 persn tevertruwd wrden. Binnen de vergaderingen van de werkgrep dienen de ndige afspraken gemaakt te wrden. Z wrdt er nder meer de plaats, de dag en het prgramma vastgelegd. Belangrijk is dat elk lid van de grep zijn verantwrdelijkheid pneemt en zijn taken binnen de afgesprken tijdspanne verwezenlijkt. Best wrdt er van elke vergadering een duidelijk verslag gemaakt dat aan al de leden van de werkgrep wrdt bezrgd.

4 Nrmaliter is de gedkeuring van het verslag het eerste agendapunt van de vlgende werkgrepvergadering. Op deze vergaderingen brengt men de partners p de hgte van de stand van zaken. Sluit uw vergadering niet af vr de datum van de vlgende vastligt (indien een vlgende vergadering ndig is). P rgramma cncept In het prgramma vindt men een duidelijke mschrijving van de sprtmanifestatie en wat men aanbiedt (dagrde). Dagindeling (uurregeling): men dient een duidelijke dagindeling p te maken de uurregeling zals vermeld in de prgrammaflder met nageleefd wrden meldt duidelijk f er een pauze is tijdens de middag Sprtaanbd (wat biedt men aan): verschillende afstanden van veldlpen (leeftijdsgebnden) welke sprten p de randanimatie speciale pwarming (dans)... Een lijst van het materiaal dat men ndig heeft dient pgemaakt te wrden en de juiste lcatie ervan vermeld. Hiervr is een duidelijk inplantingsplan ndzakelijk. Timing Een gede planning is nntbeerlijk vr de rganisatie van een sprtevenement. Binnen de planning wrden de tijdsspannen pgenmen waarbinnen een bepaald item dient uitgeverd te wrden. Begin mei: aankndiging van de veldlp (schlen) principiële inschrijving (schlen) inf p websites schlsprt en Bls Eind mei: inschrijving van veldlp dr gemeente bij het prvinciale SVSsecretariaat inf p gemeentelijke website Juni: infvergadering met leerkrachten LO, sprtverantwrdelijken en clubs inf aan schlen bezrgen (plaats, dag, uur, parcurs, afstanden, randactiviteiten, verver, ) Eerste week september: prvinciale vergadering met plaatselijke rganisatren verdelen van prmtiematerialen: prijzen, spandeken, affiches aan plaatselijk rganisatren (gemeenten) pvlgen inschrijvingen schlen cncrete inf (dagprgramma, parcurs, randanimatie, ) aan schlen bezrgen aankndiging veldlp via plaatselijke media Tweede week september: deelnamekaartjes bezrgen cntrle prgramma, checken parcurs, parkeerplaats vrzien,

5 Financiële middelen Men heeft uiteraard verschillende uitgavenpsten bij de rganisatie van een sprtevenement waarvr men financiële middelen ndig heeft. Men dient steeds een sluitende begrting p te maken waarbij de uitgaven niet grter mgen zijn dan de inkmsten. Uitgaven: materiaal huren, aankpen, lgistiek allerlei lesgevers transprt drukwerken EHBO SABAM extra prijzen... I nkmsten: telagen spnsring eigen inkmsten bijkmende initiatieven merchandising... P rmtieplan Aankndiging van de veldlp naar de begde deelnemersgrep: Om het maximale aantal deelnemers p uw evenement te krijgen is het ndzakelijk een gerichte prmtie te veren. Belangrijk is m het prmtiemateriaal via zveel mgelijk kanalen te verspreiden, een ged gerganiseerde mailing is gud waard. Uitndigen van plaatselijke sprtvedetten. Vlgend prmtiemateriaal kan aangemaakt wrden: een prmtieflder waarin duidelijk vermeld staat "Wat er gerganiseerd wrdt, vr "Wie dit evenement bedeld is, "Wanneer en de plaats "Waar het evenement plaats heeft, al dan niet p vrhand inschrijven, een pster van het evenement pdrukflders en pdrukaffiches pdrukflders vr prgramma van de dag pdrukaffiches : bewegwijzering algemene inf dagindeling aankndiging sprtactiviteiten aanmaak van een flyer een radi spt een TV spt spandeken Zrg vr een aankndiging van uw sprtevenement via de plaatselijke media: persbericht gemeentelijke infkrant plaatselijke pers lcale radi reginale TV perscnferentie

6 Advertenties in tijdschriften Via het internet kan men een grt deel van de bevlking bereiken, Schlsprtevenementen kan men best aankndigen via via de Organiseer een VIP ntmeting tijdens uw evenement: vrzie een rndleiding en receptie vr de gendigden. Checklist eigenlijke rganisatie Dit mvat een lijst van afspraken en taken die men met uitveren in functie van het te rganiseren sprtevenement. Verzekering In het kader van de "Vlaamse veldlpweek vr schlen zijn alle deelnemers in eerste instantie verzekerd via hun schlverzekering. De Bls sprtverzekering heeft t.a.v. de deelnemende leerlingen een aanvullend karakter: vr die leerlingen die niet in schls verband zuden deelnemen. Organisatren en medewerkers zijn verzekerd via de Bls sprtverzekering f ISBverzekering. Indien de sprtdienst als hfdrganisatr ptreedt primeert de ISBverzekering p de Bls sprtverzekering. De verzekering BA en lichamelijke ngevallen is van tepassing p alle veldlpactiviteiten en randanimatie, vr alle rganisaties die plaatsvinden tijdens de fficiële rganisatieperide van de "Vlaamse veldlpweek vr schlen". De rganisatren van veldlpen die buiten deze peride plaatsvinden, meten zelf het initiatief nemen m een verzekering aan te vragen bij hun prvinciale Blsinspectiedienst. Zrg dat er een EHBO pst aanwezig is tijdens uw evenement en vrzie de ndige ngevalfrmulieren. Enkele vrbeelden van checklist bij de rganisatie van: Lpparcurs: ttale afstand parcurs vastleggen, start en aankmstplaats bepalen, uitstippelen van parcurs, cntrlepsten vrzien, (indien ndig) afvaleilandjes vrzien, vrzie duidelijke signalisatie bewegwijzering p de parcurs, uitwerken van een ndplan, medisch urgentieteam, vrzie een gede interne cmmunicatie (GSM, walkie talkies, ), maken van kaarten met de mlpen, sampling, Sprtinitiaties, sprtieve randanimatie, cmpetities: vastleggen lgistiek en sprtmateriaal, tijdig gekwalificeerde lesgevers zeken, cntracten pmaken, reglement pmaken f bestaand gebruiken (bij cmpetitie), inschrijvingen,

7 infstand, systeem van cmpetitie vastleggen, scheidsrechters vastleggen, terreinen f parcurs vastleggen, ndplan bij slechte weersmstandigheden, EHBO hulppst, prijsuitreiking, pdium, presentatie (muziekinstallatie), telatingen, Lgistiek Al het materiaal ndig vr een feills verlp van uw sprtevenement dient tijdig vastgelegd te wrden. Indien dit materiaal niet in eigen bezit is dient men dit aan te vragen bij derden, te kpen f te huren. Materiaallijst Maak een vlledige en gedetailleerde materiaallijst p: dit mvat het ndige sprtmateriaal en lgistiek materiaal zals: tenten, pdia, prijzen (eigen prijzen en prijzen via de rganisatie), geluidsinstallatie, walkie talkies, inschrijvingsstanden, sanitair, elektriciteit, bureaumaterialen, Transprtschema Maak k een transprtschema p zdat duidelijk geweten is welk materiaal per vertuig geleverd wrdt p een welbepaald tijdstip en wanneer en dr wie dit materiaal terug pgehaald wrdt. Telefn en adressenlijst Makkelijk is dat men k een telefn en adressenlijst pmaakt van de verschillende leveranciers, partners en medewerkers. Ok is het handig een klein geplastificeerd telefnkaartje te maken waarp alle gsm nummers van de medewerkers genteerd staan (interne cmmunicatie is zeer belangrijk). Taakverdeling Zek tijdig vldende gekwalificeerd persneel m mee te helpen p uw sprtevenement: administratieve medewerkers, sprttechnische medewerkers, medewerkers verantwrdelijk vr de lgistiek. Vr alle medewerkers die men inhuurt dient tijdig een tewerkstellingscntract te wrden pgemaakt. Vrzie vr de medewerkers een duidelijke taakverdeling. Vrzie daarm vr de start van uw evenement een infrmatievergadering, waar de medewerkers duidelijk gebrieft wrden. Wie det Wat, Waar en Wanneer? Bezrg uw medewerkers het inplantingsplan waarp al de activiteiten vermeld staan: alle medewerkers en partners p de hgte brengen van de juiste lcatie van hun activiteit. De taakverdeling start reeds bij het laden van het materiaal, vervlgens lssen en plaatsen van het materiaal, pbuw verschillende standen: sprtstanden, parcurs, pdia, tenten, ntvangst deelnemers, begeleiding sprtactiviteiten,

8 Bezrg al uw medewerkers een uitgewerkt scenari van de dr hen te vlbrengen taken. Vrzie zwel vr de start als p het einde van de dag geneg medewerkers vr het pzetten en pruimen van alle materialen. Administratie Verslagen : na elke vrbereidende vergadering met er een verslag gemaakt wrden. Cntracten maken : Briefwisseling : bevestiging p papier zetten breng alle telatingen en bevestigingen, gemaakte afspraken p papier mee naar het evenement alle ingeschreven schlen krijgen vlgende infrmatie: een prgrammabekje met de dagindeling verzichtsplan activiteiten algemene infrmatie inschrijvingsfrmulier uurschema met prgramma van de dag (lpen + randanimatie, ) cncrete afspraken deelnamekaartjes vr de leerlingen afspraken met partners pvlgen briefing medewerkers Spnsringdssier: stel een spnsringdssier samen vr mgelijke spnsrs en maak een spnsringcntract p waarin duidelijk de tegenprestatie van de rganisatie vermeld staat: visibiliteit tijdens evenement, plaatsen van het lg van de spnsr p alle drukwerken, aanwezigheid van de spnsr in TV en radi spt en tijdens de perscnferentie De spnsrs van de "Vlaamse veldlpweek vr schlen staan vermeld in de brchure. Vermijd cncurrerende spnsrs! Dag zelf Bew egw ijzering Duidelijk wegwijzers vr de deelnemers : zwel m het sprtevenement te bereiken als m diverse sprtactiviteiten te vinden. Plaatsen van nadar en signalisatie. Cntrle Het draaibek wrdt vr de aanvang van het evenement ng eens verlpen m te cntrleren f iedereen k daadwerkelijk aanwezig is en alle ndige schikkingen getrffen zijn: de medewerkers dienen vr de aanvang van het evenement ng eens gebrieft te wrden, hun taken dienen ng eens krt en bndig verlpen te wrden. eventuele aanpassingen kunnen gemeld wrden. check f al het materiaal ter plaatse is Ontvangst deelnemers duidelijk zichtbare en vldende parkeerplaats.

9 zrg steeds vr een centraal en degelijk nthaal. Hier kunnen de deelnemers zich aanmelden en infrmatie mtrent de plaats van de verschillende activiteiten, uurregelingen, enz. verkrijgen. Vrzie geneg reserve inschrijvingsfrmulieren, infblaadjes, infplannetjes, prgramma s. vldende kleedkamers vrzien waarp best tezicht wrdt gehuden. gede geluidsinstallatie: Muziek en presentatie krt welkmstwrdje snel de grep in beweging brengen en verwijzen naar de diverse actieplaatsen. Dat muziek en presentatie elke rganisatie een feestelijk tintje geeft, heft geen betg. Vrzie een pdium indien ndig met een gede geluidsinstallatie. Een presentatr kan de ndige aankndigingen en mededelingen den. I nkleding sprtdag De sprtdag zveel mgelijk inkleden met spandeken, vlaggen, psters, pdrukaffiches,... ; zwel van het evenement als van alle partners en spnsrs. De veldlp zelf Dit is natuurlijk de spilactiviteit. Het is dan k belangrijk hier zeer drdacht te werk te gaan: start en aankmst duidelijk zichtbaar maken afbakenen van de verschillende afstanden parcurs afbakenen de verschillende leeftijdsgrepen tijdig aan de start brengen duidelijke presentatie leg de prijzen klaar vr de aansluitende prijsuitreiking vrzie bekwame (gekwalificeerde) en enthusiaste begeleiders verwerking: resultaat per reeks (verwerken van uitslagen) pmaken van de rangschikkingen uitslagenbundel samenstellen vermelding resultaten p website Afvalvrziening Vrzie vldende cntainereilandjes m afval te depneren. Zrg dat het afval selectief verzameld wrdt. Vrzie eveneens medewerkers die p het einde van het evenement het terrein mee helpen pruimen zdat er geen afval meer rndslingert. Laat dus altijd alles prper achter. Lunchpakket Je kan lunchpakketten vrzien vr medewerkers indien het evenement een ganse dag duurt! E.H.B.O. Zrg ervr dat de ndige EHBO vrzieningen ter plaatse zijn:

10 bij beperkte rganisatie vlstaat het wellicht dat de persnen van de rganisatie vr de EHBO instaan en ver het ndige materiaal beschikken. neem cntact met het ziekenhuis in de regi en breng hen p de hgte van uw evenement. vrzie een ndplan m snel te kunnen ptreden bij eventuele ngevallen. Ndprgramma Hu rekening met mgelijk slecht weer, indien je sprtevenement buiten plaatsneemt. Zrg vraf vr een uitgewerkt nevenprgramma vr het geval het rsprnkelijke prgramma niet kan drgaan wegens slechte weersmstandigheden. Ft's Zrg vr een ftgraaf f neem zelf ft s van het evenement. Evaluatie Resultaten directe: aantal deelnemers (stel statistieken samen) indirecte: berdeling van sprtdag Evaluatiefrmulier Het is aangeraden m een evaluatiefrmulier p te maken en te laten invullen dr de deelnemers en mederganisatren zdat eventuele tekrten kunnen verbeterd wrden in de tekmst. Financieel dssier Het financieel dssier afsluiten. De vrpgestelde begrting evalueren en eventueel bijsturen naar vlgende rganisaties. I ntern verslag In functie van latere rganisaties zal een intern verslag ngetwijfeld zijn diensten bewijzen. Dankbrieven In functie van latere rganisaties verliezen wij natuurlijk k best niet uit het g de bevegde diensten naderhand te bedanken vr hun medewerking. Evaluatievergadering Laat alle partners aan het wrd tijdens deze vergadering. In functie van tekmstige rganisaties is het belangrijk m de tekrten, hiaten te verbeteren. Op deze vergadering dienen k de psitieve punten aangehaald te wrden. P ersartikels pvlgen Verzamel alle artikels die gepubliceerd werden ver het sprtevenement.