De logische opvolger van Scan-en-Herken

Transcriptie

1 1 van 3 De logische opvolger van Scan-en-Herken voor alle inkoopdocumenten Postbus 30000, 2500 GA Den Haag Aan VOORBEELDBEDRIJF Straatnaam NE PLAATSNAAM 1967NE1 Factuur Internetdiensten Debiteurnummer Factuurdatum 46 maart 2314 Klantnummer Factuurkenmerk Uw rekeningnummer NL49 RABO Rekeningnummer KPN NL30 INGB Machtigingskenmerk M adres voorbeeld@ adres.nl Vragen over uw factuur kpn.com/zakelijkefactuur Het bedrag wordt omstreeks 29 maart 2014 automatisch van uw rekeningnummer NL49 RABO overgeschreven naar rekeningnummer NL30 INGB van KPN B.V. te Den Haag. Totaal (incl. btw) Totaal excl. btw 78,60 Btw 21% over 78,60 16,51 Overzicht Internetdiensten Abonnement Internet+Bellen Zakelijk Standaard 26 mrt t/m 25 apr 50,22 BelOnbeperkt Altijd 26 mrt t/m 25 apr 15,25 Interactieve TV 26 mrt t/m 25 apr 15,13 Digitale tv-ontvanger korting 26 mrt t/m 25 apr -4,84 Spotify Premium 26 mrt t/m 25 apr 10,00 Spotify Premium korting 26 mrt t/m 25 apr -10,00 Opnemen Pakket 13 mrt t/m 25 mrt -2,32 Opnemen Pakket korting 13 mrt t/m 25 mrt 2,32 KPN B.V., Maanplein 55, 2516 CK, Den Haag, K.v.K. Den Haag nummer , NL B01

2 EEN JUISTE, TIJDIGE EN VOLLEDIGE ADMINISTRATIE VOOR HET ACCOUNTANTS- EN ADMINISTRATIEKANTOOR Zou het niet geweldig zijn als klanten hun inkoopdocumenten direct naar u zouden doorzetten zodat er continue een actueel inzicht ontstaat in hun financiële situatie? Dit scenario van continuous monitoring kan werkelijkheid worden met go2ubl. Ons systeem maakt het mogelijk om met één druk op de knop een inkoopdocument om te zetten in UBL formaat en zo in bijna elk boekhoudprogramma te laten verschijnen. Bovendien levert de werkwijze van go2ubl ook nog eens een aantal andere leuke voordelen op. VOOR DE ONDERNEMER IN HET MIDDEN- EN KLEINBEDRIJF Ordners vol facturen, bonnen die zoek zijn en altijd stress om alles compleet en op tijd bij de boekhouder te krijgen. Kan dat niet anders? En of dat kan! Go2UBL heeft een systeem bedacht dat even eenvoudig als ingenieus is. Hierdoor kunt u uw inkoopfacturen en bonnen direct naar ons doorsturen per . Wij zorgen er vervolgens voor dat de benodigde gegevens binnen 24 uur bij uw boekhouder terecht komen én controleren en passant ook nog een aantal gegevens zodat bijvoorbeeld dubbele facturen en spookfacturen tot het verleden behoren. VOOR DE GROOTVERBRUIKER Wilt u optimaal gebruik maken van e-factureren, maar u krijgt niet al uw leveranciers zover dat zij de facturen op de juiste wijze bij u aanleveren? Dan is go2ubl voor u de oplossing. Tevens kunt u met go2ubl de losse kas- en pinbonnen alsmede de declaraties van uw werknemers omzetten in UBL formaat. Binnen 24 uur worden de benodigde gegevens (PDF + UBL) afgeleverd, op uw server of bij een service provider waar u reeds aangekoppeld bent. De logische opvolger van Scan-en-Herken voor ALLE inkoopdocumenten Onze missie: De verbinding maken en drempels wegnemen tussen het bedrijfsleven (in bijzonder het MKB), accountants en softwarepakketten op gebied van berichtenuitwisseling door aan te sluiten op de behoefte en mogelijkheden van dit moment. Onze visie: Komende 5 tot 7 jaar een beslissende rol kunnen spelen bij de adoptie van efactureren, door het omzetten van output van de verzender naar een boekingsvoorstel voor de ontvanger, voor alle type inkoopdocumenten. WAT IS UBL? UBL staat voor Universal Business Language. Het geeft in bestandsvorm de inhoud van een factuur weer. Het is feitelijk niets meer dan een serie afspraken over een digitale gegevensstructuur in een bepaald standaardformaat, welke inmiddels wereldwijd bekend is. Hierdoor kan ieder softwarepakket dat zich aan dit standaardformaat houdt facturen inlezen waardoor deze automatisch worden geboekt. WILT U MEER WETEN OVER DE VELE VOORDELEN VAN EFACTUREREN IN COMBINATIE MET GO2UBL? neem dan contact met ons op via info@go2ubl.nl of via

3 WAAROM GO2UBL? Momenteel wordt nog het overgrote deel van de facturenstroom in Nederland per papierenpost afgewikkeld. De factuur wordt geprint, in een envelop gedaan en verzonden via de post. Vervolgens zal de ontvanger de post moeten openen en de gegevens overtypen in zijn systeem. Tevens komt het in het MKB nogal eens voor dat de gegevens ook nog handmatig worden verwerkt in een internetbankierprogramma. De groei naar digitale facturen neemt aanzienlijk toe. Dat wil zeggen dat veel bedrijven inmiddels een pdf document per verzenden. Veel ontvangers printen de factuur alsnog uit om deze verder te verwerken zoals hiervoor beschreven. Al met al een grote hoeveelheid tijdrovend werk, dat aanzienlijk kan worden teruggebracht door de overgang naar UBL. verstuur CITAAT TESTIMONIAL In essentie levert de aanpak van go2ubl op dat de ontvanger maximaal kan profiteren van de voordelen van UBL zonder dat verzender wordt gedwongen om (in welke vorm dan ook) formaataanpassingen te doen. Tegelijkertijd kan de verzender maximaal profiteren van de voordelen van het formaat van zijn voorkeur, zonder dat de ontvanger lastige aanpassingen moet doen om de factuurinformatie direct in zijn systeem te ontvangen. VOORDELEN TEN OPZICHTE VAN ANDERE INITIATIEVEN Go2UBL werkt onafhankelijk. Dat wil zeggen dat u niet bij een overkoepelende organisatie aangesloten hoeft te zijn. Geen verplichtingen of aanpassing van werkwijzen. En nog mooier is het feit dat het go2ubl softwarepakket onafhankelijk is. Daarnaast kanaliseert go2ubl uw inkoopdocumenten en creëert een logisch digitaal dossier. Geen diversiteit aan locaties waar uw facturen of PDF documenten staan. Alles kan naar (KvK nummer)@go2ubl. Een groot verschil ten opzichte van veel andere partijen is dat er geen implementatiekosten zijn en de implementatietijd slechts enkele minuten is. Go2UBL is anders dan scan-en-herken partijen. De gebruiker of ontvanger wordt niet lastig gevallen met het aanleren van factuurlayouts of hoeft niet mee te werken aan een zelf-lerend systeem. Go2UBL levert ALTIJD een 100% volledig UBL bestand af met alle benodigde elementen om een succesvolle boeking te maken. Hier zat een visitekaartje. DE STANDAARD DICHTERBIJ Nederlandse overheden, die als grootverbruiker vele facturen hebben te verwerken, zochten een andere verwerkingswijze en verkozen, na vele voorgangers in het buitenland, de UBL standaard. Go2UBL maakt deze overheidstandaard laagdrempelig geschikt voor het MKB en biedt daarbij nog veel meer voordelen.

4 1 van 3 veel gestelde vragen Welke soort inkoopdocumenten kunnen aangeleverd worden? De volgende documenten kunnen worden aangeleverd: - Standaard inkoopfacturen - Credit-nota s - Kas- en pinbonnen - Inkoopverklaringen - Declaraties (van medewerkers) - Belastingdienstaanslagen - Buitenlandse facturen - Facturen zonder KvK nummer Kan ik andere formaten dan PDF aanleveren? Ja. Alle soorten grafische formaten worden ondersteund en automatisch omgezet naar PDF formaat, zodat ze in elk softwarepakket geïmporteerd kunnen worden. Krijg ik een kennisgeving wanneer EEN document om wat voor reden dan ook niet verwerkt wordt? Ja, u ontvangt een met de reden waarom een document niet verwerkt kan worden. De volgende redenen zijn mogelijk: - Factuur voldoet niet aan de factuurvereisten - Document is onleesbaar - Document is geen inkoopdocument (bijvoorbeeld een pakbon, opdrachtbevestiging, order, herinnering, etc) - Meerdere documenten op 1 pagina aangeleverd Hoe lang duurt het voordat ik mijn aangeleverde inkoopdocumenten als e-factuur ontvang? Zodra de documenten worden aangeleverd, wordt getracht automatisch alle essentiële velden in te vullen. Veelal lukt dit, maar het komt ook vaak voor dat niet alle elementen goed gevonden kunnen worden. In dat geval worden door go2ubl handmatig de ontbrekende elementen toegevoegd. Op deze manier wordt ALTIJD een UBL gegenereerd. Dus ook van de meest onleesbare of handgeschreven documenten. De aflevering van het UBL document kan MAXIMAAL 24 uur duren. Is go2ubl een scan-en-herken oplossing? Deels. Go2UBL maakt ook gebruik van scan-en-herken techniek als hulpmiddel. Het feit is dat dergelijke technieken veelal niet verder komen dan 80% herkenning, om nog maar niet te spreken over juistheid. Wij streven naar 100% herkenning en 100% juistheid. Bij scan-en-herken oplossingen moet de ontvanger nog veelal zelf aanvullende acties doen om een document geboekt te krijgen. Bijvoorbeeld velden benoemen of het systeem leren hoe de factuurlayout in elkaar zit. Go2UBL doet dit voor u en levert altijd een volledig UBL bestand aan inclusief de bij de KvK bekende NAW-gegevens. Waarom wordt er in het UBL bestand GEEN rekening gehouden met kredietbeperking of betalingskorting? Go2UBL negeert kredietbeperking of betalingskorting welke op de factuur is vermeld. Hiervoor is bewust gekozen aangezien deze korting pas toegepast mag worden als er ook daadwerkelijk aan de voorwaarden wordt voldaan. Dat is voor go2ubl niet te beoordelen. De korting kan derhalve door de uiteindelijke verwerker na betaling worden afgeboekt. Dit is overigens boekhoudkundig ook de juiste benadering. Welke softwarepakketten kunnen UBL documenten inlezen? De toonaangevende pakketten kunnen dit al enige tijd. Nu efactureren in opkomst is, komen er in hoog tempo meer pakketten bij die UBL bestanden kunnen inlezen. Op onze website staat een actueel overzicht van deze pakketten. Postbus 30000, 2500 GA Den Haag Aan VOORBEELDBEDRIJF Straatnaam NE PLAATSNAAM 1967NE1 Factuur Internetdiensten Debiteurnummer Factuurdatum 46 maart 2314 Klantnummer Factuurkenmerk Uw rekeningnummer NL49 RABO Rekeningnummer KPN NL30 INGB Machtigingskenmerk M adres voorbeeld@ adres.nl Vragen over uw factuur kpn.com/zakelijkefactuur Het bedrag wordt omstreeks 29 maart 2014 automatisch van uw rekeningnummer NL49 RABO overgeschreven naar rekeningnummer NL30 INGB van KPN B.V. te Den Haag. Totaal (incl. btw) Totaal excl. btw 78,60 Btw 21% over 78,60 16,51 Overzicht Internetdiensten Abonnement Internet+Bellen Zakelijk Standaard 26 mrt t/m 25 apr 50,22 BelOnbeperkt Altijd 26 mrt t/m 25 apr 15,25 Interactieve TV 26 mrt t/m 25 apr 15,13 Digitale tv-ontvanger korting 26 mrt t/m 25 apr -4,84 Spotify Premium 26 mrt t/m 25 apr 10,00 Spotify Premium korting 26 mrt t/m 25 apr -10,00 Opnemen Pakket 13 mrt t/m 25 mrt -2,32 Opnemen Pakket korting 13 mrt t/m 25 mrt 2,32 KPN B.V., Maanplein 55, 2516 CK, Den Haag, K.v.K. Den Haag nummer , NL B01

5 VOORDELEN Facturen verwerken via go2ubl scheelt niet alleen tijd, moeite en geld. Het heeft bovendien de volgende bijkomende voordelen: Het inkoopdocument wordt omgezet naar een UBL-code. Dit reduceert de kans op (over)typefouten tot een minimum. Het systeem van go2ubl heeft een directe live verbinding met de database van de Kamer van Koophandel. Op deze manier wordt direct gecheckt of het KvK-nummer van de partij waar zaken mee gedaan wordt klopt. Partijen die niet voldoen aan de Nederlandse factuurvereisten worden er op deze manier uit gehaald en teruggestuurd naar de afzender. Spookfacturen van afzenders die bekend zijn bij het fraudemeldpunt worden door het systeem direct herkend en onderschept. Deze worden eveneens teruggezonden naar de afzender. Dubbele facturen komen niet meer voor doordat het systeem van go2ubl dit herkent en signaleert. De implementatietijd bedraagt enkele minuten. Er zijn geen dure koppelingen of consultants nodig voor de inrichting. Alle soorten formaten worden ondersteund en bij binnenkomst automatisch geconverteerd naar PDF. KOSTEN De kosten zijn 0,35 per succesvol afgeleverde mutatie. Geen abonnement of verplichte afname. Betalen voor wat U gebruikt. WIE DOET WAT? de ondernemer mailt de scan of PDF van het inkoopdocument door naar het beveiligde adres (uw KvK nummer)@go2ubl.nl. go2ubl vertaalt de factuurgegevens naar één UBL-code en levert deze UBL-code en het inkoopdocument (PDF) binnen 24 uur af op een gewenste locatie. de ONTVANGER importeert en/of accordeert de aangeleverde mutatie in een willekeurig financieel pakket. TIP U verstrekt uw eigen (KvK nummer)@go2ubl.nl adres aan uw leveranciers en autoriseert hen binnen uw eigen portaal. Uw leveranciers kunnen vervolgens hun facturen per aanleveren. Hierdoor behoort het scannen tot het verleden! <address> Schieland RM BEVERWIJK </address> <media> info@go2ubl.nl </media>

6 TEST HET ZELF Wilt u zelf het gemak van UBL ervaren en de facturen van uw leveranciers importeren in uw boekhouding, of wilt u het gemak van UBL met uw accountant delen? Ga dan naar om zelf uw inkoopfactuur te verrijken met een UBL document. Test de kracht van go2ubl zelf door een inkoopfactuur te uploaden. U ontvangt dan een met een UBL + het originele PDF document retour, welke u in uw boekhoudpakket kunt inlezen. Beide documenten hebben een gelijke naam voor een overzichtelijk digitaal dossier. Deze gratis service kunt u 5x gebruiken voor uw onderneming. Wilt u meer weten of eenvoudig al uw inkoopfacturen op deze wijze laten verwerken, neem dan contact met ons op. <address> Schieland RM BEVERWIJK </address> <media> info@go2ubl.nl </media> Scan deze code in met een QR reader en alle gegevens komen automatisch in uw contacten of adresboek te staan.