Copy of Scan en Herken UBL - in bewerking

Transcriptie

1 Copy of Scan en Herken UBL - in bewerking Met Scan & Herken is het mogelijk om gescande inkoopdocumenten snel en eenvoudig in uw administratie te verwerken. Met bijvoorbeeld uw mobiel of scanner maakt u van de inkoopfactuur een kopie. De kopie mailt u vervolgens zonder begeleidende tekst naar het adres dat met uw administratie is gekoppeld. Dit adres bestaat uit het K.v.K.-nummer van uw bedrijf, gevolgd (bijv @ minoxscan.nl). Aan de hand van het K.v.K.-nummer van de leverancier koppelt Minox de inkoopfactuur aan de bijbehorende crediteurenrekening. Dit nummer kunt u opslaan in het tabblad Financieel van Onderhoud Crediteuren. Toets hier ook een voorstel tegenrekening in, zodat Minox een complete journaalpost in het Scan & Herken- voorstel genereert. U hoeft dan alleen nog maar het voorstel te verwerken, zodat de posten uit het voorstel in het inkoopboek worden doorgeboekt. Gerelateerde pagina's: Copy of Scan en Herken UBL - in bewerking Quick Guide: Scan & Herken / UBL Scan en Herken UBL Op deze pagina: Wat is een UBL? Een kopie wordt meestal als PDF of afbeelding (jpg, png, bmp) ingezonden. Deze formaten zijn echter elektronisch niet leesbaar en worden om die reden eerst vertaald naar een UBL alvorens ze in Minox worden ingelezen. Universal Business Language (UBL) is in Nederland een standaard voor elektronische bedrijfsvoering, dus ook voor het opstellen van facturen. UBL staat voor een serie afspraken over een digitale gegevensstructuur in een bepaald standaardformaat, welke inmiddels wereldwijd bekend is. Hierdoor kan ieder softwarepakket dat zich aan dit standaardformaat houdt, facturen inlezen waardoor deze automatisch worden geboekt. Basisgegevens Voordat u een eerste opdracht voor Scan & Herken kunt vervaardigen, dient u de volgende onderdelen in uw administratie te controleren en/of in te voeren: Onderhoud Algemeen Basisgegevens administratie tab Algemeen adres Het adres dat hier wordt ingevuld, wordt automatisch door het programma Scan & Herken opgegeven bij de adressen vanaf welke documenten kunnen worden opgestuurd voor Scan & Herken. Instructievide o Bekijk een video met een uitleg over Sca n en Herken / UBL. K.v.K.-nummer Hier dient u uw nummer van de Kamer van Koophandel in te toetsen. Bij het en van inkoopfacturen is uw nummer van de Kamer van Koophandel bepalend. U dient uw inkoopfacturen te mailen naar @minoxscan.nl, waarbij " " = uw eigen KvK-nummer. Scan & Herken Indien u gebruikt maakt van de module Minox Scan & Herken / UBL, dient u deze optie aan te vinken. Dit is alleen mogelijk als er een KvK-nummer is opgegeven. Deze icoon verschijnt door het aanvinken van dit veld. Hiermee is het mogelijk om in het volgende venster adressen op te geven. adressen toevoegen

2 U kunt meerdere adressen opgeven. Hierbij is het toegestaan om gebruik te maken van zgn. wildcards: een asterisk (*) staat voor een willekeurige reeks (0, 1 of meer) tekens, het vraagteken voor exact één willekeurig teken. Door bijvoorbeeld het adres *@mino x.nl in te toetsen, is het aan alle adressen toegestaan om gescande inkoopfacturen te mailen. Knoppen Aanmaken van een adres vanaf welke documenten kunnen worden opgestuurd voor Scan & Herken. Het adres dat is ingevuld in de tab Algemeen van Onderhoud Algemeen Basisgegevens administratie is automatisch aanwezig. Opslaan van een adres. Verwijderen van een geselecteerd adres. OK. Alle wijzigingen worden opgeslagen en het venster " adressen Scan & Herken" wordt gesloten. Annuleren. Het venster " adressen Scan & Herken" wordt gesloten. Onderhoud Crediteuren Tab Financieel Voorstel tegenrekening Een inkoopfactuur wordt door Scan & Herken altijd tegengeboekt op één vaste tegenrekening. Deze tegenrekening kan worden vastgelegd per crediteur. Het grootboekrekeningnummer dat hier wordt ingevoerd, dient aanwezig te zijn in Onderhoud Grootboek. Indien een inkoopfactuur wordt aangeboden van een crediteur zonder een tegenrekening, wordt deze inkoopfactuur derhalve maar gedeeltelijk herkend. Minox gebruikt in dat geval (tijdelijk) de grootboekrekening Boekingsverschillen, zoals deze is gedefinieerd in de tab Grootboek van Onderhoud Algemeen Basisgegevens administratie. K.v.K.-nummer Het nummer van de Kamer van Koophandel van de leverancier dient te worden vastgelegd. O.a.

3 op basis hiervan wordt bepaald op welk crediteurennummer de inkoopfactuur wordt geboekt. Indien een inkoopfactuur wordt aangeboden van een crediteur zonder een KvK-nummer, wordt deze inkoopfactuur aangemerkt als "gedeeltelijk herkend". Kasbonnen, declaraties, etc. Behalve inkoopfacturen, kunt u de volgende documenten sturen naar KvK-nummer@ minoxscan. nl. U dient voor deze documenten een crediteur aan te maken met een fictief KvK-nummer. Hierdoor worden bijv. de kasstukken geboekt op de crediteur met KvK-nummer Er kunnen verschillende crediteuren worden aangemaakt voor de volgende documenten: Document K.v.K.-nummer Kas Pin Declaratie Inkoopverklaring Geen tegenrekening? Grootboekrek ening Boekingsvers chillen wordt gebruikt Voor facturen die niet worden herkend bij het inlezen, gebruikt Minox de grootboekreken ing Boekings-/betal ingsverschillen. Deze grootboekreken ing is gedefinieerd in de tab Grootboek van Onderhoud Algemeen Basisgegevens administratie. Om ook de facturen waarop BTW wordt berekend op een juiste manier te laten verwerken, is het verstandig om bij de grootboekreken ing Boekingsversc hillen de optie "BTW wijzigbaar aan te vinken". U geeft geen voorstel BTW-code in. De juiste BTW-code wordt dan gebruikt bij het inlezen van de factuur. Hierdoor zal het aanpassen van de regel naar de juiste grootboekreken ing (bijv. inkopen of kosten) gemakkelijker verlopen. Documenten mailen Welke documenten kan ik mailen?

4 U kunt de volgende documenten mailen naar Standaard inkoopfacturen Creditnota's Facturen uit het buitenland Facturen zonder KvK-nummer Kasbonnen Welke formaten zijn toegestaan? Een inkoopfactuur kan in de volgende formaten worden aangeleverd: PDF JPG / JPEG / PNG / BMP Indien u uw inkoopfacturen scant en opslaat als PDF-bestand, kunt u deze als bijlage mailen. Een foto van uw inkoopfacturen, bijvoorbeeld gemaakt met uw mobiel, kan worden verzonden. Alle grafische formaten worden ondersteund. Belangrijk! Elk document dient afzonderlijk aangeleverd te worden. Een PDF mag dus niet meerdere facturen bevatten. Een mag wel meerdere PDF's als bijlage bevatten. UBL Een UBL kan/mag worden g d, maar kan ook direct in Minox worden ingelezen met de knop "inlezen UBL". Indien u een mail ontvangt van uw leverancier met in de bijlage de inkoopfactuur (in een van de genoemde formaten), dan kunt u deze mail - zonder begeleidende tekst - doorsturen naar KvK-nummer@minoxscan.nl Krijg ik een bevestiging als mijn document is ontvangen? Doorgaans staan documenten, die door Minox verwerkt kunnen worden, binnen 4 uur gereed als boekingsvoorstel om in het inkoopboek verwerkt te worden. Alleen als een document niet verwerkt kan worden ontvangt u een retour-mail met een verklaring. Mogelijke verklaringen zijn: Spookfacturen Dubbele facturen Onleesbare facturen Facturen zonder geldig K.v.K.-nr. Zgn. spookfacturen van afzenders die bekend zijn bij de Kamer van Koophandel worden direct door het systeem herkend en onderschept. Dubbele inkoopfacturen worden herkend en slechts eenmaal verwerkt. Let op! Kas- en pinbonnen bevatten niet altijd een uniek nummer, waardoor een automatische controle op dubbele waarden niet mogelijk is. Hierdoor kunnen dezelfde bonnen meerdere malen worden verwerkt. Voor scans van kas- en pinbonnen is derhalve zorgvuldigheid bij de gebruiker gewenst. De factuur moet goed leesbaar zijn om te kunnen worden verwerkt. In de database van de Kamer van Koophandel wordt gecontroleerd of het KvK-nummer van de leverancier klopt. Geen inkoopdocument Indien het document geen inkoopfactuur is - maar bijvoorbeeld een afleverbon, opdrachtbevestiging of betalingsherinnering, wordt deze niet verwerkt Ook bij het opstarten en selecteren van een administratie in Minox ziet de gebruiker, naast het administratienummer en -naam, het aantal in te lezen documenten (UBL's) voor Scan & Herken. Dit aantal wordt continu bijgewerkt en blijft staan totdat de documenten verwerkt zijn in de

5 administratie. Voorbeeld Het boekingsvoorstel Aan de hand van de ingestelde basisgegevens genereert Minox een boekingsvoorstel in het programma Taken Scan & Herken UBL. Indien er geen gegevens zijn gevonden wordt dit in de "status" aangegeven. Onderaan deze helppagina treft u een overzicht aan van alle beschikbare knoppen. Hieronder treft u een aantal functies aan die vooral voor de tab Voorstel van Scan & Herken van belang zijn: Omschrijving Direct inlezen Indien u facturen in UBL-formaat ontvangt kunt u deze direct in Minox inlezen. Ga naar Taken Scan & Herken en gebruik de knop

6 Instellingen Factuurnr. Het is mogelijk om aan te geven welk factuurnummer gehanteerd dient te worden bij de doorboeking naar het inkoopboek: Intern factuurnummer Extern factuurnummer * * Indien het externe factuurnummer niet numeriek is of meer dan 8 cijfers bevat, wordt alsnog het interne factuurnummer gehanteerd. Omschrijving Verder kan voor de crediteur en/of grootboek de volgende informatie worden opgenomen in de omschrijving van de boekingsregel: Naam leverancier (zoals vermeld op de factuur) Zoeknaam crediteur (uit Minox) Extern factuurnummer Eigen tekst Het is mogelijk om één of meerder opties aan te vinken. Hierbij dient te worden opgemerkt dat maximaal 50 tekens kunnen worden opgeslagen. Tussen de verschillende omschrijvingen wordt een koppelteken (-) gep laatst. Inlezen UBL Indien u facturen in UBL-formaat ontvangt, kunt u deze direct in Minox inlezen. Voor UBL-facturen die naar KvK-nummer@ minoxscan.nl worden gestuurd, worden geen kosten in rekening gebracht. Inlezen Bulk PDF Zie voor het bewerken van een Bulk PDF, het betreffende onderdeel onderaan deze helppagina: Bul k PDF splitsen. Direct inlezen van UBL-facturen Voorwaarde voor het direct inlezen van een inkoopfactuur in Scan & Herken is, dat de betreffende factuur is opgemaakt in het UBL-formaat. In het onderstaande venster kiest u voor Bestanden selecteren. Het is mogelijk om één of meerdere inkoopfacturen te selecteren en in te lezen.

7 Inlezen bulk Voor het inlezen/bewerken van een PDF-bestand dat meerdere inkoopfacturen bevat, gebruikt u deze functie. Inlezen PDF met meerdere inkoopfacturen Voorwaarde voor het inlezen van een bestand dat meerdere inkoopfacturen bevat, is dat het bestand is opgemaakt in het PDF-formaat. In het onderstaande venster kiest u voor Bestanden selecteren. Zie voor het bewerken van een Bulk PDF, het betreffende onderdeel onderaan deze helppagina. Herlezen Indien gegevens zijn gewijzigd die betrekking hebben op de aanwezige inkoopfacturen, dan kunnen deze worden herlezen. Bijvoorbeeld een crediteur die (alsnog) is aangemaakt of een tegenrekening die is toegekend aan een crediteur.

8 Crediteuren Van een geselecteerde regel, kan direct de bijbehorende crediteurenkaart worden opgevraagd. Als de status van de geselecteerde regel "Niet gevonden" is, is de crediteur nog niet aanwezig in de basisgegevens. Minox biedt aan om deze direct aan te maken. Nadat u een (uniek) crediteurennummer heeft ingetoetst, kunnen de gegevens van de crediteur worden bewerkt. Een aantal velden, zoals NAW en KvK-nummer, wordt reeds ingevuld. Indien een knop niet beschikbaar of van toepassing is, wordt deze automatisch lichtgrijs weergegeven. Zie onderdeel Knoppen onderaan deze pagina voor een compleet overzicht van alle Knoppen. Regels Wijzigen Door te klikken op de icoon Wijzigen, wordt het tabblad geopend. Van de geselecteerde inkoopfactuur worden de specificaties getoond. U kunt i.p.v. op deze icoon, ook met de muis op de tab klikken. Status De status van een inkoopfactuur is belangrijk voor de verdere verwerking in uw financiële administratie. Door te klikken op de kolomtitel Status is het mogelijk om inkoopfacturen te sorteren op status. Hierdoor heeft u direct inzicht in de nog aan te passen documenten. Status Omschrijving

9 Bevestigd Indien van de betreffende inkoopfactuur zowel het KvK-nummer als de voorstel tegenrekening bekend is, krijgt de inkoopfactuur de status Bevestigd. De factuur is gereed voor verwerking in de financiële administratie. Externe factuurnummer is ingekort Deze melding betekent dat het factuurnummer van de leverancier te groot is voor het veld Factuurnummer van Minox. De laatste 8 posities van het externe factuurnummer worden door Minox overgenomen in Factuurnummer. In de Omschrijving staat het complete externe factuurnummer. Niet gevonden De crediteur is niet door Minox gevonden. Het programma biedt de mogelijkheid om de crediteur aan te maken. Nadat u het crediteurennummer heeft toegekend, worden (aan de hand van het nummer van de KvK) de naam, adres, postcode en woonplaats ingevuld. Geblokkeerd Het is mogelijk om een post te blokkeren, bijvoorbeeld omdat de post niet in de huidige verwerkingsperiode valt. Iedere status kan worden gewijzigd in de status "Geblokkeerd". Hiermee wordt voorkomen dat de post in de huidige verwerking wordt opgenomen. Geen Kvk-nr. Een post krijgt deze status indien de crediteur wel wordt herkend, maar niet het KvK-nummer. Indien de post wel door u aan de crediteur wordt toegekend, zal Minox automatisch het KvK-nummer in de basisgegevens van de crediteur plaatsen. Hierdoor zal de post een eventueel volgende keer sneller worden herkend. Crediteur zonder tegenrekening Bij de betreffende crediteur is geen tegenrekening vermeld in de basisgegevens. Het bedrag zal door Minox worden geboekt op de grootboekrekening Boekingsverschillen. Zie hiervoor Onderhoud Algemeen Basisgegevens administratie tab Grootboek. Het is mogelijk om alsnog deze tegenrekening aan te passen in de. Dubbele facturen Een factuur die handmatig wordt ingelezen, middels de knop Inlezen UBL, wordt indien deze factuur voor de tweede keer wordt ingelezen door Minox herkend. Afhankelijk van de situatie, wordt in de omschrijving aangegeven: Factuur is reeds als openstaande post aanwezig of Factuur is reeds in het voorstel aanwezig

10 Geen kostenplaatsnr. Indien de tegenrekening van de crediteur een kostensoortnummer bevat, is de ingave van een kostenplaatsnummer verplicht. Rekeningnummer, Naam en Plaats In deze kolommen worden van de crediteur het nummer, de naam en de woonplaats vermeld. Factuurdatum De datum waarmee de openstaande post wordt ingeboekt. Valuta De valutacode van de openstaande post. Bedrag Hier staat het factuurbedrag van de oorspronkelijke openstaande post in de boekhoudvaluta (EUR). Verschil In deze kolom wordt een waarschuwing (!) weergegeven als de gemaakte mutatie nog niet in evenwicht is, bijvoorbeeld doordat u aanpassing heeft gedaan in de tab. Het is belangrijk deze mutaties te corrigeren voordat u kiest voor Verwerken. Verschillen worden tijdens de definitieve verwerking van het verwerkingsvoorstel geboekt op de rekening Boekingsverschillen die u hebt opgegeven in de tab Grootboek van Onderhoud Algemeen Basisgegevens administratie. Klik op om direct naar de betreffende factuur te gaan in de tab. Onderaan deze helppagina treft u een overzicht aan van alle beschikbare knoppen. Hieronder treft u een aantal functies aan die vooral voor de tab van Scan & Herken van belang zijn: Omschrijving

11 Vorige en Volgende Om op een snelle manier te bladeren door de facturen in het Voorstel, kunt u gebruik maken van deze knoppen. Het is dus niet nodig om hiervoor de tab Voorstel te openen. & Herlezen Indien gegevens zijn gewijzigd die betrekking hebben op de aanwezige inkoopfacturen, dan kunnen deze worden herlezen. Bijvoorbeeld een crediteur die (alsnog) is aangemaakt of een tegenrekening die is toegekend aan een crediteur. Hierdoor kan de status van een factuur wijzigen.

12 Crediteuren Van een geselecteerde regel, kan direct de bijbehorende crediteurenkaart worden opgevraagd. Als de status van de geselecteerde regel "Niet gevonden" is, is de crediteur nog niet aanwezig in de basisgegevens. Minox biedt aan om deze direct aan te maken. Nadat u een (uniek) crediteurennummer heeft ingetoetst, kunnen de gegevens van de crediteur worden bewerkt. Een aantal velden, zoals NAW en KvK-nummer, wordt reeds ingevuld. of De status van de regel zal automatisch wijzigen als de crediteur is aangemaakt.

13 & Factuur tonen Indien een ingelezen inkoopfactuur een gekoppeld PDF-bestand bevat, kan deze worden getoond. Het venster van blijft automatisch geopend. Bij het bladeren door de ingelezen facturen, wordt dit venster automatisch bijgewerkt. Factuur verbergen Door het gebruik van deze knop, wordt het venster met getoonde facturen weer gesloten. Indien een knop niet beschikbaar of van toepassing is, wordt deze automatisch lichtgrijs weergegeven. Zie onderdeel Knoppen onderaan deze pagina voor een compleet overzicht van alle Knoppen. Onder het tabblad details vindt u de volgende gegevens en opties: Voorstel gegevens De informatie die bovenin het scherm staat, is gebaseerd op het document (inkoopfactuur). Status Desgewenst kan hier de status worden aangepast. Alleen bevestigde facturen worden verwerkt. Via de knop verwerken worden alle "bevestigde" documenten verwerkt. Openstaande post info Ingeval van een crediteur wordt hier de i nformatie weergegeven van de openstaande post. De volgende gegevens worden - indien van toepassing - in de boekhoudvaluta (EUR) en de vreemde valuta getoond: Extern factuurnr. Bedrag Hier staat het factuurbedrag van de oorspronkelijke openstaande post in de boekhoudvaluta. Factuurnr. Het factuurnummer van de openstaande post. Restant Indien een betalingskorting wordt toegepast kan een restant (% korting) worden gegeven. Factuurdatum De datum waarmee de openstaande post wordt ingeboekt. Crediteur Het bedrag dat op de crediteurenrekenin g wordt verwerkt. Referentie Tegenrekening Het bedrag dat op de tegenrekening wordt verwerkt. Valuta De valutacode van de openstaande post wordt hier vermeld. BTW

14 Boekingsverschil Wanneer het bedrag op de crediteurenrekenin g afwijkt van de tegenrekening ontstaat er een boekingsverschil. De rekening boekingsverschille n kan worden vastgesteld via Onderhoud Basisgegevens Administratie Tab Grootboek. Omschrijving rekeningnr. In het midden van het scherm staat informatie over o.a. de geselecteerde rekening. Na de ingave van het rekeningnummer op de regel, treft u hier informatie aan. Deze informatie is gebaseerd op de basisgegevens zoals die in het onderhoudsprogramma zijn ingetoetst. Grootboek Crediteur Grootboekrekeningnummer, Omschrijving en voorstel BTW-code. Nummer, Naam, Adres en Woonplaats. Omschrijving kostensoort en -plaats Indien bij een grootboekrekening sprake is van een kostensoort en -plaats, worden hiervan de nummers en omschrijvingen getoond. Memo Indien in de basisgegevens van de rekening het veld "Memo tonen" is aangevinkt, wordt de memotekst automatisch op het scherm getoond. Regel bewerken Wanneer een inkoopfactuur geheel of gedeeltelijk is herkend, staan hier de door Minox voorgestelde boeking(en). Deze boekingsregels kunt u aanvullen of wijzigen. De werking van dit gedeelte is identiek aan die van de boekingsprogramma's. Verwerken Klik op de knop "Verwerken"om alle facturen met de status "bevestigd" te verwerken. Indien u reeds inkoopfacturen voor een volgende periode in uw voorstel heeft, kunt u voorkomen dat deze worden verwerkt, door deze de status Geblokkeerd te geven. Nadat de inkoopfacturen van de huidige periode zijn verwerkt, kunt u middels de knop Herlezen de juiste status weer laten bepalen door het programma. Verwerken Periode - De periode waarin de inkoopfacturen dienen te worden verwerkt, wordt hier bepaald. Opties Overnemen KvK-nummer - Bij crediteuren waarvoor in de basisgegevens van Minox nog geen KvK-nummer is ingevuld, is het mogelijk om dit KvK automatisch over te nemen uit de ingelezen documenten. Hiervoor dient u deze optie aan te vinken. Knoppen Klik hier voor een uitgebreid overzicht van alle knoppen in Scan & Herken

15 Navigatieknoppen U kunt naar de eerste regel van het voorstel door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op de eerste regel staat. U kunt naar de vorige regel door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op de eerste regel staat. De huidige regel (in dit geval 83) en het totaal aantal regels (186) worden automatisch weergegeven. U kunt naar de volgende regel door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op de laatste regel staat. U kunt naar de laatste regel van het voorstel door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op de laatste regel staat. Scan & Herken Aanmaken Er wordt een nieuwe regel aangemaakt. Deze regel wordt toegevoegd aan het eind van de bestaande regel(s). Tussenvoegen Er wordt een nieuwe regel aangemaakt die wordt tussengevoegd in de bestaande regels. Opslaan Het opslaan van de wijzigingen in een bestaande regel of van een nieuw aangemaakte regel. Opslaan en Nieuw record Het opslaan van de wijzigingen in een bestaande regel of van een nieuw aangemaakte regel. Na het opslaan wordt direct het aanmaken van een nieuwe regel gestart. Annuleren Het opheffen van de gemaakte wijzigingen in een regel. Ook het aanmaken van een nieuwe regel wordt hiermee ongedaan gemaakt. Het annuleren moet daarna definitief bevestigd worden.

16 Verwijderen record Een reeds opgeslagen regel verwijderen. De te verwijderen regel dient eerst te worden geselecteerd. Voorstel Het verwijderen moet daarna definitief bevestigd worden.

17 Inlezen UBL Indien u bestanden (facturen) ontvangt in het UBL-formaat, kunt u deze re chtstreeks inlezen in het programma Scan & Herken. Het bestand hoeft niet te worden g d naar KvK-n ummer@minoxscan.nl Voorstel Het is mogelijk om bestanden in te lezen: UBL : UBL-b estand. Alleen de factuu rgege vens worde n ingele zen. Er is geen afbeel ding (PDF) van de factuu r. XML : XML-b estand. In het XML-b estand bevind en zich dan twee bestan den; - een UBL-b estand (met de factuu rgege vens) - een PDF-b estand (met een afbeel ding van de factuu r)

18 Herlezen Door de functie Herlezen wordt opnieuw de status bepaald voor de aanwezige inkoopfacturen met de volgende status: Voorstel Niet gevonden Onvolledig Geen KvK-nr. Geen kostenplaatsnr. O.a. door het wijzigen van de basisgegevens van een of meerdere crediteuren, kan de status van de regels wijzigen: Bijvoorbeeld doordat het nummer van de Kamer van Koophandel is ingevuld en/of de voorstel tegenrekening. Indien een crediteur nog niet aanwezig was in de basisgegevens bij het inlezen van de inkoopfactuur, kan deze alsnog worden aangemaakt (bijvoorbeeld door gebruik van de knop Crediteuren). Door het gebruik van Herlezen wordt de status van de regel opnieuw bepaald. Crediteuren De crediteur van de geselecteerde regel wordt direct geopend in Onderhoud Crediteuren. Voorstel Als de status van de geselecteerde regel "Niet gevonden" is, is de crediteur nog niet aanwezig in de basisgegevens. Minox biedt aan om deze direct aan te maken. Nadat u een (uniek) crediteurennummer heeft ingetoetst, kunnen de gegevens van de crediteur worden bewerkt. Een aantal velden, zoals NAW en KvK-nummer, wordt reeds ingevuld.

19 Document inzien Met deze knop is het mogelijk om van de geselecteerde regel het document (inkoopfactuur) in te zien. Voorstel De inkoopfactuur die is g d, wordt te allen tijde als PDF geretourneerd, ook als u de factuur in een ander formaat (bijvoorbeeld een JPG) had g d naar KvK-nummer@minoxscan.nl Hierdoor wordt het document altijd in dezelfde viewer geopend. In deze viewer kan het bestand desgewenst worden geprint en/of opgeslagen. Filters Met behulp van een filter kan worden bepaald welke regels men wenst te zien: Door het instellen van een filter met bijv. alleen de regels die nog niet bevestigd zijn, is het gemakkelijk om te bekijken welke regels nog bewerkt moeten worden. Afdrukken Door te kiezen voor Afdrukken, wordt een Verwerkingsvoorstel afgedrukt. Voorstel Er kan worden gekozen voor het afdrukken van één bepaalde status of alle statussen. Verwerken Klik op verwerken indien de regels akkoord zijn en kunnen worden verwerkt in het inkoopboek. Voorstel Indien een knop niet beschikbaar of van toepassing is, wordt deze automatisch lichtgrijs weergegeven.

20 Inlezen bulk Inlezen bulk Gebruik deze knop om één PDF-bestand in te lezen waarin meerdere facturen en/of bonnen staan. Instructievide o Bekijk een video met een uitleg over Bulk PDF splitsen. Splits hieronder de bulk PDF van 8 pagina's in individuele facturen. Gesplitste facturen hebben een eigen kleur en beginnen met paginanummer 1. Facturen die bestaan uit meerdere pagina's worden doorlopend genummerd. Vink gebruik 'Scan & Herken service' uit om zonder herkenning te boeken. Deze facturen kunnen dan handmatig in splitscreen worden ingeboekt. Gebruik Scan & Herken service PDF-bestand De volgende functies zijn beschikbaar. Samenvoegen Om een factuur - die verdeeld is over meerdere pagina's - samen te voegen tot één factuur, kunt u de functie Samenvoegen gebruiken. Splitsen Splitsen van een pagina, tot meerdere Verwijderen Een factuur die u niet wenst in te lezen of eventuele lege pagina's kunnen worden verwijderd. Voorstel boekingsdatum Facturen insturen Nadat het PDF-bestand naar eigen inzicht is bewerkt, kan het bestand worden ingestuurd. Alleen als de optie "Gebruik Scan & Herken service" is aangevinkt, wordt het bestand direct doorgestuurd naar De documenten zullen worden verwerkt door de Scan & Herken service. Gemiddeld is de verwerkingstijd tussen de 15 minuten en 4 uur (met een maximum van 24 uur). De verwerkingstijd is o.a. afhankelijk of een factuur volledig digitaal herkend kan worden of dat er handmatig data wordt toegevoegd om de kwaliteit op het gewenste niveau te brengen. Rechtsboven wordt vermeld hoeveel factuur succesvol zijn ingestuurd.

21