Handleiding CCV Shop - Twinfield

Transcriptie

1 Handleiding CCV Shop - Twinfield Samenvatting BELANGRIJK: Bij het installeren van de koppeling tussen CCV Shop en Twinfield doen wij een aantal aannamen. Deze aannamen betreffen de gebruikte BTW-codes en de debiteuren dimensies. Zie hoofdstuk 2 voor meer informatie. Het is mogelijk om van deze standaard waarden af te wijken. Neem contact met ons op indien u hier van gebruik wilt maken: webcare@webwinkelfacturen.nl. Dit is de handleiding voor de koppeling van CCV Shop naar Twinfield. Er bestaan twee verschillende koppelingen van CCV Shop naar Twinfield. De ene koppeling creëert verkooptransacties op basis van bestellingen in CCV Shop. De andere koppeling creëert facturen op basis van de bestellingen. De eerste koppeling - verkooptransacties - kun je gebruiken als je geen Twinfield facturen module gebruikt. Voor de koppeling die facturen creeert moet je Twinfield pakket de facturenmodule hebben. De koppelingen besparen de webwinkelier erg veel tijd. De verkooptransacties of facturen worden immers automatisch gegenereerd. Behalve tijd zorgen de koppelingen ook voor minder fouten en een Peace of Mind bij de webwinkelier. Deze koppeling is ontwikkeld in februari 2015 door Sponiza IT. Sponiza IT heeft meerdere koppelingen van webwinkels naar online boekhoudpakketten en facturatiesystemen ontwikkeld en in beheer. De koppelingen worden dagelijks gemonitored. De koppeling kan aangeschaft worden in de webwinkel van Voor de koppeling hoeft bij de start niet betaald te worden. Voor verdere informatie verwijzen wij naar de website. Bij de aanschaf van de koppeling ontvangt de webwinkelier de koppeling per , inclusief deze handleiding en een licentie code. Deze handleiding is ook te vinden op de website van webwinkelfacturen.nl. Inhoudsopgave 1 Wat doet de koppeling? Hoe leg je de koppeling? Controleer eerst je Twinfield administratie! De koppeling van CCV Shop naar Twinfield Migratie bestaande bestellingen FAQ

2 1 Wat doet de koppeling? De koppeling van CCV Shop naar Twinfield heeft twee varianten. De ene variant genereert verkooptransacties, de andere facturen. De koppeling van CCV Shop naar Twinfield die verkooptransacties genereert, zorgt dat voor betaalde bestellingen automatisch een verkooptransactie wordt aangemaakt in Twinfield. Deze verkooptransacties hoeven dus niet meer handmatig ingevoerd te worden. De verkooptransacties hebben status concept zodat de webwinkelier ze eventueel nog kan wijzigen of verwijderen. Deze versie is ook te gebruiken als je Twinfield account geen facturen-mogelijkheid heeft. De koppeling van CCV Shop naar Twinfield die facturen genereert, zorgt dat voor betaalde bestellingen automatisch een factuur wordt aangemaakt in Twinfield. Ook deze factuur heeft de status concept zodat hij later gewijzigd of verwijderd kan worden. Om deze versie van de koppeling te gebruiken dient de webwinkelier te beschikken over een Twinfield account inclusief facturatie. In beide varianten wordt de bestelinformatie doorgestuurd nadat de bestelling op betaald is gezet. Dus per bestelregel de productnaam, aantal, prijs en btw, de verzendkosten en eventuele kortingen. Bij de facturen-variant wordt daarnaast de klantinformatie doorgestuurd. Bij de verkooptransacties worden de transacties op de default klant geboekt. Versie maart

3 2 Hoe leg je de koppeling? 2.1 Controleer eerst je Twinfield administratie! De koppeling tussen CCV Shop en Twinfield gebruikt de BTW code VHOOG voor het 21% BTW tarief. De koppeling boekt omzet op de dimensies 1300 (Debiteuren), 1001 (Standaard debiteur) en 8000 (Standaard omzet). Als jouw administratie anders is ingericht, of je wilt op een andere manier je omzet uit je webwinkel boeken neem dan contact met ons op. Wij zijn in staat de koppeling aan te passen aan jouw omgeving. 2.2 De koppeling van CCV Shop naar Twinfield De koppeling tussen CCV Shop en Twinfield wordt geinstalleerd vanuit de appstore van CCV Shop. Er zijn twee varianten van de koppeling, een basis-variant en een plus-variant. De basisvariant is voor webwinkels die maximaal 250 facturen per jaar versturen. Als je meer facturen verstuurt dan kies je de plus-variant. Fig. 1: Keuze tussen de Basis en Plus variant Als je gebruik wilt maken van de CCV Shop - Twinfield koppeling ga je naar de AppStore in je webwinkel. Ga naar de categorie Boekhouden en selecteer de juiste versie van de koppeling - basis of plus. Je ziet nu een scherm met informatie over de koppeling, contactgegevens en de knop Installeren. Als je op deze knop klikt start het installatie proces. Je ziet nu een scherm waarop je gegevens kunt invoeren, je Fig. 2: Installatie van de CCV Shop Twinfield koppeling vanuit de Appstore naam, adres en de administratie in je Twinfield account. Ook geef je aan of je op verkooptransactie niveau wilt koppelen of op factuurniveau. Wij bewaren je gegevens zorgvuldig en gebruiken ze alleen voor het gebruik van de koppeling. We sturen dus geen reclame en marketing acties. Versie maart

4 Fig. 3: Startscherm installatie CCV Shop - Twinfield koppeling De koppeling naar Twinfield wordt met een zgn. OAuth verbinding gelegd. OAuth is de veiligste manier om twee applicaties - in dit geval de webwinkel en Twinfield - met elkaar te koppelen. Fig. 4: Log in op je Twinfield account om de koppeling te autoriseren Nadat je de basisgegevens hebt ingevuld word je automatisch doorgestuurd naar een scherm binnen je Twinfield account waarin je toestemming geeft om verkooptransacties of facturen te plaatsen. De koppeling kan pas verkooptransacties of facturen in je Twinfield account plaatsen als je deze toestemming hebt gegeven. Versie maart

5 Fig. 5: Geef toestemming voor de koppeling Als je deze toestemming geeft zie je een leeg scherm met de melding dat de koppeling succesvol is geinstalleerd. Fig. 6: De koppeling is succesvol geinstalleerd De koppeling is gelegd. Vanaf nu wordt er automatisch voor een bestelling die op Betaald wordt gezet in CCV Shop een verkooptransactie / facturen aangemaakt in Twinfield. Je ziet deze verkooptransacties in je Twinfield account verschijnen onder conceptboekingen en de facturen onder Facturen. 2.3 Migratie bestaande bestellingen Wij kunnen ook zorgen dat er facturen in Twinfield worden aangemaakt van bestellingen die al in CCV Shop aanwezig zijn. Dus met terugwerkende kracht. Neem contact met ons op via webcare@webwinkelfacturen.nl voor meer informatie. Versie maart

6 3 FAQ Wie zit er achter deze koppeling? Deze koppeling wordt u aangeboden door Sponiza IT, Wij zijn gespecialiseerd in koppelingen voor webwinkels. Sponiza IT is al sinds 1999 bezig met het ontwikkelen van internet-applicaties. Hoe zit het met de veiligheid van de gegevens? De koppeling slaat zo min mogelijk gegevens op. Je moet de koppeling meer zien als een doorvoer-haven: Er komen gegevens binnen en wij zetten die gegevens in het juiste formaat door. Voor audit-redenen slaan we het bestelnummer van een bestelling en de datum van de bestelling op. De inhoud van de bestelling slaan we niet op. Het versturen en ontvangen van gegevens loopt via een beveiligde verbinding. De koppelingen met de CCV Shop webwinkel en Twinfield loopt via een OAuth verbinding. Dit is de veiligste manier van koppelen tussen twee applicaties, in dit geval je webwinkel met je Twinfield account. Wat doe ik bestaande bestellingen in je webwinkel? Wij hebben een migratie dienst waarmee je bestellingen met terugwerkende kracht in Twinfield kunt plaatsen. Neem contact met ons op als je van deze dienst gebruik wilt maken. Wat als er iets mis gaat? Mocht je een probleem tegenkomen of een vraag hebben dan kun je die stellen via onze support-desk. Dat kun je ook doen als je een idee hebt voor een nieuw requirement. Versie maart