Handleiding WooCommerce - Asperion

Transcriptie

1 Handleiding WooCommerce - Asperion Samenvatting Dit is de handleiding voor de koppeling van WooCommerce naar Asperion. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in WooCommerce automatisch een factuur gegenereerd wordt in Asperion. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie. Deze koppeling is ontwikkeld in februari 2015 door Sponiza IT. Sponiza IT heeft meerdere koppelingen van webwinkels naar online boekhoudpakketten en facturatiesystemen ontwikkeld en in beheer. De koppelingen worden dagelijks gemonitored. De koppeling kan aangeschaft worden in de webwinkel van Voor de koppeling hoeft bij de start niet betaald te worden. Voor verdere informatie verwijzen wij naar de website. Bij de aanschaf van de koppeling ontvangt de webwinkelier de koppeling per , inclusief deze handleiding en een licentie code. Deze handleiding is ook te vinden op de website van webwinkelfacturen.nl. Inhoudsopgave 1 Wat doet de koppeling? Hoe activeert u de koppeling? FAQ

2 1 Wat doet de koppeling? De koppeling van WooCommerce naar Asperion zorgt dat voor bestellingen met de status Verwerkt automatisch een factuur wordt aangemaakt in Asperion. Deze facturen hoeven dus niet meer handmatig ingevoerd te worden. Een bestelling komt in WooCommerce op Verwerkt te staan als de webwinkelier deze status bij de bestelling instelt of als de bestelling online - met bijvoorbeeld ideal of PayPal - betaald wordt. In beide gevallen wordt een factuur in Asperion aangemaakt. De facturen in Asperion hebben status Concept. De webwinkelier kan alle facturen in 1 keer selecteren en de status op Definitief zetten. Binnen Asperion kan er een pdf van de factuur gemaakt worden en deze kan naar de klant gestuurd worden. Factuurnummers worden binnen Asperion aangemaakt, wij kunnen deze helaas niet vanuit WooCommerce doorgeven. We geven het bestelnummer door in de omschrijving van de factuur, zodat de webwinkel gemakkelijk de factuur in Asperion kan matchen met de bestelling in WooCommerce. Bestellingen van bekende klanten worden in Asperion onder hetzelfde klantnummer geboekt. Is een klant onbekend dan wordt deze klant aangemaakt in Asperion. Herkennen gebeurt op basis van adres. De WooCommerce - Asperion is een zgn batch-koppeling. Gedurende de dag worden de bestellingen uit WooCommerce verzameld die de status betaald hebben gekregen. Eens per dag draait een programma dat de bestellingen per webwinkel ophaalt en als XML bestand in de Asperion omgeving van de webwinkelier plaatst. De webwinkelier kan vervolgens de bestellingen importeren in zijn eigen boekhouding. Versie maart

3 2 Hoe activeert u de koppeling? Om de koppeling tussen WooCommerce en Asperion op te zetten installeert de webwinkelier de bijgevoegde plugin in de WordPress website. De plugin wordt op dezelfde manier geinstalleerd als andere plugins. Na installatie en activatie van de plugin verschijnt er een optie WooCommerce Cloudinvoice Settings in het admin-menu onder Instellingen. Als eerste kiest u welk factuursysteem u gebruikt. Het is op dit moment mogelijk te kiezen uit Factuursturen, MoneyBird, Reeleezee, Asperion en Twinfield - Verkooptransacties of Twinfield - Facturen. Selecteer één van de Twinfield opties. De velden die je moet invullen klappen open. Vul de basis gegevens in om de koppeling met uw Asperion account te maken. Deze basisgegevens zijn: Fig. 1: Startscherm installatie WooCommerce - Asperion koppeling De licentiecode van de administratie De cloudinvoice url. Deze is vooraf ingevuld en hoef je niet te wijzigen. De cloudinvoice key. Dit is de licentie sleutel die je in de ontvangen hebt. Deze sleutel zorgt er voor dat je gebruik kunt maken van de koppeling. Na het invullen van deze gegevens krijgt u de mogelijkheid om de betaalmethoden in de WooCommerce webwinkel te koppelen aan de betaalmethoden van Asperion. Na het invullen en opslaan van de gegevens Fig. 2: Koppelen van de WooCommerce betaalmethoden met de Asperion betaalmethoden is de koppeling actief. Versie maart

4 Verwerkte bestellingen worden dagelijks als XML bestand in de Asperion omgeving klaargezet. Er is hier een speciale optie voor in uw Asperion account, via de menu-opties Extra >Im- Export Basis >Import orders (xml) en vervolgens de optie webwinkelfacturen. Fig. 3: Importeren bestanden vanuit WooCommerce Versie maart

5 Via de knop Instellingen kunt u instellingen doen voor de facturen, bijvoorbeeld voor de BTW percentages. Zodra u klikt op de knop Synchroniseren worden de XML bestanden geladen en toegevoegd. De facturen kunt u vervolgens inzien via de module Facturatie >Facturen. Fig. 4: Importeren bestanden vanuit WooCommerce Versie maart

6 3 FAQ Wie zit er achter deze koppeling? Deze koppeling wordt u aangeboden door Sponiza IT, Wij zijn gespecialiseerd in koppelingen voor webwinkels. Sponiza IT is al sinds 1999 bezig met het ontwikkelen van internet-applicaties. Hoe zit het met de veiligheid van de gegevens? De koppeling slaat zo min mogelijk gegevens op. De koppeling fungeert als doorvoer-haven: Er komen gegevens binnen en wij zetten die gegevens in het juiste formaat door. Voor audit-redenen slaan we het bestelnummer van een bestelling en de datum van de bestelling op. De inhoud van de bestelling slaan we niet op. Het versturen en ontvangen van gegevens loopt via een beveiligde verbinding. Daarnaast slaan we de Licentiecode van het Asperion account op. Waarom krijgen de facturen status Concept in Asperion Een factuur met status Concept kunt u aanpassen en/of verwijderen in Asperion. Bij een factuur met status Definitief kan dat niet. Om die reden geeft de koppeling de status Concept mee. Facturen in Asperion kunnen een voor een op Definitief gezet worden, maar ook met een paar tegelijk. Wat als er iets mis gaat? Mocht u een probleem tegenkomen of een vraag hebben dan kunt u die stellen via onze support-desk. Bij de support-desk zijn ook ideeën voor nieuwe requirements welkom. Versie maart