Handleiding BiedMeer - Factuursturen vs 1.0

Transcriptie

1 Handleiding BiedMeer - Factuursturen vs Samenvatting Dit is de handleiding voor de koppeling van BiedMeer naar Factuursturen. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in BiedMeer automatisch een factuur gegenereerd wordt in Factuursturen. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie. Deze koppeling is ontwikkeld in november 2014 door Sponiza IT. Sponiza IT heeft meerdere koppelingen van webwinkels naar online boekhoudpakketten en facturatiesystemen ontwikkeld en in beheer. De koppelingen worden dagelijks gemonitored. Voor het gebruik van de koppeling is een vergoeding verplicht. Zie de website voor meer informatie. Inhoudsopgave 1 Wat doet de koppeling? Hoe leg je de koppeling? De connectie naar BiedMeer De connectie naar Factuursturen Migratie bestaande bestellingen FAQ

2 1 Wat doet de koppeling? De koppeling van BiedMeer naar Factuursturen zorgt dat voor bestellingen met de status betaald en verzonden en betaald en verzonden automatisch een factuur wordt aangemaakt in Factuursturen. Deze facturen hoeven dus niet meer handmatig ingevoerd te worden. De koppeling is een zgn. real-time koppeling. Dat betekent dat als een bestelling in de BiedMeer webwinkel op Betaald wordt gezet, de informatie van die bestelling binnen een aantal minuten wordt doorgestuurd naar het factuursysteem. Er is een beveiliging aanwezig zodat bestellingen niet dubbel worden doorgestuurd. Wij adviseren webwinkeliers om hun factuuradministratie bij te houden in het factuursysteem en niet in BiedMeer. BiedMeer heeft wel de mogelijkheid om facturen aan te maken, maar een webwinkelier bespaart een hoop administratie door 1 systeem te gebruiken voor facturen. En niet twee. Indien de webwinkelier er voor kiest om toch facturen in de BiedMeer webwinkel aan te maken dan kunnen de factuurnummers uit de BiedMeer webwinkel meegegeven worden aan de factuur in het factuursysteem. De koppeling maakt zelf een klantnummer aan in Factuursturen. Dit klantnummer en het adres wordt opgeslagen op het webwinkelplatform. Bij bestellingen voor hetzelfde adres als de bestelling onder hetzelfde klantnummer in Factuursturen geboekt worden. Versie december

3 2 Hoe leg je de koppeling? De koppeling tussen BiedMeer en Factuursturen kan gelegd worden via de link factuursturen/settings.php. Fig. 1: Startscherm installatie BiedMeer - Factuursturen koppeling De koppeling leg je met de url, een API sleutel en een API secret van je webwinkel en je gebruikersnaam en een API sleutel van Factuursturen. 2.1 De connectie naar BiedMeer De connectie met BiedMeer zet je op met een API sleutel en een API secret. Deze twee gegevens kun ja aanmaken in je webwinkel. Ga naar sleutel kun je in je webwinkel aanmaken via het menu Mijn Webshop Instellingen API gegevens (zie pictogram rechtsonder). Je maakt een aparte sleutel en secret aan voor de koppeling. Zie het scherm hieronder. In het tabblad rechten kunt u de rechten aanvinken voor de koppeling. Standaard staan alle rechten aangevinkt, maar die zijn niet allemaal nodig. De koppeling heeft alle rechten nodig voor webhooks (onderste regel) en leesrechten op orders, orderrows en products. De rest van de rechten kunt u uitvinken. Versie december

4 Fig. 2: Aanmaken sleutel en secret in BiedMeer Fig. 3: De rechten die voor de koppeling aangevinkt moeten zijn. 2.2 De connectie naar Factuursturen Om toegang te maken heeft de koppeling een gebruikernaam en API sleutel van Factuursturen nodig. De API sleutel kun je aanmaken in Factuursturen, via Instellingen >Verbindingen. Voordeel van deze API sleutel is dat je niet je gebruikersnaam en wachtwoord hoeft achter te laten. Versie december

5 Als je klikt op Installeer de koppeling wordt de koppeling van je webwinkel naar Factuursturen geinstalleerd. Fig. 4: De koppeling met Factuursturen is gelegd 2.3 Migratie bestaande bestellingen Wij kunnen ook zorgen dat er facturen in Factuursturen worden aangemaakt van bestellingen die al in BiedMeer aanwezig zijn. Dus met terugwerkende kracht. Neem contact met ons op via voor meer informatie. Versie december

6 3 FAQ Wie zit er achter deze koppeling? Deze koppeling wordt u aangeboden door Sponiza IT, Wij zijn gespecialiseerd in koppelingen voor webwinkels. Sponiza IT is al sinds 1999 bezig met het ontwikkelen van internet-applicaties. Hoe zit het met de veiligheid van de gegevens? De koppeling slaat zo min mogelijk gegevens op. Je moet de koppeling meer zien als een doorvoer-haven: Er komen gegevens binnen en wij zetten die gegevens in het juiste formaat door. Voor audit-redenen slaan we het bestelnummer van een bestelling en de datum van de bestelling op. De inhoud van de bestelling slaan we niet op. Het versturen en ontvangen van gegevens loopt via een beveiligde verbinding. De koppelingen met de BiedMeer webwinkel en factuursturen lopen via een API-sleutel en secret. Je hoeft dus geen gebruikersnaam / wachtwoord combinatie in te voeren. Ook dit zorgt voor een extra beveiliging. Wat doe ik bestaande bestellingen in je webwinkel? Wij hebben een migratie dienst waarmee je bestellingen met terugwerkende kracht in Factuursturen kunt plaatsen. Neem contact met ons op als je van deze dienst gebruik wilt maken. Wat als er iets mis gaat? Mocht je een probleem tegenkomen of een vraag hebben dan kun je die stellen via onze support-desk. Dat kun je ook doen als je een idee hebt voor een nieuw requirement. Versie december