Handleiding OpenCart - MoneyBird

Transcriptie

1 Handleiding OpenCart - MoneyBird Samenvatting Dit is de handleiding voor de koppeling van OpenCart naar MoneyBird. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in OpenCart automatisch een factuur gegenereerd wordt in MoneyBird. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie. Deze koppeling is ontwikkeld in december 2014 door Sponiza IT. Sponiza IT heeft meerdere koppelingen van webwinkels naar online boekhoudpakketten en facturatiesystemen ontwikkeld en in beheer. De koppelingen worden dagelijks gemonitored. De koppeling kan aangeschaft worden in de webwinkel van Voor de koppeling hoeft bij de start niet betaald te worden. Prijsinformatie staat op de website Bij de aanschaf van de koppeling ontvangt de webwinkelier de koppeling per , inclusief deze handleiding en een licentie code. Deze handleiding is ook te vinden op de website van webwinkelfacturen.nl. Inhoudsopgave 1 Wat doet de koppeling? Hoe leg je de koppeling? FAQ

2 1 Wat doet de koppeling? De koppeling van OpenCart naar MoneyBird zorgt dat voor bestellingen met de status Verwerkt / Complete automatisch een factuur wordt aangemaakt in factuursturen.nl. Deze facturen hoeven dus niet meer handmatig ingevoerd te worden. De webwinkelier wijzigt de status van een bestelling in het administratie-deel van de webwinkel. De facturen in MoneyBird krijgen status Betaald. klant. De factuur wordt niet direct verzonden naar de Bestellingen van bekende klanten worden in factuursturen.nl onder hetzelfde klantnummer geboekt. Is een klant onbekend dan wordt deze klant aangemaakt in MoneyBird. De extensie is ontwikkeld voor OpenCart versie Neem contact met ons op als je een andere OpenCart versie gebruikt. We passen de extensie graag voor je aan, mits je OpenCart versie op of hoger draait. Versie juni

3 2 Hoe leg je de koppeling? Bij de aanvraag van de extensie ontvang je een zip-file. Deze zip-file bestaat uit een vqmod-file en extra bestanden om de koppeling soepel te laten draaien. Een van de bestanden is het system/library/cloudinvoice.php bestand. In dit bestand zit de functionaliteit voor de klant en de administratie kant. Om gebruik te maken van de extensie dien je een aantal regels toe te voegen aan de index.php en admin/index.php bestanden. Dit zijn de regels: //Sponiza change, add library cloudinvoice $cloudinvoice = new Cloudinvoice($registry); $registry->set( cloudinvoice, $cloudinvoice); //End Sponiza change, add library cloudinvoice en je voegt ze toe voor: // Front Controller $controller = new Front($registry); Daarnaast dien je een regel toe te voegen in het bestand system/startup.php. Dit doe je na de regel require once(dir SYSTEM. library/amazonus.php ); require_once(dir_system. library/cloudinvoice.php ); Door deze regels toe te voegen kun je cloudinvoice aanroepen in je hele OpenCart webwinkel. Als je de extensie geinstalleerd hebt zie je in onder menu-optie Extensions >Modules de module Settings cloudinvoice platform. Klik op Install om deze extensie te installeren en daarna op Edit settings om de gegevens van je factuursysteem in te voeren. Het scherm laat na de keuze van het factuursysteem alleen de velden zien die je voor die koppeling moet invullen. Fig. 1: Invulscherm OpenCart - MoneyBird De url van het platform is De Cloudinvoiceapikey is de sleutel die meegestuurd met je bestelling. Deze key zorgt dat je gebruik kunt maken van de koppeling. Voor de koppeling met MoneyBird dien je authenticatie gegevens in te vullen en gegevens over de BTW tarieven, betaalmethoden en factuurprofielen van je MoneyBird account. Om het invullen makkelijk te maken halen wij deze gegevens voor je op zodra je je authenticatie gegevens hebt ingevuld. Met authenticatie gegevens bedoelen we: Je gebruikersnaam en wachtwoord. Je kunt voor de koppeling een aparte gebruikersnaam en wachtwoord aanmaken die je alleen toegang geeft op je verkoopfacturen. Het moneybird subdomein. subdomein. Bij de MoneyBird url is sponiza het De cloudinvoice url. Deze is vooraf ingevuld en hoef je niet te wijzigen. Versie juni

4 Fig. 2: Invullen specifieke MoneyBird velden voor de koppeling De cloudinvoice key. Dit is de licentie sleutel die je in de ontvangen hebt. Deze sleutel zorgt er voor dat je gebruik kunt maken van de koppeling. Als je deze gegevens hebt ingevuld probeert de koppeling automatisch een koppeling te leggen met je MoneyBird account. Je krijgt melding of dit wel of niet lukt. Als het wel lukt verschijnen automatisch de velden waarmee je: 1. De BTW percentages uit de OpenCart webwinkel kunt koppelen aan de BTW codes in MoneyBird 2. De betaalmethoden in de OpenCart webwinkel kunt koppelen aan de betaalmethoden in MoneyBird 3. Je een factuurprofiel kunt selecteren volgens welke de facturen opgemaakt gaan worden. Omdat we deze gegevens automatisch ophalen is deze configuratie snel en makkelijk. Fig. 3: Koppel de BTW percentages en betaalmethoden van je webwinkel aan de BTW codes en betaalmethoden in MoneyBird en selecteer een factuur profiel Versie juni

5 Klik vervolgens op Opslaan. De koppeling is gelegd. Vanaf nu wordt er automatisch voor een bestelling die op Voltooid of Complete wordt gezet in OpenCart een factuur aangemaakt in MoneyBird. Je zet deze status via Bestellingen >Edit >Totalen. De factuur in MoneyBird krijgt de status Betaald. Fig. 4: Status van de bestelling naar Complete genereert factuur voor MoneyBird Wil je de koppeling stopzetten dan de-installeer je hem. Net zoals dat bij andere extensies gebeurt. Versie juni

6 3 FAQ Wie zit er achter deze koppeling? Deze koppeling wordt u aangeboden door Sponiza IT, Wij zijn gespecialiseerd in koppelingen voor webwinkels. Sponiza IT is al sinds 1999 bezig met het ontwikkelen van internet-applicaties. Hoe zit het met de veiligheid van de gegevens? De koppeling slaat zo min mogelijk gegevens op. Je moet de koppeling meer zien als een doorvoer-haven: Er komen gegevens binnen en wij zetten die gegevens in het juiste formaat door. Voor de connectie met factuursturen.nl slaan we de gebruikersnaam en de API sleutel op. Voor audit-redenen slaan we het bestelnummer van een bestelling en de datum van de bestelling op. De inhoud van de bestelling slaan we niet op. Het versturen en ontvangen van gegevens loopt via een beveiligde verbinding. Meer informatie over het opslaan van gegevens kun je vinden in de FAQ-sectie op Voor welke OpenCart versie werkt de koppeling? De koppeling is getest op OpenCart versie Wij zijn bezig met het ontwikkelen van de extensie voor OpenCart versie Mocht je een andere versie hebben neem dan contact met ons op. We kunnen kijken of we de koppeling dan naar een eerdere versie omzetten of dat hij direct werkt op die versie. Wat als er iets mis gaat? Mocht je een probleem tegenkomen of een vraag hebben dan kun je die stellen via onze support-desk. Dat kun je ook doen als je een idee hebt voor een nieuw requirement. Versie juni