Handleiding CCV Shop - MoneyBird vs 1.0

Transcriptie

1 Handleiding CCV Shop - MoneyBird vs Samenvatting Dit is de handleiding voor de koppeling van CCV Shop naar MoneyBird. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in CCV Shop automatisch een factuur gegenereerd wordt in MoneyBird. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie. Deze koppeling is ontwikkeld in november 2014 door Sponiza IT. Sponiza IT heeft meerdere koppelingen van webwinkels naar online boekhoudpakketten en facturatiesystemen ontwikkeld en in beheer. De koppelingen worden dagelijks gemonitored. Voor het gebruik van de koppeling is een vergoeding verplicht. Zie de website voor meer informatie. Inhoudsopgave 1 Wat doet de koppeling? Hoe leg je de koppeling? Migratie bestaande bestellingen FAQ

2 1 Wat doet de koppeling? De koppeling van BiedMeer naar MoneyBird zorgt dat voor bestellingen met de status betaald en verzonden en betaald en verzonden automatisch een factuur wordt aangemaakt in MoneyBird. Deze facturen hoeven dus niet meer handmatig ingevoerd te worden. De koppeling is een zgn. real-time koppeling. Dat betekent dat als een bestelling in de BiedMeer webwinkel op Betaald wordt gezet, de informatie van die bestelling binnen een aantal minuten wordt doorgestuurd naar het factuursysteem. Er is een beveiliging aanwezig zodat bestellingen niet dubbel worden doorgestuurd. Wij adviseren webwinkeliers om hun factuuradministratie bij te houden in het factuursysteem en niet in BiedMeer. BiedMeer heeft wel de mogelijkheid om facturen aan te maken, maar een webwinkelier bespaart een hoop administratie door 1 systeem te gebruiken voor facturen. En niet twee. Indien de webwinkelier er voor kiest om toch facturen in de BiedMeer webwinkel aan te maken dan kunnen de factuurnummers uit de BiedMeer webwinkel meegegeven worden aan de factuur in het factuursysteem. De koppeling maakt zelf een klantnummer aan in MoneyBird. Dit klantnummer en het adres worden opgeslagen op het webwinkelplatform. Bij bestellingen voor hetzelfde adres als de bestelling onder hetzelfde klantnummer in MoneyBird geboekt worden. Versie januari

3 2 Hoe leg je de koppeling? De koppeling tussen CCV Shop en MoneyBird wordt geinstalleerd vanuit de appstore van CCV Shop. Er zijn twee varianten van de koppeling, een basis-variant en een plus-variant. De basisvariant is voor webwinkels die maximaal 250 facturen per jaar versturen. Als je meer facturen verstuurt dan kies je de plus-variant. Fig. 1: Keuze tussen de Basis en Plus variant Als je gebruik wilt maken van de CCV Shop - MoneyBird koppeling ga je naar de AppStore in je webwinkel omgeving. Ga naar de categorie Ondersteuningen en selecteer de juiste versie van de koppeling - basis of plus. Je ziet nu een scherm met informatie over de koppeling, contactgegevens en de knop Installeren. Als je op deze knop klikt start het installatie proces. Je ziet nu een scherm waarop je gegevens kunt Fig. 2: Installatie van de CCV Shop MoneyBird koppeling vanuit de Appstore invoeren, je naam, adres en de url van je MoneyBird account. Wij bewaren je gegevens zorgvuldig en gebruiken ze alleen voor het gebruik van de koppeling. We sturen dus geen reclame en marketing acties. Versie januari

4 Fig. 3: Startscherm installatie CCV Shop - MoneyBird koppeling De koppeling naar MoneyBird wordt met een zgn. OAuth verbinding gelegd. OAuth is de veiligste manier om twee applicaties - in dit geval de webwinkel en MoneyBird - met elkaar te koppelen. Je geeft binnen je MoneyBird account expliciet toestemming dat de koppeling facturen mag aanmaken. Tijdens dat toestemming geven wordt er onder water een sleutel gestuurd waarmee de koppeling de connectie naar MoneyBird kan leggen. Als je klikt op Geef toestemming voor de koppeling word je doorgeleid naar een scherm bin- Fig. 4: Het autoriseren van de koppeling binnen MoneyBird nen je MoneyBird account waar je de koppeling kunt autoriseren. Als je nog niet bent ingelogd bij MoneyBird zal je gevraagd worden om eerst in te loggen. Door het vinkje te zetten en te klikken op opslaan ga je verder. Nadat je de koppeling geautoriseerd hebt haalt de koppeling de factuurprofielen van jouw MoneyBird account op. Deze factuurprofielen kun je aanmaken in MoneyBird via het menu Instellingen >Instellingen >Profielen. Voor een webwinkel kun je een speciaal factuur profiel aanmaken waarin staat dat het om een webwinkel bestelling gaat en dat de betaling inmiddels voldaan is. Klik op opslaan en de MoneyBird koppeling is actief. 2.1 Migratie bestaande bestellingen Wij kunnen ook zorgen dat er facturen in MoneyBird worden aangemaakt van bestellingen die al in CCV Shop aanwezig zijn. Dus met terugwerkende kracht. Neem contact met ons op via webcare@webwinkelfacturen.nl voor meer informatie. Versie januari

5 Fig. 5: Selecteer een van de factuurprofielen van je MoneyBird account Fig. 6: Aanmaken factuurprofiel voor webwinkelbestellingen Versie januari

6 3 FAQ Wie zit er achter deze koppeling? Deze koppeling wordt u aangeboden door Sponiza IT, Wij zijn gespecialiseerd in koppelingen voor webwinkels. Sponiza IT is al sinds 1999 bezig met het ontwikkelen van internet-applicaties. Hoe zit het met de veiligheid van de gegevens? De koppeling slaat zo min mogelijk gegevens op. Je moet de koppeling meer zien als een doorvoer-haven: Er komen gegevens binnen en wij zetten die gegevens in het juiste formaat door. Voor audit-redenen slaan we het bestelnummer van een bestelling en de datum van de bestelling op. De inhoud van de bestelling slaan we niet op. Het versturen en ontvangen van gegevens loopt via een beveiligde verbinding. De koppelingen met de CCV Shop webwinkel en MoneyBird loopt via een OAuth verbinding. Dit is de veiligste manier van koppelen tussen twee applicaties, in dit geval je webwinkel met je MoneyBird account. Wat doe ik bestaande bestellingen in je webwinkel? Wij hebben een migratie dienst waarmee je bestellingen met terugwerkende kracht in MoneyBird kunt plaatsen. Neem contact met ons op als je van deze dienst gebruik wilt maken. Wat als er iets mis gaat? Mocht je een probleem tegenkomen of een vraag hebben dan kun je die stellen via onze support-desk. Dat kun je ook doen als je een idee hebt voor een nieuw requirement. Versie januari