Elektronisch factureren. Software voor automaterialengrossiers, autobandengrossiers en automaterialenleveranciers

Transcriptie

1 Elektronisch factureren Software voor automaterialengrossiers, autobandengrossiers en automaterialenleveranciers

2 Contact informatie: Deltec Software B.V. Nikkelstraat AH Naarden Tel: +31 (0) Fax: +31 (0) URL: Alle rechten zijn voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag zonder voorafgaande toestemming van Deltec Software B.V. worden verveelvoudigd of openbaar worden gemaakt. Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaarden de auteur(s) en Deltec Software B.V. geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan. Op alle uitgaven en software van Deltec Software B.V. zijn de algemene voorwaarden van toepassing. Deze kunt u lezen op of opvragen via het telefoonnummer +31 (0)

3 Welkom bij Deltec Deltec Software B.V. is de specialist voor automaterialen software. Onze activiteiten zijn gericht op de volledige automatisering van groothandels en grossiers in automaterialen, banden en aanverwante artikelen. Met ruim 30 jaar ervaring als softwarespecialist van het MKB, ontwikkelt Deltec zowel standaard softwarepakketten als maatwerkoplossingen. Ons team bestaat voornamelijk uit jonge professionele en gemotiveerde medewerkers die ervaring en kennis hebben om toepassingen te maken die volledig voor u op maat gemaakt zijn. Van totaaloplossingen tot digitale verkooppoorten: bij Deltec bent u voor automatisering aan het juiste adres. Automaterialen en banden Onze software is speciaal ontwikkeld en voldoet volledig aan de eisen van het moderne MKB, met gespecialiseerde modules voor de groothandel in automaterialen en banden. Of uw bedrijf nu een uitgebreide orderverwerking heeft en/of zelf goederen produceert, onze software zal u helpen efficiënter te werken. Van kleine groothandels met één baliestation tot grote leveranciers met meerdere depots, van de zelfstandige ondernemer tot de franchisenemer: Deltec heeft de ervaring en kennis in huis om een passende automatiseringsoplossing voor u te realiseren

4 Elektronisch factureren Algemeen Elektronisch factureren, ook wel e-factureren genoemd, is de methode om uw facturen per PDF-bestand/ aan uw debiteuren aan te bieden. E-factureren wordt inmiddels al op vrij brede schaal omarmd door het Nederlandse bedrijfsleven. De populariteit van e-factureren is vooral te danken door de reductie van de kosten en de besparing op arbeidskracht. Wetgeving E-factureren is, zonder dat veel ondernemers dat nog weten, veel aantrekkelijker geworden. In 2009 is besloten om alle extra eisen voor de e-factuur af te schaffen. Door dat besluit wordt een elektronische en papieren factuur op dezelfde manier behandeld. Dat wil zeggen dat de ondernemer, en ook de belastinginspecteur, controleert of een factuur origineel is (niet veranderd) en afkomstig is van de verzender. Dit gebeurt door de factuur te vergelijken met bijvoorbeeld een pakbon, offerte, opdrachtbevestiging, de rekeningafschriften van de bank of andere correspondentie. Bij twijfel wordt een e-factuur, sinds het besluit in 2009, op dezelfde manier gecontroleerd als de papieren factuur. Voorheen werden allerlei extra eisen gesteld aan de e-factuur. Toestemming voor elektronisch factureren U moest, voor februari 2009, toestemming vragen aan uw klant of hij e-facturen wil ontvangen. U mag de e- factuur gewoon sturen en kijken wat er gebeurt. Als de klant betaalt, dan geeft hij daarmee te kennen dat hij e- facturen wil en kan ontvangen. De soepele Nederlandse regels voor e-factureren gelden uiteraard alleen voor belaste prestaties die in Nederland plaatsvinden.

5 Module elektronisch factureren PDF-facturatie in DAS Voor de DAS versies vanaf juni 2013 bieden wij U optioneel de module aan om Uw debiteuren elektronisch te factureren. Deze module, genaamd PDF-facturatie, is na activatie een onderdeel van het facturatie programma (VRK03). Met de module PDF-facturatie bent U in staat om (eenmalig) per debiteur aan te geven hoe de factuur dient te worden aangemaakt. Ook zijn beide opties mogelijk waardoor bijvoorbeeld een factuur per post en per kan worden verstuurd. Na het draaien van Uw periodieke facturatie zullen de facturen conform Uw instellingen worden aangemaakt. De elektronische facturen worden na Uw eventuele controle/goedkeuring automatisch naar de door U ingegeven adressen verstuurd. Voor de PDF-factuur dient een extra lay-out door Deltec voor U te worden gemaakt. Wij kunnen rekening houden met Uw wensen ten aanzien van de presentatie alsmede uw huisstijl en logo( s).

6 Wat zijn uw voordelen met e-facturatie? Kostenbesparend - briefpapier en venster enveloppen - tonerkosten en printeronderhoud - porto-kosten - handelingskosten De gemiddelde besparing bedraagt 1,48 per factuur Gemak Naast de kostenbesparing is e-facturatie zeer gemakkelijk en kunt U met één druk op de knop Uw e-facturen versturen. Snelheid Facturen worden via e-facturatie sneller verstuurd en sneller ontvangen. Bovendien raken e-facturen minder snel kwijt en dit alles betekent dat een e-factuur gemiddeld sneller betaald wordt. Milieu Minder papier, drukwerk en printergebruik is beter voor het milieu.

7 Wat zijn aandachtpunten met e-facturatie? Stel uw klanten op de hoogte - Wij raden U aan om Uw klanten op de hoogte te stellen van Uw voornemen om de facturen per te versturen. - Inventariseer op welk adres Uw klant de e-factuur wenst te ontvangen. (zie tevens Wat dient U voor te bereiden ) Spamfilter Normaliter behoren s met PDF-bestanden niet in een spamfilter terecht te komen. Desalniettemin doet U er goed aan om uw verzend adres op voorhand kenbaar te maken, zodat de ontvanger het domein (@uwbedrijf.nl) kan aanmerken als veilig. Controle - Indien gewenst kan er een kopie van de verzonden met de e-factuur naar U (of ander adres) worden verstuurd.

8 Wat dient U voor te bereiden? U dient een adres beschikbaar te hebben om Uw e-facturen vanaf te kunnen versturen. Voorbeelden: factuur@uwbedrijf.nl, administratie@uwbedrijf.nl, invoice@uwbedrijf.nl etc. Tevens ontvangen wij graag de gegevens van de uitgaande server van dit adres. Van Uw debiteuren dient U het gewenste (ontvangst) adres te inventariseren. U kunt deze per debiteur bij het factuuradres in het relatiebeheer van DAS opslaan. U dient, in samenwerking met Deltec, de PDF-factuur lay-out vast te stellen. Wij hebben Uw materiaal (bestanden briefpapier en logo s) digitaal nodig. Wat zijn de kosten van de module PDF-facturatie? De eenmalige investeringskosten bedragen EUR 878,00 Inclusief het maken van één PDF-factuur en het doorvoeren van uw facturatie instellingen. De maandelijkse kosten bedragen EUR 11,00 Ten behoeve van support, ontwikkeling en onderhoud. Genoemde kosten zijn per 1 januari 2015 en exclusief B.T.W.

9 Schermafbeeldingen Instellingen per debiteur of default: Factuuradres in het relatiebeheer: Overzicht per factuur na de facturatiegang: