Flexido: de kosten in kaart

Transcriptie

1 Bedragen incl. BTW Kostensoorten: Personeelskosten goederen & vingen vermogen sten Totaal Kn. Afschrij- Kosten Opbreng- Kostendragers: Huisvesting Gebouw Casco Cascokosten 0 0 Bouwkundig (Incl. terreinvoorz.) Installaties (+ hon. + startkn.) Bedragen incl.btw kostensoorten Flexido Conventioneel Werktuigbouwkundige voorzieningen 0 kostendragers Chasséveld Totaal Chasséveld Dislocatie Transport 0 Huisvesting Gebouwbeheersvoorzieningn 0 Gebouw 0 Casco Overige (Bijkomende kn., honoraria & startkn.) Grond 0 0,0% 0 0,0% Bouwkundig 0 0,0% Inbouwpakket 0 0,0% 0 0 Installaties Bouwkundig Werktuigbouwkundige voorzieningen 0 0,0% Ruwbouw 0 0,0% en Afbouw 0 0 Transport 0 0,0% 0 Inbouwpakketten 0,0% (incl. 0binnenwanden) 0 0 Gebouwbeheersvoorzieningen 0 0,0% 0 Afwerkingen 0,0% Vaste inrichting ,0% 0 0,0% Terreinvoorzieningen 0 0,0% 0 0,0% 0 0 E - Installaties (excl. ICT & telefonie) Bijkomende kosten 0 0,0% 0 0,0% 0 0 Overige 'Inbouw' (Honoraria & startkn.) Honoraria 0 0,0% 0 0,0% Reserveringen 0 0,0% 0 0,0% Startkosten 0 0,0% Afdragen 0 0,0% ,0% Verzekeren 0 0,0% Inbouwpakket Onderhoud Bouwkundig Casco: bouwkundig 0 0 Ruwbouw en Afbouw Casco: Installaties 0 0 Binnenwanden 0 0,0% Inbouwpakket 0 0,0% Binnenwandopeningen 0 0,0% 0 0,0% Inbouwpakketten 0 0,0% Muteren 0 0,0% ,0% Energie 0en water 0,0% Afwerkingen Beheren - Binnenwandafwerkingen 0 0,0% 0 0,0% Vloerafwerkingen 0 0,0% 0 0,0% Trap- en hellingafwerken 0 0,0% Diensten 0 en Middelen 0,0% 0 0 Consumptieve dienstverlening 0 0 Plafondafwerkingen 0 0,0% 0 0,0% 0 0 Risicobeheersen 0 0 Afwerkingspakketten 0 0,0% 0 0,0% 0 0 Schoonmaken ,0% 0 0,0% 0 0 Verhuizen 0 0 Vaste inrichting 0 0,0% Documentenmanagen 0 0,0% ,0% Reststoffenmanagement 0 0,0% E - Installaties (ex. ICT & telefonie) 0 0,0% Werkplekvoorzieningen 0 0,0% (Inventaris) Honoraria 0 0,0% Overige 0diensten 0,0% Startkosten 0 0,0% 0 0,0% ,0% Informatie 0 en 0,0% Communicatie ,0% Externe 0infrastructuur 0,0% (o.a. telefonie) Diensten en Middelen Interne infrastructuur (o.a. data/infra) Werkplekvoorzieningen (Inventaris) 0 0,0% Hardware 0 & software 0,0% (voorlopig buiten 0 beschouwing) ,0% Ondersteuning 0 0,0% Informatie en Communicatie Externe infrastructuur (w.o.: geluiden, telefoon) 0 0,0% Totaal 0 0,0% ,0% 40,0% 20,0% 20,0% 0,0% 100,0% Interne infrastructuur (w.o.: ICT, Data) 0 0,0% 0 0,0% ,0% 0 0,0% 0 0 Implementatie KI Honoraria en adviezen 0 0,0% Cursussen en activiteiten 0 0,0% 0 0,0% nvt nvt nvt Totaal 1 100% 2 100% % 100% 50% 50% ABN AMRO / DOIH / CHV en TU Delft / Faculteit Bouwkunde / BMVB : Ir R.J.B.G. Loman - m.m.v. dr.ir. D.J.M. van der Voordt Oktober 2000 Concernhuisvesting en Vastgoed Taskforce Flexibel Werken Samenwerkingsverband ABN AMRO / CHV en Technische Universiteit Delft / Bouwmanagement & Vastgoedbeheer 1

2 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, of op enig andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van ABN AMRO CHV en Bouwmanagement & Vastgoedbeheer, Faculteit Bouwkunde, Technische Universiteit Delft. 2

3 Inhoudsopgave Voorwoord Samenvatting i 1. Inleiding 1.1 Aanleiding Probleemverkenning Doelstelling Aanpak Leeswijzer 5 2. Flexido 2.1 Realisatie van het innovatieve kantoorconcept Kosten en financiering van projectonderdelen Kenmerken van de onderzochte kantoorconcepten Kostenrubricering 3.1 Voorwaarden en overwegingen Rubricering van de projectuitgaven Rubricering van de exploitatiekosten Meer- en minderkosten en kengetallen Kostenanalyse Innovatief en Conventioneel 4.1 Opzet van de kostenanalyse Bronnen voor het invullen van de kostenrubrieken Projectuitgaven Kengetallen Projectuitgaven Exploitatiekosten Kengetallen Exploitatiekosten Kanttekeningen Evaluatie van de onderzoeksaanpak 5.1 Kostenrubricering Dataverzameling en dataverwerking Organisatie van het onderzoek 64 3

4 6. Conclusies en aanbevelingen 6.1 Vergelijken van kantoorconcepten Kosten: rubricering en data Kosten Conventioneel en Innovatief Aanbevelingen 71 Bijlagen 1. Begrippenlijst Informatiebronnen Gedetailleerd overzicht projectuitgaven Innovatief conventioneel Gedetailleerd overzicht exploitatiekosten Innovatief Gedetailleerd overzicht exploitatiekosten Conventioneel Berekening exploitatiekosten Conventioneel eigenaar Berekening exploitatiekosten Conventioneel gebruiker Meer/minderkosten Projectuitgaven exclusief promotie en ontwikkeling Meer/minderkosten Exploitatiekosten exclusief promotie en ontwikkeling Meer/minderkosten Projectuitgaven exclusief onderhoudskosten Meer/minderkosten Exploitatiekosten exclusief onderhoudskosten 114 4

5 Voorwoord Dit rapport bevat de resultaten van een eerste onderzoek naar de kosten van innovatieve kantoorconcepten binnen ABN AMRO Bank N.V. Centraal staat de kostenanalyse van het nieuw ingerichte regiokantoor te Breda. Flexibel werken in een innovatieve kantooromgeving mag zich binnen de bank in een toenemende belangstelling verheugen. Om een compleet beeld te vormen van de hiervoor noodzakelijke voorwaarden, is het zaak ook de kosten kritisch onder de loep te nemen. Kostenkennis kan van grote waarde zijn in het voortraject van toekomstige huisvestingsprojecten. Het Directoraat Organisatie Informatiemanagement en Huisvesting (DOIH) i.c. Concernhuisvesting en Vastgoed (CHV) heeft zich tot taak gesteld de kosten van innovatie kantoorconcepten in kaart te brengen. Om de kosten en andere effecten van kantoorinnovatie te onderzoeken, is de afdeling Beleid & Ontwikkeling (B&O) van CHV een samenwerkingsverband aangegaan met de sectie Bouwmanagement & Vastgoedbeheer van de Faculteit Bouwkunde aan de Technische Universiteit Delft. Dit rapport is in de eerste plaats bestemd voor het ABN AMRO Regiokantoor te Breda, CHV en de divisieleiding binnen de bank. Het biedt een reflectie op het innovatieve project Flexido, waarvoor zij gezamenlijk de verantwoording hebben gedragen. Daarnaast is het bestemd voor de Technische Universiteit Delft omwille van kennisvermeerdering, onder voorwaarde van vertrouwelijkheid van de kostendata. Tenslotte is het bestemd voor alle geïnteresseerden in innovatieve kantoorconcepten, mits beschikkend over een geautoriseerde toegang tot de data door ABN AMRO. Vele medewerkers van bank en universiteit hebben een bijdrage geleverd aan het onderzoek. Naar allen gaat mijn dank uit. Enkele bijdragen wil ik echter speciaal vermelden. Allereerst iedereen die mij de mogelijkheden bood om het onderzoek naar eigen vermogen in te vullen. Theo van der Voordt (TU Delft, BMVB) heeft het onderzoeksproces en de totstandkoming van het rapport begeleid. Hij heeft mij voorzien van vele nuttige tips en heeft tevens de afrondende fase van de rapportage verzorgd. Zonder het voorbereidende (denk)werk van Alex König (CHV) was dit onderzoek nooit binnen dezelfde termijn en in deze hoedanigheid tot stand gekomen. Kennis van het Flexido-project, kosten en de CHV-huisvestingspraktijk zijn gedeeld door Carlo Folstar, Ido van Dijk en Gerard Halfweeg. Peter Diepstraten (regiokantoor Breda) en Jaap Schinkel (regiokantoor Eindhoven) hebben het onderzoek van waardevolle regiogegevens met commentaar voorzien. De coördinatie van het onderzoek en van de becommentariëring door de bank was in handen van Loes Diemel, hoofd Beleid & Ontwikkeling. Richard Loman Amsterdam, oktober

6 6

7 1. Inleiding Sinds 1997 kent ABN AMRO Bank N.V. binnen haar eigen organisatie innovatieve kantoor- en werkplekconcepten. Centraal hierin staan de flexibele, activiteitsgerelateerde werkplekken, die de klassieke persoonsgebonden werkplekken hebben vervangen. De capaciteit en differentiatie in werkplekken zijn afgestemd op de aanwezigheid van de medewerkers en de omvang en differentiatie in de werkzaamheden. 1.1 Aanleiding Kantoorinnovatie krijgt gestalte in (her-)huisvestingsprojecten, die meestal worden geïnitieerd vanuit het besef dat het huidige pand niet meer aan de huisvestingseisen en wensen voldoet. De context waarin huisvestingsprojecten worden gerealiseerd wordt steeds dynamischer. Bedrijfsprocessen en ondersteunende disciplines (Human Resource Management, Informatie & Communicatie Technologie, Facility Management, Bedrijfshuisvesting en Financiën) maken enorme ontwikkelingen door. Een succesvolle realisatie van kantoorinnovatie en andere huisvestingsprojecten vragen daardoor steeds meer afstemming tussen de verschillende disciplines ABN AMRO: de situatie Praktijk en context De eerste kantoorinnovatie initiatieven binnen de bank waren sterk gefocust op een succesvolle implementatie en een positief effect van het concept op het functioneren van de organisatie en de arbeidssatisfactie van haar medewerkers. Over het succes van kantoorinnovatie vanuit een rendementsoptiek bezien, bestaat echter nog veel onduidelijkheid. Het bundelen van de krachten van verschillende afdelingen binnen de bank heeft nog niet geleid tot een adequate gezamenlijke kostenregistratie. Daardoor bestaat er nog geen helder en eenduidig zicht op de kosten van innovatie kantoorconcepten. Het gebrek aan financiële informatie maakt het niet goed mogelijk om kostenconsequenties van keuzes in de programma- en ontwerpfase in te schatten en alternatieve inrichtingsconcepten ook kostentechnisch zorgvuldig tegen elkaar af te wegen Invalshoek onderzoek Kosten- Startpunt van het onderzoek naar de kosten van kantoorinnovatie - met Flexido i.c. het referentieka- der kostenreferentiekader. Hiertoe worden de kosten van een reeks binnen de bank ontwik- ABN AMRO regiokantoor te Breda als eerste deelstudie - is de ontwikkeling van een kelde en nog te ontwikkelen innovatieve kantoorconcepten geanalyseerd en vergeleken met de kosten van een conventioneel concept. Op basis van dit referentiekader hoopt ABN AMRO op termijn een rekenmodel te ontwikkelen, waarmee de financiële consequenties van alternatieve kantoorconcepten tijdens de ontwikkelingsfase snel in kaart Rekenmodel kunnen worden gebracht. 7

8 1.2 Probleemverkenning Innovatieve kantoorconcepten zijn een betrekkelijk nieuw fenomeen. Over de financiële facetten hiervan in het algemeen en de kosten in het bijzonder is echter nog weinig bekend. Literatuur Troost (1997) 1 vergeleek de kosten van een innovatief en een traditioneel kantoor voor drie verschillende huurprijzen en drie verschillende afschrijvingstermijnen voor het inbouwpakket. Afhankelijk van de afschrijvingstermijn voor het inbouwpakket (10 jaar, 7-8 jaar of 5 jaar) werkt een ruimtebesparing van 20% pas kostenbesparend bij huurprijzen vanaf fl. 300 per m2 VVO (10 jaar) tot fl 470 per m2vvo (5 jaar). Omgekeerd ontstaat bij een huurprijs van fl. 240 per m2 VVO pas een kostenbesparing bij een ruimtebesparing van minimaal 24% (10 jaar) tot 40% (5 jaar) ten opzichte van het traditionele ruimtegebruik. Croon (1998) 2 concludeert op basis van twee casestudies dat bij een hoge mate van werkplekdeling (sharingratio 2,4) de huisvestingskosten per werknemer kunnen dalen tot ruim 60%. Hoewel hierboven enkele concrete kengetallen zijn gepresenteerd, kunnen op basis van één project géén algemene indicatieve waarden worden vastgesteld. Ook is nog veel onduidelijk over de kostenposten die een sterke invloed hebben op de omvang van kantoorinnovatieve kosten. Er is weinig geschreven over de wijze waarop kostendata binnen ondernemingen kunnen worden verzameld en welke kengetallen hieruit kunnen worden afgeleid. Veel inzicht in de kosten van kantoorinnovatie is er dus niet. Daar staat tegenover dat de belangstelling voor innovatieve kantoorconcepten en de financieel-economische kant toeneemt. Het gewenste inzicht in de kosten van kantoorinnovatie en de keuze voor Flexido als onderzoeksobject, hebben geleid tot de volgende onderzoeksvragen: Onderzoeksvragen Wat zijn de kosten van het innovatieve kantoorconcept in het project Flexido en hoe verhouden deze zich tot de kosten van een conventioneel concept? Hoe kunnen deze kosten worden vastgesteld? Welke kostenposten zijn van belang? Welke bronnen zijn beschikbaar voor de benodigde kostengegevens en hoe betrouwbaar en toegankelijk zijn deze bronnen? Wat zijn relevante kostenkengetallen en hoe kunnen de waarden worden berekend? 1 (Werkplek)Kosten van Kantoorinnovatie, Onder welke voorwaarden is kantoorinnovatie kostenbesparend? Drs. K. Troost, Scriptie Postdoctorale Opleiding Vastgoedkunde, Peize, september Huisvestingslasten, Drs. T. Croon, Universiteit van Amsterdam, Faculteit Economie: Bouw- en Vastgoedeconomie, Amsterdam,

9 Het antwoord op de tweede vraag vormt de ingang voor het beantwoorden van de eerste vraag. Introductie Flexido Basisinput: nacalculatie Flexido Conventioneel Het gerenoveerde regiokantoor te Breda, gesitueerd aan het Chasséveld, is de eerste ABN AMRO vestiging waarin een kantoorconcept met flexibele werkplekken voor de volledige organisatie gerealiseerd werd. Het proefproject met de ontwikkeling van het innovatieve inrichtingsconcept en de implementatie hiervan in de organisatie kreeg de naam Flexido, wat staat voor flexibel en doelmatig. Het gerenoveerde pand met de vernieuwde inrichting is in februari 1999 in gebruik genomen. Voorjaar 2000 zijn de effecten qua ruimtegebruik en beleving geëvalueerd. De resultaten staan beschreven in het rapport: Flexido - de effecten in kaart. 3 Na de voltooiing van de renovatie was het om evaluatiedoeleinden wenselijk het proefproject na te calculeren door de architect. Daarbij is op basis van kengetallen, bekend bij architect en adviseurs, tevens een calculatie gemaakt van een fictieve renovatie van hetzelfde kantoor, maar nu ingericht volgens een traditioneel kantoorconcept. Deze fictieve variant wordt in dit rapport verder aangeduid als Conventioneel. Deze extra aandacht voor de nacalculaties bevorderen de beschikbaarheid van betrouwbare kostendata. Dat is voor dit onderzoek van groot belang, omdat de kwaliteit van de onderzoeksuitkomsten steunt op de kwaliteit van de input. Ook biedt de nacalculatie een basis voor kostenvergelijkingen tussen concepten, wat de analyse een meerwaarde verschaft. 1.3 Doelstelling Inzicht in: Relevante kostenposten Waardebepaling Kosten Flexido Het doel van dit rapport is inzicht te verschaffen in de kosten en mogelijke besparingen van het innovatieve kantoorconcept Flexido. Daarbij dienen eerst álle mogelijke kosten(-posten) overzichtelijk in kaart te zijn gebracht teneinde een volledig beeld te verkrijgen, alsmede de methodes waarmee de afzonderlijke waarden kunnen worden vastgesteld. Met de analyse van het innovatieve Flexido en het traditionele (fictieve) concept worden de variabelen in kaart gebracht die de kosten substantieel beïnvloeden. De vergelijking tussen beide concepten geeft een eerste indruk van de omvang van de mééren minderkosten van het innovatieve concept. De onderzoekuitkomsten moeten bijdragen aan de ontwikkeling van een referentiekader met kengetallen voor innovatieve en conventionele kantoorconcepten, zodat in een vroeg stadium van de besluitvorming een globale inschatting gemaakt kan worden van de kosten. 1.4 Aanpak 3 Flexido: de effecten in kaart. Evaluatie van een innovatief kantoorconcept, Ir A. van den Brink, Samenwerkingsverband ABN AMRO DOIH CHV & TU Delft Faculteit Bouwkunde BMVB. Amsterdam/Delft, juli

10 Om de onderzoeksdoelstelling te realiseren is gezocht naar kostenrubriceringen waarin de kostenposten op een overzichtelijke en praktische manier zijn ingedeeld. Vervolgens zijn enkele systematieken vergeleken waarmee de juiste waarden voor deze kostenposten kunnen worden berekend. Met behulp van de gekozen indeling en systematiek zijn de kosten van het gerealiseerde innovatieve kantoorconcept van het regiokantoor vergeleken met die van het niet-gerealiseerde conventionele kantooralternatief. Het onderzoek bestaat bijna volledig uit deskresearch. Data over projectkosten zijn verkregen uit nacalculaties van de projectarchitect, waartoe CHV opdracht heeft gegeven. Daarbij zijn de administraties van de bij het project betrokken ABN AMRO afdelingen vergeleken met die van de leveranciers. Andere kosten zijn verzameld uit de administraties van CHV (eigenaarskosten), Regiokantoor Breda (exploitatiekosten) en Eindhoven (referentiemateriaal voor exploitatiekosten van een traditioneel concept). Sommige baten van kantoorinnovatie niet meegenomen Moeilijk kwantificeerbare kosten niet meegenomen Onderzoeksbevindingen niet generaliseerbaar Kostenadministratie ABN AMRO In het onderzoek is vooralsnog geen rekening gehouden met de een aantal baten, die kantoorinnovatie ook kan opleveren, zoals: Bijdragen aan een innovatieve uitstraling van de bank. Optimale ondersteuning werkprocessen, leidend tot verhoging van productiviteit en slagvaardigheid. Toekomstvaste indeling, leidend tot lagere aanpassingskosten bij verandering en minder productiviteitsverlies bij verhuisbewegingen. 4 Om pragmatisch redenen is besloten moeilijk kwantificeerbare kosten buiten beschouwing te laten, met name: Kosten door tijdelijk productiviteitsverlies van de organisatie (verhuizing, gewenning aan het nieuwe concept e.d.). Kosten van het eigen personeel, betrokken bij het huisvestingsproject. Dit betreft zowel de gebruikers die tijd investeren in cursussen en informatieavonden, als huisvestingsspecialisten die betrokken zijn bij de ontwikkeling en realisatie van het project. Inzicht in deze kosten is niet beschikbaar, omdat de hieraan bestede uren niet zijn bijgehouden. De bevindingen uit de kostenvergelijking zijn gebaseerd op één praktijksituatie met een specifieke organisatie en een specifieke huisvesting. Algemene conclusies of richtlijnen kunnen hieruit niet worden afgeleid. Analyses van andere projecten zijn noodzakelijk voor een evenwichtig referentiekader. Herkenbaarheid en bruikbaarheid van de bevindingen binnen de bank noodzaakt tot aansluiting op de binnen de bank gebruikelijke methoden voor het vaststellen van kosten. Dit vertaalde zich in de uitwerking van het begrip kosten in projectuitgaven en exploitatiekosten 5 en toepassing van de binnen de bank gehanteerde afschrijvingssystematiek. Vanuit een streven naar draagvlak en uniformiteit is voor de kostenindeling aangesloten op de meest actuele standaardrubricering uit de huisvestingspraktijk: NEN 2748, Facilitaire kosten. Dit vergemakkelijkt het vergelijken van de kosten van ABN AMRO projecten met die van andere organisaties. NEN 2748: Facilitaire kosten 4 Beleid en Aanpak Kantoorinnovatie. Interne beleidsnotitie op basis van besprekingen beleidsgroep 29 oktober 1999, Drs. L.H.M. Diemel, ABN AMRO CHV, Amsterdam, december Opgenomen in de begrippenlijst (bijlage 1). 10

11 1.5 Leeswijzer De herhuisvesting van het regiokantoor Breda en het begrip Flexido wordt in hoofdstuk 2 uit de doeken gedaan. Ook worden hierin de fysieke kenmerken van het innovatieve concept Flexido en het (fictieve) conventionele kantoorconcept met elkaar vergeleken. Hoofdstuk 3 beschrijft de ontwikkelde kostenrubricering en geeft een overzicht van alle relevante kostenposten. Voorts wordt besproken vanuit welke invalshoeken de meest geschikte kostenomvang kan worden berekend. In hoofdstuk 4 wordt de kostenrubricering toegepast op de kostenanalyse van Flexido en het conventionele kantoorconcept, uitgesplitst naar de projectuitgaven en exploitatiekosten. Speciale aandacht gaat uit naar méér- en minderkosten en kengetallen. Hoofdstuk 5 evalueert het onderzoeksproces en bevat een reflectie op een effectieve aanpak van vervolgonderzoek naar de kosten van kantoorinnovatie. De conclusies en aanbevelingen staan in hoofdstuk 6. 11

12 Figuur 1.1 Flexido: bespreken, concentreren en archiveren Figuur 1.2 Concentratie in een concentratiecel, ontspanning in de cockpit 12

13 2. Flexido Leeswijzer In dit hoofdstuk wordt de onderzochte huisvestingssituatie nader toegelicht. Paragraaf 2.1 beschrijft de totstandkoming van Flexido. Vooruitlopend op de kostenanalyse in hoofdstuk 3 beschrijft paragraaf 2.2 de status van het Flexido-project en de financieringsbronnen en uitgaven voor zover die anders zijn dan in de niet-uitgevoerde conventionele variant. In paragraaf 2.3 worden de organisatorische en ruimtelijke kenmerken van Flexido en de conventionele variant op een rij gezet en met elkaar vergeleken. Dit is belangrijke achtergrondinformatie voor de kostenvergelijking in hoofdstuk Realisatie van het innovatieve kantoorconcept Initiatief Begin 1997 is vastgesteld dat het pand Breda Chasséveld onvoldoende mogelijkheden biedt om de organisatie optimaal te kunnen huisvesten. De in 1996 ontwikkelde plannen sloten niet meer aan op de door Visie 2000 gewijzigde ideeën over de organisatie en de huisvesting. Daarom is besloten om de mogelijkheden van alternatieve, innovatieve kantoorconcepten te onderzoeken 6. Een andere overweging was, dat het pand eenvoudigweg te klein was om op traditionele wijze 375 medewerkers te huisvesten. Flexido versus conventioneel Gebouwindeling Toch niet in één pand Het herhuisvestingsplan voor het ABN AMRO Regiokantoor Zuidwest te Breda voorzag in een renovatie van het pand aan het Chasséveld en de plaatsing van een nieuw inbouwpakket. Bovengenoemd besluit leidde tot een tweetal uitgewerkte alternatieven. In plan Flexido (flexibel & doelmatig) werd met niet-persoonsgebonden werkplekken de gehele te herhuisvesten organisatie opnieuw in het bestaande pand ondergebracht. In het niet-uitgevoerde alternatief met een conventioneel inrichtingsconcept en persoonsgebonden werkplekken zou het pand te klein zijn voor huisvesting van de gehele organisatie. In deze variant zijn de werkplekken verspreid over het pand Chasséveld en een locatie elders, de zogenoemde dislocatie. Door de toepassing van het innovatieve concept bleek de ruimte van de drie verdiepingen toereikend om de noodzakelijke faciliteiten te bieden voor alle 375 medewerkers en het bedrijfsproces. Hierdoor kon de volledige begane grond worden getransformeerd tot een open ontvangstruimte met vergaderfaciliteiten en een geheel nieuw personeelsrestaurant. De afdeling Hypotheken groeide tijdens de realisatie zó sterk, dat de maximale huisvestingscapaciteit van 375 medewerkers toch te klein bleek. Dit noodzaakte tot huisvesting van deze afdeling elders. Het oorspronkelijk voor de afdeling Hypotheken bestemde domein heeft tijdelijk leeggestaan. Het is inmiddels deels in gebruik genomen door andere afdelingen (hierna te noemen: voor eigen gebruik ). De 15 nog lege plekken (december 99) staan momenteel ter beschikking aan externe medewerkers. De vergelijking van beide concepten gaat overigens niet scheef, omdat het conventionele concept eveneens uitgaat van maximaal 375 te huisvesten medewerkers en met deze capaciteit de groei van de afdeling evenmin had kunnen opvangen. In de kostenanalyse is het aantal f.t.e. s en medewerkers voor de afdeling Hypotheken voor beide concepten consequent buiten de berekeningen gehouden. Het effect van lege plekken is natuurlijk wél terug te vinden in het kengetal kosten per medewerker. 6 Flexido: Haalbaarheidsonderzoek, conventionele inrichting versus flexibele inrichting van het Regiokantoor te Breda, ABN AMRO CHV(ing. C.J. Folstar) & ABN AMRO Regio Zuid West (I.P.J. van Dijk), juni Flexido, Flexibel en Doelmatig werken Bij ABN AMRO. ABN AMRO Bank Regio Zuidwest, Breda, Flexido: De effecten in kaart, evaluatie van een innovatief kantoorconcept, Ir. A. van den Brink, Taskforce Flexibel Werken: Samenwerkingsverband ABN AMRO CHV & TU Delft BMVB, Amsterdam, juli

14 Documentatie Over het project en de werking van het concept is inmiddels uitgebreide documentatie beschikbaar. Het promotieboekje 7, dat met de oplevering van de nieuwe huisvesting verscheen, beschrijft het project en het resultaat vanuit de ogen van verschillende leden van het projectteam. Plattegronden en fotomateriaal geven de lezer een beeld van de inrichting. Een uitgebreide evaluatie van de implementatie en de effecten van het concept is terug te vinden in een recent verschenen onderzoeksrapport 8, dat eveneens binnen het samenwerkingsverband tussen ABN AMRO en de TU Delft is gerealiseerd. 2.2 Kosten en financiering van projectonderdelen De herhuisvesting van het regiokantoor Breda is opgebouwd uit een aantal projectonderdelen met elk een eigen budget. Deze invalshoek biedt de mogelijkheid tot een onderscheid van de projectuitgaven naar projectonderdelen. In figuur 2.1 is de opbouw van de financiering en het daaruit voortvloeiende onderscheid in de projectuitgaven gevisualiseerd Flexido Basishuisvesting Extra bedrijfsmiddelen Voor de ontwikkeling en realisatie van Flexido kon geput worden uit verschillende financieringsbronnen. De basis voor de financiering van huisvestingsprojecten wordt gelegd met een door de divisieleiding gefiatteerd meerjarenbudget. Hiermee worden normaliter nieuw- en verbouw van panden door de onderneming gefinancierd. Hier bovenop kan de gebruiker (hier: regiokantoor Breda) besluiten zelf aanvullende financiering ter beschikking te stellen voor faciliteiten die zij voor haar bedrijfsproces wenselijk acht. Dit leidt doorgaans tot een hoger voorzieningenniveau. Voor Flexido betrof dit onder andere mobiele telefonie, computeromkastingen en accessoires. Onderhoud Doordat het gebouw aan het Chasséveld eigendom is van de bank en het onderhoud in eigen beheer wordt uitgevoerd, kon door CHV een budget worden vrijgemaakt voor planmatig onderhoud. In de kostenanalyse is aangenomen dat dit bedrag niet beïnvloed wordt met de keuze van een kantoorconcept. Voor conventioneel is dus hetzelfde bedrag aangehouden als voor Flexido. Flexido Conventioneel Chasséveld Chasséveld Dislocatie Financiering Budget Regiokantoor Budget Regiokantoor Budget Regiokantoor Onderhoudsbudget Onderhoudsbudget Ontwikkelingsbudget Meerjarenbudget N.V. Meerjarenbudget N.V. Meerjarenbudget N.V. Uitgaven Extra faciliteiten Stimulering bedrijfsproces Stimulering bedrijfsproces Onderhoud Onderhoud (Product-)ontwikkeling Nieuw/verbouw (basis) Nieuw- e/o verbouw (basis) Nieuw/verbouw (basis) Figuur 2.1: Overzicht financieringsopbouw en bijbehorende bestedingen Flexido en Conventionee. Ontwikkeling Vanwege de status van Flexido als proefproject zijn extra middelen beschikbaar gesteld voor specifieke ontwikkelingskosten (in CHV-termen: developmentkosten ). Zo moest de werkwijze en de organisatie worden voorbereid op flexibel werken. Op flexibel werken afgestemde attributen, die niet standaard in de markt verkrijgbaar zijn, zijn door middel van prototypen ontwikkeld, getest en geproduceerd. Dit betreft archiefkasten, 14

15 systeemwanden met een grote mate van transparantie (veel glas) en ingebouwde voorzieningen, computeromkastingen voor 2 cpu s, persoonlijke bergingen met voorzieningen voor het opladen van telefoons, de stofferingen en het maatmeubilair. Dit heeft geleid tot aanvullende werkzaamheden voor de kantoorconcept adviseur, de architect en de bouwfysisch adviseur en een groter bedrag aan honoraria. De ontwikkelingskosten zijn gefinancierd door CHV. Door het proefproject wordt informatie verworven over advieskosten voor het analyseren van de organisatie en de vertaling in een functioneel inrichtingsconcept. De verworven kennis wordt door CHV vastgelegd in richtlijnen en specificaties. Deze kunnen worden toegepast in volgende projecten, zodat het unieke product zich tot een seriematig product kan ontwikkelen. Anderzijds heeft elk gebouw en elke organisatie specifieke kenmerken. Het is dus denkbaar dat ontwikkelingskosten ook in de toekomst een rol spelen, zij het naar verwachting een minder grote rol. Hoger voorzieningen- en afwerkingsniveau De extra middelen hebben uiteindelijk geleid tot een hoger afwerkings- en voorzieningenniveau dan voor regiokantoren gebruikelijk is. Vanuit het oogpunt van flexibel werken wordt dit als noodzakelijk gezien. Conventioneel Voor de financiering van de huisvesting volgens een conventionele opzet is een extra projectbudget noodzakelijk voor de dislocatie. Aangenomen wordt dat voor een conventionele invulling van het Chasséveld hetzelfde onderhoudsbudget beschikbaar zou zijn geweest. Voor de dislocatie geldt een lager afwerkingsniveau. Van ontwikkelingskosten is bij conventioneel geen sprake. Het voorzieningenniveau is voor beide concepten gelijk. Figuur 2.2: Inrichtingselementen, speciaal ontwikkeld voor Flexibel Werken. Foto links: speciale binnenwanden met grote transparantie en ingebouwde voorzieningen, akoestische plafonds en zelfregulerende, energiezuinige armaturen. Foto rechts: persoonlijke bergingen met oplaadvoorzieningen en een aanlandwerkplek. Berekeningsgrondslag begane grond De calculatie van een fictieve renovatie van het pand met een conventionele inrichting is gebaseerd op recente kengetallen, bekend bij architect en adviseurs. Voor de berekeningen is uitgegaan van de gebouwindeling vóór de renovatie: een cellenkantoor met veel grote kamers en enkele kantoortuinen met open werkplekken. De indeling voor de begane grond is ontleend aan een niet gerealiseerde project ( Monica ) uit

16 2.3 Kenmerken van de onderzochte kantoorconcepten Leeswijzer In deze paragraaf worden de kenmerken van de innovatieve variant (Flexido) en de conventionele variant (Chasséveld conventioneel + dislocatie conventioneel) toegelicht. In wordt geschetst welke data verzameld zijn en hoe dit is gebeurd. De belangrijkste getalsmatige kenmerken van beide concepten worden afzonderlijk behandeld in en en in met elkaar vergeleken. In worden enkele conclusies getrokken. Flexido Conventioneel Chasséveld Totaal (2 panden) Chasséveld Dislocatie 255 werkplekken 375 werkplekken 265 werkplekken 311 fte (dec. 99) 311 fte (dec. 99) = 220 fte werkplekken 91 fte 336 koppen (dec. 99) 336 koppen (dec. 99) 237 koppen 99 koppen 6289 m2 BVO 8900 m2 BVO 6289 m2 BVO 2611 m2 BVO Figuur 2.3: De concepten die met elkaar vergeleken zijn Dataverzameling Vloeroppervlakten De waarden voor BVO, NVO en VVO zijn ontleend aan de nacalculatie van architectenbureau Cannegieter Kan Panis Parent (CKPP). Aan de hand van computertekeningen heeft het bureau het pand Chasséveld volgens beide concepten opnieuw gemeten. De afmetingen van de dislocatie zijn afgeleid van het pand Chasséveld met een traditionele inrichting. Het aantal werkplekken per type is ontleend aan het boek Flexido, flexibel Werkplekken en doelmatig werken binnen de bank uit 1999, uitgegeven door ABN AMRO Bank Regio Zuidwest in Breda. Personeelsaantallen Personeelsaantallen zijn uitgedrukt in medewerkers ( koppen ) en fte s (full-time equivalents). De gegevens zijn achterhaald voor twee peildata: februari toen project Flexido zich in de initiatieffase bevond en de aantallen zijn vastgelegd in een startdocument - en december 1999, ten tijde van bezettingsgraadmetingen. Deze waarden zijn opgevraagd bij het facility management van het regiokantoor Flexido Flexido kent 255 volledig geoutilleerde werkplekken, waarvan 194 open werkplekken en 61 concentratiewerkplekken. Het is ontworpen voor maximaal 375 medewerkers. De werkplekken zijn activiteitsgerelateerd. Medewerkers kiezen naar gelang de soort werkzaamheden een hiervoor geëigende vrije werkplek. Zij zijn voor telecommunicatie bereikbaar op de mobiele telefoon (DECT) en de bureaugebonden PC. Uit figuur 2.4 blijkt de grote variatie in kantoorwerkplekken en werkruimten. Dit is kenmerkend voor innovatieve kantoorconcepten. Het aantal f.t.e. s is tussen februari 1998 en december 1999 gegroeid met 8.6 %. Zoals eerder gemeld worden de door het elders huisvesten van afdeling Hypotheken vrijgekomen werkplekken gedeeltelijk gebruikt om deze groei op te vangen. De resterende 15 werkplekken (6%) worden gebruikt door externe medewerkers en uitzendkrachten. Kengetallen Aantal medewerkers per werkplek Fte / werkplek In figuur 2.6 zijn de kenmerken van Flexido uitgezet in kengetallen. De bezetting van de volwaardige werkplekken is 1,32 medewerker en 1,22 fte per werkplek (peildatum december 1999). Indien de organisatieomvang na het vertrek van Hypotheken niet gegroeid zou zijn dan zou de bezetting 1,19 medewerker per werkplek en 1,12 fte per werkplek hebben bedragen. 16

17 Als maat voor de oppervlaktebezetting is het aantal m2 VVO per fte informatiever dan het aantal m2 BVO per fte. De VVO-factor gaat immers uit van het voor activiteiten geschikt vloeroppervlak, terwijl de BVO-factor ook onbruikbaar oppervlak (leidingschachten, installatieruimten, etc.) mee telt. VVO / fte VVO / Werkplek VVO / BVO Met als peildatum december 1999 is het aantal m2 VVO per fte en per medewerker ( kop ) respectievelijk 17,0 en 15,8. Per werkplek is 20,8 m2 VVO beschikbaar. De verhouding VVO/BVO in het pand Chasséveld is 0,84. 17

18 Kenmerken Flexido concept Vestiging: ABN AMRO Bank Regio Zuidwest, Breda Adres: Chasséveld 1 Projectomschrijving: Renovatie casco en nieuwe inbouw, toegerust op innovatief werkplekconcept ('Flexido') Datum oplevering: 19 maart 1999 Bouwjaar 1983 Indeling: Verdiepingen (2e, 3e en 4e): kantoor Begane grond: ontvangst & receptie, restaurant, vergaderen, congressen Typen kantoorwerkplekken Individuele werkplekken: Communicatie- en overlegruimten: 194 open werkplekken 18 teamkamers 61 concentratiewerkplekken 9 overlegtafels 11 stawerkplekken 6 zitjes 6 aanlandwerkplekken 4 bibliotheek- en leesruimten 5 clubs 15 vergaderkamers 1 restaurant met keukens Door het niet-huisvesten van de afdeling Hypotheken in het pand Chasséveld is op de tweede verdieping een aantal werkplekken vrijgevallen. Vijftien van deze plekken worden niet permanent gebruikt door het regiokantoor, maar door externe medewerkers en uitzendkrachten. Deze externe medewerkers zijn niet meegeteld in de personeelsformatie. Werkplekaantallen (open + concentratie) Totaal beschikbaar 255 (2) Permanent gebruikt door de eigen organisatie 240 (3) Vloeroppervlak (m2) Verhuurbaar Vloeroppervlak (VVO) (1) Netto Vloeroppervlak (NVO) (1) Bruto Vloeroppervlak (BVO) (1) Personeelsaantallen Feb. '98 Dec. '99 groei Medewerkers ('koppen') 303 (6) 336 (4) 10,9% Fte's (full-time equivalents) 286,5 (5) 311 (4) 8,6% Legenda Feb '98 : Dec. '99: Programma van Eisen: ten tijde van initiatieffase project Bezettingsgraadmetingen dec. '99, concept in gebruik. Bronnen (1) Nacalculatie CKPP (21/07/00) (2) ABN AMRO Bank Regio Zuidwest, Breda (juni '99): "Flexido, flexibel en doelmatig werken bij ABN AMRO" (3) Opgave ABN AMRO Bank Regio Zuidwest, Breda, fm organisatie advies (S. Kloppers) Peildatum: juni 2000 (4) Opgave ABN AMRO Bank Regio Zuidwest, Breda, fm organisatie advies (S. Kloppers) (5) PVE notitie "Overzicht FTE's v. Dijk ", ABN AMRO Bank Regio Zuidwest fm infrastructuur (februari '98) (6) Afgeleid van fte-aantal. Gebaseerd op verhouding fte - 'kop als in 'Flexido Haalbaarheidsonderzoek, "conventionele v.s. flexibele inrichting v/h Regiokantoor te Breda", 19 juni 1997 Figuur 2.4: Kenmerken van het innovatieve concept Flexido 18

19 2.3.3 Conventioneel concept Ter vergelijking is een conventioneel concept doorgerekend, uitgaande van het pand aan het Chasséveld maar nu ingericht volgens een binnen de bank gangbaar inrichtingsconcept met persoonsgebonden werkplekken. Hierbij zouden in het pand 265 werkplekken ondergebracht worden en 110 werkplekken op een dislocatie (huisvesting op een andere locatie). Het voorzieningenniveau en afwerkingsniveau is gelijk gesteld aan wat destijds als standaard voor een vergelijkbaar kantoor binnen de bank gold. Verdeling werkplekken bepaalt oppervlakte dislocatie verdeling aantal medewerkers. De hoeveelheid vloeroppervlak voor de dislocatie is afgeleid van het benodigde aantal werkplekken (375) en de huidige ruimtenorm van ca 24 m2 BVO per werkplek. Hiermee zijn de capaciteit van het bestaande pand en de benodigde werkplekcapaciteit van de dislocatie berekend. Omdat het concept uitgaat van persoonsgebonden werkplekken is de verdeling van personeelsaantallen over beide panden in dit onderzoek gebaseerd op de verdeling van het aantal werkplekken over beide panden. Met december 1999 als peildatum voor personeelsaantallen is de verhouding tussen aantallen medewerkers respectievelijk fte s en aantallen werkplekken bij dit concept 0,9 medewerker en 0,83 fte per werkplek. Zou de organisatie niet gegroeid zijn (uitgangspunt februari 1998) dan zou bij het elders huisvesten van afdeling Hypotheken bijna 20% van de werkplekken hebben leeggestaan (0,81 medeweker per werkplek). In het conventionele kantoorconcept is 24,1 m2 VVO per fte beschikbaar, 22,3 m2 VVO per medewerker en 20,0 m2 VVO per werkplek. Bij een organisatieomvang als in februari 1998 zou voor iedere fte 26,2 m2 VVO beschikbaar zijn geweest en per medewerker ( kop ) 24,8 m2 VVO. Kengetallen Fte / werkplek VVO / fte VVO / werkplek Vergelijking Flexido Conventioneel In de vorige twee paragrafen zijn de personeelsaantallen voor twee peildata vastgesteld. De feitelijke en meer recente situatie per december 1999 staat in de vergelijking centraal. Niettemin zijn enkele kengetallen ook gerelateerd aan de omvang van de organisatie per februari Deze getallen zijn maatgevend voor de situatie waarin het regiokantoor niet of nauwelijks gegroeid zou zijn. Ook hier zijn alle personeelsaantallen exclusief de afdeling Hypotheken maatstaf voor de kengetallen. VVO / werkplek Hoewel de verschillen klein zijn, is de ruimte per werkplek voor Flexido verrassenderwijs hoger (4%) dan voor Conventioneel. Een lagere omvang zou op het eerste gezicht logischer zijn, vanwege het effect van een efficiëntere indeling en het verdwijnen van veel binnenwanden. Flexido kent echter ook 44 andersoortige werkplekken (teamkamers, overlegtafels, sta-werkplekken en aanlandplekken), die niet tot volwaardige werkplekken worden gerekend. Daarnaast zijn er vijf clubs, vier bibliotheek- annex leesruimten en een ruim opgezet bedrijfsrestaurant. Dit laatste is in de berekening van kengetallen buiten beschouwing gelaten. 19

20 Kenmerken Conventioneel concept Vestiging: ABN AMRO Bank Regio Zuidwest, Breda: Vestiging Chasséveld & vestiging 'dislocatie' Adres: Chasséveld 1; dislocatie: n.b. Projectomschrijving: Renovatie casco en nieuwe inbouw volgens traditioneel werkplekconcept Datum oplevering: NIET GEREALISEERD Bouwjaar 1983 Indeling Chasseveld: Kantoren op begane grond en (3) verdiepingen. Entree, receptie en restaurant op beg. Grond Indeling dislocatie: N.b. Met 375 werkplekken zouden Chasséveld en dislocatie onvoldoende ruimte hebben geboden voor de afdeling Hypotheken. Door Hypotheken elders te huisvesten zijn vijftien werkplekken vrijgevallen die niet worden gebruikt door medewerkers van het regiokantoor. Chasséveld Dislocatie Totaal Werkplekaantallen Totaal beschikbaar 265 (1) 110 (1) 375 (1) Vloeroppervlak (m2) Verhuurbaar Vloeroppervlak (VVO) (1) (1) Netto Vloeroppervlak (NVO) (2) (3) Bruto Vloeroppervlak (BVO) (1) (3) Personeelsaantallen Dec. '99 Medewerkers ('koppen') 237 (7) 99 (7) 336 (4) Fte's (full-time equivalents) 220 (7) 91 (7) 311 (4) Feb. '98 Medewerkers ('koppen') 214 (8) 89 (8) 303 (6) Fte's (full-time equivalents) 202,5 (8) 84,0 (8) 286,5 (5) groei: Medewerkers ('koppen') 10,9% Fte's (full-time equivalents) 8,6% Legenda: Feb '98 : Dec. '99: Programma van Eisen: ten tijde van initiatieffase project Bten tijde van de bezettingsgraadmetingen (concept in gebruik) Bronnen: (1) Nacalculatie Cannegieter Kan Panis & Partners (CKPP): Eindrapportage 20/07/00 (2) Nacalculatie CKPP: rapportage 17/07/00 (3) Afgeleid van m2's Chasséveld o.b.v. verdeling werkplekken over beide vestigingen. CKPP had deze methode al toegepast voor VVO-dislocatie. (4) Opgave ABN AMRO Bank Regio Zuidwest, Breda, fm organisatie advies (S. Kloppers) (5) PVE notitie "Overzicht FTE's v. Dijk ", ABN AMRO Bank Regio Zuidwest fm infrastructuur (februari '98) (6) Afgeleid van fte-aantal. Gebaseerd op verhouding fte - 'kop als in 'Flexido Haalbaarheidsonderzoek, "conventionele v.s. flexibele inrichting v/h Regiokantoor te Breda", 19 juni 1997 (7) Afgeleid van totaal Dec.'99, o.b.v. verdeling van de m2's (of hier: werkplekken) (8) Afgeleid van totaal P.v.E, o.b.v. verdeling van de m2's (of hier: werkplekken) Figuur 2.5: kenmerken van het conventionele concept 20

21 Kengetallen Flexido en Conventioneel concept Kenmerken Flexido Conventioneel Verschil C -/- F (C - F)/F Organisatie fte / 'kop' (dec. '99) 0,93 0,93 n.v.t. fte / 'kop' (feb. '98) 0,95 0,95 n.v.t. Werkplekbezetting: Situatie dec. '99 'Koppen' per werkplek (totaal) 1,32 0,90-0,42-32,0% fte per werkplek (totaal) 1,22 0,83-0,39-32,0% fte per werkplek (eigen gebruik) 1,30 0,93 (1) -0,37-28,6% werkplekken eigen gebruik / werkplekken totaal 94,1% 89,6% (2) -0,05 - Situatie feb. '98 'Koppen' per werkplek 1,19 0,81-0,38-32,0% fte per werkplek (totaal) 1,12 0,76-0,36-32,0% Oppervlaktebezetting (m2): Situatie dec. '99 VVO per fte 17,0 m2 24,1 m2 7,07 m2 41,5% NVO per fte 17,3 m2 24,5 m2 7,19 m2 41,5% BVO per fte 20,2 m2 28,6 m2 8,39 m2 41,5% VVO per 'kop' 15,8 m2 22,3 m2 6,55 m2 41,5% NVO per 'kop' 16,0 m2 22,7 m2 6,66 m2 41,5% BVO per 'kop' 18,7 m2 26,5 m2 7,77 m2 41,5% VVO per werkplek (totaal) 20,8 m2 20,0 m2-0,78 m2-3,8% NVO per werkplek (totaal) 21,1 m2 20,3 m2-0,80 m2-3,8% BVO per werkplek (totaal) 24,7 m2 23,7 m2-0,93 m2-3,8% Situatie febr 98 VVO per fte 18,5 m2 26,2 m2 7,68 m2 41,5% NVO per fte 18,8 m2 26,6 m2 7,81 m2 41,5% BVO per fte 22,0 m2 31,1 m2 9,11 m2 41,5% VVO per 'kop' 17,5 m2 24,8 m2 7,26 m2 41,5% NVO per 'kop' 17,8 m2 25,2 m2 7,38 m2 41,5% BVO per 'kop' 20,8 m2 29,4 m2 8,62 m2 41,5% Gebouwfactor: VVO / BVO 0,84 0,84 n.v.t. NVO / BVO 0,86 0,86 n.v.t. VVO / NVO 0,98 0,98 n.v.t. % 'Verschil' uitgedrukt in percentages van Flexido concept (1) In de conventionele situatie is aantal werkplekken in eigen gebruik en aantal koppen hetzelfde. Daarom is de waarde gelijk gesteld aan fte / 'kop' -verhouding (2) Idem als (1): daarom is de waarde gelijk aan 'koppen' per werkplek fte Aantallen exclusief 'Hypotheken' koppen' Aantallen exclusief 'Hypotheken' werkplekken (eigen gebruik) Werkplekken, permanent gebruikt door de eigen organisatie (niet totaal). Momentopname december '99 Figuur 2.6: Vergelijking kengetallen ruimtegebruik Flexido en Conventioneel concept VVO/fte Uiteindelijk levert het delen van werkplekken in Flexido in vergelijking met een conventioneel concept een aanzienlijke ruimtebesparing op. Indien gehuisvest volgens het conventionele concept zou het aantal m2 VVO per fte 42% hoger uitvallen dan nu bij Flexido het geval is (conventioneel 24 m2 per f.t.e., Flexido 21

22 17 m2 per f.t.e). Per medewerker bedragen de waarden 15,8 m2 VVO voor Flexido en 22,3 m2 VVO voor de conventionele variant. Fte / werkplek VVO/BVO Met de beschikbare gegevens kan de werkplekbezetting in twee verschillende kengetallen uitgedrukt worden. Het aantal medewerkers ( koppen ) per werkplek lijkt in een innovatief concept met niet-persoonsgebonden werkplekken echter minder relevant dan het meer op activiteit gerichte kengetal van aantal fte per werkplek. Gerelateerd aan het totale aantal aanwezige werkplekken bedraagt het aantal fte per werkplek in de conventionele variant 0,83 fte/werkplek. Dit is 32% lager dan het aantal fte/werkplek in Flexido (1,30 fte/werkplek). De efficiëntie van de ruimtelijk structuur van een gebouw kan worden uitgedrukt in gebouwfactoren, waaronder de verhouding VVO/BVO. Een inefficiënte gebouwindeling (b.v. veel ruimte voor trappen en liften en veel technische ruimte) leidt tot een lage verhouding VVO/BVO. Doordat alle oppervlakteafmetingen (BVO, NVO, VVO) van de dislocatie op basis van aantallen werkplekken is afgeleid van het pand aan het Chasséveld, zijn er op dit gebied echter geen verschillen tussen beide concepten Conclusies Kengetallen gebaseerd op het aantal medewerkers ( koppen ) en aantal fte zijn altijd een momentopname. Zij geven niet de werkelijke waarden weer over een langere periode. Voor een meer afgewogen beeld is het eigenlijk beter om een jaargemiddelde vast te stellen of kengetallen voor pieken en dalen. Oppervlak in m2 VVO Organisatie in fte Ten aanzien van ruimtegebruik biedt het verhuurbaar vloeroppervlak VVO een beter zicht dan het bruto vloeroppervlak BVO. VVO betreft het oppervlak dat voor werkprocessen kan worden ingezet. BVO omvat ook de ruimte voor verticale ontsluiting en technische ruimten. Bij flexibele, niet-persoonsgebonden werkplekken geeft het aantal fte een betere indicatie voor de bezetting (bemensing) dan het aantal medewerkers. Flexibele werkplekken en fte-aantallen zijn beide activiteitsgebonden, terwijl persoonsgebonden werkplekken en koppen persoonsgebonden zijn. Hoewel figuur 2.6 een hele reeks kengetallen in beeld brengt, is de informatieve waarde van sommige kengetallen beperkt. Veel gegevens en daarmee ook de hieraan gekoppelde kengetallen zijn immers van elkaar afgeleid. Het aantal m2 VVO, NVO en BVO voor de dislocatie zijn bijvoorbeeld gebaseerd op normcijfers per werkplek. Het aantal werkplekken is rechtstreeks afgeleid van het pand Chasséveld. Fte/werkplek VVO / fte VVO / werkplek Het aantal fte per werkplek bedraagt voor Flexido 1,22 fte/werkplek en voor de conventionele variant 0,9 fte/werkplekctor. De werkplekbezetting van de conventionele variant valt daarmee 0.42 fte/werkplek ofwel 32% lager uit dan die van Flexido. Het aantal VVO per fte bedraagt voor Flexido 17,0 m2 VVO/fte en voor de conventionele variant 24,1 m2 VVO/werkplek. De conventionele variant gebruikt dus 7,1 m2 (41,5%) méér oppervlak per fte dan Flexido. Het aantal m2 VVO per werkplek bedraagt voor Flexido 20,8 m2 en voor de conventionele variant 20,0 m2. Het conventionele concept komt daarmee 4% lager uit dan de innovatieve variant. Het verschillen tussen beide concepten is dus erg klein. Dit is verrassend, omdat de ruimte bij een open kantoorindeling efficiënter kan worden ingedeeld. Daar staat tegenover, dat in een innovatief concept ook veel andersoortige werkplekken (44 in getal) zijn opgenomen, die óók ruimte innemen. 22

23 3. Kostenrubricering Inzicht in de kosten van kantoorinnovatie vereist een goed beeld van alle relevante kostenposten. Als eerste stap in dit onderzoek is daarom gezocht naar een geschikte kostenrubricering, waarin alle mogelijke kostenposten terug te vinden zijn. Volledigheid, overzichtelijkheid en toegankelijkheid (niet te grof, niet te gedetailleerd) zijn belangrijke uitgangspunten. 3.1 Voorwaarden en overwegingen Niet elke opzet is even geschikt. Bij het zoeken naar een indeling die zowel uit theoretisch oogpunt als vanuit praktische bruikbaarheid geschikt is, hebben de volgende overwegingen een rol gespeeld Criteria Voor de rubricering zijn twee criteria geformuleerd: 1. Aansluiting op de gangbare wijze van kostenregistratie bij ABN AMRO, omwille van de herkenbaarheid, efficiënt gebruik van beschikbare informatie en eenvoudige communicatie. 2. Aansluiting op de gangbare wijze van kostenregistratie in de praktijk, om eigen projecten te kunnen vergelijken met projecten van derden. Projectuitgaven en Exploitatiekosten Ad 1: Kostenoptiek: werkwijze binnen ABN AMRO Voor een vergelijking van de kosten en baten van kantoorinnovatie is de totaalsom van de projectkosten onvoldoende. De keuze voor een bepaald concept heeft ook zijn weerslag op de exploitatiekosten. Een karakteristiek kenmerk van innovatieve kantoorconcepten is bijvoorbeeld het delen van werkplekken. Daardoor kan met een kleiner aantal werkplekken worden volstaan dan in een traditioneel concept. De werkplekken worden echter wel intensiever benut. Kostenbesparingen op werkplekken en ruimtegebruik worden wellicht weer te niet gedaan door extra uitgaven voor slijtvast en individueel instelbaar meubilair en extra schoonmaak 9. Daarom is gekozen voor een tweeledige kostenvergelijking, uitgaande van een rubricering van de projectuitgaven en een rubricering van de exploitatiekosten. Projectuitgaven betreffen alle uitgaven - investeringen en andere kosten - voor de realisatie van het project. Binnen de bank worden de uitgaven vertaald naar de jaarrekening (Winst- en Verliesrekening). In de exploitatiekosten worden de investeringen in de vorm van afschrijvingen en rentelasten omgeslagen naar kosten op jaarbasis. Deze kosten worden aangevuld met exploitatiekosten, die door de eigenaar van het pand (de bank als holding of N.V.) en de gebruiker (de gehuisveste afdeling) gemaakt worden. Belastingen en heffingen, schoonmaak en onderhoud zijn bekende voorbeelden. Er is bewust niet gekozen voor de Contante Waarde methode, waarbij alle uitgaven contant worden gemaakt naar een vastgesteld tijdstip. Deze methode is gebruikelijk bij beleggers en levert realistischer resultaten op, doordat ze geen gebruik maakt van kunstmatige afschrijvingsconstructies en inflatie en rente op de meest reële manier verrekent. Zij voldoet echter minder goed aan het eerste criterium. NEN 2748: Facilitaire Kosten Ad 2: Actuele kostenrubricering in de praktijk: NEN 2748 Er zijn diverse indelingen voor de rubricering van projectkosten en huisvestingskosten in omloop. Voor het onderhavige onderzoek is aangesloten op de recent door het Nederlands Normalisatie Instituut (NEN) ontwikkelde norm NEN 2748: Facilitaire kosten. Ontwikkelingen in het facilitaire vakgebied (o.a. opkomst ICT, Corporate Real Estate 9 Ook is het denkbaar dat een hogere werkplekbezetting consequenties heeft voor b.v. de liftcapaciteit, het aantal toiletten en de grootte van het bedrijfsrestaurant. Verschillen hierin zijn echter vooralsnog buiten beschouwing gelaten. 23