Facilitaire Kengetallen Gemeenten 2009

Transcriptie

1 SAMENVATTING Facilitaire Kengetallen Gemeenten 2009 Het twaalfde onderzoek Facilitaire Kengetallen Gemeenten bevat weer een scala aan interessante gegevens. Naast de jaarlijkse terugkerende informatie passeren onderwerpen als duurzaamheid van huisvesting en kwaliteit van schoonmaak dit jaar de revue. Op 6 november 2009 is het onderzoek overhandigd aan dr. J.J.M. Uijlenbroek, directeur generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk, bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Duurzaamheid nog geen issue voor gemeenten Voor de eerste keer werd het thema duurzaam bouwen (dubo) in nauwe samenwerking met bbn adviseurs onder de loep genomen. Over het algemeen kan gesteld worden dat de gemeenten duurzaam bouwen belangrijk vinden, gezien het feit dat een ruime meerderheid van de respondenten beleidsdoelstellingen op dit gebied heeft geformuleerd. Dat er nog het nodige gedaan moet worden blijkt nog uit het feit dat nog niet alle respondenten het Klimaatakkoord lijken te hebben vertaald in concrete doelstellingen. Een aantal heeft überhaupt geen doelstellingen geformuleerd. Ten aanzien van gerealiseerde dubo maatregelen ontstaat het beeld dat er nog veel winst te behalen valt. De gemeenten die met de ontwikkeling van nieuwe huisvesting of ingrijpende renovatie bezig zijn, lijken dat moment te willen aangrijpen om ook op het terrein van duurzaam bouwen een belangrijke stap te zetten. Het is opvallend dat slechts een klein percentage van de respondenten in het verleden rekening heeft gehouden met eventuele veranderingen (krimp- of groei) in de toekomst. Gezien de onvoorspelbare toekomstige ontwikkelingen binnen de plaatselijke overheid lijkt dit voor nieuwe projecten wel zinvol. Op de gestelde vraag of de respondenten voornemens zijn om wijzigingen in de huisvestingssituatie aan te brengen, blijkt dat 67% van de respondenten dit binnen nu en vijf jaar van plan zijn. In het volgende figuur zijn deze percentages weergegeven. Figuur 1: Voornemen tot wijzigingen in de huisvestingssituatie 30% 37% 10% 23% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 0-2 jaar 2-5 jaar 5- < jaar nvt Er liggen dus voldoende kansen om op het gebied van duurzaamheid en milieu veel verbeteringen te realiseren.

2 Lichtpunt: digitalisering levert geld op! Ruim 43% van de respondenten heeft binnen de gemeente een digitaliseringbeleid ten behoeve van documentmanagement ontwikkeld. Slechts 10% van de respondenten geeft aan dat er geen digitaliseringbeleid is ontwikkeld. Het grootste deel van de respondenten, bijna 47% geeft aan dat het digitaliseringbeleid op dit moment in ontwikkeling is. De gemeente Vlaardingen geeft als enige gemeente aan dat digitalisering volledig is geïmplementeerd binnen de gemeente. Naar verwachting zal dit aantal toenemen, ruim 63% van de respondenten geeft namelijk aan dat de gemeente beschikt over een plan van aanpak voor implementatie van het digitaliseringbeleid. Ruim 58% van de respondenten geeft aan dat de investeringen, indien relevant,voor de komende vijf jaar zijn gedekt. Veel respondenten geven aan dat digitalisering een van de meest belangrijke ontwikkelingen is binnen de gemeente. Als bijkomende ontwikkeling wordt onder andere de vermindering van de fysieke opslag genoemd. Op basis van de vraag of respondenten een daling in de behoefte van fysieke opslag constateren, blijkt dit percentage erg laag. Ruim 46% van de respondenten geeft aan dat de vermindering van de behoefte niet meer dan 10% bedraagt. In het volgende figuur zijn de percentages op basis van de behoefte weergegeven. Figuur 2: Vermindering behoefte fysieke opslag door digitalisering in % 11% 11% 46% 0% - 10% 11%- 20% 21% - 50% 51`% - 100% 32% Ruim 43% van de respondenten heeft een digitaliseringbeleid ontwikkeld. Slechts 10% geeft aan dat er geen digitaliseringbeleid is ontwikkeld. Bijna de helft van de respondenten geeft aan dat het digitaliseringbeleid in ontwikkeling is.

3 In het volgende figuur zijn de kosten weergegeven op basis van het gegeven of een digitaliseringsbeleid aanwezig is. Figuur 3: Kosten documentmanagement per fte in op basis van de aanwezigheid van een digitaliseringbeleid , , ,12 0 Ontwikkeld In ontwikkeling Niet ontwikkeld Frappant is het grote verschil in kosten tussen respondenten met een niet ontwikkeld- en een ontwikkeld beleid. De conclusie is gerechtvaardigd dat investeren in beleid op deze facilitaire activiteit zeker loont. Werkplekkosten weer omlaag Op basis van de gewogen gemiddelde kosten per werkplek bedragen de facilitaire kosten conform de rubricering binnen de NEN 2748 ruim ,--. Een forse daling ten opzichte van De daling wordt wordt voornamelijk veroorzaakt door de verdere daling in de huisvestingskosten. Een aantal respondenten geeft aan dat in het kader van te plegen nieuwbouw in de nabije toekomst investeringen voor onderhoud worden uitgesteld waardoor de onderhoudskosten zijn gedaald. De energiekosten daarentegen zijn licht gestegen. Respondenten geven in het kader van hun duurzaamheidbeleid aan dat zij alternatieven in het kader van energie onderzoeken. Koude/warmte opslag blijkt daarbij een belangrijke speler te worden. Innovatief werken nog geen hype binnen gemeenten Respondenten blijven nadenken hoe efficiënter met ruimte kan worden omgegaan. Toch lijkt het thema het nieuwe werken nog niet geland te zijn. Het totaal aantal fte per werkplek is ten opzichte van vorig jaar gedaald van 0,92 naar 0,83 fte per werkplek. Dit is opvallend aangezien een steeds groter aantal respondenten aangeeft dat het flexibele kantoorconcept (voor een gedeelte) is ingevoerd binnen de gemeente. Enkele respondenten geven aan dat de huidige panden een rigide indeling kennen, locaties beschikken over veel niet-nuttige ruimte. Het aantal m2 bvo per werkplek daalt echter verder en benadert de standaardnorm voor werkplekken van 25 m2 bvo.

4 Aantal m2 bvo per werkplek Het volgende figuur geeft het totaal aantal m2 bvo per werkplek weer Figuur 4: Totaal aantal m2 bvo per werkplek Thuiswerken wordt steeds meer toegestaan, echter dit is nog niet vertaald in minder werkplekken. Kosten risicobeheersing weer iets hoger In 2008 werd een daling in de kosten geconstateerd. Dit jaar zien we een stijging van de kosten op het gebied van risicobeheersing. In 2008 bedroeg het gemiddelde 13,22 per m2 bvo. Dit jaar zijn de kosten gestegen naar 14,06 per m2 bvo. Enkele respondenten geven aan meer aandacht te (moeten) geven aan dit onderdeel. Ook wordt aangegeven dat een stijging in het aantal incidenten er toe heeft geleid dat er gebruik is gemaakt van extra inzet van (externe) beveiliging. Schoonmaakkosten blijven gelijk De kosten schoonmaak zijn ten opzichte van vorig jaar nagenoeg gelijk gebleven. Het gemiddelde bedraagt 15,44 per m2 bvo (n=34). Enkele respondenten geven aan bewust te sturen op kosten. Zo geeft een respondent aan dat er alleen overdag wordt schoongemaakt en dat schoonmakers zelf beoordelen of de ruimte schoon gemaakt dient te worden. En dit blijkt te werken. Ruim 93% van de respondenten heeft de schoonmaak volledig uitbesteed. Dit blijkt voordeliger dan de schoonmaak (deels) in eigen beheer te organiseren. De gemiddelde kosten voor schoonmaak die (deels) in eigen beheer worden georganiseerd bedragen 16,69 per m2 bvo. De kosten voor schoonmaak die volledig is uitbesteed bedraagt 15,73 per m2 bvo (n=32).

5 Contractvorm bepaalt kosten schoonmaak In de volgende tabel zijn de schoonmaakkosten op basis van het contract weergegeven. Tabel 1: kosten schoonmaak per m2 bvo op basis van het type contract Contractbasis Gewogen gemiddelde 2009 N-waarde Resultaat 16,12 9 Uren 14,85 9 Resultaat en uren 15,73 14 Gemiddelde schoonmaakkosten per m2 bvo 15,44 Het opstellen van een contract op uurbasis blijkt het meest voordelig. respondenten heeft een contract op basis van resultaten en uren afgesloten. Het grootste deel van de Meer informatie? Neem dan contact op met het projectteam; Froukje Terpstra en Remko Oosterwijk, bereikbaar via nr