Plan van aanpak. Verhuizen rekencentrum Delftechpark naar extern Datacentrum

Transcriptie

1 Plan van aanpak Verhuizen rekencentrum Delftechpark naar extern Datacentrum Opsteller: Jan de Mik, Frank Verhagen Status: Definitief Projectfase: Versie: Voorbereidingsfase 0.2 Datum:

2 Project Besluitvormingsblad (opdrachtgever en nemer) Projectnaam : Zie boven Budgetnummer : Projectleider : Frank Verhagen Handtekening : Datum : 2. Hoofd uitvoerende afdeling : Jan de Mik Handtekening : Datum : 3. Opdrachtgever : Jan de Mik Handtekening : Datum : Door het ondertekenen van dit Plan van Aanpak verklaart de opdrachtgever zich akkoord met de wijze van uitvoering van het project zoals beschreven in dit plan van aanpak. 2

3 INHOUD Pagina 1. Inleiding 4 2. Doel 4 3. Scope 4 4. Randvoorwaarden 4 5. Stand van zaken 4 6. Resultaat project 5 7. Projectstrategie (planproces) 5 8. Projectorganisatie Project Management Team Taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden 6 9. Projectbeheersing Kwaliteit Productkwaliteit Proceskwaliteit Geld Tijd Informatie en communicatie Risicoinventarisatie Besluitvorming Besluitvormingsstructuur Besluitvorming Plan van Aanpak 11 3

4 1. Inleiding Het hoofdrekencentrum van Delfland is gestationeerd op Delftechpark, een huurpand. Het rekencentrum is gebouwd in 2006 en dus ruim zes jaar oud. Gezien de snelle technische ontwikkelingen van datacenters (zoals koeling, energieverbruik, warmteafgifte) en de oriëntatie van Delfland op het toekomstige huisvestingsbeleid, is er in een business case een afweging gemaakt tussen functionaliteit, kosten en energie-efficiëntie (tevens CO2 footprint) voor het huidige, inpandige datacenter en voor een drietal externe datacenters. In de samenwerking op ICT-gebied tussen de waterschappen Rijnland, Schieland en de Krimpenerwaard en Delfland, is dit ook als een gezamenlijk actiepunt gedefinieerd. In het genoemde onderzoek zijn de 3 ICT-afdelingen dan ook gelijk opgetrokken en zijn zij het eens over de eisen die vandaag de dag aan een rekencentrum gesteld moeten/kunnen worden. Conclusie uit het onderzoek is dat er vele en direct realiseerbare voordelen op functioneel, kwalitatief, financieel en duurzaamheidvlak zijn en er een onmiddellijke besparingspotentie is. Delfland wil daarom het huidige rekencentrum in 2013 migreren naar een extern alternatief. 2. Doel Het doel van dit project is een spoedige migratie van het huidige, inpandige datacenter naar een extern alternatief, zonder dat de continuïteit van de dienstverlening aan Delfland in gevaar komt. In overleg met Bedrijfsmiddelen zullen de huidige voorzieningen in het Delftechpark afgebouwd worden. Gezien de samenwerking op ICT-gebied zullen wij de buurwaterschappen op de hoogte houden van cq. betrekken bij de voortgang. 3. Scope - Dit project richt zich enkel op het migreren van het Rekencentrum op Delftechpark naar een extern datacenter en de afbouw van de huidige voorzieningen in het Delftechpark. - Dit project houdt zich niet bezig met een verhuizing van het huidige uitwijk rekencentrum aan de Maassluissedijk in Vlaardingen. Dit centrum blijft fungeren als uitwijk. Verhuizing van dit rekencentrum is nu nog niet aan de orde. 4. Randvoorwaarden - Om dit project efficiënt uit te voeren moet er een overkoepelende stuurgroep komen, die besluiten kan nemen over issues, die niet direct op te lossen zijn. - Er wordt een freeze -periode ingelast van veranderingen op gebied van software, hardware en infrastructuur voor een periode van 2 weken voor en 2 weken na de geplande migratie. - In het weekend waarin de migratie wordt gepland zullen er nauwelijks verlofdagen door medewerkers van ICT-services kunnen worden opgenomen. - In het weekend waarin de migratie wordt gepland zal het weer deze migratie moeten toelaten. Bij zeer barre weersomstandigheden moet naar een ander weekend worden uitgeweken. 5. Stand van zaken Aanwezige documenten Ten behoeve van het migratieproject wordt op de K-schijf (projectschijf van Delfland) een map aangemaakt. De naam van deze map is: Verhuizen Rekencentrum Delftechpark naar extern Datacentrum. Alle relevante documentatie wordt in deze map bewaard. De volgende documenten moeten alvast in deze map geplaatst worden: - Concept- en eindversie van de startnotitie t.b.v. de AWI; - Conceptversie Plan van Aanpak; 4

5 - (indien aanwezig) Informatie over de aanpak van migratietrajecten bij andere organisaties (van internet afkomstig). Alle leden van de projectorganisatie (zie hoofdstuk 8) krijgen lees- en/of schrijfrechten op deze map. 6. Resultaat project Dit project moet leiden tot de volgende eindresultaten: - Migratie van het huidige, inpandige datacenter naar een extern alternatief, zonder dat de continuïteit van de dienstverlening aan Delfland in gevaar komt; - Afbouw van de huidige ICT-voorzieningen in het Delftechpark; - Geïnformeerde buurwaterschappen cq. dat Delfland hen betrekt bij de voortgang. 7. Projectstrategie (planproces) Fasering van het project Het project kent de volgende fasering: - Voorbereidingsfase - Implementatiefase - Nazorgfase Hieronder worden de projectfasen (onder voorbehoud) nader beschreven. Voorbereiding Goedkeuring projectplan Opdrachtgever, AWI, stuurgroep Inventarisatie inkooporders Projectleider Leveranciersselectie Projectleider en opdrachtgever Opdrachtverstrekking Opdrachtgever Maken migratieplan Projectleider Opstellen Test- en Acceptatieplan Projectleider Opstellen Impactanalyse Projectleider Maken van Risicoanalyse Projectleider Maken van Fall-back/plan Projectleider Maken van Communicatieplan Projectleider Maken van afbouwplan Delftechpark Projectleider Implementatie Aanpassing netwerk Projectleden en leveranciers Aanpassing ICT-infrastructuur Projectleden en leveranciers Uitvoering migratie Projectleden en leveranciers Test en acceptatie Projectleden en functioneel beheerders Invoering Projectleden en functioneel beheerders Nazorg Afbouw Delftechpark Projectleden en leveranciers Evaluatie project Projectleider en projectleden

6 8. Projectorganisatie 8.1 Project Management Team Projectleider Dit project wordt geleid door, Frank Verhagen. Stuurgroep De projectleider legt verantwoording af aan de stuurgroep. De stuurgroep bestaat uit de projectleider en een aantal beslissers die direct bij het project betrokken zijn: - Projectleider - Sectorhoofd Middelen - Teamleider IGIS - Teamleider ICT-services Projectgroep De projectgroep bestaat uit de projectleider en een aantal medewerkers die operationeel betrokken zijn bij dit project. - Projectleider - Coördinator Helpdesk ICT-services - Technisch beheer ICT-services - Adviseur BCC Klankbordgroep Dit project raakt iedere medewerker van Delfland. Om de aanpak van het project en de implementatie te toetsen bespreekt de projectleider het project regelmatig met een klankbordgroep. De klankbordgroep bestaat uit medewerkers die belang hebben bij een succesvolle uitvoering van de migratie, maar niet operationeel bij het project betrokken zijn: - Projectleider - Functioneel beheer Middelen - Functioneel beheer WB - Functioneel beheer ZB - Functioneel beheer B&O - Functioneel beheer EFZ 8.2 Taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden - De projectleider is verantwoordelijk voor planning, budgetbewaking en een tijdige realisatie van het project conform de gestelde doelen. De projectleider is niet gerechtigd om zelfstandig beslissingen te nemen. De projectleider rapporteert regelmatig aan de stuurgroep en vraagt om beslissingen waar dat nodig is. De projectleider informeert alle betrokkenen over de voortgang van het project. De projectleider is bevoegd om de leden van de projectgroep aan te sturen binnen de kaders van het project. - De stuurgroep is verantwoordelijk voor het eindresultaat van het project en voor de beschikbaarheid van de benodigde resources. De stuurgroep neemt beslissingen, maakt keuzes en houdt de voortgang van de snelheid van het project in de gaten op basis van de rapportage van de projectleider. De stuurgroep is bevoegd om de projectleider en leden van de projectgroep te benoemen. - De leden van de projectgroep zijn verantwoordelijk voor het aanleveren van de benodigde gegevens en voor het creëren van draagvlak binnen de teams. De leden van de projectgroep adviseren de projectleider indien nodig. - In de klankbordgroep zitten de functioneelbeheerders als intermediair voor de gebruikers. Zij zijn bevoegd om gevraagd of ongevraagd advies uit te brengen t.a.v. het project. De projectleider moet vragen en adviezen uit de klankbordgroep beantwoorden. - De projectadviseurs hebben geen verantwoordelijkheden of bevoegdheden binnen het project, maar fungeren uitsluitend als adviseur. 6

7 9. Projectbeheersing In deze paragraaf wordt beschreven hoe het project wordt beheerst op het gebied van kwaliteit, geld en tijd. 9.1 Kwaliteit Productkwaliteit Gedurende het project bepaalt de projectleider in overleg met het projectteam hoe deze productkwaliteit het beste meetbaar gemaakt kan worden Proceskwaliteit De kwaliteit van het project zelf (proceskwaliteit) is een vast agendapunt op het stuurgroepoverleg. 9.2 Geld Implementatiekosten Tot de implementatiekosten worden alle proceskosten in het project gerekend, zowel de kosten welke op enig moment bij het verlaten van het rekencentrum Delftechpark (nu of in de toekomst) gemaakt zouden worden en de extra kosten door het versneld verhuizen welke genoemd zijn in de business case ( ,=). Hiervoor is in de investeringsbegroting een reservering gemaakt: - Projectnummer: Projectnaam: Server uit huis brengen - Product: 5110 (ICT-services) - Beschikbaar budget: ,= Totale projectkosten De totale projectkosten worden nu begroot op ,= In het hoofdstuk hierna worden de verwachte interne uren en de verwachte out of pocketkosten beschreven. 7

8 9.2.3 Verwachte kosten Interne kosten De interne uren worden niet ten laste van het investeringskrediet gebracht. Vandaar dat hier wordt volstaan met een inschatting van de uren. Voorbereiding (interne kosten) Uren Inventarisatie consequenties KPN-lijnen Hans Wulffraat mrt-13 feb Inventarisatie consequenties ADT-lijnen Hans Wulffraat feb-13 feb-13 8 Onderhandelingen met extern datacenter Opdrachtgever/Projectmedewerker feb-13 feb Implementatiefase (interne kosten) Aanpassing interne switches Systeem- en netwerkbeheerders ICT-services apr-13 mei-13 Aanpassing netwerk maken IP-plan Systeem- en netwerkbeheerders ICT-services apr-13 mei-13 Aanpassing WAN Systeem- en netwerkbeheerders ICT-services apr-13 mei-13 Verhuizing ICT-apparatuur Systeem- en netwerkbeheerders ICT-services apr-13 mei-13 Uitvoering migratie Systeem- en netwerkbeheerders ICT-services apr-13 mei-13 Uren Nazorgfase (interne kosten) Afbouw Delftechpark Systeem- en netwerkbeheerders ICT-services jun-13 jul-13 Evaluatie project Projectmedewerkers aug-13 aug-13 Uren Totaal 420 8

9 Out of pocket kosten Voorbereiding (Out of pocket kosten) Uren Kosten incl. BTW Opzet projectorganisatie Projectleider feb-13 feb-13 Maken Plan van Aanpak Projectleider feb-13 feb-13 Onderhandelingen met extern datacenter Projectleider feb-13 feb-13 Maken Migratieplan Projectleider mrt-13 mrt-13 Opstellen Test- en Acceptatieplan Projectleider mrt-13 mrt-13 Opstellen Impactanalyse Projectleider mrt-13 mrt-13 Maken van Risicoanalyse Projectleider mrt-13 mrt-13 Maken van Fall-back/plan Projectleider mrt-13 mrt-13 Maken Communicatieplan Projectleider mrt-13 mrt-13 Maken van afbouwplan Delftechpark Projectleider mrt-13 mrt-13 Overleg met opdrachtgever en andere leveranciers Projectleider feb-13 apr-13 Coördinatie/ aansturing migratie team Projectleider feb-13 apr-13 Inventarisatie consequenties Netapp Metrocluster (SAN) CAM-IT feb-13 mrt-13 Activiteiten in deze fase (details in offerte) Network2Day feb-13 apr-13 Levering switches Network2Day apr-13 apr-13 Onvoorzien totaal feb-13 aug nvt nvt Implementatiefase (Out of pocket kosten) Overleg met opdrachtgever en andere leveranciers Projectleider apr-13 mei-13 Coördinatie/ aansturing migratie team Projectleider apr-13 mei-13 Activiteiten in deze fase (details in offerte) Network2Day apr-13 mei-13 Levering aanpassing WAN Glaslokaal apr-13 mei-13 Gereedmaken rekken in nieuwe datacenter TDCG apr-13 mei-13 Verhuizing ICT-apparatuur verhuizer apr-13 mei-13 Uitvoering migratie WAN Glaslokaal/Imtech apr-13 mei-13 Uitvoering migratie Netapp Metrocluster (SAN) CAM-IT apr-13 mei-13 Migratie Vodafone-componenten Vodafone apr-13 mei-13 Migratie KPN-componenten KPN apr-13 mei-13 Migratie ADT-lijnen ADT apr-13 mei-13 Uren Kosten incl. BTW nvt nvt nvt Nazorgfase (Out of pocket kosten) Uren Activiteiten in deze fase (details in offerte) Network2Day mei-13 jun Afbouw Delftechpark Projectleider jun-13 jul-13 Archivering projectdocumenten Projectleider jul-13 jul Evaluatie project Projectleider aug-13 aug-13 8 Kosten incl. BTW Totaal

10 9.2.4 Kostenrapportage De projectleider is verantwoordelijk voor de budgetbewaking van het project. De projectkosten worden tijdens het project door de projectleider bijgehouden in een financiële projectadministratie, conform de geldende procedure binnen Delfland. Bij afsluiting van een projectfase rapporteert de projectleider aan de stuurgroep over de gemaakte kosten in de afgesloten fase. Indien nodig stelt de projectleider dan ook de raming voor de volgende fasen bij. 9.3 Tijd De projectplanning wordt uitgewerkt in een detailplanning per fase van het project. De fasen van het project kennen de volgende mijlpalen: Voorbereidingsfase: loopt van februari 2013 tot half april 2013 Mijlpalen: Opdrachtgever akkoord Opdrachten aan leveranciers verstrekt Go/Nogo Implementatiefase: loopt van half april 2013 tot begin mei 2013 Mijlpalen: Netwerk aangepast ICT-infrastructuur aangepast Go/Nogo Migratie uitgevoerd Test en acceptatie Invoering Nazorgfase: loopt van mei 2013 tot eind juni 2013 Mijlpalen: Afbouw ICT-infrastructuur Delfltechpark voltooid Evaluatie 10

11 10. Informatie en communicatie Informatie Alle informatie m.b.t. dit project wordt opgeslagen op de K-schijf, zodat de informatie toegankelijk is voor alle betrokkenen. De projectleider houdt de projectadministratie bij. In de projectadministratie zijn o.a. de volgende documenten te vinden: Plan van Aanpak Verslagen van stuurgroep-, projectgroep- en klankbordgroepvergaderingen Projectplanning Relevante documenten uit de voorbereidingsfase Overige relevante documenten Communicatie Alle communicatie verloopt via de projectleider. In een communicatieplan wordt weergegeven hoe de communicatielijnen tijdens dit project lopen 11. Risicoinventarisatie Op dit moment zijn de risico s nog niet zichtbaar. De inventarisatie moet uitwijzen welke risico s zich kunnen voordoen. Na de inventarisatie wordt een risicolijst opgesteld. De lijst van risico s wordt dan voorgelegd aan de stuurgroep. 12. Besluitvorming De stuurgroep is bevoegd om besluiten te nemen t.a.v. het project. Besluitvorming is nodig op de volgende momenten: Bij aanvang van het project Bij afsluiting van een projectfase en start van de volgende fase Bij afwijkingen ten opzichte van de opgestelde projectplanning en begroting Bij conflicten tussen de deelnemers aan het project 12.1 Besluitvormingsstructuur De stuurgroep neemt haar besluiten in het 3 wekelijkse overleg met de projectleider. De projectleider communiceert de genomen besluiten naar de projectdeelnemers Besluitvorming Plan van Aanpak Dit Plan van Aanpak is besproken met de opdrachtgever. De huidige versie van het PvA wordt verspreid onder de overige projectdeelnemers. Zodra het PvA is vastgesteld door de stuurgroep wordt het opnieuw verspreid onder alle betrokkenen. 11