Projectplan Invoer en Onderhoud Jaarplansystematiek en management rapportages via A3 digitaal methode

Transcriptie

1 Projectplan Invoer en Onderhoud Jaarplansystematiek en management rapportages via A3 digitaal methode Venlo/Valkenswaard,

2 Project A3 Betrokken partners: Alle locaties en secties Datum: mei 2015 Projectleider: José Houben Verantwoordelijkheid Projectleider: José Houben Eindverantwoordelijk: Thomas Reterink, Directeur Financiën en ICT Projectperiode: Aanvang: Afronding: Aanleiding 1.1 Situatieschets en probleemstelling Alle scholen binnen de Aloysiusstichting gaan volgens de PDCA cyclus de jaarplannen gebruiken. Hiervoor is door projectleider Rita Peeren een voorlichting- ondersteuningsronde in schooljaar opgezet. Er is sterk behoefte om deze cyclus in een digitaal systeem onder te brengen, zodat op diverse niveaus de jaarplancyclus kan worden ingevuld en gevolgd. Het systeem biedt daardoor tussentijdse evaluatiemomenten op diverse niveaus en kan gekoppeld worden aan andere indicatoren, zoals bedrijfsvoering en hrm. Hierdoor ontstaat een integraal follow-up systeem. Door de systemen automatisch te laten synchroniseren wordt er veel tijdwinst gehaald en wordt de werkdruk op zowel locatie-, sector- als bestuursniveau verminderd. Dit is een van de doelstellingen uit de Koers. Tevens ontstaat er een coherent geheel tussen de Koersdoelen en de schooldoelen, zoals geformuleerd in de schoolplannen. In een voorbereidende werkgroep zijn de relatie tussen de pdca cyclus en de a3 systematiek met elkaar gespiegeld door Rita Peeren, Wim Nederlof, Thomas Reterink, Menno Arenz, Jose Houben en Ruud van de Rakt. De werkgroep heeft het systeem aan de volgende succesfactoren getoetst: Top drie: Verantwoording/ dashbordfunctie Efficiënt (zo min mogelijk handelingen, gebruikersgemak, ontzorgen) + zo veel mogelijk geautomatiseerd Inzichtelijk (mogelijkheid voor relevante betrokkenen om systeem te raadplegen) ( Knock-out criterium ): PDCA of D(ata) verzamelen)d(uiden) PDCA B(orgen) Overige criteria: Consistentie (Van Koers naar schoolplan naar jaarplan naar projectplannen) Eenduidig Mogelijkheid tot benchmarken Eenvoud Meetbaar/ SMART De volgende conclusie werd getrokken: A3- systematiek voldoet aan de vooraf gestelde criteria. Bij de start is, zoals voor iedere digitaal systeem, extra investering nodig, zodat zo min mogelijk handelingen, e.d. pas later hun winst opleveren en nu op voorhand niet zomaar eenduidig te beoordelen zijn. Bij invoering gaat het altijd om de combinatie t Vliegwiel van Peeren (jaarplan systematiek, JPS) en A-3 systematiek. Er is wel extra invoer noodzakelijk door de locatie directeuren, in een extra systeem (wat geldt voor ieder in te voeren digitaal systeem). 1.2 Doelstelling van het project Het invoeren van een geautomatiseerd managementsysteem en rapportagesysteem (dashboard) gekoppeld aan de jaarplansystematiek via het A3 model, welke voldoet aan onze kwaliteitseisen. Project A3 Pagina 2 van 5

3 Het verminderen van de werklast voor maken en onderhouden planningen Het introduceren en onderhouden van het systeem op alle niveaus Begeleiden van scholen, sector en bestuur op de invoer- en het onderhoud van het systeem 1.3 Verwachte projectresultaten Alle scholen hebben een introductie van het A3 model door de projectleider gehad. Alle scholen zijn instaat, na de introductie en een begeleiding van maximaal 2 jaar zelfstandig het instrument te gebruiken voor hun PDCA jaarplan. Alle medewerkers zijn bewust van het A3 model als basis voor hun doelen welke geformuleerd staan in het taakbeleid. Alle scholen/sectoren hebben de beschikking over het instrument A3 en kunnen er hun jaarplan in verwerken en bijhouden De Voorzitter van College van Bestuur en het AMT kan op bestuursniveau de planning en voortgang op afstand volgen en interpreteren. 1.4 Uitgangspunten en implementatiecriteria Directies en medewerkers leren met het A3 model te werken en blijven met elkaar de ontwikkeling borgen. Na de introductieperiode blijft de projectleiders als applicatiebeheerder aanwezig en volgt de nieuwe ontwikkelingen tav systeem en neemt daar waar nodig initiatief deze te implementeren in afstemming met de lijnverantwoordelijke. 1. Jaarplansystematiek (vliegwiel) voor iedereen verplicht. A3-systematiek gefaseerd invoeren. Jaarplannen 2017 met A- 3 systematiek. 2. A3 niet overhaast, goed voorbereiden, dit jaar 1 e tranche met beperkt aantal scholen. (planmatig, gecontroleerd, etc.) 3. 1 e tranche uitvoeren met: a) Minimaal drie scholen die al met A3-systematiek werken, zo mogelijk van alle schoolsoorten (sbo, SO, VSO, gesloten) tenminste 1 school ; voor jaarplan 2016, dus zowel met JPS als A3. b) De andere scholen die al met A3 werken kunnen aansluiten (in implementatieplan opnemen wat dit betekent voor fasering, tijdpad, e.d.). Bij invoering van de A-3 systematiek wordt altijd gewerkt met t vliegwiel van Peeren. c) Bestuursniveau (CvB, stafdirecteuren, bestuurskantoor) 4. Bij invoering gaat het altijd om de combinatie vliegwiel van Peeren (Zie handleiding; denk daarbij ook aan elementen die summier in de handleiding zijn beschreven zoals het maken van het verbeterplan, werken met verbeterteam, etc.) en A-3 systematiek. 5. SBF-en voor alle scholen eenduidig vaststellen (in voortraject vertaling gewenst van Koersdoelen naar succes bepalende factoren, zonder verlies van elementen van de relatief breed geformuleerde koersdoelen). 6. Goed aandacht besteden aan het SMART/ meetbaar formuleren van doelen 7. Aan de voorkant goed definiëren hoe je normen vaststelt 8. Goed aandacht besteden aan de gesprekkencyclus om de A3- systematiek & JPS heen (managementgesprek, voortgangsgesprekken, e.d.; ook voor de scholen die niet direct met A3 aan de slag gaan) 9. Met 1 e tranchescholen nagaan welke aanpassingen/ uitbreidingen gewenst zijn 10. In implementatieplan A3 aandacht voor/ informatievoorziening/ondersteuning/ professionalisering/ training, etc. 11. Intensieve afstemming noodzakelijk m.b.t. implementatie van jaarplansystematiek en A3-systematiek. (Opmerking: Rita (was niet meer bij vaststellen aanbevelingen door voorbereidende werkgroep aanwezig) maar heeft hier in haar reactie toegevoegd dat haar voorkeur gaat naar 1 projectleider vliegwiel en A3 en goede afstemming met de projectleider kwaliteit.) 1.5 Projectafbakening Ondanks het feit dat A3 randvoorwaardelijk is voor een goede realisatie van wettelijke eisen, blijven de scholen zélf verantwoordelijk voor de in- en output van A3 systeem. 1.6 Randvoorwaarden Scholing van het digitaal A3 model gaat altijd in combinatie met t vliegwiel van Peeren. Beschikbaarheid van (draadloos) internet en goede apparatuur is noodzakelijk voor het gebruik van A3. Project A3 Pagina 3 van 5

4 1.7 Relatie met andere projecten en/of initiatieven Project A3 wordt gedragen door de projecten ICT, Kwaliteit en Ontwikkeling in Beeld. 2. Risicoanalyse 2.1 Business risico s De introductie van invoering van het gedigitaliseerde A3 systeem past in tijdspad niet in de nieuwe Koers/schoolplancyclus. Door deze mismatch is een invoering van het geautomatiseerde systeem voor aanvang van kalenderjaar 2016 ( nieuw Koersplancyclus) niet voor alle scholen mogelijk. De aanlooptijd is onvoldoende om op alle locaties het systeem te introduceren en te laten implementeren. Er wordt dus in 2016 met 2 verschillende jaarplansjablonen gewerkt. Indien de implementatie van Vliegwiel vertraging oploopt, vertraagt dit de invoering van het digitale A3 systeem 2.2 Projectrisico s De invoer van het project A3 wordt uitgevoerd door 1 persoon. Er zal voldoende backup aanwezig moeten zijn voor calamiteiten. De projectorganisatie zal moeten worden opgebouwd met een kleine stuurgroep, welke dwarsverbanden onderhoud met de staforganisatie. 3. Projectorganisatie, inrichting en verantwoordelijkheden 3.1 Interne opdrachtgever Naam: Thomas Reterink, directeur bedrijfsvoering en ict Handtekening: 3.2 Interne projectleider Naam: José Houben, projectleider A3 Handtekening: Project A3 Pagina 4 van 5

5 3.3 Projectgroepleden Rol/functie binnen de projectgroep: Naam: Nader in te vullen Projectondersteuner Naam: Wim Nederlof Externe adviseur Naam: Ruud van de Rakt Ict ondersteuning 3.4 Projectfasering/ inzet en begroting Wat: Wanneer: Zie hiervoor de bijgevoegde project chart 1 september januari Overzicht van de totale projectbegroting Totale kosten van het project: Loonkosten projectleider implementatie (17 maanden): Euro: Loonkosten ondersteuning ( 17 maanden) Euro: 3861 Nevenkosten (reis- en verblijf) Euro: pm Opstartkosten digitaal A3 systeem ( Aloysius lay out) Euro 1495 Scholing en externe ondersteuning projectleider Euro 5000 Naslagmateriaal voor locaties Euro 1400 Loonkosten functioneel beheerder en borging (jaarlijks vanaf 2017) Euro Licentiekosten voor 40 locaties (jaarlijks) (gefaseerd: max) Euro 6095 Licentiekosten voor 10 Programmamodules (jaarlijks) (vanaf 2017) Euro 995 Project A3 Pagina 5 van 5