PLAN VAN AANPAK IMPLEMENTATIE VAN KOM VERDER

Transcriptie

1 PLAN VAN AANPAK IMPLEMENTATIE VAN KOM VERDER Opgesteld door Datum Versie : : : 1

2 Inhoudsopgave 1 INHOUD Aanleiding en situatieschets Volgende stap en de doelstellingen daarvan Eindresultaat Afbakening Randvoorwaarden Risicoanalyse BESCHRIJVING INHOUDELIJKE ACTIVITEITEN Aanpak Activiteiten Communicatieplan BEHEERSPLANNEN Tijd/planning Geld Organisatie NAZORG

3 1 INHOUD 1.1 Aanleiding en situatieschets In deze paragraaf wordt de achtergrond/aanleiding beschreven voor de start dan wel opschaling van Ondersteunde Zelfzorg. Motivatie: Waarom is de wens tot de volgende stap nu en in deze vorm ontstaan (evt. per deelnemende partij)? Wat drijft de zorggroep om de volgende stap naar implementatie van ondersteunde zelfzorg te gaan maken? Ervaringen tot dusver: Welke projecten/onderwerpen lopen er en zijn al dan niet (on)voldoende van de grond is gekomen? 1.2 Volgende stap en de doelstellingen daarvan Wat is de visie ten aanzien van ondersteunde zelfzorg die door alle partijen wordt onderschreven? Wat is de volgende stap die de zorggroep wil maken? Welke projecten/onderwerpen wilt u starten? En wat is daarvan het doel? In deze paragraaf wordt beschreven welk(e) doel(en) de deelnemende partijen nastreeft. Deze doelstelling moet door alle partijen worden onderschreven. Het is belangrijk om het doel voor ogen te houden omdat dit met name voor de inhoud koersbepalend is. Het doel is iets anders dan het resultaat. Doel is datgene wat de opdrachtgever beoogt met het resultaat (zie 1.3). Ter illustratie van het verschil tussen doel en resultaat: bij het plaatsten van lantaarnpalen langs een fietspad is verhogen van veiligheid het doel. Het plaatsen van 20 lantaarnpalen langs fietspad x is het resultaat. Het resultaat zet je neer in de verwachting dat het bijdraagt aan het beoogde doel/effect maar daar zijn meerdere factoren die een rol spelen. Beschrijf de doelstellingen zo scherp mogelijk. Het kan voorkomen dat bepaalde doelstellingen wel ingeschat kunnen worden maar gedurende het traject aangescherpt zullen worden. Geef dan aan in welke fase je dat verwacht en waarom. 3

4 1.3 Eindresultaat In deze paragraaf wordt beschreven wat daadwerkelijk gedurende het implementatietraject wordt gerealiseerd: de resultaten. Resultaten die nodig zijn om de doelstelling te realiseren. Maak onderscheid tussen korte en lange termijn doelen indien relevant. Het helpt om de beoogde resultaten zo goed mogelijk te beschrijven: zowel kwantitatief, in de tijd als in kwalitatieve zin. Zo wordt duidelijk of het beeld van het beoogde resultaat ook gedeeld wordt, kan het gebruikt worden voor bijsturing en kan aan het einde van het project vastgesteld worden of de eindresultaten gerealiseerd zijn. Hulpvragen Wat is klaar als het klaar is? Wat is er dan concreet (zelfstandig naamwoord)? Resultaat zo beeldend mogelijk neerzetten: Wat is de inhoud van het resultaat? Wat is de vorm van het resultaat? Voorbeelden van (eind)resultaten Bij deelnemende patiënten zijn verbeteringen opgehaald door uitgevoerde kwalitatieve interviews en verwerkt in de aanpak Implementatie van Ondersteunde Zelfzorg bij de 1e 5 huisartspraktijken is gerealiseerd in november 2016 De evaluatie (criteria!) is uitgevoerd en het plan voor opschaling naar.. (aantal) huisartspraktijken uitgewerkt en afgestemd. Praktijkgerichte scholing voor huisartsen en POH s is uitgevoerd voor x huisartsen in periode y en wordt opgevolgd door onderlinge intervisie van Begeleidingsplan voor praktijken is opgeleverd. Dit bestaat uit een handzaam A4 waarin wordt beschreven hoe van het huidige proces naar het nieuwe kan worden gekomen en wat daarbij de stappen zijn die volgtijdelijk worden uitgevoerd. 4

5 1.4 Afbakening In deze paragraaf wordt beschreven wat niet geïncludeerd wordt: Hulpvragen Wat maakt geen deel uit van het project? Welke onderwerpen worden er niet in betrokken? Wat wordt niet gedaan? Welke activiteiten vallen erbuiten? Tot hoever gaat het project? Voorbeelden van afbakening De komende fase van verdere implementatie beoogt het implementeren van ondersteunde zelfzorg conform de uitgewerkte visie bij 5 huisartspraktijken en de evaluatie ervan maar nog niet de opschaling ervan. Dat volgt in een volgende fase. Of: De komende fase wordt uitgevoerd met het multidisciplinaire team van huisartsen/poh, diëtisten, fysiotherapeuten en psychologen. De gemeente wordt nog niet aangehaakt. Dat volgt in een volgende fase omdat 1.5 Randvoorwaarden In deze paragraaf worden de randvoorwaarden gedefinieerd die noodzakelijk zijn voor het behalen van de eindresultaten. Deze randvoorwaarden kunnen in termen van geld, commitment als capaciteit zijn. 5

6 Voorbeeld randvoorwaarden 1.6 Bij de deelnemende huisartspraktijken dient zowel voldoende beslissingsbevoegde als uitvoerende capaciteit beschikbaar te zijn om het project succesvol te laten zijn. Indien deze kennis en kunde niet bij de deelnemende partijen aanwezig is, dienen er middelen beschikbaar te zijn om de kennis en kunde extern te halen. ICT en patiëntenplatform moet voldoen aan de door Zelfzorg Ondersteund geformuleerde criteria In het project is patiënten betrokkenheid geborgd. Commitment van de zorgverzekeraar Risicoanalyse In deze paragraaf wordt een overzicht getoond van de risico s tijdens de uitvoering van het project. 6

7 Er zijn verschillende methoden om de risico s te beschrijven (SWOT-analyse, omgevingskwadrant). Maak een inschatting en benoem in ieder geval concreet de risico s in het project. Beschrijf vervolgens de acties waardoor de risico s minimaal blijven. Voorbeeld van een risicoanalyse Maatregel om risico te verminderen Risico Toelichting Kans Impact K*I Beschikbare capaciteit bij projectgroep Indien kennis/kunde onvoldoende beschikbaar is voor implementatie traject, dienen externe middelen beschikbaar gesteld te worden Overzicht van verwachte investeringen in PvA en regelmatige afstemming met deelnemers project groep en klankbordgroep Doorlooptijd van het implementatie traject Daadwerkelijke doorlooptijd is afhankelijk van inzet en draagvlak deelnemers Aan het begin van het implementatie traject worden de bijeenkomsten van project groep vastgesteld Gebruiksvriendelijkheid van de ICT Mate van 3 gebruiksvriendelijkheid voor gebruikers 2 6 Betrokken zorgverleners krijgen training en extra tijd tijdens consult om gebruiker te instrueren 7

8 2 BESCHRIJVING INHOUDELIJKE ACTIVITEITEN 2.1 Aanpak In deze paragraaf wordt op hoofdlijnen de aanpak van het implementatietraject beschreven. Dit kan zowel visueel als schriftelijk worden weergegeven. Het structureren van het project en een goede projectstart up vraagt tijd. Vaak heeft men het gevoel de tijd NIET te hebben. Het herstellen van fouten achteraf kost echter veel meer tijd (en energie) 8

9 2.2 Activiteiten In deze paragraaf wordt geformuleerd welke activiteiten worden ondernomen om het genoemde resultaat in 1.3. te bereiken. Wat ga je doen? Beschrijf daarbij ook de mijlpalen (= de tussenresultaten die bijdragen aan het uiteindelijke resultaat). Beschrijf wie verantwoordelijk is voor (uitvoering van) welke activiteit. Voor de eerst komende fasen dient de activiteiten beschrijving zo gedetailleerd mogelijk te zijn. Voor de fasen daarna kan worden volstaan met een activiteitenbeschrijving op hoofdlijnen. Voorbeeld van activiteitenoverzicht op hoofdlijnen Doel Fase 1: Definiëren van resultaat en aanpak Activiteiten: Benoemen projectleider Kern- / projectteam vormen voor de aansturing en monitoring Afstemmen en betrekken patiëntenvertegenwoordiging Globaal formuleren projectdoel en resultaat Verfijnen projectdoel en resultaat Opstellen activiteiten ter realisatie van resultaat Bepalen beheersmaatregelen In de voorbereidingsfase wordt de vragenlijst voor de klanttevredenheid, het communicatie- en implementatieplan ontwikkeld. Doel fase 2: Goede voorbereiding op start van project Activiteiten: Verkrijgen capaciteit en hulpmiddelen Project start up. De betrokken partijen en medewerkers worden geïnformeerd en voorbereid op het implementatietraject rondom why, how en what. Accordering start 9

10 Voorbeeld van activiteitenoverzicht op hoofdlijnen (vervolg) Doel fase 3: Realisatie van de resultaten Uitvoeren van projectplan Bewaken van de uitvoering Bijsturen van de uitvoering Realiseren van een gezamenlijk scholingsplan Deelnemende professionals instrueren/bijscholen. Tijdens implementatie worden praktijkbezoeken door kernteam en deelnemers uitgevoerd om geleerde lessen op te halen en oplossingen aan te passen waar nodig. Tussentijds wordt evaluatie gepland op de gewenste resultaten. Wat is zichtbaar? Vraagt de praktijk om herijking van de oplossingen? Wat hebben de zorgverleners/patiënten aanvullend nodig? Waar zijn successen die in een andere praktijk kunnen versnellen, etc. etc. Doel fase 4: Evaluatie en besluit tot go/no go vervolg Eindevaluatie op een vooraf bepaalde moment wordt het project geëvalueerd. Centrale vraag: Is het met de geleerde lessen mogelijk om verder op te schalen naar volgende groep praktijken? Indien niet, wat moet dan nog in de praktijk worden uitgezocht en uitgeprobeerd? (GO-NO GO moment) 10

11 2.3 Communicatieplan In deze paragraaf wordt het communicatieplan voor het implementatietraject besproken. Hierbij worden de doelgroepen en de doelstellingen per doelgroep bepaald. Vervolgens welke boodschap er overgebracht dient te worden op deze doelgroep(en) en welke communicatiemiddelen hier voor nodig zijn. Aan het begin van een implementatietraject is het (nog) niet altijd mogelijk om een uitgebreid communicatieplan op te zetten, maar kan er wel een aanzet voor het communicatieplan worden gegeven welke verder, gedurende het implementatietraject, wordt uitgewerkt. Maak hierbij indien gewenst van gebruik van de Kom-Verder filmpjes, verhalen etc. die beschikbaar zijn op Voorbeeld (niet compleet) communicatieplan op hoofdlijnen Doelgroep Doelstelling Boodschap Huisartsen en POH Hebben kennis van het effect en de voordelen van ondersteunde zelfzorg en de ondersteuning die de zorggroep biedt m.b.t. implementatie. Communicatiemiddel Patiënten Diëtisten Gemeente Zorgverzekeraar 11

12 3 BEHEERSPLANNEN 3.1 Tijd/planning In deze paragraaf wordt een overzicht gepresenteerd van de activiteiten en de daarbij verwachte tijdsinvestering. Aanpak: Bepaal de volgorde van fasen en activiteiten Bepaal verantwoordelijke uitvoerder Bepaal gewenste begin- en eindtijden Scherp de planning aan Om het scherp te krijgen helpt het werken met een planningsboom: Omschrijving van de totale doorlooptijd en belangrijkste mijlpalen: Genoemd implementatieproject eindigt op Beschikbare tijd.. De planning is gericht op het realiseren van het beoogde resultaat per 12

13 Voorbeeld verwachte doorlooptijden op hoofdlijnen Het project heeft een totale doorlooptijd van een X maanden en zal lopen van november 201X t/m december 201X. Gestreefd zal worden om: De analyse- en voorbereidingsfase afgerond en starten in januari 2016 In februari 201X is Ondersteunde Zelfzorg geïmplementeerd in het (zorg)proces en de communicatiemiddelen hiervoor gereed te hebben In juni 201X starten met de analyses en het schrijven van de best practice. In december 201X is de pilotfase met de voorlopende praktijken afgerond Na deze fase wordt besloten tot een verdere go/no go op uitbouw en wordende nodige aanpassingen gemaakt in de aanpak Na maart 201x wordt de volgende stap gezet om Ondersteunde Zelfzorg breder uit te rollen en op te schalen. Omschrijving van de verwachte tijdsinvestering Het overzicht van de verwachte tijdsinvestering is gebaseerd op het activiteitenoverzicht van paragraaf 2.2. Per activiteit is aangegeven welke partijen hier bij betrokken zijn, wie eindverantwoordelijk is en wat de verwachte tijdsinvestering zal zijn (doorlooptijd & afronding). Dit tijdschema kan worden opgesteld in het Excel-bestand Voorbeeld (niet compleet) planning Mijlpalen Verkenningsfase Projectleider benoemd en team samengesteld Visie en Plan van Aanpak zijn uitgewerkt Plan van aanpak en begroting akkoord Aanpassing PvA en uitwerking deelplannen Zorgproces geoptimaliseerd en geïntegreerd onderdeel. Door januari 2016 Februari '16 13

14 Voorbeeld (niet compleet) verwachte tijdsinvestering Activiteiten Bijeenkomsten Bijeenkomsten focusgroep, incl voorbereidingstijd, reistijd Bijeenkomsten werkgroep, incl voorbereidingstijd, reistijd Personeelskosten Inzet projectleider Training Zie activiteitenschema Communicatiemiddelen Website aanpassen Nieuwsbrief 3.2 Frequentie Totaal verwachte inzet 5x 9x 2,5 dag 4 dagen nader te bepalen 2 dagen 1,5 dag nader te bepalen Geld Wat is het benodigde en al beschikbare budget? Wat is de totale (project)begroting? Wat daarvan kan uit reguliere afspraken? Welk deel kan op andere wijze worden ingevuld (bijv. gemeente, provincie, lokale wandelvereniging, ROS inzet, etc.). Bijgaand format is tevens handig om de realisatie gedurende het project te volgen en af te zetten ten opzichte van de begroting. 14

15 3.3 Organisatie Projectorganisatie In deze paragraaf wordt de projectorganisatie en structuur (b.v. focusgroep & werkgroepen) beschreven. Daarbij wordt omschreven wat er van de deelnemers van het implementatietraject wordt verwacht. Benoemen van opdrachtgever en projectleider Opdrachtgever: Projectleider: Beschrijven projectstructuur Overzicht van de deelnemers van de stuurgroep en de evt. werkgroepen en hun rol. 15

16 Voorbeeld projectstructuur In dit voorbeeld is onderscheid gemaakt tussen een stuurgroep die bestaat uit zorgaanbieders, patiëntvertegenwoordiging en een zorginkoper van de zorgverzekering en een werkgroep die gericht is op het inbedden van ondersteunde zelfzorg in het primaire zorgproces. Afhankelijk van de omvang van het project kunnen er meerdere werkgroepen worden opgericht. Stuurgroep Programma manager Kaderhuisarts Poh Patiënt vertegenwoordiger Zorginkoper Werkgroep ICT (bijv.) Programma manager Betrokken zorgverlener 1 Patiëntvertegenwoordiger Ervaringsdeskundige ICT 16

17 Beschrijven van de verwachte rol van de deelnemende partijen o.b.v. de voorgestelde projectstructuur Voorbeeld beschrijven van verwachte rol Voorbeeld verwachtingen van projectleidersrol De projectleider is verantwoordelijk om in de afgesproken periode en in afstemming met het multidisciplinaire team het resultaat te behalenen coördineert het volledige implementatietraject. De projectleider bereidt de werkgroepen voor en brengt verslag uit aan de stuurgroep. Voorbeeld verwachtingen van de rol van de werkgroep De werkgroep zal gemiddeld 1x per maand samenkomen, waarbij tijdens de voorbereiding en het begin van de implementatiefase de frequentie iets hoger kan zijn. Dit is afhankelijk van het verloop van het implementatietraject. Van de deelnemers wordt verwacht dat ze de werkgroepbijeenkomsten goed voorbereiden en bereid zijn om actief te participeren in de werkgroep Relatie met externe organisatie In deze paragraaf worden eventuele relaties met externe partijen beschreven en de daarbij behorende afspraken die tussen beide partijen gemaakt zijn. Voorbeeld beschrijving van relatie met externe organisaties Zelfzorg Ondersteund helpt bij het tot stand komen van het plan van aanpak en speelt een rol in de bemiddeling met de zorgverzekeraar Leverancier patiëntenportaal is gevraagd om de koppeling tussen het KIS te realiseren en zorg te dragen dat de koppeling naar behoren functioneert Externe project leider wordt ingezet om het proces te begeleiden en aansturing te geven aan de verschillende werkgroepen 17

18 4 NAZORG In deze paragraaf worden de activiteiten, wanneer de implementatiefase is afgerond, besproken. Hierbij worden vooral de evaluatiemomenten en de invulling daarvan beschreven. Voorbeeld omschrijving van nazorgfase Na de implementatiefase zal nog een werkgroep bijeenkomst en een focusgroep bijeenkomst plaatsvinden. Deze bijeenkomsten worden gebruikt om de processen te evalueren. Deze bijeenkomsten worden gebruikt om te zien of de verbeterpunten die zijn aangedragen inmiddels verbeterd zijn en of het momentum er is om ondersteunde zelfzorg verder in de zorggroep op te schalen. Ondertekening van het projectplan door opdrachtgever en projectleider Plaats: Datum: Handtekening Opdrachtgever Handtekening Projectleider (Naam) (Naam) 18

19 Bijlage 1 VOORBEELD FORMAT VOORTGANGSRAPPORTAGE 19