Projectplan inrichting sociale uitvoeringsorganisatie

Transcriptie

1 Projectplan inrichting sociale uitvoeringsorganisatie Naam van het project Inrichting sociale uitvoeringsorganisatie Opdrachtgever Bestuurlijk opdrachtgever: College van B&W Ambtelijk opdrachtgever: Klara Slijkhuis Primaat houdende afdeling Afdeling Samenleving Projectleider Ellis Fleer Versie: 3 Registratienr. Verseon Datum: 7 april 2014 Legitimatie Waaraan is de opdracht ontleend & wie is opdrachtgever? Van welk programma maakt het deel uit? Aan welke programmadoelen levert deze inspanning een bijdrage? Wat is het wetgevingstraject? Historie relevante (lokale/regionale) besluitvorming Ambitie & scope Wat is de ambitie van het project? Voor het realiseren van een integrale aanpak waarin één plan voor één gezin mogelijk wordt, is een goede organisatorische inbedding van het formele in informele nodig. Daarom wil de gemeente streven naar een uitvoering waarin verbinding met alle leefgebieden mogelijk wordt. Dit project richt zich op de implementatie en realisatie van de uitvoeringsorganisatie in het sociale domein. De opdracht wordt verstrekt door het College van B&W aan de afdeling Samenleving. Vanuit bovenstaande gedacht vormt de voorbereiding en realisatie van de uitvoeringsorganisatie in de gemeente Oldebroek een aparte inspanning binnen het programmaplan sociale domein. Deze inspanning levert een bijdrage aan alle programmadoelen binnen het programma, maar zal zich het meest richten op de organisatorische samenhang: - Inhoudelijke samenhang - Organisatorische samenhang - Efficiënte uitvoering - Effectieve uitvoering Bij het realiseren en effectueren van de sociale uitvoeringsorganisatie hebben we te maken met drie wetten (Jeugdwet, Wmo en Participatiewet). Deze kunnen invloed hebben op hoe bijvoorbeeld omgegaan moet worden met privacywetgeving. In het najaar van 2013 zijn meerdere stukken door de raad vastgesteld die bepaalde kaders en uitgangspunten bieden voor de inrichting van de sociale uitvoeringsorganisatie in Oldebroek: - Beleidskader sociale domein - Uitgangspuntennotitie inrichting sociale domein in Oldebroek - Beleidskader jeugd Uitgangspuntennotitie transitie AWBZ-Wmo - Wmo-verordening Uitgangspuntennotitie Participatiewet Oldebroek - Re-integratiebeleid Met elkaar streven we naar een nieuwe situatie waarin de nadruk ligt op een toegenomen zelfredzaamheid van inwoners, het dichter bij huis organiseren van ondersteuning het verbinden van burgers, vrijwilligers, 1 e - en 2 de lijn 1

2 organisaties. De toegang is een belangrijke onderdeel om dit te realiseren. Wat hoort wel/niet tot het project? Waarom niet? Projectdoelen De inrichting van de toegang is sterk met dit onderwerp verweven omdat de toegang tot de taken van de sociale uitvoeringsorganisatie behoord. Het hoort echter niet bij het doel en eindresultaat van dit project. De inrichting van de toegang wordt opgepakt middels een eigen project en eigen activiteiten. Wat is het doel? Wat is het gewenste eindresultaat? Wat zijn de beoogde effecten op korte/lange termijn? Hoe verhoudt het project zich tot de andere projecten in het programma? Uitgangspunten, randvoorwaarden en risico s Door de sociale uitvoeringsorganisatie op een goede manier te implementeren, willen we er aan bijdragen dat de bewoners in Oldebroek op een effectieve manier ondersteunt kunnen worden bij vragen op het gebied van wonen, werken, jeugd, zorg en welzijn. Dit willen we stap voor stap bereiken door middel van het starten van een pilot. De pilot moet lerende wijs meer duidelijkheid geven over de toekomstige inrichting van de uitvoeringsorganisatie: - strategie & beleid - de structuur - inrichten diensten & activiteiten - de bemensing - informatievoorziening - huisvesting - financiën - communicatie. Vanuit de pilot wordt de inrichting van de uitvoeringsorganisatie verder opgepakt. Middels een goede organisatorische inbedding van het formele en informele werkveld, wordt het realiseren van een integrale aanpak waarin één plan voor één huishouden mogelijk wordt. Door de uitvoering van de verschillende domein in de organisatie te verbinden, willen we de verbinding met alle leefgebieden mogelijk maken. Beoogde effecten korte termijn: - Via de pilot wordt duidelijk hoe de lokale uitvoeringsorganisatie er uit moet komen te zien. - De uitvoeringsorganisatie moet het principe van één huishouden, één plan en één regisseur kunnen verwezenlijken. - De samenwerking binnen verschillende domeinen wordt bevorderd - De eigen kracht en het sociale netwerk wordt meer aangesproken. Beoogde effecten lange termijn: - Mensen met een hulpvraag worden op een betere manier ondersteund bij het vinden van de juiste ondersteuning (zowel in het eigen netwerk als in het professionele werkveld) - Meer mensen zijn zelfredzaam of kunnen met behulp van de eigen netwerk zelfstandig blijven functioneren in de samenleving. - Minder mensen hoeven gebruik te maken van zwaardere zorg of ondersteuning. De benoemde effecten worden in het business case verder geconcretiseerd. Het realiseren van een uitvoeringsorganisatie is bij uitstek een project dat de samenhang zoekt tussen de drie domeinen werk, zorg en jeugd en ook nauwe banden heeft met de inrichting van de toegang en de informele zorg. Welke uitgangspunten liggen ten grondslag aan het project? In de stukken die zijn vastgesteld door de raad zijn meerdere uitgangspunten 2

3 Welke randvoorwaarden zijn nodig om het project succesvol uit te voeren? Wat zijn risico s/aandachtspunten bij het project? Aanpak & Planning Hoe wordt het project opgepakt? Uit welke activiteiten bestaat het project + globale planning (beginmaand-eindmaand)? Projectorganisatie (irt programmaorganisatie) Regionale afstemming ten aanzien van de sociale uitvoeringsorganisatie benoemd. Deze uitgangspunten vormen de basis voor de inrichting van de sociale uitvoeringsorganisatie. Daarnaast willen we vanuit de gedachte Oldebroek voor mekaar de betrokken organisaties en burgers betrekken bij dit proces. Een goede samenwerking met de Projectleiders Participatiewet, Jeugdwet en Wmo en de samenwerkingspartners is nodig om het thema integraal op te pakken. Daarnaast is commitment nodig van alle partijen om te kunnen komen tot een sociale uitvoeringsorganisatie. De volgende risico s/aandachtspunten zijn van belang: - Per 1 januari 2015 moet de toegang (taak van de uitvoeringsorganisatie) voor nieuwe cliënten binnen jeugd, werk en zorg geregeld zijn. Het tijdig inrichten van de toegang voor deze cliënten vormt een aandachtspunt. - De samenwerkingspartners binnen het sociale domein zijn belangrijk om mee te nemen in de plannen en realisatie van de uitvoeringsorganisatie. - Hoe wordt omgegaan met wettelijke verplichtingen die de gemeente Oldebroek heeft, terwijl de uitvoering buiten de gemeentelijke organisatie wordt geplaatst? - Een regionale aansturing van het basisteam jeugd in Oldebroek brengt het risico met zich mee dat binnen de toegang twee aansturingspunten zijn. Dit kan een integrale aanpak bemoeilijken. - Onduidelijk is over een bestuurlijke samengaan met Hattem en Heerde voor invloed gaat krijgen op het realiseren van een uitvoeringsorganisatie. De plannen van een lokale uitvoeringsorganisatie en Oldebroek kan hierdoor doorkruist worden. Met behulp van de vastgesteld uitgangspunten moeten nu slagen worden gemaakt om te onderzoeken op welke manier een organisatie neergezet kan worden voor het lokale sociale domein. Binnen het project wordt een groeimodel gehanteerd om de uitvoeringsorganisatie fasegewijs op een zorgvuldige manier te kunnen implementeren. Hiervoor worden activiteiten benoemd die binnen dit project ondernomen worden. 1) Inventariseren uitgangspunten uitvoeringsorganisatie 2) Besluitvorming over het starten van een pilot uitvoeringsorganisatie. 3) Opstellen van een businesscase 4) Start/implementatie van de pilot 5) Ontwerpen, besluitvorming en implementatie van de nieuwe uitvoeringsorganisatie met behulp van de pilot 6) Uitvoeringsaspecten: kwaliteitsbewaking, monitoring & verantwoording, klachten, bezwaar & beroep 7) Opleiding & cultuuromslag Beginmaand project: februari 2014 Eindmaand project: december 2016 De verantwoordelijkheid van dit project ligt grotendeels bij de programmamedewerker en programmamanager. Omdat het project erg verweven is met de transities Jeugd, Werk en Zorg is input van de projectleiders en input van de coördinator Sociale Zaken vereist. Het basisteam Jeugd dat door een regionale organisatie wordt aangestuurd, moet op een goede manier aansluiting vinden in de lokale werkwijze binnen de uitvoeringsorganisatie. Hiervoor is regionaal afstemming nodig. 3

4 Hoe verloopt het besluitvormingstraject? Communicatie De inrichting van de uitvoeringsorganisatie zal vooral een onderwerp zijn waar het college een besluit over moet nemen. Wanneer hier budgetten mee gemoeid zijn, moet de raad hier een beslissing over nemen. Welke doelen en doelgroepen voor communicatie worden onderscheiden? Projectbegroting & Control Binnen dit project worden meerdere communicatiedoelen onderscheiden: - Direct betrokkenen worden betrokken bij de visievorming, ontwerp van de inrichting van de uitvoeringsorganisatie; - Doelgroepen zijn op de hoogte van de veranderingen; - Inwoners en ondernemers weten welke bijdrage van hen verwacht wordt en zijn bereid die bijdrage waar dat kan te leveren. De volgende doelgroepen zijn binnen dit project van belang: - De organisaties die binnen de uitvoeringsorganisatie gaan participeren - De 1 ste lijn en 2 de lijn organisaties als leverancier of als aanbieder - De burgers die in de toekomst te maken krijgen met de uitvoeringsorganisatie - De vrijwilligersorganisaties/informele zorg Hoeveel tijd wordt door de projectmedewerkers gewerkt aan het project? Worden er taken uitbesteed? Zijn er mogelijkheden voor cofinanciering/subsidie? Hoe wordt voortgang gemeten? Op basis van de activiteiten moet 550 uren + de benodigde uren om de pilot op te zetten, worden geïnvesteerd in dit project op tot een goed resultaat te komen. De toekomstige uitvoeringsorganisatie zal steeds meer activiteiten zelf moeten gaan uitvoeren. We weten dat dit alleen gerealiseerd kan worden in samenwerking met inwoners, vrijwilligers en professionals. Door het samen bouwen, willen we een stevig lokaal fundament leggen waar inwoners terecht kunnen als zij ondersteuning nodig hebben. De provinciale subsidiegelden kunnen mogelijk worden gebruikt om een pilot te starten met een nieuwe uitvoeringsorganisatie. Het project inrichting sociale uitvoeringsorganisatie maakt onderdeel uit van het programma sociaal domein. Binnen dit programma wordt de voortgang van dit project bewaakt. 4

5 Uitwerking activiteiten (kort!) 1. Inventariseren uitgangspunten en de daarbij horende functies binnen de uitvoeringsorganisatie In het beleidskader en de notitie over de inrichting van het sociale domein in Oldebroek zijn uitgangspunten benoemd over de uitvoeringsorganisatie. Deze moeten het startpunt zijn voor de inrichting van de uitvoeringsorganisatie de daarbij behorende functies. Het op een rij zetten van de uitgangspunten om goed in beeld te krijgen vanuit welke gedachte de uitvoeringsorganisatie moet worden ingericht. Deze activiteit heeft raakvlakken met de uitgangspunten voor de inrichting van de toegang. Hoe de toegang wordt ingericht heeft directe gevolgen voor de uitgangspunten voor de inrichting van de uitvoeringsorganisatie De partners die de functies kunnen leveren in de uitvoeringsorganisatie, de gemeente Oldebroek 1. Inventarisseren van de uitgangspunten 2. Benoemen van functies in de uitvoeringsorganisatie 3. Samen met de partners bespreken en overeenstemming bereiken over de uitgangspunten en functies in de sociale uitvoeringsorganisatie. Krijgen we de partners zover dat zij willen meedenken en mede de uitvoeringsorganisatie willen inrichten? Overeenstemming met partners over de uitgangspunten en functies binnen de uitvoeringsorganisatie. Wanneer begint het? Januari 2014 Wanneer moet het gereed zijn? April 2014 Welke mijlpalen zijn er? Gesprek met partners: april 2014 Welke invoeringskosten zijn Geen Wat zijn de vervolgstappen na Op basis van de uitgangspunten en functie kan verder gebouwd worden aan de uitvoeringsorganisatie middels een pilot. 50 uur voor het transitieteam 2. Besluitvorming over het starten van een pilot uitvoeringsorganisatie De voorbereidingstijd voor de nieuwe uitdagingen van de gemeente is kort. Op 1 januari 2015 moeten inwoners een duidelijke fysieke en digitale plek hebben waar zij terecht kunnen met vragen over mogelijkheden en ondersteuning. Door samen en al lerende en werkende wijs hieraan te werk, willen we ervoor zorgen dat de hoofdlijnen van de nieuwe organisatie op 1 januari 201 bekend zijn. Door te kiezen voor een pilot, behouden we de flexibiliteit om op nieuwe ontwikkelingen in het sociale domein in te kunnen spelen. Deze activiteit richt zich op het gezamenlijk kiezen voor een pilot voor de uitvoeringsorganisatie. Het richt zich niet op het starten van de pilot. Het heeft raakvlakken met alle activiteiten binnen het project 5

6 uitvoeringsorganisatie. Zonder een gezamenlijk besluit, word het traject een stuk lastiger. Ook heeft het veel raakvlakken met het project de toegang. De partners die mee willen doen aan een pilot, het CJG, de gemeente. 1. Inventarisatie partners 2. Gesprek met partners houden over het starten van een pilot 3. Commitment van partners via intensieverklaring 4. Besluitvorming binnen college De vraag is of de partners mee willen doen met een pilot, waarvoor zij bepaalde functies zullen moeten inzetten. Commitment over het starten van een pilot, waardoor geoefend kan worden een lokale uitvoeringsorganisatie in het sociale domein. Wanneer begint het? Maart 2014 Wanneer moet het gereed zijn? April 2014 Welke mijlpalen zijn er? Het gezamenlijk uitspreken voor de wens een pilot te starten: April Besluit college: April 2014 Welke invoeringskosten zijn Geen Wat zijn de vervolgstappen na Het schrijven van een bussinesscase, het eventueel aanvragen van een subsidie en het daarna officieel starten van de pilot. 50 uur van de projectleider en transitieteam 3. Opstellen van een businesscase Om exact inhoud te geven aan de pilot, moet een businesscase worden opgesteld. In de businesscase wordt heel gedetailleerd vastgesteld wat de pilot gaat inhouden, wat we willen bereiken, wat financieel nodig is, wie we waarvoor nodig hebben, welke ruimte we nodig hebben, maar ook wat de pilot uiteindelijk aan resultaten moet opleveren. Het heeft raakvlakken met alle activiteiten binnen het project uitvoeringsorganisatie. Ook heeft het veel raakvlakken met het project de toegang. De partners die mee gaan doen met de pilot, de gemeente Oldebroek 1. In het leven brengen van een werkgroep en stuurgroep. 2. Samen met partners gedetailleerd bespreken wat de pilot moet opleveren. 3. Het in coproductie schrijven van een businesscase. 4. Definitieve go of no go starten pilot Kunnen we in korte tijd een gedetailleerde businesscase schrijven waarin facetten zoals huisvesting, kosten en bemensing duidelijk kunnen krijgen? 6

7 Met behulp van een businesscase moet duidelijk worden wat de pilot moet gaan opleveren. Wanneer begint het? Maart 2014 Wanneer moet het gereed zijn? Mei 2014 Welke mijlpalen zijn er? Definitieve go/no go op basis van het businesscase: mei 2014 Welke invoeringskosten zijn Wat zijn de vervolgstappen na Beschikbaar stellen van een trekker voor de pilot: PM. Misschien via provinciale subsidies gedeeltelijk te bekostigen. Na de businesscase moet definitief gestart worden met de pilot. 100 uren van de projectleider 4. Start/implementatie van de pilot Via het uitvoeren van een pilot, kan lerende wijs duidelijkheid verschaft worden over de inrichting van de uitvoeringsorganisatie. De pilot richt zich op de ontwikkeling van een lokale uitvoeringsorganistie sociaal domein. De uitgangspunten die de gemeenteraad in 2013 op basis van de gesprekken met organisaties heeft bepaald, vormen de basis voor de gewenste resultaten. Het heeft raakvlakken met alle activiteiten binnen het project uitvoeringsorganisatie. Ook heeft het veel raakvlakken met het project de toegang. De pilot richt zich tegelijkertijd op het lerende wijs inrichten van de toegang. De partners die participeren in de pilot, de gemeente, de partners die te maken krijgen met de toegang. 1. Voorbereiding start van de pilot (incl. communicatie) 2. Aftrap pilot 3. Continue evalueren en leren Kunnen de participanten buiten de eigen gebaande paden denken? De pilot moet lerende wijs duidelijkheid verschaffen op het gebied van: - strategie & beleid - structuur - welke diensten en activiteiten - bemensing - informatievoorziening - huisvesting - financien - communicatie Wanneer begint het? Juli 2014 Wanneer moet het gereed zijn? Juli 2015 Welke mijlpalen zijn er? Start pilot: juli 2015 Evaluatie pilot: Elke twee a drie maanden 7

8 Welke invoeringskosten zijn Wat zijn de vervolgstappen na Nog niet in beeld. PM. Meer duidelijkheid wordt verschaft in de businesscase. Vertaling pilot naar een nieuwe organisatievorm. Dit moet in het eerste kwartaal van 2015 plaats gaan vinden. 200 uur van de projectleider en transitieteam. 5. Ontwerpen, besluitvorming en implementatie van de nieuwe uitvoeringsorganisatie met behulp van de pilot Vanuit de pilot wordt lerende wijs ontdekt hoe binnen uitvoeringsorganisatie gewerkt kan worden. Deze ervaringen worden meegenomen bij het tot stand brengen van de nieuwe organisatie. Deze activiteit brengt in beeld hoe de nieuwe uitvoeringsorganisatie er uit komt te zien op het gebied van: - Strategie en beleid - Structuur (organisatorische en juridisch) - Diensten, activiteiten & werkprocessen - Personeel - Informatie-technologie - Huisvesting & locatie (beheersing onroerend goed) - Financiën - Communicatie Het heeft raakvlakken met alle activiteiten binnen het project uitvoeringsorganisatie. Ook heeft het veel raakvlakken met het project de toegang omdat de toegang onderdeel zal uitmaken van de organisatie. Deelnemende partners, de gemeente Oldebroek (Soza, Welzijn & Onderwijs, financiën, communicatie, omgeving), partners in de regio 1. Analyse huidige situatie (pilot inbegrepen) 2. Ontwerp nieuwe situatie 3. Besluitvorming 4. Opstellen implementatieplan 5. Implementeren Krijgen we de partijen zover dat zij structureel willen samenwerken of zelfs delen van hun functies willen afstaan aan een nieuwe uitvoeringsorganisatie? Is er genoeg budget om dit te realiseren? Kunnen we de burgers van de gemeente Oldebroek tussentijds goed ondersteunen bij vragen? Aan het einde van deze activiteit moet een zelfstandig werkende sociale uitvoeringsorganisatie gerealiseerd zijn. Wanneer begint het? Juli 2014 Wanneer moet het gereed zijn? December 2015 Welke mijlpalen zijn er? Start pilot: 1 juli 2014 Ontwerp en besluitvorming nieuwe situatie: 1 juli 2015 Start uitvoeringsorganisatie: 1 januari

9 Welke invoeringskosten zijn Wat zijn de vervolgstappen na PM. In het nieuwe ontwerp moet ook duidelijkheid verschaft worden over de realisatiekosten. Evalueren en continueren van de uitvoeringsorganisatie. Nader te bepalen 6. Uitvoeringsaspecten: kwaliteitsbewaking, monitoring & verantwoording, klachten, bezwaar & beroep Binnen de uitvoering moeten een aantal aspecten geregeld worden die die indirect kunnen bijdragen aan een goede uitvoering in het sociale domein. De volgende vragen moeten beantwoord worden: - Hoe bewaken we de kwaliteit binnen de uitvoeringsorganisatie? - Hoe en waarmee monitoren en verantwoorden we de resultaten van de inspanningen binnen de uitvoeringsorganisatie? - Waar kunnen mensen terecht met klachten en hoe kan bezwaar en beroep worden aangetekend in de gemeente Oldebroek? We richten ons hier niet alleen op de uitvoeringsorganisatie, maar op alle taken waar de gemeente verantwoordelijk voor is. Het heeft raakvlakken met alle activiteiten binnen het project uitvoeringsorganisatie en toegang. Daarnaast vormen de projecten Jeugdwet, nieuwe Wmo en Parcipatiewet de basis voor het inrichten van kwaliteitsystemen, bezwaar & beroep. De uitvoerende partijen, de gemeente Oldebroek. 1. Inventariseren huidige systemen/situatie 2. Inventariseren van nieuwe behoeften t.a.v. kwaliteitssystemen, monitoring, en bezwaar & beroep. 3. Nieuw beleid vormen ten aanzien van kwaliteit, monitoring en verantwoorden en bezwaar & beroep. 4. Communicatie naar aanbieders en burgers. We hebben ook te maken met landelijke eisen. Hoe kunnen we de lokale behoefte hierin voorop stellen? Een goede basis om kwalitatief en effectief goede ondersteuning te kunnen verlenen. Wanneer begint het? Mei 2014 Wanneer moet het gereed zijn? 1 januari 2015 Welke mijlpalen zijn er? 1 januari 2015 moeten de kwaliteits- en verantwoordingssystemen gereed zijn. Welke invoeringskosten zijn PM Wat zijn de vervolgstappen na Evalueren en monitoren van de systemen. 100 ambtelijke uren in transitieteam 9

10 7. Opleiding & Cultuuromslag De professionals in de uitvoeringsorganisatie zullen opgeleid en getraind moeten worden om de cultuuromslag waar meer naar eigen kracht gekeken gaat worden te kunnen maken. Met de Wmo kanteling en het experiment met het basisteam Jeugd is hier al een start gemaakt, maar ook zij gaan op een generalistische manier moeten werken om het één gezin, één plan, één regisseur meer vorm te geven. Daarnaast krijgen de professionals deels te maken met andere doelgroepen, waar zij meer kennis van moeten gaan bezitten. Binnen dit project kijken we naar de professionals binnen de uitvoeringsorganisatie en het basisteam Jeugd. De toegang, inrichting uitvoeringsorganisatie, eigen kracht Professionals binnen de uitvoeringsorganisatie, basisteam Jeugd, gemeente Oldebroek, opleidingsinstituut 1. Inventarisatie van onderwerpen binnen de opleiding 2. Inventarisatie van instellingen/professionals die baat hebben bij de opleiding. 3. Selecteren opleidingsinstituut 4. Starten opleidingstraject 5. Bepalen vervolgtraject en studiemogelijkheden in de toekomst Kunnen we al van start gaan met een andere manier van werken, waarbij eigen kracht centraal staat, terwijl de transformatie meer tijd in beslag zal nemen? De professionals zijn geschoold op de nieuwe manier van werken, waarbij één gezin, één plan en eigen kracht centraal staat. Hierbij wordt ook aandacht geschonken aan de houding & gedrag van de professional. Wanneer begint het? Juli 2014 Wanneer moet het gereed zijn? Juli 2015 Welke mijlpalen zijn er? Starten opleiding: september 2014 Welke invoeringskosten zijn Wat zijn de vervolgstappen na PM: de kosten van de opleiding zijn niet duidelijk, eveneens de ureninzet van de professionals niet. Verder transformeren, meegaan met de veranderingen door bijscholing, regelmatig volgen van cursussen. 50 uur van de projectleider 10