Projectplan Invoering projectlidmaatschap

Transcriptie

1 Projectplan Invoering projectlidmaatschap Datum: 27 januari 2017 Projectleider: Coördinator Sportparticipatie Kostenplaats: 2371 Korte projectbeschrijving: Steeds meer sporters zijn geïnteresseerd in deelname per keer. Zij wensen niet lid te worden van een vereniging maar deel te nemen aan een tijdelijk aanbod, al dan niet op de verenigingslocatie. Binnen de NTTB definiëren we projecten of producten waarbinnen deze consumenten als projectleden kunnen worden aangemeld. Doel is om verenigingen te ontzorgen middels het ontwikkelen van een registratiesysteem dat via de NTTB loopt en deze mensen wel als lid op te kunnen geven bij NOC*NSF. Het eerste project waarbinnen we projectleden mogelijk maken is Vitaal Tafeltennis en daarmee bereiken we consumenten in de doelgroep ouderen, parasporters en meisjes. Vervolgens kan het projectlidmaatschap uitgebreid worden naar alle doelgroepen. Projectplan Invoering Projectlidmaatschap Pagina 1 van 11

2 VERANTWOORDELIJKHEID Projectleider: Projectsponsor (verantwoordelijk HB-lid): Projectgroepleden: Coördinator Sportparticipatie Koen Jacobs Igor Heller Marit Martens-Scheers Saskia Meijer Wianka Overbeeke Teun Plantinga Achim Sialino Maartje Snelders Stagiair onderzoek Projectperiode: Aanvang: februari 2017 Afronding: juli Aanleiding 1.1 Situatieschets en probleemstelling Het aanbod van verenigingen is traditioneel gericht op leden. Immers, het doel van verenigingen is om leden te werven en te binden. Echter, bij verenigingen zien we steeds meer consumenten verschijnen, ook dankzij producten die de NTTB zelf in de markt zet, zoals voor ouderen en voor revalidatiecentra. Consumenten wensen wel (tijdelijk) deel te nemen aan het tafeltennisaanbod maar dit niet in lidmaatschapsvorm maar in betaling per keer te doen. Deze consumenten hebben geen inspraak in de vereniging, ze zijn gebruiker. Ze vallen niet onder het verenigingsrecht. Sommige gemeenten hebben voor deze opkomende categorie al voorzieningen getroffen door collectieve verzekeringen af te sluiten voor deze sportconsumenten. De NTTB kent geen andere lidmaatschapsvormen dan het NTTB lidmaatschap via de vereniging. Met een projectlidmaatschap voegt zij een nieuwe categorie leden toe waardoor deze groep ook meetbaar en benaderbaar is. Bovendien vallen deze leden dan wel onder het verenigingsrecht, namelijk van de vereniging de NTTB. Daarmee zijn de consumenten geregistreerd en verzekerd via de collectiviteitsverzekering van de NTTB. Ook kan de NTTB instellingen en individuen faciliteren dankzij een projectlidmaatschap. Tafeltennis wordt op steeds meer locaties aangeboden die niet zijn aangesloten bij de NTTB. Dankzij een projectlidmaatschap is aansluiting bij de NTTB wel mogelijk. In eerste instantie zal het projectlidmaatschap aangeboden worden voor projecten die vallen binnen het programma Vitaal Tafeltennis. Uitbreiding naar meerdere doelgroepen, programma s en projecten is wenselijk en zal naar het voorbeeld van Vitaal Tafeltennis uitgerold worden. Wel zal dan naar de term projectlidmaatschap gekeken moeten worden. Voor nu dekt deze de lading, maar dit zal in de toekomst waarschijnlijk veranderen (bijvoorbeeld naar individueel of persoonlijk lidmaatschap). De koppeling tussen het project en het projectlidmaatschap vindt plaats door deelname aan vooraf gedefinieerde projecten. Vitaal Tafeltennis is een project gericht om sportconsumenten te voorzien van een tafeltennisaanbod gericht op vitaliteit. Het ontwikkelen van een strippenkaart of knipkaart binnen dit project dat gelijktijdig een projectlidmaatschap inhoudt, ontzorgt verenigingen en instellingen, en maakt registratie van deelnemers mogelijk. Projectplan Invoering Projectlidmaatschap Pagina 2 van 11

3 1.2 Doelstelling van het project (SMART) Doelstelling: Specifiek Meetbaar Acceptabel Realistisch Tijdgebonden Andere lidmaatschapsvorm aanbieden die inspeelt op de behoeften van de nieuwe sportconsument. Deze vorm moet mensen de mogelijkheid geven om tijdelijk lid te worden van de bond. Ontwikkeling van een systeem dat registratie van project en individuele leden faciliteert en tafeltennislocaties ontzorgt. Momenteel bestaat een dergelijk systeem niet. De NTTB heeft momenteel 0 projectleden en 78 persoonlijke leden (waaronder personeelsleden). Op <datum> is het registratiesysteem klaar en werkend. Op <datum> zijn er binnen de projecten behorend bij Vitaal Tafeltennis x aantal projectleden aangemeld. Tafeltennis wordt op veel locaties beoefend. We weten dat bij de vereniging grijze leden bestaan en al gewerkt wordt met een strippenkaartsysteem. Andere locaties kunnen geen gebruik maken van NTTB-aanbod omdat ze geen vereniging zijn en zich niet willen aansluiten. Registratie van deelnemers ontzorgt verenigingen en instellingen hoe deze groep te faciliteren als sportconsument. Vergelijk dit met een fitnessabonnement voordat je gebruik mag maken van de fitnesslocatie. Verenigingen en andere locaties hebben aangegeven een groeiende groep sporters te ontvangen die geen lid wensen te worden maar wel wensen te tafeltennissen. Dit zijn geen grijze leden, ze zijn immers geen verenigingslid. De onderzoeksfase moet afgerond zijn in juli In de Bondsraadsvergadering van november 2017 komt een voorstel voor aanpassing van het lidmaatschapssysteem. Invoering van het projectlidmaatschap vanaf januari Verwachte projectresultaten Adviesrapport over de wijze waarop consumenten, organisaties, leden en verenigingen gebruik willen maken van de nieuwe lidmaatschapsvormen. Fysieke of digitale strippenkaart Registratiesysteem ontwikkeld voor invoering nieuwe lidmaatschapsvormen. Voordelen/resultaten: - Meer inzicht in sportparticipatie tafeltennis - Meer inzicht in gedrag van sportconsumenten - Extra inkomsten vanuit registratie projectleden - Extra inkomsten vanuit registratie persoonlijke leden - NTTB faciliteert haar verenigingen met een praktische oplossing voor een herkenbaar probleem 1.4 Uitgangspunten Ontwikkelen van een registratiesysteem dat voor alle verenigingen en tafeltennislocaties gelijk is en gelijke voordelen biedt. Ook voor de sportconsument moet deze registratie voordelen bieden. In elk geval moet het voor de consument niet voelen als een lidmaatschap maar als een abonnement, zoals een fitnessonderneming ook eerst om een abonnement vraagt alvorens je toegang krijgt tot het aanbod. 1.5 Projectafbakening (wat behoort wél en wat behoort niet tot dit project) Deze opdracht bestaat uit verschillende fasen en onderdelen die uiteindelijk moeten leiden tot zowel een projectlidmaatschap als een persoonlijk lidmaatschap. Voor nu richten we ons als voorbeeld alleen op een projectlidmaatschap voor Vitaal Tafeltennis en de daarbinnen vallende projecten. Dit voorbeeld kan gebruikt worden om andere lidmaatschapsvormen als een persoonlijk lidmaatschap op een later moment in te voeren. De projecten binnen Vitaal Tafeltennis hebben elk hun eigen projectplan waarbinnen het projectlidmaatschap is opgenomen als randvoorwaarde. Projectplan Invoering Projectlidmaatschap Pagina 3 van 11

4 1.6 Randvoorwaarden (welke zaken moeten zijn gezekerd voordat dit projectplan kan beginnen of succesvol kan worden. Ook: wie is daarvoor verantwoordelijk!) Wijziging van de statuten van de NTTB waarin nu alleen volledig lidmaatschap (verenigingsrecht) mogelijk is. Voldoen aan registratie als lid zoals omschreven door NOC*NSF. Drie uitgewerkte projectplannen binnen Vitaal Tafeltennis: Aerobic Table Tennis, Paratafeltennis, Fifty-ViTT. 1.7 Relatie met andere projecten en/of initiatieven Dit project raakt alle toekomstige projecten gericht op sportparticipatie en registratie van niet-leden die onderdeel zijn van de tafeltennisgemeenschap. Dit project raakt de projecten vallend onder Vitaal Tafeltennis: Aerobic Table Tennis, Paratafeltennis, Fifty-ViTT. Doorontwikkeling NAS. Projectplan Invoering Projectlidmaatschap Pagina 4 van 11

5 2. Risicoanalyse 2.1 Business risico s probleemstelling Met de mogelijkheid projectleden in te voeren bied je bij niet-juiste afbakening verenigingen de mogelijkheid verenigingsleden tot consument te maken. Dit mag een niet te groot effect hebben op de NTTB begroting. Hierbij is vooral de groep ouderen een risicogroep. Diverse verenigingen melden deze leden momenteel netjes aan, maar het moet niet interessanter worden om deze mensen, die wekelijks tafeltennissen bij de vereniging, als projectlid aan te melden. Hetzelfde geldt voor het persoonlijk lidmaatschap of strippenkaartsysteem. Wanneer mensen wekelijks bij een tafeltennisvereniging actief zijn, moet het interessanter blijven om je toch als verenigingslid aan te melden dan je via een andere manier te verbinden aan de tafeltennissport. 2.2 Projectrisico s Verenigingen nemen niet de moeite om deelnemers te registreren en maken geen gebruik van de geboden faciliteiten De afspraak dat het systeem alleen gebruikt mag worden voor de genoemde projecten is niet voldoende geborgd waardoor er geen zicht is op welke verenigingen wel of niet deelnemen aan dit project. De webshop kan niet zo ingericht worden dat losse verkoop niet mogelijk is. Projectplan Invoering Projectlidmaatschap Pagina 5 van 11

6 3. Projectorganisatie, inrichting en verantwoordelijkheden 3.1 Interne opdrachtgever Achim Sialino Handtekening: 3.2 Interne Projectleider Coördinator Sportparticipatie Handtekening: 3.3 Projectgroepleden Coördinator Sportparticipatie (CO SP) Maartje Snelders (MS) Marit Martens-Scheers (MM) Teun Plantinga (TP) Achim Sialino (AS) Dennis Rijnbeek (DR) Rol/functie binnen de projectgroep: Wianka Overbeeke (WO) Media en communicatie Igor Heller (IH) Saskia Meijer (SM) 3.4 Projectfasering Stagiair onderzoek (SO) Projectleider, inhoudelijke kartrekker en management taken+budget; rapportages; projectleider Aerobic Table Tennis, input op doelgroep Aerobic Table Tennis; Monitoring en evaluatie Aerobic TT Team SPO, projectleider Tafeltennis als revalidatiesport, input op doelgroep parasporter, Monitoring en evaluatie parasporters Team SPO, projectleider Fifty-ViTT, input op doelgroep ouderen, monitoring en evaluatie ouderen Hoofd FinAd, input op registratiesysteem, koppeling NAS, aanmelding NOC*NSF, financiële doorrekeningen, vaststellen hoogte bijdrage projectlidmaatschap Directeur Tafeltennis, managen relatie Bondsbureau, HB en Reglementscommissie, voorbereiden van de Bondsraad, input vanuit afdelings- en verenigingsbezoeken Hoofd Media en Communicatie, opzetten campagne Vitaal Tafeltennis Reglementscommissie: opstellen en aanleveren teksten tbv statutenwijziging NTTB door de Bondsraad Aerobic Table Tennis: input op doelgroep Aerobic Table Tennis; Monitoring en evaluatie Aerobic TT. Uitvoering onderzoek onder consumenten, verenigingen, organisaties en leden. Opleveren adviesrapport Wat: Fase 1 verkenning: Onderzoek naar wensen consumenten, verenigingen, organisaties en leden. Oplevering adviesrapport. Fase 2 scopebepalend: Welke projecten komen in aanmerking voor de pilot Projectlidmaatschap? Wanneer: Februari 2017 juli Voorwaarden projectlidmaatschap uitwerken Juli 2017 augustus 2017 Notitie vanuit het HB richting Bondsraad om statutenwijziging in november 2017 mogelijk te maken Fase 3 implementatie: Voorstel statutenwijziging vanuit het HB richting Bondsraad Januari 2016 juni 2016 November 2017 Projectplan Invoering Projectlidmaatschap Pagina 6 van 11

7 Ontwikkelen registratiesysteem December 2017 februari 2018 Ontwikkelen projectlidmaatschap December 2017 februari 2018 Verkopen projectlidmaatschap November doorlopend Fase 4 Monitoring en evaluatie: November 2017 juni Projectactiviteit Activiteit: Uitgevoerd door: Wanneer: Van Tot Resultaat Fase 1: Voorbereiden notitie BR IK, KJ, IH Jan 16 Juni 16 Notitie BR IK Schrijven projectplan IK Sep 16 Nov 16 Projectplan IK Werven stagiair CO SP Feb 17 Feb 17 Stagiair CO SP Gesprekken verenigingen Team SP en AS Feb 17 Mei 17 Input Co SP Interviews andere bonden SO Apr 17 Mei 17 Verslagen CO SP Interviews verenigingen SO Apr 17 Mei 17 Verslagen CO SP Interviews organisaties SO Apr 17 Mei 17 Verslagen CO SP Interviews (potentiële) leden SO Apr 17 Mei 17 Verslagen CO SP Opleveren rapport SO Mei 17 Jul 17 Adviesrapport CO SP Fase 2: Definiëren projecten Team SP Jan 16 Ma 16 Vitaal Tafeltennis IK Voorbereiden statutenwijziging IH Sep 16 Nov 16 Voorstel BR KJ Bepalen inhoud lidmaatschap Uitwerken voorwaarden voor deelname lidmaatschap CO SP, AS, MM, MS, SM CO SP en TP Jul 17 Aug 17 Document inhoud CO SP Jul 17 Aug 17 Voorwaardenlijst CO SP Schrijven PvA fase 3 CO SP Sep 17 Sep 17 PvA CO SP Opzetten campagne Vitaal Tafeltennis DR, WO, CO SP Okt 17 Nov 17 Communicatieplan DR Fase 3: Statutenwijziging Bondsraad KJ Nov 16 Nov 16 Statutenwijziging KJ Ontwikkelen bewijs deelname Vitaal Tafeltennis Ontwikkelen fysieke/digitale vorm projectlidmaatschap Ontwikkelen registratiesysteem projectlidmaatschappen Communicatie mogelijkheid projectleden Vitaal Tafeltennis naar bij ons bekende locaties Verkoop projectlidmaatschap webshop CO SP, MS, DR CO SP, DR, WO CO SP en TP Okt 17 Okt 17 Bewijs deelname CO SP Okt 17 Nov 17 Okt 17 Dec 17 Lidmaatschapsbe wijs Registratiesystee m WO Nov 17 Nov 17 s DR Frontoffice Nov 17 Verkopen CO SP CO SP Fase 4: Ontwikkeling monitor CO SP Nov 17 Dec 17 Vragenlijst CO SP Monitoring verkoop Jan 18 Monitoring deelnemende verenigingen en organisaties Jan 18 Verantw. doorlopend doorlopend doorlopend Rapportage Rapportage Evaluatie en bijstelling Team SP Mei 18 Jun 18 Rapportage CO SP AS Projectplan Invoering Projectlidmaatschap Pagina 7 van 11

8 Mogelijke interventies: los van de fase waarin het project zich bevindt Ontwikkelen persoonlijk lidmaatschap Invoering meerdere vormen lidmaatschap CO SP, AS, KJ CO SP, AS, KJ Beschrijving inhoud lidmaatschap Nieuwe vorm lidmaatschap CO SP CO SP 3.6 Communicatie (zowel intern Bondsraad, commissies, etc) als extern) Actie: Uitgevoerd door: Datum: Informeren HB-lid (PH/AE) IK 2016 Informeren HB AS 2016 Informeren Bondsraad HB 2016 Informeren Commissie Projectplan Invoering Projectlidmaatschap Pagina 8 van 11

9 4. Projectbegroting 4.1 Projectbegroting (in totaal de kosten én de dekking) Voor dit project is 2250,- euro begroot. Digitale of fysieke vorm projectlidmaatschap 750,- Bewijs deelname Vitaal Tafeltennis (100 stuks): 500,- Campagne Vitaal Tafeltennis: 700,- Ontwikkeling registratietool: Onvoorzien: 250,- (bv ontwikkelen QR code; aanpassen webshop) Personele kosten zijn niet in de begroting opgenomen 4.2 Kosten per activiteit (in detail per kostensoort per activiteit. Voor opname interne uren is afstemming nodig met Finad) Activiteit 1 Omschrijving kosten: Euro: Digitale of fysieke vorm Ontwerpkosten 250 Projectlidmaatschap Drukkosten indien fysieke vorm 2000 stuks a 0,25 cent 500 Onvoorzien: aanpassingen in webshop / QR code 250 Totale kosten activiteit 1 Totaal euro: Activiteit 2 Omschrijving kosten: Euro: Bewijs deelname Vitaal tafeltennis Ontwerpkosten 200 Drukkosten (3 euro max, 100 stuks) 300 Totale kosten activiteit 2 Totaal euro: 500 Activiteit 3 Omschrijving kosten: Euro: Campagne Vitaal Tafeltennis Ontwerp posters 250 Ontwerp flyers 250 Drukkosten posters 125 Drukkosten flyers 75 Totale kosten activiteit 3 Totaal euro: 700 Activiteit 4 Omschrijving kosten: Euro: Ontwikkeling registratietool Aanpassingen NAS? nnb Nieuw CRM? nnb Totale kosten activiteit 4 Totaal euro: Totale kosten van het project Euro: Overzicht van de totale projectbegroting Totale kosten van het project Euro: 2250 Van de totale projectkosten wordt uit eigen middelen gefinancierd: Euro: 2250 Van de totale projectkosten wordt uit de subsidie gefinancierd: Euro: Projectplan Invoering Projectlidmaatschap Pagina 9 van 11

10 5. Leerpunten, meerwaarde en projectlogboek 5.1 Meerwaarden van het project Aansluiten bij wensen flexibeler lidmaatschap van consumenten en verenigingen 5.2 Leerpunten 5.3 Nadere of tussentijdse afspraken 5.4 Projectlogboek Projectplan Invoering Projectlidmaatschap Pagina 10 van 11

11 6. Overzichten 6.1 Overzicht van de kosten van het project Fase Verwachte startdatum Verwachte einddatum Totale kostenschatting Verkennend - voorbereidend Januari 2016 Juli Scopebepalend Januari 2016 November Implementatie November 2016 December Monitoring en evaluatie November 2017 Juni Totaal: Euro: Overzicht uren per maand 2016 jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec Totaal Ingrid Koppelman Igor Heller jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec Totaal CO SP Teun Plantinga Maartje Snelders Wianka Overbeeke Achim Sialino Marit Martens- Scheers Saskia Meijer Dennis Rijnbeek jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec Totaal CO SP Maartje Snelders Marit Martens- Scheers Saskia Meijer Projectplan Invoering Projectlidmaatschap Pagina 11 van 11