Projectplan Tafeltennis Business Club

Transcriptie

1 Projectplan Tafeltennis Business Club Datum: 23 december 2016 Projectleider: Dennis Rijnbeek Kostenplaats: 1825 Com-Mar Korte projectbeschrijving: De Tafeltennisbond wil tafeltennis en de Tafeltennisbond beter positioneren in een moeilijke sponsormarkt. De Tafeltennisbond wil bedrijven met betrokkenheid bij tafeltennis verbinden en betrekken om de positie van het tafeltennis in Nederland te versterken. Hiertoe is een nieuw initiatief gestart: de Tafeltennis Business Club. Projectplan Tafeltennis Business Club Pagina 1 van 9

2 VERANTWOORDELIJKHEID Projectleider: Projectsponsor (verantwoordelijk HB-lid): Dennis Rijnbeek Peter Hanning Projectperiode: Aanvang: oktober 2016 Afronding: oktober 2017, daarna doorlopend 1. Aanleiding 1.1 Situatieschets en probleemstelling In het Meerjarenbeleidsplan is Sponsoring nogal eens genoemd als Financieringsbron voor de activiteiten. Het werven van businessclubleden is een eerste stap om de basis te leggen voor een sponsorpiramide, met een hoofdsponsor, co-sponsoren, suppliers en businessclubleden. Probleemstelling: hoe zorgen we ervoor dat de Tafeltennis Business Club een succes wordt, oftewel hoe zorgen we voor een substantieel aantal leden van de businessclub, wat leidt tot A. Een functionerende businessclub met een netwerk dat omvangrijk genoeg is om van een netwerk te spreken B. Een extra inkomstenstroom voor de Tafeltennisbond C. Een kweekvijver voor mogelijke sponsoren/partners: 1.2 Doelstelling van het project (SMART) Doelstelling: Specifiek Meetbaar Acceptabel Realistisch Tijdgebonden Aansluiten bij doelstellingen Tafeltennisbond uit MJBP: - Minder afhankelijkheid van subsidies - Hogere bekendheid tafeltennis - Meer betrokkenheid bij tafeltennis - Beter imago tafeltennis als sport om businessdoelen mee te bereiken Startsituatie per : - 3 leden; - inkomsten (in theorie) - potentiële partners/suppliers/sponsors: 0 (inschatting) Situatie per : - 20 leden; - inkomsten 20 * 500 (of kostenbesparingen ter grootte van zelfde bedrag of meer) - potentiële partners/suppliers/sponsors:1-3). 20 leden euro 1-3 sponsor/supplier/partner overeenkomsten. Opdrachtgever en projectleider zijn akkoord met de doelstellingen 10 leden is een minimum, 20 is een mooi aantal voor een functionerende businessclub Inkomsten volgen hieruit 1 tot 3 potentiële partners Project is opgedeeld in fases waarin een groei moet ontstaan. Na een jaar moeten de SMART doelen beoordeeld worden. 1.3 Verwachte projectresultaten Het resultaat van het project is SMART omschreven in de bovengenoemde doelen. Daarnaast wordt hiermee beoogd een bijdrage te leveren aan de doelen uit het MJBP. Dit effect zal niet meteen heel groot zijn en vooral indirect. Bijvoorbeeld bij 20 leden is de bijdrage aan de begroting euro. Echter er worden ook kosten gemaakt dus de nettobijdrage is lager. Tafeltennis wordt bekender onder de zakelijke doelgroep als de businessclub omvang krijgt. Het imago van de sport als potentieel interessant om zaken te doen, bijvoorbeeld gericht op de Aziatische markt, neemt toe. De betrokkenheid met de tafeltennissport neemt direct aantoonbaar toe als men lid wordt. Projectplan Tafeltennis Business Club Pagina 2 van 9

3 Voordelen/resultaten: - Financieel - Bekendheid - Betrokkenheid - Imago 1.4 Uitgangspunten In 2016 is de aanzet gemaakt voor een plan om een Businessclub te starten. Een drietal leden worden genoemd op de website, maar echte invulling is hieraan nog niet gegeven. Met de komst van een MT-verantwoordelijke en 2 HB leden die Marketing en Projecten als aandachtsgebied hebben, moet in een goede doorstart gemaakt worden 1.5 Projectafbakening (wat behoort wél en wat behoort niet tot dit project) Het project valt onder de verantwoordelijkheid n het Hoofd Communicatie, Marketing en Fondsenwerving en daarbinnen uiteraard onder het derde onderdeel Fondswerving. Mogelijke geldstromen die binnen Fondsenwerving te onderscheiden zijn, naast de huidige inkomstenstroom uit lidmaatschapsgelden en subsidies, zijn Sponsoring, commercialisering van producten en events, crowdfunding en de hier genoemde businessclub. De businessclub kan een opstap zijn naar sponsoring. Fondsenwerving is niet los te zien van Marketing en Communicatie. Het in de markt zetten van het product tafeltennis en het positioneren van de Tafeltennisbond daarbij, zijn een vereiste om een succesvolle Fondsenwervingsstrategie neer te zetten en een succesvolle Businessclub te starten. 1.6 Randvoorwaarden (welke zaken moeten zijn gezekerd voordat dit projectplan kan beginnen of succesvol kan worden. Ook: wie is daarvoor verantwoordelijk!) In een ideale wereld is eerst de Marketing- en Communicatiestrategie ontwikkeld en geïmplementeerd voordat tot uitvoering van middelen uit de Fondsenwerving, zoals deze businessclub, wordt overgegaan. De realiteit is dat de Communicatie, Marketing en Fondswerving bij 0,6 FTE ligt en gemiddeld dus 0,2 FTE heeft voor elk van de drie onderdelen. In dit geval kiezen we dus voor het gelijktijdig maken van de bovenliggende plannen en het direct in uitvoer brengen van 1 van de middelen van Fondsenwerving. Ook omdat hiervoor al een basis is gelegd en het een relatief gezien redelijk afgebakend project kan zijn. 1.7 Relatie met andere projecten en/of initiatieven Zoals hierboven omschreven is er een directe relatie met het totale Fondsenwervingsplan en een indirecte met de omvattende Marketing en Communicatie-strategie. In de uitvoering krijgen we te maken met Wedstrijdsport voor de uitvoering van de tegenprestaties bij de 4 top events NK, Final 4, finale Eredivisie en Masters. Projectplan Tafeltennis Business Club Pagina 3 van 9

4 2. Risicoanalyse 2.1 Business ricico s probleemstelling - missen van kansen (potentiele leden) - missen van kansen (businessclub tot sponsor/ supplier promoveren) - onvoldoende groei op korte termijn waardoor initiatief niet van de grond komt - imagoschade - risico op claims bij niet nakomen afspraken - reputatierisico bij foute businessclubleden 2.2 Projectrisico s - niet goed uitvoeren tegenprestaties - discussie met verenigingen over het benaderen van relaties van verenigingen - onvoldoende afstemming tussen projectleden over taken en verantwoordelijkheden - te weinig budget voor tegenprestatie (verkeerde zuinigheid) - te veel budget voor tegenprestaties (onvoldoende opbrengst) - inspanningen niet in verhouding met opbrengst Projectplan Tafeltennis Business Club Pagina 4 van 9

5 3. Projectorganisatie, inrichting en verantwoordelijkheden 3.1 Interne opdrachtgever Peter Hanning Handtekening: 3.2 Interne Projectleider Dennis Rijnbeek Handtekening: 3.3 Projectgroepleden Achim Sialino (AS) Robbert Stolwijk (RS) Rol/functie binnen de projectgroep: Directeur en gezicht Tafeltennisbond, relatiebeheerder en projectacquisitie Verantwoordelijke 4 events, relatiebeheerder en projectacquisitie Overige MT-leden (MT) Relatiebeheerder en projectacquisitie Peter Hanning (PH) Overige HB-Leden (HB) Wianka Overbeeke (WO) Communicatie Opdrachtgever HB-lid, gezicht Tafeltennisbond, relatiebeheerder en projectacquisitie HB-lid, gezicht Tafeltennisbond, relatiebeheerder en projectacquisitie Dennis Rijnbeek (DR) Projectleider, relatiebeheer en projectacquisitie Teun Plantinga (TP) Projectfinanciën Inhuur derde? Projectacquisitie 3.4 Projectfasering Wat: Wanneer: Fase 1: Projectplan & Start Acquisitie december 2016 Fase 2: Presentatie Businessclub (powerpoint) en Flyer, Onderzoek andere bonden januari-maart 2016 Fase 3: 4 Events december 2016 mei 2017 Fase 4: Tussenevaluatie april 2017 Fase 5: Vervolgtraject: verder bewerken tafeltennismarkt, Aziatische markt 3.5 Projectactiviteit april-oktober 2017 Fase 1: Fase 2: Activiteit: Uitgevoerd door: Wanneer: Van Tot Resultaat Projectplan en presentatie DR Okt 16 Dec Notitie BR DR Presentatie, flyer, onderzoek DR Jan 17 Mrt Projectplan DR Verantw. Fase 3: 4 events RS, DR Dec 16 Mei Stagiair DR Projectplan Tafeltennis Business Club Pagina 5 van 9

6 Fase 4: Tussenevaluatie DR/AS/PH/AE Apr 17 Apr Input DR Fase 5: Vervolgtraject DR, evt inhuur? 3.6 Communicatie (zowel intern Bondsraad, commissies, etc) als extern) Apr 17 Okt Verslagen DR Actie: Uitgevoerd door: Datum: Informeren HB-lid (PH/AE) DR Nov/dec 16 Informeren HB PH Jan 17 Informeren Bondsraad PH Mrt 17 Informeren Commissie nvt Projectplan Tafeltennis Business Club Pagina 6 van 9

7 4. Projectbegroting 4.1 Projectbegroting (in totaal de kosten én de dekking) Drukken Flyer Vipkaarten Events Kosten andere tegenprestaties Kosten hieronder gespecificeerd. Dekking automatisch binnen project. Mogelijk investeren in ongedekte kaarten voor prospects. Deze kunnen vermoedelijk worden gefinancierd uit businessclubleden die geen gebruik maken van kaarten. 4.2 Kosten per activiteit (in detail per kostensoort per activiteit. Voor opname interne uren is afstemming nodig met Finad) Activiteit 1 Omschrijving kosten: Euro Flyer Drukken < 100 Totale kosten activiteit 1 Totaal: Activiteit 2 Omschrijving kosten: Euro Vipkaarten Events 4 events * 2 personen * 25 * # (aanwezige) businessclubleden 200 * X (huidige aantal voor X = 3) =600 (NK Vipkaarten 35, ov. events geen vipkaarten, kosten < 25 Totale kosten activiteit 2 Totaal: Activiteit 3 Omschrijving kosten: Euro Kosten overige tegenprestaties Bijvoorbeeld aanpassen website: uren Andere wensen businessclubleden (binnen 500 euro bijdrage) nb Totale kosten activiteit 3 Totaal: Totale kosten van het project Overzicht van de totale projectbegroting Totale kosten van het project (obv huidige omvang) Euro: 700 Van de totale projectkosten wordt uit eigen middelen gefinancierd (gelijk aan kosten) Euro: 700 Van de totale projectkosten wordt uit de subsidie gefinancierd: Euro: 0 Projectplan Tafeltennis Business Club Pagina 7 van 9

8 5. Leerpunten, meerwaarde en projectlogboek 5.1 Meerwaarden van het project Door het introduceren en succesvol maken van een businessclub leggen we een basis voor commerciële partnerships tussen de Tafeltennisbond en (alle) bedrijven waarmee zij direct of indirect al zaken doet. Ofwel doordat de bond afnemer is van dit bedrijf, ofwel omdat de bond dit bedrijf op welke wijze dan ook promoot. 5.2 Leerpunten Op deze wijze bevorderen we tevens het (interne) commerciële besef om altijd te kijken wat wij voor de klant kunnen doen. En, wanneer we zelf klant zijn, of wanneer wij welke naam of welke wijze dan ook naar buiten communiceren, wat onze zakelijke relatie nog meer voor ons kan doen! 5.3 Nadere of tussentijdse afspraken In maart volgt een eerste evaluatie of de businessclub voldoende startomvang heeft gekregen en de reeds verworven en voorzienbare opbrengsten opwegen tegen het resultaat. 5.4 Projectlogboek November-december 16: schrijven projectplan, maken presentatie, benaderen eerste relaties. Projectplan Tafeltennis Business Club Pagina 8 van 9

9 6. Overzichten 6.1 Overzicht van de kosten van het project Fase Verwachte startdatum Verwachte einddatum Totale kostenschatting 1. Projectplan Oktober 2016 Dec 16 Euro: 0 2. Flyer Jan 16 Apr 16 Euro: Final 4 Dec 16 Dec 16 Euro: 0 4. Masters Jan 17 Jan 17 Euro: 5. NK Mrt 17 Mrt 17 Euro: 6. Finale Eredivisie Mei 17 Mei 17 Euro: 6.2 Overzicht uren per maand Totaal: Euro: (10 leden uitgenodigd?) 750 (15 leden uitgenodigd?) 1000 (20 leden uitgenodigd?) jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec Totaal Dennis Rijnbeek Wianka Overbeeke Achim Sialino Robbert Stolwijk Teun Plantinga Peter Hanning Projectplan Tafeltennis Business Club Pagina 9 van 9