Jaarverslag Cultuurcentrum Deurne. Vastgesteld op 14 juni Dit verslag bevat informatie over de activiteiten in 2016 van

Transcriptie

1 Jaarverslag 2016 Cultuurcentrum Deurne Vastgesteld op 14 juni 2017 Dit verslag bevat informatie over de activiteiten in 2016 van Stichting Cultuurhuis Deurne en Cultuurplein BV. 1

2 Inhoud Jaarverslag Cultuurcentrum Deurne De toestand van de organisatie op de balansdatum De ontwikkelingen gedurende het boekjaar... 4 Succes... 4 Bezoldiging... 4 Zware druk... 4 Roerige periode... 4 Interim-periode De financiële resultaten van het Cultuurcentrum

3 1. De toestand van de organisatie op de balansdatum Het Cultuurcentrum Martien van Doorne heeft een roerig jaar achter de rug. Na de doorstart van de groep van 10 in 2015 is in 2016 gebleken dat het Cultuurcentrum niet kan draaien op enkel vrijwilligers. Dit is een pijnlijke conclusie die zeker niet gelegen heeft aan de tijd en energie van de vrijwilligers van het Cultuurcentrum. Echter eind 2016 is de conclusie getrokken dat het Cultuurcentrum een organisatie moet zijn met betaalde professionals, een deskundig ervaren bestuur en vrijwilligers. De in 2015 geformuleerde visie van het cultuurcentrum is: Zoveel mogelijk mensen in Groot-Deurne in contact te brengen met datgene wat het cultuurcentrum te bieden heeft op het gebied van culturele activiteiten en evenementen; kwalitatief, innovatief en duurzaam. Op 1 januari 2016 was de samenstelling van het bestuur van de stichting Cultuurhuis: - Dhr. T.J. Boer, voorzitter; - Mevr. C.M.A. Akkers, secretaris; - Mevr. B. den Toom, penningmeester; - Dhr. G.H.P.M. Wijnen, bestuurslid Het bestuur van Cultuurplein BV werd gevormd door Dhr. C.J. Manders Twee leden van de groep van 10traden niet toe tot het bestuur en stapten tussentijds uit. Drie personen participeerden wel volwaardig in het bestuur, echter zonder registratie in het handelsregister. Zij bleven wel betrokken in een van de inmiddels opgezette werkgroepen: - Mevr. Anouk Nijssen; werkgroepen educatie en communicatie - Dhr. Frank Zomerdijk; werkgroep financiën; dhr. Zomerdijk fungeerde in de dagelijkse praktijk als penningmeester, gezamenlijk met Mevr. Den Toom. - Mevr. Van Gestel; werkgroep personeel Het Dagelijks Bestuur (T. Boer, K. Akkers en B. den Toom, of als vervanger F. Zomerdijk) voerde regelmatig overleg met de wethouder en beleidsmedewerker van de Gemeente. Op 31 december 2016 bestond het onbezoldigd Interim bestuur uit: Fokko Keun, Voorzitter Karin Akkers, Secretaris Piet van Kalken, Penningmeester. Het management bestond uit een betaalde kracht te weten, Bianca den Toom. 3

4 2. De ontwikkelingen gedurende het boekjaar Succes Het cultuurcentrum heeft in het afgelopen seizoen veel bezoekers mogen ontvangen, ook tijdens grote evenementen als carnaval Dit succes heeft er mede toe geleid dat het bestuur, als vrijwilligersorganisatie, vooral hands on is gaan werken. Verdere uitwerking en professionalisering van de organisatie- en bestuursstructuur, volgens de principes van de Governance Code Cultuur, was nodig, maar daar is de groep van vrijwilligers niet aan toe gekomen. Dit is geregeld geconstateerd en besproken met de gemeente, maar de werkdruk is een te grote belemmering gebleken om daar goed invulling aan te geven. Hiermee heeft het bestuur een groot risico genomen, hierover is de gemeente wel met regelmaat geïnformeerd. Bezoldiging Bij oprichting van de Stichting is besloten dat de leden van het bestuur geen bezoldiging ontvangen voor hun werkzaamheden. Binnen de begroting is wel rekening gehouden met een mogelijke managementvergoeding voor de directie van de BV. Echter door de grote financiële onzekerheid is dit in 2015 niet gerealiseerd. Alleen in de horeca is vanwege de voorschriften vanuit de horecavergunning - gewerkt met betaald personeel. Hiervoor is een pool gevormd van oproepkrachten met een 0-urencontract. Zware druk De positieve ontwikkeling wat betreft de activiteiten-bezetting van het Cultuurhuis in combinatie met het werken met onbezoldigde bestuurders en onbezoldigd management heeft een zware druk gelegd op de betroken bestuursleden en vrijwilligers. Dit heeft ertoe geleid dat de verdere ontwikkeling van organisatie en bedrijfsvoering is achtergebleven. De bedrijfsprocessen zijn niet vastgelegd en er is onvoldoende interne controle georganiseerd. Het bestuur is vooral hands-on bezig geweest met uitvoerende werkzaamheden om de activiteiten en evenementen te faciliteren. De onderlinge afstemming en communicatie binnen het bestuur en met de werkgroepen verliep niet altijd optimaal. Deze factoren zijn aanleiding geweest voor het vertrek van een aantal mensen van de oorspronkelijke groep van 10 waarmee in 2015 was gestart. Roerige periode Helaas heeft het bestuur in juli 2016 vast moeten stellen dat er een incident heeft plaatsgevonden dat schade heeft toegebracht aan het cultuurcentrum en alle betrokkenen. De vermeende malversaties van een inmiddels ex-bestuurslid zijn aanleiding geweest voor een onderzoek en aanbevelingen van een registeraccountant ten aanzien van professionalisering van de inrichting en bedrijfsvoering van het cultuurcentrum. Deze aanbevelingen zijn overgenomen door gemeente Deurne en het cultuurcentrum is aan het werk gegaan op basis van het door hen opgestelde verbeterplan met inachtneming van de principes van de Governance Code Cultuur. Daarnaast vertrok een tweede bestuurslid, waardoor de grote werklast op nog minder schouders terecht kwam. Dat was een onwenselijke en onwerkbare situatie. 4

5 Interim-periode Eind 2016 is in een samenwerking tussen gemeente en cultuurcentrum besloten om de hulp in te roepen van Theater en Sociaal Cultureel Centrum De Ruchte in Someren. Op zowel bestuurlijk, management als operationeel niveau is voor een periode van half november 2016 tot half maart 2017 expertise betrokken vanuit De Ruchte. Tevens is er een manager aangetrokken om op korte termijn de continuïteit te borgen en op middellange termijn de organisatie te verbeteren. Er is een interim-bestuur gevormd dat verantwoordelijk is om sturing te geven aan dit veranderingstraject. Op die manier zijn de randvoorwaarden neergezet om de dagelijkse gang van zaken en sociaal-culturele activiteiten zo goed mogelijk te laten verlopen. 5

6 3. De financiële resultaten van het Cultuurcentrum In de bijgevoegde jaarrekeningen is opgenomen het overzicht van de financiële resultaten van Stichting Cultuurhuis Deurne en Cultuurplein BV met de hierin opgenomen toelichting. Samenvattend kan gezegd worden dat 206 inderdaad een roerig jaar is geweest, waarin vol energie het jaar is gestart echter de basis om te werken met enkel vrijwilligers is onwerkbaar gebleken. In de interim periode is een analyse gemaakt, zijn zaken op orde gesteld, is een nieuw bestuur gevormd, zijn professionals aangetrokken, is een jaarplan en begroting opgesteld en subsidie aangevraagd. Dit alles geeft vertrouwen voor het jaar 2017 om het Cultuur centrum een basis te geven voor inhoud en exploitatie. Deurne, 14 juni