In deze raadsinformatie brief informeren wij u over de stand van zaken van het project en de te nemen stappen en besluiten.

Transcriptie

1 Aan: de gemeenteraad Ons kenmerk Bezoekadres Cranendonck RK Soerendonk Postadres Postbus AB Budel Contactpersoon Ben Driessen T E b.driessen@cranendonck.nl Datum: Soerendonk, 28 mei 2014 Betreft: De Schakel gemeenschapshuis in Budel-Dorplein Geachte dames/heren, Op 5 november 2013 heeft u bij de vaststelling van de begroting 2014 een amendement aangenomen met betrekking tot het gemeenschapshuis De Schakel. De inhoud van het besluit luidt: - om de verbouwing van gemeenschapshuis De Schakel te Budel-Budel-Dorplein op een voortvarende en goede manier voor te bereiden; - hiervoor een bedrag van ,-- uit het fonds leefbaarheid aan het college ter beschikking te stellen, zodat een projectleider aangesteld kan worden die de nodige stappen kan nemen, teneinde binnen drie maanden de plannen van de stichting Gemeenschapshuis de Schakel Budel- Dorplein door middel van een voorstel aan de raad voor besluitvorming voor te leggen. In deze raadsinformatie brief informeren wij u over de stand van zaken van het project en de te nemen stappen en besluiten. In december 2013 is er een projectleider voor dit project ingehuurd voor 2 dagen per week. Tijdens de vergadering op, 11 december 2013, van de projectgroep De Schakel is deze projectleider aan de projectgroep voorgesteld en heeft vanaf dat moment in goede samenwerking met de projectgroep de stand van zaken van het project in beeld gebracht. Daarbij is er geïnventariseerd wat er tot dat moment al allemaal is gebeurd, welke zaken nog nodig zijn om tot een goed plan te komen, wie deze taken oppakt en wanneer deze klaar zijn. Hiervoor is een conceptplanning en een actiepuntenlijst opgesteld. Stand van zaken tot medio december Er is een organisatie die bestaat uit: Bestuur Stichting Gemeenschapscentrum Dorplein Projectgroep Schakelen naar de Toekomst Werkgroep Organisatie Werkgroep Bouw/Reconstructie Werkgroep Communicatie en PR Werkgroep Toerisme en recreatie Beheerder en vrijwilligers

2 2. Bouwplan Naar aanleiding van het opstellen van het businessplan "Toekomst voor de Schakel" werden een behoorlijk aantal gebreken en belemmeringen geconstateerd aan het gebouw dat een multifunctioneel gebruik en kostendekkende exploitatie in de weg staat. Vanuit het stichtingsbestuur is een werkgroep Bouw/Renovatie ingesteld. De werkgroep Bouw/Renovatie heeft onderzocht op welke manier de belemmeringen van het gebouw kunnen worden opgelost. Daarop heeft de werkgroep (waarvan een lid architect is) meerdere bouwplannen/ontwerpen gemaakt. Een van deze plannen met daarbij een kostenraming is eind 2013 aan het gemeentebestuur gepresenteerd. Voor dit plan is eind 2013 een principeverzoek bij de gemeente ingediend. Dit verzoek is ambtelijk getoetst daarbij is vastgesteld dat het plan met een ontheffing van het bestemmingsplan vergunbaar is. 3. Financiën De gemeenteraad heeft bij het vaststellen van de begroting voor 2014 een bedrag van ,- - opgenomen voor de verbouw van gemeenschapshuis De Schakel. In november 2013 is uit het fonds leefbaarheid een bedrag van ,-- beschikbaar gesteld om een projectleider aan te stelen. 4. Beheer en exploitatie. Aan het Stichtingsbestuur van De Schakel is gevraagd aan te tonen dat De Schakel in de toekomst zelfvoorzienend kan draaien. Een belangrijk aspect bij de Schakel is de overeenkomst over het beheer en de exploitatie. Het beheer van de Schakel is op dit moment in handen van het Stichtingsbestuur. Dit bestuur heeft daarvoor een overeenkomst gesloten met de huidige beheerder, deze eindigt per 1 oktober Om het beheer en de exploitatie ook daarna te kunnen waarborgen moeten de kaders (beleidsvisie gemeenschapshuizen) nader worden uitgewerkt zodat o.a. duidelijk wordt op welke wijze in het beheer en de exploitatie van De Schakel wordt voorzien. Afhankelijk van deze kaders zullen de contractbesprekingen met de toekomstige beheerder snel moeten worden opgepakt. 5. Communicatie en PR Er zijn gesprekken gevoerd met de gebruikers en potentiële gebruikers over de plannen en hun wensen voor nu en in de toekomst. Er zijn gesprekken gevoerd met direct omwonenden en er is een informatie bijeenkomst gehouden voor alle inwoners van het dorp waarbij de plannen, zoals die er op dat moment lagen, zijn gepresenteerd en besproken. Alle inwoners van Budel-Dorplein zijn via de halfjaarlijkse nieuwsbrief geïnformeerd over de stand van zaken tot december Wat is er gebeurd sinds het raadsbesluit van november 2013? 1. Rolverdeling tijdens het project Er zijn afspraken gemaakt over de rolverdeling. De projectgroep Toekomst Schakel en de werkgroepen behouden hun rol zoals die tot nu toe was. De projectleider van de gemeente zorgt voor de coördinatie en afstemming met interne processen bij de gemeente binnen de vastgestelde kaders. Het bestuur van De Schakel heeft hierin een adviserende rol, de stuurgroep een sturende rol, het gemeentebestuur een beslissende rol. De projectleider heeft een adviserende rol. 2.Taken en rollen bij beheer en exploitatie van De Schakel Voor het beheer en de exploitatie is door de werkgroep organisatie een opzet gemaakt voor de rolverdeling en taken van de betrokken partijen. Deze is in de externe projectgroep besproken. Deze rolverdeling moet in de besluitvorming door het gemeentebestuur worden betrokken. Hierop zal formeel een standpunt moeten worden ingenomen door alle betrokkenen. De stuurgroep zal hiervoor een voorstel aan het college doen. 3. Inventarisatie van wat er nodig is voor de besluitvorming, financiering, realisatie en exploitatie van De Schakel. Om de verbouw op een goede manier voor te bereiden is er geïnventariseerd wat er nog nodig is om dit project tot een goed resultaat te brengen. Hierna wordt op onderdelen aangegeven wat er nodig is. Per onderdeel is cursief de stand van zaken per begin mei 2014 weergegeven. Pagina 2 van 5 behoort bij

3 Wat is er nog nodig? En wat is de stand van zaken op dit moment? Op dit moment worden voorstellen voorbereid voor het college waarin de resultaten van de onderzoeken worden gerapporteerd. Daarbij worden ook adviezen voorgelegd voor besluitvorming in het college en de raad. Voorwaarde hiervoor is dat tijdig de benodigde middelen en capaciteit in menskracht beschikbaar worden gesteld. Op dit moment stagneert het project vanwege gebrek aan interne capaciteit om de geleverde stukken te beoordelen en input te leveren. In de stuurgroepvergadering van 26 mei 2014 is de stand van zaken besproken en specifiek ingezoomd op het beheer en de exploitatie van De Schakel. a) een programma van wensen en uitgangspunten van de gemeente, het stichtingsbestuur, de gebruikers en toekomstige gebruikers en de beheerder van De Schakel. Alle wensen van de huidige en toekomstige gebruikers opnieuw geïnventariseerd Er is, in het verlengde van de opdracht van de gemeenteraad van november 2013, voor gekozen om voordat het bouwplan wordt gerealiseerd te checken of het ontwerp zoals dat er ligt tegemoet komt aan de wensen van de opdrachtgever, het stichtingsbestuur, de gebruikers of toekomstige gebruikers en de beheerder. Gebleken is dat in het laatste ontwerp niet alle wensen en uitgangspunten zijn meegenomen. b) op grond van de geïnventariseerde wensen kan een programma van eisen worden opgesteld. De wensen en uitgangspunten zijn vertaald naar een ruimtelijk programma van eisen. c) de kaders moeten in beeld worden gebracht ten aanzien van de beschikbare en benodigde middelen van het geheel. In de begroting van 2014 is een bedrag van ,-- voor De Schakel opgenomen. Geconstateerd is dat dit bedrag niet toereikend is voor de realisatie van het ontwerp zoals dat eind 2013 door het Stichtingsbestuur aan de gemeenteraad is aangeboden. In dat ontwerp zijn niet alle wensen gehonoreerd en in de kostenraming zijn niet alle kostenposten voor dit project opgenomen. d) een opname van de bestaande bebouwing De mogelijkheden voor renovatie en hergebruik van de bestaande bebouwing en installaties is op hoofdlijnen beoordeeld. Indien de gemeenteraad besluit tot een nadere uitwerking van het plan, zal specifiek onderzoek een gedetailleerder beeld geven over de mogelijkheden om bestaande delen van het gebouw en of installaties te handhaven. e) één of meerdere scenario s voor de gewenste nieuwe situatie op basis van het programma van eisen en de beschikbare kaders Er worden in deze fase geen nieuwe ontwerpen gemaakt. Voorafgaand dienen de kaders, uitgangspunten en middelen definitief te worden vastgesteld. f) een beeld van de aan het ruimtelijk programma van eisen gerelateerde bouwkosten en projectkosten Op grond van het ruimtelijke programma van eisen en kengetallen zijn berekeningen gemaakt van de bouwkosten. Daarnaast zijn om een volledig beeld te hebben van de benodigde middelen ook de overige projectkosten in beeld gebracht. g) inzicht in de beheerskosten voor de te realiseren nieuwbouw De beheerskosten zijn inzichtelijk gemaakt voor de verschillende scenario s. In de voorstellen van het college wordt hier inzicht in gegeven. h) inzicht in de exploitatie (businessplan) van de accommodatie In opdracht van het Stichtingsbestuur heeft de externe projectgroep Schakelen naar de Toekomst met de beheerder en ondersteuning vanuit SRE een Businessplan voor de exploitatie en het beheer van De Schakel opgesteld met daarin een prognose voor de jaren 2014 t/m De verschillende scenario s voor de verbouw van De Schakel bieden verschillende mogelijkheden in de exploitatie. Naar verwachting zijn de bijbehorende berekeningen eind mei beschikbaar. i) een beheerder c.q. een exploitatieovereenkomst met een beheerder. Pagina 3 van 5 behoort bij

4 De kaders hiervoor volgen uit een uitwerking van de beleidsvisie gemeenschapshuizen. Het college heeft recent besloten om prioriteit te geven aan de decentralisaties en niet alle daarvoor benodigde uren die voor andere taken gereserveerd waren te vervangen. Hierdoor blijven taken liggen. De uitwerking van de beleidsvisie gemeenschapshuizen is er hier een van. Hierdoor stagneert het project. Indien niet tijdig een oplossing wordt geboden, komt het beheer van De Schakel mogelijk in gevaar. j) een communicatieplan Er is een communicatiekalender opgesteld voor bijeenkomsten van de externe projectgroep en werkgroepen en de informatievoorziening aan de omgeving, de gebruikers en het gemeentebestuur. In samenwerking met een adviseur van team communicatie wordt dit plan aangevuld. Op de informatieavond, 31 maart 2014, zijn de gebruikers en omwonenden door het Stichtingsbestuur en de projectgroep geïnformeerd over de stand van zaken, de voortgang van de onderzoeken, de vervolgstappen en de planning van het proces. Op 7 april 2014 is de stuurgroep De Schakel i.o. in een startoverleg bij elkaar geweest. Daarin zijn de rollen van het Stichtingsbestuur, de stuurgroep, de projectgroep en het gemeentebestuur besproken. De stuurgroep is in dit overleg geïnformeerd over de eerste resultaten van de onderzoeken in relatie tot de gestelde kaders. k) een planning Voor de aansturing van dit project is een planning opgesteld. Er is nog geen projectopdracht vastgesteld. Deze wordt op korte termijn aan het college voorgelegd. Het project stagneert nu omdat er geen capaciteit beschikbaar is voor het beoordelen van de geleverde informatie en het leveren van de benodigde input. In deze planning is er wel vanuit gegaan dat de benodigde capaciteit tijdig beschikbaar is. Mocht dat geen juiste aanname zijn, dan wordt de planning bijgesteld op grond van de beschikbare capaciteit en middelen. Onderstaand is de op hoofdlijnen weergegeven. 1 e kwartaal inventariseren van wensen - opstellen van programma van eisen 2 e kwartaal bouwkostenraming en beheerkostenraming gebouw - exploitatieplan - haalbaarheidstudie - vanaf hier stagneert het project nu. - voorbereiding besluitvorming in projectgroep, college van B&W 3 e kwartaal besluitvorming in het college van B&W (uiterlijk 12 augustus 2014) - en aanleveren stukken tbv de raadsvergadering september onderhandelingen en afspraken maken met toekomstige beheerder (door wie?) - besluitvorming in de gemeenteraad 30 september welk plan mag verder worden uitgewerkt en wat zijn de kaders? - krediet verstrekken 4 e kwartaal ontwerpfase bouwplan - afstemmen ontwerp met opdrachtgever en gebruikers - uitwerken bouwplan constructie, bestek - omgevingsgunningen aanvragen 1 e kwartaal vergunningverlening - aanbestedingsprocedure - gunning werk 2 e kwartaal voorbereiding en start bouw 3 e en 4 e kwartaal uitvoering bouw - inrichting en afwerking buitenterrein 1 e kwartaal oplevering bouw - opening Pagina 4 van 5 behoort bij

5 Hoe nu verder? - Er is een besluit van het college van burgemeester en wethouders nodig, projectopdracht, om het ingezette traject goed te kunnen voortzetten. Daarbij is het capaciteitsprobleem, waardoor geen input wordt geleverd vanuit team maatschappij, de bottle neck. Er wordt op dit moment naar een alternatieve dekking gezocht. - Het Stichtingsbestuur van De Schakel en het gemeentebestuur dienen een uitspraak te doen over het toekomstig beheer en de exploitatie van De Schakel. - Het Stichtingsbestuur van De Schakel en de gemeenteraad dienen een uitspraak te doen over de wenselijkheid van de in het gemeenschapshuis onder te brengen functies, de gewenste omvang en capaciteit van het gebouw en welke overige voorziening in of bij het gemeenschapshuis moeten worden gerealiseerd. - Bij een nieuw ontwerp, moet rekening worden gehouden met de beperkte mogelijkheden binnen het geldende bestemmingsplan en regelgeving. Indien een wijziging van het bestemmingsplan nodig is, betekent dit dat een herzieningsprocedure moet worden doorlopen. Dit vergt ca. 1,5 jaar extra tijd en ook extra middelen voor de benodigde procedures en onderzoeken. Het Stichtingsbestuur van De Schakel vindt dit niet wenselijk. - De benodigde voorstellen vanuit de projectgroep worden via de stuurgroep tijdig aan het college voorgelegd. Volgens de planning dient het college uiterlijk 12 augustus 2014 op deze voorstellen te besluiten, zodat de gemeenteraad de voorstellen van het college uiterlijk in haar vergadering 30 september 2014 kan behandelen. - In de advisering wordt aangegeven welke consequenties de verschillende keuzes hebben voor de gebruiksmogelijkheden, de bezetting, de exploitatie en het beheer van de accommodatie en welke middelen daarvoor nodig zijn. De cijfers zijn gebaseerd op de beschikbare concrete gegevens en overigens op kengetallen en ervaringscijfers of, indien deze niet beschikbaar zijn, op inschattingen. Met vriendelijke groet, BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN CRANENDONCK, De loco-secretaris, De burgemeester, Drs. H. Damen- Twardy mr. M.M.D. Vermue-Vermue Pagina 5 van 5 behoort bij