Handleiding Incura. Controlemeldingen

Transcriptie

1 Handleiding Incura Controlemeldingen 2010 Incura Pagina 1 / 37

2 Inhoud 1 Inleiding Eén op één controlemeldingen Algemene tips Er zit vaak een verband tussen meerdere controlemeldingen Facturatiewizard minimaliseren en maximaliseren Betaalmethode ontbreekt Diagnose ontbreekt of is incorrect Hoe op te lossen? De overeenkomst bijwerken Verwijsdatum ontbreekt Hoe op te lossen? Verwijsdiagnose ontbreekt of is incorrect Hoe op te lossen? Reden einde zorg code is incorrect Hoe op te lossen? Overeenkomstregel bevat geen tarieflijst Hoe op te lossen? i.g.v. factuur zorgverzekeraar Hoe op te lossen? i.g.v. factuur zelfbetaler Tarief niet gevonden in tarieflijst Hoe op te lossen? Geen overeenkomst gevonden Hoe op te lossen? Huisnummer of andere adresgegevens ontbreken Hoe op te lossen? BSN ontbreekt Hoe op te lossen? Overige mogelijkheden tot oplossen Contact Zelfhulp en handleidingen Versie-informatie Incura Pagina 2 / 37

3 1 Inleiding Deze handleiding is bedoeld als ondersteuning bij het zelfstandig oplossen van controlemeldingen vanuit de Incura facturatiewizard (stap 2: Controleren). Het proces van het wegwerken van deze meldingen wordt Oplossen genoemd. Door dubbel te klikken op de regels van de controlemeldingen komt u in een specifiek onderdeel van het patiëntdossier uit. Iedere controlemelding betekent feitelijk dat er nog gegevens in Incura zijn die vervolledigd moeten worden willen behandelingen ter facturatie kunnen worden aangeboden. Daarnaast wordt uitgebreid aandacht besteed aan die situaties waarin u van mening bent dat de behandelingen van de patiënt in de facturatiewizard genoemd moeten worden, maar om één of andere reden toch niet door Incura als Factureerbaar worden aangezien. Hierin werkt deze handleiding ondersteunend door u handvatten aan te reiken die u kunnen helpen erachter te komen wat er nog moet worden gedaan om de behandelingen te kunnen factureren. Na het doorlezen van deze handleiding heeft u kennis genomen van de meest voorkomende oorzaken waarom een behandeling niet gefactureerd kan worden en bent u beter in staat deze zelf op te lossen. Vanzelfsprekend blijven er altijd situatie over waarbij het antwoord niet in een handleiding kan worden gevat. Voor die gevallen staat onze helpdesk voor u paraat en helpen wij u graag bij het vinden van een oplossing. 1.1 Eén op één controlemeldingen Deze handleiding geeft antwoord op alle standaard situaties met betrekking tot de controlemeldingen. In werkelijkheid zult u echter met meer complexe facturatieomstandigheden te maken gaan krijgen, waarbij deze geijkte voorbeelden u niet tot de oplossing brengen. Daarom zal er ook een handleiding worden geschreven die dieper op die casuïstiek in gaat, maar deze handleiding beperkt zich tot controlemeldingen die één op één verklaard kunnen worden. De hoofdstukken dragen bewust dezelfde naam als de tekst uit de controlemeldingen, zodat u in één oogopslag naar de overeenkomstige casus wordt geleid. Tot slot staat er in dit document bewust niets genoemd over de verdere werking van de facturatiewizard. Dit is gedaan om de focus zuiver op het proces van oplossen te kunnen houden. Voor de algehele werking van de facturatiewizard verwijzen wij u daarom graag naar de gelijknamige handleiding, Facturatiewizard Incura Pagina 3 / 37

4 2 Algemene tips Om u een beetje op weg te helpen overzicht te krijgen in de controlemeldingen en het eenvoudig verwerken ervan, volgen er in de komende paragraven enkele tips die het begrip ervan moeten vergroten. 2.1 Er zit vaak een verband tussen meerdere controlemeldingen Wanneer u al eens met de controlemeldingen in aanraking bent geweest, zal u zijn opgevallen dat het voorkomt dat de behandelingen van patiënten soms vaker dan eens in de lijst worden genoemd. Dit heeft doorgaans als oorzaak dat er een onderlinge afhankelijkheid zit in de verschillende getoonde controlemeldingen. Zoals getoond in figuur 1 ziet u dat voor een viertal patiënten zowel de melding Geen overeenkomstregel of geldig tarief gevonden als Tarief niet gevonden in tarieflijst worden genoemd. Figuur 1: controlemeldingen met onderlinge afhankelijkheid 2010 Incura Pagina 4 / 37

5 Los van de verklaring waarom deze controlemeldingen überhaupt optreden (daar leest u in de betreffende hoofdstukken hierna meer over), mag duidelijk zijn dat er iets met het tarief aan de hand is. Blijkbaar zit er dus een verband tussen beide meldingen, omdat ze beide iets roepen over het tarief. We kunnen u in een situatie als deze verklappen dat wanneer u het probleem oplost m.b.t. de eerstgenoemde melding, de tweede ook automatisch verdwijnt. Het is een patroon wat u wel meer zult aantreffen. Daarom kan het in sommige situaties verstandig zijn om niet blind te staren op het willen oplossen van het ene probleem als het andere probleem bij dezelfde patiënt makkelijker op te lossen is. 2.2 Facturatiewizard minimaliseren en maximaliseren Voor een optimaal gebruikersgemak is het in Incura mogelijk gemaakt om de facturatiewizard even opzij te zetten wanneer u bezig bent met het oplossen van controlemeldingen bij één specifieke patiënt. Wanneer u ervoor gekozen heeft om het ontbrekende gegeven in een patiëntdossier op te sporen, teneinde de controlemelding op te lossen, doet u dit door dubbel te klikken op de controlemelding zelf. De facturatiewizard wordt dan rechtsonder in beeld in het klein weggezet (zie figuur 2). Dit wordt minimaliseren genoemd. De gegevens in dat scherm ziet u dan even niet u zit nu immers in het patiëntdossier maar blijven wel binnen handbereik. Figuur 2: minimaliseren van de facturatiewizard Bent u eenmaal tevreden over de gedane aanpassingen in het dossier dan kunt u de facturatiewizard er eenvoudig weer bij pakken door op het knopje Maximaliseren (voorgesteld door het icoon ) te klikken Incura Pagina 5 / 37

6 3 Betaalmethode ontbreekt In het overzicht van controlemeldingen die u aan kunt treffen in stap 2 van de facturatiewizard zal u geregeld als eerste melding Betaalmethode ontbreekt krijgen te zien. Over deze melding kunnen we heel kort zijn: de melding verdwijnt vanzelf als u de anderen controlemeldingen oplost. Figuur 3: controlemelding betaalmethode ontbreekt 2010 Incura Pagina 6 / 37

7 4 Diagnose ontbreekt of is incorrect Bij het optreden van de controlemelding Diagnose ontbreekt of is incorrect (zie ook figuur 4) dubbelklikt u op de regel waarin deze melding wordt getoond. Incura minimaliseert de facturatiewizard zoals is genoemd in paragraaf 2.2 en neemt u mee naar de plaats in het dossier waar dit gegeven nog moet worden ingevuld. Voor de diagnose(code) is dat het Analyse-formulier (Patiëntdossier Behandelepisode Zorgpad formulier Analyse ). Figuur 4: diagnose ontbreekt of is incorrect 4.1 Hoe op te lossen? De diagnosecode is voor de facturatie met name van belang voor de overeenkomst. De overeenkomst, die in het patiëntdossier is opgenomen bij een behandelepisode, stuurt gegevens door naar de zorgverzekeraar. Op basis van de aangeleverde informatie zullen zij al dan niet besluiten tot het vergoeden van de uitgevoerde behandeling(en). U vindt de diagnosecode op de overeenkomst rechts in de bovenhoek bij het gelijknamige label, direct boven de informatie of de patiënt chronisch is of niet (zie ook figuur 5) Incura Pagina 7 / 37

8 Figuur 5: diagnosecode op de overeenkomst Indien daar geen diagnosecode wordt getoond, ontbreekt er essentiële informatie om te kunnen facturen. De zorgverzekeraar wil immers weten onder welke diagnose de patiënt bij u is verschenen. De overeenkomst is dan in feite onvolledig en betekent dus dat u eigenlijk zo niet kunt factureren voor deze patiënt. Om te verzorgen dat de diagnosecode wèl in de overeenkomst wordt opgenomen, moet deze worden ingevuld op het Analyse-formulier. In figuur 6 is in het rode kader achter 1. aangegeven waar u dit kunt invullen. Nu we toch op het Analyse-formulier zijn is het wellicht meteen verstandig om ook te controleren of er antwoord is gegeven op de vraag of de klacht van de patiënt chronisch is of niet (zie 2. in figuur 6). Ook deze informatie zoekt de overeenkomst naar! 2010 Incura Pagina 8 / 37

9 Figuur 6: diagnosecode en chroniciteit ja/nee op het analyseformulier Let op: mocht het Analyse-formulier in het Zorgpad nog niet aanwezig zijn, dan dient u deze eerst te koppelen. Hoe u dit kunt doen leest u in handleiding Incura Macro s maken hoofdstuk De overeenkomst bijwerken Nu de diagnosecode in het patiëntdossier is ingevuld, moet de overeenkomst soms(*) eerst nog worden bijgewerkt vooraleer we verder kunnen gaan met de facturatie. U kunt dit doen door de volgende stappen te volgen: 2010 Incura Pagina 9 / 37

10 Figuur 7: route naar overeenkomst die moet worden bijgewerkt 1. Ga naar Patiëntgegevens Overeenkomst. 2. Klikt u hier eenmaal op de regel waar de overeenkomst staat genoemd waar u een controlemeldingen over heeft gekregen. 3. Om de diagnosecode bekend te maken verwijderen we nu de overeenkomst zodat we deze dadelijk weer opnieuw kunnen aanmaken met de nieuwe diagnose-informatie (zie ook figuur 8). Let op: u hoeft geen rekening te houden met eventueel al eerder gefactureerde behandelingen op deze overeenkomst. Deze gaan niet verloren, Incura houdt immers via het Behandeljournaal en Beheer facturen bij welke behandelingen reeds zijn gefactureerd. ( * = Hierin is reeds een automatiseringsslag gedaan, zodat de overeenkomst soms al automatisch wordt bijgewerkt zodra u het Analyse-formulier met de benodigde informatie heeft aangevuld. In dat geval is het opnieuw aanmaken van een overeenkomst niet meer nodig.) 2010 Incura Pagina 10 / 37

11 Figuur 8: opnieuw aanmaken van overeenkomstregels Zodra de overeenkomst eenmaal is bijgewerkt ziet u rechtsboven in de overeenkomst de diagnosecode verschijnen. U kunt nu terugkeren naar de facturatiewizard en klikken op de knop controlemelding moet nu zijn verdwenen.. De 2010 Incura Pagina 11 / 37

12 5 Verwijsdatum ontbreekt Bij het optreden van de controlemelding Verwijsdatum ontbreekt (zie ook figuur 9) dubbelklikt u op de regel waarin deze melding wordt getoond. Incura minimaliseert de facturatiewizard zoals is genoemd in paragraaf 2.2 en neemt u mee naar de plaats in het dossier waar dit gegeven nog moet worden ingevuld. Voor de verwijsdatum is dat het Verwijzing-formulier (Patiëntdossier Behandelepisode Zorgpad formulier Verwijzing ). Figuur 9: verwijsdatum ontbreekt 5.1 Hoe op te lossen? De verwijsdatum is opgenomen in het Zorgpad op het formulier Verwijzing. Blijkbaar ontbreekt dit gegeven op het betreffende formulier. In de meeste gevallen zal Incura u naar de plek in Incura leiden, zodra u dubbelklikt op de controlemelding. Wanneer dit niet gebeurt, doet u het volgende: 1. Klik links in de behandelepisode op de map Zorgpad. 2. Dubbelklik op de regel met de tekst Verwijzing om deze te openen of 3. klik eenmaal op deze regel en vervolgens op de knop Openen (zie ook figuur 10). In beide gevallen komt u terecht in het formulier Verwijzing. Figuur 10: formulier verwijzing in zorgpad Indien er in het Zorgpad nog geen Verwijzings-formulier aanwezig is, dan kunt u de KNGF-richtlijn Verwijzing koppelen volgens de instructie die is opgenomen in de handleiding Praktische Tips paragraaf 5.1 Macro s in het Zorgpad toevoegen Incura Pagina 12 / 37

13 Eenmaal in het formulier Verwijzing vult u de verwijsdatum aan, zoals is weergegeven in figuur 11. Vergeet niet op Bewaren te klikken alvorens u terugkeert naar de Facturatiewizard. Figuur 11: verwijsdatum op formulier Verwijzing Zodra de verwijsdatum is opgeslagen kunt u terugkeren naar de facturatiewizard en klikken op de knop. De controlemelding moet nu zijn verdwenen Incura Pagina 13 / 37

14 6 Verwijsdiagnose ontbreekt of is incorrect Bij het optreden van de controlemelding Verwijsdiagnose ontbreekt of is incorrect (zie ook figuur 12) dubbelklikt u op de regel waarin deze melding wordt getoond. Incura minimaliseert de facturatiewizard zoals is genoemd in paragraaf 2.2 en neemt u mee naar de plaats in het dossier waar dit gegeven nog moet worden ingevuld. Voor de verwijsdiagnose is dat het Verwijzing-formulier (Patiëntdossier Behandelepisode Zorgpad formulier Verwijzing ). Figuur 12: verwijsdiagnose ontbreekt of is incorrect 6.1 Hoe op te lossen? De verwijsdiagnose is opgenomen in het Zorgpad op het formulier Verwijzing. Blijkbaar ontbreekt dit gegeven op het betreffende formulier. In de meeste gevallen zal Incura u naar de plek in Incura leiden, zodra u dubbelklikt op de controlemelding. Wanneer dit niet gebeurt, doet u het volgende: 1. Klik links in de behandelepisode op de map Zorgpad. 2. Dubbelklik op de regel met de tekst Verwijzing om deze te openen of 3. klik eenmaal op deze regel en vervolgens op de knop Openen (zie ook figuur 13). In beide gevallen komt u terecht in het formulier Verwijzing. Figuur 13: formulier verwijzing in zorgpad 2010 Incura Pagina 14 / 37

15 Indien er in het Zorgpad nog geen Verwijzings-formulier aanwezig is, dan kunt u de KNGF-richtlijn Verwijzing koppelen volgens de instructie die is opgenomen in de handleiding Praktische Tips paragraaf 5.1 Macro s in het Zorgpad toevoegen. Eenmaal in het formulier Verwijzing vult u de verwijsdiagnose aan, zoals is weergegeven in figuur 14. Vergeet niet op Bewaren te klikken alvorens u terugkeert naar de Facturatiewizard. Figuur 14: verwijsdiagnose op formulier verwijzing Zodra de verwijsdiagnose is opgeslagen kunt u terugkeren naar de facturatiewizard en klikken op de knop. De controlemelding moet nu zijn verdwenen Incura Pagina 15 / 37

16 7 Reden einde zorg code is incorrect Bij het optreden van de controlemelding Reden einde zorg code is incorrect (zie ook figuur 15) dubbelklikt u op de regel waarin deze melding wordt getoond. Incura minimaliseert de facturatiewizard zoals is genoemd in paragraaf 2.2 en neemt u mee naar de plaats in het dossier waar dit gegeven nog moet worden ingevuld. Voor de einde zorg code is dat het Afsluiten-formulier (Patiëntdossier Behandelepisode Zorgpad formulier Afsluiten ). Figuur 15: reden einde zorg code is incorrect 7.1 Hoe op te lossen? De reden einde zorg is opgenomen in het Zorgpad op het formulier Afsluiten. Blijkbaar ontbreekt dit gegeven op het betreffende formulier. In de meeste gevallen zal Incura u naar de plek in Incura leiden, zodra u dubbelklikt op de controlemelding. Wanneer dit niet gebeurt, doet u het volgende: 1. Klik links in de behandelepisode op de map Zorgpad. 2. Dubbelklik op de regel met de tekst Afsluiten om deze te openen of 3. klik eenmaal op deze regel en vervolgens op de knop Openen (zie ook figuur 16). In beide gevallen komt u terecht in het formulier Afsluiten. Figuur 16: formulier afsluiten in zorgpad 2010 Incura Pagina 16 / 37

17 Indien er in het Zorgpad nog geen Afsluiten-formulier aanwezig is, dan kunt u de KNGF-richtlijn Verwijzing of DTF koppelen volgens de instructie die is opgenomen in de handleiding Praktische Tips paragraaf 5.1 Macro s in het Zorgpad toevoegen. De reden einde zorg kent in de registratie binnen het zorgdossier drie vormen, te weten: 1. Er is nog geen reden einde zorg ingevuld om reden dat het zorgdossier nog niet compleet is ingevuld. 2. De behandeling is nog niet beëindigd. De reden einde zorg wordt daarom ingevuld met Behandeling nog niet beëindigd. 3. De behandeling is beëindigd. Bij reden einde zorg is een keuze gemaakt die in brede zin verwoordt hoe de behandeling beëindigd is. De reden einde zorg wordt ingevuld in het gelijknamige veld in het formulier Afsluiten, zoals hiervoor al is genoemd. De keuze geschiedt door het selecteren van een waarde uit een keuzelijstje. Binnen het zorgdossier in Incura wordt er, in combinatie met de reden einde zorg, ook altijd gekeken naar de datum afsluiting. Dit is het veld dat direct boven de reden einde zorg staat vermeld (zie ook figuur 17). Figuur 17: reden einde zorg en datum afsluiting 2010 Incura Pagina 17 / 37

18 Let op: afhankelijk van het al dan niet zijn uitbehandeld zijn alleen de volgende combinaties toegestaan: Datum afsluiting is leeg & Reden einde zorg bevat de waarde Behandeling nog niet beëindigd. Datum afsluiting is gevuld & Reden einde zorg bevat iedere waarde behalve Behandeling nog niet beëindigd en leeg. De Datum afsluiting mag dus niet gevuld zijn, als de Reden einde zorg niet is ingevuld. Incura zal de behandelepisode anders niet als afgesloten beschouwen. Figuur 18: reden einde zorg is ingevuld Wanneer eenmaal in het formulier Afsluiten de reden einde zorg is ingevuld (zoals is weergegeven in figuur 18) kunt u op Bewaren klikken en terugkeren Facturatiewizard. Daar klikt u op de knop. De controlemelding moet nu zijn verdwenen Incura Pagina 18 / 37

19 8 Overeenkomstregel bevat geen tarieflijst Bij het optreden van de controlemelding Overeenkomstregel bevat geen tarieflijst (zie ook figuur 19) dubbelklikt u op de regel waarin deze melding wordt getoond. Incura minimaliseert de facturatiewizard zoals is genoemd in paragraaf 2.2 en neemt u mee naar de plaats in het dossier waar dit gegeven nog moet worden ingevuld. Voor het niet aanwezig zijn van een tarieflijst is dat de Overeenkomst bij de behandelepisode (Patiëntdossier Patiëntgegevens Overeenkomsten in geval van meerdere overeenkomsten is de overeenkomst geopend van de behandelepisode die blijkbaar behandelingen bevat die niet nog gefactureerd zijn). Figuur 19: overeenkomst bevat geen tarieflijst 8.1 Hoe op te lossen? i.g.v. factuur zorgverzekeraar Het niet aanwezig zijn van een tarieflijst in de situatie dat de factuur naar de zorgverzekeraar wordt aangeboden, duidt erop dat er aan de beheerzijde van Incura een tarieflijst ontbreekt. U kunt zich, zoals in bovenstaande voorbeelden, door Incura naar het dossier laten leiden door te dubbelklikken op de controlemelding. Alleen zal u dan in dit geval naar de Overeenkomst binnen het patiëntdossier worden gebracht. Daar zult u enkel bevestigd zien dat er geen tarieflijst is gekoppeld aan de overeenkomstregel. Dat is in dezen de zere plek, maar niet de oorzaak. Ter illustratie zien we in figuur 20 een voorbeeld van een patiënt waarbij dit bij voorkomt. De overeenkomst is geopend met daarop een overeenkomstregel voor de Aanvullende verzekering en een overeenkomstregel voor de zelfbetaler Incura Pagina 19 / 37

20 Figuur 20: aanvullende overeenkomstregel De regel voor de zelfbetaler is niets mee aan de hand. De crux ligt hem in de aanvullende overeenkomstregel. Dubbelklikt u op deze regel dan verschijnt er een klein schermpje boven op het dossier met daarin de details van deze overeenkomstregel, zoals getoond in figuur 21. Belangrijk is om hier even te onthouden om welke zorgverzekeraar het gaat Incura Pagina 20 / 37

21 Figuur 21: detailscherm aanvullende overeenkomstregel Klikt u vervolgens op de knop Toon tarieven dan verschijnt de volgende melding: Figuur 22: melding overeenkomstregel zonder tarieflijst Voor de oplossing van dit ontbrekende gegeven moeten we naar de tarieflijsten aan de beheerzijde van Incura. U vindt deze door te navigeren naar Dashboard Stamgegevens Financieel Tarifering Tarieflijsten Incura Pagina 21 / 37

22 Figuur 23: melding overeenkomstregel zonder tarieflijst Daar aangekomen ontdekken we dat de tarieflijstlijst van zorgverzekeraar ONVZ ontbreekt. Met een rode streep is in figuur 23 de plaats gemarkeerd waar we volgens de numerieke sortering verwacht hadden om UZOVI-code 0441 te zien staan. In een dergelijke situatie heeft u hoogstwaarschijnlijk ook nog andere patiënten in stap 2 van de Facturatiewizard staan waarover eenzelfde controlemelding is afgegeven. Feitelijk mist u een tarieflijst, waardoor meerdere behandelingen nu niet gefactureerd kunnen worden. Door de instructie te volgen die is opgenomen in de handleiding Beheer Financieel paragraaf Tarieflijsten per zorgverzekeraar bekend maken kunt u de tarieflijst van ONVZ binnen Incura bekend maken door de tarieflijst middels het concern VvAA Zorgverzekeringen (UVOZI: 0408) door te voeren. Wanneer de tarieflijst er eenmaal is, kunt u terugkeren naar de Facturatiewizard. Daar klikt u op de knop. De controlemelding moet nu zijn verdwenen. 8.2 Hoe op te lossen? i.g.v. factuur zelfbetaler 2010 Incura Pagina 22 / 37

23 Het niet aanwezig zijn van een tarieflijst in de situatie dat de factuur naar de zelfbetaler wordt aangeboden, kan eenzelfde oorzaak hebben als genoemd in paragraaf 8.1. Wij adviseren u daarom om eerst de voorgenoemde paragraaf te bestuderen. Mocht de oorzaak toch niet daar liggen, dan is het waarschijnlijk zo dat deze toch gevonden moet worden in de overeenkomst in het patiëntdossier. U bent daar als het goed is al naar toe geleid nadat u heeft dubbelgeklikt op de controlemelding. Als voorbeeld zien we, zoals geïllustreerd in figuur 24, in de overeenkomst met de overeenkomstregel staan voor CZ aanvullend en op de tweede positie die voor de zelfbetaler. Figuur 24: overeenkomstregel zelfbetaler Wanneer we dubbelklikken op de overeenkomstregel van de zelfbetaler dan komen we in een detailscherm terecht (zie ook figuur 25) Incura Pagina 23 / 37

24 Figuur 25: detailscherm overeenkomstregel zelfbetaler Daar ontdekken we al heel gauw dat er bij de tarieflijst geen keuze is gemaakt. Door daar alsnog de Zelfbetaler - tarieflijst te selecteren lossen we het probleem op. Klikt u vervolgens op de knop Bewaren en keert u terug naar de Facturatiewizard, dan kunt u daar op de knop klikken, waarna de controlemelding moet zijn verdwenen. Mocht het echter zo zijn dat u in dit detailscherm bij het label Tarieflijst geen tarieflijst kunt kiezen, dan is er aan de beheerzijde van Incura geen tarieflijst aanwezig voor de zelfbetaler. Door de instructie te volgen die is opgenomen in de handleiding Beheer Financieel paragraaf Tarieflijsten indelen op patiëntniveau (zelfbetaler) kunt u alsnog een tarieflijst instellen voor de particuliere facturaties. Wanneer de tarieflijst er eenmaal is, kunt u terugkeren naar de Facturatiewizard. Daar klikt u op de knop. De controlemelding moet nu zijn verdwenen Incura Pagina 24 / 37

25 9 Tarief niet gevonden in tarieflijst Bij het optreden van de controlemelding Tarief niet gevonden in tarieflijst (zie ook figuur 26) is het verstandig om even te noteren of te onthouden welke prestatiecode er in de controlemelding wordt genoemd. In het hier gebruikte voorbeeld is dat code Zitting manuele therapie inclusief inrichtingstoeslag. Evenals met andere controlemeldingen dubbelklikt u weer op de regel waarin deze melding getoond wordt. Incura minimaliseert de facturatiewizard zoals is genoemd in paragraaf 2.2 en neemt u mee naar de plaats in het dossier waarvan Incura meent dat dit gegeven moet worden ingevuld. Voor het niet gevonden tarief is dat de Overeenkomst (Patiëntdossier Patiëntgegevens Overeenkomst dubbelklikken op de overeenkomst). Figuur 26: controlemelding tarief niet gevonden in tarieflijst 9.1 Hoe op te lossen? Het niet aanwezig zijn van een tarief op een tarieflijst duidt erop dat er aan de beheerzijde van Incura wel een tarieflijst aanwezig is, maar dat het genoemde tarief daar niet bij is opgenomen. Gelijk aan de geschetste casus in hoofdstuk 8 van deze handleiding kunnen we dit oplossen door de tarieflijst erbij te pakken aan de beheerzijde van Incura waarop deze prestatiecode ontbreekt. Daarvoor gaat u naar Dashboard Stamgegevens Financieel Tarifering Tarieflijsten. Daar dubbelklikt u op de tarieflijst van de zorgverzekeraar die ook bij de overeenkomst in het patiëntdossier stond genoemd (zie ook figuur 27) Incura Pagina 25 / 37

26 Figuur 27: betreffende tarieflijst onder stamgegevens Wat we vervolgens zien is het detailscherm van de tarieflijst (zie ook figuur 28) Incura Pagina 26 / 37

27 Figuur 28: toon tarieven op tarieflijst Klikt u hier rechtsboven op de knop Toon tarieven (zie figuur 28) dan brengt dat ons naar de achterliggende tarieflijst, zoals getoond in figuur 29. Daar ontdekken we dat prestatiecode voor manuele fysiotherapie 1202 niet in de lijst is opgenomen. U kunt deze eenvoudig handmatig aanvullen door direct boven de lijst met codes links in de knoppen balk op Nieuw te klikken Incura Pagina 27 / 37

28 Figuur 29: ontbrekende code 1202 op tarieflijst In het detailscherm waarmee het ontbrekende tarief kan worden ingevoegd (zie figuur 30) kunt u onder meer een prestatiecode kiezen, een bereik aangeven waarbinnen deze code geldig moet zijn en de vermelding van het tarief zelf Incura Pagina 28 / 37

29 Figuur 30: detailscherm tarief invoegen Zodra het tarieflijst is ingevoegd, kunt u op Bewaren klikken en terugkeren naar de Facturatiewizard. Daar klikt u op de knop verdwenen.. De controlemelding moet nu zijn 2010 Incura Pagina 29 / 37

30 10 Geen overeenkomst gevonden Bij het optreden van de controlemelding Geen overeenkomst gevonden (zie ook figuur 31) dubbelklikt u op de regel waarin deze melding wordt getoond. Incura minimaliseert de facturatiewizard zoals is genoemd in paragraaf 2.2 en neemt u mee naar de plaats in het dossier waar dit gegeven nog moet worden ingevuld. Voor het niet hebben kunnen vinden van de overeenkomst is dat het overzicht van Overeenkomsten in het patiëntdossier (Patiëntdossier Patiëntgegevens Overeenkomsten). Figuur 31: geen overeenkomst gevonden 10.1 Hoe op te lossen? Iedere behandelepisode heeft tenminste één overeenkomst nodig, wil er van de behandelingen uit die episode kunnen worden bepaald waar de rekening naar toe moet worden gestuurd (voor een meer diepgaande uitleg omtrent de werking van de overeenkomsten verwijzen wij u naar de handleiding Verzekeringen, overeenkomsten en prestaties bij de patiënt hoofdstuk 4 ) De aanmaak van een overeenkomst geschiedt heel eenvoudig door vanuit het overzicht van de overeenkomsten op de knop Nieuw te klikken (zie figuur 32). Een overeenkomst komt echter pas op een goede manier tot stand indien er tijdens de verslaglegging binnen het dossier aan een aantal condities is voldaan. Deze randvoorwaarden en andere overwegingen zijn uitvoerig uitgeschreven in de hiervoor genoemde handleiding, met name onder het kopje Waarop is een overeenkomst gebaseerd? Incura Pagina 30 / 37

31 Figuur 32: nieuwe overeenkomst maken Zodra de overeenkomst is aangemaakt vergeet niet om ook hier even op de knop Bewaren te klikken - kunt u al terugkeren naar de Facturatiewizard. Daar klikt u op de knop controlemelding moet nu zijn verdwenen.. De Let op: het oplossen van de controlemelding Geen overeenkomst gevonden kan tot gevolg hebben dat er nu nieuwe controlemeldingen in stap 2 van de Facturatiewizard tevoorschijn komen. Hiervoor kunnen diverse oorzaken gevonden worden, afhankelijk van hoe volledig de overeenkomst tot stand is gekomen en hoe deze past in onder meer de verzekeringssituatie bij de patiënt Incura Pagina 31 / 37

32 11 Huisnummer of andere adresgegevens ontbreken Bij het optreden van controlemeldingen over adresgegevens zoals Straat ontbreekt, Huisnummer ontbreekt, Postcode ontbreekt of Woonplaats ontbreekt (zie ook figuur 33) dubbelklikt u op de regel waarin deze melding wordt getoond. Incura minimaliseert de facturatiewizard zoals is genoemd in paragraaf 2.2 en neemt u mee naar de plaats in het dossier waar dit gegeven nog moet worden ingevuld. Voor het ontbreken van bijvoorbeeld het huisnummer is dat de Persoonsgegevens in het patiëntdossier (Patiëntdossier Patiëntgegevens Persoonsgegevens). Figuur 33: adresgegevens ontbreekt 11.1 Hoe op te lossen? Mede omdat iedere patiënt binnen Incura als debiteur wordt gezien en in het geval dat de verzekeraar niet vergoedt er naar hem of haar een particuliere factuur moet kunnen worden gestuurd moet iedere patiëntdossier zijn voorzien van geldige en volledig adresgegevens. In deze situatie ontbreekt er bij deze patiënt het huisnummer, maar eenzelfde oplossing geldt natuurlijk voor overige ontbrekende adresgegevens. Figuur 34: huisnummer op persoonsgegevens ontbreekt U kunt het huisnummer aanvullen onder het kopje Adressen achter Straat + Huisnummer + Toevoeging waarna u terug kunt keren naar de Facturatiewizard. Daar klikt u op de knop. De controlemelding moet nu zijn verdwenen. Let op: er zijn facturatiesituaties waarbij noch de verzekeraar noch de patiënt de factuur krijgt toegezonden. Als voorbeeld kunt u denken aan een voetbalclub die haar spelers bij u onderbrengt voor therapie en als diens werkgever de factuur van u krijgt toegestuurd. In zo n geval kijkt Incura 2010 Incura Pagina 32 / 37

33 niet naar de adresgegevens van de patiënt, maar naar die van de voetbalclub. Door te navigeren naar Dashboard Stamgegevens Relaties Personen kunt u controleren of deze adresgegevens nog moeten worden aangepast. In Incura wordt deze relatie Persoon genoemd (zie ook figuur 35). Figuur 35: huisnummer ontbreekt bij de persoon 2010 Incura Pagina 33 / 37

34 12 BSN ontbreekt Bij het optreden van de controlemelding BSN ontbreekt (zie ook figuur 36) dubbelklikt u op de regel waarin deze melding wordt getoond. Incura minimaliseert de facturatiewizard zoals is genoemd in paragraaf 2.2 en neemt u mee naar de plaats in het dossier waar dit gegeven nog moet worden ingevuld. Voor het ontbreken van het bsn-nummer is dat de Persoonsgegevens in het patiëntdossier (Patiëntdossier Patiëntgegevens Persoonsgegevens). Figuur 36: bsn ontbreekt 12.1 Hoe op te lossen? Van iedere patiënt moet het BSN-nummer worden meegestuurd naar de zorgverzekeraar. Daarom is het essentieel dat deze in het patiëntdossier is opgenomen. Figuur 37: bsn op persoonsgegevens ontbreekt U kunt het BSN-nummer aanvullen onder het kopje Patiënt achter BSN waarna u terug kunt keren naar de Facturatiewizard. Daar klikt u op de knop zijn verdwenen.. De controlemelding moet nu Let op: in voorkomende gevallen kan het BSN-nummer in het facturatieproces anoniem zijn weergegeven. U ziet dan het getal verschijnen i.p.v. het BSN-nummer zelf. Wanneer dit zo wordt getoond, is er binnen het patiëntdossier geen WID-controle uitgevoerd. De zorgverzekeraar krijgt dan wel het BSN-nummer door, maar wordt geanonimiseerd aangeboden. Dit heeft geen invloed op het al dan niet kunnen verwerken van uw ingediende facturatie Incura Pagina 34 / 37

35 13 Overige mogelijkheden tot oplossen De praktijk is altijd weerbarstiger dan de geschetste oplossingen in handleidingen. Om die reden hebben wij in de planning staan om nog een handleiding uit te brengen waarin enkele casuïstiek wordt beschreven die gebaseerd is op situaties uit te praktijk Incura Pagina 35 / 37

36 14 Contact Voor aanvullende vragen of ondersteuning kunt u contact opnemen met de Incura helpdesk. Ook voor vragen over de meetinstrumenten kunt u met ons bellen. Telefonisch: Maandag t/m donderdag 09:00 tot 20:00 Vrijdag 09:00 tot 18:00 Tijdens de zomermaanden juli en augustus hanteren wij de aangepaste tijden: Maandag t/m vrijdag 09:00 tot 17:00 Met vriendelijke groet, Incura Helpdesk 14.1 Zelfhulp en handleidingen Incura heeft ook een eigen supportsite. U kunt daar komen door vanuit Incura bovenin op klikken. te U kunt daar terecht voor: De meeste actuele handleidingen. Veel gestelde vragen. Overzicht van trainingen en de aanvraag ervan. Het contactformulier voor vragen over Incura Incura Pagina 36 / 37

37 15 Versie-informatie Datum versie Gedane aanpassing(en) Document discipline onafhankelijk gemaakt Initiële Handleiding 2010 Incura Pagina 37 / 37