Incura Handleiding (GGZ) Overzichten. Handleiding: Overzichten Volgnummer: B05-GGZ, 17 oktober 2014, versie 1.0

Transcriptie

1 Incura Handleiding (GGZ) Overzichten Handleiding: Overzichten

2 Inleiding Middels deze handleiding proberen wij u begrip te geven van hoe in Incura gebruik kan worden gemaakt van het onderdeel Overzichten. Deze handleiding is erop gericht u kennis te geven van: waar en hoe overzichten vanuit Incura worden opgeroepen; hoe u selecties aanpast om het weer te geven resultaat te beïnvloeden; hoe u de informatie uit het resultaat anders kunt vormgeven door filters toe te passen, te sorteren en te groeperen; hoe u de informatie uit het resultaat kunt exporteren naar andere programma s. Na het doorlopen van deze handleiding bent u bekend met het algemene gebruik van de overzichten binnen Incura. Met een paar muisklikken zult u de verschillende rapportages waar binnen een praktijk veel behoefte naar is, zo kunnen opvragen. Naast deze handleiding over de algemene werking van de overzichten is er de handleiding Overzichten voorbeelden. Daarin treft u enkele veel gevraagde type overzichten aan. In een paar stappen wordt uitgelegd hoe enkele veel voorkomende specifieke overzichten te generen zijn.

3 Inhoud 1 Overzichten algemeen gebruik Groeperen Filteropties Sorteren Resultaten over meerdere pagina s Exporteren naar bijv. Excel... 10

4 1 Overzichten algemeen gebruik Voor het draaien van overzichten en aanmaken van aanverwante rapportages kunt u in Incura terecht bij Management Overzichten. Initieel zal een scherm worden opgestart zoals getoond in figuur 1. Figuur 1: beginscherm overzichten Wat u hier ziet is een serie van mapjes aan de linkerkant en enkele zoekcriteria rechts. Het scherm staat meteen startklaar om een eerste overzicht te draaien. Standaard is dit het overzicht van de patiënten, specifieker: de patiënten die actief zijn op een bepaalde datum. Omdat we in de handleiding Overzichten - voorbeelden dieper ingaan op de verschillende overzichten die opgevraagd kunnen worden, gaan we hier voorbij aan de overige selectiemogelijkheden die u bij overzicht Patiënten heeft. Klik op de knop Toon overzicht om direct een overzicht op te roepen. In figuur 2 ziet u het resultaat. Pagina 4 van 12

5 Figuur 2: voorbeeld van een overzicht vanuit incura In de hierna volgende paragraven zal worden uitgelegd hoe u deze overzichten kunt groeperen, filteren en exporteren naar Excel. 1.1 Groeperen Wanneer u overzichten in Incura oproept, wordt aanvankelijk een hoeveelheid platte informatie in beeld getoond. Dat wil zeggen dat de getoonde gegevens altijd nog specifieker bewerkt kunnen worden. In figuur 2 ziet u bijvoorbeeld hoe 58 patiënten in dit geval alfabetisch gesorteerd op patiëntachternaam onder elkaar worden gepresenteerd. U kunt deze informatie echter ook gegroepeerd weergeven. Dat doet u als volgt: Wilt u bijvoorbeeld groeperen op Straat, beweegt uw muis dan naar de kolom Straat en til deze kolom op door uw muis ingedrukt te houden. Wanneer u uw muis dan loslaat op het lichtgrijze gedeelte tussen de oranje en iets donkerder grijze balk eronder, zal Incura het getoonde overzicht wijzigen. In figuur 3 ziet u hoe wordt gedaan. Links met een rood kader is aangegeven dat er tijdens deze handeling twee tegengestelde pijltjes verschijnen zodra u het blokje Straat naar het lichtgrijze gedeelte sleept. Pagina 5 van 12

6 Figuur 3: overzicht groeperen op straat In figuur 4 ziet u het resultaat van het groeperen. Dit resultaat verschijnt zodra u de muis loslaat in het lichtgrijze gebied. Figuur 4: overzicht patiënten gegroepeerd op straatnaam In figuur 4 ziet u nu links bovenin beeld ook een blokje staan met Straat erin (met een pijltje dat omhoog wijst). Dit wil zeggen dat de gegroepeerde gegevens nu alfabetische van A tot Z getoond worden. Indien u dat wenst kunt u de gegevens ook in tegengestelde richting groeperen door nog Pagina 6 van 12

7 één keer extra op het blokje met Straat te klikken. Wanneer u dat heeft gedaan zou het overzicht eruit moeten zien zoals getoond in figuur 5. De totalen van het aantal patiënten per straat ziet u daar ook weergegeven achter iedere straatnaam. Figuur 5: overzicht patiënten gegroepeerd op straatnaam tegengestelde richting Ten slotte wilt u met dit overzicht wellicht per straat nog uitgesplitst zien welke patiënten er allemaal in één straat wonen. Hiervoor kunt u in het overzicht op het -teken klikken. Het resultaat zien we verschijnen in figuur 6. Figuur 6: resultaat van opengeklapte groepering Pagina 7 van 12

8 Wanneer u eenmaal de handigheid heeft in het groeperen zoals in deze paragraaf is uitgelegd, zult u zien dat u in een handomdraai bijna ieder denkbaar overzicht in Incura kunt oproepen. Let op: Door het blokje linksboven terug te plaatsen tussen de kolommen waar u het vandaan heeft gepakt, kunt u het overzicht terugbrengen in de beginstand. 1.2 Filteropties Filteren van resultaten in een overzicht in Incura gaat heel gemakkelijk. Het enige wat u daarvoor hoeft te doen is in het vakje te staan onder de naam van de kolom waar vanuit u gegevens gefilterd wilt hebben, waarna u daar de tekst neerzet waarop u wilt filteren. In figuur 7 wordt op deze wijze getoond hoe u hetzelfde overzicht uit de voorgaande paragraaf kan worden gefilterd op de patiëntnaam Akkabi. Nog terwijl u aan het typen bent, ziet u dat Incura het overzicht aan het veranderen is en inperkt op de patiëntgegevens die met uw invoer overeenkomen. 1.3 Sorteren Figuur 8: filteren op bijvoorbeeld de patiëntnaam Sorteren in de overzichten is ook mogelijk. Dit bereikt u eenvoudig door even kort één keer te klikken op de titel van een kolom, zoals wordt weergeven in figuur 9. Na de korte klik wordt er een sortering aangebracht op die specifieke kolom. Klikt u nogmaals, dan draait u de sortering om. Pagina 8 van 12

9 Figuur 9: sorteren in de overzichten 1.4 Resultaten over meerdere pagina s Eén van de eerste dingen die u zal opvallen na het opvragen van een (naar verwachting) hoop gegevens, is het aantal regels dat in beeld wordt getoond. Wanneer u bijvoorbeeld uw gehele patiëntenbestand over een periode van een paar maanden opvraagt, dan is de verwachting waarschijnlijk niet dat u maar 10 patiënten krijgt te zien. Toch is dit het eerste dat u ziet gebeuren en heeft te maken met een standaard aantal hits waarmee ieder overzicht wordt opgebouwd. In figuur 10 ziet u zo n opgevraagd overzicht met, naar wat lijkt, slechts 10 patiënten. Het werkelijke aantal patiënt is zeer veel groter, hetgeen u ook ziet aan het getal 234 (omcirkeld midden onderin de figuur). De reden waarom het aantal patiënten minder lijkt is omdat het werkelijke aantal in dit voorbeeld over 234 pagina s wordt verdeeld. Per pagina worden standaard steeds 10 patiënten in beeld gebracht (dit is het getal 10, rechts onderin de figuur). Figuur 10: 10 patiënten per pagina Pagina 9 van 12

10 U kunt dit aantal resultaten per pagina gemakkelijk beïnvloeden door in het lijstje waar de 10 wordt weergegeven te klikken en dit aantal naar boven aan te passen (zie figuur 11). Figuur 11: aantal resultaten per pagina aanpassen Een andere situatie waarbij u te maken krijgt bij het weergeven van resultaten over meerdere pagina s, treedt op wanneer u veel gegevens heeft gegroepeerd zoals is beschreven in paragraaf 1.1. Zijn het aantal gegevens in één groep meer dan er op één pagina past, dan zal er achter die groep de tekst Continued on the next page verschijnen. Onder in het overzicht staat vermeld over hoeveel pagina s de resultaten worden verspreid (zie figuur 12). Figuur 12: meer gegevens in één groep over meerdere pagina s 1.5 Exporteren naar bijv. Excel De overzichten in Incura kennen vooral een aantal opties om de weergave van de getoonde resultaten aan te passen, zoals is uitgelegd in de eerdere paragraven met het groeperen, filteren en sorteren. Om mogelijkheden te verkrijgen de overzichten ook te kunnen bewerken, is het beter om de overzichten eerst te exporteren naar een andere programma, zoals bijvoorbeeld Excel. Hiertoe kunt u linksonder in het overzicht een lijstje openklappen waar u een viertal keuze wordt aangeboden: PDF Excel Pagina 10 van 12

11 RTF CSV Excel zal daarbij verreweg het meest worden ingezet. U kunt uw eigen voorkeur opgeven om daarna vervolgens op de knop Exporteer te klikken. Eén en ander wordt weergegeven in figuur 13. Figuur 13: exporteren van overzichten Binnen Excel is er een welhaast oneindig scala aan bewerkingsmogelijkheden denkbaar. Het voert te ver om al deze mogelijkheden hier voor u uit te werken, maar wat wel handig is om mee te geven is de tip hoe u filters in Excel kunt instellen. Hier zal doorgaans het eerst naar worden gezocht. In de meeste versies van Microsoft Excel vindt u deze filters, die een vergelijkbare maar meer uitgebreide werking hebben zoals beschreven in paragraaf 1.2, onder Excel Gegevens Filter of in oudere versies onder Data Filter Autofilter. Een klein voorbeeldje hiervan ziet u in figuur 14. Figuur 141: filters instellen in excel Na het toepassen van zo n filter, ook wel Autofilter genoemd, verschijnen er boven de kolommen kleine vierkantjes met pijltjes erin. Klikt u vervolgens op deze vierkantjes dan klapt er een lijstje open met aanvullende filteropties. Let op: bij het exporteren van overzichten naar Exel gaan de eerder geplaatste filters en andere weergaveopties die u reeds in Incura had toegepast verloren. Pagina 11 van 12

12 Support Voor aanvullende vragen of ondersteuning kunt u contact opnemen met Incura Customer Support. Ook voor vragen over de meetinstrumenten kunt u met ons bellen. Telefonisch: Zelfhulp en handleidingen Incura maakt gebruik van een eigen supportsite. Wanneer u boven in Incura op u naar de supportsite doorverwezen. klikt, wordt U kunt daar terecht voor: de meeste actuele handleidingen; veel gestelde vragen; het contactformulier. Voor de openingstijden van Customer Support kunt u terecht op de pagina Contact Incura Versie informatie: Initiële handleiding