DBC overzicht 21 Realisatie per periode

Transcriptie

1 DBC overzicht 21 Realisatie per periode Handleiding 2013 Raam Medische Software B.V. 1

2 Inhoud 1 Inleiding DBC overzicht 21 genereren in RAAM Rechtenbeheer Periode instellen en starten Welke stappen doorloopt RAAM? Wat staat er op DBC overzicht 21? Welke DBC s? Welke kolommen? Welk bedrag? Valideren op basis van onvolledige gegevens De weergave van het overzicht veranderen Groeperen Sorteren Zichtbaarheid van kolommen Openen en sluiten van groepen Exporteren naar Excel Ondersteuning Raam Medische Software B.V. 2

3 1 Inleiding Er worden steeds meer eisen gesteld aan de rapportage over uw DBC s. Een belangrijk voorbeeld: naarmate zorgverzekeraars strikter gaan toezien op het handhaven van omzetplafonds, wordt het belangrijker een goed inzicht te hebben in de stand van zaken. In RAAM biedt het DBC overzicht 21, onder de naam Realisatie per periode, hiervoor een uitstekend hulpmiddel. Ook vele andere wensen tot rapportage kunnen met dit overzicht worden ingevuld. Dit document beschrijft de mogelijkheden van het genoemde DBC overzicht Realisatie per periode, zodat u de meerwaarde daarvan volledig kunt benutten. Met vriendelijke groet, RAAM Helpdesk 2013 Raam Medische Software B.V. 3

4 2 DBC overzicht 21 genereren in RAAM 2.1 Rechtenbeheer Om DBC overzichten te kunnen gebruiken in uw RAAM programma moet u daarvoor allereerst over de juiste rechten beschikken. In het Rechtenbeheer kan daarvoor de keuze DBC overzichten worden ingeschakeld: Figuur 1 Ga in RAAM via Beheer > Systeembeheer naar het Rechtenbeheer. Bepaal hier de groepen en personen die gebruik kunnen maken van de DBC overzichten Raam Medische Software B.V. 4

5 2.2 Periode instellen en starten Ga vervolgens naar Overzichten > DBC overzichten. U komt hiermee op het scherm waar alle DBC overzichten opgestart kunnen worden. Selecteer overzicht 21 in de linkerkolom. U kunt nu de parameters Datum van en Datum tot en met invullen om de rapportageperiode aan te geven. De exacte betekenis van deze parameters wordt in het volgende hoofdstuk toegelicht. Klik op de knop Weergeven om het genereren van het overzicht te starten Raam Medische Software B.V. 5

6 2.3 Welke stappen doorloopt RAAM? Na het opstarten kan het enige minuten duren voordat het overzicht beschikbaar is, afhankelijk van de gekozen periode en de omvang van uw administratie. De stappen die in deze tijd worden doorlopen zijn: bepaal welke DBC s relevant zijn voor het overzicht bepaal de kleur van de activiteiten: de activiteiten van de relevante DBC s worden ingedeeld bij het verzekerde ( groene ) of onverzekerde ( rode ) deel om verdere validatie mogelijk te maken. U ziet hiervan een melding op het scherm. de geselecteerde DBC s worden gevalideerd om de productgroep, declaratiecode en de waarde af te leiden zoals deze aan het einde van de geselecteerde periode geldt. Tijdens dit proces ziet u een voortgangsindicator. samenstellen van de weergave: vrijwel direct nadat de voortgangsindicator de 100% heeft bereikt, worden de gegevens op uw scherm gepresenteerd 2013 Raam Medische Software B.V. 6

7 3 Wat staat er op DBC overzicht 21? In dit hoofdstuk worden 3 vragen beantwoord die van belang zijn voor de juiste interpretatie van de rapportage die DBC overzicht 21 biedt: 1. welke DBC s verschijnen op het overzicht? 2. welke kenmerken verschijnen op elke regel? 3. hoe interpreteer ik de weergegeven waarde van de DBC? 3.1 Welke DBC s? Het DBC overzicht 21 rapporteert de realisatie per periode. De periode ( Datum van en Datum tot en met ) wordt door uzelf ingevoerd. Vervolgens verschijnt een lijst waarop worden weergegeven: 1. alle DBC s met een startdatum in de gevraagde periode 2. alle DBC s met een einddatum in de gevraagde periode 3. alle DBC s die zijn gestart vóór de gevraagde periode en die eindigen ná de gevraagde periode Verder geldt: het verzekerde en het onverzekerde deel van een DBC, voor zover van toepassing, worden op gescheiden regels weergegeven. Hierdoor kan de waarde van de DBC ook over de verschillende debiteuren worden verdeeld. Een DBC kan op die manier 1 of maximaal 2 keer op het overzicht worden weergegeven. Een aantal opmerkingen zijn nog van belang voor een gedetailleerde interpretatie van het overzicht: er hoeft géén activiteit te zijn geregistreerd binnen de rapportageperiode. Of een DBC op het overzicht verschijnt wordt geheel bepaald door de begin- en einddatum van de DBC indien de einddatum van een DBC niet is gevuld, dan wordt deze beschouwd als einddatum regels voor verzekerde delen van DBC s worden ook gerapporteerd als de productgroep 0 is. Regels voor onverzekerde delen worden alleen gerapporteerd indien de productgroep ongelijk aan 0 is. Doel van deze aanpak is dat wel altijd alle relevante DBC s worden vermeld, maar dat zo min mogelijk overbodige regels worden gegenereerd. de verzekerde en onverzekerde delen van DBC s kunnen in het algemeen op basis van de bijbehorende debiteur/verzekering herkend worden. Er is geen ander kenmerk opgenomen in het overzicht om dit onderscheid te maken. Samenvattend: DBC overzicht 21 vermeldt alle DBC s die actief waren binnen de gevraagde periode. Dit wordt beoordeeld op basis van de begin- en einddatum van de DBC indien een DBC zowel een verzekerd als een onverzekerd deel heeft, dan worden deze op gescheiden regels weergegeven 2013 Raam Medische Software B.V. 7

8 3.2 Welke kolommen? De volgende kenmerken worden, indien bekend, per regel weergegeven. Op alle genoemde kenmerken kan gegroepeerd en gesorteerd worden. Hiermee kan ook de inhoud van een export naar Excel worden beïnvloed. De wijze waarop dit uitgevoerd kan worden zal in de hoofdstukken 4 en 5 worden toegelicht. De getoonde kolommen en hun betekenis worden in onderstaande tabel beschreven: Kolomnaam Verzekering Patientnummer Patientnaam DBC nummer Initieel/Vervolg Begindatum Einddatum Begindatum Maand Begindatum Jaar Productgroep Omschrijving Zorgverlener Hoofdbehandelaar Bedrag SomDirect Toelichting UZOVI en beschrijving van de verzekering zoals deze binnen RAAM gedefinieerd is Het RAAM patiëntnummer zoals deze op de patiëntenkaart te vinden is Achternaam van de patiënt. Dit betreft het eerste (linker) naamveld op de patiëntenkaart Unieke identificatie van de DBC binnen uw administratie. Deze is te vinden bovenin uw DBC scherm. Aanduiding Initieel of Vervolg. Deze geeft aan van welk type de DBC op deze regel is (vanaf versie ) Begindatum van de betreffende DBC Einddatum van de betreffende DBC Maandgetal van de begindatum van de DBC. Dit veld is bedoeld om groepering op dit kenmerk mogelijk te maken. Jaargetal van de begindatum van de DBC. Dit veld is bedoeld om groepering op dit kenmerk mogelijk te maken. Productgroep van het verzekerde of onverzekerde deel van de betreffende DBC. De verzekerde en onverzekerde delen worden op gescheiden regels weergegeven. De regel voor een onverzekerd deel verschijnt alleen indien hier daadwerkelijk sprake van is. Er is altijd een regel voor een verzekerd deel. Beschrijving van de productgroep van de rapportregel Naam van de zorgverlener die op het betreffende zorgtraject staat geregistreerd Naam van de hoofdbehandelaar die op de betreffende DBC staat geregistreerd Waarde behorend bij deze regel van het overzicht. In de volgende paragraaf wordt de waardebepaling nader toegelicht. Som van alle geregistreerde directe minuten. De som betreft alleen de minuten bij het verzekerde ofwel onverzekerde deel van de DBC, afhankelijk van het deel waarover de rapportregel gaat. De som is niet beperkt tot de gerapporteerde periode, maar betreft alle reeds geregistreerde directe minuten Raam Medische Software B.V. 8

9 Kolomnaam SomIndirect Factuurnummer Factuurdatum FactuurdatumMaand FactuurdatumJaar Toelichting Analoog aan SomDirect bevat dit veld de sommering van alle indirecte minuten (exclusief reistijd). Ook hier zijn de regels van het verzekerde en onverzekerde deel gescheiden, en wordt bij de sommering van de minuten geen rekening gehouden met de opgegeven periode. Indien de betreffende DBC reeds is gefactureerd, verschijnt hier het betreffende factuurnummer. NB: dit geldt ook als de facturatie buiten de gerapporteerde periode is gebeurd Indien de betreffende DBC reeds is gefactureerd, verschijnt hier de betreffende factuurdatum. NB: dit geldt ook als de facturatie buiten de gerapporteerde periode is gebeurd Maandgetal van de factuurdatum. Dit veld is bedoeld om groepering op dit kenmerk mogelijk te maken. Jaargetal van de factuurdatum. Dit veld is bedoeld om groepering op dit kenmerk mogelijk te maken Raam Medische Software B.V. 9

10 3.3 Welk bedrag? Elke regel op het overzicht vermeldt een bedrag. Om de betekenis van deze bedragen duidelijk te maken is het handig een verdeling te maken in 2 groepen: A. DBC s die in de gerapporteerde periode zijn afgesloten B. DBC s die actief waren op de einddatum van de gerapporteerde periode Opmerking: overzicht 21 vermeldt alle DBC s die actief zijn geweest in de aangegeven periode. Ze vallen dus altijd in een van beide groepen. A. DBC s afgesloten in de gerapporteerde periode Bij deze DBC s verschijnen dezelfde bedragen als RAAM zou afleiden bij de gebruikelijke validatie van een DBC. Dat wil zeggen: bij elke DBC het bedrag dat bij validatie zou verschijnen op het tabblad Financieel van het DBC-scherm. Mogelijk is de DBC al gevalideerd en is het bedrag al bepaald. Opmerking: zoals al eerder beschreven worden de bedragen van het verzekerde en het onverzekerde deel elk, voorzover van toepassing, op een eigen regel gerapporteerd. B. DBC s actief op de einddatum van de gerapporteerde periode Deze DBC s worden beoordeeld als onderhanden werk, met de einddatum van de gerapporteerde periode als peildatum. Met andere woorden: sluit de DBC fictief af op de einddatum van de gerapporteerde periode. valideer de DBC op basis van de (mogelijk onvolledige) huidige gegevens, en op basis van de fictieve einddatum. Zie de volgende paragraaf voor de wijze waarop tijdens de validatie met onvolledige gegevens wordt omgegaan. Activiteiten na de fictieve einddatum worden niet meegenomen in de validatie. Opmerkingen: de bedragen van het verzekerde en het onverzekerde deel worden elk, voorzover van toepassing, op een eigen regel gerapporteerd. Deze DBC s worden beoordeeld als onderhanden werk, met de einddatum van de gerapporteerde periode als peildatum bij het bepalen van het bedrag tellen alleen de activiteiten tot en met de einddatum van de gerapporteerde periode. Zoals eerder beschreven geldt deze selectie niet bij de sommering van de directe en indirecte minuten. Samenvattend: DBC s afgesloten in de gerapporteerde periode worden met al hun gegevens gevalideerd DBC s actief op de Datum tot en met van de gerapporteerde periode worden fictief afgesloten op die datum en op basis van die situatie gevalideerd. Activiteiten na deze datum worden genegeerd. mogelijk is de registratie van de DBC s nog niet volledig. In dat geval gelden de regels uit de volgende paragraaf 2013 Raam Medische Software B.V. 10

11 3.4 Valideren op basis van onvolledige gegevens Het DBC overzicht Realisatie per periode probeert een waarde te bepalen voor elke DBC die actief was in de aangegeven periode. Alleen een minderheid van deze DBC s zal inmiddels correct gevalideerd zijn. Voor de meeste genoemde DBC s is er daarmee geen garantie dat de registratie volledig is. Indien er gegevens ontbreken die relevant zijn voor de waardebepaling, dan wordt volgens de onderstaande regels gehandeld. Als ook dat geen uitkomst biedt, dan verschijnt een waarde 0. Kenmerk DBC Primaire diagnose is nog niet geregistreerd Verzekering/debiteur is nog niet geregistreerd (zowel verzekerd als onverzekerd deel) Verzekeringsspecifiek tarief is nog niet geregistreerd Tarief voor tariefgroep is nog niet geregistreerd Keuze bij rapporteren Er wordt vanuit gegaan dat de diagnose geen aanspraakbeperking heeft. NB: dit geldt momenteel voor veruit de grootste groep diagnoses Er kan geen tarief worden afgeleid. De DBC krijgt de waarde 0. Er kan geen verzekeringsspecifiek tarief worden afgeleid. Er wordt gebruik gemaakt van de tariefgroep. Indien wel een verzekering bekend is maar geen verzekeringsspecifiek tarief, dan wordt de tariefgroep van de verzekering gebruikt. Indien ook het tarief op tariefgroep niet bekend is, dan kan geen tarief worden afgeleid en krijgt de DBC de waarde Raam Medische Software B.V. 11

12 4 De weergave van het overzicht veranderen In de voorgaande hoofdstukken is duidelijk geworden wat de betekenis is van de periode voor rapportage die wordt ingevoerd, en wat de betekenis is van de gegevens die op het overzicht 21 verschijnen. Vervolgens kunt u de weergave van het overzicht aanpassen voor een beter inzicht, en kunt u het rapport volgens de verkregen weergave exporteren naar Excel om dit te bewaren of verder te bewerken. Belangrijk: in een export naar Excel zitten precies de regels die ook op het scherm worden weergegeven! Met de groeperingsmogelijkheden van het rapport kunt u daardoor de export beperken tot de gegevens die u nodig heeft. 4.1 Groeperen Als het overzicht verschijnt is dit per verzekering gegroepeerd. U kunt de groepering aanpassen door de kolomkoppen naar de grijze balk boven het overzicht te slepen. Er zijn 2 zaken van belang: op welke kenmerken wilt u groeperen? in welke volgorde gelden deze kenmerken (bijvoorbeeld: per verzekering per jaar, of toch per jaar per verzekering?) Een kenmerk voor groepering kan worden verwijderd door deze weer terug te slepen naar de kolomkoppen van het rapport. Als voorbeeld wordt hieronder in 3 stappen een overzicht samengesteld waarin inzichtelijk wordt gemaakt welke DBC s actief zijn geweest in het 1 e kwartaal van 2013, gegroepeerd naar startjaar van de DBC en naar hoofdbehandelaar. Stap 1: overzicht per periode opvragen Allereerst wordt de gewenste periode bepaald, in dit geval 1/1/2013 tot en met 31/3/2013. Alle DBC s die in deze periode actief waren, zullen worden geselecteerd. Het overzicht verschijnt initieel gegroepeerd per verzekering Raam Medische Software B.V. 12

13 Stap 2: verwijder de groepering op verzekering Klik op het blokje Verzekering in de donkergrijze balk en sleep deze terug naar zijn plek tussen de kolomkoppen. Het overzicht verliest nu zijn groepering. De weergave wordt nu zoals bijvoorbeeld hieronder. Stap 3: voeg de nieuwe groepering toe De kenmerken voor de nieuwe groepering worden naar de donkergrijze balk gesleept. Deze kenmerken zijn: - jaartal waarin de DBC is begonnen (Begindatum Jaar) - hoofdbehandelaar Een weergave zoals onderstaand zal verschijnen. NB: op de donkergrijze balk kunnen de kenmerken ook van volgorde worden verwisseld! 2013 Raam Medische Software B.V. 13

14 4.2 Sorteren Sorteren van het overzicht doet u door op de betreffende kolomkop te klikken. Indien op de betreffende kolom wordt gegroepeerd, dan kan ook gesorteerd worden door in de donkergrijze balk op het kenmerk te klikken. Een pijltje in de kolomkop geeft vervolgens de sorteervolgorde aan, zoals in onderstaande afbeelding zichtbaar is. Door nogmaals te klikken draait u de sorteervolgorde om. Opmerking: voor kenmerken waarop gegroepeerd wordt, geldt altijd een sortering buiten de kenmerken waarop gegroepeerd wordt, kan maximaal 1 kenmerk gekozen worden om te sorteren. groepering gaat altijd voor sortering. Met andere woorden: de aangegeven sortering geldt altijd binnen de weergegeven groepen 2013 Raam Medische Software B.V. 14

15 4.3 Zichtbaarheid van kolommen Met een rechter muisklik op de regel met kolomkoppen verschijnt het volgende scherm: Door de vinkjes aan en uit te zetten kunnen kolommen in het overzicht zichtbaar gemaakt of verborgen worden. Opmerking: alle kolommen zullen weer zichtbaar zijn bij de volgende keer dat het overzicht wordt gegenereerd Raam Medische Software B.V. 15

16 4.4 Openen en sluiten van groepen Voor elk kenmerk waarop gegroepeerd wordt, verschijnen dikgedrukte groepstitels op het overzicht. Hieronder verschijnen vervolgens de detailregels in normale karakters. De detailregels kunnen verborgen of zichtbaar gemaakt worden door op het icoon + of voor de groepstitels te klikken. Opmerking: bij een export zal alleen de zichtbare informatie naar Excel worden overgeheveld. Het openen en sluiten van groepen kan zodoende gebruikt worden als filter op de geëxporteerde informatie. In onderstaand voorbeeld zijn de groepen met informatie over 2011 dichtgeklikt, en zijn de detailregels voor 2013 zichtbaar Raam Medische Software B.V. 16

17 5 Exporteren naar Excel De gegevens op het DBC overzicht kunnen naar Excel geëxporteerd worden. Gebruik daarvoor de knop met het Excel-icoon rechtsboven op het getoonde overzicht. Vervolgens verschijnt de onderstaande vraag: Indien u antwoordt met Ja, dan wordt de getoonde informatie inclusief groepstitels geëxporteerd. Indien u antwoordt met Nee, dan worden de groepstitels achterwege gelaten en worden alleen de detailregels geëxporteerd Raam Medische Software B.V. 17

18 6 Ondersteuning Voor aanvullende vragen of ondersteuning kunt u kontakt opnemen met de RAAM helpdesk. Telefonisch: Maandag tot en met donderdag van 09:00u tot 20:00 en vrijdag van 09:00u tot 18:00u helpdesk@raam.nl Met vriendelijke groet, RAAM Helpdesk 2013 Raam Medische Software B.V. 18