Handleiding Query Builder

Transcriptie

1 Handleiding Query Builder Met de nieuwe Query Builder in ActiveTickets 2.5 is het mogelijk om op gedetailleerde wijze een query te bouwen. De nieuwe feature maakt het mogelijk om specifieke selecties te maken en deze vervolgens nog verder te filteren. Uiteindelijk kunnen de resultaten niet alleen geëxporteerd worden naar een PDF of Excel bestand, maar ook direct naar Activ er. Waarna een gerichte mailing gestuurd kan worden naar de opgebouwde selectie. In deze handleiding wordt allereerst uitgelegd hoe de verschillende functies van de Query Builder werken. Daarna wordt een aantal voorbeelden van te maken query s gegeven. 1. Uitleg scherm Query Builder De Query Builder is te vinden onder de tegel Bezoekers in de backoffice van ActiveTickets. Door te klikken op nieuw en maak je een nieuwe query aan. Er verschijnt nu een scherm met bovenin een balk en verschillende tabbladen. Deze balk en de verschillende tabbladen gebruik je om de query te bouwen. Nu volgt een uitleg van de tabbladen. Tabblad karakteristieken : Je begint de query door in het tabblad karakteristieken te filteren op elke gewenste filter: Geslacht, Kenmerken, Leeftijd, Interesses, Postcode, Aanmaakdatum account, Wijzigdatum account. Dit is de basis van je query, vanuit hier kun je specifieke selecties maken van je bezoekersbestand. Handleiding Query Builder, pagina 1

2 Tabblad historie : Onder het tabje historie zijn vervolgens de resultaten nog eens te filteren op de bestelhistorie van de bezoekers. Het aantal filtermogelijkheden is hierbij erg uitgebreid. Zo kan de query onder andere op datum van de opvoering, transactietijd, kaartsoort, betaalwijze, titel, genre en locatie gefilterd worden. Vervolgens kan ook aangegeven worden of de query die bezoekers moet weergeven die juist wel of juist niet aan deze gegeven filter(s) voldoen. Deze filteropties kunnen bovendien opgebouwd worden. Bezoekers kunnen zodoende op meerdere aspecten van de bestelhistorie worden geselecteerd. Tabblad transactie : Het tabje transactie geeft je de mogelijkheid om specifiek per transactie te filteren. Hierbij kan gegroepeerd worden per bezoeker en per transactie. Deze optie geeft je de mogelijkheid te filteren op totaal aantal tickets, totaalbedrag tickets, totaal aantal producten en totaalbedrag producten. Handleiding Query Builder, pagina 2

3 Tabblad export : Nadat je de query naar wens hebt gebouwd, heb je de mogelijkheid om de gegevens te exporteren onder het tabje export. Allereerst kun je aangeven welke specifieke velden van de gegevens worden geëxporteerd. Waarna een keuze gemaakt kan worden tussen exporteren naar PDF, Excel of Activ er. Tabblad opslaan : De gebouwde query is vervolgens op te slaan onder het tabje opslaan. Geef de query een naam en zorg ervoor dat deze opgeslagen wordt. Hierdoor is het mogelijk om dezelfde query nog een keer te gebruiken en er aspecten in aan te passen. Tabblad db mutatie : Het laatste tabje db mutatie (database mutatie), geeft je de mogelijkheid om in één keer kenmerken of passen van een hele groep bezoekers te muteren. Je kunt zo bijvoorbeeld alle bezoekers die het kenmerk nieuwsbrief hebben in één keer het kenmerk dans toekennen. Daarnaast is het ook mogelijk om een dergelijk kenmerk in één keer te verwijderen. Optioneel: Aan deze mutatie is ook een geldigheidsduur toe te kennen. Zodoende kan aangegeven worden in welke periode deze mutatie van kracht moet zijn. Handleiding Query Builder, pagina 3

4 2. Voorbeeld query s Voorbeeld 1 Je wilt weten welke vrouwen, die in het bezit zijn van een specifieke pas, meer dan 1 kaartje hebben gekocht voor alle opvoeringen van de film 12 Years a Slave. Je kan vervolgens een speciale actie uitzetten voor deze vrouwen, denk hierbij bijvoorbeeld aan een mailing om ze te wijzen op films met hetzelfde genre of een kortingsactie voor deze specifieke bezoekers. Om deze query te bouwen zet je de volgende stappen: Stap 1: Begin in het tabblad karakteristieken. Klik op Geslacht om dit gedeelte van het scherm uit te klappen en selecteer uit de drop down de optie Vrouw. Klik vervolgens op Passen, dit scherm klapt nu ook open. Selecteer in de drop down bij de bezoeker de optie heeft een van de volgende passen en selecteer bij geldigheid de optie de geselecteerde passen zijn geldig. Klik nu op de pas waarop je wilt filteren en klik op het enkele pijltje dat naar rechts wijst. Op die manier wordt de pas die wilt selecteren naar het rechtervakje gesleept en gaat deze mee in de query. Door te klikken op Preview query krijg je aan de rechterkant van je scherm een goed overzicht van je tot nu toe opgebouwde selectie. Handleiding Query Builder, pagina 4

5 Stap 2: Ga nu naar het volgende tabblad historie. Door met je muis op de verschillende icoontjes te staan verschijnt in beeld welke functie hieraan verbonden is. Klik op het icoontje dat hoort bij Add expression, je gaat nu een specifiekere selectie maken van de bezoekers die je in het vorige tabblad geselecteerd hebt. Standaard wordt er op titel geselecteerd en staat er Gelijk aan, laat dit voor deze voorbeeldquery zo staan. Typ nu in het zoekvak 12 years a slave. (Let op: indien je kiest voor gelijk aan zal je de gehele titel, exact zoals deze in ActiveTickets is ingevoerd, moeten typen. Je kan met deze optie dus niet zoeken op: 12 years. Als je wel op een deel van de titel wilt zoeken, klik dan op Gelijk aan, er opent zich een drop down. Kies nu voor Bevat en er kan wel gezocht worden op 12 years om zodoende de film 12 years a slave naar voren te krijgen.) Klik op Toon opvoeringen die voldoen aan de criteria om een overzicht te krijgen van de opvoeringen die je geselecteerd hebt. Als nu blijkt dat dit niet het resultaat geeft dat je voor ogen hebt, klik dan op Reset. Dit zal de selectie die je op dit tabblad hebt gemaakt weghalen, zodat je opnieuw kan selecteren. Handleiding Query Builder, pagina 5

6 Stap 3: Ga nu naar het tabblad transactie. Klik op het icoontje dat hoort bij Add expression. Standaard wordt er op totaal aantal tickets geselecteerd en staat er gelijk aan. Je wilt nu weten welke bezoekers meer dan 1 kaartje hebben gekocht en dus kan je totaal aantal tickets laten staan, maar klik op gelijk aan en selecteer in de drop down groter dan. Typ nu in het zoekvak 1. Klik op Preview query en zie rechts je opgebouwde query. Handleiding Query Builder, pagina 6

7 Stap 4: Ga naar het tabblad export. Aan de rechterkant van het scherm staat hoeveel bezoekers voldoen aan criteria van de opgebouwde query. Daaronder staan de gegevens van die bezoekers. Aan de linkerkant van het scherm kan je bepalen welke velden geëxporteerd worden. De velden die in het rechter vak onder gekozen velden komen te staan zullen geëxporteerd worden. Om velden in dat vak te krijgen selecteer je de velden die je wilt exporteren en klik op het enkele pijltje dat naar rechts wijst. Als je alle vakken wilt exporteren, klik dan zonder specifieke velden te selecteren op het dubbele pijltje dat naar rechts wijst. In dit geval staan de velden adres, voornaam, tussenvoegsel en achternaam in het rechter vak. Deze velden zullen geëxporteerd worden. Kies vervolgens op welke manier je deze bezoekersgegevens wilt exporteren en zet je verdere actie uit. Handleiding Query Builder, pagina 7

8 Stap 5: Ga naar het tabblad opslaan, geef een titel voor de opgebouwde query en klik op toepassen of opslaan. Door te klikken op opslaan wordt de query opgeslagen en ga je terug naar het beginscherm van de Query Builder. Door te klikken op toepassen wordt de query opgeslagen en blijf je in hetzelfde scherm. Op die manier kan je nog door de query bladeren door terug te gaan naar andere tabbladen of naar het tabblad db mutatie om een verandering in de database voor deze bezoekers door te voeren. Handleiding Query Builder, pagina 8

9 Voorbeeld 2 Je wilt alle bezoekers die in de maand april naar een film zijn geweest en in totaal meer dan 20 euro hebben uitgegeven korting geven voor opvoeringen die zij gaan bezoeken in de maanden juli en augustus. Stap 1: Ga naar het tabblad historie en klik op het icoontje Add expression. Klik op titel en selecteer uit de drop down datum opvoering. Klik op gelijkt aan en selecteer uit de drop down tussen. Klik nu op het eerste agenda icoontjes en selecteer 1 april Klik op het tweede agenda icoontje en selecteer 30 april Klik op het tweede icoontje in het bovenste balkje (naast Add expression ) waarbij Add Group verschijnt door er met de muis op te gaan staan. Klik nu in het onderste balkje dat is verschenen op Add expression. Klik nu op titel en selecteer in de drop down genre. Laat gelijk aan zo staan, maar klik op het genre dat is verschenen en selecteer uit de drop down Film. Je kan op preview query klikken om een overzicht te krijgen van de query die tot nu toe gebouwd is. Onderin het scherm verschijnen alle films die in de maand april zijn vertoond. Aan de rechterkant van het scherm staat je query uitgeschreven. Handleiding Query Builder, pagina 9

10 Stap 2: Ga nu naar het tabblad transactie. Klik op het icoontje van Add expression. Daarna klik je op totaal aantal tickets en selecteer in de drop down totaalbedrag tickets. Klik nu op gelijk aan en selecteer in de drop down groter dan. Typ in het vak 20. Klik op preview query voor een overzicht van je gebouwde query. Stap 3: Ga nu naar het tabblad opslaan, geef een titel voor de opgebouwde query en klik op toepassen. Door te klikken op opslaan wordt de query opgeslagen en ga je terug naar het beginscherm van de Query Builder. Door te klikken op toepassen wordt de query opgeslagen en blijf je in hetzelfde scherm. Op die manier kan je nog door de query bladeren door terug te gaan naar andere tabbladen of naar het tabblad db mutatie om een verandering in de database voor deze bezoekers door te voeren. Handleiding Query Builder, pagina 10

11 Stap 4: Ga naar het tabblad export, indien je de geselecteerde bezoekers op de hoogte wilt stellen van de actie die je uitzet of je de gegevens van de bezoekers wilt hebben. Als je dit niet wilt, ga dan verder naar stap 5. In het tabblad export: Aan de rechterkant van het scherm staat hoeveel bezoekers voldoen aan criteria van de opgebouwde query. Daaronder staan de gegevens van die bezoekers. Aan de linkerkant van het scherm kan je bepalen welke velden geëxporteerd worden. De velden die in het rechter vak onder gekozen velden komen te staan zullen geëxporteerd worden. Om velden in dat vak te krijgen selecteer je de velden die je wilt exporteren en klik op het enkele pijltje dat naar rechts wijst. In het geval je wilt exporteren naar Excel zodat je de adressen kan gebruiken om zelf een mailing te versturen naar de geselecteerde bezoekers, zorg je dat het veld adres in het rechter vak komt te staan. Klik vervolgens op exporteer naar Excel. In het geval je direct vanuit Activ er een mailing wilt versturen naar de geselecteerde bezoekers klik je op exporteer naar Activ er. Ga hierna naar de tegel Mailings en maak een nieuwe mailing aan. Klik onder de aangemaakte mailing op de drop down bij selecteer filter en selecteer de titel van je zojuist aangemaakte query. Zodoende wordt de mailing verstuurd naar de bezoekers die je hebt geselecteerd met de Query Builder. Handleiding Query Builder, pagina 11

12 Stap 5: In dit geval wil je graag dat de geselecteerde bezoekers de volgende keer met korting kunnen bestellen. Maak eerst een kenmerk voor deze bezoekers aan onder de tegel kenmerken. Ga terug naar de Query Builder en open de query die je hebt opgeslagen. Ga nu naar het tabblad db mutatie. Klik op please select achter te muteren kenmerken. Klik op het kleine pijltje om de lijst met kenmerken te openen. Zet het vinkje aan dat staat voor het kenmerk dat je zojuist hebt aangemaakt voor deze actie. Geef nu een geldigheidsduur voor het kenmerk mee aan de geselecteerde bezoekers. Klik hiervoor op het eerste kalender-icoontje en selecteer 1 juli 2014, klik op het tweede kalender-icoontje en selecteer 31 augustus Klik op muteer om het kenmerk ineens toe te kennen aan de geselecteerde bezoekers. Stap 6: Om de actie werkend te krijgen zal nu een speciale actie kaartsoort aangemaakt moeten worden. Deze kaartsoort zal je moeten beperken en er het speciaal aangemaakte kenmerk aan koppelen. Hang deze kaartsoort vervolgens in de prijzenschema s waarin die van toepassing moet zijn en geef daar de kortingsprijs mee. Op het moment dat de bezoeker online inlogt is in ActiveTickets bekend dat deze bezoeker dit kenmerk heeft. Daarna wordt de speciaal aangemaakte kaartsoort alleen voor die bezoeker zichtbaar en zodoende kan dit kortingskaartje gekocht worden. Aan de kassa zal het account van de bezoeker opgezocht moeten worden, waarna ook in het kassascherm pas die actie kaartsoort zal verschijnen en verkocht kan worden. Handleiding Query Builder, pagina 12