VIVA2.0 VISITEBRIEF. VIVA2.0 Visitebrief

Transcriptie

1 VISITEBRIEF VIVA2.0 VIVA2.0 Visitebrief CORILUS BV - PELMOLEN XZ HOUTEN - T 0031 (0) F: 0031 (0) info@corilus.nl -

2 Inhoudsopgave 1. Algemene Informatie over VIVA Inloggen in VIVA Visitebrief algemeen Opzoeken van een cliënt/bedrijfslocatie Een nieuwe cliënt toevoegen Klant Meer Factuur Bedrijfslocatie(s) toevoegen Visitebrief openen Visitebrief scherm Tekst Product/Handeling Documenten Historie BGP/BBP Afsluiten visitebrief Opslaan Parkeren Annuleren

3 1. Algemene Informatie over VIVA 2.0 Voor gebruik van VIVA 2.0 adviseren wij de volgende browser: Mozilla Firefox V Uiteraard werken andere browsers ook echter er is dan geen mogelijkheid tot het slepen en plakken van documenten. De volgende browsers zijn compatibel met VIVA2.0: Mozilla Firefox , Internet Explorer 8, Internet Explorer 9 Safari (Ipad onder IOS5.1/IOS6) Google Chrome. Tip: Indien u hulp nodig heeft en onze helpdesk benadert, zullen zij altijd vragen welke versie u van VIVA2.0 gebruikt. Dit vind u linksonder in de browserpagina. Uw VIVA 2.0 URL is vooraf toegestuurd aan de praktijk. 2. Inloggen in VIVA 2.0 U kunt met uw eigen inloggegevens die bekent zijn van VIVA 1 ook inloggen in VIVA 2.0 Echter heeft VIVA 2.0 wel een wachtwoord nodig. U kunt dit aanpassen in VIVA 1 in het menu IIG gebruikers. Bestaat uw praktijk uit meerdere vestigingen ( of auto s ) kunt u bij het inlogscherm ook meteen de keuze maken uit welke vestiging u producten afgeeft. 2

4 3. Visitebrief algemeen De VIVA 2.0 visitebrief is een combinatie van factuurregels, logboek regels en vrije tekst. De visitebrief is bedoeld om een compleet verslag van een bedrijfsvisite te maken en is ontwikkeld voor de landbouwhuisdieren. Per bedrijfslocatie kan er slechts 1 visitebrief open staan. Het is dan ook de bedoeling dat u na het aanmaken van de visitebrief deze direct print (of mailt) en als afgewerkt beschouwd. De visitebrief wordt benaderd via de bedrijfskaart. De bedrijfskaart is een soort patiëntenkaart (als bij spreekuur), maar dan per bedrijfslocatie georganiseerd. Op de bedrijfskaart worden logboekregels, de factuurregels en de teksten opgeslagen. 4. Opzoeken van een cliënt/bedrijfslocatie. Als u een visitebrief gaat aanmaken kunt u de desbetreffende bedrijfslocatie opzoeken via het tabblad klanten. U kunt op verschillende manieren zoeken naar een cliënt. Op cliëntcode Achternaam Straatnaam Postcode Woonplaats Naam van de bedrijfslocatie Adres van de bedrijfslocatie U kunt de zoekargumenten ook combineren met een spatie ertussen. Bijvoorbeeld: achternaam woonplaats. Aan de rechterkant van uw scherm ziet u een pull down menu. Met dit menu kunt u uw zoekresultaten beperken. Zet u hem bijvoorbeeld op rundvee, dan zal VIVA 2.0 alleen de cliënten met rundvee tonen. 3

5 5. Een nieuwe cliënt toevoegen Aan de rechterkant boven het pull down menu, ziet u klant toevoegen staan. Als u hier op klikt kunt u een nieuwe cliënt toevoegen. Deze knop ziet u alleen op het moment dat het tabblad klanten actief staat. Er verschijnt een venster waar u afhankelijk van uw instelling in IISIA de achternaam van de cliënt moet invoeren ( fig1) of zelf een cliënt code moet aanmaken en de achternaam moet ingeven ( fig. 2 Als u de achternaam heeft ingevoerd en u klikt op opslaan, zal volgend scherm geopend worden. 4

6 5.1 Klant Hier kunt u de rest van de cliënt gegevens invoeren. Voor het ingeven van diverse telefoon- en faxnummers van de cliënt, klikt u op wijzigen (zie figuur hierboven). Hier kunt u verschillende telefoon- en faxnummers invoeren. Bij de omschrijving geeft u aan wat of van wie het bijbehorende nummer is. 5.2 Meer Onder het tabblad meer kunt u o.a. het factuuradres en een contactpersoon invoeren. Ook is hier ruimte voor wat vrije teksten. Op het moment dat u op klikt, zal er een nieuw scherm geopend worden. U kunt hier bijvoorbeeld een postcode en huisnummer invoeren. 5

7 De Adresgegevens worden gevalideerd op basis van een postcode en huisnummer. Als de combinatie van deze twee gegevens valide zijn, en de adresgegevens komen voor in uw database, dan worden de overige velden (zoals de straatnaam) automatisch ingevuld zodra u op het valideren knopje heeft geklikt. Hiernaast zal er, wanneer het adres valide is, rechtsonder in dit scherm een groen vinkje getoond worden. Als het geen geldige combinatie betreft dan zal de volgende melding getoond worden; "De combinatie van postcode en huisnummer is niet geldig. Weet u zeker dat u dit adres wilt toevoegen aan de database?". Als u vervolgens op "Ok" klikt dan zal het ingevoerde adres toegevoegd worden aan uw database. Dit betekend niet dat als u hierna nog een keer op valideren klikt dat het zal worden aangeduid als een geldig adres. Dit komt omdat het valideren een externe controle is die plaatsvindt aan de hand van een lijst met valide adressen. Daarnaast kunt u ook gewoon zoeken op een straatnaam of postcode. In het zoekveld geeft u dan de naam in en drukt u vervolgens op dit icoontje. Vervolgens kunt u de juiste postcode en straatnaam selecteren uit de lijst. Met de x kunt u in een keer het veld leeg maken. Om de ingevoerde gegevens toe te voegen aan de cliënt gegevens klikt u op de knop "Opslaan". Het is overigens niet nodig om altijd elk adres te valideren. U kunt er ook voor kiezen om het valideren achterwege te laten. Het is wel aan te raden om gebruik te maken van deze functie omdat er dan meer uniformiteit van de ingevoerde adresgegevens zal zijn. Dit houdt in dat adressen op dezelfde manier geschreven worden. Het vervolg hiervan is dat dit tot minder redundantie (dubbele gegevens) zal leiden. 6

8 5.3 Factuur U selecteert hier de verschillende factuurtypes die u wilt koppelen aan de cliënt. In het linker veld ziet u de factuurtypes die beschikbaar zijn en in het rechter veld ziet u de geselecteerde factuurtypes voor de desbetreffende cliënt. In deze tab ziet u ook de opties Contant afrekenen en Vooraf waarschuwen. Activeert u de optie Contant afrekenen dan kunt u bij deze cliënt niet kiezen voor het printen van een factuur, maar alleen voor contant afrekenen. Activeert u de optie Vooraf waarschuwen dan krijgt u op het moment dat u bij deze cliënt een handeling wilt doen op bijvoorbeeld het medisch dossier het volgende scherm in beeld. 7

9 De reden(en) wordt overgenomen vanuit de memokaart cliënt. Mocht er een wachtwoord ingesteld zijn in het menu IISIA (Viva 1), dan moet deze eerst ingevoerd worden voordat u verdere handelingen kunt verrichten bij deze cliënt. 6. Bedrijfslocatie(s) toevoegen In het klanten scherm (zie figuur hieronder), kunt u een nieuwe bedrijfslocatie toevoegen. Dit doet u onder het tabblad Locaties. Zodra het tabblad Locaties actief is, klikt u op het volgende icoontje. U kunt nu de naam van de bedrijfslocatie, het factuurtype, logboekprogramma en doelgroep ingeven. Na het opslaan van bovenstaande gegevens krijgt u een nieuw scherm in beeld waar u de rest van de bedrijfslocatie gegevens in kan voeren. Via de knop wijzigen kunt u een adres van de cliënt zelf invoeren en eventueel een adres als cc. 8

10 In het veld " adres" is het mogelijk om handmatig een adres in te vullen. U kunt maximaal één adres invoeren in dit veld. De twee "CC" velden kunnen alleen ingevoerd worden door gebruik te maken van de zoekfunctie. U kunt meerdere zoektermen tegelijk invoeren om het aantal zoekresultaten te beperken. Het zoeken is mogelijk op alle gepresenteerde waarden (Achternaam, straat + nr, postcode, woonplaats, land en e- mail.). Om een "CC" veld in te vullen volgt u de volgende stappen: 1. Voer in het zoekveld een zoekterm in. 2. Als er zoekresultaten zijn dan selecteert u een regel. 3. Klik vervolgens op het knopje "CC" waarvan u het wilt invullen. 4. Als u het andere "CC" veld in wilt vullen herhaald u de voorgaande stappen. 5. Om een adres te verwijderen klikt u op het prullenbak icoontje achter het veld dat u wilt verwijderen. 7. Visitebrief openen U kunt op twee verschillende manieren een visitebrief openen. Als u de cliënt heeft opgezocht via het zoekveld, dan ziet u aan de linkerkant de cliëntgegevens en aan de rechterkant ziet u de bedrijfslocatie(s). 9

11 U kunt direct op de bedrijfslocatie klikken om de visitebrief te openen. Wat u ook kunt doen is op de cliënt gegevens klikken. Onderstaand scherm zal dan geopend worden. U klikt op het tabblad Locaties en kiest daarna de desbetreffende bedrijfslocatie. Nu zal de visitebrief ook geopend worden. Let op! U moet wel op het symbool van het dier klikken om de visitebrief te openen. Klikt u op de naam van de bedrijfslocatie dan worden de bedrijfslocatie gegevens geopend. 10

12 8. Visitebrief scherm Op het moment dat u de visitebrief geopend heeft, ziet u volgend scherm in beeld. Aan de linkerkant ziet u de cliënt- en de bedrijfslocatie gegevens. Op het moment dat er een memo aanwezig is voor de cliënt of voor de bedrijfslocatie ziet u dit aan het volgende icoontje. Ook ziet u in het scherm een aantal andere gegevens staan (zie rode rand in figuur hierboven). U kunt hier de visite datum en de aflever datum invoeren. Zodra u de afleverdatum instelt, zullen alle toegevoegde producten en factuurprotocollen op deze datum geregistreerd worden. Het is wel mogelijk om per product de datum weer aan te passen. U kunt de aankomst- en vertrektijd op meerdere manieren invoeren. Zelf een tijd invoeren (intypen). D.m.v. het klikken op het icoontje. Nu zal Viva 2.0 de huidige tijd invoeren. Op het moment dat u op de tijd klikt, zal er een drop down menu geopend worden. Hier kunt u een tijd selecteren. Bovenin het scherm staan de opties Bedrijfslocatie, Opslaan, Parkeren en Annuleren. Klikt u op Bedrijfslocatie dan komt u bij de bedrijfslocatiegegevens terecht. De andere opties worden besproken in hoofdstuk 6.3. In het rechter gedeelte van het scherm ziet u verschillende tabs staan. Tekst, Product/handeling, Documenten, Historie en eventueel de BGP en BBP. Hieronder worden alle onderdelen apart besproken. 11

13 Let op! De tabbladen BGP en BBP zijn pas zichtbaar op het moment dat deze modules bij u zijn geactiveerd. Wilt u hier meer informatie over kunt u contact opnemen met Corilus. 8.1 Tekst In de eerste regel kunt u de reden van het bezoek ingeven. In het veld daaronder kunt u uw eigen tekst invoeren. Het tekstveld is een vrij invoerveld en kan alle mogelijke waarden bevatten. Het is ook mogelijk om met voor gedefinieerde teksten te werken. Met de voor gedefinieerde teksten is het mogelijk om op een snelle wijze een tekst toe te voegen op een visitebrief. Dit doet u als volgt: 1. Zodra u op het icoontje rechtsonder in uw scherm heeft geklikt zal het scherm Voor gedefinieerde Teksten getoond worden. 2. Als u op het plusknopje klikt wordt er een nieuw scherm getoond waar u de titel en de tekst kunt invoeren 3. Zodra u een tekst heeft toegevoegd en deze wilt gebruiken dan klikt u op opslaan of als u wilt dat het naar de redacteur, zodat andere gebruikers ook uw teksten kunnen gebruiken gaat klikt u eerst op Naar redacteur (zie handleiding instellingen) en daarna op opslaan. 4. Nu kunt u de tekst selecteren en op het volgende icoontje klikken: De tekst zal nu direct op uw visitebrief terecht komen. 8.2 Product/Handeling Via de tab product/handeling kunt u producten toevoegen. U klikt op het volgende icoontje volgend scherm zal geopend worden. en 12

14 Zoeken: in het zoekveld van dit scherm kunt u de naam of de code (CMM) van het product invoeren. Het is hierbij niet verplicht om de gehele naam in te voeren. Zodra u na het invoeren een <ENTER> geeft of u klikt op de zoek knop ( ), zal de lijst met producten getoond worden. Mocht het zo zijn dat er maar één product aan de zoekterm voldoet dan zal deze direct geopend worden. Als u een product geselecteerd heeft, krijgt u het producten scherm voor u. U kunt u hier de eigenschappen invoeren die van toepassing zijn bij het desbetreffende product. Het is ook mogelijk om een product als favoriet product te markeren. Alle producten die u als favoriet product heeft gemarkeerd zullen direct weergegeven worden in het zoekscherm zodra u die opent (zie figuur hieronder). 13

15 Wilt u een blanco regel (regel met eigen tekst) toevoegen dan klikt u op. Er wordt een scherm geopend waar u de naam, het aantal, de prijs en de afleverdatum kan invoeren. Als u alle gegevens voor het product heeft ingevoerd en u heeft opgeslagen, komen ze onder het tabblad Product/Handeling te staan. Wilt u één van de producten wijzigen, verwijderen of printen kunt u dit doen d.m.v. de volgende icoontjes:. 14

16 8.3 Documenten Binnen de visitebrief kunt u een document toevoegen door op de knop U komt nu in het scherm voor het uploaden van bestanden. te klikken. U klikt op en u kiest het bestand dat u wilt uploaden. Op het moment dat u een bestand heeft geselecteerd ziet u volgend scherm in beeld, met het desbetreffende bestand. Voordat u op de knop uploaden klikt, kunt u het bestand nog een tag toekennen. Nadat u het bestand heeft geüpload wordt het weergegeven onder het tabblad Documenten. In dit tabblad kunt u filteren op bestanden met een bepaalde tag. Zo kunt u gemakkelijk bepaalde bestanden opzoeken. 15

17 Mocht u vergeten zijn om bij het bestand een tag toe te kennen, kunt u dit achteraf alsnog doen ( ). De visitebrieven die aangemaakt zijn voor deze bedrijfslocatie komen ook onder het tabblad Documenten te staan. 8.4 Historie In het tabblad Historie kunt u alle aangemaakte visitebrieven voor de desbetreffende bedrijfslocatie terug vinden. 8.5 BGP/BBP Voor deze onderwerpen verwijzen wij u naar de handleiding BBG/BBP. 16

18 9. Afsluiten visitebrief U kunt de visitebrief opslaan, parkeren of annuleren. 9.1 Opslaan Als u op de optie opslaan heeft geklikt krijgt u een aantal opties. Archiveren: De visitebrief wordt opgeslagen. Archiveren & Weergeven: De visitebrief wordt opgeslagen en weergegeven op uw scherm d.m.v. een PDF document. Archiveren & en: De visitebrief wordt opgeslagen en g d. U krijgt onderstaand scherm in beeld. 17

19 De tekst wordt overgenomen uit de instellingen van het bezoekrapport. U kunt deze tekst wel weghalen en eventueel een eigen tekst invoeren. Ook kunt u in dit veld werken met voor gedefinieerde teksten (zie hoofdstuk 6.2.1). Onder het tabblad documenten kunt u ervoor kiezen om één of meerdere documenten te selecteren. Het document wordt dan meegestuurd via de . Op het moment dat u een document heeft geselecteerd, zal de regel groen worden. Annuleren: U komt nu terug in het visitebrief scherm. 9.2 Parkeren Kiest u voor de optie Parkeren dan wordt de visitebrief geparkeerd. U kunt deze visitebrief eventueel later opnieuw openen en de bestaande gegevens wijzigen, verwijderen of nieuwe regels toevoegen. Als u een visitebrief heeft geparkeerd, kunt u de cliënt en de desbetreffende bedrijfslocatie terug vinden onder het tabblad Open cases. Zolang er een visitebrief geparkeerd staat, kunt u geen nieuwe visitebrief starten voor de desbetreffende bedrijfslocatie. 9.3 Annuleren De visitebrief komt te vervallen. 18

20 19