Incura Handleiding (GGZ) DIS validatie rapportages verwerken

Transcriptie

1 Incura Handleiding (GGZ) DIS validatie rapportages verwerken Incura 1 / 13

2 Inleiding Wanneer u een aanlevering heeft gedaan aan de DIS, dan kan het voorkomen dat deze aanlevering fouten bevat. Op het DIS portaal treft u de aanlevering dan aan met de status FOUT. DIS verwacht dat u het validatierapport analyseert, de fout in het aangeleverde traject herstelt en de aanlevering opnieuw doet. Deze handleiding beschrijft alle stappen die u in dat geval dient te zetten. Strikt genomen is de DIS zelf verantwoordelijk voor ondersteuning bij het verkrijgen, opslaan en openen van een validatierapport. Als service neemt deze handleiding u mee door de stappen die u hoofdzakelijk op het DIS portaal en op uw harde schijf verricht. In deze handleiding leest u: hoe u een validatierapport downloadt hoe u zo n validatierapport interpreteert hoe u het traject waar de fout over gaat in Incura terugvindt wat u kunt doen om de fout te herstellen of hoe u kunt aangeven dat u het traject van verdere aanlevering wilt uitsluiten en hoe u ten slotte dezelfde periode opnieuw aanlevert Voor veelgestelde vragen kunt u uiteraard terecht op de Incura Supportsite, te bereiken via de knop Help boven in Incura. De DIS heeft echter zelf ook een eigen pagina met nuttige veelgestelde vragen. Kijk hiervoor op Het onderdeel Validatierapportages biedt u veel informatie over onderwerpen die in deze handleiding worden besproken. Voor meer informatie over de aanlevering aan de DIS kunt u terecht in de uitgebreide handleiding B08 GGZ DIS aanlevering. Incura 2 / 13

3 Inhoud 1 Downloaden van validatierapportage De validatierapportage analyseren Traject opzoeken vanuit aangeleverd DIS bestand in Incura Corrigeren of uitsluiten Opnieuw aanleveren Incura 3 / 13

4 1 Downloaden van validatierapportage Zodra uw aanlevering verwerkt is, krijgt u een notificatie. DIS streeft naar verwerking binnen 24 uur. Wanneer een aanlevering fouten bevat, wordt een validatierapport gemaakt. Het validatierapport is te downloaden op de DIS-portal. [bron: Situatie: u heeft een ontvangen van de DIS met daarin het bericht dat uw aanlevering fouten bevat. Dit hoofdstuk beschrijft hoe u de validatierapportage kunt downloaden. 1. Open de website 2. Log in met de gebruikersnaam en het wachtwoord dat u heeft gekregen van de DIS (zie figuur 1). Figuur 1: inloggen op het DIS Portal Eenmaal ingelogd op de DIS portal treft u via de map Mijn aanleveringen uw uitgevoerde aanleveringen aan (zie figuur 2). In dit overzicht ziet u FOUT als status verschijnen bij de aanlevering die overeenkomt met de mail die u van de DIS heeft ontvangen. Controleer en onthoud de informatie die u in dit scherm aantreft, zoals de bestandsnaam waarmee u eerder heeft aangeleverd. Incura 4 / 13

5 Figuur 2: overzicht van dis validatierapporten Ga nu naar de map Validatieresultaten (zie figuur 3). Hier treft u alle validatierapportages aan welke corresponderen met uw DIS aanleveringen. Zoek het validatierapport op dat qua naam en datum lijkt op de informatie die u in het scherm uit figuur 2 aantrof. Klik hier achter het validatierapport op de diskette ( ) om het rapport te downloaden. Figuur 3: overzicht van dis validatierapporten Sla het bestand op in een map die u later weer eenvoudig kunt terugvinden (zie figuur 4). Incura 5 / 13

6 Figuur 4: validatierapport opslaan op de harde schijf Let op: het bestand dat wordt opgeslagen is een *.zip-bestand. ZIP is een gecomprimeerd bestand waarin meerdere computerbestanden kunnen worden opgeslagen. Het ZIP-bestand dat u van de DIS downloadt bevat een CSV-bestand. Dit CSV-bestand dient u uit te pakken zodat u het kunt openen in Excel en de instructies die DIS aan u richt kunt analyseren. Hoe een ZIP-bestand op de computer kan worden opgeslagen en dient te worden uitgepakt, kan per computer verschillen en valt daarom buiten het bestek van deze handleiding. Heeft nog geen zipprogramma waarmee u bestanden kunt uitpakken? U kunt hiervoor terecht op bijvoorbeeld Incura 6 / 13

7 2 De validatierapportage analyseren Zodra u de validatierapportage in Excel opent, vindt u hierin gegevens over de fouten die DIS heeft geconstateerd in de trajecten uit uw aanlevering. Trajecten die correct zijn aangeleverd en bij dezelfde aanlevering horen, worden niet in de validatierapportage genoemd. Toch is niet altijd alles fout wat u in een validatierapportage terugvindt. Het huiswerk dat de DIS u teruggeeft uit zich alleen in de regels waarbij u de tekst ERR in de kolom FOUT_TYPE ziet staan (zie figuur 5). Figuur 5: zoek in validatierapportage naar ERR Het is belangrijk om vooral de trajecten waar in de regels ERR staat genoemd, op te lossen. De regels waar WRN in staat, zijn niet belemmerend. ERR = error; belemmerend voor een zuivere aanlevering. WRN = warning; waarschuwing, niet belemmerend. Handig wellicht als voorbereiding vooraf is om eerst wat kolommen in de validatierapportage groter te maken, zodat beter valt te lezen wat er in de verschillende velden staat. Dit doet u door boven de kolommen op een lijntje tussen twee letters te gaan staan en de linkermuisknop ingedrukt te houden. Dit teken zal nu verschijnen: kolomgrootte aan (zie ook figuur 6).. Door nu met de muis naar rechts te schuiven past u de Incura 7 / 13

8 Figuur 6: kolomgrootte aanpassen In de kolom OMSCHRIJVING treft u aan wat er volgens de DIS fout is aan de aanlevering. Uit het voorbeeld uit figuur 7 blijkt dat er iets mis is met de begindatum van een DBC en een zorgtraject. Maar bij welke patiënt en welk traject hoort dit? Om erachter te komen waar deze gegevens naar verwijzen heeft u het koppelnummer nodig. Dit nummer treft u aan in de kolom KOPPEL_NR (zie ook figuur 7). Dit koppelnummer treft u ook aan in Incura bij de bestanden die u heeft aangeleverd. In hoofdstuk 3 leest u hoe u de juiste trajecten bij de koppelnummers identificeert. Figuur 7: kolom omschrijving Incura 8 / 13

9 3 Traject opzoeken vanuit aangeleverd DIS bestand in Incura Zodra u het validatierapport eenmaal aan een eerste analyse heeft onderworpen (zie hoofdstuk 2), kunt u in Incura het bijbehorende traject opzoeken. Hiervoor heeft u de aanleveringen nodig zoals deze vanuit Incura aan de DIS zijn aangeboden. U begint door in Incura eerst via Aanleveringen DIS het eerder aangeleverde bestand te downloaden. Klik eenmaal op de aanlevering zodat deze een lila kleur krijgt en vervolgens op de knop Bestand downloaden. Figuur 8: aangeleverd bestand downloaden Er verschijnt een pop-up waarin wordt vermeld welk bestand u zult downloaden (zie figuur 9). Hierin houdt u de optie Bestand opslaan aangevinkt en klikt u op de knop OK om het downloaden te starten. Let op: per computer kan de werking hiervan iets verschillen; de pop-up ziet er wellicht anders uit, of de tekst op de knop voor het opslaan heet anders. Figuur 9: pop-up om bestand te downloaden Incura 9 / 13

10 Het aangeleverde bestand dat u vanuit Incura downloadt is, evenals de validatierapportage van de DIS uit hoofdstuk 1, opnieuw een ZIP-bestand. Verstandig is om het aangeleverde bestand op te slaan in dezelfde map waar u ook de validatierapportage heeft staan. Wederom pakt u de bestanden die het ZIP-bestand bevat uit, met bijvoorbeeld een programma als Winzip, Winrar, 7-Zip, et cetera (zie figuur 10) en eerdere verwijzing vanuit hoofdstuk 1 naar Figuur 10: aangeleverd bestand uitpakken op harde schijf Incura 10 / 13

11 Na het bestand te hebben uitgepakt, zult u een aantal bestanden aantreffen, waaronder PATIENT.txt (zie figuur 11). U treft deze aan onder het bestand PAKBON.txt. Figuur 11: patient.txt Zodra u PATIENT.txt heeft geopend (zie figuur 12), ziet u enkele regels in beeld verschijnen waar u enkele gegevens bekend moeten voorkomen, niet in de laatste plaats patiëntnamen. Maar hoe weet u nu bij welke patiënt een fout hersteld moet worden? Hiervoor gebruikt u het koppelnummer (zie hoofdstuk 2). In het PATIENT.txt bestand vindt u het koppelnummer terug helemaal achteraan het eerste lange nummer (links in figuur 12 omcirkeld). De patiëntnaam op diezelfde regel is het dossier waarop de aanlevering fout is gegaan. Figuur 12: patient.txt geopend Wat nu rest, is het opzoeken van dat betreffende patiëntdossier, de fout te corrigeren en/of het traject uit te sluiten en opnieuw aan te leveren. Deze laatste stappen staan beschreven in de hoofdstukken 4 en 5 van deze handleiding. Incura 11 / 13

12 4 Corrigeren of uitsluiten Op het moment dat u weet om welke patiënt het gaat waarbij het traject een fout heeft opgeleverd in de aanlevering, kunt u actie ondernemen in het dossier. U heeft dan twee keuzes: 1. U lost de fout op (= corrigeren)*. 2. Of u sluit het traject van deze patiënt uit van aanlevering. * = de verschillende foutsituaties en mogelijke oplossingen zult u niet in deze handleiding terugvinden. Deze zullen te zijner tijd op de supportsite van Incura in de vorm van FAQ s terug te lezen zijn. Optie 1. is uiteraard de netste oplossing, maar is meteen ook de meest bewerkelijke oplossing. Immers voordat u een traject überhaupt aan de DIS kon aanleveren, moest deze eerst gefactureerd zijn. En trajecten die in Incura op Gefactureerd staan, kunt u niet bewerken, tenzij u deze eerst crediteert. Deze route zorgt er voor dat u correct en volledig bent en komt dus neer op: Crediteren van het gefactureerde trajecten Opsporen een aanpassen van de fout Valideren Opnieuw factureren Opnieuw aanleveren aan de DIS (zie hoofdstuk 5) Optie 2. is echter ook een keuze. Dit levert wel op dat u minder trajecten aanlevert aan de DIS, maar afhankelijk van hoeveel trajecten de DIS verwacht dat u kunt aanleveren (u heeft tenminste een intentieverplichting), kan deze route ook een mogelijkheid zijn. Het uitsluiten van een traject doet u via Patiëntdossier Trajecten. U dubbelklikt daar op het traject waar volgens de DIS een fout in zit en komt dan terecht in het scherm uit figuur 13. Figuur 13: Dis aanleveren op nee zetten In dit scherm, GGZ traject, verandert u Dis aanleveren van Ja naar Nee en klikt u op de knop Bewaren. Hierna kunt u de DIS aanlevering opnieuw aanleveren (zie hoofdstuk 5). Incura 12 / 13

13 5 Opnieuw aanleveren Om een DIS aanlevering opnieuw te doen gaat u naar Aanleveringen DIS. Hier selecteert u de DIS aanlevering door er één keer met de muis op te klikken. Let er goed op dat u de DIS aanlevering pakt met dezelfde periode waar u de validatierapportage* over heeft gekregen. De regel krijgt nu een lila kleur. Vervolgens klikt u op de knop Opnieuw aanleveren waarmee de aanlevering opnieuw aan de DIS wordt aangeboden (zie figuur 14). * = om zeker te zijn dat u de juiste aanlevering selecteert, laat u uw muis even over het -icoontje rusten waardoor er een tooltip verschijnt met de bestandsnaam van de aanlevering. Deze kunt u vergelijken met de aangeleverde bestandsnaam uit figuur 2 onder het kopje Planningstatus. Figuur 14: selectie en opnieuw aanleveren Eenmaal opnieuw aangeleverd, is het afwachten tot de DIS uw aanlevering opnieuw beoordeelt, met de hoop dat er ditmaal geen fouten meer in de aanleveringen zitten. Een paar tips: Heeft u zowel met BGGZ als SGGZ te maken? Let u er dan goed op dat u bij het opnieuw aanleveren in de kolom Type de juiste GGZ-typering ziet staan. Het kan anders zomaar gebeuren dat u een aanlevering opnieuw doet waarbij de periode wel juist is gekozen, maar bijvoorbeeld de SGGZ aanlevering opnieuw wordt gedaan, terwijl dit BGGZ had moeten zijn. Een aanlevering waar een fout in zat heeft altijd de status Succesvol in de kolom Bericht van PVM staan. Immers, als de aanlevering eerder niet succesvol aangeleverd was, dan kan de DIS er ook geen fouten in constateren. Bij het opnieuw aanleveren pakt u altijd de aanlevering met het hoogste volgnummer (zie kolom Volgnr ). Incura 13 / 13