UPLOADTOOL NSE Instructie aanleveren van de studentgegevens voor de uitvoering van de Nationale Studenten Enquête 2019

Transcriptie

1 UPLOADTOOL NSE 2019 Instructie aanleveren van de studentgegevens voor de uitvoering van de Nationale Studenten Enquête 2019

2 UPLOADEN VAN STUDENTGEGEVENS Het aanleveren van de studentgegevens gebeurt via een uploadfaciliteit in een beveiligde omgeving. Deze faciliteit is vanaf nu geïntegreerd in de NSE-portal en kunt u bereiken via: (de portal is voor de NSE 2019 nog in de omgeving van GfK). Op de inlogpagina kunt u aan de letters https aan het begin van het webadres zien dat het eenbeveiligde website is. Van Ipsos ontvangt u een gebruikersnaam en een eenmalig wachtwoord waarmee u kunt inloggen op de NSE-portal. Wanneer u vervolgens op login klikt, wordt u direct verzocht om een nieuwe wachtwoord aan te maken voor uw account.

3 Daarna wordt u doorgestuurd naar de upload- en downloadomgeving. Op de plaats van 00XX Test GfK komt de naam van uw instelling te staan. Tevens kunt u er op dit scherm eventueel zelf voor kiezen om uw wachtwoord te wijzigen via Wachtwoord wijzigen Op deze pagina staan ook instructies die u kunt downloaden. Het bestand waar u de geaggregeerde gegevens in kunt vullen en het macro dat hierover gedraaid moet worden, vindt u onder Download.

4 STAP 1 Afhankelijk van de browser waar u mee surft, kunnen onderstaande afbeeldingen iets afwijken van de schermen die u ziet. Zoek het bestand met de studentgegevens in de juiste map op uw computer, door op Browse te klikken. De bestandsnaam wordt links van Browse weergegeven. Vervolgens klikt u op Versturen. Het bestand wordt nu geüpload. Onder Browse zie u of het bestand succesvol is ontvangen.

5 STAP 2 Vervolgens controleert u het bestand door op Controleren te klikken. Er wordt dan automatisch een aantal controles uitgevoerd (eerst op de vorm en daarna op de inhoud van het bestand). Met deze controle krijgt u direct feedback op het geleverde bestand, zodat fouten direct kunnen worden hersteld. VOORBEELDEN VAN CONTROLES Controles op de vorm van het bestand Is het een Excel-bestand (.xlsx)? Zijn alle velden uit het voorbeeldbestand opgenomen in het bestand? Controles op de inhoud van het bestand Komt de BRIN-code overeen met de inloggegevens? Zijn de verplichte velden voor alle studenten gevuld, en zo ja, met een geldige waarde? Voor hoeveel studenten zijn de optionele velden gevuld? Bevatten de adressen en een punt? Controle op de vorm Wanneer een veld (BRIN) een afwijkende naam heeft of ontbreekt, krijgt u een melding. U moet dit aanpassen in het oorspronkelijke bestand op uw computer (de naam van het veld aanpassen of het ontbrekende veld op te nemen) en de wijzigingen opslaan. Begin daarna opnieuw bij Stap 1 door op Browse te klikken.

6 Controle op de inhoud Wanneer alle velden correct in het bestand zijn opgenomen, wordt de inhoud van het bestand gecontroleerd. Per veld wordt aangegeven voor hoeveel studenten dit is gevuld en bij hoeveel studenten fouten zijn aangetroffen. Het is mogelijk om een uitdraai te maken van de foutmeldingen. U ontvangt dan het volledige Excelbestand dat u hebt geüpload, inclusief de foutmeldingen. Klik daarvoor op hier. Het Excel-bestand dat u via deze weg ontvangt kunt u aanpassen en opslaan 1. Begin daarna opnieuw bij Stap 1. Aantal records Foute records 1 NB: Het is voor uw eigen administratie raadzaam om de wijzigingen (ook) in uw originele Excel-bestand door te voeren. Bij grote bestanden is het mogelijk dat het opslaan van het (bijgewerkte) output Excel-bestand problemen oplevert. Gebruik in dat geval altijd uw originele Excel-bestand als uitgangspunt voor de bewerkingen en de nieuwe upload.

7 Wanneer er geen fouten (meer) zijn gevonden volgt er een controle op eventuele aangeleverde Labels. Per Label moet u aangeven welke informatie er in dit Label zit. Wanneer u per Label heeft aangegeven wat er voor een informatie in zit, kunt u het bestand opslaan. Klik hiervoor op de pagina en de knop Opslaan wordt dan zichtbaar.

8 STAP 3 Een opgeslagen bestand is terug te vinden onder het tabblad Mijn bestanden. U kunt uw bestand(en) in het tabblad Mijn bestanden beheren. Klik hiervoor het bestand aan. Bij status ziet u dat het bestand nu nog op Voorlopig staat. U heeft nu twee opties: het bestand verwijderen of het bestand op definitief zetten. Bestand verwijderen Als u een bestand met succes heeft geüpload, en vervolgens toch nog iets wilt wijzigen, dan kunt u het nieuwe Excel bestand gewoon uploaden. Zorg er dan wel voor dat u het oude bestand eerst verwijdert uit Mijn bestanden. Anders krijgt u een foutmelding, omdat in beide bestanden dan dezelfde (dubbele) student voorkomt. Bestand op definitief zetten Wanneer u het bestand definitief maakt, is dit voor Ipsos het teken dat u akkoord bent en wij ermee aan de slag kunnen gaan. Het is erg belangrijk dat u het bestand op definitief zet, anders kan Ipsos er niet mee aan de slag!

9 CONTROLES EN BEWERKINGEN DOOR IPSOS Ipsos schrijft de geaccordeerde bestanden uit en controleert die onder andere op volledigheid. Indien er onduidelijkheden of onregelmatigheden worden aangetroffen in de studentgegevens, neemt Ipsos contact op met de onderwijsinstelling. Dit zal gebeuren in de periode van 17 december t/m 21 december. Ipsos gaat aan de slag met het definitieve bestand met studentgegevens. Er vindt een aantal bewerkingen plaats. Zo wordt aan de studentgegevens een uniek wachtwoord toegevoegd. Wanneer dit allemaal goed is verlopen, worden de studentgegevens bevroren, wat betekent dat deze definitief worden vastgesteld. PLANNING Begin december Aanlevering instructie en wachtwoord (Ipsos) 7 dec 14 dec Aanleveren studentgegevens (onderwijsinstellingen) 14 dec 2018 Deadline voor aanleveren studentgegevens 17 dec 21 dec Eventuele reparatie (onderwijsinstellingen) 17 dec 25 jan Controle en bewerking (Ipsos) 28 jan 2019 Start veldwerk NSE 2019 (Ipsos) In het geval van vragen: info@nse.nl of neem telefonisch contact op via: