NieuwsBRIEF. Special Kwaliteitskader Nr. 1 / Oktober Waarom deze Special?

Transcriptie

1 NieuwsBRIEF Special Kwaliteitskader Nr. 1 / Oktober 2010 Inhoud Waarom deze Special? Waarom deze Special? 1 Ledenbijeenkomsten over uitkomsten 1 van de eerste zorginhoudelijke meting Start van de tweede zorginhoudelijke 2 meting in 2010 Vervolg Kwaliteitskader op ALV 3 25 oktober Voorlichtingsbijeenkomsten over 3 de tweede zorginhoudelijke meting en de CE-meting VGN raadpleegt ervaringsdeskundigen 4 Verbeteringen bij de helpdesk en in 4 de portal van Zichtbare Zorg Verbeteringen in de vragenlijsten van 5 de zorginhoudelijke meting Alternatieve wijzen van kwaliteit 5 zichtbaar maken Publicatie uitkomsten eerste 6 zorginhoudelijke meting op Start meting cliëntervaringen 7 Partnership VGN en Zichtbare Zorg 8 Vragen? 8 Het Kwaliteitskader Gehandicaptenzorg vraagt veel aandacht. De gegevens van de eerste meting zijn nog maar net in bezit van de deelnemers of de volgende meting van de zorginhoudelijke indicatoren komt er al aan. De meting van cliëntervaringen voor de verstandelijk gehandicaptenzorg (VG) is vanaf oktober mogelijk. Een goede informatievoorziening is dan ook belangrijk. Vanaf nu gaat de VGN u voorzien van informatie via de reguliere digitale VGN-Nieuwsbrieven (voor aanmelden zie informatie in Colofon). De start hiervan markeren we met deze Special. Ledenbijeenkomsten over de uitkomsten van de eerste zorginhoudelijke meting De VGN organiseert in de tweede helft van november 2010 bijeenkomsten voor leden over de uitkomsten van de eerste zorginhoudelijke meting. Afgelopen juni is er al een bijeenkomst geweest waarin de rapportages toegelicht zijn door SIRM, het bureau dat de rapportages voor Zichtbare Zorg verzorgt. Nu de instellingen over hun ruwe data kunnen beschikken, is het tijd voor verdere uitleg en verdieping. De ruwe data kunnen al vanaf begin oktober gedownload worden van de portal van Zichtbare Zorg, Programma In de ledenbijeenkomsten besteden we aandacht aan de onderstaande vragen: Is de rapportage van de gemeten uitkomsten duidelijk? Kunnen de ruwe data worden verbonden aan de uitkomsten? Hoe kan op basis van de uitkomsten een verbeterplan gemaakt worden? Voorzien de uitkomsten in de informatiebehoefte van de instellingen?

2 Ter voorbereiding op de bijeenkomsten legt het bureau van de VGN werkbezoeken af bij een aantal instellingen zoals Lunet zorg en Gemiva-SVG Groep. Tijdens deze werkbezoeken komen dezelfde vragen aan de orde als bij de ledenbijeenkomsten. We gaan dus op zoek naar praktijkvoorbeelden. Deze worden tijdens de ledenbijeenkomsten zo veel mogelijk door de mensen uit de bezochte instellingen toegelicht. Tijdens de ledenbijeenkomsten is ook een specialist van SIRM aanwezig. Voor wie? De voorlichtingsbijeenkomsten zijn bestemd voor concernbeheerders, kwaliteitsadviseurs, projectleiders en managers die de kwaliteit van de zorg en ondersteuning willen verbeteren op basis van de uitkomsten. Opgeven Zodra de data en plaatsen bekend zijn, plaatsen we een bericht op het ledennet van de VGN ( Daarnaast ontvangt uw instelling een uitnodigingsbrief met aanmeldformulier. U kunt deze ook per opvragen bij Judith Borst (jborst@vgn.org) van het bureau van de VGN. Start van de tweede zorginhoudelijke meting in 2010 De tweede zorginhoudelijke meting gaat nog dit jaar van start. De planning van de tweede meting vormt nog onderwerp van gesprek tussen de VGN, Zichtbare Zorg en de stuurgroeppartijen. Uitgangspunt voor de VGN is dat instellingen voldoende tijd hebben voor het invullen van de lijsten, zeker omdat de kerstperiode ook nu weer in de meetperiode valt. In de bijeenkomst van een groep ervaringsdeskundigen (zie: VGN raadpleegt ervaringsdeskundigen, pagina 4) werd duidelijk dat instellingen ten minste vier weken voorbereidingstijd nodig hebben. Voor de meting zelf inclusief het aanleveren van de gegevens zijn tenminste zes werkbare weken nodig, door de kerstvakantie zijn er dus acht weken nodig. Planning De planning van Zichtbare Zorg ziet er nu als volgt uit. 26 en 28 oktober en 2 november: Voorlichtingsbijeenkomsten tweede zorginhoudelijke meting en CE-meting (zie pagina 3) 1 november: Vragenlijsten en handboeken beschikbaar 1 november 23 november: Concerninrichting in de portal vanaf 9 december: Invoering gegevens in de portal 26 januari: Portal gesloten Voor de instellingen die de vragenlijsten op papier invullen en pas later inkloppen in de portal is er voldoende tijd beschikbaar, omdat de vragenlijsten al vroeg beschikbaar zijn. Instellingen die de meetgegevens direct in de portal zetten, hebben wel genoeg voorbereidingstijd maar komen nog een week tekort voor de meting zelf. Dit vormt dus een nog een belangrijk punt van overleg met Zichtbare Zorg en de stuurgroeppartijen. Het 2 VGN Nieuwsbrief Special Kwaliteitskader, oktober 2010

3 laatste goede nieuws is dat de portal tussen 1 en 23 november aanstaande al open staat voor de concerninrichting. Strategisch besluit Inhoudelijk gezien vindt de VGN de start van de tweede meting erg vroeg. Instellingen hebben nog nauwelijks de gelegenheid gehad om goed naar hun ruwe data te kijken en na te denken over verbetermogelijkheden. De metingen lijken zo meer gericht op externe verantwoording dan op verbetering in de zorg en ondersteuning. De VGN heeft vanwege de planning goed nagedacht over deelname aan de tweede meting zo kort op de publicatie van de ruwe data. Vooralsnog is gekozen voor deelname aan de volgende meting (zie: Vervolg kwaliteitskader thema op ALV 25 oktober). Deelname aan de Stuurgroep Kwaliteitskader Gehandicaptenzorg is immers voor de VGN van strategisch belang, evenals het nakomen van de in de stuurgroep gemaakte afspraken over de kwaliteitsmeting. De meting moet echter wel uitvoerbaar zijn. Daarom werkt het bureau van de VGN in dit traject samen met een groep ervaringsdeskundigen (zie: VGN raadpleegt ervaringsdeskundigen, pagina 4). Daarnaast werkt het bureau van de VGN nauwer samen met de projectleider van Zichtbare Zorg (zie: Partnership VGN, pagina 8). Vervolg kwaliteitskader thema op ALV 25 oktober In een overleg tussen delegaties van het bestuur, de Adviescommissie Kwaliteit en Onderzoek (AKO) en het bureau van de VGN is afgesproken het proces binnen de VGN rond de kwaliteitsmeting in kaart te THEMA ALV brengen. Op 25 oktober vindt een Thema Algemene Ledenvergadering (ALV) hierover plaats in relatie tot het vervolg van het kwaliteitskader. Voorlichtingsbijeenkomsten tweede zorginhoudelijke meting en CE-meting De start van de tweede zorginhoudelijke meting wordt voorafgegaan gegaan door drie voorlichtingsbijeenkomsten, verspreid over het land. Instellingen hebben hierover bericht gehad van Zichtbare Zorg die deze bijeenkomsten organiseert. De bijeenkomsten zijn op 26 oktober (Utrecht), op 28 oktober (Eindhoven) en op 2 november (Zwolle), steeds van uur. steekproeftrekking. De VGN en TNO Management Consultants houden presentaties. Ook aan de CEmeting wordt aandacht besteed, ITS houdt hierover een presentatie. (Zie voor meer nieuws over de CEmeting Start meting cliëntervaringen, pagina 7). Let op: U moet zich voor deze bijeenkomsten aanmelden. Kijk op de site van ZiZo voor meer informatie ( onder het kopje gehandicaptenzorg ). Programma en aanmelding Op het programma staan onder andere de verbeteringen die aangebracht zijn ten opzichte van de vorige meting in de portal, de helpdesk en de vragenlijsten. Daarnaast wordt aandacht besteed aan de vorming van de Informatie Eenheden en aan de 3 VGN Nieuwsbrief Special Kwaliteitskader, oktober 2010

4 VGN raadpleegt ervaringsdeskundigen Het bureau van de VGN wil de belangen van instellingen goed kunnen inbrengen in de besprekingen in de projectgroep, de stuurgroep en in het overleg met Zichtbare Zorg. Natuurlijk voorziet de AKO het bureau van de nodige informatie, maar daarnaast is voor meer operationele zaken een groep ervaringsdeskundigen ingesteld. voor het invullen van de vragenlijsten zes weken, waarbij de kerstvakantie niet mee kan tellen. De VGN ervaart deze input als bijzonder waardevol voor het overleg met Zichtbare Zorg. Daarnaast kunnen de In deze groep nemen mensen deel die in de zorginhoudelijke meting de rol van projectleider of concernbeheerder vervullen. Twintig mensen doen mee in deze groep van ervaringsdeskundigen. Op 24 september jl. was de eerste bijeenkomst. Er is veel tijd besteed aan het uitwisselen van ervaringen, opgedaan met de eerste zorginhoudelijke meting. Deze ervaringen zijn benut voor het bespreken van de planning van de tweede zorginhoudelijke meting. Het grootste deel van het werk voor instellingen zit in de voorbereiding van de meting, in de uitvoering van de meting en tenslotte in het aanleveren van de gegevens via de portal. Voor de voorbereiding is vier weken tijd nodig, aldus de ervaringsdeskundigen, deelnemers onderling van elkaars praktijkervaring profiteren. De groep ervaringsdeskundigen heeft zich bereid verklaard om ook in de toekomst waar nodig, in een bijeenkomst of per , het bureau snel van praktijkervaringen te voorzien. Verbeteringen bij de helpdesk en in de portal van Zichtbare Zorg In opdracht van Zichtbare Zorg hebben PricewaterhouseCoopers en TNO Management Consultants een procesevaluatie uitgevoerd tijdens de eerste zorginhoudelijke meting. Deze evaluatie wordt de Continue Kwaliteitsmonitor genoemd. Er kwamen diverse klachten over de helpdesk van Zichtbare Zorg naar voren. Ook het gebruik van de portal leverde soms aanzienlijke problemen op. Wat is er intussen verbeterd? We hebben deze vraag voorgelegd aan Natalie Venema, projectleider gehandicaptenzorg van Zichtbare Zorg. Volgens Natalie kan de helpdesk van Zichtbare Zorg bij de tweede meting betere service verlenen. Het aantal mensen achter de helpdesk is verhoogd waardoor de wachttijd wordt verlaagd. De deskundigheid van de medewerkers is verhoogd doordat alle vragen en antwoorden omtrent de eerste meeting en de verwachte vragen omtrent de tweede meting zijn besproken. Wat de portal betreft, achter de schermen is de afgelopen maanden hard gewerkt om de stabiliteit te verbeteren, de snelheid te verhogen en minder fouten te maken. Tenslotte is de toegankelijkheid van de vragenlijsten in de portal verbeterd, aldus Natalie Venema. 4 VGN Nieuwsbrief Special Kwaliteitskader, oktober 2010

5 Verbeteringen in de vragenlijsten van de zorginhoudelijke meting De vragenlijsten die gebruikt zijn bij de eerste zorginhoudelijke meting zijn verbeterd. Aanleiding daartoe vormde de uitkomsten van de al eerder genoemde Continue Kwaliteitsmonitor. Het taalgebruik van de vragenlijsten is vereenvoudigd, omdat persoonlijk begeleiders de vragen niet altijd begrepen. Daarnaast leverde de volgorde in de vragenlijst soms problemen op. Al in het voorjaar is de vragenlijst voor de VG verbeterd in opdracht van Zichtbare Zorg door TNO Management Consultants. Een werkgroep bestaande uit medewerkers van het bureau van de VGN, van lidinstellingen, beroepsgroepen, cliëntenorganisaties en de inspectie hebben de vragenlijst toen onder handen genomen. Deze verbeterde lijst heeft vervolgens als basis gediend voor de verbeteringen van de lijsten voor de LG, ZG en den LVG met behandeling. Per doelgroep was een aparte werkgroep. In deze werkgroepen zijn de verbeteringen in de VG-lijst beoordeeld op geschiktheid voor de eigen doelgroep. Daarnaast is stilgestaan bij de ervaringen van deelnemers, omdat deze doelgroepen geen onderdeel uitmaakten van de Continue Kwaliteitsmonitor. Ook deze ervaringen hebben zo veel mogelijk een plaats gekregen in de verbeterde vragenlijst. Tijdens de voorlichtingsbijeenkomsten van ZiZo (zie: Voorlichtingsbijeenkomsten tweede zorginhoudelijke meting en CE-meting, pagina 3) worden de verbeteringen toegelicht. De handboeken volgen de wijzigingen in de vragenlijsten en worden door ZiZo aangepast. Alternatieve wijzen van kwaliteit zichtbaar maken Op initiatief van de AKO stelt een werkgroep een masterplan op voor het ontwikkelen van een alternatieve werkwijze om kwaliteit zichtbaar te maken. Dit initiatief is ontstaan vanuit het besef dat niet alle kwaliteit te meten is via vragenlijsten. In de zorg en ondersteuning van mensen met een beperking staat de relatie tussen cliënt en begeleider en het zorg- en ondersteuningsplan centraal. De te ontwikkelen werkwijze gaat hier op in. Met deze werkwijze kunnen instellingen op termijn voor zichzelf, hun cliënten en anderen inzichtelijk maken hoe zij werken aan de kwaliteit van de zorg en ondersteuning en zo bijdragen aan een betere kwaliteit van bestaan. De alternatieve werkwijze wordt voor alsnog niet ontwikkeld om de ZiZo-werkwijze te vervangen, maar is daar aanvullend op. Dit ontwikkeltraject duurt naar schatting twee jaar. De regie van dit project ligt volledig in handen van de VGN. Uiteraard vervullen externen wel een rol in dit project, maar dan waarschijnlijk op basis van expertise, denkkracht en mogelijkheden om als ambassadeur op te treden. De werkgroep bestaat uit de manager Zorgbeleid en 5 VGN Nieuwsbrief Special Kwaliteitskader, oktober 2010

6 een senior beleidsmedewerker van de VGN, de voorzitter en een lid van de AKO, de Stichting Perspectief en TNO Management Consultants. Eind dit jaar is het masterplan van de werkgroep klaar, daarna gaat het de advies- en besluitvormingsroute doorlopen binnen de VGN. Het bestuur en de AKO zien deze ontwikkeling als een belangrijk inhoudelijk spoor naast het strategische spoor om deel te nemen aan de kwaliteitsmetingen van het kwaliteitskader. Uiteraard is het al dan niet doorgaan van het project afhankelijk van de besluitvorming en de begroting. Publicatie uitkomsten eerste zorginhoudelijke meting op Tachtig instellingen hebben ingestemd met het doorleveren van de uitkomsten van de eerste zorginhoudelijke meting naar Deze instellingen hebben van kiesbeter een overzicht ontvangen van hun Informatie Eenheden (IE s) èn een overzicht van hun fysieke locaties ( voordeuren ) zoals die op staan. Want om te kunnen publiceren moet duidelijk zijn welke uitkomst bij welke voordeur hoort. Als dit duidelijk is maakt kiesbeter de koppeling, zodat de juiste kwaliteitsgegevens op de juiste plek op terecht komen. Planning De verwachting is dat de kwaliteitsgegevens van de zorginhoudelijke meting in het eerste kwartaal van 2011 op gepubliceerd worden. In de tussenliggende tijd worden de uitkomsten van de meting (de indicatorwaarden) omgezet in sterren. Onlangs is bekend geworden dat het ministerie van VWS hierin het voortouw neemt. SIRM, het bureau dat de zorginhoudelijke meting in opdracht van Zichtbare Zorg heeft gerapporteerd, gaat de regels opstellen voor deze omzetting. Dit gebeurt in overleg met de VGN en met cliëntenorganisaties. Als de regels voor de omzetting bekend zijn dan kan het systeem voor publicatie gebouwd gaan worden. Omdat er veel sectoren zijn die willen publiceren op kost dit tijd. Zorginkoop Een aantal zorgverzekeraars heeft publicatie van de eerste zorginhoudelijke meting op in 2010 als voorwaarde gesteld in hun inkoopbeleid. De VGN zal met deze verzekeraars contact zoeken, evenals met ZN. Over de uitkomsten hiervan hoort u nog. 6 VGN Nieuwsbrief Special Kwaliteitskader, oktober 2010

7 Start meting cliëntervaringen VG-vragenlijst beschikbaar maar niet voor alle VG-cliënten geschikt In juli heeft de Stuurgroep Kwaliteitskader Gehandicaptenzorg besloten tot de start van de uitrol van de meting van cliëntervaringen met de CEindex voor de VG in De daarvoor ontwikkelde instrumenten zijn in een pilot in 2009 getest bij een aantal instellingen. Naar aanleiding van de ervaringen die hierbij opgedaan zijn, is besloten dat de meting niet voor alle VG-cliënten geschikt is. Alleen cliënten van achtien jaar en ouder die meer dan twee jaar voorgezet speciaal onderwijs of ZMLK volgden, komen in aanmerking voor deelname, zo is nu vermeld in de inclusiecriteria. In de praktijk betekent dit, dat de CE-index voor de VG alleen onder cliënten met een lichtere verstandelijke beperking en hun ouders/vertegenwoordigers kan worden afgenomen. Metingen in de VG kunnen van start Vanaf oktober 2010 kunnen instellingen speciaal daartoe geaccrediteerde meetbureaus contracteren. Er zijn zeven meetbureaus geschikt voor het uitvragen van cliëntervaringen in de gezondheidzorg. Kijk voor meer informatie op de website van het Centrum Klantervaring Zorg: Onder het kopje accreditatie vindt u de namen van de geaccrediteerde meetbureaus. Afspraken met zorgkantoren Regionaal zijn er afspraken gemaakt tussen instellingen en zorgkantoren over het meten van cliëntervaringen. Het is belangrijk dat u deze regionale afspraken bewaakt, omdat deze niet altijd overeenstemmen met de landelijke afspraken. Landelijk is afgesproken dat instellingen nog in 2010 een contract af moeten sluiten met een geaccrediteerd meetbureau voor een CE-meting voor de VG. De CE-meting zelf kan dan later plaats vinden. Landelijk is ook afgesproken dat metingen elke drie jaar plaats moeten vinden. Omdat de vorige meting (in het benchmarkonderzoek 2006/2007) al lang geleden is, zullen veel zorgkantoren vragen om de meting in 2011 uit te voeren. Let op: Ook als u recent een meting naar cliëntervaringen heeft laten uitvoeren kan het vanwege landelijke afspraken belangrijk zijn dat u nog in 2010 een contract afsluit met een geaccrediteerd meetbureau voor een CEmeting voor de VG. Om een malus te voorkomen is het raadzaam daarover afstemming te zoeken met uw zorgkantoor. U kunt dan ook bespreken op welke termijn de meting plaats moet vinden. Vragenlijsten voor LG en ZG komen later beschikbaar De Stuurgroep Kwaliteitskader Gehandicaptenzorg heeft eind september ook zijn fiat gegeven voor de uitrol van de CE-index voor de Lichamelijk en voor de Zintuiglijk Gehandicaptenzorg (LG resp. ZG). Informatie over de feitelijke uitrol is nog niet beschikbaar. Naar verwachting is daar een aantal maanden mee gemoeid. Houdt u er dus rekening mee dat cliëntervaringen in de LG en ZG voorlopig nog niet met een CE-index gemeten kunnen worden. Mogelijk moet u uitwijken naar een alternatief als uw zorgkantoor wel op korte termijn een meting wenst. De VGN heeft mogelijke alternatieven uitgevraagd, voor zowel de ZG als LG. Terugkoppeling hiervan kunt u voor 1 november verwachten via het ledennet van de VGN ( Zodra er meer informatie beschikbaar is over de CE-index voor de ZG en LG ontvangt u daarover bericht van de VGN. Informatie komt ook beschikbaar via de nieuwsbrief van Zichtbare Zorg. U kunt zich hiervoor aanmelden via 7 VGN Nieuwsbrief Special Kwaliteitskader, oktober 2010

8 Partnership VGN en Zichtbare Zorg Het bureau van de VGN heeft de nauwe samenwerking met de projectleiding van Zichtbare Zorg actief opgezocht. Doel van deze samenwerking is de belangen van instellingen beter te kunnen behartigen en leden eerder en beter van informatie te kunnen voorzien. De start van dit partnership is succesvol verlopen, omdat er al meer ruimte is ontstaan in de planning van de tweede zorginhoudelijke meting. Zichtbare Zorg heeft ook behoefte aan de ervaringen en de sectorkennis om zelf goed te kunnen werken. Er is dus sprake van een groeiende win-win situatie. Vragen? Heeft u vragen over het kwaliteitskader, dan kunt u contact opnemen met Jan Sax van der Weijden of Maartje Blom van het bureau van de VGN (jsaxvdweijden@vgn.nl / mblom@vgn.nl). Colofon Tekst: Judith Borst, Jan Sax van der Weijden, Maartje Blom en Jannie Oskam Eindredactie: Jannie Oskam, Yvonne Heijnen-Kaales Vormgeving: LMcc, Lucienne Meijer, Leusden Uitgave: oktober 2010 Aanmelden VGN-Nieuwsbrief: Vul het aanmeldingsformulier VGN- Nieuwsbrief in op 8 VGN Nieuwsbrief Special Kwaliteitskader, oktober 2010