Concernrapportage Delfland per 30 september 2014

Transcriptie

1 Concernrapportage Delfland per 30 september Algemeen De Concernrapportage Delfland biedt managementinformatie ten behoeve van het bijsturen van de uitvoering van de begroting. De secretaris-directeur voert hiertoe gesprekken met het Delfland Management Team over de voortgang, de doelrealisatie en de middelen, die hiervoor ingezet worden. Deze rapportage bevat de volgende paragrafen: 1. Algemeen 2. Samenvatting 3. Exploitatie 4. Investeringen 5. Personeel 6. Kasstroom RBG 7. Onderzoekskrediet 8. Voorziening Onderzoek & Ontwikkeling 9. Risico s en onvoorzien in investeringsprojecten Afgesproken is met sector Bedrijfsvoering dat de voor deze rapportage benodigde gegevens uiterlijk de derde werkdag van de maand aangeleverd zullen worden. De benodigde gegevens zijn deze maand over een periode van een week binnen gekomen. Hierdoor is de doorlooptijd van de Concernrapportage op dit moment nog langer dan gewenst. 2 Samenvatting Exploitatie In Burap2 is het begrote positieve exploitatieresultaat bijgesteld van 8,1 mln naar 12,8 mln. In de Najaarsbrief bedraagt de prognose van het resultaat 15,2 mln. Dat is een bijstelling van 2,4 mln naar boven ten opzichte van de Burap2. Kijkend naar zowel het historisch verloop van de exploitatieprognose, als naar een cijfermatige extrapolatie (realisatie x 12/9) van de programma s A tot en met F, is het aannemelijk dat het uiteindelijke resultaat boven de prognose in de Najaarsbrief zal liggen. Geadviseerd wordt, gezien het belang van de exploitatiecijfers en de interne afspraken die hierover zijn gemaakt, nogmaals te benadrukken dat de budgethouders de prognoses maandelijks dienen bij te werken. Op dit moment wordt dit niet overal tijdig, volledig en juist gedaan. Investeringen Ten behoeve van volledige en consistente managementinformatie wordt met ingang van deze rapportage niet meer de eindejaarsprognose van de projectleiders, maar de prognose van de opdrachtgevers getoond. In de laatste drie maanden van het jaar moet nog 16,6 mln gerealiseerd worden om uit te komen op de prognose zoals afgegeven in Burap2. Deze maand is de prognose van de opdrachtgevers voor de Najaarsbrief gebruikt. Deze bedraagt 40,1 en is daarmee 3,9 mln lager dan de Burap2. Personeel Gedurende de eerste 9 maanden van 2014 komt de capaciteit (berekend als formatie, minus vacatures, minus ziekte, plus inhuur) uit op 449 fte. Dit is 11,6 fte minder dan de formatie. In Burap2 zijn de personeelskosten met 2,0 mln neerwaarts bijgesteld. Het is niet uit te sluiten dat deze kosten nog verder zullen dalen. 1

2 3 Exploitatie Programma (stand per 30 september 2014, bedragen x 1.000) Begroting initieel Burap 1 Burap 2 (a) Realisatie Inkooporders Prognose (cf. najaarsbrief) (b) Opmerking bij tabel exploitatie De BO rapportages over inkooporders en prognoses zijn onderling niet consistent. Verschil Najaars/ brief vs Burap 2 (b-a) SW Directe kosten Salarissen Kap.lasten Opbrengsten Totaal VW Directe kosten Salarissen Kap.lasten Opbrengsten Totaal SD Directe kosten Salarissen Kap.lasten Opbrengsten Totaal GA Directe kosten Salarissen Kap.lasten Opbrengsten Totaal INST Directe kosten Salarissen Kap.lasten Opbrengsten Totaal ORG Directe kosten Salarissen Kap.lasten Opbrengsten Totaal F Totaal programma's Dekk. Midd. Directe kosten Salarissen Kap.lasten Opbrengsten Totaal Saldo

3 PB 2010 Burap Jaarrek 2010 PB 2011 Burap Burap Jaarrek 2011 PB 2012 Burap Burap Jaarrek 2012 PB 2013 Burap Burap Najaarsbrief Jaarrek 2013 PB 2014 Burap Burap Najaarsbrief Opmerkingen bij de exploitatie Algemeen De kolom prognose wordt bij voorkeur opgehaald uit Gids. De afspraak hierover is dat deze informatie in Gids maandelijks door de budgethouders wordt gevuld op basis van hun verwachte eindejaarsraming. De prognose in Gids is op dit moment niet volledig, tijdig en juist. Om deze reden heeft Concerncontrol de prognose zoals afgegeven bij de Najaarsbrief gebruikt. Gezien het belang van de exploitatiecijfers en de interne afspraken die hierover zijn gemaakt, wordt geadviseerd nogmaals te benadrukken dat de budgethouders de prognoses maandelijks dienen bij te werken. Een kwalitatief goede prognose bestaat uit de realisatie tot en met de referentiemaand vermeerderd met de verwachte uitgaven voor de rest van het jaar. In Burap2 is het begrote positieve exploitatieresultaat bijgesteld van 8,1 mln naar 12,8 mln. In de prognose zoals afgegeven in de Najaarsbrief zien we een bijstelling van 2,4 mln naar boven ten opzichte van de Burap2. De prognose in de Najaarsbrief bedraagt 15,2 mln. Kijkend naar zowel het historisch verloop van de exploitatieprognose, als naar een cijfermatige extrapolatie (realisatie x 12/9) van de programma s A tot en met F, is het vooralsnog niet uit te sluiten dat het uiteindelijke resultaat boven de prognose in de Najaarsbrief zal liggen. Een specifiek voorbeeld hierbij wordt gevormd door advieskosten. Een cijfermatige extrapolatie laat op organisatieniveau vooralsnog een onderschrijding zien van 2,5 mln ten opzichte van Burap2. De onderstaande grafiek geeft vanaf 2010 de ontwikkeling weer van het begrote en uiteindelijk gerealiseerde exploitatieresultaat. 250,0 240,0 230,0 220,0 210,0 200,0 190,0 180,0 170,0 160,0 Netto Exploitatie Dekk.midd. en onvz 3

4 4 Investeringen Programma (bedragen x 1 mln, stand 30 september 2014) Begroting initieel Burap Burap (a) Realisatie excl subsidies Inkooporders Prognose (cf. najaarsbrief) (b) Verschil Najaarsbrief vs Burap2 (b-a) A Schoon Water 6,5 5,6 6,2 3,1 2,8 6,0-0,2 B Voldoende Water 16,7 13,8 13,9 7,9 9,7 13,7-0,2 C Stevige Dijken 18,9 16,4 15,1 12,9 2,2 15,1 0,0 D Gezuiverd Afvalwater 2,8 2,8 2,7 2,3 1,2 2,8 0,2 E Instrumenten 0,3 0,3 0,2 0,1 0,1 0,2 0,0 F Organisatie 8,0 6,6 6,0 1,1 0,6 2,3-3,7 Totaal 53,1 45,4 44,0 27,4 16,6 40,1-3,9 Opmerking bij tabel investeringen De inkooporders zijn niet allemaal naar jaarschijven in Gids ingevoerd. Geadviseerd wordt nogmaals om de inkooporders allemaal naar jaarschijven in te voeren. Opmerkingen bij de investeringen Algemeen In de totstandkoming van Burap2 is het totale investeringsvolume voor 2014 terug gebracht naar 44,0 mln. De prognose zoals opgeven door de opdrachtgevers voor de Najaarsbrief bedraagt 40,1 mln en wijkt daarmee 3,9 mln af van de Burap2. De grootste wijziging doet zich binnen programma Organisatie voor. Om dit daadwerkelijk te realiseren dient de komende 3 maanden nog 12,7 mln uitgegeven te worden. Een risico hierbij zijn de weersomstandigheden. Mocht de winter vroeg invallen of het heel nat worden de komende maanden kan de uitvoering van de projecten vertraagd worden. 5 Personeel Sector per september Formatie 2014 (a) Vacatures eind septembe r (b) Gem vac tm september % Ziekte verzuim (tm Q2) Aantal fte ziek (c) Aantal fte inhuur (d) Capaciteit fte (a-b-c+d) Opmerkingen bij tabel Personeel 1. De personeelsgegevens (formatie, vacatures en ziekteverzuim) zijn opgave van P&O per eind september per sector weergegeven. 2. P&O produceert de verzuimgegevens eens per kwartaal. Het ziekteverzuimpercentage is het aantal ziektedagen tussen 1 januari en 30 september 2014 t.o.v. het aantal werkdagen. Geadviseerd wordt de verzuimgegevens maandelijks te produceren. 3. Per 30 september 2014 zijn 31,9 fte ingehuurd; het uitgavenbedrag voor inhuur op tijdelijk budget en vacatureruimte in 2014 bedraagt tot en met september 2,9 mln. Opmerkingen bij Personeel Gedurende de eerste negen maanden van 2014 komt de capaciteit (berekend als formatie, minus vacatures, minus ziekte, plus inhuur) uit op 449 fte. Dit is 11,6 fte minder dan de formatie. In Burap2 zijn de personeelskosten met 2,0 mln neerwaarts bijgesteld. Capaciteit vs. Formatie (fte) Capaciteit vs. Formatie % Dir/S&I/CC 19,9 1,0 1,3 3,6% 0,7 3,3 21,5 1,6 8,1% PIB 124,6 14,4 7,4 2,2% 2,4 17,1 124,9 0,3 0,2% BDV 40,8 6,7 14,9 4,8% 1,6 6,7 39,1-1,7-4,1% ZTO 56,6 2,0 1,3 0,8% 0,4 2,2 56,4-0,2-0,4% WB 121,8 3,6 4,3 4,4% 5,1 1,0 114,0-7,7-6,3% BBC 96,9 2,8 3,7 2,8% 2,6 1,6 93,0-3,9-4,0% Totaal 460,6 30,5 32,9 3,5% 13,0 31,9 449,0-11,6-2,5% 4

5 Het is niet uit te sluiten dat deze kosten nog verder zullen dalen. 6 Kasstroom RBG De RBG draagt op dagelijkse basis de ontvangsten af aan haar deelnemers. Zij maakt aan het begin van het jaar een kasstroom planning. In haar kwartaal rapportages rapporteert de RBG over de werkelijke afdrachten in relatie tot de geplande afdrachten aan de deelnemers. Ten behoeve van een betere informatievoorziening wordt in de concernrapportage voortaan per maand gerapporteerd over de werkelijk afdrachten van de RBG aan Delfland. De kasstroom vanuit de RBG is de grootste kasstroom die Delfland heeft. Voorspelbaarheid van die kasstroom is dus van groot belang voor Delfland. Wanneer de kasstroom vanuit de RBG in een bepaalde maand achterblijft, kan het nodig zijn een extra kortlopende lening af te sluiten om zo aan de betalingsverplichtingen te kunnen voldoen. In de hieronder staande tabel is de door de RBG geplande kasstroom, per maand afgezet tegen de daadwerkelijk ontvangen kasstroom. Kasstroom RBG aan HHD (bedragen x 1 mln) jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec Planning RBG per maand 6,0 15,0 21,2 13,7 18,2 25,1 25,8 26,6 18,9 14,8 13,5 9,4 Planning RBG cumulatief 6,0 20,9 42,1 55,9 74,0 99,1 125,0 151,6 170,4 185,2 198,7 208,1 Ontvangst HHD per maand 1,0 25,6 23,0 30,2 20,2 18,8 11,2 30,2 13,7 Ontvangst HHD cumulatief 1,0 26,5 49,6 79,8 100,0 118,7 129,9 160,2 173,8 Verschil per maand -5,0 10,6 1,8 16,5 2,0-6,3-14,6 3,6-5,2 Verschil cumulatief -5,0 5,6 7,4 23,9 25,9 19,6 5,0 8,6 3,4 Afwijkingen De werkelijke kasstroom wijkt vrijwel elke maand significant af van de geplande kasstroom. Tot en met mei is er meer geld ontvangen dan gepland. Vanaf juni is juist minder geld ontvangen dan gepland. Door de afwijkingen in de eerste helft van het jaar, klopt de planning voor de tweede helft van het jaar niet meer. Geadviseerd wordt om de kasstroom planning vooraf begrotingsjaar af te stemmen met de RBG. Deze wordt nu eenzijdig door de RBG aangeleverd. Geadviseerd wordt de RBG de kasstroom planning elk kwartaal te laten actualiseren voor de resterende maanden. 7 Onderzoekskrediet Het beschikbare totaalbedrag aan onderzoekskrediet beloopt 3,0 mln voor Hieronder worden de per 30 september per programma beschikbaar gestelde bedragen weergegeven: Programma Bedrag (in ) Stand per 1 januari A Schoon Water B Voldoende Water C Stevige Dijken D Gezuiverd Afvalwater F Organisatie Restant beschikbaar per 30 september

6 Bij het aanvragen van een onderzoekskrediet wordt aangegeven wanneer gepland is het investeringsplan en krediet aan de VV voor te leggen. Nadat de VV heeft besloten wordt het onderzoekskrediet teruggestort, ook wanneer er onverhoopt toch geen investeringsproject uit voortvloeit. Deze planning blijkt vaak te optimistisch, waardoor beheersing van het budget lastig is. Het (fluctuerende) kredietsaldo is vooralsnog toereikend. 8 Voorziening Onderzoek & Ontwikkeling De voorziening Onderzoek en Ontwikkeling dient ter dekking van de kosten uit hoofde van onderzoekskrediet waarvan het onderzoek niet heeft geleid tot een investering. Tot en met september is voor gebruik gemaakt van deze voorziening. Hierdoor is per eind september nog beschikbaar. Mocht in 2014 een tekort ontstaan dan zal dat bij het eerstvolgende P&C-moment verantwoord worden. Programma Bedrag (in ) Stand 1 januari B Parksluizen C Kadeverbetering Hammerdreef B Polder Zwartenhoek 764 B Waterbergingskelder Sophia 855 C Wtr.bkw.voorb.gml pld Nootdorp Stand per 30 september Risico s en onvoorzien in investeringsprojecten Het krediet project onvoorzien bij de secretaris-directeur dient ter dekking van onvoorziene gebeurtenissen in investeringsprojecten. De omvang is 2,7 mln. Dit komt, conform de nota Investerings- en activabeleid, overeen met 5% van voor 2014 begrote investeringen. Tot nu toe is ten laste van dit krediet gebracht. Dit is 0,9% van de tot en met september gerealiseerde investeringen ( 27,4 mln). Gezien de ervaringen sinds het instellen van het krediet project onvoorzien, lijkt het begroten van 5% van de voorgenomen investeringen aan de ruime kant. Programma Bedrag (in ) Stand 1 januari D Rioolgemaal Scheveningen B Gemaal Kerkpolder-Zuid A NVO Oranjekanaal B Boostergemaal Kerstanjewetering A Vispaaiplaats De Lier B Gemaal Kerkpolder-Zuid Restant beschikbaar per 30 september

7 Bijlage 1: Adviezen 1. Gezien het belang van de exploitatiecijfers en de interne afspraken die hierover zijn gemaakt wordt geadviseerd nogmaals te benadrukken dat de budgethouders de prognoses maandelijks dienen bij te werken. Op dit moment wordt dit niet overal tijdig, volledig en juist gedaan. 2. De inkooporders voor de investeringen zijn niet allemaal naar jaarschijven in Gids ingevoerd. Geadviseerd wordt de inkooporders wel allemaal naar jaarschijven in te voeren. 3. Het ziekteverzuimpercentage is het aantal ziektedagen tussen 1 januari en 30 juni 2014 t.o.v. het aantal werkdagen. P&O produceert de verzuimgegevens eens per kwartaal. Geadviseerd wordt deze maandelijks te produceren. 4. Geadviseerd wordt om de kasstroom planning vooraf begrotingsjaar af te stemmen met de RBG. Deze wordt nu eenzijdig door de RBG aangeleverd. 5. Geadviseerd wordt de RBG de kasstroom planning elk kwartaal te laten actualiseren voor de resterende maanden. N.B. De Concernrapportage Delfland (CRD) is een hulpmiddel voor de periodieke gesprekken van de SD met de leden van het DMT over de productievoortgang en de doelrealisatie. Het is een groeimodel met ruimte voor evt. nieuwe informatie. De CRD is ook bedoeld om te kijken in hoeverre rapportages uit Business Objects, die rechtstreeks vanuit Gids worden gegenereerd, geschikt zijn voor het opstellen van de CRD. Voor de rapportages, die nog niet rechtstreeks gebruikt kunnen worden, loopt een ontwikkelingstraject. De Concernrapportage bestaat uit cijfers (begroting, realisatie en prognose) op totaal- en op programmaniveau voorzien van een toelichting door Concerncontrol en vanaf 2014 ook uit personeelsgegevens (formatie, vacatures, ziekteverzuim en inhuur) op sectorniveau en kasstroomgegevens RBG. 7