MEMO. Planning organisatie

Transcriptie

1 MEMO Aan: de leden van DMT Van: Bedrijfsvoering/R. van der Helm Datum: 28 oktober 2015 Onderwerp: richtlijnenbrief jaarrekening Inleiding In de planning en controlcyclus 2015 is opgenomen dat de richtlijnenbrief voor de samenstelling van de jaarrekening 2015 ter vaststelling aan het DMT wordt aangeboden. In de nu voorliggende brief zijn de richtlijnen en bijbehorende planning voor de jaarrekening 2015 uitgewerkt. In de uitgewerkte planning wordt inzichtelijk gemaakt wat van een ieder wordt verwacht en op welk moment. Daarnaast wordt aangegeven welke ondersteuning de taakvelden Financiële Administratie, Financiële advisering & beleid, de senior financieel adviseurs en de programma-controllers zullen bieden tijdens dit proces. De jaarstukken bestaan uit de programmaverantwoording en de financiële jaarrekening. Deze onderdelen worden uitgewerkt in hoofdstuk 3 en 5 van deze richtlijnenbrief. Op basis van het vastgestelde vergaderschema voor de VV wordt de jaarrekening 2015 op 21 april 2016 in de VV behandeld. Dit betekent wel dat sprake is van een zeer krappe planning waarin weinig ruimte is om vertragingen op te kunnen vangen. Het mogelijke knelpunt van de planning ligt met name in het bestuurlijke traject, waarin sprake is van relatief lange doorlooptijden; de verhuizing van de ambtelijke organisatie in januari en de start van onze nieuwe accountant Baker Tilly Berk. 2. Planning In onderstaande 2 tabellen zijn de planning voor de organisatie en de bestuurlijke planning opgenomen. De voortgang van de planning zal tweewekelijks in het DMT worden gemeld. Planning organisatie Datum Richtlijnenbrief in DMT Voorlichtingsronde en maken afspraken met sectoren en programmamanagers t/m Uitzetten format programma s met teksten Laatste dag gereedmelding investeringen (per mail aan postbus grootboek) Opgave (contractproject) verkoopfacturen Werkzaamheden afsluiten administratie t/m Samenstellen en aanleveren teksten programma s (met name beleidsrealisatie) t/m Afsluiten tijdschrijfadministratie Verwerking laatste inkoopfacturen Opgave transitoria Uitzetten cijfers per programma Analyse cijfers per programma (i.s.m. control) t/m Organiseren programmabijeenkomsten (facultatief) t/m Afstemming programmateksten met portefeuillehouder t/m Aanlevering definitieve cijfers door RBG Toets door control op de definitieve aanlevering programma inclusief cijfers t/m Aanleveren definitieve programmateksten inclusief cijfermatige toelichting Opstellen jaarstukken inclusief beoordeling cijfers en teksten door (incl. afstemming met Communicatie) t/m Beoordeling totaal document door concerncontroller t/m Richtlijnenbrief jaarrekening

2 Bestuurlijke behandeling Datum 1 e behandeling DMT Portefeuillehoudersoverleggen Maart e Behandeling D en H (exemplaar voor accountantscontrole) (onder voorbehoud) Voorlopig exemplaar naar rekeningcommissie (onder voorbehoud) Accountantscontrole Februari/maart 2016 Behandeling jaarrekening na accountantscontrole in DMT Behandeling jaarrekening na accountantscontrole in D&H Behandeling jaarrekening na accountantscontrole in rekeningcommissie (onder voorbehoud) Advies rekeningcommissie Ter inzage legging t/m Jaarstukken en advies naar de griffie Behandeling in commissies Behandeling jaarrekening in VV Toezending aan GS provincie Zuid-Holland Voor Programmaverantwoording De jaarrekening 2015 zal voor wat betreft de programmaverantwoording en de paragrafen gebaseerd zijn op de indeling van de programmabegroting Bij de programmaverantwoording ligt dan de nadruk op de realisatie van de programmadoelstellingen en de bijbehorende resultaten en prestatie-indicatoren en in aansluiting daarop de financiële verantwoording. Met andere woorden, de samenhang tussen de verantwoording van het beleid en de financiën staat centraal. Het principe dat bij de programmaverantwoording wordt toegepast is de beantwoording van de zogenaamde 3 W-vragen : Wat wilden we bereiken; Wat hebben we daarvoor gedaan; Wat heeft het gekost. Concreet betekent dit dat in de jaarrekening de realisatie van de voorgenomen resultaten (in begroting benoemd als maatregelen) voor 2015 wordt verantwoord. Voor de programmaverantwoording is een aparte schrijfwijzer gemaakt. De totale verantwoording van de programma s ligt bij het programmaverantwoordelijk DMT lid. Het programmaverantwoordelijk DMT lid benoemt een medewerker tot programma coördinator, die in samenwerking met de senior financieel adviseur zorgt voor de samenstelling van de totale programmaverantwoording. Voor de cijfermatige verantwoording van de programma s worden de aangeleverde gegevens vanuit de teams en de sectoren gebruikt. Hierbij worden ook de verschillen toegelicht tussen de cijfers van Burap, Najaarsbrief en de uiteindelijke realisatie in de jaarrekening Om de tekstuele verantwoording per programma goed te coördineren en af te stemmen en deze aan te laten sluiten op de financiële toelichting kan desgewenst een programmabijeenkomst worden georganiseerd. Het initiatief hiervoor ligt bij het programmaverantwoordelijk DMT lid. Tenslotte wordt de totale programmaverantwoording getoetst door de programmacontroller. De voor de diverse programma s verantwoordelijke personen zijn opgenomen in de onderstaande tabel: Richtlijnenbrief jaarrekening

3 Programma Portefeuillehouder DMT-lid Programmacoördinator Controller Senior financieel adviseur Schoon water I. ter Woorst P. Baeten F. Hottinga W. Esveld R.van Veen Voldoende water H. Middendorp J. Visser E. Bongaards B. Ridder R. van Veen Stevige dijken M. Houtzager I. Kooiman R. v.d Werf B. Ridder R. van Dongen Gezuiverd H. van Olphen J. Bos J. Boorsma B. Tijssen- J. Ruimwijk/Y. Le afvalwater Laemers Instrumenten M. van Haersma Buma P. Baeten R. Tekke W.Esveld H. Keus/ H. van Schie Organisatie M. van Haersma Buma P. van den Wijngaart M. Brandt B. Tijssen- Laemers H. Keus/ H. van Schie Algemene dekkingsmiddelen R. Smits M. Brandt M. Brandt B. Tijssen- Laemers H. Keus/H. van Schie Door het team zal een format voor de tekstuele verantwoording en de cijfermatige verantwoording per programma worden geleverd. De formats zijn gebaseerd op de indeling van de beleidsbegroting 2015 aangevuld met de geactualiseerde teksten en cijfers uit de Burap en Najaarsbrief. Voor de aanlevering van de programmaverantwoording moet dit format worden gebruikt. Het team voert de centrale redactie op de teksten. Exploitatie In de programmaverantwoording worden afwijkingen op de realisatie van directe kosten en opbrengsten op BBP-niveau (voor- dan wel nadelig) in de exploitatie ten opzichte van de begroting na wijzigingen (Burap ) toegelicht wanneer deze groter zijn dan 10% van het budget met een minimum De toelichting op de kapitaallasten en toegerekende personeelslasten wordt centraal door team gemaakt. Investeringen Naast de verantwoording van de exploitatie worden in de programmaverantwoording ook de verantwoording en voortgang van de investeringen (projecten) opgenomen. In het aan te leveren format is de stand van Burap opgenomen en vragen wij jullie de afwijking tussen de stand bij de jaarrekening en Burap op programmalijnen toe te lichten. In deze toelichting per project moet aan de orde komen: Welke projecten kunnen worden afgesloten; Een aparte toelichting op elke investering waarvan het investeringsplan groter is dan 5 miljoen Een eventuele bijstelling van investeringskredieten en investeringsplannen; Welke projecten doorschuiven naar Een toelichting op de afwijking tussen de realisatie over 2015 en de raming in Burap. Te activeren/af te sluiten investeringsprojecten in boekjaar 2015 Hier is sprake van de volgende situaties. Status op 1 december 2015 is Nazorg (04) of Gereed(05) Investeringsprojecten die op 1 december in de status nazorg (status 04) of gereed (status 05) staan dienen voor deze datum gereed te worden gemeld bij team (postbus Grootboek@hhdelfland.nl). Het volledig getekende faserapport uitvoeringsfase dient bijgevoegd te zijn. Procesverbaal van oplevering volledig getekend in 2015 en de status van het project is op 1 december 2015 In uitvoering (03) Investeringsprojecten waarvan het proces verbaal van oplevering volledig getekend is in 2015 en waarvan op 1 december de status nog in uitvoering (status 03), worden Richtlijnenbrief jaarrekening

4 geactiveerd/afgesloten in het boekjaar De volledig getekende faserapportages dienen voor 31 januari aangeleverd te zijn bij team (postbus Voor de overige verantwoording en toelichting op de investeringen wordt door het team een apart format geleverd, gebaseerd op de maandelijkse investeringsfoto per 31 december Risico s In ieder programma is ook een onderdeel risico s opgenomen. In het aan te leveren format zijn de risico s uit de begroting en de geactualiseerde risico s van Burap opgenomen. Voor de jaarrekening vragen wij deze risico s aan te vullen/te actualiseren naar de stand van zaken per eind Ook vragen wij, daar waar mogelijk, deze risico s (financieel) te kwantificeren en de kans van optreden aan te geven. Ter ondersteuning zal een risicomatrix worden uitgezet. Met deze onderbouwde risico s kan in de paragraaf weerstandsvermogen van de jaarrekening 2015 de aanwezige weerstandscapaciteit worden bepaald en beoordeeld. Afstemmingen bestuurlijke behandeling Voor een goede en volledige verwerking van de aangeleverde teksten moeten de teksten door de benoemde programmacoördinator intern zijn afgestemd met het programmaverantwoordelijk DMT-lid en de portefeuillehouder. Ook moeten de teksten zijn getoetst door de programmacontroller. Het team heeft de eindregie en de controle op de volledigheid van de door sectoren aangeleverde financiële informatie, de aangeleverde programmateksten en de aangeleverde toelichtingen op de investeringen en kredieten en onderbouwde risico s. Ook organiseert het team de bestuurlijke planning en behandeling van de jaarrekening. Paragrafen Conform de indeling van de programmabegroting 2015 worden in de jaarrekening de verplichte paragrafen verantwoord. In onderstaande tabel zijn de paragrafen opgenomen met daarbij de tekstverantwoordelijke Paragraaf Tekstverantwoordelijke 1 Ontwikkelingen, uitgangspunten en incidentele baten en lasten M. Boeren 2 Kostentoerekening M. Boeren 3 Financiering M. Boeren 4 Bestemmingsreserve en voorziening M. Boeren 5 Weerstandsvermogen (solvabiliteit) M. Boeren 6 Waterschapsbelastingen M. Boeren 7 Verbonden partijen M. Boeren 8 Bedrijfsvoering M. Boeren 8a onderdeel Bedrijfsvoering: Sociale paragraaf Team Person. en organisatie 9 EMU-saldo M. Boeren 10 WNT M. Boeren 4. Afronding financiële administratie Bijgewerkte tijdschrijfadministratie Op 31 december 2015 zal de tijdschrijfadministratie worden afgesloten. Daarom geldt dat voor iedereen in de organisatie dat het tijdschrijven 2015 uiterlijk op woensdag 30 december 2015 moet zijn bijgewerkt en afgerond. Ook diegene die tijdens deze periode met vakantie zijn, worden geacht het tijdschrijven (vooraf) bijgewerkt te hebben. Facturenstroom Richtlijnenbrief jaarrekening

5 De financiële administratie sluit op vrijdag 8 januari 2016 voor de facturen Voor iedereen geldt dan dat alle facturen over 2015 die nog ter goedkeuring in Gids (in omloop zijn) uiterlijk 8 januari 2016 bij de financiële administratie moeten zijn aangeleverd. De facturen die betrekking hebben op 2015 maar op genoemde datum nog niet zijn ontvangen of om een andere reden (nog) niet kunnen worden betaald en waar wel een dienst voor is geleverd, moeten worden opgenomen onder de transitoria. Voor de financiële administratie zelf geldt dat er op dat moment geen bedragen meer op tussenrekeningen mogen staan die eigenlijk in de exploitatie 2015 thuishoren. Transitoria Uiterlijk dinsdag 12 januari 2016 moet de benodigde informatie over de transitoria op basis van een format worden aangeleverd bij de Financiële Administratie. Deze opgave moet op basis van rechtmatigheidseisen voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. de diensten/producten zijn geleverd in 2015 en de crediteur moet bekend zijn; 2. op 3 januari 2016 is nog geen factuur ontvangen/verstuurd en verwerkt maar is er wel een goede onderbouwing van de levering met bijvoorbeeld een werkbrief, bon, kopiecontract; 3. het bedrag is groter dan voor exploitatieposten en opgeleverde projecten 2015 en voor lopende investeringsprojecten; 4. aansluiting op een nog niet afgewikkelde inkooporder. De opgave voor transitoria geldt dus voor zowel de exploitatie als de investeringen. Door de taakvelden FA en Advisering & beleid zal een toetsing op de aangeleverde transitoria plaatsvinden. Nog te ontvangen en nog te betalen bedragen In de opgave van nog te betalen/ te ontvangen bedragen moeten ook eventuele ramingen van nog te betalen bedragen wegens salarissen, afrekeningen subsidies en de ramingen voor nog te ontvangen rijksbijdragen e.d. worden opgenomen. De bedragen moeten worden afgerond op Projecten Door het team wordt de laatste bouwrenteboeking op 15 december 2015 verwerkt. Indien mogelijk worden door de projecten afgesloten en geactiveerd op aanwijzing van een budgethouder (zogenaamde fase 4 projecten). Hierbij is sprake van 2 mogelijkheden. 1. Door de budgethouder wordt uiterlijk 14 december 2015 aangegeven welke van de lopende projecten kunnen worden afgesloten 2. De afgesloten investeringen waarvan de uitgaven lager zijn dan worden ten laste van de exploitatie gebracht. In het onderdeel investeringen in hoofdstuk 3 van deze brief is een en ander reeds toegelicht. Aansluitingen Door het team Financiële administratie worden diverse administratieve aansluitingen gemaakt tussen: de subadministraties debiteuren/crediteuren en het grootboek; de administratie van de Regionale belastinggroep (RBG) en Delfland; de salarisadministratie en het grootboek. Ook worden alle tussenrekeningen gespecificeerd en wordt een balansdossier gemaakt. 5. Financiële jaarrekening In de financiële jaarrekening worden de volgende verplichte cijfermatige onderdelen met toelichting opgenomen. Paragraaf Overzicht Programma s voor en na doorbelasting bedrijfsvoering Exploitatierekening naar kostendragers (BBP) Tekstverantwoordelijke Richtlijnenbrief jaarrekening

6 Exploitatierekening naar kosten- en opbrengstsoorten met toelichting Balans met toelichting en specificaties Staat van activa Staat van reserves en voorzieningen Staat van vaste schulden Staat van ontvangen voorschotten Staat van restantkredieten Accountantsverklaring Baker Tilly Berk Een aantal onderdelen wordt hieronder verder toegelicht. Staat van activa In de staat van activa zijn de gevolgen van de afronding van de projecten zoals opgenomen onder hoofdstuk 4 verwerkt. In de staat van activa worden de totalen per EMU code verantwoord en wordt een verdeling gemaakt tussen de gereedgekomen werken en de onderhanden werken. Staat van reserves en voorzieningen In de staat van reserves en voorzieningen worden de hoogte en het verloop van alle reserves en voorzieningen nader toegelicht en onderbouwd. In de jaarrekening zullen de aanpassingen op basis van de geactualiseerde nota reserves en voorzieningen Delfland worden verwerkt. Het gaat hierbij om de volgende reserves en voorzieningen: Reserve en voorziening Algemene reserves: Algemene reserve weerstandsvermogen Watersysteembeheer Algemene reserve vrij inzetbaar Watersysteembeheer Algemene reserve weerstandsvermogen Zuiveringsbeheer Algemene reserve vrij inzetbaar Zuiveringsbeheer Egalisatiereserves: Egalisatiereserve gebouwd Egalisatiereserve ingezetenen Egalisatiereserve ongebouwd Egalisatiereserve renteomslag Bestemmingsreserves Reserve onderhoud bruggen Reserve frictiekosten Voorzieningen: Voorziening wachtgeld Voorziening overdracht bruggen Voorziening bijdrage slibverbrandingsoven Voorziening onderhoudsbaggeren Voorziening onderhoud watergangen Voorziening kwaliteitsbaggeren Voorziening onderzoekskrediet Voorziening pensioenen Voorziening jubileum uitkeringen Tekstverantwoordelijke Staat van restantkredieten In deze staat worden de projecten opgenomen die overlopen naar Overige aandachtspunten Formats en aanlevering Richtlijnenbrief jaarrekening

7 Na vaststelling van de richtlijnenbrief in het DMT zullen de financieel adviseurs in week 47 en 48 met de afzonderlijke sectoren in gesprek gaan om gezamenlijk afspraken te maken over de aanlevering van gegevens voor de verantwoording van de programma s. Voor de eindredactie van de jaarrekening wordt door het team Communicatie ondersteuning verleend. De teksten zullen centraal op de K-schijf worden opgeslagen. De diverse formats worden door het team uitgezet en staan ook op de K-schijf. Dit betreft de volgende formats: Programmateksten Cijfers per programma Transitoria Nog te ontvangen/nog te betalen Investeringsprojecten Checklist af te sluiten projecten Risicomatrix Afronding audits Interne Audit zal in het kader van de controles voor de Jaarrekening 2015 in de maand januari 2016 een aantal interne controles (IC s) uitvoeren. Het is de bedoeling om deze onderzoeken zoveel mogelijk af te ronden, voordat de accountant in februari met zijn controles start. Dit betekent dat de voorbereidingen van deze IC s al in de maand december zullen starten. De bij deze controles betrokken proceseigenaren en budgethouders worden verzocht gedurende de controleperiode hun volledige medewerking hieraan te verlenen. Voortgang en organisatie De financieel adviseurs en het team zullen de gewenste dan wel de benodigde informatie aanleveren en jullie adviseren en de voortgang van de planning bewaken. De door jullie aangeleverde stukken worden door de financieel adviseurs en de programmacontrollers getoetst. De voorgestelde aanpassingen worden teruggekoppeld. De coördinatie van het proces ligt bij Ronald van der Helm, senior beleidsadviseur van het team. Richtlijnenbrief jaarrekening