MEMO. Planning organisatie. Datum

Transcriptie

1 MEMO Aan: de leden van het DMT Van: secretaris-directeur Datum: 9 november 2011 Onderwerp: richtlijnenbrief jaarrekening Inleiding In de planning en controlcyclus 2011 is opgenomen dat de richtlijnenbrief voor de samenstelling van de jaarrekening 2011 ter vaststelling aan het DMT wordt aangeboden. In de nu voorliggende brief zijn deze richtlijnen en bijbehorende planning uitgewerkt. In de uitgewerkte planning wordt inzichtelijk gemaakt wat van jullie wordt verwacht en op welk moment. Daarnaast wordt aangegeven welke ondersteuning de teams FA,, de bedrijfskundigen en de programma-controllers zullen bieden tijdens dit proces. De jaarstukken bestaan uit de programmaverantwoording en de financiële jaarrekening. Deze onderdelen worden uitgewerkt in hoofdstuk 3 en 5 van deze richtlijnenbrief. Op basis van het vastgestelde vergaderschema voor de vv wordt de jaarrekening op 31 mei 2012 in de vv behandeld. Dit is een maand eerder dan in Het streven is om voor de jaarrekening 2011 wederom een goedkeurende verklaring voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid te krijgen. Hiervoor is het van belang dat wordt voldaan aan de opmerkingen van de accountant die zijn gemaakt bij de jaarrekening 2010 en de interim-controle over Planning In onderstaande 2 tabellen zijn de planning voor de organisatie en de bestuurlijke planning opgenomen. De voortgang van de planning zal tweewekelijks in het DMT worden gemeld. Planning organisatie Datum Verantwoordelijke gereed/doorlooptijd Toelichten richtlijnenbrief in DMT Sectorhoofd EFZ Toelichten in programmamanagersoverleg Teamleider C & B Toelichten in bedrijfskundigenoverleg Teamleider C & B Kick-off per programma Programmahoofd Uitzetten format programma s met teksten Teamleider C & B Werkzaamheden afsluiten administratie t/m Teamleider FA Opgave af te sluiten investeringen tbv activering door FA Teamleider FA Aanleveren voorlopige teksten programma s (met name t/m Programmahoofd beleidsrealisatie) Afsluiten tijdschrijfadministratie Functioneel beheer Verwerking laatste inkoopfacturen Teamleider FA Opgave transitoria Budgethouders Uitzetten cijfers per programma Teamleider C & B Analyse cijfers per programma t/m Programmacontroller Organiseren programmabijeenkomsten (facultatief) t/m Programmahoofd Afstemming programmaverantwoording met t/m Programmahoofd portefeuillehouder Aanleveren aan C & B van de definitieve programmateksten Programmahoofd inclusief cijfermatige toelichting Opstellen jaarstukken inclusief beoordeling cijfers en teksten t/m Teamleider C & B door Beoordeling totaal document door concerncontroller t/m Concerncontroller Beoordeling concept jaarrekening door communicatie t/m Team communicatie Richtlijnenbrief jaarrekening 2011

2 Bestuurlijke behandeling Datum Verantwoordelijke gereed/doorlooptijd 1 e behandeling DMT 6 maart 2012 Sectorhoofd EFZ Portefeuillehoudersoverleggen Maart 2012 Sectorhoofd EFZ 1e Behandeling D en H (exemplaar voor accountantscontrole) Sectorhoofd EFZ Accountantscontrole Maart 2012 Concerncontroller Behandeling jaarrekening na accountantscontrole in DMT Sectorhoofd EFZ Behandeling jaarrekening na accountantscontrole in PFO+ april Sectorhoofd EFZ Behandeling jaarrekening na accountantscontrole in D&H Sectorhoofd EFZ Behandeling jaarrekening na accountantscontrole in Concerncontroller rekeningcommissie Advies rekeningcommissie in D&H Concerncontroller Ter inzage legging 24-4 t/m Teamleider C & B Jaarstukken en advies naar de griffie Teamleider C & B Behandeling in commissies Griffier Behandeling jaarrekening in VV Griffier Toezending aan GS provincie Zuid-Holland Voor Programmaverantwoording De jaarrekening 2011 zal voor wat betreft de programmaverantwoording en de paragrafen gebaseerd zijn op de indeling van de programmabegroting Bij de programmaverantwoording ligt dan de nadruk op de realisatie van de programmadoelstellingen en de bijbehorende resultaten en prestatie-indicatoren en in aansluiting daarop de financiële verantwoording. Met andere woorden, de samenhang tussen de verantwoording van het beleid en de financiën staat centraal. Het principe wat bij de programmaverantwoording wordt toegepast is de beantwoording van de zogenaamde 3 W-vragen : Wat wilden we bereiken; Wat hebben we daarvoor gedaan; Wat heeft het gekost. Concreet betekent dit dat in de jaarrekening de realisatie van de voorgenomen resultaten (in begroting benoemd als maatregelen) voor 2011 wordt verantwoord. In de jaarrekening 2010 is voor het eerst gewerkt met de aanlevering van de tekstuele verantwoording per programma op basis van bovenstaand principe. Hierbij is gekozen voor een sectoroverstijgende aanpak. Dit betekent dat de totale verantwoording van de programma s bij het DMT-lid (programmahoofd) ligt, in samenwerking met de programmamanager. Voor 2011 wordt dezelfde aanpak gehanteerd. Voor de cijfermatige verantwoording van de programma s worden de aangeleverde gegevens vanuit de teams en de sectoren gebruikt. Hierbij worden de verschillen toegelicht tussen de begroting na wijziging (is Burap 2) en de uiteindelijke realisatie in de jaarrekening Om de tekstuele verantwoording per programma goed te coördineren en af te stemmen en deze aan te laten sluiten op de financiële toelichting kan desgewenst een programmabijenkomst worden georganiseerd. Het initiatief hiervoor ligt bij het programmamanagement. Tenslotte wordt de totale programmaverantwoording getoetst door de programmacontroller. De voor de diverse programma s verantwoordelijke personen zijn opgenomen in de onderstaande tabel: Programma Portefeuillehouder DMT-lid Schoon water Ingrid ter Woorst Bart van der Veer Voldoende water Arie van den Berg Bart van der Veer Programmamanager Controller Bedrijfskundige Folkert Hottinga André Evers Rozanne van Veen Erik Bongaards Boudewijn Ridder Ybinh Le Richtlijnenbrief jaarrekening

3 Stevige dijken Adri Bom Ingrid Kooiman René van der Werf Bianca Laemers Ybinh Le Gezuiverd afvalwater Pleun van der Ende Jaap Bos Jan Bol Bianca Laemers Krishna Doerga Instrumenten Michiel van Haersma Buma Pieter Baeten Erwin Meijboom Boudewijn Ridder Hans Keus Organisatie Michiel van Paul van den Bianca Vaanholt Ron Smit Hans Keus Haersma Buma Wijngaart Algemene dekkingsmiddelen Aad Wiegman Mark Brandt Koos Bartelds Rene Janssen nvt Door het team zal een format voor de tekstuele verantwoording en de cijfermatige verantwoording per programma worden aangeleverd. Bij dit format zal ook een toelichting worden gevoegd waarin aanwijzingen voor de beantwoording van de eerder genoemde zogenaamde 3 w vragen zijn opgenomen. De formats zijn gebaseerd op de indeling van de beleidsbegroting 2011 aangevuld met de geactualiseerde teksten en cijfers uit de Burap 2. Het team voert de centrale redactie (zowel tekstueel als inhoudelijk) op de teksten. Exploitatie In de programmaverantwoording worden afwijkingen op BBP niveau in de exploitatie ten opzichte van de begroting na wijzigingen toegelicht wanneer deze groter zijn dan 10% van de raming van het BBP(exclusief interne doorbelastingen van uren en kapitaallasten ), met een minimum van Investeringen Naast de verantwoording van de exploitatie worden in de programmaverantwoording ook de verantwoording en voortgang van de investeringen (projecten) opgenomen. In het aan te leveren format is de geraamde stand van Burap 2 opgenomen en vragen wij jullie de afwijking tussen de realisatie in de jaarrekening en de raming in Burap 2 op hoofdlijnen toe te lichten. In deze toelichting moet aan de orde komen: Welke projecten kunnen worden afgesloten; De voortgang van de projecten in relatie tot de uitvoering en de financiële afwijkingen; Een aparte toelichting op elke investering waarvan het investeringsplan groter is dan 5 miljoen Een aparte toelichting op investeringen waarvan de financiële afwijking tussen bschikbaar gesteld krediet en de werkelijke realisatie groter is dan 10% met een minimumbedrag van ; Een eventuele bijstelling van investeringskrediet en investeringsplan; Welke projecten doorschuiven naar Ter ondersteuning van de af te sluiten projecten en hieraan gekoppeld een activering wordt door het team FA voor de investeringen een overzicht aangeleverd waarin de mogelijk af te sluiten investeringen zijn opgenomen (deze hebben in principe status 4 financieel gereed). Op basis van dit overzicht moet voor 15 december 2011 aan FA een opgave worden gedaan van de af te sluiten investeringen inclusief een dossier zodat activering in de jaarrekening kan worden verwerkt. Voor de overige verantwoording en toelichting op de investeringen wordt door het team een apart format geleverd. Risico s In ieder programma is ook een onderdeel risico s opgenomen. In het aan te leveren format zijn de risico s uit de begroting en de geactualiseerde risico s van Burap 2 opgenomen. Voor de jaarrekening vragen wij u deze diverse risico s aan te vullen/te actualiseren. Ook vragen wij u daar waar mogelijk deze risico s (financieel) te kwantificeren en de kans van optreden aan te geven. Richtlijnenbrief jaarrekening

4 Met deze onderbouwde risico s kan in de paragraaf weerstandsvermogen van de jaarrekening 2011 de benodigde weerstandscapaciteit worden geactualiseerd. Afstemming Voor een goede en volledige verwerking moeten de aangeleverde gegevens intern zijn afgestemd door de programmamanager en het DMT-lid met de portefeuillehouder en zijn getoetst door de programmacontroller. Het team heeft de eindregie en de controle op de volledigheid van de door sectoren aangeleverde financiële informatie, de aangeleverde programmateksten en de aangeleverde toelichtingen op de investeringen en kredieten en onderbouwde risico s. Ook organiseert het team de bestuurlijke planning en behandeling van de jaarrekening. Paragrafen Conform de indeling van de beleidsbegroting 2011 worden de verplichte paragrafen in de jaarrekening verantwoord. In onderstaande tabel zijn de paragrafen opgenomen met daarbij de tekstverantwoordelijke Paragraaf Tekstverantwoordelijke 1 Ontwikkelingen, uitgangspunten en incidentele baten en lasten Sectorhoofd EFZ 2 Kostentoerekening Sectorhoofd EFZ 3 Financiering Sectorhoofd EFZ 4 Bestemmingsreserve en voorziening Sectorhoofd EFZ 5 Weerstandsvermogen (solvabiliteit) Sectorhoofd EFZ 6 Waterschapsbelastingen Sectorhoofd EFZ 7 Verbonden partijen Sectorhoofd EFZ 8 Bedrijfsvoering Sectorhoofd EFZ 9 EMU-saldo Sectorhoofd EFZ 10 WOPT Sectorhoofd EFZ 4. Afronding financiële administratie Bijgewerkte tijdschrijfadministratie Op vrijdag 30 december 2011 zal de tijdschrijfadministratie worden afgesloten. Daarom geldt dat voor iedereen in de organisatie het tijdschrijven 2011 op donderdag 29 december 2011 moet zijn bijgewerkt en afgerond. Ook diegene die tijdens deze periode met vakantie zijn worden geacht het tijdschrijven (vooraf) bijgewerkt te hebben. Met functioneel beheer worden hierover afspraken gemaakt. Facturenstroom De financiële administratie sluit op vrijdag 6 januari 2012 voor de facturen. Voor iedereen geldt dan dat alle facturen over 2011 die nog ter goedkeuring in Gids (in omloop zijn) uiterlijk woensdag 11 januari 2012 bij de financiële administratie zijn aangeleverd. De facturen die betrekking hebben op 2011 maar op genoemde datum nog niet zijn ontvangen of om een andere reden (nog) niet kunnen worden betaald en waar wel een dienst voor is geleverd, moeten worden opgenomen onder de transitoria. Voor de financiële administratie zelf geldt dat er op dat moment geen bedragen meer op tussenrekeningen mogen staan die eigenlijk in de exploitatie 2011 thuishoren. Transitoria Uiterlijk vrijdag 13 januari 2012 dient u de benodigde informatie over de transitoria op basis van een format aan te leveren bij het team Financiële Administratie. Deze opgave moet op basis van rechtmatigheidseisen voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. de diensten/producten zijn geleverd in 2011 en de crediteur moet bekend zijn; 2. op 13 januari 2012 is nog geen factuur ontvangen/verstuurd maar is er wel een goede onderbouwing van de levering met bijvoorbeeld een werkbrief, bon, kopiecontract; 3. het bedrag is groter dan voor exploitatieposten en voor investeringen; Richtlijnenbrief jaarrekening

5 4. aansluiting op een nog niet afgewikkelde inkooporder. De opgave voor transitoria geldt dus voor zowel de exploitatie als de investeringen. Door het team en het team FA zal een toetsing op de aangeleverde transitoria plaatsvinden. Nog te ontvangen en nog te betalen bedragen In de opgave van nog te betalen/ te ontvangen bedragen moeten ook eventuele ramingen van nog te betalen bedragen wegens salarissen, afrekeningen subsidies en de ramingen voor nog te ontvangen rijksbijdragen e.d. worden opgenomen. De bedragen moeten worden afgerond op Projecten Door het team FA wordt de laatste renteboeking 20 december 2011 verwerkt. Indien mogelijk worden door het team FA de projecten afgesloten en geactiveerd op aanwijzing van een budgethouder (zogenaamde fase 4 projecten). Hierbij is sprake van 2 mogelijkheden. 1. Door de budgethouder wordt uiterlijk 15 december 2011 aangegeven welke van de lopende projecten kunnen worden afgesloten 2. De afgesloten investeringen waarvan de geactiveerde uitgaven lager zijn dan worden in een keer afgeschreven. In het onderdeel investeringen in hoofdstuk 3 van deze brief is een en ander reeds toegelicht. Aansluitingen Door het team FA worden diverse administratieve aansluitingen gemaakt tussen: de subadministraties debiteuren/crediteuren en het grootboek; de administratie van de Regionale belastinggroep (RBG) en Delfland; de salarisadministratie en het grootboek. Ook worden alle tussenrekeningen gespecificeerd en wordt een balansdossier gemaakt. 5. Financiële jaarrekening In de financiële jaarrekening worden de volgende verplichte cijfermatige onderdelen met toelichting opgenomen. Paragraaf Overzicht Programma s voor en na doorbelasting bedrijfsvoering Exploitatierekening naar kostendragers (BBP) Exploitatierekening naar kosten- en opbrengstsoorten met toelichting Balans met toelichting en specificaties Staat van activa Staat van reserves en voorzieningen Staat van vaste schulden Staat van ontvangen voorschotten Staat van restantkredieten Accountantsverklaring Tekstverantwoordelijke FA FA Deloitte Een aantal onderdelen wordt hieronder verder toegelicht. Staat van activa In de staat van activa zijn de gevolgen van de afronding van de projecten zoals opgenomen onder hoofdstuk 4 verwerkt. In de staat van activa worden de totalen per EMU code verantwoord en wordt een verdeling gemaakt tussen de gereedgekomen werken en de onderhanden werken. Staat van reserves en voorzieningen Richtlijnenbrief jaarrekening

6 In de staat van reserves en voorzieningen worden de hoogte en het verloop van alle reserves en voorzieningen nader toegelicht en onderbouwd. In de jaarrekening zullen de aanpassingen op basis van de herziene nota reserves en voorzieningen delfland worden verwerkt. In de jaarrekening zal een nieuwe reserve voor de bestemming van het budget voor de frictiekosten worden ingesteld en worden gevoed vanuit de resultaatbestemming. Het gaat hierbij om de volgende reserves en voorzieningen: Reserve en voorziening Algemene reserves: Algemene reserve weerstandsvermogen Watersysteembeheer Algemene reserve vrij inzetbaar Watersysteembeheer Algemene reserve weerstandsvermogen Zuiveringsbeheer Algemene reserve vrij inzetbaar Zuiveringsbeheer Egalisatiereserves: Egalisatiereserve gebouwd Egalisatiereserve ingezetenen Egalisatiereserve ongebouwd Egalisatiereserve renteomslag Bestemmingsreserves Reserve onderhoud bruggen Reserve frictiekosten ( nieuw) Voorzieningen: Voorziening wachtgeld Voorziening overdracht bruggen Voorziening bijdrage slibverbrandingsoven (nieuw in 2010) Voorziening onderhoudsbaggeren (nieuw in 2010) Voorziening kwaliteitsbaggeren (nieuw in Tekstverantwoordelijke (i.o.m. Sector Watersystemen) Concerncontrol (H. Bouchrit) (iom team OWW) (iom team OWW) Staat van restantkredieten In deze staat worden de projecten opgenomen welke doorschuiven naar 2012 zoals toegelicht in de afzonderlijke programma s. 6. Overige aandachtspunten Na vaststelling van de richtlijnenbrief in het DMT zullen en de bedrijfskundigen in week 47 en 48 met de afzonderlijke sectoren in gesprek gaan om gezamenlijk afspraken te maken over de aanlevering van gegevens voor de verantwoording van de programma s. Voor de eindredactie van de jaarrekening wordt door het team Communicatie ondersteuning verleend. De teksten zullen centraal op de K-schijf worden opgeslagen. De diverse formats worden door de teams en FA uitgezet en staan ook op de k-schijf. Dit betreft de volgende formats: Programmateksten Cijfers per programma Transitoria Nog te ontvangen/nog te betalen Investeringsprojecten Checklist af te sluiten projecten Voortgang en organisatie De bedrijfskundigen en de teams en FA zullen aan u de gewenste dan wel de benodigde informatie aanleveren, u adviseren en de voortgang van de planning bewaken. De door u aangeleverde stukken zullen door hen en door de sectorcontrollers en programmacontrollers worden getoetst. Daar waar nodig zullen voorgestelde aanpassingen worden teruggekoppeld. Richtlijnenbrief jaarrekening

7 De coördinatie van het proces ligt bij Ronald van der Helm, senior adviseur planning en control van het team. Richtlijnenbrief jaarrekening