Aan de leden van de verenigde vergadering. Begeleidende brief Bestuursrapportage II 2013

Transcriptie

1 Hoogheemraadschap van Delfland Aan de leden van de verenigde vergadering 0 N S l<enmeri< DATUM D&H VERGADERING 20 augustus 2013 DELFT ONDERWERP Begeleidende brief Bestuursrapportage II 2013 Geachte leden. Bijgevoegd treft u Bestuursrapportage II 2013 aan. Bij de behandeling van Burap I 2013 in de verenigde vergadering van 20 juni 2013, zijn vragen gesteld over de investeringen in relatie tot de doelrealisatie. In deze brief gaan we naast de Burap II in op de doelrealisatie en ramingen per programma, alsmede de taakstelling van 18 miljoen. Inleiding Wij hebben in de verenigde vergadering van 20 juni j.l. aangegeven dat, terugkijkend over de afgelopen jaren, de afwijkingen geleidelijk van een andere orde zijn geworden. Aan het begin van de zittingsperiode van deze W was er een zeer beperkte relatie tussen de uitvoering en de begroting. Veel investeringen stonden al jaren op de overzichten, maar realisatie vond door scopewijzigingen en andere omstandigheden op andere wijze plaats. Met andere woorden, er was geen of slechts een beperkte relatie tussen de begrotingscijfers en de werkelijkheid. Reden was gelegen in het feit dat Delfland na de grote wateroverlast eind vorige en begin deze eeuw een omvangrijk investeringsprogramma startte. Zoals bekend is aan de hand van de motie Dijkema c.s. een nieuwe koers ingezet. Het investeringsvolume werd teruggebracht naar een niveau van circa 50 miljoen (exclusief HWBP). De ambities werden bijgesteld. Van normgericht heeft een verschuiving plaatsgevonden naar marl<t-,gebieds- en effectgericht. Dit betekent dat er meer kostengeoriënteerd gestuurd wordt. Als gevolg hiervan zijn geraamde investeringen beoordeeld. Dit heeft geleid tot een groot aantal voorstellen aan de W om investeringsprojecten af te voeren dan wel bij te stellen. Tegen deze achtergrond is ook programmamanagement geïntroduceerd en is de uitvoering van de programma(doelstellingen) geconcretiseerd. Om de verbinding en de cohesie tussen de programma's en de organisatie verder te verbeteren is in 2012 concernsturing geïntroduceerd. Mede aan de hand van de rapportage van de Rekeningcommissie (uitgevoerd door Twynstra en Gudde) zijn er verbeteringen doorgevoerd bij het Projectingenieursbureau (PIB) die geleid hebben tot een strakkere projectbeheersing. Voor wat betreft de ramingsystematiek is de algemeen geaccepteerde standaard systematiek kostenramingen (SSK) geïntroduceerd. Daarnaast is er in de W van december 2012 besloten een voorziening "onvoorzien" bij de secretaris-directeur onder te brengen zodat daarmee strakker en scherper gestuurd kan worden.

2 / Begeleidende brief Bestuursrapportage II 2013 / 2 van 8 De nieuwe koers heeft ertoe geleid dat Delfland het investeringsproces steeds beter in haar greep heeft. Delfland is op de goede weg, maar is er nog niet. De aandacht gaat nu uit naar het verder verbeteren van de investeringsketen (opdrachtgevers-opdrachtnemers) in relatie tot doelrealisatie, om nog scherper te kunnen sturen op het realistisch ramen en de uitvoering van projecten. Voor de goede orde merken wij daarbij op dat een deel van de investeringen niet onder verantwoordelijkheid van PIB wordt uitgevoerd. Stand van zaken Wat betreft de stand van zaken zal er een spanning blijven bestaan tussen de eisen van de financiële planning en de realisatie die zich niet altijd laat vertalen in een begrotingsjaar. In de rapportage die u nu aantreft is in beeld gebracht hoe het met de doelrealisatie van de programma's staat. Daaruit blijkt dat de realisatie van investeringsprojecten jaaroverschrijdend kunnen zijn, hetgeen betekent dat de benodigde middelen doorschuiven naar het volgende begrotingsjaar. In de begroting 2014 zullen wij inzichtelijk maken wat de doelrealisatie in 2014 is met de bijbehorende investeringsopgave. Een andere belangrijke oorzaak van de aframingen wordt veroorzaakt doordat veel aanbestedingen lager uitvallen. Dit wordt nog niet structureel ingeboekt, omdat de markt te volatiel blijft. Daarnaast is aan de hand van W besluiten al een aantal kredieten neerwaarts bijgesteld, omdat andere,vaak goedkopere oplossingen gevonden werden. Hieronder wordt op hoofdlijnen een stand van zaken per programma, met inbegrip van een aantal prestatie-indicatoren, gegeven. In de financiële verantwoording wordt het verschil verklaard tussen de begroting 2013 en de stand van Burap II Een gedetailleerde weergave per programma is, voor de betreffende periode, te vinden in de Burap II. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen investeringen die worden doorgeschoven naar 2014, projecten die goedkoper worden uitgevoerd danwel afgesloten worden èn projecten die versneld worden uitgevoerd. Schoon water - De doelrealisatie voor de planperiode loopt op schema. Voor 2013 staat de aanleg van 5,9 hectare natuurvriendelijke oevers (NVO) en vispaaiplaatsen (VPP) gepland, volgens de huidige planning wordt 6,2 hectare gerealiseerd. - Voor de overige prestatie-indicatoren geldt dat de (na Burap I geactualiseerde) streefwaarden gehandhaafd blijven. Het volume van geprogrammeerde investeringen daalt door aframingen in projecten vanwege bijvoorbeeld aanbestedingsvoordelen. Door meer kennis en ervaring op het gebied van de aanleg van NVO's en VPP-en is het mogelijk steeds beter in te schatten welk bedrag er per hectare nodig is. Deze betere inschattingen leiden ertoe dat het investeringsvolume afneemt, terwijl de doelrealisatie voor de planperiode wordt gehandhaafd. Door optimalisatie van onderhoudsactiviteiten kan het onderhoud worden uitgevoerd tegen minder kosten. Schoon water Begroting 2013 Burap I 2013 Burap II 2013 (* IOOO) Investeringen Exploitatie

3 / Begeleidende brief Bestuursrapportage II 2013 / 3 van 8 Voor het programma Schoon water is in totaal in ,6 miljoen in de investeringen afgeraamd (van 7,2 miljoen in de begroting 2013 naar 4,6 miljoen in Burap II 2013). - Er is voor 1,8 miljoen aan realisatie van projecten doorgeschoven naar 2014; - Voor 2,4 miljoen heeft de aframing betrekking op aanbestedingsvoordelen of verlaging van kosten door slimme oplossingen binnen een project. - Er is voor 1,6 miljoen versneld projecten uitgevoerd (verhoging) Voldoende water - De ramingen voor projecten in de programmalijnen Regulier beheer polders en boezem en Voorkomen wateroverlast polders zijn inmiddels gebaseerd op detailplanningen. Uit de detailplanningen blijkt dat de uitgaven later worden gedaan dan oorspronkelijk gepland. - Voor de jaarschijf 2013 neemt het investeringsvolume af, de doelstellingen voor 2013 en de planperiode worden echter conform planning gerealiseerd. - Aan het einde van 2013 zijn 15 knelpunten voor de programmalijn Voorkomen wateroverlast polders opgelost en is de planning dat alle 83 knelpunten in 2017 zijn opgelost. - Het besluit van de verenigde vergadering op 20 juni 2013 wordt ten uitvoer gebracht door de reeds gemaakte kosten van projecten waterberging bergboezem Zuidpolder van Delfgauw, watergang Noord- Zuidverbinding en extra waterberging in de Oostelijke droogmaking, ten laste te laten komen van de exploitatie. Voldoende water Begroting 2013 Burap I 2013 Burap II 2013 (* IOOO) Investeringen Exploitatie Het programma Voldoende water startte in de begroting 2013 met een investeringsvolume van 17,2 miljoen. In Burap II 2013 wordt er 11,4 miljoen geraamd. Het verschil van 5,8 miljoen wordt verklaard door een verschuiving van de realisatie van projecten naar 2014 van 2,4 miljoen; een kostenvoordeel van 2,8 miljoen afgesloten projecten ter hoogte van 1,0 miljoen - een verschuiving van een project vanuit ,38 miljoen (verhoging) Stevige dijken - Het aantal kilometers regionale keringen dat op orde is en zal zijn in 2013, loopt op schema. - Bij de begroting 2013 was de planning om 25 kilometer te verbeteren, bij deze Bestuursrapportage wordt uitgegaan van een realisatie van 26,5 kilometer. - Door het Beheerplan waterkeringen in eigen beheer op te stellen is een besparing gerealiseerd. Dit geldt tevens voor de actualisering van de legger zeewering. Door de complexiteit loopt de oplevering van de legger zeewering wel een vertraging op en zal in december 2013 aan D&H worden aangeboden. - Programmabreed loopt de doelrealisatie conform planning en blijft het investeringsvolume zoals vastgesteld in Burap I nagenoeg gehandhaafd.

4 / Begeleidende brief Bestuursrapportage II 2013 / 4 van 8 Stevige dijken Begroting 2013 Burap I 2013 Burap II 2013 (* IOOO) Investeringen Exploitatie In het programma Stevige dijken wordt het verschil van 4,2 miljoen in het investeringsvolume tussen de begroting 2013 ( 20,8 miljoen) en Burap II 2013 ( 16,6 miljoen) verklaard door - een aanbestedingsvoordeel van 2,8 miljoen; - en een verschuiving van de realisatie van projecten naar 2014 ter hoogte van 2,2 miljoen; - Daar staat tegenover dat een aantal projecten versneld is opgepakt ( 0,8 miljoen verhoging). Gezuiverd afvalwater - Er worden stappen voorwaarts gezet betreffende de samenwerking met gemeenten en andere waterschappen. - Door het bekend worden van de werkelijke indexcijfers voor 2013 is de dienstverleningsvergoeding in het PPS-contract aangepast en kan het budget worden verlaagd. - De doelstellingen die met de investeringen in het programma worden behaald, lopen conform planning waarbij het volume enigszins daalt. - Aan de wettelijk verplichtingen voor het transporteren en zuiveren van afvalwater wordt voor 100% voldaan. Gez. afvalwater Begroting 2013 Burap I 2013 Burap II 2013 (* CIOOO) Investeringen Exploitatie Binnen Gezuiverd afvalwater is sprake van een aframing van 1,5 miljoen aan investeringen ( 8,1 miljoen in de begroting 2013, 6,6 miljoen in Burap II 2013) door een kostenvoordeel van per saldo 1,5 miljoen. Instrumenten De inzet om ook nadrukkelijk op kosten te sturen in relatie tot de te realiseren doelen leidt ertoe dat het programma tegen lagere kosten kan worden gerealiseerd. Het streven is er op gericht meer in eigen beheer uit te voeren dan door externe inhuur. De samenwerking met Rijnland en Schieland&Krimpenerwaard en Stichtse Rijnlanden leidt tot inkoop voordelen bij de inkoop van software t.b.v. de E-dienstverlening, maar anderzijds ook tot een langere doorlooptijd van de besluitvorming. De gegevenscoördinator start in het vierde kwartaal. Uitgaven zullen pas later in het jaar op gang komen. Een aantal i-uitgaven hangt samen met de huisvesting. Deze worden naar verwachting niet meer dit jaar gerealiseerd. Zie daarvoor het programma organisatie.

5 / Begeleidende brief Bestuursrapportage II 2013 / 5 van 8 Instrumenten Begroting 2013 Burap I 2013 Burap II 2013 (* IOOO) Investeringen Exploitatie In het programma Instrumenten heeft de enige investering betrekking op E- dienstverlening. In de begroting 2013 werd daarvoor voor ,64 miljoen geraamd. In Burap II is hiervoor 0,185 miljoen opgenomen. De aframing van 0,455 wordt veroorzaakt doordat een deel van de investering ten laste komt van de exploitatie en daarnaast goedkoper wordt uitgevoerd. Organisatie De voorgenomen resultaten inzake de samenvoeging van de sectoren liggen op schema en per 1 juli j.l. zijn de fusies afgerond. De aandacht gaat nu uit naar de kwaliteitsversterking van de nieuwe sector Bedrijfsvoering. De realisatie van de implementatie van het innovatieprogramma ligt een aantal maanden achter op schema, aangezien de vacature voor de betreffende medewerker eerst per mei ingevuld is. Nu de gemeente Delft heeft laten weten dat het niet bereid is Nusantara aan Delfland te verkopen wordt de voorgenomen investering niet in 2013 gerealiseerd. Het is de verwachting voor het eind van het jaar de W te informeren over de gevolgen. Er is een beleidsnotitie in voorbereiding met betrekking tot de i-functie. Naar verwachting ontvangt de W in begin september de notitie. Organisatie Begroting 2013 Burap I 2013 Burap II 2013 (* IOOO) Investeringen Exploitatie De aframing van investeringen in het programma Organisatie is 2,5 miljoen ( 3,7 miljoen geraamde investeringen in de begroting 2013 en 1,2 miljoen in Burap II 2013). De verklaring hiervoor is het doorschuiven van het investeringsbedrag voor het project huisvesting en de renovatie van het Torentje (totaal 1,3 miljoen); Het afsluiten van projecten (bijvoorbeeld ook, omdat de kosten meteen ten laste van de exploitatie komen) ter hoogte van in totaal 0,7 miljoen; Een kostenvoordeel van 0,5 miljoen. Samenvatting Samengevat zullen de investeringen in 2013 lager uitvallen dan geraamd ( 40,6 miljoen in Burap II 2013). Van de geraamde 57,6 miljoen: wordt het met 9,9 miljoen neerwaarts bijgesteld door behaalde aanbestedingsvoordelen en goedkopere oplossingen binnen projecten; zal er 7,8 miljoen worden doorgeschoven naar 2014; - wordt het bedrag met 2,1 miljoen verhoogd door versnelling van projecten. - geldt voor 2,8 miljoen dat de projecten zijn afgesloten, omdat de kosten bijvoorbeeld ten laste komen van de exploitatie of, omdat blijkt dat een aantal geplande investeringen door veranderde omstandigheden niet verder uitgewerkt wordt;

6 / Begeleidende brief Bestuursrapportage II 2013/6 van 8 Voor wat betreft de exploitatie geldt hetzelfde. Het geraamde tekort zal 8,2 miljoen zijn, echter kijkend naar de afwijkingen per programma kan geconstateerd worden dat Delfland na de zeer moeilijke jaren aan het begin van deze bestuursperiode weer in controle is en dat het begrotingssaldo vanaf 2014 positief zal zijn. Het college werkt met de organisatie verder aan een zo realistische planning van de investeringen en de exploitatie voor de begroting van 2014, waarbij sturing op kosten en realisatie een prioriteit zal blijven. Dit kan leiden tot een kleiner tekort bij de jaarrekening. Totaal Begroting 2013 Burap I 2013 Burap II 2013 Mutatie 2013 (* IOOO) Investeringen Exploitatie Algemene dekkingsmiddelen Exploitatiesaldo Mutaties investeringsvolume Bedrag (* IOOO) Kostenvoordeel Doorschuiven naar Afgesloten projecten Versnelling Totaal Financiële totaal overzichten zijn te vinden in Bijlage I. Taakstelling 18 miljoen In de context van de boven beschreven ontwikkelingen kunnen wij u informeren over de stand van de taakstelling. In onderstaande tabel ziet u voor 2010 de eerste raming van de taakstelling, onder 2012 de invulling zoals deze in de brief van 28 juni vorig jaar is gepresenteerd en onder 2013 de actualisatie. I. Motie Dijkema c.s. Invulling taakstelling cumulatief (bedragen in x C l miljoen) Ingevuld personeel 6,5 4,6 5,1 Ingevuld materieel 11,5 13,6 13,6 Totaal taakstelling 18 18,2 18,7 De taakstelling op de formatie is in 2010 begroot op een omvang van 100 tot 120fte, te realiseren in de periode Medio 2012 was 72 fte gerealiseerd. Nadien hebben zich de volgende ontwikkelingen voorgedaan die van invloed zijn op deze taakstelling (ten dele al vermeld in onze brief van 28 juni 2012): a. Om de doelrealisatie van het programma Stevige dijken mogelijk te maken is, zoals wij vorig jaar met de VV hebben afgesproken, 3 fte op de taakstelling voor dit programma ongedaan gemaakt.

7 / Begeleidende brief Bestuursrapportage II 2013/7 van 8 b. De personele bezuiniging van het project en ingenieursbureau (PIB) van 17 fte is verantwoord als een materiële bezuiniging, aangezien de kosten van PIB als kapitaallasten (materieel) ten laste van het resultaat komen. Op het moment van dat besluit was reeds 11 fte op de formatie bezuinigd. De resterende 6 fte zal in materiële kosten worden bezuinigd. c. In de verenigde vergadering van 28 juni 2012 (behandeling Kadernota 2013) is besloten tot uitbreiding van de formatie om de doelen te realiseren (21 fte). Een deel heeft betrekking op ruimtelijke planvorming (4 fte) en het I8iA domein (3 fte); het gaat in deze gevallen om vaste formatieplaatsen die onderdeel vormden van de taakstelling, maar noodzakelijk zijn voor het realiseren van de doelen; Van de benodigde 21 fte bleek 7 fte binnen de bestaande organisatie ingevuld te kunnen worden. Dit betrof medewerkers op posities die door de taakstelling vervielen. Het zou onlogisch zijn en van slecht werkgeverschap getuigen deze medewerkers af te laten vloeien om vervolgens dezelfde competenties te werven op de arbeidsmarkt. Dit betekent dat de gerealiseerde 72 fte van vorig jaar wordt verminderd met 7 fte. Naast de gerealiseerde 72 fte, de verschuiving van PIB van personeel naar materieel (17 fte) en de benodigde 3 fte voor Stevige Dijken, diende nog 8 fte ingevuld te worden om het aantal van 100 fte te bereiken. Deze 8 fte is inmiddels ingevuld. Dit betekent dat de doelstelling van de motie Dijkema c.s. van 18 miljoen in 2014 behaald wordt. II. Compensatie hogere personeelskosten Door de uitwerking van de CAO is Delfland bij de begroting 2013 geconfronteerd met hogere personeelkosten ( 1,7 miljoen). De uitwerking van de reorganisatieplannen biedt de mogelijkheid om additioneel 15 fte te bezuinigen. Deze ruimte wordt benut en levert de organisatie 1 miljoen op om de stijging van de personeelskosten te compenseren. Bij de verdere implementatie van de verschillende reorganisaties zal worden bezien of de hogere personeelskosten gecompenseerd kunnen worden door een verdere vermindering van de formatie dan wel door een concrete vermindering van het materieel budget. ///. Consequenties voor de formatie De gerealiseerde bezuiniging is 72 fte verminderd met de 7 fte voor ruimtelijke planvorming en I8iA en wordt 65 fte. Daar wordt ten opzichte van vorig jaar 8 fte aan toegevoegd (de 8 fte die nog ingevuld moest worden). Dit brengt het subtotaal op 73 fte. Daarnaast was reeds 11 fte bij PIB op de formatie bezuinigd. Dit betekent dat het aantal 84 fte wordt. Samen met de vermindering van 15 fte uit de reorganisatie plannen (zie vorige alinea) is de totale bezuiniging op de formatie 99 fte. Wanneer wij alle mutaties bij elkaar optellen is de taakstelling in formatietermen, zonder de in 2012 doorgevoerde correcties, uitgekomen op circa 115 fte. Hoogachtend, Dijkgraaf en Hoogheemraden van Delfland, deósecretaris, de Dijkgraaf, loco mr. drs. P.I.M. van den Wijngaart mevr. mr. A.W. Boni-LëliisLTZ Bijlage I: Financiële totaaloverzichten

8 / Begeleidende brief Bestuursrapportage II 2013 / 8 van 8 Bijlage I: Financiële totaaloverzichten Investeringen 2013 Investeringen per Begroting 2013 Burap I 2013 Burap II 2013 programma (* 1 miljoen) Schoon water 7,2 6,7 4,6 Voldoende water 17,2 14,1 11,4 Stevige dijken 20,8 16,8 16,6 Gez. Afvalwater 8,1 7,2 6,6 Instrumenten 0,6 0,6 0,2 Organisatie 3,7 2,9 1,2 Totaal 57,6 i 40,6 Exploitatie 2013 Exploitatie per Begroting 2013 Burap I 2013 Burap II 2013 programma (* 1000) Schoon water Voldoende water Stevige dijken Gez. Afvalwater Instrumenten Organisatie Alg. dek. Mid Totaal Verklaring mutaties exploitatie 2013 Programma Omschrijving (bedragen * C 1000) Bedrag Voordelig/nadelig Schoon water Ecologische waterkwaliteit (onderhoud nvo en incidenten) 160 Voordelig Voldoende water Afboeking projecten (W besluit 20 juni 2013) Nadelig Stevige dijken Beheerplan waterkeringen 100 Voordelig Gez. Afvalwater Lagere dienstverleningsvergoeding PPS 600 Voordelig Innovatie afvalwaterketen 100 Voordelig Instrumenten Gegevensbeheer/ waterplannen 160 Voordelig Regulering en toezicht 200 Voordelig Organisatie Calamiteiten organisatie 180 Voordelig Grondverkopen/ erfpacht 200 Voordelig Bijdragen uit innovatiefonds 350 Voordelig Personeel en organisatie (Arbo,werving en selectie) 100 Voordelig Centraal management (externe adviezen) 150 Voordelig Alg. dek. Mid. Bijstelling belastingopbrengsten 174 Voordelig Subsidie kwijtschelding kinderopvang 313 Voordelig Diverse Overige bijstellingen 97 Voordelig Totaal 445 Voordelig