Verslag vergadering GMR Kindante Datum: Tijd: uur uur Locatie: kantoor Rijksweg-Zuid Status: Vastgesteld d.d.

Transcriptie

1 Terlindenweg 18, 6433 PC Hoensbroek Verslag vergadering GMR Kindante Datum: Tijd: uur uur Locatie: kantoor Rijksweg-Zuid Status: Vastgesteld d.d Presentielijst: Manon Abbink Aanwezig Lune Demandt Aanwezig Wiel Pieters Aanwezig Cilie Alfonso Aanwezig Freddy Emaus Aanwezig Ralf Raats Vanaf u Bert Andriolo Afgemeld Roel Frusch Afgemeld Donné van Roij Aanwezig Niek Bindels Aanwezig Paul Lenssen Aanwezig Arjan Tholen Afgemeld Namens het CvB: Yvon Prince, Peter Lemmens Namens School aan Zet: Wilmie Jenniskens. Agenda: 1. Opening 2. Bespreking met het CvB 3. Bespreken strategisch beleid 4. Terugkoppeling Wilmie Jenniskens 5. Activiteitenplan Bespreekpunten voor het overleg met de RvT 7. Invullen penningmeesterschap 8. Mededelingen 9. Vaststellen van het verslag van de vergadering van de GMR van Ingekomen stukken en ingekomen 11. Uitgaande stukken en uitgaande 12. Rondvraag 13. Sluiting 1. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom op deze eerste vergadering in het nieuwe schooljaar. 2. Bespreking met het CvB Yvon reikt een voorlegger met de bespreekpunten uit. Initiatiefvoorstel Seniorenbeleid (ingediend door GMR) Extra inzet voor GMR-taken Voorstel financiering cao-uren PGMR Voorlegger bespreekpunten + voorstel wijziging technische invulling/deelname CvB in GMR-vergadering

2 Onterechte melding in het jaarverslag dat de GMR geen gebruik heeft gemaakt van zijn instemmingsrecht op het reorganisatieplan Antwoord op de afwijzing van het taakbeleid Stand van zaken functieboek Bespreekpunten strategisch beleid De GMR-leden worden uitgenodigd vragen te stellen nu of op een later tijdstip. Enkele punten worden nader toegelicht: Correctie Jaarverslag wordt in de eerstvolgende overlegmomenten met directeuren en RvT besproken. Gemma gaat in de toekomst met de secretaris van de GMR overleggen over de bespreekpunten van het CvB. Het CvB stelt voor om op een avond een informeel overleg met de GMR te voeren over bespreekpunten die het CvB van belang vindt. Het CvB nodigt hiervoor uit. Op 30 september zal de RvT een toelichting geven op het toezichtkader. Er is toch enige vertraging in de afronding van het functieboek. Dit zal worden voorbesproken in het informele overleg met het DB. Deze voorbespreking staat los van het overleg in de werkgroep waar de GMR voor gevraagd is. Aan het bestuur (Gemma) zal gevraagd worden of het mogelijk is om de voorlegger met bespreekpunten voor de vergadering toe te sturen, zodat GMR-leden zich kunnen inlezen en voorbereiden. Dan is er ook geen leespauze meer nodig. [actie: Wiel] 3. Bespreken strategisch beleid Ter inleiding geeft het bestuur de volgende toelichting: Komende week heeft het bestuur overleg met alle opdrachtnemers. Er zal gevraagd worden om te zorgen dat er voor de kerstvakantie voorlopige producten liggen die in de organisatie breed besproken kunnen worden. Inzet is om te zorgen dat beleid met de teamleden besproken wordt. In de schoolplannen was op geen enkele plek een verwijzing naar het strategisch beleid te vinden. Het is de bedoeling dat directeuren dit ook bespreken met hun MR s. Daarna gaat het bestuur in op de vragen die tijdens de vorige vergadering van de GMR gesteld zijn en die vooraf aan het bestuur zijn toegezonden: Hoe gaat de uitvoering concreet vorm krijgen? Hoe gaat het bestuur zorgen dat het strategisch beleid in tegenstelling tot het vorige strategische beleidsplan nu wel bekend wordt in de organisatie? Zie de opmerking vooraf. Het is niet de bedoeling dat het alleen bekend wordt, maar ook samen gedragen wordt. Hoe ga je dit binnen de organisatie communiceren? Er wordt een balans gezocht tussen flexibiliteit en stabiliteit. De nieuwe communicatiemedewerkster krijgt hier ook een rol in. Zij zal de processen goed moeten ondersteunen. De GMR kan hier ook een rol in spelen. Wat is de rol van de leidinggevenden hierbij? Het bestuur gaat ook zelf stappen zetten om medewerkers te informeren en betrekken. Leidinggevenden worden erop aangesproken als de communicatie niet goed van de grond komt. Hoe ga je toetsen of je goed bezig bent?

3 Zie vorig antwoord. Zijn er speerpunten? Onderwijsbeleid, personeelsbeleid, clustervorming in het SO, clustervorming in het reguliere onderwijs, herinrichting van het bureau, rol van het CvB, leiderschap ontwikkelen, verantwoordelijkheden zo laag mogelijk de organisatie, ruimte geven aan teams om eigen keuzes te maken vanuit verantwoordelijkheid nemen en samen aanpakken. Geen cultuur van angst, maar een cultuur van vrijheid en ook van commitment. Prioriteit aan de mensen die het onderwijs uitvoeren. Dit zijn veel punten. Met de opdrachtnemers wordt gekeken naar prioritering en een tijdpad. We gaan strategisch beleid als vast agendapunt opnemen voor het overleg van CvB en GMR. [B] [actie: Wiel] Aanvullende vraag. Herkent het bestuur de commotie die de laatste tijd in het nieuws is over passend onderwijs. Bij schoolbezoeken komen bestuurders dit ook soms tegen. De vraag is ook soms of mensen durven te zeggen wat ze vinden. In het interne overleg van de GMR (na vertrek van het bestuur) kwam de concrete invulling aan de orde. Wat merken kinderen, ouders en mensen op de werkvloer nu van dit strategische beleid? Het kind staat centraal. Dit hoor je als er gesproken wordt met medewerkers over het maken van meer uren of dagen bovenop de normjaartaak van die medewerker. Dan moet die medewerker zich realiseren dat het kind centraal staat. Zo wordt dit ook aangehaald als het gaat over inzet van cao-uren voor het verrichten van MR of GMR taken. Dan komt de vraag of het niet met wat minder uren kan, omdat die uren uit het primaire proces komen en dat is niet in het belang van kinderen. Is dat wat we bedoelen met het kind staat centraal, of is er meer? 4. Terugkoppeling Wilmie Jenniskens Bij de communicatie met het CvB valt op: * dat er geen duidelijke bespreekpunten vooraf afgesproken zijn. En ook geen expliciete vragen aan het CVB gesteld worden. Deze zijn nu wel meegestuurd. Zorg dus dat je als GMR de regie houdt over je eigen vragen. Wat willen jullie in de 45 minuten met het CVB vragen of aan de orde hebben? Wat is het doel? * Tip: als het CvB weg is een rondje reacties. Tenslotte de voortgangsafspraken expliciet benoemen. * Proces: wie grijpt in als iemand te lang aan het woord is of herhaalt de vraag van de GMR of vat samen of benoemt afspraken? Wat verwacht je van elkaar? Is dat alleen de voorzittersrol? Tijdens het GMR-overleg zonder CvB: wie bewaakt de tijd? Er wordt veel gezegd, ook grapjes en de sfeer is gemoedelijk. Maar er wordt niet echt op elkaar gereageerd (bv dat je wilt aanvullen of iets toevoegen of een ander gezichtspunt inbrengen). Wat is de voortgangsafspraak per punt? De GMR-leden geven het volgende terug aan Wilmie: De secretaris heeft steun gehad aan de adviezen van Wilmie bij het voorbereiden van de vergaderingen.

4 De GMR-leden vragen aan Wilmie om ook tijdens de vergadering even in te breken als het proces onhandig verloopt. Naar aanleiding hiervan wordt opgemerkt dat Vergadertechniek een goed onderwerp is voor een MR-cursus (eventueel voorzittersoverleg). Er wordt bekeken wat de mogelijkheden zijn. [actie: DB] 5. Activiteitenplan 2016 Er worden enkele kleine aanvullingen en wijzigingen voorgesteld. De secretaris zal die verwerken en het aangepaste stuk nog een keer toezenden aan de leden van de GMR. [B] [actie: Wiel] Het stuk wordt vervolgens nog een keer op de agenda geplaatst. [actie: Wiel] 6. Bespreekpunten voor het overleg met de RvT Er zijn geen andere punten dan de bespreekpunten van de vorige keer die nog zijn blijven liggen. Dat zijn er eigenlijk al drie. Daarnaast heeft het CvB aangekondigd dat de RvT een toelichting wil geven op het nieuwe toezichtkader. Dan is het uur bespreektijd al snel vol. De secretaris geeft dit door aan Gemma. [actie: Wiel] Paul neemt volgende week contact op met Carla. [actie: Paul] 7. Invullen penningmeesterschap Paul probeert Fred nog te benaderen om de financiële stukken en de laptop terug te krijgen. Juridisch wordt het moeilijk zo niet onmogelijk om hier actie voor te nemen. Het DB bespreekt met het CvB of er tijd voor invulling van het penningmeesterschap beschikbaar gesteld kan worden. [actie: DB] Al sinds het uitvallen van Fred verzorgd Wiel het betalen van de rekeningen. Ook heeft hij enkele globale begrotingen gemaakt voor 2015 en Die zijn echter niet onderbouwd en ook niet gerelateerd aan exploitatiecijfers. Afgelopen week heeft Wiel de tussenstand van de exploitatierekening van de eerste acht maanden van 2015 opgemaakt. Hierbij valt op dat het echt wel nodig is om een bankboek en grootboek bij te houden om controle over de transacties te houden. Wiel stelt daarom voor om als nog de exploitatierekening over 2014 op te maken. Wiel zal zich beraden op verdere invulling van het penningmeesterschap. In de volgende vergadering komen we nog een keer op dit punt terug. [actie: Wiel] 8. Mededelingen Uit het informele overleg met het CvB van o Een kort verslag van de besproken punten staat op Google Drive. Uit het overleg met/over Lune van o Hier komen we op een later tijdstip op terug. Het blijkt dat niet alle leden over alle stukken beschikken. Ook kan niet iedereen op Google Drive. Anderen vinden het lastig dat stukken in een vroeg stadium worden toegezonden en zijn die dan kwijt als ze op de agenda staan. Anderen vinden het juist weer prettig als ze vroegtijdig worden toegezonden, want dan heb je meer tijd om te lezen en eventueel informatie in te winnen. Google Drive blijkt toch niet het medium waar iedereen alles per vergadering kan terug vinden. Net als voor het GMR-Platform wordt aan de secretaris gevraagd om bij de uitnodiging voor de vergadering nog een keer alle stukken toe te sturen. [B] [actie: Wiel]

5 9. Vaststellen van het verslag van de vergadering van de GMR van Het verslag wordt zonder op- of aanmerkingen vastgesteld met dank aan de secretaris. [B] Er staan nog enkele werkafspraken open. 10. Ingekomen stukken en ingekomen Bestuur Kindante Reactie op instemming bestuursformatieplan SDU Medezeggenschap in de praktijk nr Bestuur Kindante Vooraankondiging uitnodiging Informatieavond i.k.v. Transitieatlas Westelijke Mijnstreek Verzoek van Erik voor deelname aan werkgroep over functieboek. Mits op woensdagmiddag en niet teveel bijeenkomsten stellen zich hier voor twee personeelsleden beschikbaar. [B] [actie: Manon en Cilie] De secretaris geeft dit door aan Erik. [actie: Wiel] Rianne Meurders verzoekt om 20 taakuren (cao) voor de secretaris van de MR op te nemen in het Taakbeleid. Dat kan niet meer. Een beter idee is om het op te nemen in de FAQ-lijst. [B] [actie: Donné] 11. Uitgaande stukken en uitgaande Bestuur Kindante Extra inzet voor GMR-taken Bestuur Kindante Instemming bestuursformatieplan Bestuur Kindante Reactie op strategisch beleidsplan Bestuur Kindante Initiatiefvoorstel seniorenbeleid Rondvraag Routekaart fusie Sittard-noord agenderen voor volgende keer. [actie: Wiel] Is dit conform afspraken en moet het gecommuniceerd worden naar andere scholen? De secretaris stuurt de routekaart toe aan de leden van de GMR. [actie: Wiel] Er is de nodige onduidelijkheid rond de facilitering (conform cao) voor de secretaris van de GMR. Ook de afspraken die gemaakt zijn rond de solidariteitsafdracht van MR s voor caouren van PGMR-leden zijn niet duidelijk. Wil de GMR iets doen met deze constatering? In het activiteitenplan voor 2016 staat het correct verwoord. Problemen met continuroosters zoals aangekaart in een krantenartikel. Vraag aan CvB, hoeveel scholen van Kindante hebben dit? Hoe is de pauze voor personeel geregeld? [actie: Wiel] 13. Sluiting De voorzitter bedankt de aanwezigen voor hun inbrengen sluit de vergadering om uur.

6 WP: Besluitenlijst Datum Besluit Nummer Strategisch beleid wordt in de toekomst een vast agendapunt op de agenda van de GMR Na enkele kleine aanpassingen wordt het Activiteitenplan 2016 nog een keer aan de GMR-leden toegezonden en geagendeerd voor de volgende vergadering Bijlagen voor een vergadering van de GMR worden in de toekomst nog een keer meegestuurd met de uitnodiging voor die vergadering Het verslag van de vergadering van de GMR van wordt zonder op- of aanmerkingen vastgesteld Twee personeelsleden van de GMR nemen deel aan de werkgroep die aan de slag gaat met het functieboek Er wordt verzocht om in de FAQ-lijst op te nemen dat de secretaris van een MR 20 uur extra in de normjaartaak heeft als een ouder voorzitter is van de MR Werkafspraken Datum Taak Nummer Uit te voeren door: We moeten zorgen dat onze eigen ontwikkelingstrajecten vanuit Verbinden & Verdiepen gevalideerd worden, zodat ze meetellen voor het lerarenregister Het DB bespreekt de extra inzet van GMRleden in het informele overleg met het bestuur Het schema van aftreden van GMR-leden, taakverdeling binnen de GMR met specifiek het penningmeesterschap worden geagendeerd voor de eerste vergadering in het nieuwe schooljaar Aan het bestuur (Gemma) zal gevraagd worden of het mogelijk is om de voorlegger met bespreekpunten voor de vergadering toe te sturen, zodat GMR-leden zich kunnen inlezen en voorbereiden Strategisch beleid wordt in de toekomst een vast agendapunt op de agenda van de GMR Bekijken wat de mogelijkheden zijn van een MR-cursus over vergadertechniek Na enkele kleine aanpassingen wordt het Activiteitenplan 2016 nog een keer aan de Bestuur en GMR DB-leden Wiel Wiel Wiel DB Wiel

7 GMR-leden toegezonden en geagendeerd voor de volgende vergadering De secretaris deelt Gemma mee dat er geen andere bespreekpunten zijn voor de RvT dan de punten die er nog liggen van de vorige keer + het aangekondigde punt van het CvB De voorzitter stemt af met de voorzitter van de RvT Met het CvB wordt besproken of er tijd voor invulling van het penningmeesterschap beschikbaar gesteld kan worden Wiel beraad zich op het invullen van het penningmeesterschap. Daar komen we in de volgende vergadering op terug De secretaris stuurt bijlagen voor een vergadering in de toekomst nog een keer mee met de uitnodiging voor die vergadering Twee personeelsleden van de GMR nemen deel aan de werkgroep die aan de slag gaat met het functieboek De secretaris deelt aan Erik mee wie er zitting nemen in de werkgroep die aan de slag gaat met het functieboek Er wordt verzocht om in de FAQ-lijst op te nemen dat de secretaris van een MR 20 uur extra in de normjaartaak heeft als een ouder voorzitter is van de MR De routekaart fusie Sittard-noord wordt toegezonden aan de GMR-leden en geagendeerd voor de volgende vergadering Aan het CvB wordt gevraagd hoeveel scholen van Kindante werken met een continurooster en hoe de pauze voor het personeel op die scholen geregeld is Wiel Paul DB Wiel Wiel Cilie en Manon Wiel Donné Wiel Wiel Afspraken (ter herinnering) Datum Afspraak Nummer Uitvoerder GMR en bestuur zullen de omvang en inzet van de facilitering van de PGMR regelmatig evalueren en zo nodig/mogelijk aanpassen GMR en bestuur zullen het functioneren van de communicatie binnen de overlegstructuur regelmatig evalueren. Afspraken (met het bestuur) GMR en CvB GMR en CvB

8 Datum Afspraak Nummer Uitvoerder We moeten zorgen dat onze eigen ontwikkelingstrajecten vanuit Verbinden & Verdiepen gevalideerd worden, zodat ze meetellen voor het lerarenregister Bestuur en GMR