31/1/2017 GMR KINDANTE JAARVERSLAG Samen op weg Wiel Pieters

Transcriptie

1 31/1/2017 GMR KINDANTE JAARVERSLAG 2016 Samen op weg Wiel Pieters

2 Jaarverslag 2016 Na een relatief rustig 2015 was 2016 voor de GMR weer een jaar van intensief aanpakken. Alle vanuit het oogpunt van medezeggenschap noodzakelijke acties rond de invoering van een nieuw functiebouwwerk hebben de activiteiten van de GMR gedurende een groot deel van het jaar gedomineerd Kan ook getypeerd worden als het jaar waarin de GMR een aantal stevige gesprekken gevoerd heeft met de Raad van Toezicht over de wijze waarop aan medezeggenschap invulling gegeven kan c.q. moet worden in de relatie tussen Raad van Toezicht en GMR. In goed overleg tussen College van Bestuur, financieel controller en GMR zijn afspraken gemaakt over de financiering van de medezeggenschap in het kalenderjaar 2016, doorlopend naar het schooljaar Afgesproken is dat vanaf 1 augustus 2017 ook voor de GMR het financiële huishoudboekje gaat lopen per schooljaar, zoals dat voor de MR s al eerder geregeld is. Aan het einde van het schooljaar werd het begeleidingstraject met School aan Zet afgerond en heeft de GMR conclusies getrokken uit de bevindingen en aanbevelingen die gedaan zijn. Helaas is afgelopen jaar wederom gebleken dat de bezetting van de GMR vooral van de kant van de ouders niet altijd optimaal te realiseren is. Aan personeelszijde is de zoektocht naar een nieuwe secretaris en penningmeester opgestart. De GMR-leden hebben in 2016 een flinke klus geklaard. Het was niet altijd makkelijk om naast alle reguliere bijeenkomsten soms ook nog tijd vrij te maken voor extra overlegmomenten. Soms namen vergaderingen meer tijd in beslag dan voorzien. Toch hebben de leden van de GMR dit met veel plezier gedaan en hebben ze er weer veel van geleerd en een flink stuk persoonlijke ontwikkeling en groei doorgemaakt. Medezeggenschap van maand tot maand In januari kwamen het functieboek, de vakantieregeling en de secundaire arbeidvoorwaarden aan de orde. Het functieboek, de secundaire arbeidsvoorwaarden en de vakantieregeling kwamen in februari opnieuw aan de orde. Toen werd ook aandacht besteed aan de FAQ-lijst over taakbelasting en werd de GMR door de voorzitter van de RvT gevraagd om deel te nemen aan een evaluatie van het functioneren van het nieuw benoemde lid van het CvB. In maart zijn functieboek, secundaire arbeidsvoorwaarden, vakantieregeling en FAQ-lijst terugkerende agendapunten geworden. Toen werden ook het jaarverslag over 2015 en de begroting voor 2016 van de GMR besproken. Verder kwam de Routeplanner Fusie aan de orde, werd door de GMR een verkiezingscommissie ingesteld en werd een tijdplan gemaakt voor de zaken die nog voor de zomervakantie afgehandeld moesten worden. In april werd twee keer vergaderd. Tijdens de eerste vergadering werd het voorstel tot instellen van een interne bezwarencommissie besproken evenals de klachtenregeling De GMR gebruikte een deel van de vergadering voor het voorbereiden van het halfjaarlijkse overleg met de RvT. De begroting van de GMR en de Routeplanner Fusie werden nog een keer besproken. De tweede vergadering in april was geheel gewijd aan de halfjaarlijkse bespreking van de GMR met de RvT. 2

3 Op 1 juni ging de GMR er toe over om het gesprek met het CvB in het eerste half uur van de vergadering voor te bereiden waarna het CvB pas om uur aansluit bij de vergadering. Uiteraard kwam het functieboek weer aan de orde evenals de klachtenregeling. Verder was er aandacht voor het bestuursformatieplan en de regeling voor detachering bij overname van scholen door andere besturen. In juli is in overleg met het bestuur en de financieel controller een oplossing gevonden voor het begrotingstekort van de GMR en zijn afspraken gemaakt over de financiering van de GMR tot einde schooljaar Er werd gesproken over de vervangersproblematiek ten gevolge van de invoering van de WWZ en de klachtenregeling kwam opnieuw aan de orde, evenals het bestuursformatieplan en het functieboek. De GMR ging akkoord met een voorstel tot inzet van een aantal extra uren door de secretaris gedurende het komende schooljaar. Ook in september werd twee keer vergaderd. De eerste vergadering had het karakter van een brainstorm waarbij gesproken werd over de manier waarop de GMR door de RvT betrokken werd bij de benoeming van de leden van het CvB, de ambities van de GMR voor het nieuwe schooljaar en de conclusies en aanbevelingen van het traject School aan Zet. In de tweede vergadering werd de bespreking met de RvT voorbereid en kwamen het bestuursformatieplan en het functieboek opnieuw aan de orde. De vergoeding voor de ouderleden in de GMR werd vastgesteld. De vergadering van oktober stond grotendeels in het teken van overleg met de RvT dat zoveel tijd in beslag nam dat daarna geen ruimte meer was voor bespreking van de overige agendapunten die daardoor moesten worden doorgeschoven naar november. In november werd daarom weer twee keer vergaderd om alle punten die waren blijven liggen af te handelen. De besluiten die tijdens een ingelaste vergadering genomen waren over het functiebouwwerk werden vastgesteld en de geplande vergadering met de RvT werd voorbereid. Omdat de vergadering met de RvT naar december verschoven moest worden, werd de decembervergadering van de GMR naar november verplaatst. Tijdens deze vergadering konden eindelijk de actiepunten naar aanleiding van het traject School aan Zet geformuleerd worden, werden vragen geformuleerd voor de RvT, werden acties gericht op de overdracht van het secretariaat en het penningmeesterschap en speerpunten voor het activiteitenplan 2017 van de GMR besproken en werd ingestemd met de aangepaste klachtenregeling. Scholing In 2016 werden twee cursussen voor beginnende MR-leden georganiseerd, de eerste in januari en de tweede op verzoek van de MR s in november, dus meer aan het begin van het schooljaar. Tevens heeft de GMR aan het einde van 2016 een cursus voor gevorderde MR-leden ontwikkeld die begin 2017 gegeven zal worden. In november hebben vier leden van de GMR het WMS-congres bezocht en een GMR-lid heeft samen met een lid van de MR van het BURO een training over de nieuwe Wet Versterking Bestuurskracht bijgewoond. 3

4 Met de inzet van de GMR op interne deskundigheidsbevordering van de medezeggenschap binnen Kindante naast het bijhouden van de eigen deskundigheid van GMR-leden draagt de GMR bij aan een sterke basis voor medezeggenschap in de hele organisatie. We kunnen hierdoor goed inspelen op de specifieke kenmerken van de medezeggenschap bij Kindante en tegelijk de kosten voor scholing beperkt houden. GMR-Platform Het GMR-Platform is voor de GMR van Kindante de belangrijkste schakel tussen de GMR en de MR s van de verschillende scholen en het bestuursbureau. Alle beleidsvoorstellen waar de GMR advies- of instemmingsrecht over heeft worden voor advies voorgelegd aan de MR s. In het GMR-Platform worden deze voorstellen waar nodig toegelicht, kunnen er vragen gesteld worden en zijn de afgevaardigden in de gelegenheid om de GMR te adviseren over het te nemen besluit. Uiteindelijk is het de GMR die verantwoordelijk is voor de formele besluitvorming. De GMR legt hier achteraf verantwoording over af in het GMR-Platform. Het bestuur is aan het begin van iedere vergadering aanwezig om beleidsvoorstellen toe te lichten en vragen te beantwoorden. Ook zijn regelmatig beleidsmedewerkers van het bestuursbureau of directeuren die opdrachtnemer zijn voor een bepaald project van het bestuur aanwezig om toelichting te geven. Het GMR-Platform is in 2016 zes keer bij elkaar gekomen. Opvallend is het lage deelnamepercentage aan de juni-vergadering van het GMR-Platform. Over het hele jaar gerekend mogen wij ons verheugen in een goede opkomst van de afgevaardigden van de MR en in een grote betrokkenheid bij de onderwerpen die besproken worden. Het GMR- Platform voldoet nog steeds aan het doel waarvoor het is opgericht en blijft daarmee een belangrijk communicatiemiddel voor de GMR. DGO Het bestuur heeft in 2016 vier keer DGO, Decentraal Georganiseerd Overleg, gevoerd met de vakcentrales, in januari, mei, september en december. Voorafgaande aan het formele DGO heeft de GMR altijd een uur vooroverleg met de vertegenwoordigers van de vakcentrales. Omdat het DGO en het vooroverleg overdag plaatsvinden kunnen hierbij doorgaans alleen de personeelsleden van de GMR aanwezig zijn. De aard van het overleg maakt ook dat de onderwerpen die besproken worden in principe alleen voor personeelsleden interessant zijn. Het bestuur van Kindante gebruikt het DGO als een gelegenheid om te sparren met de organisaties van medewerkers in het onderwijs over ontwikkelingen die gaande zijn in de regio niet op de momenten dat dit overleg formeel is voorgeschreven maar meer op reguliere basis een aan tal keren per jaar. Voor de GMR is het van belang om bij dit overleg aanwezig te zijn om op de hoogte te blijven van de informatie die wordt uitgewisseld en om daar waar nodig de visie vanuit de medezeggenschap te kunnen geven. Overleg met de RvT In 2016 heeft intensief overleg plaatsgevonden tussen de GMR en de RvT. Dit had voornamelijk te maken met de medezeggenschap rond de benoeming van de leden van het CvB. Er is een werkgroep gevormd bestaande uit leden van de RvT en van de GMR om procedures rond de medezeggenschap verder uit te werken voor de toekomst. 4

5 Winst van dit intensieve overleg is dat de RvT en de GMR samen op zoek gaan naar mogelijkheden om de communicatie tussen beide organen die beide een soort van controlerende functie hebben vorm te geven. Hierbij kan meteen aangesloten worden op de nieuwe Wet Versterking Bestuurskracht waarin de bevoegdheden van de medezeggenschapsorganen verder zijn uitgewerkt en ingevuld. Door samen op te trekken kan bereikt worden dat deze zaken in goed overleg worden vastgelegd voor de toekomst. KIM-overleg De dagelijkse besturen van de GMR s van de onderwijsstichtingen Kindante, Innovo en Movare hebben enkele keren per jaar overleg over zaken die van gezamenlijk belang zijn. De besturen van deze drie stichtingen werken op een aantal onderdelen samen. Dan is het van belang dat ook de medezeggenschap kijkt naar deze onderwerpen. De DB s zijn in de loop van 2016 twee keer bij elkaar gekomen voor overleg. Het is verhelderend om te horen hoe medezeggenschap binnen de drie onderwijstichtingen soms anders georganiseerd is en welke verschillen er zijn in de manier waarop de medezeggenschapsorganen zaken aanpakken. Toch blijken er opvallend veel overeenkomsten te zijn en leren we veel van elkaars ervaringen en kunnen wij die vaak weer meenemen in onze eigen werkwijze. Voorzittersoverleg Een keer per jaar komt de GMR bij elkaar met de voorzitters van de MR s om te bespreken welke onderwerpen er van gezamenlijk belang zijn, zodat de MR s van elkaar weten waar men mee bezig is. In 2016 heeft deze bijeenkomst plaatsgevonden op 24 februari en is er vooral besproken hoe het uitgangspunt van Kindante uit de strategische visie het kind staat centraal in de diverse scholen concreet invulling krijgt. Voor buitenstaanders lijkt het voorzittersoverleg misschien een moment van herhaling van hetgeen besproken is in het GMR-Platform. Toch blijkt ieder jaar weer dat het voorzittersoverleg een meerwaarde heeft. Op informele wijze komen vaak onderwerpen ter sprake die niet direct passen in het rijtje van formeel overleg in het GMR-platform. Vooral is het positief dat voorzitters van elkaar horen waar andere MR s mee bezig zijn en kunnen uitwisselen hoe zaken op verschillende plekken worden aangepakt. Investeren in het voorzittersoverleg blijkt een goede investering te zijn. Nieuwsbrieven In 2016 heeft de GMR geen eigen nieuwsbrieven uitgegeven. Wel is de GMR in het schooljaar begonnen met het verzorgen van een rubriek over medezeggenschap in de interne nieuwsbrief van Kindante. Dit is voor de GMR een mogelijkheid om de achterban te informeren over actuele ontwikkelingen rond medezeggenschap. Loslaten van de eigen nieuwsbrief en aansluiten bij de interne nieuwsbrief van Kindante levert tijdwinst op en vergroot waarschijnlijk het bereik, omdat meer mensen binnen Kindante de interne nieuwsbrief zullen lezen. Ook de vaste frequentie is een voordeel, omdat medezeggenschap een onderwerp wordt dat op een vaste tijd en een vaste plek aandacht krijgt. 5

6 Beleidsontwikkeling Twee leden van de GMR hebben geparticipeerd in de klankbordgroep die betrokken is geweest bij de uitwerking van het functiebouwwerk. Ofschoon er mogelijk ook gevaren zitten aan het deelnemen van GMR-leden aan trajecten waarin beleid ontwikkeld wordt zijn hier natuurlijk ook heel wat voordelen aan. De GMR maakt vooraf altijd een duidelijke afweging of het verstandig is om in te gaan op een verzoek voor deelname aan een ontwikkeltraject. Bij de beleidsontwikkelaars wordt steeds duidelijk aangegeven dat deelname aan het ontwikkelproces niet automatisch inhoudt dat de GMR te zijner tijd zal instemmen met het beleidsvoorstel dat wordt uitgewerkt. De GMR-leden gezamenlijk houden het recht om beleidsvoorstellen op het moment dat ze formeel worden voorgelegd te beoordelen op basis van alle informatie die de GMR over dit beleidsvoorstel verzamelt en op basis van adviezen van de achterban. Agendaoverleg Omdat het informele overleg van het DB van de GMR met het CvB regelmatig een formeel karakter kreeg en daarom de besproken punten later toch weer terug moesten komen in de GMR, hebben we in de loop van 2016 het informele overleg omgedoopt naar agendaoverleg. Punten worden niet inhoudelijk besproken, maar er wordt onderling afgestemd welke punten er op de agenda van de GMR en het GMR-Platform geplaatst worden en wie de inhoudelijke bespreking van dat punt voor haar/zijn rekening neemt. De eerste ervaringen met het agendaoverleg zijn positief. We voorkomen door deze manier van werken dat punten al inhoudelijk besproken worden en dat over en weer misschien al verwachtingen gewekt worden over de inhoud van de medezeggenschap. Het blijkt in de praktijk vooral winst op te leveren wat betreft een goede tijdsplanning voor de behandeling van de verschillende agendapunten, afspraken over wie welk punt zal voorbereiden en uitvoeren en afstemming over de werkvormen die gehanteerd worden. Het helpt om de doelstellingen van de verschillende bespreekpunten beter dan voorheen te realiseren. Vergaderingen In 2016 is de GMR elf keer bij elkaar gekomen en met het GMR-Platform werd zes keer vergaderd. Tien keer vond informeel dan wel agendaoverleg tussen CvB en DB van de GMR plaats, steeds gevolgd door een vergadering van het DB. Met de RvT is drie keer uitgebreid gesproken. Er was een voorzittersoverleg en het DB kwam twee keer bij elkaar met de DB s van de GMR s van KIM. Het aantal vergaderingen is voor de GMR-leden best hoog en dat geldt nog meer voor de leden van het dagelijks bestuur van de GMR. Het is dan ook goed om te zien dat de GMR-leden ondanks deze werkdruk zich steeds met energie en veel enthousiasme inzetten voor de taak die ze op zich genomen hebben. Het toont een grote betrokkenheid bij de mooie taak die medezeggenschap is. 6

7 Kengetallen Aantal Vergaderingen GMR 11 Vergaderingen GMR-Platform 6 Vergaderingen DB + informeel overleg met CvB 10 Vergaderingen GMR met de RvT 3 Voorzittersoverleg 1 Conferenties extern of intern 2 Cursus voor MR-leden Aantal deelnemers 2 50 Nieuwsbrieven (bijdrage interne nieuwsbrief Kindante 2 Ingekomen stukken 71 Uitgaande stukken 37 Gemiddeld percentage aanwezigen bij vergaderingen GMR-Platform: Personeel 67,8% Ouders 38,6% Vooruitblik In 2017 gaat de GMR het eerste volle jaar met het nieuwe bestuur in. Er is gekozen voor een nieuwe vergaderlocatie waar de deelnemers meer in een carré kunnen plaatsnemen. Ook is besloten om in plaats van informeel overleg agendaoverleg te voeren. Het is ook het jaar waarin een aantal nieuwe beleidsstukken dat in 2016 is aangenomen geïmplementeerd wordt. Uitdaging blijft om het vastgestelde strategische beleid van de stichting met het centrale thema kind centraal te monitoren op zijn uitvoering in de praktijk van de scholen. De vervangersproblematiek ten gevolge van de WWZ is door aanvullend regeringsbeleid in de eerste maanden van 2017 iets verzacht, maar zal daarna ongetwijfeld weer hard terug komen. De GMR wil samen met het CvB zoeken naar toekomstbestendige oplossingen. De GMR moet in 2017 een oplossing vinden voor het invullen van de taken van secretaris en penningmeester en ook het vinden van geschikte kandidaten voor de oudergeleding zal aandacht vragen. Ten gevolge van de Wet Versterking Bestuurskracht zullen het Medezeggenschapsstatuut, het GMR-Reglement en de diverse MR-Reglementen worden aangepast en opnieuw vastgesteld. Er ligt in 2017 weer een aantal mooie uitdagingen op de GMR-leden te wachten. Zij die zich realiseren hoe belangrijk de medezeggenschapstaak in het onderwijs is staan te trappelen om deze uitdagingen met veel enthousiasme en inzet aan te gaan. 7