DIENST AUDIT & CONTROL JAARVERSLAG 2012

Transcriptie

1 Dienst Audit & Control Jaarverslag 2012

2 DIENST AUDIT & CONTROL JAARVERSLAG 2012 Etten-Leur, maart 2013

3 Inhoudsopgave 1. Voorwoord van het diensthoofd 3 2. Verslag van de dienst 4 a. Strategie 4 b. Realisatie speerpunten 5 3. Realisatie activiteiten in Bedrijfsvoering 9 a. Financiën 9 b. Personeel Vooruitblik naar

4 1. Voorwoord van het diensthoofd Met trots biedt ik u het jaarverslag 2012 van de dienst Audit & Control aan. Ook dit jaar zijn er stappen en soms stapjes gezet om te komen tot een professionele organisatie in volledige control. Zijn we al aangekomen op het gewenste niveau? Dat zeker niet. Er zijn wel een aantal opvallende ontwikkelingen te melden betreffende het jaar 2012: - Twee medewerkers zijn begin 2013 overgestapt naar een functie bij een instituut. Dit in combinatie met hulp op maat verleend aan instituten, bewijst dat we ons niet hebben verschanst in onze ivoren toren maar in verbinding staan met de instituten en scholen; - Het stopzetten van het project dashboard: het getuigt van moed van de Raad van Bestuur om de stekker te trekken uit een vastgelopen ontwikkeling. Dit besluit heeft de weg geopend naar een versnelling in de productie van eenduidige, betrouwbare managementinformatie; - Het zelfevaluatie instrument Yucan en de interne audits bij zowel MBO als VMBO hebben hun waarde bewezen en worden ook genoemd in het rapport van de Staat van de Instelling vanwege de positieve bijdrage aan de kwaliteitsborging binnen ROC West-Brabant; - Het programma RSA zal een grote impact hebben op de inrichting en bemensing van de ondersteunende processen. Wij dragen vanuit onze expertise bij aan het succes van het programma door een actieve deelname in project- en stuurgroepen. Onze bedoeling is om middels dit jaarverslag verantwoording af te leggen over onze plannen en de realisatie daarvan. Wij wensen u veel leesplezier.. Diana Schijvenaars Concerncontroller 3

5 2. Verslag van de dienst Strategie en realisatie speerpunten 2.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt beschreven welke bijdrage de dienst Audit & Control zou leveren aan de realisatie van Onderwijs met Passie 2015 en wat hiervan is gerealiseerd in In paragraaf 2.2 wordt ingezoomd op de zeven focuspunten uit Onderwijs met Passie 2015 en de keuze die hieruit is gemaakt door de dienst Audit & Control. In paragraaf 2.3 gaat het vooral over de invulling van de drie ROC brede hoofdpunten. 2.2 Strategie De strategie van ROC West-Brabant is vastgelegd in Onderwijs met Passie De missie is als volgt geformuleerd: Het ROC West-Brabant stimuleert en faciliteert de persoonlijke groei en het vakmanschap van leerlingen, studenten en medewerkers. We bevorderen dat zij hun talenten optimaal ontwikkelen en productief maken zodat zij duurzaam kunnen bijdragen aan de verdere ontwikkeling van zichzelf, hun organisaties en de maatschappij. Het ROC West-Brabant vervult een actieve en stuwende rol in de sociaal-economische ontwikkeling van de regio. De missie van de dienst Audit en Control is als volgt geformuleerd: De dienst Audit & Control ondersteunt ROC West-Brabant bij het realiseren van de onderlinge samenhang in de wijze van sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht houden. De dienst Audit & Control wil het geweten en geheugen zijn van ROC West-Brabant. De hiervan afgeleide visie luidt: De dienst Audit & Control wil de komende jaren de positie binnen het ROC West-Brabant bestendigen als de spil bij het in control krijgen en houden van de organisatie. De strategische doelstellingen van ROC West-Brabant hebben vanuit meerdere invalshoeken invloed op de activiteiten van de dienst Audit & Control. Enerzijds ondersteunt de dienst de organisatie bij de realisatie, anderzijds zullen we ook onze eigen doelstellingen afstemmen op de gekozen strategie. Binnen de dienst Audit & Control zijn een drietal onderdelen te onderscheiden: - Juridische advisering, met name privaatrecht en onderwijsregelgeving; - Kwaliteitszorg, voornamelijk inzet van kwaliteitszorginstrumentarium; - Management control, waaronder managementinformatie, planning & control, interne controle en projectbewaking. 4

6 In de loop van 2012 is hier een vierde onderdeel aan toegevoegd: onderwijsexpertise. Enkele jaren geleden heeft ROC West-Brabant de dienst Onderwijs omgevormd naar het Onderwijs en Innovatienetwerk. Op centraal niveau wordt onderwijsinnovatie ondersteund als een ROC-breed beginsel. De directies van de instituten en scholen hebben hun eigen onderwijsondersteuning georganiseerd vanuit de gedachte dat de werkelijke onderwijsexpertise aanwezig is bij de decentrale centra van het primaire proces. Vanwege een aantal ontwikkelingen is op dit uitgangspunt teruggekomen. Gedacht moet worden aan: Meer centraal, landelijk gedirigeerd beleid; Een inspectiebeoordeling op opleidingsniveau over de locaties heen; Inrichting van centrale examens in relatie tot strak gekaderde centrale normen; Efficiënte en doelmatige inrichting van de ondersteuning; In de huidige strategische periode wordt bewust gezocht naar de versterking van het collectief, de organisatie als geheel (van ik naar wij). Besloten is daarom tot het centraal beleggen van beleidsadvies op onderwijsgebied. Voor het adviseren van de Raad van Bestuur en het Directieteam worden een beleidsadviseur onderwijs en een beleidsondersteunend medewerker aangesteld binnen de dienst Audit & Control. De keuze voor de dienst Audit & Control is ingegeven door onze ondersteuning van het primair proces met kwaliteitszorginstrumentarium. Binnen het programma ROC Service en Advies (RSA) zal de definitieve positionering van de onderwijsexpertise bepaald worden. De functie van beleidsadviseur onderwijs is vanaf mei 2012 ingevuld. Per 1 januari 2013 heeft deze medewerker de overstap gemaakt naar de functie van afdelingsmanager Cingel College. De functie van beleidsondersteunend medewerker is tot nu toe niet ingevuld. Op dit moment zijn deze beide functies derhalve vacant. In Onderwijs met Passie 2015 zijn twee cruciale kwaliteitsdoelstellingen benoemd: A. Een fundamentele primaire kwaliteitsgarantie: De geleverde onderwijskwaliteit en onderwijsprestaties voldoen te allen tijde aan de daaraan door de inspectie (vast) te stellen minimumeisen; onze scholen scoren buitendien ruimschoots bovengemiddeld. B. Een flankerende operationele kwaliteitsdoelstelling: De beoogde prestaties op de 7 kritieke succesfactoren zorgen ervoor dat het ROC West-Brabant vanaf 2012 voldoet aan het kwaliteitsprofiel excellente onderwijsorganisatie in (volledig) control. De bijdrage in 2012 van Audit & Control aan de realisatie van de primaire kwaliteitsgarantie bestaat uit het aanstellen van een beleidsadviseur onderwijs en de doorontwikkeling van kwaliteitszorginstrumentarium. Gedurende de 8 maanden dat de beleidsadviseur onderwijs werkzaam is geweest in deze functie, heeft hij start gemaakt met: Het signaleren van landelijke onderwijsontwikkelingen en deze vertalen naar consequenties voor ROC West-Brabant; Het op gang brengen van kennisontwikkeling en uitwisseling; Het bijdragen aan de implementatie van Focus op Vakmanschap en andere wijzigingen in onderwijs en wet- en regelgeving ter zake. Zijn opvolg(st)er kan verder gaan op de door hem ingeslagen weg. De doorontwikkeling van het kwaliteitszorginstrumentarium komt in paragraaf 2.3 uitdrukkelijk aan de orde. 5

7 De operationele kwaliteitsdoelstelling is gericht op het in control zijn van de organisatie. Dit wordt bereikt door: - Te weten wat je einddoel is; - Het bepalen van de weg naar het einddoel; - Het kunnen ingrijpen als dat nodig is; - Verantwoording kunnen en durven afleggen; - Risicobeheersing. In 2012 zijn diverse pogingen ondernomen om Onderwijs met Passie te operationaliseren. Bij de laatste poging is mede door de beleidsadviseur onderwijs getracht aansluiting te zoeken met de ontwikkelingen ingegeven door Focus op Vakmanschap. Tot op heden is nog geen goede manier gevonden. De oorzaak hiervoor is gelegen in het abstracte karakter van Onderwijs met Passie in combinatie met de omvang en complexiteit van de organisatie en de steeds veranderde uitwerking van Focus op Vakmanschap. Gelukkig zijn er binnen de organisatie veel initiatieven ontplooid in de geest van de focuspunten opgenomen in Onderwijs met Passie. De halfjaargesprekken tussen Raad van Bestuur en directeuren krijgen een steeds belangrijkere functie binnen de Planning & Control cyclus van ROC West-Brabant. Vanuit de dienst Audit & Control wordt een voorstel gemaakt voor de agenda van deze overleggen. Na vaststelling van de agenda door de Raad van Bestuur worden de onderliggende documenten verzameld en verspreid onder de gesprekspartners. Jammer genoeg hebben we in 2012 moeten concluderen dat de kans op succes van het project dashboard dusdanig klein was, dat hiermee doorgaan onverstandig was. Om deze reden is vanuit het projectmanagement het advies uitgebracht aan de stuurgroep om te stoppen met het project. Er heeft inmiddels een evaluatie van het project plaatsgevonden. De centrale conclusies van de rechtstreeks betrokkenen zijn: - Projectplan had niet de juiste inhoud en kon daarom niet als basis voor sturing dienen; - Het project heeft drie fasen gekend met steeds een andere opdrachtgever, een andere insteek en andere betrokkenen. Daardoor lastig om in een succesvolle afsluiting te blijven geloven; - Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden waren niet helder benoemd. De projectstructuur c.q. organisatie was niet goed ingericht; - Het eigenaarschap met betrekking tot de inhoud was belegd binnen het bestuurscentrum. Deze rol werd niet tot nauwelijks serieus opgepakt; - De beheersingsaspecten (tijd, geld, informatie en organisatie) waren niet ingevuld; - Validatie vormde een struikelblok doordat de vier fasen (vraag formuleren, bouwen indicator, validatie en acceptatie) binnen het project niet goed werden gescheiden. Door de voorzitter van de stuurgroep zijn deze conclusies met de volgende twee vragen aangevuld: - Is er voldoende over haalbaarheid en maakbaarheid nagedacht? - Waren er voldoende competenties beschikbaar binnen de organisatie? Gelukkig heeft het stopzetten van het project dashboard niet geleid tot het wegvallen van aandacht voor managementinformatie. Er is wel gekozen voor een fundamenteel andere aanpak. Voorlopig wordt vanuit de basissystemen managementinformatie geproduceerd. Er wordt hierbij gebruik gemaakt van rapportagetools uitgaande van de MARAP van het Markiezaat College. Op enig moment in de toekomst zal het presenteren van managementinformatie via een dashboard weer worden opgepakt, maar pas wanneer de basissystemen op orde zijn. Audit & Control heeft momenteel geen rol bij de realisatie van managementinformatie. De (interim) manager bedrijfsvoering en de informatiemanager 6

8 staan hierbij aan het roer. De medewerker binnen de dienst Audit & Control die zich bezig hield met managementinformatie, wordt inmiddels aangestuurd door de (interim) manager bedrijfsvoering. In september 2012 is de dienst aangevuld met een medewerker voor het uitvoeren van interne controles bij de vennootschappen waarvan ROC West-Brabant eigenaar is. Om praktische redenen is er voor gekozen om de nieuwe medewerker te koppelen aan de medewerker belast met de (coördinatie van) interne controles binnen ROC West-Brabant. Hiermee is het interne controleteam gevormd. Omdat de vennootschappen vooral een informele structuur kennen, is gestart met een nulmeting teneinde een beeld te krijgen van de sterke en zwakke punten in de administratieve organisatie en interne beheersing. In 2012 zijn forse stappen gezet op het gebied van het formuleren van een visie op control en de introductie van risicomanagement. Vanuit de aandachtpunten van het COSO-ERM model is benoemd wat in de visie van de (centrale en decentrale) controllers nodig is voor de organisatie en waar nog aan gewerkt moet worden. Deze notitie is besproken met Raad van Bestuur waarbij zij hun buikpijnpunten hebben geformuleerd. Dit document is de start voor de discussie met zowel de Raad van Toezicht als het Directieteam. 2.3 Realisatie hoofdpunten genoemd in jaarplan 2012 Voor 2012 zijn drie ROC brede hoofdpunten benoemd: 1. Personeelsontwikkeling en -management; 2. Versterking van de beroepskolom; 3. Ontwikkelen en benutten van het innovatief vermogen. Ieder van de organisatie-eenheden heeft in het jaarplan 2012 aangegeven welke bijdrage zij gaan leveren aan de invulling van deze hoofdpunten. Door de dienst Audit & Control zijn de volgende keuzes gemaakt en afgestemd met de opdrachtgever: 1. Personeelsontwikkeling en management - Door de verder implementatie van Yucan wordt bijgedragen aan de ontwikkeling van resultaatverantwoordelijke teams; - Het blijvend leren en ontwikkelen is voor ons een logische activiteit. Dit is terug te zien in de mate waarin individuele scholingen worden gevolgd en in de teamscholingen waarbij ook de decentrale controllers betrokken worden; 2. Versterking van de beroepskolom - Door onder meer mee te werken aan het opzetten van een VMBOauditstructuur, levert de dienst Audit & Control een positieve bijdrage aan de onderwijskwaliteit binnen het VMBO; - Onze betrokkenheid bij de onderwijskwaliteit binnen het MBO is van minder recente datum. De dienst Audit & Control ondersteunt dit door de inzet van kwaliteitszorginstrumenten als zelfevaluaties (Yucan), kwaliteitsaudits, tevredenheidsonderzoeken en rendementsberekeningen; 3. Ontwikkelen en benutten van het innovatief vermogen - Op het terrein van innovaties binnen het primair proces heeft de dienst Audit & Control geen rol. Het voornemen is wel om ook op ons eigen vakgebied gespitst te zijn op ontwikkelingen en mogelijke innovaties. 7

9 In 2012 heeft het driejaarlijkse onderzoek naar de Staat van de Instelling door de Onderwijsinspectie plaatsgevonden. Uit het conceptrapport: We concluderen dat er bij ROC West Brabant een goede ontwikkeling rond kwaliteitszorg is ingezet, maar dat er tegelijkertijd hiaten zijn in instelling brede implementatie en functioneren van de kwaliteitsborging. Planvorming, verbetering en verankering op het niveau van de teams geschiedt onvoldoende systematisch en in samenhang.. Een sterk punt zijn de zelfevaluaties en de audits die de afgelopen twee jaren zijn ingevoerd. Elke opleiding maakt jaarlijks een zelfevaluatie gebaseerd op het inspectiekader. Ook voert de instelling audits naar de onderwijskwaliteit of examenkwaliteit uit. Dit gebeurt op een goede manier door geschoolde interne auditoren en met betrokkenheid van onafhankelijke deskundigen. De frequentie van de audits is een aandachtspunt. Dat de audits vanaf komend jaar risicogericht zullen geschieden, zien wij als een goede ontwikkeling. Hiermee ontstaat een breed palet aan monitorings- en evaluatieve informatie die sturen en bijsturen mogelijk zou moeten maken... Verbetering en verankering is onvoldoende. Weliswaar zijn in een aantal gevallen passende maatregelen geformuleerd op geconstateerde tekorten, maar deze zijn niet gerelateerd aan vooraf gestelde doelen en ingebed in een systematische verbetercyclus. De implementatie van het kwaliteitszorgsysteem (Yucan) waar de verbeterplannen onderdeel van uit gaan maken, was ten tijde van het onderzoek ook nog niet afgerond en colleges en teams verschilden in mate waarin er al van het systeem gebruik werd gemaakt. Uit de voorbeelden die we hebben gezien werd ook duidelijk dat er op dit punt nog ervaring moet worden opgedaan met de invulling die hieraan wordt gegeven door de teams. Uit het oordeel van Onderwijsinspectie kan geconcludeerd worden dat door Audit & Control geïnitieerde kwaliteitszorginstrumenten een waardevolle bijdrage leveren aan de kwaliteitsborging binnen ROC West-Brabant. Er zijn echter nog stappen te zetten om op een aanvaardbaar niveau te komen. Door de kenniskring kwaliteitszorg was al in een eerder stadium op basis van een SWOTanalyse geconcludeerd dat kwaliteitszorg/-borging niet op orde is binnen ROC West- Brabant. De oorzaken zijn in kaart gebracht verdeeld over vier categorieën: Geen eenduidige visie op kwaliteitszorg; Organisatiestructuur omtrent kwaliteitszorg onduidelijk en niet eenduidig; Benodigde middelen/instrumentarium niet op orde; Medewerkers/teams Deze analyse is gedeeld met de Raad van Bestuur en heeft geresulteerd in de opdracht tot het schrijven van een plan van aanpak kwaliteitszorg/-borging binnen ROC West- Brabant. Uitvoering van dit plan van aanpak is momenteel volop aan de gang. 3. Realisatie activiteiten in Inleiding In dit hoofdstuk zal gedetailleerd aangegeven worden welke van de voorgenomen activiteiten zijn gerealiseerd in In paragraaf 3.2 komt kwaliteitszorg aan de orde, in paragraaf 3.3 de onderzoeken. In paragraaf 3.4 wordt stilgestaan bij juridische dienstverlening, in paragraaf 3.5 bij planning & control en in paragraaf 3.6 bij interne controle. Voor zover activiteiten niet binnen de eerder genoemde aandachtsgebieden vallen, zijn deze opgenomen in paragraaf

10 3.2 Kwaliteitszorg Op 1 januari 2012 is een nieuw toezichtkader beroepsonderwijs van kracht geworden. A&C heeft d.m.v. diverse trainingen voor teamvoorzitters en interne auditoren bijgedragen aan de implementatie van dit nieuwe toezichtkader. Het uitgangspunt van het nieuwe toezichtkader is een driejaarlijks onderzoek door de Inspectie van het Onderwijs waarbij de volledige instelling wordt doorgelicht. In het najaar van 2012 heeft het onderzoek naar de Staat van de Instelling plaatsgevonden. Een vijftal opleidingen zijn bij het Florijn, Kellebeek, Radius en Markiezaat beoordeeld op het onderwijsproces, examinering en diplomering, opbrengsten, kwaliteitsborging en naleving wettelijke vereisten. Daarnaast zijn er bij het Prinsentuin College (AOC) ook een viertal opleidingen beoordeeld. De onderzoeken hebben een grote impact op de instituten gehad en veel tijd en energie gekost. In 2012 zijn er binnen het MBO weer interne audits georganiseerd. In het voorjaar zijn de examenproducten beoordeeld. De producten die afgekeurd zijn, worden begin 2013 herbeoordeeld. In het najaar van 2012 is een start gemaakt met de vernieuwde auditsystematiek. Deze interne audit omvat het gehele toezichtkader. Een team en opleiding zullen op dezelfde wijze als de inspectie dit doet, onderzocht worden. In 2012 is het aantal auditoren in de auditorenpool binnen het MBO door diverse reden gedaald van ca. 40 naar ongeveer 25. Van deze 25 zijn 3 auditoren al met vervroegd pensioen. Per halfjaarlijkse auditronde zijn 15 auditoren nodig. Dit wil dus zeggen dat er op 5 auditoren een beroep gedaan moet worden om tweemaal per jaar ingezet te worden. Er is een oproep uitgegaan naar de instituten die momenteel relatief te weinig auditoren leveren. In het najaar van 2013 zal een training voor nieuwe auditoren gepland gaan worden. In het voorjaar van 2012 is gestart met de organisatie van interne audits binnen het VMBO (actiecluster ). In 2012 zijn een zestal scholen beoordeeld. Het auditteam wordt samengesteld uit een externe voorzitter en een drietal interne auditoren. De audits zijn door zowel de scholen als de auditoren als zeer positief bestempeld. De scholen kunnen aan de slag met de verbeteringen en de auditoren nemen hun opgedane kennis mee naar hun eigen school. ROC West-Brabant maakt binnen het MBO en Educatie gebruik van Yucan als standaardapplicatie voor de teamevaluatie en het hieruit volgende verbeterplan. Het gebruik van Yucan is geen doel op zich. Primair gaat het hierbij om het implementeren van het structureel en systematisch werken aan (de verbetering van) de kwaliteit van ons onderwijs. De dienst A&C biedt ondersteuning bij de implementatie van Yucan en is verantwoordelijk voor het functioneel beheer. Elk half jaar vindt een contactpersonenoverleg implementatie Yucan plaats, waarbij ervaringen uitgewisseld worden en aandachts- en actiepunten bepaald worden. Maart 2012 is een nieuwe versie van ons evaluatiemodel in Yucan in gebruik genomen naar aanleiding van het nieuwe waarderingskader voor de BVE-sector. De doelstelling om uiterlijk december 2012 alle teams een zelfevaluatie met verbeterplan op te laten stellen met behulp van Yucan is helaas niet gehaald. Veel teams hebben inmiddels wel hun evaluatie afgerond, maar hebben nog geen (afgerond) verbeterplan. In 2012 zijn er weer bij alle VMBO scholen door de dienst A&C zelfevaluatiekader (ZEK) vragenlijsten uitgezet naar personeel, ouders en deelnemers. De rapportage na verwerking van de reacties is verstuurd en op de scholen zijn consentgesprekken gevoerd naar aanleiding van de rapportage. De resultaten worden gebruikt voor het vullen van Venster Voor Verantwoording en als input voor de interne audit. 9

11 3.3 Onderzoeken De kerntaken van het onderzoeksteam van de dienst A&C zijn het opzetten, uitvoeren en rapporteren van de ROC-brede (tevredenheids)onderzoeken en het bieden van ondersteuning en advies op het gebied van onderzoeken aan de instituten, collegadiensten en BV s. De eerste helft van 2012 stond in het teken van de afname en rapportage van ons tweede Bedrijvenonderzoek en de JOB-monitor De tweede helft van 2012 stond in het teken van de voorbereidingen voor ons tweede alumnionderzoek (afname januari - maart 2013), waaraan dit keer voor het eerst ook onze VMBO-scholen deelnemen. In principe stond de Quickscan PDCA in 2012 weer op de planning, maar in overleg met de Raad van Bestuur en directeuren is deze (nog) niet ROC-breed uitgevoerd. Het Markiezaat College heeft deze scan wel opnieuw uitgezet onder haar personeel, waarbij het onderzoeksteam ondersteuning en advies gegeven heeft. In 2012 zijn geen trainingen / workshops verzorgd. Wel is op aanvraag ondersteuning en advies verleend op het gebied van onderzoeken aan diverse instituten. 3.4 Juridische dienstverlening Tot onze kerntaken behoort ook het ondersteunen van de Raad van Bestuur door het geven van juridische adviezen en het schrijven van juridisch onderbouwde verweerschriften. Ook aan de instituten en aan de aan het ROC West-Brabant verbonden rechtspersonen wordt ondersteuning verleend bij allerhande juridische vraagstukken. A&C fungeert op dit punt als juridische vraagbaak. Tevens worden contracten beoordeeld, juridische onderwijsdocumenten beheerd en de juridische organisatiestructuur bewaakt. In 2012 zijn de volgende juridische projecten gerealiseerd: a. Termijnbewaking contracten (doorlopend) b. Reglement Bestuursmanager OVO In 2012 zijn de volgende projecten niet gerealiseerd: a. Directiereglement b. Kledingvoorschriften c. Stroomschema commissies Deze laatste twee projecten staan voor 2013 opnieuw op de planning. Daarnaast staan in 2013 de volgende nieuwe projecten op de planning: a. Herzien juridische (standaard)documenten (bijvoorbeeld OOK, POK, examenreglement etc.) b. Directiereglement VO c. Standaardisatie bekostiging leerlingen Praktijkonderwijs en De Heyacker d. Beleid formuleren t.a.v. rapport Gelijk zijn. 3.5 Planning & Control De Planning & Control cyclus is ingericht volgens het PDCA-principe. Er is aan twee planfases gewerkt: De planfase voor 2012 is afgerond door alle jaarplannen te beoordelen en te voorzien van een appreciatie en het benoemen van de Tops en Tips. De planfase 2013 is opgestart door het uitgeven van de kaderbrief 2013, waarin de hoofdlijnen voor het beleid in 2013 zijn benoemd. Dit keer is de aanlevering van de beleidsuitgangspunten niet gemonitord en zijn deze niet op hoofdlijnen door de dienst Audit & Control gescreend. De planbrief met het format jaarplan is uitgegeven. De planbrief 2013 borduurt voort op de ontwikkelingen, die met de planbrief 2012 zijn ingezet. Het streven is om ook in 2013 alle jaarplannen te beoordelen, om te zien of de kwaliteitsontwikkeling zich voortzet. 10

12 Aan de Check en Act fases is in 2012 verder invulling gegeven. Zo heeft de dienst de voorbereidingen gedaan voor de halfjaarsgesprekken in januari en februari 2012 en voor de halfjaarsgesprekken in de zomer van Deze voorbereidingen bestonden onder meer uit het samenstellen van de agenda en verzamelen van de benodigde documenten. Voor de jaarverslagen van de colleges, scholen, diensten en B.V. s is een format uitgegeven. Hierdoor is zeker gesteld dat de jaarverslagen voldoen aan de inrichtingseisen vanuit de ministeries. Een deel van deze jaarverslagen is voorzien van een appreciatie, waardoor een verdere kwaliteitsverbetering mogelijk is. Het Geïntegreerde Jaardocument is in samenwerking met de dienst Marketing en Communicatie gerealiseerd. Hiervoor is een Plan van Aanpak geschreven, vastgesteld, uitgevoerd en geëvalueerd. Wij zijn trots op het eindproduct en hebben voldoende input om het Jaardocument 2013 nog verder te verbeteren. Binnen de dienst wordt de PDCA-cyclus gevolgd. Het jaarplan komt tot stand als een gezamenlijk project, waaraan ieder lid een bijdrage levert. Iedereen werkt aan de realisatie van de dienstverlening. De voortgang wordt periodiek besproken in twee- dan wel driegesprekken, waarna indien nodig bijsturing plaatsvindt. Ook de verantwoording over 2012 in het jaarverslag is het resultaat van inspanningen van alle leden van het Audit & Control-team. 3.6 Interne controle Afgelopen jaar is ten aanzien van de interne controles verder gegaan op de in voorgaande jaren ingezette koers. Door de voorbesprekingen met controllers, vaste formats voor bevindingen en werkprogramma s en de directe communicatie met de accountant is het proces tot aan het assurance-rapport gecoördineerd. Op enkele incidenten na is het traject naar verhouding soepel gelopen. Vanaf september wordt een medewerker voor 0,5 fte ingehuurd van P3transfer. Samen met de zittende medewerkster wordt het interne controle team gevormd. Er is gestart met een nulmeting bij de vennootschappen om kennis te vergaren over de opzet van de administratieve organisatie bij de vennootschappen. Ondanks voorafgaande afstemming met de directeuren van de vennootschappen verloopt de opstart stroef. 3.7 Overige activiteiten In 2012 is een aantal taken additioneel uitgevoerd RSA: deelname aan projectgroepen door een tweetal medewerksters evenals het opstellen van een risicoanalyse ten behoeve van de Raad van Bestuur. Voor het onafhankelijk forensisch onderzoek uitgevoerd door PWC heeft de dienst ondersteuning geleverd bij het documentenonderzoek. In latere stadia van het onderzoek is voornamelijk faciliterend opgetreden. Door capaciteitsproblemen bij het Florijn College is hulp geboden bij het opstellen van de begroting. Hoewel deze werkzaamheden buiten het reguliere werkterrein van Audit & Control liggen is afweging gemaakt dat de nood soms de wet breekt. Uiteraard is een aantal geplande activiteiten niet opgepakt. Zo waren er het voornemen om kwaliteitseisen te formuleren voor onze dienstverlening, als ook om toetsingskader Planning en Control te ontwikkelen. Beide zullen in de eerste helft van 2013 ter hand worden genomen. 11

13 . 4. Bedrijfsvoering a. Financieel Het uiteindelijke financiële resultaat van de dienst Audit & Control in 2012 bedraagt negatief tegen een begroot resultaat van negatief. Onderstaand een overzicht van begroting en realisatie in de jaren 2013, 2012 en Begroting 2013 Begroting 2012 Realisatie 2012 Realisatie 2011 Realisatie 2010 X Baten Overige baten Totaal baten Lasten Personeelslasten Overige lasten Totaal lasten Saldo -/ / / / /- 762 De analyse van de afwijking tussen de realisatie en de begroting 2012 is opgesteld per verdichting. Personeelslasten Realisatie Begroting Afwijking X bedrag % Loonkosten /- 46 -/- 7 Personeel derden Werving en selectie 0 8 -/-8 -/- 100 Overige kosten 0 1 -/- 1 -/- 100 Bijeenkomsten 2 4 -/- 2 -/- 50 Scholing /- 46 -/- 52 Totaal /- 90 -/- 12 Toelichting op de analyse: De lagere loonkosten worden deels veroorzaakt doordat de vacature voor 0,5 fte voor de interne controle bij de vennootschappen pas vervuld is vanaf 1 september. Er is ook geen eigen medewerker aangesteld, maar er wordt een medewerker gedetacheerd vanuit P3transfer. Daarnaast heeft de uitbreiding van de formatie met 0,5 fte voor een fiscaal coördinator niet plaatsgevonden. Daartegenover staat de benoeming van een beleidsadviseur onderwijs met ingang van 1 mei. Deze vacature was niet opgenomen in de begroting In de begroting 2012 was een bedrag van opgenomen voor scholing van centrale en decentrale controllers. Uiteindelijk is besloten om deze scholing niet door te laten gaan en te vervangen door een veel goedkopere training timemanagement. Verder is een aantal individuele scholingen uitgesteld vanwege diverse omstandigheden. 12

14 Overige lasten Realisatie Begroting Afwijking X bedrag % Kantoorautomatisering Portokosten Contributies en abonnementen Vakliteratuur 0 1 -/ Advieskosten Inventaris en apparatuur Overige beheerskosten 2 6 -/ Totaal De overschrijding wordt grotendeels verklaard door de advieskosten. Realisatie Begroting Afwijking X bedrag % Auditorganisatie MBO /- 32 -/- 35 Auditorganisatie VMBO Alumnionderzoek Begeleiding SLA ROC-IT Workz Begeleiding Europ. aanbesteding accountant Overige Totaal In 2012 is minder uitgegeven aan de auditorganisatie MBO. Dit wordt onder meer veroorzaakt door de nieuwe aanpak waarbij examinering geïntegreerd is in de audit naar het brede toezichtkader. Hierbij volgen wij dezelfde lijn als de onderwijsinspectie. Gevolg hiervan is dat vanaf het najaar 2012 er maar één onderzoek per instituut per jaar plaatsvindt. Het alumnionderzoek is gestart in 2012; de definitieve rapportage is voorzien in Een deel van de kosten is reeds gefactureerd in 2012 bij wijze van voorschot. Dit levert een besparing op in De begeleiding van de Europese aanbesteding voor de accountant is intensiever en daardoor kostbaarder geweest dan vooraf voorzien was. b. Personeel De formatieve invulling eind 2012 is als volgt: Expertise aantal fte vast tijdelijk Juridische dienstverlening 2 1,1 fte 0,6 fte 0,5 fte Kwaliteitszorg 3 2,5 fte 1,5 fte 1,0 fte Management control 4 3,1 fte 1,6 fte 1,5 fte Concerncontroller / hoofd van de dienst 1 1,0 fte 1,0 fte Secretariële ondersteuning 1 0,5 fte 0,5 fte Totaal 11 8,2 fte 5,2 fte 3,0 13

15 In het kader van het programma RSA is een formatiestop afgekondigd voor ondersteunend personeel. Dit houdt in dat iedere verlenging of vervasting van een tijdelijke aanstelling ter goedkeuring voorgelegd wordt aan de portefeuillehouder in de Raad van Bestuur. Binnen de dienst Audit & Control werken drie medewerkers met een tijdelijke aanstelling. De medewerker die gedetacheerd wordt vanuit P3transfer is meegeteld bij de tijdelijke aanstellingen. In 2012 zijn alle tijdelijke aanstellingen verlengd. De leeftijdsopbouw eind 2012 is als volgt: Leeftijdscategorie Aantal jaar jaar jaar jaar jaar 1 Totaal 11 De hoogte van het ziekteverzuim wordt niet gerapporteerd op het niveau van de dienst. Wanneer een medewerker zich vier keer ziek meldt binnen een jaar, ontvangt het hoofd van de dienst een signalering frequent verzuim. Vervolgens vindt een frequent verzuimgesprek plaats waarin stil gestaan wordt bij mogelijke oorzaken voor het ziekteverzuim in de werk- of privésituatie. Op het gebied van professionele ontwikkeling van personeel zijn diverse initiatieven ontplooid op zowel individueel als teamniveau. De training timemanagement is door nagenoeg alle medewerkers van de dienst, zowel centraal als decentraal gevolgd. In 2012 hebben trainingen voor auditoren MBO en VMBO plaatsgevonden. In het kader van de individuele ontwikkeling zijn trainingen op het gebied van adviesvaardigheden, persoonlijke effectiviteit en de leergang onderwijsmaker gevolgd. De functionerings- en beoordelingsgesprekken vinden gestructureerd plaats. De functioneringsgesprekken worden gevoerd aan de hand van een competentieprofiel dat door de dienst zelf is opgesteld. Er zijn een zestal generieke competenties benoemd: resultaatgerichtheid, kwaliteitsgerichtheid, probleemanalyse, communiceren, oordeelsvorming en integriteit. Daarnaast heeft ieder van de medewerkers nog één tot enkele aanvullende competenties gebaseerd op de specifieke rol van deze medewerker. 5. Vooruitblik naar 2013 Aan het eind van 2012 waren er twee vacatures, namelijk van beleidsadviseur onderwijs en van beleidsondersteunend medewerker onderwijs. De sollicitatietrajecten lopen momenteel. Naar alle verwachting wordt op korte termijn overgegaan tot de benoeming van de beleidsadviseur onderwijs waarna gestart wordt met de werving van de beleidsondersteunend medewerker. Een van de medewerkers van management control heeft de overstap gemaakt naar het centraal kantoor Prinsentuin MBO, VMBO entiteit en Praktijkschool. In deze vacature is inmiddels voorzien en de nieuwe medewerkster start na de meivakantie. Tot op heden is de dienst Audit & Control niet op volle kracht geweest. De realisatie van ons jaarplan 2013 loopt derhalve vertraging op. 14

16 Er is op dit moment nog weinig duidelijkheid over de impact van het programma ROC Service en Advies op de activiteiten en samenstelling van de dienst Audit & Control. In de loop van het jaar 2013 zal meer duidelijkheid worden verstrekt. 15