Uw kenmerk Uw brief Ons kenmerk Datum ZC/2005/

Transcriptie

1 Provinciale Staten van Overijsel Postadres Provincie Overijssel Postbus GB Zwolle Telefoon Telefax Uw kenmerk Uw brief Ons kenmerk Datum ZC/2005/ Bijlagen Doorkiesnummer Inlichtingen bij adres mw. E. Warmerdam Onderwerp Mogelijke samenwerking Biblioservice Gelderland en Overijsselse Bibliotheek Dienst. Op 30 maart 2005 heeft Adviesbureau AEF een rapport uitgebracht over de mogelijke samenwerking Biblioservice Gelderland en Overijsselse Bibliotheekdienst. AEF concludeerde dat het niet zinvol was om samenwerking tussen beide organisaties te stimuleren laat staan af te dwingen. U bent door ons per brief hierover geïnformeerd (kenmerk ZC/2005/1715). U heeft in een gezamenlijke vergadering met de Commissie Welzijn uit Gelderland d.d. 22 juni 2005 beide colleges gevraagd om alsnog een visie te geven op de situatie na 1 januari U heeft gevraagd om een notitie waarin de organisaties en hun verschillen worden beschreven en een visie wordt geformuleerd op de toekomst, vergezeld van een tijdsplanning. Wij hebben er voor gekozen u door middel van onderstaande brief te infomeren. Het AEF-rapport: Kanttekeningen bij schaalvoordelen door samenwerking. Het AEF-rapport over schaalvoordelen. AEF gaat in het rapport in op mogelijke voordelen van samenwerking door schaalvergroting en plaatst daar tegelijkertijd kanttekeningen bij. - Marktbereik: de schaalvergroting zoals door de Commissie Meijer (landelijke commissie die aan de wieg stond van bibliotheekvernieuwing) beschreven was niet bedoeld voor marktverruiming maar voor efficiencyvergroting. Als algemeen principe geldt dat bundeling van bibliotheekcentrales leidt tot een meer doelmatige bediening van bestaande markten. - Concurrentie en innovatie: het combineren van twee bibliotheekcentrales biedt in principe de mogelijkheid om denkkracht en creatieve capaciteit te bundelen bij het aangaan van concurrentie. Innovatiekracht is echter meer een kwestie van strategische ideeën en beleidsvernieuwing, waar beide instellingen actief in zijn. Schaalvergroting is hiervoor niet bepalend maar vooral de opvattingen en talenten van een kleine groep beleidsmakers. - Facilitaire dienstverlening: zowel de Overijsselse Bibliotheekdienst als Biblioservice Gelderland bieden diensten aan op het terrein van uitwisseling van collecties, administratie, transport, leenverkeer en dergelijke. Dat zijn vrijwel vergelijkbare diensten. Hier spelen mogelijke schaalvoordelen een belangrijke rol vanwege de kapitaalsintensiteit van gebruikte faciliteiten en eventuele kostenbesparing door samenvoeging van activiteiten en eenheden. - Bedrijfsvoering: bundeling van ondersteunende functies kan voordelen opleveren wat betreft specialisatie en flexibiliteit. Fysieke concentratie op één locatie is vanwege de werkgelegenheid voorlopig uitgesloten zodat de voordelen van schaalvergroting beperkt zullen blijven. Bij correspondentie graag ons kenmerk vermelden. RABO Zwolle Tijdens de renovatie van het provinciehuis is een deel van de organisatie gehuisvest op kantoorlocatie Rechterland 1 te Zwolle. Zie voor meer informatie Bezoekadres Luttenbergstraat 2 Zwolle Rechterland 1 Zwolle

2 2 - Perspectief: samenwerking kan voor beide partijen profijtelijk zijn. Daarbij zal wel eerst moeten worden nagegaan wat de meerwaarde daarvan is ten opzichte van de krachtenbundeling op provinciaal niveau (die steeds in ontwikkeling blijft) en de landelijke samenwerking. Interprovinciale samenwerking moet hieraan een heldere en overzichtelijke eigen bijdrage leveren. Dit kan een onderwerp zijn voor toekomstig haalbaarheidsonderzoek. Conclusies schaalvoordelen Tot zover een samenvatting van het rapport van AEF betreffende schaalvoordelen. Er zijn nogal wat mitsen en maren wat schaalvergroting aan voordelen met zich meebrengt. Schaalvoordelen voor facilitaire dienstverlening zijn daarbij het meest uitgesproken. AEF maakt echter terecht de kanttekening dat het veld binnen de provincies én landelijk in beweging is en keuzes mede bepaald moeten worden door een analyse van het gehele krachtenveld. Bibliotheekvernieuwing algemeen. Landelijk is een verandertraject begonnen onder de noemer Bibliotheekvernieuwing (formeel: Herstructurering openbaar bibliotheekwerk). Het bibliotheekstelsel dient zich om te vormen om de veranderingen in de samenleving goed te kunnen blijven volgen (bijvoorbeeld: ontgroening, vergrijzing, wegtrekken van voorzieningen op platteland en digitalisering). Bibliotheken zijn niet langer meer een uitleenfabriek van boeken, maar dynamische organisaties die de functies informatie, educatie, cultuur, leesbevordering en ontmoeting uitvoeren. Het uitvoeren van deze functies gaat gepaard met wijzigingen in de structuur van het stelsel. Op lokaal niveau wordt gekeken naar onderdelen als personeel (professionaliteit), organisatie, gebouw, collectie, netwerkdeelname en financiën. Op provinciaal niveau worden kaders uitgezet waarbinnen deze wijzigingen vorm krijgen (maatwerk per provincie). In de meeste provincies (9 van de 12) wordt gekozen voor het vormgeven van grotere basisbibliotheken (ontstaan uit aantal individuele bibliotheken), het ombouwen van de provinciale bibliotheekcentrale (nu: provinciale service organisatie) in een facilitair bedrijf en kenniscentrum en de opbouw en versterking van het provinciale bibliotheeknetwerk. Het gehele proces van bibliotheekvernieuwing heeft een looptijd tot en met het jaar Per provincie wordt op basis van een provinciaal marsrouteplan gewerkt aan deze vernieuwing, waarbij de provincie regisseur is van het proces en de gemeenten lokaal opdrachtgever van de bibliotheek. Met bibliotheekvernieuwing willen de staatssecretaris van Cultuur, het IPO, de VNG en uiteraard de bibliotheeksector zelf bereiken dat de gebruikers beter en sneller toegang krijgen tot bibliotheekcollecties en de bibliotheek voor welzijnsvoorzieningen, culturele en educatieve voorzieningen een vanzelfsprekende partner is in de informatievoorziening en ondersteuning van diverse culturele en educatieve programma s. De openbare bibliotheek behoudt of krijgt een centrale plek in het lokale netwerk van culturele, educatieve voorzieningen, en voorzieningen op het terrein van maatschappelijke ontwikkeling, en verleent daarbinnen haar diensten. De openbare bibliotheek is onderdeel van een samenhangend stelsel van lokale netwerken, provinciale netwerken en het landelijke netwerk. Tussen deze netwerken vindt afstemming plaats. Provincies Overijssel en Gelderland sluiten zich bij deze doelstellingen aan. De beide provincies hebben elk een eigen weg gekozen om de doelstellingen te bereiken. De keuze voor het vernieuwingsproces hangt nauw samen met de situatie van het openbaar bibliotheekwerk in de provincie.

3 3 Situatieschets Bibliotheekvernieuwing Gelderland- Overijssel Situatieschets Gelderland. De vorming van basisbibliotheken heeft bij de aanvang van het bibliotheekvernieuwingsproces prioriteit gekregen. Vooralsnog is daarbij uitgegaan van een minimum van inwoners per werkgebied. Inmiddels (eind 2005) is een groot aantal basisbibliotheken gevormd. Per 1 januari 2007 zullen naar het zich laat aanzien 19 of 20 basisbibliotheken gevormd zijn en zal geen enkele gemeente c.q. lokale bibliotheekorganisatie buiten de boot vallen. In het Marsrouteplan Casa Nova II wordt een schets gegeven van de gewenste vorming van basisbibliotheken en van de inhoudelijke prioriteiten. Biblioservice Gelderland blijft de ondersteuningsinstelling voor het openbaar bibliotheekwerk in Gelderland. Zij heeft tot taak enerzijds facilitaire diensten aan te bieden, anderzijds ondersteuningsdiensten (diensten en producten die deels door de provincie worden gesubsidieerd) en innovatie van de bibliotheeksector in samenspraak met de netwerkorganisatie te stimuleren en te ontwikkelen. De directeuren/bestuurders van de basisbibliotheken vormen deze netwerkorganisatie Samenwerkende Gelderse Bibliotheken onder leiding van een onafhankelijke voorzitter. Dit platform Samenwerkende Gelderse Bibliotheken is het forum van de klanten van Biblioservice en formuleert op hoofdlijnen de vraag aan levering van diensten en producten van Biblioservice. Stimulering van innovatie behoort ook tot haar taken. Biblioservice maakt als leverancier en uitvoerder geen deel uit van het netwerk, wel neemt de directeur als toehoorder deel aan de vergaderingen van het Algemeen Bestuur. De werknemers van de basisbibliotheken vallen onder de verantwoordelijkheid van het bestuur van de basisbibliotheken. Een deel van de werknemers van de vroegere aangesloten bibliotheken wordt nog gedetacheerd vanuit Biblioservice. Contractueel zijn de verantwoordelijkheden voor personele zaken gelegd bij de besturen van de basisbibliotheken. De positie van de basisbibliotheken zal geen geïsoleerde zijn. De basisbibliotheken zullen nog meer dan tot nu toe een centrale positie in de lokale gemeenschap innemen en een van de belangrijke samenwerkingspartners zijn met onder meer onderwijs en gemeenschapsvoorzieningen als het Kulturhus. De Wetenschappelijke Steunfunctie (WSF) is ondergebracht bij Bibliotheek Arnhem. Er vindt een evaluatie plaats van de uitvoering van deze functie en de alternatieven voor de organisatie van deze of een vergelijkbare functie binnen het bibliothekennetwerk. Overigens maakt de bibliotheek géén onderdeel uit van de WSF. Deze bibliotheek ontvangt een afzonderlijke subsidie. Een Regiegroep bestaande uit twee leden aangewezen door VNG-afdeling Gelderland, twee door de Samenwerkende Gelderse Bibliotheken en een onafhankelijke voorzitter adviseren Gedeputeerde Staten over de bestemming van de gelden uit de Vernieuwingsimpuls en over de ontwikkelingen in de Gelderse bibliotheeksector. Situatieschets Overijssel. In Overijssel is bij de start van het herstructureringsproces de keuze gemaakt niet toe te groeien naar grote basisbibliotheken, maar in te zetten op een sterk netwerk. De bibliotheken hadden veelal, in het kielzog van de gemeentelijke herindeling, een fusietraject afgerond (rond het jaar 2001). Daarnaast werd in Overijssel al enige jaren (vanaf 1994) in netwerkverband samen gewerkt rond bibliotheekvernieuwing. Dit resulteert momenteel in 25 bibliotheekstichtingen, en een tweetal provinciale service organisaties, namelijk de Overijsselse Bibliotheek Dienst (kenniscentrum en facilitair bedrijf) en het Stadsarchief en Athenaeumbibliotheek (uitvoeren van de Wetenschappelijke Steun Functie). De inhoudelijke vernieuwing in Overijssel wordt via een vijftal concepten verder uitgewerkt onder de naam Verrijkt en Verreikend bibliotheekwerk (de vijf concepten zijn: coöperatie, samen met scholen, verrijkte bibliotheek, 24/7 en 100% zelfbediening).

4 4 Bibliotheken op lokaal niveau werken steeds vaker samen met andere instellingen, waarbij de Provincie een groot voorstander is van gezamenlijke huisvesting en programmering: het kulturhusconcept. Het marsrouteplan bibliotheekvernieuwing Overijssel, genaamd Maatwerk in Samenwerking geeft de belangrijkste ontwikkelingen rond het bibliotheekvernieuwingsproces weer. De inhoudelijke vernieuwing en prioriteiten daarbinnen staan er in beschreven. Daarnaast wordt in het marsrouteplan gekeken naar de meest wenselijke structuur van het bibliotheekstelsel in Overijssel. Er wordt vanaf het jaar 2006 een sterkere koppeling gelegd tussen het marsrouteplan en Verrijkt en Verreikend bibliotheekwerk. Er ontstaat voor Overijssel zo één inhoudelijk beeld rond bibliotheekvernieuwing. De concepten die verder worden uitgewerkt zijn gekoppeld aan de landelijk ontwikkelde richtlijnen, te weten: kennis en informatie, ontwikkeling en educatie, kunst en cultuur, lezen en literatuur en ontmoeting en debat. De ontwikkelingen in het land en in de provincie zijn zo nog sterker overdraagbaar en onderling uitwisselbaar. De bibliotheken, Stadsarchief en Athenaeumbibliotheek en de Overijsselse Bibliotheek Dienst (OBD) werken nu zo n 10 jaar in netwerkverband aan inhoudelijke vernieuwing. Het stelsel is hierdoor de afgelopen 10 jaar geleidelijk veranderd. Vroeger lag de nadruk sterk op de afzonderlijke bibliotheek (stand-alone). Nu is het accent verschoven naar een netwerkorganisatie (met behoud van lokaal maatwerk en lokale kleur). Om deze veranderingen ook formeel vast te leggen zijn gemeenten en provincie, met behulp van bibliotheken en provinciale service organisaties, in 2005 begonnen met een structuuranalyse. De analyse zal leiden tot een herwaardering van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van overheden en bibliotheken; een nieuw structuurontwerp. De strategische aandacht van de deelnemers, dus ook de OBD, zal in 2006 grotendeels gaan zitten in de implementatie van de uitkomsten van deze analyse. Daarnaast speelt voor de OBD het project Stroomlijning en Sturing een belangrijke rol. De Provincie heeft vanaf 2006 met de OBD vergaande prestatieafspraken gemaakt als opmaat naar de formele ingangsdatum van Stroomlijning en Sturing per 01 januari Algemene conclusies inzake mogelijke samenwerking. AEF concludeerde in haar rapport Mogelijke samenwerking Biblioservice Gelderland en Overijsselse Bibliotheekdienst (30 maart 2005) dat het niet zinvol is om de Overijsselse Bibliotheekdienst en Biblioservice Gelderland te verzoeken de onderlinge samenwerking voort te zetten of te intensiveren. Er is wel perspectief op samenwerking in de toekomst. AEF geeft aan dat die samenwerking in de toekomst mogelijk is, mits beide organisaties de tijd krijgen om elkaar beter te leren kennen, inhoudelijk naar elkaar toe te groeien en dus goed nabuurschap te ontwikkelen. AEF geeft hiervoor bewust geen tijdshorizon aan. In deze notitie hebben wij een schets gegeven van het proces van bibliotheekvernieuwing in beide provincies. Ook zijn wij ingegaan op de mogelijke voordelen van schaalvergroting. Wat betreft de schaalvergroting heeft AEF de kanttekening geplaatst dat het gehele veld in beweging is en er sprake moet zijn van een gedegen krachtenveldanalyse voordat stappen naar schaalvergroting van met name de facilitaire dienstverlening ondernomen worden. In beide provincies is veel in beweging gekomen in het kader van bibliotheekvernieuwing. Er zijn overeenkomsten en verschillen in de ontwikkelingen binnen beide provincies en met betrekking tot beide bibliotheekcentrales. Hoewel in beide provincies gestreefd wordt naar hetzelfde doel zijn er verschillen in de weg waarlangs dit doel, kort samengevat als bibliotheekvernieuwing, moet worden bereikt. De komende jaren vraagt de bibliotheekvernieuwing binnen de provinciegrenzen alle aandacht en zal ook sprake zijn van een herschikking van de onderlinge verhoudingen binnen de provinciegrenzen. Een samenwerkingsopdracht op korte termijn verstoort het proces, de aandacht moet over meerdere complexe processen tegelijk worden verdeeld. Dit doet geen recht aan de partners binnen de provincies en evenmin aan beide bibliotheekcentrales.

5 5 Dat neemt niet weg dat directie en management van de Overijsselse Bibliotheekdienst en Biblioservice Gelderland de taak hebben om de meerwaarde van samenwerking met andere partners te blijven onderzoeken. Inmiddels heeft op initiatief van beide directeuren een ontmoeting tussen de managementteams plaatsgevonden waar gesproken is over mogelijkheden van uitwisseling van ervaringen en van samenwerking. Daaruit is voortgekomen dat samenwerking op projectmatige basis geïntensiveerd wordt. Als eerste wordt gedacht aan samenwerking tussen beide muziekafdelingen (PBAM-OBD- en MUI Biblioservice). Samenvattend constateren wij dat: - AEF adviseert om beide instellingen de gelegenheid te geven elkaar beter te leren kennen zonder daarbij een tijdslimiet te stellen; - dat schaalvergroting in facilitaire dienstverlening voordelen kan opleveren maar dat deze schaalvergroting niet per definitie plaats moet vinden door samenwerking tussen beide bibliotheekcentrales omdat er in het krachtenveld op dit terrein meerdere spelers actief zijn op verschillende schaalniveaus (landelijk, landsdelig en binnen de provinciale grenzen); - in beide provincies zullen veranderingen plaatsvinden in de structuur en taakverdeling die onder meer gevolgen hebben voor de positie en functie van beide bibliotheekcentrales voor het einde van het jaar Deze structuurprocessen kosten veel energie en tijd van betrokkenen. Het is niet raadzaam instellingen te verzoeken meerdere complexe processen gelijktijdig te voeren; - OBD en Biblioservice gezamenlijk het initiatief hebben genomen tot nadere kennismaking op managementniveau en dat deze kennismaking perspectief biedt op samenwerking op projectbasis, te beginnen met samenwerking tussen beide muziekafdelingen. Vooralsnog zien wij daarom geen aanleiding beide bibliotheekcentrales opdracht te verlenen om de samenwerkingsmogelijkheden verder te onderzoeken dan nu op eigen initiatief van beide instellingen gebeurt. Wij zullen de activiteiten van beide instellingen op het terrein van samenwerking komend jaar kritisch volgen en u in 2007 rapporteren over de stappen die door zowel de Overijsselse Bibliotheekdienst als Biblioservice Gelderland zijn genomen. Tegen die tijd is de situatie in de bibliotheeksector meer geconsolideerd zodat opnieuw overwogen kan worden of er aanleiding is de samenwerking tussen de Overijsselse Bibliotheekdienst en Biblioservice Gelderland te stimuleren door middel van een opdracht. Wij stellen u voor deze brief voor kennisgeving aan te nemen. Gedeputeerde Staten van Overijssel, voorzitter, secretaris,